MANUAL PARA MÁXIMAS AUTORIDADES DE INSTITUCIONES NO ADSCRITAS A NINGUNA CARTERA DE ESTADO

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1 Manual Máximas Autoridades de Instituciones No Adscritas Exterior SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR SVEE MANUAL PARA MÁXIMAS AUTORIDADES DE INSTITUCIONES NO ADSCRITAS A NINGUNA CARTERA DE ESTADO Agosto 2017 Presidencia de la República Secretaría General de la Presidencia

2 Manual Máximas Autoridades de Instituciones No Adscritas Exterior SECRETARIA GENERAL DE LA PRESIDENCIA MANUAL DEL SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Código Elaborado por: Jeanneth Taco Versión: 1.3 Número de Páginas: 32 Actualizado por: Revisado por: Francisca Coronel -DTICS Natalia Castillo - DIAA Presidencia de la República Secretaría General de la Presidencia

3 Manual Máximas Autoridades de Instituciones No Adscritas Versión del documento V1.3 Exterior Fecha de revisión (dd/mm/aa) 28/08/2017 Cambio realizado República del Ecuador Presidencia de la República Secretaría General de la Presidencia Dirección de Tecnologías de la Información Manual de Usuario para Máximas Autoridades No Adscritas Este documento se encuentra sujeto a la licencia Creative Commons Atribución-No Comercial 3.0 Ecuador. Licencia Usted es libre para: Compartir: Copiar y redistribuir el material en cualquier medio o formato Adaptar: Combinar, transformar y crear a partir del material El licenciante no puede revocar estas libertades en tanto usted siga los términos de la licencia. Bajo los siguientes términos: Atribución: Usted debe reconocer los créditos de la obra de manera adecuada, proporcionar un enlace a la licencia, e indicar si se han realizado cambios. Puede hacerlo en cualquier forma razonable, pero no de forma tal que sugiera que tiene el apoyo del licenciante o lo recibe por el uso que hace. No Comercial: Usted no puede hacer uso del material con fines comerciales. Usted no puede aplicar términos legales ni medidas tecnológicas que restrinjan legalmente a otros hacer cualquier uso permitido por la licencia. No hay restricciones adicionales. Para mayor información: Presidencia de la República Secretaría General de la Presidencia Dirección de Tecnologías de la Información (DTICs) Quito Ecuador stecnico@presidencia.gob.ec Presidencia de la República Secretaría General de la Presidencia

4 Manual Máximas Autoridades de Instituciones No Adscritas Exterior INDICE 1. INTRODUCCIÓN JUSTIFICACIÓN GLOSARIO DE TÉRMINOS PROCESO VIAJES EN EL EXTERIOR Introducción al proceso de viajes en el exterior SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR PARA MÁXIMAS AUTORIDADES DE INSTITUCIONES NO ADSCRITAS A NINGUNA CARTERA DE ESTADO DESCRIPCIÓN Estructura y Funcionalidad del Sistema Estructura Funcionalidad del Sistema Mis Solicitudes Nueva Solicitud Solicitudes por enviar Solicitudes avaladas Solicitudes por validar Solicitudes incumplidas Estado de Solicitudes Solicitudes por Autorizar D.A Solicitudes autorizadas Resultados del Viaje Solicitudes por Finalizar REQUERIMIENTOS Presidencia de la República Secretaría General de la Presidencia

5 1. INTRODUCCIÓN En la actualidad, el Gobierno Nacional ha considerado indispensable optimizar la asignación y uso de recursos económicos y financieros para garantizar que se cumplan los objetivos y metas previstos, ante lo cual es necesario implementar procesos de veeduría y control a las actividades que se desarrollan en los diferentes ministerios y entidades de Gobierno. La Presidencia de la República diseñó e implantó un módulo informático para analizar, controlar y dar seguimiento a los viajes al exterior que realizan los funcionarios y autoridades de las diferentes entidades del sector público. Basados en el Acuerdo Ministerial N 0026 del 29 de agosto de 2017, en el que se expide el Reglamento de viajes al exterior y en el exterior de los servidores públicos de las instituciones de la Administración Pública Central, Institucional y que dependen de la Función Ejecutiva (APCID), Art. 3.- Viaje al exterior.- Aquel realizado por las y los servidores públicos que tienen como fin diferentes destinos internacionales, partiendo desde el Ecuador. Y Art La autorización de los viajes se realizará a través del Exterior, administrado por la Secretaría General de la Presidencia de la República, de acuerdo al siguiente detalle: VIAJES AL EXTERIOR REQUIRENTE AUTORIZA Miembros del Gabinete Ampliado y toda Secretario General de la Presidencia de 1 autoridad que pertenezca al Nivel Jerárquico la República. Superior, grado 8 (NJS8). Máximas autoridades de otras instituciones no comprendidas en el Nivel Jerárquico 2 Superior, grado 8 (NJS8) y que no pertenezcan al Gabinete Ampliado. Máxima autoridad o su delegado del Ministerio o Secretaría a la cual esté adscrita y/o dependa dicha institución. Máximas autoridades de: Secretario General de la Presidencia Los Consejos Nacionales para la Igualdad; y, de la República o su delegado. Otras instituciones que no se 3 encuentren adscritas a ninguna cartera de Estado. Máximas autoridades de las Empresas Máxima autoridad de la Empresa Públicas no comprendidas en el numeral 1 del Coordinadora de Empresas Públicas 4 presente cuadro. EMCO EP. 5 Todo servidor público, incluido el nivel Máxima autoridad de la institución o su jerárquico superior, no considerado en los delegado. numerales 1, 2 y 3 del presente cuadro. Mediante Articulo 1 del Decreto No.5 del 24 de mayo de 2017, la Presidencia de la República, decreta, Suprímase la Secretaría Nacional de la Administración Pública y en Página 5 de 32

6 función de este articulo transfiriendo las atribuciones que correspondían a la SNAP previstas en los artículos 13 y 15 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la función ejecutiva a las siguientes entidades Secretaria General de la Presidencia de la República, Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información y Ministerio de Trabajo. Adicionalmente, en el mismo Decreto se establece como atribuciones a la Secretaría General de la Presidencia de la República: f) Expedir acuerdos de autorizaciones de vacaciones, licencias con y sin remuneración, permisos y demás autorizaciones para autoridades de la Función Ejecutiva comprendidas en el grado ocho de la escala del nivel jerárquico superior. 2. JUSTIFICACIÓN Una de las responsabilidades de la Presidencia de la República es realizar el control de la gestión cotidiana de los ministerios y entidades de Gobierno, así como de liderar el proceso de información oportuna y continua, desarrollando sistemas informáticos como mecanismo de rendición de cuentas y transparencia. Con la finalidad de disponer de una herramienta de apoyo y soporte a la gestión de la Presidencia de la República diseñó un sistema informático para almacenar la información de todos los viajes que las autoridades y funcionarios de las diferentes entidades del sector público realicen al exterior, desde la solicitud de aprobación hasta el registro del informe respectivo una vez concluido el viaje. Cabe resaltar que el diseño del Exterior está sustentado en el Acuerdo Ministerial No de 29 de agosto de GLOSARIO DE TÉRMINOS APCID SNAP SGE DTICS UATH Institución Pública SVEE Servidor Público Usuario AIQ Administración Pública Central e Institucional de la Función Ejecutiva. Secretaría Nacional de la Administración Pública Subsecretaría de Gobierno Electrónico Dirección de Tecnologías de la Información Unidad Administrativa de Talento Humano Entidad del Sector Público perteneciente a cualquier función del estado. Exterior, que permite la creación, envío, autorización/rechazo, finalización e ingreso de detalle de gastos de un viaje realizado al exterior y en el exterior por parte de un servidor público y/o máxima autoridad de las entidades del Sector Público de la APCID Persona perteneciente a alguna de las entidades de la APCID. Servidor Público que utiliza el SVEE. Administrador Institucional Quipux Página 6 de 32

7 4. PROCESO VIAJES EN EL EXTERIOR Introducción al proceso de viajes en el exterior Se describe a continuación el proceso para viajes para máximas autoridades de instituciones no adscritas a ninguna cartera de estado; se indica cada una de las etapas o actividades, con su respectiva secuencia, etapas anteriores y etapas siguientes, como se muestra en la figura 1: Figura 1. Sistema de Viajes para Máximas Autoridades de Instituciones No Adscritas a ninguna Cartera de Estado. 1 Nueva solicitud.- La Máxima Autoridad de cada Institución No Adscrita a ninguna cartera de estado procede a crear la solicitud de viaje, para lo cual registra los detalles del viaje (información del funcionario, información del viaje: destino, duración, motivo, objetivo del viaje, etc.). 1 y adjunta los documentos habilitantes obligatorios (invitación y/o requerimiento, itinerario o reserva, informe de justificación, agenda y certificación presupuestaria). Validación.- La Unidad Administrativa de Talento Humano (UATH) de cada Institución, valida la información enviada por la Máxima Autoridad de la Institución No Adscrita antes de pasar a la autorización de la Máxima Autoridad de la Secretaría Nacional de la Administración Publica (SNAP). En caso de que la UATH devuelva la solicitud al funcionario para modificar y/o completar la información, el sistema informático comunica inmediatamente al funcionario que desea hacer el viaje, a través de un correo electrónico y a través del sistema. Previamente, se realiza un proceso de capacitación a los responsables de cada ministerio y entidad de Gobierno, asignándoles claves de acceso y usuario. Página 7 de 32

8 Autorización.- La Dirección de Autorizaciones de la SNAP finalmente autoriza o rechaza las solicitudes de viaje previa validación de la UATH.2 Registro informe de resultados del viaje.- Una vez que la máxima autoridad de la institución no adscrita o consejo retorna del viaje, deben registrar en el sistema el registro de los logros, compromisos adquiridos, beneficios del viaje realizado (informe de resultados del viaje), el número de liquidación y el documento de liquidación presupuestaria. En caso de no realizar este registro, se restringirá automáticamente la posibilidad de realizar una nueva solicitud de viaje. Finalización del viaje.- Una vez que la máxima autoridad haya registrado los resultados de su viaje, la Dirección de Autorizaciones de la SNAP será la encargada de finalizar el proceso. En caso de que los objetivos del viaje realizado por el funcionario no cumpla con el Informe de Resultados del Viaje, la Dirección de Autorizaciones finalizará igualmente el proceso (Finalizar con incumplimiento), no sin antes indicar la observación de incumplimiento. 2 Las autorizaciones se realizan con firma digital. Página 8 de 32

9 5. SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR PARA MÁXIMAS AUTORIDADES DE INSTITUCIONES NO ADSCRITAS A NINGUNA CARTERA DE ESTADO El presente documento detalla la funcionalidad del proceso general de viajes con perfil de máxima autoridad de instituciones no adscritas a ninguna cartera de estado, de esta manera se proporcionará a los usuarios una guía práctica para que puedan realizar el proceso de viajes al exterior y en el exterior. Dada la importancia de la información solicitada, el Sistema de Viajes al exterior y en el exterior, permite el ingreso de datos específicos, estrictamente ceñidos a un formato preestablecido. Para ello, es necesario tener en cuenta el presente instructivo antes y durante el ingreso de información correspondiente al viaje. 5.1 DESCRIPCIÓN Es un sistema informático que permite enviar solicitudes de autorización de viajes al exterior y en el exterior, para el caso de las máximas autoridades no adscritas la autorización se dará por parte de la Dirección de Autorizaciones de la SNAP, previa validación de documentación por parte de la UATH institucional. 5.2 Estructura y Funcionalidad del Sistema Estructura El sistema de Viajes maneja una estructura sencilla y funcional, como se muestra en la figura 2: Información del usuario y ayuda (1) Opciones del Menú (2) Página Principal Contenido (3) Página 9 de 32

10 Figura 2. Estructura de la página del sistema de viajes al exterior y en el exterior Funcionalidad del Sistema Para ingresar al Sistema de Viajes al exterior y en el exterior, debe conectarse a la dirección electrónica posteriormente aparecerá la pantalla de acceso, dando clic en AQUÍ, como se muestra en la figura 3: Figura 3. Pantalla para ingresar al Sistema de Viajes al exterior y en el exterior Una vez que haya ingresado, el sistema solicitará el nombre de usuario y clave de acceso, que serán los mismos con el que el funcionario ingresa al Sistema de Gestión Documental Quipux3, y haga un clic en el botón Ingresar, tal como se muestra en la figura 4: Figura 4. Pantalla de acceso a las Solicitudes de viaje al exterior y en el exterior Nota.- En caso de no tener asignado un Usuario o no recordar la clave comuníquese con el personal técnico de la Institución a la que pertenece (AIQ). 3 El usuario debe estar creado en el Sistema Quipux y tener permisos en el Sistema de Viajes. El personal técnico de la institución debe estar capacitado en esta funcionalidad. Cualquier inquietud enviar un correo a: stecnico@presidencia.gob.ec Página 10 de 32

11 Los Perfiles que intervienen en la creación de una solicitud de viajes para máximas autoridades de instituciones no adscritas a ninguna cartera de estado, son los siguientes: - Máxima Autoridad: Crea y da seguimiento a la solicitud de viaje UATH: Unidad Administrativa de Talento Humano valida que la información de la solicitud de viaje este correcta y completa. Dirección de Autorizaciones de la Presidencia: Autoriza o rechaza la solicitud de viaje. En este acápite se maneja toda la información relacionada con la solicitud de viaje, como aspecto previo a la autorización de la Dirección de Autorizaciones de la Presidencia, así como con el registro del informe de resultados una vez realizado el viaje. El sistema organiza y clasifica la información con objetos de fácil uso: listas de selección, pestañas y cuadros de texto, etc. Una vez ingresado al sistema aparece la pantalla inicial, en la que se visualizan todos los campos que forman parte del sistema, y las opciones que se presentan en la pantalla del perfil para máximas autoridades no adscritas a ninguna cartera de estado, los cuales se describen a continuación, como se muestra en la Figura 5: Figura 5. Pantalla inicial que se presenta al Funcionario al momento que ingresa al sistema. AL SOLICITAR UN VIAJE PANTALLAS PARA EL FUNCIONARIO: Mis Solicitudes A esta opción tiene acceso todo usuario del sistema. Esta opción agrupa todas las solicitudes que tienen las máximas autoridades no adscritas que se encuentra logeado en el sistema, señalándose el estado en que se Página 11 de 32

12 encuentra cada una de ellas (por enviar, en trámite, autorizada, rechazada, finalizada). También, permite visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón Ver ). Además, en la casilla No. se puede especificar una solicitud determinada para no visualizar todo el registro histórico de sus solicitudes; una vez que se haya digitado el No. de solicitud hacer un clic en el botón Buscar, tal como se muestra en la figura 6: Figura 6. Pantalla Mis Solicitudes Nueva Solicitud A esta opción tiene acceso todo usuario del Sistema y puede crear dos tipos de solicitudes de viaje: - Solicitud Normal.- Esta solicitud es creada por un funcionario que haya planificado su viaje con anticipación y esté dentro de los límites de tiempo que establece el Acuerdo N Solicitud Extemporánea.- Esta solicitud es creada por un funcionario que ya realizó el viaje y que no lo registró previamente en el sistema de viajes como una solicitud normal. Al momento de crear la solicitud, el funcionario deberá seleccionar la opción INGRESO EXTEMPORÁNEO (ver Ingreso Extemporáneo). Esta opción se encuentra conformada por dos fichas de datos (Información General y Anexos) en las cuales se registra información necesaria para solicitar autorización para un viaje al exterior y en el exterior. Esta información es fundamental para que la UATH proceda con el análisis y validación, previa a la autorización o rechazo respectivo de la Dirección de Autorizaciones de la Presidencia, tal como se muestra en la figura 7: Página 12 de 32

13 Figura 7. Pantalla a la que puede acceder todo funcionario para crear una nueva solicitud Nota. Todos los campos con (*) de color rojo son obligatorios. Ficha: Información General En esta ficha, en el apartado Información del Funcionario que Viaja, se registra automáticamente toda la información personal del funcionario: nombre, cargo, teléfono, ; estos datos son tomados de Quipux. Además, es importante manifestar que al registrar el Tipo de Cargo la máxima autoridad debe seleccionar el tipo MAX. AUT. NO ADSCRITAS. En el apartado Información del Viaje, cada máxima autoridad debe registrar el país de origen, ciudad de origen, país de destino, ciudad de destino, motivo, tipo de financiamiento, objetivos del viaje, resultados esperados del viaje, etc., como se muestra en la figura 8. Página 13 de 32

14 Figura 8. Pantalla de Información General que debe llenar el funcionario Si la máxima autoridad no adscrita ingresa una fecha de retorno menor a la fecha de salida, el sistema enviará una alerta, como se muestra en la figura 9: Figura 9: Pantalla de alerta cuando fecha de retorno es menor a fecha de salida Una vez ingresada toda la información, se debe dar clic en el botón Guardar. Es necesario aclarar que para mitigar inconvenientes durante el proceso de Autorización de solicitudes de viaje se recomienda realizar la creación/envío con tres días de antelación. Página 14 de 32

15 Ficha Anexos En esta ficha, la máxima autoridad de la institución no adscrita, debe anexar los archivos habilitantes (invitación y/o requerimiento, itinerario o reserva, informe de justificación, agenda y certificación presupuestaria) para poder enviar su solicitud de viaje, tal como se muestra en la figura 10: Figura 10. Pantalla para ingresar documentos habilitantes El tipo de archivos que se deben anexar son (.pdf) con un tamaño máximo de 3MB. En caso de no anexar los documentos obligatorios y querer enviar la solicitud, el sistema dará una alerta a la máxima autoridad, por cada anexo faltante, tal como muestra en la figura 11: Figura 11: Pantalla de aviso que ingrese los anexos faltantes Solicitudes por enviar Página 15 de 32

16 En esta pantalla aparecen las solicitudes que la máxima autoridad no adscrita a ninguna cartera de estado creó, pero que aún no han sido enviadas a la UATH para la validación de documentación, como se muestra en la figura 12: Figura 12. Solicitud por enviar En este campo, si la máxima autoridad tiene lista la solicitud y decide enviarla, el sistema de viajes validará que entre la fecha de envío de la solicitud y la fecha de creación de la solicitud, no haya una diferencia mayor a 9 días (10 días desde la fecha de creación). Si la máxima autoridad no adscrita envía su solicitud de viaje luego de 10 días (contados a partir de la fecha de creación), el sistema dará una alerta, tal como se muestra en la figura 13: Figura 13. Pantalla de alerta cuando excede la fecha de envío de la solicitud Solicitudes avaladas Página 16 de 32

17 Las máximas autoridades de instituciones nos adscritas no tendrán información en esta bandeja. Esta opción es utilizada únicamente por funcionarios en el Ecuador que necesitan de un Aval, previo al envío de la solicitud a la UATH. PANTALLAS PARA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE TALENTO HUMANO - UATH Solicitudes por validar Esta opción es de uso exclusivo de la UATH, pues es aquí donde la persona encargada de Talento Humano revisa toda la información enviada por la máxima autoridad institucional no adscrita y la valida o la devuelve al mismo, para que modifique o complete la información. En caso de devolución, el sistema automáticamente envía una notificación a la máxima autoridad indicando que su solicitud ha sido devuelta. La pantalla que se presenta a la persona de talento humano, se muestra en la figura 14: Figura 14. Pantalla que ve la persona de la UATH para validar o devolver una solicitud En caso de que el Motivo escogido por la máxima autoridad institucional no adscrita haya sido Formación o Capacitación, al momento de validar, a la UATH se le mostrará una pop-up con el mensaje que se muestra en la figura 15: Página 17 de 32

18 Figura 15: Aviso a la UATH al validar, cuando el motivo es Formación o capacitación Una vez que la máxima autoridad institucional no adscrita da clic en el mensaje Aceptar, ingresa a la pestaña de anexos para agregar el Informe favorable y la lista de participantes, como se muestra en la figura 16: Figura 16. Pantalla para anexar Informe favorable y lista de participantes Ya grabados los anexos se procede a enviar la solicitud para autorización de la Dirección de Autorizaciones de la SNAP o su delegado. NOTA: Es responsabilidad de la UATH verificar que no viajen más de tres personas a un mismo evento. En caso de que haya más de tres (3) servidores públicos asistiendo al mismo evento, la UATH analizará la respectiva justificación que será emitida por la Máxima Autoridad Institucional No adscrita que realizará el viaje Solicitudes incumplidas Esta opción es de uso exclusivo de la UATH, y agrupa todas las solicitudes de viaje realizadas por las máximas autoridades de instituciones no adscritas y que fueron finalizadas con una observación de incumplimiento por parte de la Dirección de Autorizaciones de la SNAP. La pantalla que mira la persona de la UATH que tiene este permiso, se muestra en la figura 17: Página 18 de 32

19 Figura 17: Pantalla con listado de Solicitudes Incumplidas. Además, la persona de talento humano que tenga acceso a la opción Solicitudes Incumplidas, podrá visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón Ver ), y acceder a la solicitud, como se muestra en la figura 18: Figura 18. Solicitud Finalizada con Incumplimiento Página 19 de 32

20 Estado de Solicitudes Esta opción agrupa todas las solicitudes de viaje realizadas por los servidores públicos de la institución, señalándose el estado en que se encuentra cada una de ellas (por enviar, en trámite, autorizada, rechazada, finalizada). También, permite visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón Ver ). Además, en la casilla No. se puede especificar una solicitud determinada para no visualizar todo el registro histórico de sus solicitudes. De igual manera se puede buscar solicitudes por Tipo Cargo y Nombre o cédula de identidad, tal como se muestra en la figura 19: Figura 19. Lista de solicitudes realizadas por Funcionarios con permanencia en el exterior PANTALLAS PARA LA DIRECCIÓN DE AUTORIZACIONES DE LA PRESIDENCIA Solicitudes por Autorizar D.A. Esta opción es de uso exclusivo de la Dirección de Autorizaciones de la Presidencia o su Delegado, pues es aquí en donde se autoriza o rechaza cada solicitud de viaje al exterior y en el exterior. La siguiente pantalla inicial que se muestra cuando tiene solicitudes por autorizar, se muestra en la figura 20: Página 20 de 32

21 Figura 20. Pantalla que ve la Dirección de Autorizaciones de la SNAP cuando tiene solicitudes por autorizar La Dirección de Autorizaciones de la Presidencia, deben ingresar a cada solicitud que tiene por autorizar y una vez ahí autorizará o rechazará el viaje, tal como se muestra en la figura 21: Figura 21. Solicitud a ser autorizada o rechazada por la Dirección de Autorizaciones de la SNAP Para la autorización se requiere firma digital, tal como se muestra en la figura 22: Página 21 de 32

22 Figura 22. Solicitud de Viaje al Exterior y en el Exterior para ser firmada digitalmente Una vez que la Dirección de Autorizaciones de la Presidencia, autorice con firma digital la solicitud, la máxima autoridad de institución no adscrita realizará su viaje y al retornar, ingresará con su usuario y clave al sistema para ingresar el resultado del viaje Solicitudes autorizadas Estas opciones permiten ver el listado de todas las solicitudes de viaje autorizadas por la Dirección de Autorizaciones de la Presidencia, así también permite visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón ver ), al igual que realizar búsqueda por nombre y cédula o por No. de solicitud, tal como se muestra en la figura 23: Figura 23 Pantalla solicitudes autorizadas por la Dirección de Autorizaciones Página 22 de 32

23 AL RETORNO DEL VIAJE PANTALLAS PARA MAXIMA AUTORIDAD: Resultados del Viaje Una vez que la máxima autoridad de una institución no adscrita regrese de su viaje, ingresará al sistema y, en Mis Solicitudes visualizará el listado de todas las solicitudes realizadas por él, en las cuales se mostrará también el estado en el que se encuentran. En la solicitud autorizada, correspondiente al viaje que hizo, ingresará el Resultado del Viaje anexando el Informe de Resultados, tal como se muestra en la figura 24: Figura 24: Pantalla para ingresar el Resultado del Viaje Una vez que el usuario agregue y guarde el Resultado del Viaje, podrá ingresar el Detalle de Gastos, como se muestra en la figura 25: Página 23 de 32

24 Figura 25. Pantalla Detalle de Gastos Una vez que la máxima autoridad de una institución no adscrita ingrese el Detalle de Gastos y la Liquidación Presupuestaria, enviará su solicitud a la Dirección de Autorizaciones de la Presidencia para que ésta finalice el proceso. PANTALLAS PARA DIRECCION DE AUTORIZACIONES: Solicitudes por Finalizar Esta opción es de uso exclusivo de la Dirección de Autorizaciones de la Presidencia, pues aquí se finalizará el proceso con o sin cumplimiento del objeto del viaje que el funcionario haya realizado el viaje, tal como se muestra en la figura 26: Figura 26: Lista de solicitudes por finalizar por parte de la Máxima Autoridad Página 24 de 32

25 La Dirección de Autorizaciones podrá ver la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón ver ) por finalizar, y ahí proceder a finalizar con o sin cumplimiento, como se muestra en la figura 27: Figura 27: Pantalla en la que la Dirección de Autorizaciones finaliza el proceso. Si la Dirección de autorizaciones verifica que la máxima autoridad de la institución no adscrita no cumplió con el objeto del viaje, finalizará el proceso con incumplimiento, en donde se desplegará una pop-up para que se ingrese la observación de incumplimiento y se dé por terminado el proceso, tal como se muestra en la figura 28: Figura 28: Pantalla de finalización con incumplimiento. Nota: A partir de la fecha de retorno del viaje de la máxima autoridad de una institución no adscrita tiene 30 días para realizar el proceso de finalización de la solicitud de viaje, Página 25 de 32

26 si pasado estos días no lo ha hecho automáticamente la solicitud se cerrará con el estado Cerrado con Incumplimiento ; es importante conocer que mientras tenga una solicitud cerrada con incumplimiento no podrá generar una nueva solicitud, es decir la máxima autoridad no tendrá habilitada la opción de Nueva Solicitud. Para poder generar una nueva solicitud, debe solicitar a la Dirección de Autorizaciones la habilitación de la solicitud que fue cerrada con incumplimiento para que pueda finalizar correctamente; a partir de la habilitación tiene 5 días para finalizar la solicitud. Art Emergencia o fuerza mayor.- Si por casos de emergencia o fuerza mayor el ingreso de la solicitud no es posible con la anticipación requerida en el presente Reglamento (tres días de antelación al viaje), la entidad deberá generar una solicitud a través del Exterior hasta cinco (5) días después del retorno del viaje, solicitando el ingreso extemporáneo del mismo, con la debida justificación de la emergencia o fuerza mayor, previo el análisis de los justificativos presentados a la máxima autoridad institucional, o su delegado. Nota. En base al Articulo 13, mencionado anteriormente, de NO cumplir con la finalización de la solicitud en los 5 días habilitados el sistema automáticamente Finalizara con Incumplimiento la misma. Página 26 de 32

27 ALCANCE AL VIAJE Si la máxima autoridad de una institución no adscrita se encuentra aún en viaje y necesita hacer un alcance al mismo, ingresará al sistema de viajes al exterior y en el exterior, con su usuario y contraseña e ingresará a Mis Solicitudes y seleccionará la solicitud autorizada correspondiente al viaje que está realizando, al final de la pantalla podrá ver el botón Alcance, tal como se muestra en la figura 29: Figura 29. Pantalla que me permite realizar un Alcance al viaje Una vez que la máxima autoridad de una institución no adscrita dé clic sobre el botón Alcance (como se muestra en la figura anterior), se desplegará una nueva pantalla con Alcance No. En la cual ingresará toda la información que se necesite para solicitar el alcance requerido, tal como se muestra en la figura 30: Página 27 de 32

28 Figura 30: Pantalla de Alcance de solicitud al viaje El motivo del viaje es exactamente el mismo de la primera solicitud por tratarse de un alcance de esta, y la opción Igual al Motivo de Solicitud estará deshabilitada, al dar clic en el botón Guardar se enviará el Alcance y el proceso continuará igualmente que si fuera una solicitud de viaje normal (salvo que aquí no necesita anexar los documentos obligatorios, siempre y cuando el motivo del alcance sea el mismo que el de la solicitud), generándose el número de Alcance, como se muestra en la figura 31: Página 28 de 32

29 Figura 31: Pantalla de Alcance listo para ser enviado Página 29 de 32

30 INGRESO EXTEMPORÁNEO La máxima autoridad de una institución no adscrita, que obligadamente deba realizar un viaje y no pueda crear la solicitud o la fecha de creación de la solicitud no cumpla la validación de 3 días laborables de antelación al viaje, deberá realizar un ingreso extemporáneo, máximo 30 días posteriores al viaje realizado. Al retorno del viaje, el funcionario deberá crear una nueva solicitud como Ingreso Extemporáneo y automáticamente el sistema habilitará un campo Justificación por ingreso extemporáneo adicional a los campos obligatorios que hay en una solicitud, como se muestra en la figura 32: Figura 32. Solicitud por Ingreso Extemporáneo Además de los documentos obligatorios que se anexan a una solicitud normal, cuando se trata de un ingreso extemporáneo se deberá obligatoriamente subir el Anexo del Ingreso Extemporáneo tal como se muestra en la figura 33: Página 30 de 32

31 Figura 33. Anexos Solicitud con Ingreso Extemporáneo Una vez guardados los anexos se procede al envío de la solicitud con ingreso extemporáneo, y se continúa con el proceso de igual manera que si fuera una solicitud normal, tal como se muestra en la figura 34: Figura 34: Pantalla de solicitud enviada con ingreso extemporáneo Es importante señalar, que en un Ingreso Extemporáneo, la fecha de salida y fecha de retorno del viaje, deben ser anteriores a la fecha de creación de la solicitud. En caso de que el funcionario ingrese fechas posteriores a la fecha de creación, el sistema enviará una alerta, como se muestra en la figura 35: Página 31 de 32

32 Figura 35. Pantalla de alerta cuando fecha de salida es mayor a fecha de creación de solicitud en Ingreso Extemporáneo 5.3 REQUERIMIENTOS Para que la máxima autoridad de una institución no adscrita, pueda acceder y hacer uso del Sistema de Viajes al exterior y en el exterior, debe cumplir con los siguientes requisitos: Tener un navegador o browser instalado en su máquina local Tener usuario en el sistema Quipux.4 En caso de no cumplir con los requerimientos descritos, éstos deben ser solicitados a la Dirección de Sistemas de cada institución (AIQ). - 4 FIN DEL DOCUMENTO - Sistema Quipux: es un sistema de gestión documental que está disponible en la Web en la dirección: Página 32 de 32