CAPÍTULO 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

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1 CAPÍTULO 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1 Antecedentes y formulación del problema Actualmente, existen diversos proyectos basados en M-Commerce o Tecnología WAP en el mercado peruano, y más aún, lo hay a nivel internacional. Éstos servicios, implantados en diversas empresas dirigidas en diferentes rubros (comerciales, financieros, académicos, etc.), se basan por lo general, en su gran mayoría, en consultas a Bases de Datos, sobre tópicos académicos, sobre negocios, culturales, de entretenimiento, etc., brindándole al cliente la información que necesita en tiempo real, accediendo a ellos, mediante un dispositivo móvil o celular. Ya que en el mercado nacional existe una gran cantidad de usuarios que cuentan con un dispositivo móvil (cantidad que sobrepasa al número de usuarios con línea fija telefónica), es muy cierto también que en la mayoría de casos sólo se le da usos tradicionales: SMS, llamadas telefónicas, Servicio de Directorio y Recordatorio, etc.; desconociendo las diferentes ventajas que poseen los dispositivos celulares que existen en la actualidad, ésto incluye a las empresas, las cuales podrían solucionar sus diversos problemas, más aún, empresas cuyo rubro principal es el comercio o aquellas que realizan transacciones comerciales en tiempo real. El detalle a tener en cuenta es que se está al frente de una tecnología que viene siendo aceptada por el mercado internacional (en especial, el europeo) en transacciones comerciales, más no aún, en el mercado peruano, pues la mayoría de usuarios prefieren comprar o realizar sus consultas y operaciones comerciales (registro de pedidos, vista de catálogo, etc.), en la 12

2 forma tradicional (manual), por vía Web, por correspondencia, etc., por ende, existe aún, algo de desconfianza y sobre todo desconocimiento de uso, de ésta tecnología de comercio móvil (M-Commerce) de parte de los usuarios, sin embargo es importante resaltar que, poco a poco, la tecnología WAP está surgiendo como una alternativa, confiable, eficiente y barata. De ésta manera, algunas empresas emplean diferentes maneras de vender sus productos, una es la publicidad vía Web, dando información al cliente y dándole la opción de compra de algún producto, con toda la seguridad que ésta operación amerite; y otra, es la de realizar cobertura de zonas repartiendo vendedores hacia determinadas casas comerciales o empresas interesadas en comprar dichos productos, de entre los cuales, los más comunes tenemos, productos terminados de alimentos, medicinas, piezas de computadora, libros, etc. Es de ésta forma, que nos vamos a basar en realizar nuestro proyecto, pues dichas empresas que mandan a la calle a sus vendedores, no llevan en su gran mayoría un detalle exacto del Stock de los productos que están vendiendo o peor aún, cuando informan de algún Stock de manera incorrecta. En realidad, en el mercado hay sólo pocas empresas que ofrecen algunos servicios vía WAP, entre ellas tenemos Alicorp, Ramsa, etc., algunas con fines académicos, por ejemplo, la Universidad de Lima; todas éstas manejan consultas sobre Bases de Datos. Muy aparte de ello, existen abundantes Portales Web dedicados a la venta y transacciones comerciales, son varios que ante los cuales, el usuario final, duda en la elección de alguno, pues existen casos en que se brinda un servicio reducido de información de los productos, y dirigidos a sectores segmentados del mercado. El gran obstáculo que WAP podría llegar a confrontar es la aceptación del mercado, ya que el usuario que esta acostumbrado a navegar en la Web del modo tradicional debe aceptar las limitaciones y capacidades que presenta 13

3 un deck WML, pero este a su vez obtendrá servicios personalizados y beneficios que son tangibles. 1.2 Justificación e importancia Nuestro caso de estudio propuesto: Implementación de Solución Informática basado en M-Commerce aplicado a Sistemas de Distribución Comercial, nació con la finalidad de otorgar a cualquier empresa del rubro, rapidez y confiabilidad en las transacciones comerciales que se realicen directamente con sus clientes, en este caso, desde su punto inicial: La Toma de Pedidos. Por ende, estamos al frente del caso más común, en el que la empresa posee, vendedores que visitan clientes y registran pedidos manualmente, aflorando desconfianza de parte de los que dirigen la empresa y de parte de los mismos clientes, y que puede generar pérdidas. Por consecuente, se busca que el vendedor tenga a la mano, un alcance exacto de cómo se encuentra el stock de los productos que comercializa, información específica de un determinado cliente, de tal manera que pueda realizar separaciones de productos para su posterior despacho y venta. A partir de las especificaciones anteriores surgió la idea de construir un sistema de control intuitivo que pudiera ejecutarse desde cualquier terminal móvil con conexión a Internet (teléfono móvil, PDA, Pocket PC, etc.). Dando la posibilidad al usuario de poder recibir informes del producto en forma de consulta directa a la Base de Datos vía su celular, y así, actuar en consecuencia con la minoría de restricciones posible, puesto a que existen ciertas debilidades que en lugar de ayudar al vendedor a registrar un pedido, puede generarle atraso, por ejemplo: la pérdida de señal del dispositivo móvil o celular. El proyecto en sí permitirá a las empresas distribuidoras, mantener una producción óptima y resultados eficientes referentes a las ventas y aumentar los mismos de manera considerable respecto hacia otros sistemas de venta, como por ejemplo vía Web. 14

4 Además, el cliente podrá obtener el producto de manera inmediata, probado y comprobado por el mismo, de tal manera que se evitará las estafas, ya que es uno de los problemas más comunes cuando se realiza comercio electrónico, ya que no se distribuye información real; por otro lado, se lograría integrar el rubro de ventas de manera más intensa dentro del mundo de telefonía celular, pues serían muchas las aplicaciones que se podrían realizar desde un dispositivo celular con tecnología WAP; por último, podríamos obtener un sistema totalmente integrado, con ofertas de publicidad de otros productos, utilitarios que sirvan al usuario desarrollar sus transacciones de manera eficiente, etc. 1.3 Definición del problema Muchas empresas cuentan con el denominado término: Fuerza de Venta, que no es otra cosa que un conjunto de vendedores que son enviados a cubrir zonas de venta diferentes, y visitar clientes específicos, los cuales se denominan Puntos de Venta, y pueden estar en el marco de cobertura vertical (Clientes Mayoristas o Mercados Mayoristas) o cobertura Horizontal (Mercado Minoristas). Para cualquiera que sea el caso, el proceso común de registrar un pedido es cuando el vendedor visita varios puntos de venta durante su jornada laboral, y es cuando ésta termina, el momento de registrar los pedidos para su posterior despacho. Si bien es cierto, muchas empresas cuentan con un procedimiento manual que cumple las expectativas de la empresa, sin embargo, los tiempos de respuesta de estas ventas son dados de manera tardía y no se cumplen con las especificaciones de atención a los clientes, los cuales desean que su pedido sea atendida lo más antes posible. No dar solución a éste tipo de problema, da lugar a obtener con el tiempo, pérdida de eficacia en las ventas, clientes no satisfechos, pérdida de clientes, mala reputación de marca, falta de competitividad en el mercado, etc., y como se señala anteriormente, es un problema que se refleja en la gran mayoría de empresas distribuidoras comerciales del País. 15

5 El problema es aún mayor, cuando la empresa en cuestión no maneja una base de datos centralizada de cómo administrar sus pedidos de manera automatizada y funcional, ya que trabajan de manera manual, careciendo por consiguiente de un alcance a toda la información completa del estado de sus colocaciones de producto en sus clientes, de estadísticas, etc., no pudiendo establecer toma de decisiones rápidas y eficientes para el beneficio de la empresa. 8:00 A.M. 5:00 P.M. 6:00 P.M. Toma de Pedidos Verificación de Datos Datos de Cliente correctos Estado de Cliente 7:00 P.M. 8:00 P.M. Emisión de Facturas y Guías de Remisión y Despacho 1 o + días posteriores 6:00 A.M. 8:00 A.M. Operaciones: Carga de Mercadería a los camiones 9:00 A.M. 12:00 P.M. Despacho de Productos Recepción de Mercadería CASO EMPRESA: AMERAL S.A.A. Figura #01 - PROCESO REAL DE COLOCACIÓN DE PRODUCTO (Relación al tiempo de Entrega) 16

6 1.4 Limitaciones y alcances De acuerdo con lo expuesto, para cualquier distribuidora que se encuentre al frente del problema mencionado, deberá buscar diversas soluciones que puedan ayudar a solucionar el problema, sin embargo, fuese cual sea el caso, se deberá proceder a establecer que limitaciones y que alcances se posee. La solución basada en Tecnología GPRS WAP, otorga muchos beneficios, como se irá detallando más adelante, sin embargo, estando al frente de un tipo de comunicación inalámbrica, es necesario acotar que su infraestructura de red está limitada en varios aspectos, primero y principalmente, la amplitud de banda está limitada por la falta de un espectro de frecuencia disponible en la transmisión de ondas de radio. Para agravar el problema, cuanta más alta sea la amplitud de banda, mayor será el trabajo que tenga que hacer el dispositivo inalámbrico, lo cual se traduce en una descarga más rápida de la batería del dispositivo. Como consecuencia de esta limitación, la latencia es mayor en las redes inalámbricas que en sus homólogos con cable. En las transmisiones inalámbricas son frecuentes los retrasos largos que unidos a la inestabilidad de conexión y a la disponibilidad de red menos previsible, se hace necesaria una serie nueva de protocolos. WAP usa la amplitud de banda limitada de las redes inalámbricas de una forma mucho más eficaz, codificando los mensajes en formato binario comprimido antes de transmitirlos. Las sesiones WAP están diseñadas para hacer frente a la inestabilidad de la conexión y funcionan en una amplia gamma de mecanismos de transporte inalámbrico. Como novedad, si las redes de alta velocidad se hacen indispensables, WAP sólo ayuda a que se incremente la producción de datos para que la experiencia del usuario sea más agradable, y que no dependa de una conexión lenta, que no sea exitosa y que no logre sus objetivos inmediatos. 17

7 Para nuestro caso, las limitaciones usando WAP se minimizan, en cuestión de enlace, puesto que la conexión es normalmente estable para efectos de cubrir territorios locales, que es nuestro campo de acción principal, sin embargo, nuestras limitaciones van de acuerdo a otro tipo de características. Limitaciones de los dispositivos inalámbricos Cada pocos meses sale al mercado modelos nuevos de computadoras de escritorio que hace que modelos relativamente recientes se conviertan en obsoletos. Las unidades centrales de procesamiento (CPU) y las velocidades de reloj son cada año más veloces. Las versiones actuales ya sobrepasan la barrera de los 3 Gigahercios (GHZ). La memoria física cada vez es más compacta y más barata; la computadora de escritorio media de hoy en día esta equipada con un mínimo de 256 Megabytes (MB) de memoria de acceso aleatorio (RAM). Las nuevas generaciones de tarjetas gráficas de vídeo y monitores ofrecen al usuario una calidad sin precedentes en las imágenes de pantalla y en los gráficos. Además, los teclados más ergonómicos y los ratones más desarrollados y con más capacidades, hacen que la interacción del usuario con su PC sea más placentera. No exactamente igual que un teléfono móvil pequeño que se guarda en cualquier bolsillo. Sólo la mera restricción en el tamaño del dispositivo impone limitaciones prácticas en los timbres y pitidos que se pueden incorporar en estos dispositivos inalámbricos. Cuanto más diminuto sea el teléfono, más atrae al público. Además está el factor móvil. Dado que los teléfonos móviles son exactamente lo que su nombre indica (móvil) la duración limitada de una batería pequeña e inapreciable tiene que administrarse de una forma eficaz. Todo esto se traduce en una CPU más lenta, más pequeña y menos potente con una memoria física también más pequeña. El tamaño del monitor y la calidad tampoco pueden compararse con el monitor de las computadoras de escritorio. El monitor tiene que ser pequeño y gastar menos en lo que se refiere a la potencia limitada del dispositivo; todo ello se traduce en que los gráficos son menos claros y la visualización del texto muy restringida. El 18

8 dispositivo de entrada normalmente cuenta con algunos botones adicionales en el teclado normal del teléfono. Definitivamente, no hay cabida para el ratón. Una vez más, HTML en realidad el lenguaje de escritura de Internet, no funcionaría aquí. Se utiliza en las visualizaciones de contenido de los navegadores que se ejecutan en los PC de los usuarios que disponen de un espacio mayor de visualización. HTML también asume que el usuario tiene acceso a un teclado y a un ratón. Si bien, las capacidades de los dispositivos inalámbricos seguirán evolucionando con el paso del tiempo, la demanda del consumidor por aparatitos ligeros con baterías más duraderas, limitará el fuerte consumo de CPU, memoria y visualización, así como la falta de amplitud de banda. EL lenguaje de marcado inalámbrico (WML, Wireless Markup Language) parte de las especificaciones de WAP, se puede optimizar para la navegación y la visualización en pantallas pequeñas. Igualmente se optimiza para los dispositivos de capacidad limitada que normalmente se han diseñado para que funcionen con una simple mano. También puede usarse de una forma igual de efectiva cuando la visualización es rica en contenido y la navegación se realiza en dispositivos con monitores más grandes, como los PDA y los teléfonos inteligentes. 1.5 Variantes del Problema El problema planteado, es sumamente visto en el 80% de distribuidoras en cobertura vertical y horizontal, de las cuales solo un 20% tienen una solución media, y el restante aún conservan la forma manual y con despachos diferidos o retrazados. Así como en el caso nuestro de aplicarlo a una Empresa, la solución propuesta puede ser implantada en cualquier otra empresa con similares características y dificultades, sin duda alguna. 19

9 1.6 Caso Empresa: AMERAL S.A.A. Ameral S.A.A. es una empresa e industria dedicada a la producción y comercialización de productos comestibles derivados del aceite, así como de golosinas y condimentos en diferentes marcas. La política de comercialización utilizada por la empresa contempla dos coberturas: horizontal y vertical, aunque esta última es la que actualmente se trabaja con más frecuencia, teniendo como visión futura, llegar a una cobertura horizontal al 100%, ya que poseen una buena estructura en la parte de Distribución, contando con un software que les provee cartografía digital; al referirnos a la cobertura vertical estamos frente a la venta de uno o más de los diferentes productos terminados que posee la empresa a co-distribuidoras o comercios mayoristas a nivel nacional, manejando una estructura de procedimientos en la cual el proceso de venta se realiza de manera correcta. Para tal fin la empresa cuenta con sus Fuerzas de Venta conformada por una docena de vendedores aproximadamente, los cuales son dirigidos a sus zonas asignadas respectivas, y éstos realizan las visitas programadas a los clientes asiduos (mayoristas), para hacer un registro de lo que el cliente requiere. Para tal efecto los vendedores parten temprano por la mañana a realizar los registros de dichos pedidos, los cuales son procesados manualmente, siendo esta un tarea bastante laboriosa, ya que el vendedor tiene que registrar los distintos pedidos de aquellos clientes que cubra su zona asignada, y luego de ello, los vendedores regresan a la empresa y realizan o delegan el proceso de facturación y venta para su posterior despacho de acuerdo a los pedidos que éstos hayan registrado. Tal proceso manual genera venta efectiva pero con un retraso de tiempo que pone a la empresa detrás de los estándares de ventas frente a otras distribuidoras, haciendo que se produzca: inconformidad del cliente, pérdida de oportunidades de ventas adicionales, cobertura de nuevas zonas de 20

10 venta, falta de fiabilidad de los datos registrados por ser hechos de manera manual, ya que no se hace de manera on-line. Por ser una empresa "mediana" y además de contar con recursos limitados, se requiere de una solución que permita agilizar el proceso de toma de pedidos, de manera que existan despachos a tiempo y de esa forma se fideliza al cliente y los vendedores alcanzan a obtener más puntos de venta expandiendo su cobertura o zona geográfica. Por ello la tecnología WAP se ajusta a este requerimiento. Figura #02: Flujograma de Ventas Propuesto ALMACÉN Y DESPACHO FACTURACIÓN CRÈDITOS Y COBRANZAS DISTRIBUCIÓN TOMA DE PEDIDOS CAJA 21

11 ORGANIGRAMA AMERAL S.A.A. DIRECTORIO GERENCIAL Inicio del Sistema Toma de Pedidos Término del Sistema Despacho efectuado SECRETARÍA GENERAL GERENCIA FINANCIERA GERENCIA DE VENTAS LOGÍSTICA CONTABILIDAD SISTEMAS ALMACÉN GERENCIA DE PRODUCCIÓN FUERZA DE VENTAS DPTO. DE MARKETING AUDITORÍA CONTABLE OPERACIONES DESPACHO CONTROL DE CALIDAD DPTO. DE CRÉDITOS Y COBRANZZAS FACTURACIÓN DPTO. DE COSTOS Figura #03: Organigrama AMERAL S.A.A. 22