CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

Transcripción

1 CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS ASOCIACION INTEGRAL DE DESARROLLO SOCIOECONOMICO DE IZABAL AIDSI DEPARTAMENTO DE IZABAL INFORME DE AUDITORIA A LA LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008 GUATEMALA, MAYO DE 2009

2 58 ANTECEDENTES RESUMEN GERENCIAL La Asociación Integral de Desarrollo Socioeconómico de Izabal -AIDSI- se constituyó según Escritura de Constitución de fecha 15 de agosto de 2005, inscrita en el Registro Civil de la Municipalidad de Puerto Barrios, Departamento de Izabal, según Libro de Personería Jurídica No. 14 a folios No. 147 al 149, inscrita en la Contraloría General de Cuentas con cuentadancia número A Dentro de sus objetivos se incluye: contribuir a mejorar y/o solucionar problemas de salud, medio ambiente, educativos y sociales de la población guatemalteca; promover actividades sociales; propiciar la creación y establecimiento de entidades e instalaciones culturales de desarrollo socioeconómico, deportivas y recreativas; gestionar fondos ante organismos internacionales, gobierno central, entidades autónomas, semiautónomas, descentralizadas, para la ejecución de proyectos que mejoren el nivel de vida de las comunidades y de los asociados. Es una entidad de servicio socioeconómico, autónoma, de carácter privado, no lucrativo y apolítico, cuyo fin principal es brindar ayuda social y el encaminamiento de proyectos para alcanzar el desarrollo social de todos los guatemaltecos. La Asociación, se encuentra integrada por dos órganos, la Asamblea General y la Junta Directiva. La Asamblea General, es la autoridad máxima de la Asociación, se encuentra integrada por todos los socios activos y le corresponde dictar las diferentes políticas administrativas y financieras de la entidad. La Junta Directiva, es el órgano ejecutivo y administrativo de la Asociación y se integra con los cargos siguientes: Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero, Vocal I, Vocal II, Vocal III. La Asociación percibió fondos por valor de DIEZ MILLONES NOVECIENTOS VEINTICINCO MIL TRESCIENTOS OCHENTA Y NUEVE QUETZALES CON OCHENTA Y CUATRO CENTAVOS (Q.10,925,389.84), provenientes del Ministerio de Cultura y Deportes MICUDE, mediante convenio No de fecha La ejecución del presupuesto, se invirtió en proyectos de infraestructura deportiva y recreativa por valor de DIEZ MILLONES NOVECIENTOS VEINTICINCO MIL TRESCIENTOS OCHENTA Y NUEVE QUETZALES CON OCHENTA Y CUATRO CENTAVOS (Q.10,925,389.84), en los lugares siguientes: municipios de Chinautla, San José del Golfo y Villa Nueva, Departamento de Guatemala; municipios de San Marcos la Laguna, San Juan la Laguna, San Pablo la Laguna, y Santiago Atitlán, Departamento de Sololá; municipios de Cahabón, Chahal, y Raxhujá, Departamento de Alta Verapaz; municipios de Momostenango, San Bartolo Aguas Calientes, Santa María Chiquimula, San Francisco El Alto, San Cristóbal, y Totonicapán, Departamento de Totonicapán; municipio de Sayaxché, Departamento de Petén; municipios de Aguacatán, San Juan Ixcoy, y San Juan Atitán, Departamento de Huehuetenango; municipio de Comitancillo, Departamento de San Marcos; municipio de Olopa, Departamento de Chiquimula y municipio de Cubulco, Departamento de Baja Verapaz.

3 59 OBJETIVOS DE AUDITORÍA Practicar Auditoría Gubernamental que incluya la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión, en el área de control interno y en el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables, con el objeto de emitir opinión razonable al 31 de diciembre de 2008, bajo los preceptos de eficiencia y eficacia de los programas de la entidad, contribuyendo con recomendaciones para mejorar la administración. Verificar que todos los recursos financieros administrados por la Asociación, obtenidos de las distintas fuentes de financiamiento, sean aplicados de forma adecuada y registrados oportunamente. Verificar la proyección social que efectúa la entidad, especialmente en la ejecución de los programas y proyectos comunitarios de desarrollo y determinar si son congruentes con las funciones y los objetivos planificados. Evaluar el sistema de control interno, para establecer si los procedimientos adoptados por la entidad en todas las actividades financieras y administrativas son confiables y proporcionen seguridad razonable para lograr sus objetivos. Verificar la aplicación de preceptos legales, técnicos y administrativos utilizados por las autoridades superiores y el personal de la Asociación, en las distintas actividades relacionadas con la ejecución de los fondos recibidos.

4 60 ALCANCE DE AUDITORÍA La auditoría se practicó a los registros y operaciones de la Asociación Integral de Desarrollo Socioeconómico de Izabal AIDSI Departamento de Izabal, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008, evaluando aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión, con el fin de identificar áreas críticas de tipo legal, financiero y técnico-administrativo, que pudieran incidir en el desenvolvimiento de la gestión administrativa, aplicando técnicas de análisis y confirmación para determinar la razonabilidad de sus operaciones. Se examinó el 100% de la ejecución presupuestaria, por valor de DIEZ MILLONES NOVECIENTOS VEINTICINCO MIL TRESCIENTOS OCHENTA Y NUEVE QUETZALES CON OCHENTA Y CUATRO CENTAVOS (Q.10,925,389.84), y como alcance de auditoría se practicó análisis a los expedientes de obras de infraestructura pública, los cuales ascienden a VEINTE MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y DOS MIL SETECIENTOS DIEZ QUETZALES CON NOVENTA CENTAVOS (Q.20,992,710.90).

5 61 INFORME DE CONTROL INTERNO HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 1 DEFICIENTE OPERATORIA EN CAJA FISCAL Condición Al practicar auditoría, se comprobó que las cajas fiscales de los meses de julio, agosto y septiembre de 2008 no presentan descomposición del saldo de caja fiscal (Forma 200-A2-3), en el reverso de las mismas. Criterio El Acuerdo interno de fecha 08 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, que aprueba las Normas de Control Interno Gubernamental, modificadas por el Acuerdo Interno A , de fecha 8 de junio de 2006, en el grupo 5 Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, numeral 5.5 Registro de las Operaciones Contables, indican que las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna; y que todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas. Causa Falta de interés del Tesorero-Contador, por no realizar el proceso contable en forma técnica y sistemática. Efecto No existen registros contables en el reverso de la caja fiscal, lo cual no permite verificar la descomposición mensual del saldo de caja. Recomendación Que el Presidente y Representante Legal gire instrucciones al Tesorero-Contador, a efecto se realice la descomposición del saldo de caja fiscal en el reverso de las mismas, con la finalidad de establecer la integración de los saldos. Comentarios de la administración Los responsables se pronunciaron a través de Oficio No de fecha 23 de octubre de 2008, indicando lo siguiente: Las cajas fiscales reportadas de los meses de julio, agosto y septiembre del presente año, se ha cumplido con entregarlas a la Contraloría General de Cuentas con la operatoria del reverso, según conocimiento No. 1 recibidas el día 17 de octubre de 2008, Adjunto copias de 200-A del al Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que, la presentación de las cajas fiscales se realizó en forma extemporánea. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica, deacuerdo con el artículo 39 numeral 18, del Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para Gerard Anthony Allen Rowe, Presidente-Representante Legal y Arnaldo Neftali Normanns Morales, Tesorero-Contador, por valor de CINCO MIL QUETZALES (Q.5,000.00) para cada uno, sanciones que ascienden a DIEZ MIL QUETZALES (Q.10,000.00).

6 62 INFORME DE CUMPLIMIENTO HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 1 ATRASO EN LOS REGISTROS DE LA CAJA FISCAL Condición Al practicar auditoría, se comprobó que el Tesorero-Contador de la Asociación, no había registrado las operaciones contables en caja fiscal de los meses de agosto y septiembre del año 2008, evidenciando un atraso en rendición de cuentas de dos (2) meses. Criterio El Acuerdo interno de fecha 08 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, que aprueba las Normas de Control Interno Gubernamental, modificadas por el Acuerdo Interno A , de fecha 8 de junio de 2006, en el grupo 5 Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, numeral 5.5 Registro de las Operaciones Contables, indican que las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna; y que todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas. Causa Falta de interés del Tesorero-Contador, por no realizar el proceso contable en forma técnica y sistemática. Efecto Se carece de información financiero-contable oportuna y confiable que garantice razonabilidad en las cifras, para la toma de decisiones de Junta Directiva. Recomendación Que el Presidente y Representante Legal, gire sus instrucciones al Tesorero-Contador, a efecto de registrar en caja fiscal las operaciones contables en forma mensual y enviarlos a la Contraloría General de Cuentas dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes. Comentarios de la administración Los responsables no se pronunciaron con respecto al presente hallazgo, de conformidad a Oficio No de fecha 23 de octubre de Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica, de conformidad con el artículo 39 numeral 18, del Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para Gerard Anthony Allen Rowe, Presidente-Representante Legal y Arnaldo Neftali Normanns Morales, Tesorero-Contador, por valor de CINCO MIL QUETZALES (Q.5,000.00) para cada uno, sanciones que ascienden a DIEZ MIL QUETZALES (Q.10,000.00).

7 63 HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 2 FALTA DE CONTROL EN LA INVERSION DEL ANTICIPO Condición Al realizar el análisis de expedientes por ejecución de proyectos, no se encontraron los programas de inversión del anticipo de los contratos números y Criterio Los contratos de obra Números y suscritos entre el Representante Legal de la Asociación y las empresas constructoras indican en su Cláusula Tercera: Valor del Contrato y Forma de Pago: Literal c) El anticipo deberá utilizarse de acuerdo al programa de inversión del anticipo que se autorice y deberá ser amortizado en cada una de las estimaciones de trabajo que presente el contratista. Causa Inobservancia por parte del Presidente de la Asociación, de lo estipulado en los contratos ya enunciados debidamente suscritos. Efecto Alto riesgo en entrega del veinte por ciento de anticipo del proyecto, con documentación de soporte que no llena los requisitos establecidos en los contratos citados. Recomendación Que el Presidente de la Asociación, proceda a requerir a las empresas constructoras el programa de inversión del anticipo y aprobar en su oportuno momento cada uno de ellos. Comentarios de la administración Los directivos de la Asociación, se pronunciaron mediante oficio No de fecha 23/10/2008, adjuntando los programas de inversión del anticipo de las empresas constructoras. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo debido a que, los programas de inversión del anticipo que adjuntó la Administración, no se encuentran autorizados por la Autoridad Superior Administrativa, como lo indica el contrato y lo establecido en ley. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica, de conformidad con el artículo 39 numeral 18, del Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para Gerard Anthony Allen Rowe, Presidente-Representa Legal y Arnaldo Neftali Normanns Morales, Tesorero-Contador, por valor de DIEZ MIL QUETZALES (Q.10,000.00) para cada uno, sanciones que ascienden a VEINTE MIL QUETZALES (Q.20,000.00).

8 64 HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 3 PRESENTACION EXTEMPORANEA DE LA GARANTIA DE CUMPLIMIENTO Condición Se estableció que las fianzas de cumplimiento de los contratos números 22 y 23 de 2008 respectivamente, fueron presentadas en fecha posterior a la aprobación de los mismos. Criterio El convenio de fecha 26 de mayo de 2008, indica en cláusula quinta: Responsabilidades de las partes: Literal B) De la Asociación: Numeral IV: Así también deberá incluirse la obligación que tienen dichas entidades constructoras en cuanto a caucionar a favor de LA ASOCIACION, las fianzas y garantías que regulan los artículos sesenta y cinco (65), sesenta y seis (66) y sesenta y siete (67) de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto cincuenta y siete guión noventa y dos (57-92) del Congreso de la República de Guatemala. Causa Inobservancia por parte del Presidente de la Asociación, de lo establecido en el precepto legal del convenio. Efecto Realizar la aprobación del contrato sin contar con la fianza de cumplimiento respectiva, no garantiza el cumplimiento del mismo. Recomendación Que el Presidente de la Asociación, proceda a exigir al contratista, la fianza de cumplimiento respectiva previo a la aprobación de los contratos suscritos. Comentarios de la administración Los responsables de la Asociación, manifiestan en Oficio No de fecha 31/10/2008 que, el Contrato Número , la fianza fue impresa con fecha 12, pero la misma cubre el período del contrato, ya que la anterior fianza entregada a AIDSI, estaba incompleta por lo que fue necesario requerirle a la empresa el cambio correspondiente, y el contrato No se rectificó el Acuerdo de Aprobación. Comentarios de auditoría La comisión de auditoría confirma el presente hallazgo, debido a que las pruebas aportadas no desvanecen el mismo. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica, de conformidad con el artículo 39 numeral 18, del Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para Gerard Anthony Allen Rowe, Presidente-Representante Legal y Arnaldo Neftali Normanns Morales, Tesorero-Contador, por valor de DIEZ MIL QUETZALES (Q.10,000.00) para cada uno, sanciones que ascienden a VEINTE MIL QUETZALES (Q.20,000.00).

9 65 HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 4 FALTA DE PUBLICACIÓN DE CONTRATOS DE OBRA Y DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE DE PAGO Condición Se estableció que la Asociación, no procedió a publicar en el sistema Guatecompras el contrato número de fecha 27 de junio de 2008, dentro del tiempo establecido en la normativa legal vigente. Criterio La Resolución No. 100 del 30 de marzo de 2004, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS, Capítulo único, Disposiciones Generales, Artículo 8. Información a publicar, literal j) El contrato debe publicarse en GUATECOMPRAS luego de que haya sido firmado por las partes intervinientes y a más tardar 12 horas después de que haya sido aprobado por la autoridad superior. Causa Incumplimiento del Presidente de la Asociación, de la normativa legal vigente expuesta en el atributo anterior. Efecto Debido a que el Sistema Guatecompras es un instrumento que promueve la transparencia, su incumplimiento no permite que la sociedad civil y opinión pública tengan acceso a las cláusulas del contrato suscrito, para darle seguimiento y cumplimiento. Recomendación Que el Presidente de la Asociación, cumpla con publicar en el Sistema Guatecompras, en su oportuno momento los contratos suscritos entre la Asociación y los diferentes entes del estado. Comentarios de la administración Los responsables de la Asociación manifiestan en Oficio No de fecha 31/10/2008, que sí se cumplió con la publicación dentro del Sistema Guatecompras. Comentarios de auditoría La comisión de auditoría confirma el presente hallazgo, debido a que dentro de las pruebas aportadas aparece la publicación del contrato en el sistema Guatecompras, pero el mismo se realizó en fecha 30 de octubre de 2008, lo cual evidencia que fue publicado en forma extemporánea, en virtud que el contrato fue suscrito el 27 de junio de Acción Correctiva Se solicitó sanción económica, de conformidad con el artículo 39 numeral 18, del Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para Gerard Anthony Allen Rowe, Presidente-Representante Legal y Arnaldo Neftali Normanns Morales, Tesorero-Contador, por valor de DIEZ MIL QUETZALES (Q.10,000.00) para cada uno, sanciones que ascienden a VEINTE MIL QUETZALES (Q.20,000.00).

10 66 HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 5 FALTA DE INFORMACION DE LOS ROTULOS Condición Al realizar la verificación física de los proyectos identificados dentro de los contratos números y , Construcción de Complejos Deportivos y Culturales, ubicados en el Municipio de San José del Golfo y Municipio de Villa Nueva, Departamento de Guatemala, la Comisión de Auditoría estableció la inexistencia de rótulos de identificación de los mismos, que permitan identificar la fuente de financiamiento, el valor del proyecto, la unidad ejecutora y la empresa a cargo de su construcción. Criterio El convenio , de fecha 26 de mayo de 2008 suscrito entre el Ministerio de Cultura y Deportes y la Asociación Integral de Desarrollo Socioeconómico de Izabal -AIDSI- indica en su cláusula séptima: Otras Obligaciones: A) La Asociación se obliga a que la empresa a la que se le adjudique la construcción de las obras coloque un rótulo en el cual indique el nombre de la obra, procedencia de financiamiento, meta a ejecutar, unidad responsable, costo de la obra y tiempo estimado de duración de la construcción. Causa Inobservancia por parte del Presidente, de la cláusula séptima del convenio suscrito. Efecto No permite que la sociedad civil y la opinión pública, tengan acceso a la información sobre la ejecución de los proyectos, para su seguimiento y cumplimiento. Recomendación Que el Presidente de la Asociación, exija a los contratistas adjudicados que al inicio de cada proyecto, procedan a colocar el rótulo de identificación respectivo, para información de la comunidad beneficiada. Comentarios de la administración Los responsables de la Asociación, exponen en oficio No de fecha 31/10/2008 que ya procedieron a la instalación de los rótulos de identificación respectivos de los proyectos en mención. Comentarios de auditoría La comisión de auditoría confirma el hallazgo, debido a que cuando se realizó la verificación física de los proyectos no se encontró ningún rótulo de identificación, de igual manera, las pruebas aportadas consistentes en fotocopias de fotografías, no permiten visualmente verificar si las mismas pertenecen a los proyectos referidos. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica, de conformidad con el artículo 39 numeral 18, del Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para Gerard Anthony Allen Rowe, Presidente-Representa Legal y Arnaldo Neftali Normanns Morales, Tesorero-Contador, por valor de DIEZ MIL QUETZALES (Q.10,000.00) para cada uno, sanciones que ascienden a VEINTE MIL QUETZALES (Q.20,000.00).

11 67 RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES No existen recomendaciones de auditorías anteriores, en virtud de que es primera auditoría que se practica a la Asociación.

12 68 PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No. 1 Nombre Cargo Del Al GERARD ANTONY ALLEN ROWE PRESIDENTE 01/01/ /12/ ARNALDO NEFTALI NORMANNS MORALES TESORERO 01/01/ /12/2008