Preservación y gestión de colecciones digitales: el caso de la Universidad Complutense

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1 Preservación y gestión de colecciones digitales: el caso de la Universidad Complutense Elena Cob Moreno y Javier Pérez Iglesias Proyecto de cooperación Biblioteca Complutense Universidad Nacional de Córdoba

2 Estructura de la sesión La BUC en el contexto de la Universidad Complutense de Madrid Canales de comunicación Marco general de nuestras colecciones digitales Proyecto de Digitalización masiva UCM/Google

3 La Universidad Complutense Una de las principales universidades europeas: Miembro de Europaeum, grupo de 10 universidades líderes en Europa (Oxford, Bologna, Sorbonne, Praga, etc.) y otras asociaciones internacionales de referencia Más de alumnos, profesores y trabajadores de administración y servicios.

4 La Biblioteca de la Universidad Complutense Una de las principales bibliotecas universitarias del ámbito hispánico La segunda biblioteca de España tras la Biblioteca Nacional Más de 400 bibliotecarios y 150 estudiantes colaboradores Más de 3 millones de libros puestos de lectura y más de estaciones de trabajo automatizadas Ha obtenido el Certificado de Calidad de ANECA

5 La Biblioteca y sus alianzas El Rector de la Universidad es Presidente de REBIUN, la Red de Bibliotecas Universitarias (34 millones de volúmenes) El Rector es miembro del Patronato directivo de la Biblioteca Nacional de España La BUC forma parte de Madroño: El mayor Consorcio de Bibliotecas de España por el número de volúmenes (6 millones de libros) y de obras digitales propias ofrecidas libremente en Internet Parte de UNICA junto a La Sapienza, La Sorbonne, Université Libre de Bruxelles, University Collegue, Lomonosov State University, Universitat van Amsterdam

6 La BUC hoy: Debilidades Problemas similares a otras grandes bibliotecas universitarias europeas: Gran disparidad entre las instalaciones de las diferentes bibliotecas: Las bibliotecas más históricas (humanidades y ciencias de la salud) tienen las mayores carencias: depósitos inadecuados con problemas para la conservación y accesibilidad instalaciones no adaptadas a las nuevas necesidades del aprendizaje y la información Una parte del fondo no está incluido en el catálogo

7 La BUC hoy: Fortalezas Plan de mejoras : Se están construyendo depósitos con capacidad para alojar un número de libros similar al de la colección actual Se pondrá en funcionamiento 3000 nuevos puestos de lectura y se han renovado otros 2000 (el 50 % de los puestos actuales) Se ha triplicado el número de estaciones de trabajo automatizadas El proyecto en cifras supone crear la segunda biblioteca universitaria de España dentro de la primera

8 VICERRECTOR DE CULTURA Y DEPORTE Estructura de la Biblioteca: Servicios Centrales DIRECTOR DE LA BIBLIOTECA; 29 COMISIÓN DE BIBLIOTECA RPT 2006 SUBDIRECTOR DE COORDINACIÓN BIBLIOTECARIA; 28 SUBDIRECTOR DE SERVICIOS TÉCNICOS Y ADQUISICIONES; 28 SUBDIRECTOR DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA; 28 SECRETARIA DE DIRECCIÓN; 20 DIRECTOR DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAS BIBLIOTECARIAS; 28 DIRECTOR DE PROYECTOS DE PATRIMONIO BIBLIOGRAFICO Y EXTENSIÓN BIBLIOTECARIA; 28 COORDINADOR DE LA SECRETARÍA TÉCNICA Y RECURSOS HUMANOS; 27 JEFE DE SECCIÓN DEL SERVICIO DE TESIS DOCTORALES Y PUBLICACIONES ACADÉMICAS UCM; 24 JEFE DEL SERVICIO DE GESTIÓN DE LAS COLECCIONES; 26 JEFE SECCIÓN DE CANJE Y DONATIVOS; 24 JEFE SECCIÓN COMPRAS Y LICENCIAS; 24 JEFE SERVICIO PROCESO TÉCNICO Y NORMALIZACIÓN; 26 JEFE SECCIÓN ARCHIVO BIBLIOTECA; 24 JEFE SECCIÓN NORMALIZACIÓN; 24 COORDINADOR DE CALIDAD E INNOVACIÓN; 27 ADJUNTO PARA DESARROLLO DE PROYECTOS; 26 JEFE SERVICIO DE EVALUACIÓN DE PROCESOS Y CENTROS; 26 JEFE SECCIÓN MANTENIMIENTO DE CATÁLOGOS; 24 JEFE SECCIÓN RECURSOS ELECTRÓNICOS; 24 JEFE DEL SERVICIO DE ACCESO AL DOCUMENTO; 26 JEFE DEL SERVICIO DE DESARROLLO TECNOLOGICO Y SISTEMAS; 26 JEFE SECCIÓN DE DESARROLLO TECNOLÓGICO Y TRATAMIENTO DE DATOS; 24 JEFE SECCIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN BIBLIOTECARIA; 24 (J.P. TARDE) JEFE DEL SERVICIO EDICIÓN DIGITAL Y WEB; 26 JEFE SECCIÓN DE DESARROLLO WEB E INTRANET; 24 JEFE SECCIÓN SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN Y APOYO A LA EDICIÓN CIENTÍFICA; 24 JEFE DEL SERVICIO DE INFORMACIÓN Y APOYO A LA DOCENCIA E INVESTIGACIÓN; 26 JEFE SECCIÓN SERVICIOS INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA Y FORMACIÓN DE USUARIOS; 24 JEFE SECCIÓN SERVICIOS DE APOYO A LA DOCENCIA; 24 ADMINISTRADOR BIBLIOTECA; 24 JEFE SUBSECCIÓN RECURSOS ECONÓMICOS; 22 JEFE NEGOCIADO PERSONAL; 20 JEFE NEGOCIADO ADMINISTRACIÓN BIBLIOTECA HISTÓRICA; 20 BIBLIOTECAS Y CENTROS DE DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECAS Y CENTROS DE DOCUMENTACIÓN PUESTOS BASE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

9 BIBLIOTECAS A DIRECCIÓN DE COORDINACIÓN FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES FACULTAD DE DERECHO FACULTAD DE MEDICINA FACULTAD DE GEOGRAFÍA E HISTORIA FACULTAD DE MATEMÁTICAS RPT 2006 Director y Coordinador de área J.P. (D.H.) 27 Subdirector de Btca y Apoyo a la Docencia Coordinador de Área J.P.(D.H) 25 PROCESO E INFORMACIÓN ESPECIALIZADA SALA Y PRÉSTAMO MAÑANA TARDE MAÑANA TARDE Jefe de Procesos e Información Especializada (1) J.P. 24 Jefe de Procesos e Información Especializada (2) J.P. 24 Jefe de Procesos e Información Especializada J.P. (Tarde) 22 Jefe de Servicios de Sala y Préstamo J.P. 22 Jefe de Servicios de Sala y Préstamo J.P. (Tarde) C 21 Jefe de Procesos e Información Especializada (3) B 24 (FACULTAD DE GEOGRAFÍA E HISTORIA) Jefe de Procesos e Información Especializada(3) B 22 (FACULTAD DE MEDICINA)

10 El reto Una buena comunicación Estructura dispersa (aunque coordinada) Usuarios externos Usuarios internos Qué herramientas tenemos?

11 Comunicación externa Boletines electrónicos de novedades. Boletín la Biblioteca informa publicado electrónicamente con carácter trimestral, y dirigido al PDI. Envío periódico de correos electrónicos, por parte de las bibliotecas de centros, con noticias y novedades. Envío de información a la lista de distribución del Vicerrectorado de Investigación. Sección de Noticias en la página web de la BUC

12 Comunicación Interna Intranet de la Biblioteca (y de las bibliotecas de centro) Boletín electrónico La Biblioteca informa al bibliotecario Envío de mensajes de correo electrónico

13 Deficiencias Los boletines electrónicos son difíciles de actualizar y no se cumplen los plazos de publicación. Les falta inmediatez, no se pueden actualizar en el momento en el surge la noticia sino que se debe esperar a completar un número. Muchas informaciones quedan fuera por ser demasiado largas o demasiado cortas

14 Deficiencias El correo electrónico resulta más efectivo para el envío de novedades pero se corre el riesgo de saturar a los destinatarios. Para llegar masivamente a PDI y alumnos existen problemas legales. Hay que solicitar permisos, que son difíciles de solventar.

15 Deficiencias La sección de Noticias en la Web permite la publicación de titulares muy breves, y no más de cuatro, que remiten a otras páginas. A medida que se publica una noticia nueva las otras se van archivando. No es el formato adecuado para todo tipo de noticias dadas las limitaciones de espacio..

16 Los blogs Un instrumento para la comunicación Una página web Actualizada con frecuencia Ítems de información ordenados cronológicamente (desde el más reciente al más antiguo)

17 Los blogs Artículos o posts que tienen su propio título y un enlace permanente acompañado de la fecha y hora de su publicación Los posts se pueden agrupar por fecha de publicación o por categorías temáticas. Los lectores pueden añadir comentarios a los artículos y aparecen a continuación del texto. Posibilidad de interactuar con los usuarios.

18 Elección de un software Desarrollo propio Control completo sobre el programa, las prestaciones del blog y el servidor en el que lo alojamos Conocimiento entre el personal bibliotecario. Alto nivel de adaptación a nuestras propias necesidades

19 Requerimientos del software Autores múltiples: nuestros blogs tienen una autoría colectiva. El administrador del blog tiene la posibilidad de autorizar a otros usuarios para publicar. Se pueden administrar, incluso, distintas categorías de acceso Múltiples blogs: se pueden gestionar distintos blogs con una misma cuenta de usuario Campos múltiples para la entrada de datos: título, versión breve del contenido, versión amplia, categorías, etc.

20 Requerimientos del software Borradores: pueden ser editados y publicados más tarde. Gestión de post: se pueden editar o eliminar en cualquier momento Gestión de comentarios: se pueden editar o eliminar en cualquier momento Archivo: se guardan automáticamente los post y los usuarios pueden recuperarlos por fecha de publicación, categoría, etc. Calendario: para buscar por días, meses o años

21 Requerimientos del software Búsqueda: permite buscar a texto completo Archivos de imagen o audio Posibilidad de enlazar con páginas estáticas Comentarios: libres o moderados Enlaces RSS Enlaces permanentes de los post Estadísticas Poder mantener secciones, al menos en algunos de los blogs

22 Perfiles de usuarios Administrador: unifica criterios y controla los contenidos. Realiza tareas de moderación y gestiona el acceso del resto de los participantes Redactores o autores habituales: pueden incluir posts, corregirlos o editarlos y aceptar, o no, comentarios de los usuarios Colaboradores Lectores: con capacidad para enviar comentarios

23 Algunos aspectos éticos Respeto de los principios de libertad intelectual Cita clara de las fuentes Las imágenes respetan los derechos de autor, se cita su autoría y se solicita permiso para su publicación Los usuarios deben distinguir claramente cuando un enlace les conduce a otra página web diferente No se manipulan los comentarios. Ni se eliminan a no ser que no respeten los derechos de autor o puedan dar lugar a demandas

24 Primera Fase La BUC para toda la sociedad. Sinololeonolocreo

25 Segunda Fase La BUC se dirige a los bibliotecarios

26 Tercera Fase La BUC para docentes e investigadores

27 Tercera Fase La BUC para docentes e investigadores

28 Tercera Fase La BUC para docentes e investigadores

29 Cuarta Fase Desde los centros (segmentos de usuarios) Plan de blog Formación del equipo del proyecto Estudio de las tendencias Definición de objetivos del blog Identificación de los usuarios potenciales Definición del modelo de comunicación Toma de decisiones sobre contenidos Búsqueda y selección de fuentes Creación de categorías temáticas

30 Biblio-polis

31 Derecho al blog

32 BlogMED Complutense

33 Accionireacción

34 Verba volant, scripta manent

35 Quinta Fase Otros proyectos, otros blogs, otras lecturas.

36 Un mundo en transformación

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