AUDI Memorando

Transcripción

1 AUDI Memorando Para: Máster William Vives Brenes Vicerrector de Administración De: Lic. Isidro Álvarez Salazar Auditor Interno Fecha: 28 de enero de 2015 Asunto: Remisión del Informe AUDI-F Evaluación sobre la gestión del mantenimiento efectuada por el Departamento de Administración del Mantenimiento Adjunto se remite el informe de fiscalización AUDI-F Evaluación sobre la gestión del mantenimiento efectuada por el Departamento de Administración del Mantenimiento, preparado en atención al Plan de Trabajo del año De conformidad con los artículos 35 y 36 de la Ley General de Control Interno No. 8292, se remite este informe a esa instancia, por considerar que tiene plena competencia para conocer los resultados y ordenar la implantación de las recomendaciones, por lo que se le agradece informar en un plazo de diez días hábiles las acciones tomadas para su implementación o proceder según lo establecido en el artículo 36 de la Ley mencionada. Transcurrido ese plazo, sin que la Auditoría Interna reciba información acerca de la discrepancia con tales recomendaciones, estas se tomarán como aceptadas para el seguimiento que corresponde efectuar. Atentamente, IAS/lsm Dr. Julio Calvo Alvarado, Rector Ing. Manuel Centeno López, Director Departamento Administración del Mantenimiento Archivo Ref./ SA

2 INFORME AUDI-F DE ENERO DE 2015 INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA AUDITORÍA INTERNA EVALUACIÓN SOBRE LA GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO EFECTUADA POR EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL MANTENIMIENTO PREPARADO POR: MÁSTER LORENA SOMARRIBAS MEZA, AUDITORA CON LA ASESORÍA DE: ING. RAFAEL TORRES NAVARRO, PROFESIONAL ASESOR CON LA COLABORACIÓN DE: MÁSTER ANAIS ROBLES ROJAS, AUDITORA DRA. DEYANIRA MEZA CASCANTE, AUDITORA DR. LUIS MADRIGAL TREJOS, AUDITOR LIC. MANUEL BONILLA CORDERO, AUDITOR SUPERVISADO Y APROBADO POR: LIC. ISIDRO ALVAREZ SALAZAR AUDITOR INTERNO ENERO, 2015

3 CONTENIDO Página RESUMEN EJECUTIVO i 1. INTRODUCCIÓN Origen del Estudio Objetivo del estudio Naturaleza y Alcance del Estudio Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio Comunicación de los resultados Generalidades acerca del objeto examinado Metodología aplicada RESULTADOS Sobre la visión actual de las mejores prácticas en Gestión de Activos Físicos y su mantenimiento, la escogencia del modelo diseñado para realizar el análisis y la situación encontrada Sobre mejores prácticas de uso generalizado que requieren de una gestión profesional para su implementación Sobre el modelo considerado por el equipo de auditoría para realizar el análisis Sobre la situación encontrada en relación con el modelo para la evaluación Sobre aspectos de capital o talento humano Sobre el clima laboral del Departamento Sobre la organización del Departamento Sobre la suficiencia de la cantidad de personal en el DAM Sobre aspectos de inducción y capacitación Sobre incapacidades del personal Sobre aspectos relacionados con materiales y medio ambiente Sobre el inventario de materiales y repuestos y sobre el Sistema o aplicativo de administración de inventario del DAM 17

4 Sobre las bodegas del Departamento de Administración del Mantenimiento Sobre otros aspectos relacionados con el medio ambiente Sobre aspectos relacionados con los métodos Sobre la forma de asignar el trabajo Sobre el cumplimiento y la priorización de las solicitudes de mantenimiento Sobre la ejecución del Plan de Mantenimiento mediante contrataciones externas Algunas observaciones sobre procedimientos Sobre los planes de mantenimiento: documentos de planes, presupuestos y evaluaciones Documentos de planes de mantenimiento Evaluación plan presupuesto Evaluaciones al Plan de Mantenimiento CONCLUSIONES RECOMENDACIONES. 34 ANEXOS Anexo No. 1. Diagrama de Análisis de Enfoque de Proceso. DAEP Anexo No. 2. Metodología y modelos propuestos para la evaluación Anexo No. 3. Extracto de la valoración de riesgos del DAM Anexo No. 4. Diagrama de Ishikawa para el enfoque de procesos para determinar la eficacia de gestión del GAM Anexo No. 5. Extracto de repreguntas al Director de Administración del Mantenimiento Anexo No. 6. Sobre el funcionamiento del sistema de inventarios.. 52 Anexo No. 7. Formulario de evaluación de bodegas.. 55 Anexo No. 8. Fotografías tomadas al practicar la evaluación de las bodegas Anexo No. 9. Procesos determinados por el DAM 72 Anexo No. 10. Cuadros comparativos del plan de mantenimiento y el presupuesto de operación.. 75

5 Resumen Ejecutivo El estudio Evaluación sobre la gestión del mantenimiento efectuada por el Departamento de Administración del Mantenimiento estaba incluido en el Plan Anual de Auditoría para el año 2013 y fue reprogramado en el año El objetivo del estudio es evaluar la gestión del Departamento de Administración del Mantenimiento del Instituto Tecnológico de Costa Rica, ITCR, bajo las perspectivas de eficiencia, efectividad y eficacia, con base en la normativa institucional, el Plan de Mantenimiento Institucional y los criterios de las mejores prácticas del mantenimiento, con el propósito de que la Administración Activa sustente un plan de mejoras. Se circunscribe a la Sede Central de la institución, específicamente al Departamento de Administración del Mantenimiento (DAM). Dada la naturaleza de este estudio, centrado en la gestión por procesos y en acatamiento a las normas de auditoría, que indican que en caso de que la Auditoría Interna carezca de profesionales en un campo específico se haga asesorar por un profesional experto en el tema de estudio, se requirió de la participación de un Profesional Asesor que se integró al equipo de la Auditoría Interna, designación que recayó en un profesional en Ing. en Producción Industrial, quien también tiene formación académica en Ingeniería Química. No fue posible técnicamente obtener resultados directos del modelo diseñado por los auditores y el Profesional Asesor, pues se constató la ausencia de recopilación de datos que permitieran valorar la eficiencia, la eficacia y la efectividad y en general la trazabilidad del proceso. Para el ITCR, como para cualquier empresa, el conservar sus activos (inmuebles, instalaciones, equipos, herramientas, etc.) en condiciones de funcionamiento óptimo, se constituye en un factor de éxito primordial en el cumplimiento de sus objetivos, lo que hace necesaria una gestión profesional del mantenimiento de los activos institucionales. Se hace referencia a las principales conclusiones de forma breve: 1. El proceso de gestión del mantenimiento no permite conocer su trazabilidad, ni cuenta con indicadores de desempeño y estándares. 2. La evidencia de que el clima laboral es desfavorable incide negativamente en la motivación del personal y eventualmente en la productividad del DAM. 3. La organización del DAM presenta un número considerable de funcionarios en los niveles jerárquicos superiores, decisorios y recomendativos, situación que podría generar dualidad de mando y duplicidad de funciones. 4. Las incapacidades en el DAM han consumido 6.5%; 10% y 8% del tiempo laboral total del departamento, para los años 2011, 2012 y 2013, respectivamente. 5. El Sistema de inventarios del DAM no se respalda en una política de inventarios que contemple aspectos como la obsolescencia de los materiales, los máximos y mínimos requeridos y análisis de costo/beneficio. 6. La evaluación efectuada con criterio de experto a las bodegas del DAM demuestra la existencia de importantes deficiencias en el almacenamiento de materiales y suministros. 7. Los criterios para la priorización de las solicitudes de mantenimiento no están debidamente documentados. 8. Las decisiones respecto de contrataciones externas o tercerización, no están sustentadas en criterios o razonamientos debidamente documentados. 9. No existe documentación que permita conocer la justificación y el análisis para la elección del tipo contractual seleccionado, por lo que se desconoce si la decisión es la más favorable para los intereses de la institución. 10. El DAM carece manuales de procedimientos que sirvan de instructivos en el desarrollo de sus actividades.

6 11. La evaluación del cumplimiento del Plan de Mantenimiento, en algunos casos, no está respaldada en actividades debidamente especificadas, lo que dificulta conocer en detalle su cumplimiento. 12. El control de la ejecución presupuestaria no registra el nivel de detalle que posibilite un cruce de información con el Plan de Mantenimiento y su evaluación. 13. El DAM carece de elementos de control básicos para cada una de las actividades desarrolladas. 14. No se encontró evidencia de que se lleva a cabo el análisis de las desviaciones que se presentan entre lo presupuestado y lo ejecutado, para sustentar las acciones correctivas. Se giran recomendaciones a la Vicerrectoría de Administración y al Departamento de Administración del Mantenimiento, por considerar que son las instancias con competencia para ordenar su implementación, a efecto de que sustenten un plan de mejoras.

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