UNIVERSIDAD SURCOLOMBIA GESTIÓN FINANCIERA BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS INSTITUCIONALES

Transcripción

1 CÓDIGO AP-BYS-PR-06 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2014 PÁGINA 1 de 6 1. OBJETIVO Controlar, verificar y realizar en el sistema los descargos de los bienes devolutivos institucionales que serán incluidos en el proceso de baja de Bienes por inservibles u obsoletos, daños por fuerza mayor caso fortuito, o pérdida y/o hurto. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de la solicitud y termina con el archivo del Comprobante de Baja y sus respectivos anexos e informes. 3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO Profesional de Gestión Institucional Área de Recursos 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver Normograma 5. DEFINICIONES Baja de bienes: Toda disminución del patrimonio de una entidad debida a la pérdida o deterioro de sus bienes. Traspaso de Bienes dados de Baja: Acción de dar en forma gratuita fondos u otros bienes inservibles u obsoletos. Venta por martillo: Procedimiento que se hace en el Banco Popular mediante la metodología de subasta. Imputación contable: Es la distribución y codificación de los conceptos de los gastos administrativos del bien a dar de baja. Comprobante de baja: Documento que certifica la salida de un elemento por deterioro o pérdida. Tabla de retención documental: Es el listado de series documentales con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Caso fortuito o fuerza mayor: situaciones que no son esperadas, que suceden esporádicamente (disturbios, desastres naturales ).

2 CÓDIGO AP-BYS-PR-06 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2014 PÁGINA 2 de 6 6. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 6.1 BAJA DE BIENES POR PERDIDA, HURTO O ROBO Y POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR 1. Información y asesoría del procedimiento a seguir. 2. Recepción de oficio solicitud de baja Se informa al responsable del bien, los requisitos y documentación que debe surtir, anexo a la solicitud de baja por perdida, hurto o robo del bien devolutivo propiedad de la Universidad. (Si el hecho se presentó dentro de las instalaciones de la Institución, el responsable debe informar mediante oficio los hechos a la oficina de servicios generales coordinación de vigilancia, para lo pertinente.) Se recibe el oficio de solicitud de baja, especificando la descripción del bien, el código de inventario (STIKER), denuncio de pérdida o hurto (original), fecha del denuncio que debe coincidir con la del oficio del reporte de pérdida del bien y los siguientes anexos, (oficio justificando los hechos, denuncio ante la fiscalía, informe por parte de la coordinación de vigilancia de la oficina de servicios generales si el hurto, pérdida o robo del bien fue dentro de las Instalaciones de la Universidad y anexando dos cotizaciones del bien.) Funcionarios oficina Área de Recursos. Copia de Oficios y demás documentos del responsable de inventario de bienes. Oficio de solicitud de baja y anexos 3. Verificación y recopilación de la información en el sistema financiero. En caso de que la solicitud de baja sea por caso fortuito o fuerza mayor (disturbios o desastres naturales), se debe anexar de más la información recompilada y suministrada por entes externos (bomberos, prensa, fiscalía, empresa aseguradora de la Institución entre otros.) Si el oficio de solicitud de baja no cumpla con lo anterior enunciado no se procederá a dar el trámite correspondiente, comunicándosele al responsable para los ajustes pertinentes. Se ingresa al sistema financiero para acceder al historial del bien (Fecha adquisición, comprobante de entrada, proveedor, factura, numero de inventario, responsable) y se imprime comprobante de entrada. En caso de que los bienes no aparezcan en el inventario del responsable quien realiza la denuncia, se le solicita que en el oficio solicitud de baja, informe bajo la responsabilidad de quien se encontraba el bien inventariado. Reporte de historial del bien comprobante de entrada

3 CÓDIGO AP-BYS-PR-06 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2014 PÁGINA 3 de 6 4. Generación de Comprobantes 5. Remisión de documentación de 6. Recepción de documentación respuesta tramite de 7. Archivo de la documentación de Se elabora el comprobante de cambio de responsable de activos, realizando el retiro del bien del inventario del responsable y se prosigue a generar el comprobante de baja por responsabilidad y a realizar su respectiva contabilización. Se remite mediante oficio a las oficinas: Vicerrectora Administrativa, Control Disciplinario Interno y Contabilidad, la documentación y sus anexos de la baja por perdida ò hurto, para los trámites pertinentes. Por parte de la Vicerrectoría Administrativa: se recibe copia del documento de reclamación por pérdida, hurto o robo remitido a la respectiva aseguradora. Por parte de la Dirección Administrativa de Control Disciplinario Interno: se recibe el documento de auto que ordena indagación preliminar. Se organiza y consigna en las carpetas: Informe responsabilidad por hurto de bienes del respectivo año, la documentación y sus anexos de las efectuadas por perdida, hurto o robo. Acta de inspección ocular por disturbios o desastres naturales y sus anexos de las efectuadas por casos fortuitos o fuerza mayor. Comprobante cambio de responsable a los activos fijos. Comprobante por responsabilidad Profesional de Comunicaciones oficiales Gestión de remisión y sus anexos Institucional, Copia documento de reclamación por pérdida, hurto o robo remitido a la respectiva aseguradora. Auto que ordena indagación preliminar. Profesional de Gestión Institucional y equipo de trabajo área de Recursos Carpeta- archivo informe responsabilidad por hurto de bienes del respectivo año

4 CÓDIGO AP-BYS-PR-06 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2014 PÁGINA 4 de BAJAS DEFINITIVAS DE BIENES POR INSERVIBLES U OBSOLETOS, DESTRUCCIÓN, POR TRASPASO A OTRAS ENTIDADES PUBLICAS. 1. Recepción de solicitud Mediante oficio el responsable de bodega solicita al jefe de la oficina de Recursos autorización para proceder a realizar la baja definitiva de los bienes devolutivos almacenados en la bodega de la Institución y reporte de (responsable de bodega 222). Coordinador de Bodega 2. Generar reporte Se ingresa al sistema financiero para generar el reporte de responsable Reporte de de bodega (222). Coordinador de 3. Selección de bienes devolutivos 4. Solicitud de evaluación técnica del estado de los equipos eléctricos y electrónicos 5. Convocatoria al Comité de Bajas 6. Ejecución Comité de Bajas 7. Elaborar comprobante bodega inservible Proyectar y remitir resolución de definitivas Mediante reporte (responsable de bodega 222), se seleccionan los bienes devolutivos para dar de baja definitiva por inservibles u obsoletos, destrucción, por traspaso a otras entidades públicas, y se remite al jefe de la oficina de Recursos. El jefe de la oficina de Recursos solicita mediante oficio a las oficinas competes de la institución o externos, realizar la evaluación o estudio técnico de los bienes devolutivos a dar de baja para reconfirmar la inservibilidad u obsolescencia de los bienes a dar de baja. El jefe de la oficina de Recursos mediante oficio convoca al Comité de Bajas; (un funcionario de la oficina de servicios generales, jefe oficina de Recursos y Coordinador de bodega y se invita en calidad de veedores, a un funcionario de la oficina de Control Interno, Vicerrectoría Administrativa, para verificar y aprobar la baja de los bienes relacionados en el reporte de responsable de bodega 222. El comité de revisa documentación presentada por el profesional de gestión Institucional área de Recursos y una vez revisado por todos los participantes procede a dar su aprobación correspondiente a la baja de bienes. Se ingresa al sistema financiero y se elabora el comprobante bodega inservible 444, de acuerdo Informe comité de. Se proyecta la resolución que aprueba la baja definitiva de bienes muebles de propiedad de la Universidad y se remite mediante oficio y e- mail, junto con el reporte bodega inservible 444, informe final de comité de, registros fotográficos, copia de estudios técnicos, solicitudes para ser donación a la Rectoría y General para su Coordinador de bodega Profesional de Gestión Institucional Área de Recursos, Profesional de Gestión Institucional Área de Recursos y equipo de trabajo Comité de Bajas Jefe Gestión Institucional Área De Recursos Bodega (222). Coordinador bodega (222). de Oficios solicitud de evaluación técnica de Bienes. Informe del Comité de Bajas Comprobante bodega inservible 444,

5 CÓDIGO AP-BYS-PR-06 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2014 PÁGINA 5 de 6 revisión y aprobación. En caso de observaciones, sugerencias y/o modificaciones al proyecto de resolución de definitivas, estas serán realizadas directamente por la Rectoría y General. 9. Recepción resolución aprobada y elaboración de comprobante Elaborar comprobante de baja definitiva y contabilizar 11. Disposición final de los bienes dados de baja 12. Archivo de la documentación de Se recibe la resolución aprobada y legalizada y se ingresa al sistema financiero para elaborar el comprobante responsable de elementos dados de baja 333. Se ingresa al sistema financiero y se elabora el comprobante de baja definitiva por cada uno de los bienes relacionados en el comprobante responsable de elementos dados de baja 333 y se realiza su respectiva contabilización. Para el caso de donación a entidades públicas y sin ánimo de lucro: Se informa mediante llamada telefónica a las entidades beneficiadas por donación según resolución de definitivas para la entrega respectiva de los mismos y se elabora y legaliza acta de entrega. Para el caso de eliminación de los bienes: Mediante oficio se cita a un funcionario de servicios generales, de la oficina ambiental, oficina de control interno, bodega y oficina de recursos asignado, para proseguir adelantar su destrucción. En caso de destrucción se solicita a la entidad gubernamental prestadora del servicio de aseo, autorización para desechar los bienes dados de baja definitiva. Se organiza y consigna la documentación generada de la presente actividad en la carpeta actas del comité de de bienes inservibles Personal de apoyo asignado Resolución de definitivas Comprobante responsable de elementos dados de baja 333. comprobante de baja definitiva y su respectiva contabilización Acta de entrega Carpeta- archivo actas del comité de de bienes inservibles

6 CÓDIGO AP-BYS-PR-06 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2014 PÁGINA 6 de 6 7. OBSERVACIONES Para el caso del procedimiento a realizar para: Bajas por venta en pública subasta Bajas por venta de bienes para fomento de industria Bajas por venta de bienes para fines de asistencia o acción social y Bajas por merma, rotura, desuso o vencimiento Estará sujeto a las disposiciones de la resolución N del 11 de octubre del 2002, capitulo III 3.2 clasificación, (numeral 2 por ) y como así lo considere los entes directivos de la Institución competentes en el caso. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FEHCA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011 Actualización documentos 04 Formato CAL-FO-17 Julio 30 de 2012 Actualización documentos 05 Formato CAL-FO-17 Mayo 02 de 2014 Actualización documentos ELABORO REVISO APROBÓ BERNARDA MARTÌNEZ DE GAMBOA Profesional de Gestión Institucional Área de Recursos - Líder Proceso BYS CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGI CARLOS JAVIER MARTÌNEZ GONZALEZ Representante de la Dirección