LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Contraloría General de la República. Número de RDS: Versión: Vigencia: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Transcripción

1 Contraloría General de la República SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Número de RDS: Versión: Vigencia: LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA M ANUAL DE USUARIO (GESTOR UE) SISTEM A DE RENDICIÓN DE CUENT AS Elaborado por: NOMBRE CARGO FIRMA FECHA PEDRO ZEGARRA ANALISTA PROGRAMADOR 19/07/2016 Revisado por: Aprobado por:

2 Control de Cambios Ítem Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /07/2016 ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO PEDRO ZEGARRA

3 ÍNDICE 1. OBJETIVO DEL SISTEMA ALCANCE DEL SISTEMA DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA Acceso al aplicativo Consulta de informes de rendición de cuentas Registro de información de obras (formato 3) Registro de información de personal (formato 4) Registro de información de proyectos de inversión pública (formato 5) Ver Informe de Rendición de Cuentas CONSULTAS Y REPORTES GLOSARIO DE TÉRMINOS GLOSARIO DE PREGUNTAS FRECUENTES GLOSARIO DE PROBLEMAS FRECUENTES DESCRIPCIÓN DE PERFILES MAPA DE NAVEGACIÓN DEL SISTEMA... 23

4 1. OBJETIVO DEL SISTEMA El Sistema de Rendición de Cuentas tiene como objetivo simplificar el procedimiento para que los titulares de las entidades rindan cuentas a la Contraloría General de la República, por los bienes y fondos que administran, con el fin de incrementar los niveles de cumplimiento y promover el control social y la transparencia. El Sistema de Rendición de Cuentas nace ante la necesidad de actualizar el procedimiento de presentación de informes de rendición de cuentas (IRC) a partir de la publicación de la DIRECTIVA Nº CG/GPROD RENDICIÓN DE CUENTAS DE LOS TITULARES DE LAS ENTIDADES. 2. ALCANCE DEL SISTEMA El Sistema de Rendición de Cuentas proporciona las funcionalidades necesarias para que los titulares de las entidades sujetas al ámbito del SNC, registren información sobre el uso de los bienes o fondos del Estado, en formatos establecidos y envíen dicha información a la CGR, para la evaluación de la misma. Además, el sistema cuenta con las funcionalidades que permitirán realizar la evaluación de la información remitida por las entidades, obtener estadísticas de cumplimiento y consulta pública de los informes. 3. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA El sistema contempla, para el rol Gestor UE, los siguientes puntos principales: Acceso al aplicativo Consulta de informes de rendición de cuentas Registro de información de obras en el Formato 3 Registro de información de personal en el Formato 4 Registro de información de proyectos de inversión pública en el Formato 5 Ver Informe de Rendición de Cuentas Este aplicativo es accedido desde Internet por las personas que han pasado por un proceso de registro como usuarios. Permite al usuario ubicar algún informe de rendición de cuentas correspondiente a su entidad. Permite al usuario ingresar información sobre las obras en ejecución, paralizadas, concluidas y liquidadas por la entidad durante el período reportado. Permite al usuario ingresar información sobre la cantidad y gastos en personal de la entidad al inicio y al final del período reportado considerando el tipo de vinculación existente. Permite al usuario ingresar información sobre los proyectos de inversión pública gestionados por la entidad y el alineamiento de éstos con sus objetivos estratégicos. La información registrada incluye la descripción de los componentes de los proyectos de inversión pública, avances físicos y financieros. Permite al usuario consultar la información registrada en un informe de rendición de cuentas de su entidad.

5 4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 4.1. Acceso al aplicativo Para ingresar a este módulo ingrese la siguiente dirección: Se le mostrará una pantalla donde debe ingresar la información de usuario que se le ha asignado: Luego de ingresar su información de usuario haga clic en INGRESAR. Se le mostrará la pantalla de inicio con el menú de opciones correspondientes al rol Gestor UE:

6 4.2. Consulta de informes de rendición de cuentas Al hacer clic en la opción GESTIÓN DE INFORMES DE RENDICIÓN DE CUENTAS se mostrará la siguiente pantalla: Esta pantalla presenta los siguientes filtros de búsqueda: Filtro Obligatorio Restricciones Tipo de informe No Lista desplegable Periodo del No Lista desplegable informe Estado del No Lista desplegable informe Al hacer clic en el botón Consultar se mostrará un listado de informes, que coincidan con los filtros seleccionados. Estos resultados, se encuentran paginados con 10 registros por página por defecto, pero que se puede cambiar a 15, 20 o 25, tal como se muestra en la figura: Para descargar un informe de la lista, en formato PDF, se debe hacer clic en la imagen ubicado en la columna Documento.

7 4.3. Registro de información de obras (formato 3) Luego de realizar la búsqueda y ubicar un informe de rendición de cuentas, el usuario puede seleccionarlo haciendo clic sobre la fila correspondiente: Al hacer clic en el botón Editar, se mostrará una pantalla con un menú lateral izquierdo con 3 opciones correspondientes a los 3 formatos que puede registrar un gestor de unidad ejecutora. En la sección central se mostrará la pantalla para ingresar la información del formato seleccionado en el menú de la izquierda. Por defecto aparece seleccionada la opción correspondiente al formato de Obras: En la primera parte el usuario deberá responder a la pregunta Cuenta con información para registrar sobre obras? : Si la respuesta es Sí, entonces el sistema habilita la edición del formato, mostrando el botón Editar.

8 El usuario debe seleccionar el tipo de obra a registrar y hacer clic en el botón Editar : A continuación, el sistema mostrará una ventana emergente (pop up) para ingresar la información de obras correspondiente al tipo seleccionado:

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10 El usuario deberá ingresar la información y hacer clic en el botón Aceptar : Al presionar el botón Aceptar, el sistema hace la validación de la información ingresada y actualiza la lista:

11 Al terminar de registrar toda la información requerida sobre obras, el usuario podrá hacer clic en el botón Concluir registro para indicar al titular de la entidad que ha culminado de ingresar la información de este formato. El sistema mostrará un mensaje de confirmación: Al hacer clic en Sí el sistema grabará que el registro del formato ha sido concluido y deshabilitará la edición.

12 4.4. Registro de información de personal (formato 4) Al hacer clic en la opción F04 - PERSONAL del menú lateral izquierdo se mostrará la pantalla para ingresar información del formato de personal:

13 El usuario podrá seleccionar uno por uno los tipos de régimen legal correspondientes al personal de la unidad ejecutora: Al presionar el botón Editar se mostrará una ventana pop up para ingresar la información del tipo de régimen seleccionado

14 Al presionar el botón Aceptar, el sistema valida la información registrada, cierra la ventana pop up y actualiza la lista. El usuario podrá ingresar información de cada tipo de régimen requerido y podrá presionar el botón Concluir registro para indicar al titular que ha culminado el ingreso de información de este formato. Al presionar el botón Concluir registro se mostrará una ventana pop up de confirmación: Al hacer clic en Sí el sistema grabará que el registro del formato ha sido concluido y deshabilitará la edición.

15 4.5. Registro de información de proyectos de inversión pública (formato 5) Al hacer clic en la opción F05 - PROYECTOS del menú lateral izquierdo se mostrará la pantalla para ingresar información del formato de proyectos de inversión pública: En la primera parte el usuario deberá responder Sí a la pregunta Actualmente, La entidad ha gestionado proyectos de inversión pública en el periodo reportado? :

16 Al responder Sí se habilitará la funcionalidad de ingresar y editar información sobre proyectos de inversión pública mediante los botones Nuevo, Editar y Eliminar :

17 Al presionar el botón Nuevo se mostrará una ventana pop up para ingresar información de un proyecto de inversión pública: El usuario deberá ingresar la información sobre el proyecto de inversión pública que requiera registrar y presionar el botón Aceptar

18 Al presionar el botón Aceptar, el sistema validará que la información ingresada sea consistente, cerrará la ventana pop up y actualizará la lista de proyectos:

19 El usuario podrá ingresar todos los proyectos de inversión pública que requiera y seleccionar en la lista el proyecto al que quiera asociar componentes, haciendo click en la fila: Para ingresar un componente del proyecto de inversión pública seleccionado, el usuario podrá hacer clic en el botón Nuevo de la lista de Componentes. Se mostrará una ventana pop up para ingresar información del componente:

20 El usuario deberá ingresar la información sobre el componente que requiera y presionar el botón Aceptar : Al presionar el botón Aceptar, el sistema validará que la información ingresada sea consistente, cerrará la ventana pop up y actualizará la lista de componentes:

21 Al terminar de registrar toda la información requerida sobre los proyectos y sus componentes, el usuario podrá hacer click en el botón Concluir registro para indicar al titular de la entidad que ha culminado de ingresar información de este formato. El sistema mostrará un mensaje de confirmación: Al hacer clic en Sí el sistema grabará que el registro del formato ha sido concluido y deshabilitará la edición Ver Informe de Rendición de Cuentas Luego de realizar la búsqueda y ubicar un informe de rendición de cuentas (como se describe en el numeral 4.2 de este manual), el usuario puede seleccionar dicho informe haciendo clic sobre la fila correspondiente: Al hacer clic en el botón Ver, se mostrará una pantalla con un menú lateral izquierdo con 3 opciones correspondientes a los 3 formatos que puede registrar un gestor de unidad ejecutora. En la sección central se mostrará, en modo de sólo lectura, la pantalla con la información

22 registrada del formato seleccionado en el menú de la izquierda. Por defecto aparece seleccionada la opción correspondiente al formato de Obras: Si el usuario requiere consultar la información del formato de personal deberá hacer clic en la opción F04 - PERSONAL del menú lateral izquierdo. Se mostrará la información registrada del formato seleccionado en modo de sólo lectura: Si el usuario requiere consultar la información del formato de proyectos de inversión pública deberá hacer clic en la opción F05 - PROYECTOS del menú lateral izquierdo. Se mostrará la información registrada del formato seleccionado en modo de sólo lectura: 1. CONSULTAS Y REPORTES No aplica. 2. GLOSARIO DE TÉRMINOS SNC: Sistema Nacional de Control

23 CGR: Contraloría General de la República. IRC: informe de rendición de cuentas. Gestor UE: Gestor de Unidad Ejecutora. Hipervínculo: Objeto en una pantalla que actúa como enlace hacia otra pantalla. Ventana pop up: Pantalla que emerge al ser invocada desde otra pantalla la cual permanece abierta. PIP: Proyecto de inversión pública. 3. GLOSARIO DE PREGUNTAS FRECUENTES Las preguntas frecuentes son: - En el formato de obras es obligatorio ingresar información para todos los tipos de obra? No, puede ingresar información de los tipos de obra que se hayan ejecutado. Puede ser también que no requiera registrar ningún tipo de obra. - En el formato de personal es obligatorio ingresar información para todos los tipos de régimen legal? No, puede ingresar información de los tipos de régimen del personal de la entidad. - En el formato de personal es obligatorio ingresar información para al menos un tipo de régimen legal? Sí, se debe registrar al menos una persona en alguno de los tipos de régimen. - De dónde se obtiene la lista de objetivos estratégicos en la pantalla de ingreso de proyectos de inversión pública? De los objetivos estratégicos ingresados por el Gestor UO en el formato de Planeamiento. 4. GLOSARIO DE PROBLEMAS FRECUENTES Los problemas frecuentes son: - No se puede editar la información de uno de los formatos (obras, personal o PIP). Este problema se debe a que probablemente se ha indicado que se ha terminado el registro del formato mediante el botón Concluir registro. En este caso debe solicitar al titular de la entidad que habilite la edición del formato requerido. 5. DESCRIPCIÓN DE PERFILES - Gestor UE: Puede acceder a las funcionalidades de consulta de IRC correspondientes a su entidad y de registro de información de los formatos de obras, personal y proyectos de inversión pública. 6. MAPA DE NAVEGACIÓN DEL SISTEMA El siguiente esquema representa la estructura del Sistema de Rendición de Cuentas para el rol Gestor UE: Gestión de Informes de Rendición de Cuentas Relación de informes F03 OBRAS

24 F04 PERSONAL F05 PROYECTOS MANUAL DE USUARIO