TRIBUTARIA, EN LA PEQUEÑA EMPRESA DEL SECTOR FERRETERO DEL ÁREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR.

Transcripción

1 CAPÍTULO IV DISEÑO DE UN MODELO DE ESTRUCTURA DE INFORMACION CONTABLE EIC PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE CONTROL, REGISTRO Y PAGO, REGULADAS POR LA NORMATIVA TRIBUTARIA, EN LA PEQUEÑA EMPRESA DEL SECTOR FERRETERO DEL ÁREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR. A GENERALIDADES La estructura de información contable EIC ha sido diseñada considerando las necesidades básicas de información y control de las pequeñas empresas ferreteras en el área metropolitana de San Salvador y está orientada a dar cumplimiento a las obligaciones de control, registro y pago reguladas por la normativa tributaria. El diseño básico del modelo que se presenta en el siguiente documento, proporciona las líneas principales de acción que se deben realizar para construir una eficiente EIC; ya sea como producto de la consultoría del equipo de trabajo o como la aplicación de los principios establecidos en el presente texto, por parte del personal de la empresa. B OBJETIVOS 1. Objetivo general Diseñar y Modelar una Estructura de Información Contable EIC" que facilite el cumplimiento de las obligaciones de control, registro y pago reguladas por la Normativa Tributaria, para las pequeñas empresas del sector ferretero, en el área metropolitana de San Salvador. 2. Objetivos específicos Levantar un diagnostico de la situación actual del sistema de control Interno y la Estructura de Información Contable en las pequeñas empresas ferreteras, del área metropolitana de San Salvador. 131

2 Mejorar la calidad de la información financiera y el proceso de actualización de los registros y controles, mediante la implementación de un flujo de información correcto y eficaz. Proporcionar a la gerencia la seguridad que los eventos económicos relativos a las obligaciones tributarias, se controlen y registren apropiadamente de tal manera que puedan ser consultados y revisados en cualquier momento y ante cualquier solicitud pertinente. Presentar de manera gráfica las funciones de control, registro y pago de las diferentes obligaciones tributarias, por parte de cada uno de los puestos y departamentos involucrados en el proceso económico de la empresa. C IMPORTANCIA Y JUSTIFICACION Modelar la estructura más eficiente consiste en poseer una herramienta consultable, de fácil interpretación que servirá en todo momento de guía para que los procesos de control, registro y pago sean apropiadamente ejecutados y por lo tanto, las necesidades básicas y complejas de información tributaria y fiscal sean cubiertas. Siendo las funciones principales de la gerencia y/o administración de las pequeñas empresas ferreteras: planificar, dirigir y coordinar las operaciones, es necesario contar con una apropiada herramienta que facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias. La propuesta de un Modelo de Estructura de Información Contable que facilite el cumplimiento de las obligaciones de control, registro y pago reguladas por la Normativa Tributaria, contribuye con la gerencia en asegurar la existencia de procedimientos, manuales y/o descripciones de puesto, y demás componentes de una de las estructuras de información y de esta forma aportar a la eficiencia y desempeño de las actividades 132

3 de las pequeñas empresas del Sector Ferretero del Área Metropolitana de San Salvador. El Modelo de Estructura de Información Contable le permitirá a las empresas del sector ferretero, superar las necesidades y deficiencias de sus flujos de información contable; y contribuir a la adhesión del personal a las políticas, procedimientos y métodos de trabajo, relativas al manejo de las obligaciones tributarias, así como minimizar el riesgo de cometer errores, omisiones o circunstancias contrarias a las establecidas por la normativa tributaria. En resumen, la implementación de la propuesta le permitiría a la empresa: Mejorar la calidad y el flujo de información tributaria. Prevenir observaciones, multas, o circunstancias de incumplimiento de las Obligaciones Tributarias. Facilitar el trabajo y el control interno del personal encargado de los aspectos fiscales tributarios dentro de la empresa. Contribuir a la relación transparente y estable entre los fiscalizadores de la Administración pública y los contribuyentes. D ALCANCE Para concretar la implementación del Modelo de Estructura de Información Contable se debe desarrollar un diagnóstico de la situación de la empresa para: Identificar las Obligaciones Tributarias. Evaluar el Sistema de Control Interno siguiendo los criterios de: ambiente de control, valoración de riesgo, los sistemas de contabilidad y de información relacionados con las obligaciones tributarias. Verificar la adecuada aplicación de los procedimientos y políticas existentes o la carencia de estos en cuanto al cumplimiento de las obligaciones tributarias. 133

4 Definir el flujo de información necesario para el desarrollo e implementación de los procedimientos de registro, control y pago de las obligaciones tributarias El alcance de la propuesta se definirá de tal manera que permita lograr los objetivos descritos con anterioridad, siempre sobre la base de un diagnostico de la empresa en la cual se implementará. E ANALISIS SITUACIONAL En esta etapa de la propuesta se analizó las condiciones en que se encuentra el Sector, es decir el mercado meta al que esta dirigida; en este caso el sector ferretero. FORTALEZAS: Los propietarios administran el negocio No se necesitan grandes inversiones en equipos e infraestructura Centralización de autoridad y funciones Generación de empleos Estrecha relación patrono - empleado Bajos costos operativos OPORTUNIDADES: Distribución de productos mas baratos Apertura de Mercados Venta predominantemente de contado Estrecha relación con proveedores y clientes DEBILIDADES Falta de organización Falta de políticas definidas en aspectos de administración Limitaciones para importar directamente No se diversifican Personal con poco conocimiento académico Deficiencias en el manejo de las obligaciones tributarias No existe un plan de capacitación de personal Administración familiar Cultura tributaria y fiscal deficiente. AMENAZAS Falta de asociatividad Globalización Difícil acceso a financiamiento Delincuencia Multas y sanciones por incumplimiento de las obligaciones tributarias Competencia desleal Desaceleración de la Economía Inflación 134

5 Las estructuras de información contable varían de acuerdo al tipo de negocio y al tamaño de las empresas, modelar las relacionadas al cumplimiento de las obligaciones tributarias, es una acción enfocada a facilitar la comprensión de las actividades, responsabilidades y relaciones entre éstas y el contribuyente; los factores facilitadotes para el desarrollo de la propuesta son los siguientes: Factores de calidad: Aun cuando no se puedan medir o valorar en términos numéricos, es muy importante para aprovechar los beneficios de la modelación y diseño de la estructura de información contable, que la continuidad de la empresa no esté amenazada por algún motivo; y que los propietarios o encargados de las empresas posean pleno conocimiento de su responsabilidad tributaria, además de mostrar voluntad para apoyar al equipo de tarea que se disponga para el diseño del modelo EIC propuesto. Factores económicos: La modelación de las estructuras de información tendrá lugar sin mayores obstáculos cuando la relación existente entre los beneficios y su costo no ofrezcan razones para considerarlas onerosas, además la estructura de información comienza a tomar forma a través de tres componentes básicos: segregación, jerarquía y coordinación; por eso las empresas deben contar con la disponibilidad necesaria para identificar claramente los tres componentes y sostenerlos en el tiempo: Departamentos, personal, formularios, entre otros. 135

6 F MODELO DE ESTRUCTURA DE INFORMACION CONTABLE PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE CONTROL, REGISTRO Y PAGO REGULADAS POR LA NORMATIVA TRIBUTARIA. Participar del proceso de vida de la obligación tributaria desde su nacimiento a través del hecho generador hasta su cumplimiento, ya sea éste el de informar, enterar recursos a la Administración tributaria o sencillamente acatar una disposición existente; permitirá realizar el levantamiento de un bosquejo descriptivo de los procesos y métodos de trabajo, los cuales al ser analizados se transforman en Modelo de Estructura de Información Contable EIC, en el cual existen elementos indispensables, como son la normativa tributaria, una estructura organizativa, el plan de cuentas contable y los formularios y documentos. Todos los elementos inciden directamente en las políticas y procedimientos utilizados por la empresa, se puede mencionar que: Las actividades que la empresa desarrolla están enmarcadas por una a) normativa que rige la inscripción, los informes, las notificaciones, el uso de los documentos y el acceso a los mismos, la auditorias, los registros contables, la fiscalización y el pago de impuestos; y que para dar cumplimiento, la empresa necesita de una b) estructura organizativa, que le permita a través de una jerarquización, departamentalización y distribución del trabajo, definir funciones y asignar responsabilidades, para lograr sus propósitos, objetivos y operaciones utilizando d) los formularios y documentos legales existentes, estableciendo los niveles y requerimientos de información, solicitados por la b) estructura organizativa y que al final convergen con c) el plan de cuentas para un correcto registro y cuantificación financiera - contable tanto de las diferentes transacciones individuales y colectivas como de la información tributaria fiscal. De la combinación armoniosa de los cuatro elementos anteriores surgen Políticas y Procedimientos relativos al cumplimiento de las obligaciones tributarias. 136

7 MODELO DE ESTRUCTURA DE INFORMACION CONTABLE PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS BLIGACIONES DE CONTROL, REGISTRO Y PAGO REGULADAS POR LA NORMATIVA TRIBUTARIA. Normativa a) b) Estructura Organizativa c) Plan de Cuentas EIC d) Form ularios y Documentos La combinación de los 4 elementos genera POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS Las cuales dan cumplimiento a las obligaciones de CONTROL REGISTRO PAGO Elaborado por el Equipo de Tesis. 137

8 Dado que las obligaciones tributarias están regulando las actividades de control de los contribuyentes, los registros específicos de los eventos económicos y el pago de los tributos, la estructura de Información contable EIC se orienta en su cumplimiento. Según la definición de esfera Espacio a que se extiende la acción o influjo de algo y en vista que el Equipo de trabajo ha clasificado las obligaciones tributarias considerando la relación existente entre la Administración Pública, la técnica contable y las necesidades de Información en Obligaciones de Control, Registro y Pago, se ha considerado apropiado referirse como Esfera de Cumplimiento a la interrelación de los elementos de la Estructura de Información Contable en la búsqueda de sus objetivos. Las esferas de cumplimientos desarrolladas en esta propuesta son las siguientes: a) ESFERA DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE CONTROL Pag. 139 b) ESFERA DE CUMPLIMINETO DE LAS OBLIGACIONES DE REGISTRO Pag. 150 c) ESFERA DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE PAGO Pag

9 ESFERA DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE CONTROL NORMATIVA Inscripcion, notificaciones, informes, uso de documentos legales y acceso a documentos e informacion FORMULARIOS Y DOCUMENTOS. Diseños especificos, archivos, controles especificos, informes y reportes. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DE CONTROL PLAN DE CUENTAS Catalogo de cuentas, manual de aplicación. Describe los tratamientos contables relativos a las obligaciones tributarias ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Departamentalizacion y jerarquias. Define funciones y asigna responsabilidades. Elaborado por el Equipo de Tesis. La interacción de los elementos de la EIC permite formular políticas y procedimientos que tienen como finalidad el cumplimiento de las obligaciones de control: 139