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1 Página 1 de 8 LÍDER DEL PROCESO TIPO DE PROCESO RESPOSABLES DE APLICAR EL PROCESO Secretarios (as) de Salud, de Familia y Bienestar Social, de Tránsito y Transporte, de Educación y Cultura, de Gobierno y Cultura Ciudadana, Planeación y Desarrollo Territorial y Medio Ambiente. Misional Secretarios (as) de Salud, de Familia y Bienestar Social, de Tránsito y Transporte, de Educación y Cultura, de Gobierno y Cultura Ciudadana, Planeación y Desarrollo Territorial y Medio Ambiente. OBJETIVO ALCANCE Desarrollar actividades de formación para la participación ciudadana, comunitaria y humana, mediante actividades de capacitación en áreas de control social, estilos de vida saludable, desarrollo de competencias productivas y fortalecimiento de habilidades artísticas y ambientales. Este proceso comprende desde la identificación de necesidades y expectativas de formación por parte de la ciudadanía hasta el seguimiento y la evaluación del impacto de las acciones realizadas. 1. REQUISITOS APLICABLES: Norma Requisitos Otros sistemas Requisitos 7.1 Planificación de la realización del Producto o Prestación del Servicio 7.2 Procesos Relacionados con el Cliente 7.3 Diseño y Desarrollo 7.4 Compras Preservación del Producto Seguimiento y Medición de Procesos Seguimiento y Medición del Producto 8.3 Control del Producto No Conforme 8.4 Análisis de Datos 8.5 Mejora MECI 1000 NTCGP-1000 ISO 9001 SISTEDA Modelo Integrado de Planeación y Gestión GOBIERNO LÌNEA EN Gestión de la Calidad Moralización y transparencia en la Administración Pública N.A Modelo de Operación por Procesos Contexto Estratégico Identificación de Riesgos Análisis del Riesgo Valoración del Riesgo Políticas de Administración de Riesgos Información Primaria Sistemas de Información Políticas de Operación Procedimientos Controles Indicadores Manual de Procedimientos Información Secundaria Comunicación Organizacional Autoevaluación de la Gestión Autoevaluación del Control Planes de Mejoramiento por Procesos Revisado por: Javier Hernandez Hernandez Aprobado por: Cesar Augusto Giraldo Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: Representante de la Dirección - Firma: Firma:

2 Página 2 de 8 2. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE: (Consultar Listado maestro de documentos externos del proceso) 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CICLO PHVA) Proveedores Entradas Actividades Salidas Usuarios Proceso: Planificación Financiera y Administrativa Proceso: Direccionamiento Estratégico. Entidades Gubernamentales Proceso: Gestión Jurídica y Contractual Proceso. Comunicación Pública Recursos Humanos Invitación a realizar planificación. Requisitos mínimos, Alcance del proceso, responsabilidades y autoridades definidas y comunicadas Requisitos legales Información de la comunidad Normatividad aplicable, solicitud evaluada Contenidos Editoriales Programas audiovisuales y virtuales Manual de funciones, planes de capacitación, entrenamiento, reinducción e inducción. Planes de auditorias P 1. Identificar la necesidad o solicitud de formación. 2. Evaluar el cumplimiento de los requisitos y la capacidad para prestar el servicio 3. Contratar el servicio (si es necesario) 4. Planear las actividades de formación 5. Preparar la logística, los recursos y documentación necesaria Necesidad o solicitud evaluada y requisitos revisados Solicitudes de Logística, materiales y documentos preparados Solicitud de servicio a Contratar Necesidades y expectativas de comunicación Diagnóstico de comunicación Planes y programas, Informes del proceso Información sobre bienes tecnológicos Recursos Físicos Proceso: Gestión Jurídica y Contractual. Proceso: Comunicación Pública Proceso: Control Interno y Mejora Continua Tecnología e Informática Proceso: Control Interno y Mejora Continua Proceso: Gestión Tecnología e Informática Procesos: Planificación Financiera y Administrativa Plan de mantenimiento preventivo de equipos, políticas de seguridad informática y necesidades de equipos y suministros tecnológicos. Plan financiero municipal, plan de desarrollo, POAI, Planes de acción viabilizados Documentos y registros H Información suministrada Información de proveedores, solicitudes Recursos Físicos

3 Página 3 de 8 Proveedores Entradas Actividades Salidas Usuarios Proceso: Direccionamiento Estratégico Proceso: Gestión Jurídica y Contractual Recursos físicos Entidades Gubernamentales Proceso: Asesoría y Asistencia Recursos Humanos Proceso: Control Interno y Mejora Continua Proceso: Gestión Tecnología e Informática Proceso: Mejora Continua Proceso: Control Interno controlados, Manual de la Calidad Normatividad aplicable, Contrato elaborado y aprobado Recursos entregados Infraestructura mantenida y adecuada Recursos específicos Solicitud Plan de calidad e información del usuario remitido Personal capacitado, entrenado, evaluado y retroalimentado Informes de auditoria, seguimiento a planes de mejoramiento, riesgos evaluados. Mantenimientos y soportes realizados, actualización de antivirus Producto no conforme Quejas y reclamaciones Resultados de la evaluación del servicio Indicadores del proceso Resultados de la Evaluación del Sistema de Control Interno V 6. Realizar la formación en la población objetivo. 7. Controlar las actividades de formación 8. Asegurar la toma del registro de asistencia 9. Realizar la evaluación de la formación 10. Controlar el producto o servicio no conforme 11. Atender las sugerencias, quejas, reclamaciones, necesidades, expectativas y felicitaciones 12. Efectuar seguimiento y medición al proceso Plan de compras Actividades controladas y evaluadas y Planes de auditoría revisados, registros de asistentes. Solicitudes de soporte tecnológico, limpieza de virus, creación o modificación de perfiles. Resultados de la ejecución de los planes de acción, plan de desarrollo y presupuesto. Resultados del seguimiento y reevaluación de los contratistas Resultados de la compra de recursos y servicios prestados Resultados de control de inventarios y seguros. Quejas y reclamaciones atendidas Productos o servicios no conformes controlados Proceso: Control Interno y Mejora Continua Tecnología e Informática Proceso: Planificación Financiera y Administrativa Proceso: Gestión Jurídica y Contractual Recursos Físicos Procesos: Participación Ciudadana. Procesos: Mejora Continua

4 Página 4 de 8 Proveedores Entradas Actividades Salidas Usuarios Proceso evaluado e Indicadores calculados. Proceso: Mejora Continua Productos o servicios no conformes controlados Quejas y reclamos atendidas Proceso evaluado Indicadores calculados A 13. Tomar acciones de mejora Correcciones Acciones Correctivas Acciones preventivas Acciones de Mejora Proceso: Mejora Continua 4. APORTE ESTRATÉGICO DEL PROCESO: OBJETIVO DEL SIGSA QUE IMPACTA Satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad según la Constitución Política y las leyes. Gestionar y administrar la consecución de recursos físicos y financieros adecuados para la prestación de los servicios. IMPACTA SI NO X X COMO LO IMPACTA (CARACTERÍSTICAS) Brindando información a la comunidad que aporte conocimientos para el desarrollo de habilidades, cambios de conductas, cumplimiento de los deberes y el mejoramiento de la toma de decisiones para elevar su calidad de vida Disponer de personal competente para la realización de sus actividades. Generar una cultura de trabajo en equipo y de mejoramiento continuo en la administración municipal de Sabaneta. X X Garantizando en la administración municipal la presencia de personal idóneo para la prestación del servicio 5. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE REGISTRO Requisitos Legales Verificar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables a los diferentes programas de formación. Secretarios (as) de Salud, de Familia y Bienestar Social, de Listado Maestro Documentos Externos (Normograma)

5 Página 5 de 8 QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE REGISTRO Requisitos de Contratación Retroalimentación con el Cliente Asegurar que el personal encargado de brindar la formación, sea competente en los temas a tratar. Analizar los resultados de las evaluaciones presentadas por los beneficiados de la formación y considerar su viabilidad y aplicabilidad para futuras ocasiones. Movilidad y Tránsito, de Educación y Cultura, de Gobierno y Cultura Ciudadana, Planeación y Desarrollo Territorial y Medio Ambiente. Aplicables al P-AM-007 Aplicables al P-AM PARÁMETROS DE MEDICIÓN Indicador Formula Frecuencia de Revisión Responsable Actividades de formación realizadas Personas formadas Evaluación de la formación Recursos ejecutados en formación Nro de actividades de formación realizadas en el periodo / Nro de actividades de formación programadas Nro De Personas Formadas / Número De Personas Que Solicitan La Formación O Son Convocadas O Programadas Evaluación con resultado satisfactorio en la formación / Total de evaluaciones realizadas Total De Recursos Ejecutados En Actividades De Formación En El Periodo / Total De Actividades De Formación Realizadas Secretarios (as) de Salud, de Familia y Bienestar Social, de Movilidad y Tránsito, de Educación y Cultura, de Gobierno y Cultura Ciudadana, Planeación y Desarrollo Territorial y Medio Ambiente 7. GESTIÓN DEL RIESGOS Riesgo Acciones Frecuencia de Revisión Responsable Personal que no cumple con el perfil Seguimiento a la ejecución de los contratos Ocultar o destruir documentos recibidos en la entidad Pérdida de la información Seguimiento eficiente al diligenciamiento de la planilla de control documental y a los sistemas de información Diseño cronograma anual de actividades; gestión del recurso financiero legalmente viable; elaboración de plan de calidad; servicio de atención al usuario; cumplimiento del SGC para el proceso de formación. Secretarios (as) de Salud, de Familia y Bienestar Social, de Movilidad y Tránsito, de Educación y Cultura, de Gobierno y Cultura Ciudadana, Planeación y Desarrollo Territorial y Medio Ambiente

6 Página 6 de 8 Presupuesto limitado Deserción Riesgo Acciones Frecuencia de Revisión Responsable Carencia de participación ciudadana Certificación indebida Favorecimiento personal Cumplimiento de cronograma; seguimiento permanente del presupuesto detallado y el MGA Revisar los contenidos de los programas ofrecidos y el publico objetivo Ampliar las convocatorias y la difusión de los procesos de formación Diligenciar el listado de asistencia y dejar registros fotográficos de la capacitación dictada al infractor o el dìa de labor social. Llevar a cabo jornadas de sensibilización del Código de Ética con los funcionarios para fortalecer los valores éticos y aumentar la honestidad y respeto por los bienes de la entidad. Semestral Trimestral Semestral Personal que no cumple con el perfil Seguimiento a la ejecución de los contratos Ocultar o destruir documentos recibidos en la entidad Incumplimiento Inasistencia a actividades de formación Pérdida de la información Manipulación a la comunidad con los servicios Priorizar atención a los amigos Permitir la falsedad en documentos para acceder a los diferentes apoyos Seguimiento eficiente al diligenciamiento de la planilla de control documental y a los sistemas de información Diseño cronograma anual de actividades; gestión del recurso financiero legalmente viable; elaboración de plan de calidad; servicio de atención al usuario; cumplimiento del SGC para el proceso de formación. Diligenciamiento del formato F - AM 042 Archivo de copias de seguridad en la oficina de Planeamiento Educativo; mantenimiento preventivo de computadores solicitado a la oficina de sistemas Inducción al personal que ingresa Invitar a la comunidad a que denuncie las irregularidades Controlar el registro de solicitudes para que se atiendan en orden de llegada Reuniones periódicas para evaluar el cumplimiento Inducción al personal sobre el cumplimiento y control del registro de solicitudes Revisar y controlar la documentación que se reciben Semestral Bimensual Secretarios (as) de Salud, de Familia y Bienestar Social, de Movilidad y Tránsito, de Educación y Cultura, de Gobierno y Cultura Ciudadana, Planeación y Desarrollo Territorial y Medio Ambiente Incumplimiento Seguimiento al cumplimiento de actividades

7 Página 7 de 8 Tráfico de influencias Riesgo Acciones Frecuencia de Revisión Responsable Daño o robo de las herramientas o quipos de trabajo utilizados para realizar las labores Falta de transporte para llevar a cabo las labores de la Dependencia que son por fuera de las instalaciones 8. DOCUMENTOS Complementar el formato de registro de solicitudes con una tirilla para entregar al usuario, en la que se registran los datos básicos y fecha de inscripción como evidencia.- No se implemento Incluir dentro del formato de inscripción F-AM-014 la hora de llamada del usuario y bloquear las celdas Determinar los criterios de priorización por programa e informarlos a la comunidad en la respectiva convocatoria Realizar trazabilidad a todas las solicitudes de los usuarios Verificación de requisitos mínimos para gozar del beneficio de la formación Solicitar un transporte para la Secretaría de Medio Ambiente, que permita garantizar la ejecución de las labores de la Dependencia que son por fuera de las instalaciones y que disminuya el robo de las herramientas o equipos requeridos para realizar dichas actividades Solicitar un transporte para la Secretaría de Medio Ambiente, que permita garantizar la ejecución de las labores de la Dependencia que son por fuera de las instalaciones y que disminuya el robo de las herramientas o equipos requeridos para realizar dichas actividades Código Interno/Externo Nombre Código Interno/Externo Nombre P-AM-009 Interno Formación (Guías de Formación) P-SP-011 Interno Procedimiento de Formación en Formulación, Preparación y Evaluación de Proyectos (Guías) P-SG-002 Interno Divulgación y Convocatoria P-AM-019 Interno Propiedad del Cliente P-AM-020 Interno Retroalimentación con el Cliente Interno Medición de la Satisfacción de la P-AM-022 comunidad. Secretarios (as) de Salud, de Familia y Bienestar Social, de Movilidad y Tránsito, de Educación y Cultura, de Gobierno y Cultura Ciudadana, Planeación y Desarrollo Territorial y Medio Ambiente F-AM-007 Externo Listado de Documentos Externos y Requisitos Legales

8 Página 8 de 8 9. RECURSOS: Tipo de Recurso Descripción Quien lo Suministra Físico Oficina y equipos de oficina, Equipos Audio Visuales (opcional), Sala de Capacitación (opcional), videos (opcional) los Recursos Físicos Tecnología e Informática Humano Secretarios (as) de Despacho y Responsables de la Formación Recursos Humanos Ambiente de Trabajo Oficinas y espacios físicos con temperatura ambiente e iluminación adecuada. los Recursos Físicos

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