CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ

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1 ESTUDIOS PREVIOS CONTRALORIA GENERAL DE BOYACÁ 1. MARCO GENERAL 2. LA NECESIDAD QUE LA CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ La Contraloría General de Boyacá se ha constituido estructuralmente de acuerdo con los preceptos normativos determinados por la Asamblea del Departamento; se fundamenta misionalmente como ente fiscalizador de competencia territorial y se soporta dentro del marco legal que la creo a través de la Ordenanza 18 del 28 de Abril de 1926, mediante este acto se dio origen a la Entidad. Que dentro de la Entidad, la Subdirección Operativa de Bienes y Servicios tiene dentro de sus objetivos el de: atender las necesidades de apoyo logístico en los diferentes empleos para garantizar su normal funcionamiento, llevar y actualizar los seguros de la Contraloría General de Boyacá. Es obligación de las Entidades del Estado asegurar sus bienes e intereses patrimoniales, a través de la celebración de contratos de seguros. Sobre estos aspectos la Ley, Colombiana señala: Es deber de todo servidor público vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados. Es falta gravísima de los Servidores Públicos Dar lugar a que por culpa se extravíen, pierdan o dañen bienes de Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales (Ley 734 de 2002). Los recursos del Estado se deben administrar con eficiencia y eficacia, Artículo 12, Ley 42 de 1993, la eficiencia y eficacia en la administración (Gestión) de los bienes del Estado exige que ellos estén debidamente amparados, de conformidad con el Artículo 107, Ley 42 de 1993, para lo cual se deben amparar mediante la adquisición de una póliza de manejo. El Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, Artículo 192 determina que para transitar por el territorio nacional todo vehículo automotor deberá estar amparado por un seguro obligatorio vigente que cubra los daños corporales que se causen a las personas en accidentes de tránsito. Para dar cumplimiento a la normatividad anteriormente mencionada, la CONTRALORIA GENERAL DE BOYACA, contratará con una compañía de seguros legalmente establecida en el País y debidamente autorizada por la Superintendencia Bancaria, el servicio de EXPEDICION DE LAS POLIZAS DE MANEJO PARA LOS FUNCIONARIOS ENCARGADOS DEL MANEJO DE RECURSOS Y BIENES DE LA CONTRALORIA GENERAL DE BOYACÁ Y DE LA POLIZA DE SEGURO OBLIGATORIO PARA EL VEHICULO DE LA ENTIDAD. POLIZA DE MANEJO La Ley exige que las autoridades que administren recursos públicos deben constituir una póliza de manejo con el fin de amparar potenciales riesgos en el manejo de tales recursos. En el caso de las entidades territoriales, específicamente las de control, el CONTRALOR GENERAL DE BOYACA, EL SUBDIRECTOR FINANCIERO PRESUPUESTAL Y CONTABLE, EL DIRECTOR DE JURISDICCION COACTIVA Y EL SUBDIRECTOR DE BIENES Y SERVICIOS y aquellos otros servidores públicos que en N/A

2 ejercicio de sus cargos manejen o administren recursos públicos, están obligados a tomar dicha póliza con recursos de la entidad estatal beneficiaria. Esta póliza de manejo ampara riesgos por mal manejo de los recursos públicos, bienes muebles e inmuebles, responsabilidad fiscal y actuaciones delictuales en contra del patrimonio público. LA CONTRALORIA GENERAL DE BOTACA, requiere de contratación de una póliza de manejo para amparar los potenciales riesgos que ocurran con el manejo de recursos públicos por parte de los servidores públicos que, en ejercicio de sus cargos, lesiones en el mismo por un manejo inadecuado. POLIZAS DE SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES DE TRANSITO El SOAT, es un seguro de tipo social cuya función es garantizar los recursos necesarios para cubrir la atención médica requerida por todas las personas que resulten lesionadas o muertas como consecuencia de un accidente de tránsito, ocurrido en el territorio nacional. La Ley 769, Art. 42 lo hace obligatorio para poder transitar por las vías públicas del país. El SOAT se encarga de pagar los gastos médicos, hospitalarios, farmacéuticos, quirúrgicos, incapacidad permanente y de transporte en que se incurra para atender a las víctimas de un accidente de tránsito; o la indemnización de los familiares en caso de fallecimiento. 3. OBJETO A CONTRATAR 4. TIPO O NATURALEZA DEL CONTRATO 5. LUGAR DE EJECUCIÓN 6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 7. OBLIGACIONES DE LA CONTRALORIA 8. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. 9. FORMA DE PAGO COMPRA DE POLIZAS DE MANEJO PARA LOS FUNCIONARIOS ENCARGADOS DEL MANEJO DE RECURSOS Y BIENES DE LA CONTRALORIA GENERAL DE BOYACA Y DE LA POLIZA DE SEGURO OBLIGATORIO PARA EL VEHICULO PROPIEDAD DE LA CONTRALORIA GENRAL DE BOYACÁ.. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR Dadas las características del objeto contractual el contrato a celebrar es de compra conforme con lo dispuesto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Código de comercio, Civil y normas concordantes. Contraloría General de Boyacá (Subdirección Bienes y Servicios) Cumplir con el objeto a contratar dentro del término y las condiciones que se acuerden incorporando en el desarrollo de dicha labor y experiencia. Prestar toda la colaboración para el desarrollo del contrato, facilitando las instalaciones necesarias. Pagar la obligaciones contraídas previo al cumplimiento del objeto contractual y los demás requisitos legales Según CDP No de fecha 16 de Enero 2013, por valor de CINCO MILLONES DE PESOS ($ )mcte. La Entidad pagará el valor total del contrato, contra entrega y recibo a satisfacción de las Pólizas, previa presentación de los siguientes documentos: Informe donde se relacionen las Pólizas Recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato Factura con las formalidades exigidas por la ley, en original y dos copias. Certificación paz y salvo parafiscales. Acta de terminación y liquidación del contrato.

3 10. PLAZO Y VIGENCIA PLAZO: Diez (10) días contados a partir de la legalización del Contrato VIGENCIA DE LAS POLIZAS: debe ser de un año contado a partir del 16 de Febrero del VIGENCIA DEL SOAT: Debe ser de un año contados a partir de la fecha de expedición. 11. DESCRIPCIÓN DEL PERFIL OBJETIVO DEL CONTRATISTA 12. CODIGO- CUARTO NIVEL DEL CLASIFICADOR BIENES Y SERVICIOS 13. LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN 14. EL ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO El proponente deberá ser una persona natural o jurídica con experiencia relacionada con el objeto a contratar y con las autorizaciones Legales exigidas. CODIGO UPSPS Proceso de Contratación de Mínima Cuantía establecido Capítulo V Mínima Cuantía del Decreto 1510 de 2013 Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública, en el que se establece que será aplicable a la contratación cuyo valor no excede del 10% de la menor cuantía de la entidad estatal, independientemente de su objeto. De conformidad con lo estipulado en el artículo 94 de la ley 1474 de 2011, el contrato se adjudicara al proponente que haya ofertado el precio más bajo siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la Contraloría General de Boyacá, en caso contrario, se adjudicara al oferente que haya presentado el segundo menor precio siempre y cuando cumpla con los requisitos antes señalados y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado, de lograrse se repetirá el proceso de selección. Los requisitos habilitantes Jurídicos serán sometidos a las disposiciones de los artículos 6, 7 y 13 del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública; a las disposiciones para la ejecución del objeto que se pretende realizar y a la Constitución Política, leyes, decretos y normas auxiliares del derecho; respecto de la experiencia, capacidad financiera de manera adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. Variables Consideradas Dado que la entidad requiere satisfacer la necesidad de adquirir las pólizas de manejo para los cuatro funcionarios de la Entidad antes descritos y para efectos de estimar el presupuesto oficial indispensable para dicho servicio, se tuvo como referencia los siguientes aspectos: a. Estudio de mercado: para determinar el valor unitario, se realizó un estudio de mercado tomando en cuenta cotizaciones recibidas por personas naturales o jurídicas que desarrollan el objeto que nos ocupa, del resultado del mismo se determinó el precio más bajo de cada Cotización en cuanto a Pólizas de Manejo y en lo referente al SOAT. Como resultado del estudio de mercado, el cual se anexa al presente documento y hace parte integral del mismo, la entidad estima el valor promedio del servicio, en un valor de CINCO MILLONES PESOS($ oo)MCTE, según Certificado de Disponibilidad Presupuestal(CDP) de fecha 16 DE Enero de SOPORTES TÉCNICOS DEL VALOR ESTIMADO. CARGOS AMPARADOS Los costos se estimaron con base en el histórico de los valores causados por los servicios solicitados en la Vigencia 2013 más un recargo por nueva vigencia.

4 BIENES ASEGURADOS Para el SOAT, se solicitó Cotización vigente en el mercado según características del vehículo propiedad de la Entidad con placas OEO LA JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN Considerando el objeto señalado, la modalidad de selección para esta modalidad de contratación es la Selección de mínima cuantía, incorporada por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y reglamentada por el capítulo V del Decreto 1510 de 2013, Establece el Parágrafo 2 del Articulo 94 de la ley 1474 de 2011,se realizará exclusivamente con las reglas en ella contempladas y en su reglamentación, no pudiendo aplicarse reglas propias de las demás modalidades de selección. 17. ASIGNACIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO Para el caso que nos ocupa el proceso de selección, se regirá en lo pertinente por el régimen jurídico determinado en la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y ley 1474 de 2011 y el Decreto 1510 de 2013, por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública; y demás normas reglamentarias que la complementan y la adicionan y demás disposiciones que regulen la materia y lo establecido en la presente invitación. Los proponentes podrán participar en forma independiente o a través de consorcios o uniones temporales. Los valores cotizados se deberán totalizar teniendo en cuenta que la propuesta con menor valor de los servicios propuestos será a la que se le adjudique el Contrato. Según formato a continuación descrito: RAMOS MANEJO INDIVIDUAL V/R ASEGURADO CONTRALOR GENERAL DIRECTOR OPERATIVO DE JURISDICCION COACTIVA SUBDIRECTOR DE BIENES Y SERVICIOS SUBDIRECTOR FINANCIERO PRESUPUESTAL Y CONTABLE TOTAL POLIZAS DE MANEJO SOAT CAMIONETA NISSAN,MODELO CC y placa OEO-022 SOAT PRIMA IVA TOTAL TOTAL MANEJO + SOAT El Contralor General de Boyacá, se encuentra debidamente facultado para la suscripción del contrato. Descripción Cambio en los precios de las cotizaciones por variaciones de mercado Incumplimiento en la calidad y oportunidad de lo estipulado en el contrato Corrupción en proceso de contratación Nivel Alto Medio Bajo x X Contratista X X Contratante X X X 18. GARANTÍAS. Conforme a lo previsto en la Constitución Política de Colombia, la actividad aseguradora se encuentra regulada y controlada por el Gobierno Nacional. En desarrollo de ello, le corresponde a la Superintendencia Financiera de

5 19. LA INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACIÓN RESPECTIVA ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO 20. DOCUMENTOS ADICIONALES Colombia, regular, vigilar, inspeccionar y controlar el funcionamiento de las compañías de seguros y de los productos ofrecidos por ellas. La Circular Básica Jurídica, en el Título VI, Capítulo Segundo establece las reglas generales sobre la operación de seguros y las reglas sobre aspectos financieros que son la primera garantía para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato de seguros a celebrar. Artículo 87 Decreto 1510/13. Artículo 87. Garantías. La entidad estatal es libre de exigir o no garantías en el proceso de selección de mínima cuantía y en la adquisición en grandes superficies. Solicitud de Cotización, Cotizaciones para el Estudio de mercado y original del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). X FIRMA DEL SOLICITANTE -Firmado en Original- MARIA MYRIAM HERNANDEZ HURTADO Subdirectora Bienes y Servicios Revisó: Dr. EDGAR E: BAEZ C. Director Administrativo

6 ESPECIFICACIONES ESENCIALES ESPECIFICACIONES TECNICAS. La empresa contratista deberá cumplir con deberá cumplir con: RAMOS CODIGO UNSPSC MANEJO INDIVIDUAL V/R ASEGURADO PRIMA IVA TOTAL CONTRALOR GENERAL DIRECTOR OPERATIVO DE JURISDICCION COACTIVA SUBDIRECTOR DE BIENES Y SERVICIOS SUBDIRECTOR FINANCIERO PRESUPUESTAL Y CONTABLE TOTAL POLIZAS DE MANEJO SOAT CAMIONETANISSAN, MODELO C:C: y placa SOAT OEO-022. TOTAL MANEJO + SOAT POLIZA DE MANEJO: A-CARGOS AMPARADOS Y VALOR ASEGURADO RAMOS CODIGO UNSPSC CARGO VALOR ASEGURADO CONTRALOR GENERAL DE BOYACA SUBDIRECTOR FINANCIERO, PRESUPUESTAL Y CONTABLE DIRECTOR DE JURISDICCION COACTIVA SUBDIRECTOR DE BIENES Y SERVICIOS B- AMPAROS OBLIGATORIOS 1. Cobertura de manejo oficial 2. Delitos contra la administración pública 3. Fallos con responsabilidad Fiscal 4. Gastos de rendición de cuentas 5. Gastos de reconstrucción de archivos 6. Cobertura de personal no identificado 7. Manejo de caja menor C- CLAUSULAS ADICIONALES. Condiciones Obligatorias 1. Amparo automático para nuevos cargos y empleados. Aviso hasta 90 días. 2. Ampliación de la definición del término empleado a cualquier persona que ejerza una labor ya sea bajo contrato laboral o no, de prestación de servicios, etc. 3. Ampliación aviso de siniestro 90 días 4. Anticipo de indemnización 50% previa demostración de la ocurrencia y cuantía de la pérdida. 5. Arbitramento o cláusula compromisoria 6. Bienes bajo cuidado, tenencia, control y custodia, declarado o no 7. Cambios en la denominación de cargos. 8. Cláusula de protección de depósitos bancarios 9. Cobertura para cajas menores sin aplicación de deducible 10. Conocimiento del riesgo. 11. Costos en juicios y honorarios profesionales. 12. Designación de ajustador de común acuerdo. 13. Empleados temporales y de firmas especializadas hasta por el 80% del valor asegurado. 14. Errores y omisiones no intencionales. 15. Inclusión de condiciones a favor del asegurado.

7 16. Modificaciones a cargos 17. Modificaciones o variaciones al estado del riesgo (95) días para el aviso, según artículo 1060 del Código de Comercio. 18. Pérdidas causadas por empleados no identificados 100% del valor asegurado contratado. 19. Revocación de la póliza 90 días. 20. Restablecimiento automático del valor asegurado por pago de siniestro hasta una vez, con cobro de prima adicional. D- DEDUCIBLES: Para todos los amparos 10% del valor de la pérdida mínimo 1 SMMLV. Cajas menores sin deducibles. E- SINIESTRALIDAD: Durante los dos últimos años ( ) no se han presentado reclamaciones. F- VIGENCIA: La vigencia de las pólizas debe ser de un año, contado a partir del 16 de febrero de 2014 y del SOAT, vigencia un año contados a partir del 10 de Febrero del SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES DE TRANSITO SOAT OBJETO DEL SEGURO: Cubrir las lesiones o muerte causadas a las personas en accidentes de tránsito por los vehículos de propiedad de la Contraloría General de Boyacá. A- BIENES ASEGURADOS RAMOS CODIGO UNSPSC CLASE MARCA PLACA CILINDRAJE MODELO FECHA VENCIMIENTO CAMIONETA NISSAN OEO CM B- RIESGOS AMPARADOS 1. Gastos médico quirúrgicos, farmacéuticos y hospitalarios. 2. Incapacidad permanente 3. Muerte de la víctima 4. Gastos Funerarios 5. Gastos de Transporte y movilización de víctimas C- DEDUCIBLE: No aplica. COSTOS DE LA ENTIDAD ASOCIADOS A LA REALIZACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO El presente proceso de selección es realizado por funcionarios y contratistas de la Contraloría General de Boyacá, en virtud de sus funciones, tareas específicas y actividades. Por tal razón los costos asociados corresponden a sus salarios, honorarios por prestación de servicios y a los costos administrativos de funcionamiento como papelería y útiles de escritorio. La ejecución del contrato será supervisada por el Subdirector de Bienes y servicios, funcionario de planta, sin que se generen costos adicionales a los de su respectivo salario. MARIA MYRIAM HERNANDEZ HURTADO Subdirectora Bienes y Servicios

8 ESTUDIO DE MERCADO PRESUPUESTO OFICIAL OBJETO COMPRA DE POLIZAS DE MANEJO PARA LOS FUNCIONARIOS ENCARGADOS DEL MANEJO DE RECURSOS Y BIENES DE LA CONTRALORIA GENERAL DE BOYACA Y DE LA POLIZA DE SEGURO OBLIGATORIO PARA EL VEHICULO DE LA CONTRALORIA GENERAL DE BOYACÁ. COTIZACION 1: LA PREVISORA RAMOS MANEJO INDIVIDUAL V/R ASEGURADO PRIMA IVA TOTAL CONTRALOR GENERAL DIRECTOR OPERATIVO DE JURISDICCION COACTIVA SUBDIRECTOR DE BIENES Y SERVICIOS SUBDIRECTOR FINANCIERO PRESUPUESTAL Y CONTABLE TOTAL POLIZAS DE MANEJO SOAT CAMINOETA NISSAN,MODELO C.C., PLACA EOE022 SOAT TOTAL MANEJO + SOAT COTIZACION 2 LIBERTY SEGUROS RAMOS MANEJO INDIVIDUAL V/R ASEGURADO PRIMA IVA TOTAL CONTRALOR GENERAL DIRECTOR OPERATIVO DE JURISDICCION COACTIVA SUBDIRECTOR DE BIENES Y SERVICIOS SUBDIRECTOR FINANCIERO PRESUPUESTAL Y CONTABLE TOTAL POLIZAS DE MANEJO $ $ Cordialmente, MARIA MYRIAM HERNANDEZ HURTADO Subdirectora de Bienes y Servicios.

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