HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO. Deficiencias de Control Interno en la Unidad de Administración Financiera (Hallazgo de Control Interno No.

Transcripción

1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Deficiencias de Control Interno en la Unidad de Administración Financiera (Hallazgo de Control Interno No.1) Derivado de la evaluación de Control Interno realizado en la Tesorería Municipal de Guanagazapa, al revisar los cheques vouchers y su documentación de soporte se establecieron deficiencias, las cuales son detalladas a continuación: No se consigna el nombre y firma de las personas que lo elaboran, revisan, aprueban y recibe el cheque, no se estampa la palabra de no negociable en los cheques, no se encontró evidencia en las facturas canceladas que se verifique, el nombre, NIT, concepto, y requisitos fiscales. En la mayor parte de documentos revisados no se indica en la factura a qué proyecto pertenece el pago y si este es pagado con cheque o en efectivo. Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental emitidas por la Contraloría General de Cuentas, según Acuerdo número A , establecen en el numeral 1.2 "Estructura de Control Interno. Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implementar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio." Incumplimiento a las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, y concentrar las funciones de registro y pago en una sola persona. Existe el riesgo de duplicar los cheques, que estos puedan ser cobrados por una persona diferente al destinatario, no se tiene un control adecuado de los gastos que corresponden a cada proyecto y las deficiencias detalladas en la condición del presente hallazgo. El Alcalde Municipal, Tesorero Municipal y encargada de la oficina del AFIM deben establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros, y dentro de éstos, el control previo, concurrente y posterior que cumplan con toda la normativa que exigen las normas generales de auditoria interna y externa gubernamental. "No estoy de acuerdo con este hallazgo ya que si bien es cierto el MAFIM en sus paginas 87 Y 88 ( Primer Manual de administración Financiera Integrada Municipal paso a formar parte como guía desde el 01 de septiembre del 2003 y dejo de ser el 01 de marzo del 2006 quedando como guía actual MAFIM) nos da los formatos que las municipalidades debemos seguir según la formulación de los cheques vaucher estos si están impresos tal y como se ordena y que las firmas a las cuales usted hace referencia no se han llenado debido a que solamente una persona realiza todas las funciones y es quien también lleva el control de los cheques mismos que se encuentran conciliados, en el libro respectivo. Además este hallazgo se relaciona con el que usted nos realiza por incumplimiento de leyes en el hallazgo No. 5 Carencia de Auditor Interno, puesto que se esta manifestando que las funciones de este son las de revisión de la documentación e implementación de procedentes de controles internos."

2 2 Se confirma el presente hallazgo en virtud que los comentarios de la administración, no constituye prueba suficiente para desvanecer el mismo. Sanción económica, de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Alcalde Municipal, Tesorero Municipal y Directora Financiera por la cantidad de Q2, para cada uno.

3 3 Registro de operaciones contables con deficiencias en su documentación de respaldo. (Hallazgo de Control Interno No.2) Al revisar los desembolsos de los diferentes proyectos ejecutados por la Municipalidad de Guanagazapa, tales como: Construcción Escuela Oficial Primaria Urbana Caserío Paraje Galán: Construcción Escuela Primaria Comunidad San Idelfonso; Introducción y Ampliación de Agua Potable Aldea el Brito; Tanque de Distribución Bolivia, Brito; Mejoramiento Calle Principal Aldea Venecia; Mejoramiento Calle Principal Fase IV Aldea La Unión; Construcción Parqueo Subterraneo Casco Urbano; se constató que estos no cuentan con informe del ingeniero supervisor del proyecto donde indique cual es el avance físico de los mismos. La Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto número , artículo 1, literal "c" establece: desarrollar y mantener sistemas integrados que proporcionen información oportuna y confiable sobre el comportamiento de la ejecución física y financiera del sector público. Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, de la Contraloría General de Cuentas, en el numeral 2.6 indica: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis." El numeral 4.17 indica: "La unidad especializada y los responsables de unidades ejecutoras, de programas y proyectos deben velar por el cumplimiento de los procedimientos y mecanismos establecidos, de acuerdo a las políticas administrativas dictadas por las máximas autoridades, para el control de: adquisición, pago, registro, custodia y utilización de los bienes y servicios.". El ingeniero da soporte como asesor a la oficina Municipal de Planificación ya que no tienen establecido como parte de sus procedimientos y controles elaborar informes de avance físico para dar un anticipo o la cancelación de los proyectos. Se dan anticipos y cancelan proyectos sin constatar que el avance financiero sea de acuerdo al físico, lo que denota que no se tiene la documentación de respaldo suficiente que demuestre el cumplimiento de todos los requisitos legales y administrativos. Establecer como procedimiento que se presente el avance físico correspondiente para la cancelación de facturas y que Alcalde Municipal implemente los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. "Debemos aclarar que la Construcción escuela Oficial Primaria Urbana Paraje Galán, Pavimentación Calle Principal Aldea la Unión, Mejoramiento Calle Principal Comunidad Venecia, se realizaron por medio del Consejo De desarrollo Departamental, quienes Financiaron, Supervisaron y recibieron todos los proyectos por lo cual no cabe el porque un ingeniero supervisor de nuestra municipalidad los supervisara. En relación Construcción Parqueo Sub Terraneo casco urbano, El Ingeniero Supervisor de Infraestructura Ingeniero Juan Pablo Bernal Bonilla, deja las recomendaciones necesarias de este proyecto, por lo que

4 4 para nuestra administración no cabe el presente hallazgo extrañarnos de sobre manera que estos hallazgos no los halla realizado el Ingeniero Juan Pablo Bernal Bonilla ya que es a el a quien correspondían los hallazgos de infraestructura.". Se confirma el presente hallazgo en virtud que los comentarios de la administración no desvanece el mismo. Sanción económica de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 16, para el Alcalde Municipal y al Ingeniero Asesor, por la cantidad de Q4, para cada uno.

5 5 Falta de normativas que regulen uso y consumo de combustibles. (Hallazgo de Control Interno No.3) Se verificó que la Municipalidad de Guanagazapa, no cuenta con controles y procedimientos por escrito que regulen el consumo de combustibles. El Acuerdo No del Contralor General de Cuentas, aprueba las Normas Generales de Control Interno Gubernamental; la Norma 4.17 Ejecución Presupuestaria indica que la máxima autoridad dictará las políticas administrativas para lograr la calidad del gasto con criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad; para el control de adquisición, pago, registro, custodia y utilización de los bienes y servicios. No se ha implementado mecanismos y procedimientos escritos de control para llevar un registro de los consumos de combustible por vehiculo. Afectación de los recursos públicos del estado, que demuestran deficiente calidad del gasto. El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones a donde corresponda, para que se elaboren las políticas y normas para regular el consumo de combustibles. Toda compra de combustible tiene que tener un control por medio de vales y libros auxiliares en donde conste cuántos galones se han consumido y a qué vehículo, maquinaria o equipo se ha asignado, además deberán presentar cotizaciones de otras gasolineras para que la Municipalidad pueda optar por la mejor oferta. "No estamos de acuerdo con este hallazgo porque los costos unitarios de los materiales y suministros de los proyectos deben ser calculados por los ingenieros que realizan el perfil de los proyectos. En relación a los proyectos que se realizaron por administración y con fondos municipales debo aclararle que no solo en este si no en todos los proyectos donde se utiliza el renglón de combustible como buena guatemalteca usted estará mejor enterada que están sujetos a los precios internacionales del mismo. Razones por las cuales consideramos otro hallazgo con carácter subjetivo desde la perspectiva muy personal que tiene usted como auditor." Se confirma el presente hallazgo en virtud que los comentarios de la administración, no constituye prueba suficiente para desvanecer el mismo. Sanción económica de conformidad con Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 20, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q4,

6 6 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Falta de cotizaciones en la compra de materiales, y los términos de referencia no cumplen con los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Se observó que no existen cotizaciones por las compras destinadas a los proyecto Introducción Agua Potable Aldea el Brito por Q402,015.18; Remodelación y Reparación del Edificio Municipal 2005 por Q55,401.79; Introducción de Agua Potable Caserío Michatoya por Q165,252.51; Instalación de Luz Eléctrica en el Caserío Cinco Palos por Q226,991.07; Introducción de Agua Potable, Comunidad San Vicente por Q455, y Mejoramiento de Calle Principal, Aldea Venecia por Q133, El Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 38 indica "Monto. Cuando el precio de los bienes o de las obras, suministros o la remuneración de los servicios exceda de treinta mil quetzales (Q30,000.00) y no sobrepase los siguientes montos, la compra o contratación podrá hacerse por el sistema de cotización, así: a) Para las municipalidades que no exceda de novecientos mil (Q900,000.00)..." Incumplimiento en el proceso de compra. Podría existir confusión con los proveedores, al no tener definidos los criterios de compra y las especificaciones técnicas de los materiales. Que el Alcalde Municipal gire instrucciones al Tesorero Municipal y encargado de la Oficina Municipal de Planificación, para que no realicen compras ni cancelen facturas superiores a (30,000.00) si no cumplen con los requisitos que indica la Ley de Contrataciones. "Al igual que en el hallazgo No. 1 esto se debe a que se tiene que comprar directamente los bienes y servicios en la cabecera departamental ya que nuestro municipio no cuenta con establecimientos comerciales. Sin embargo se han realizado mas de los proyectos programados en los POA 2004, 2005 y 2006 aspectos que se deberán de tomar en cuenta si se evalúa que no se esta comprando a precios superiores del mercado si no a precios de mercado y calidades estandarizados lo que ha provocado un ahorro para las arcas de nuestra municipalidad para efectuar otros proyectos no programados.". Se confirma el hallazgo en virtud que los comentarios de la administración, no constituye prueba suficiente para desvanecer el mismo. Sanción económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, aplicando 1% sobre los proyectos que se detallan a continuación: Introducción Agua Potable Aldea el Brito por Q402,015.18; Remodelación y Reparación del Edificio Municipal 2005 por Q55,401.79; Introducción de Agua Potable Caserío Michatoya por Q165,252.51; Instalación de Luz Eléctrica en el Caserío Cinco Palos por Q226,991.07; Introducción de Agua Potable, Comunidad San Vicente por Q455, y Mejoramiento de Calle Principal, Aldea Venecia por Q133,475.27, los que ascienden a un total de Q1,438,824.22, sin incluir el Impuesto al Valor Agregado, para el Alcalde Municipal, Tesorero

7 7 Municipal y Encargado de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q14,388.24, para cada uno.

8 8 Los documentos de cotización no están rubricados por la junta de cotización (Hallazgo de Cumplimiento No.2) En el expediente de los proyectos Construcción Parqueo Subterráneo, Casco Urbano Guanagazapa por Q877,495.00; Mejoramiento de Calles, Comunidad San Antonio Buena Vista por Q795,814.80; Mejoramiento Calle Principal Fase IV, Aldea la Unión por Q775,834.26; Construcción Escuela Primaria, Comunidad de Retornados Victoria por la Paz, por Q340,625.61; Construcción Escuela Primaria, Comunidad Caserío el Caimito, por Q340,625.61; Construcción Escuela Primaria, Caserío Las Flores por Q340,625.61; Construcción Drenaje Sanitario, Caserío Las Flores por Q459,892.00, se estableció que las dos juntas de cotización no cumplen con numerar, ni rubrican los documentos de las ofertas presentadas. El Acuerdo Gubernativo No Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado artículo 10 indica: Los miembros de la junta numerarán y rubricarán las hojas que contengan las ofertas propiamente dichas. Todos los procedimientos detallados en el presente artículo se aplicarán también en los regimenes de cotización, contrato abierto y casos de excepción. Los miembros de la junta de cotización no cumplen con observar las condiciones y requisitos que establecen los procesos de cotización de conformidad a lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Al no rubricar ni numerar los documentos contenidos en las ofertas presentadas, se corre el riesgo que se incluyan documentos que los miembros de la junta no tuvieron a la vista al momento de adjudicar las compras; además no se desarrollan las actividades institucionales en forma clara, transparente y ordenada. La junta de cotización para Compras y Contrataciones de Bienes, Suministros, Obras y Servicios, deben velar por el cumplimiento de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. "Nuevamente les aclaro al igual que en los hallazgos 2,3 y 4 de control interno que todos estos proyectos con excepción del Parqueo Subterráneo casco Urbano fueron realizados con fondos del Consejo de Desarrollo Departamental supervisado y verificados por ellos por lo cual en su momento hubieran tenido que objetar el que las hojas de los expedientes no estuvieran foliados tal y como lo expresa su hallazgo al manifestar que no cumplen con numerar, ni rubricar los documentos de las ofertas. Aspecto que tampoco manifiesta en ningún momento el Ingeniero Juan Pablo Bernal Bonilla, en su informe por lo que consideramos aspectos extremos de su evaluación" Se confirma el hallazgo en virtud que los comentarios de la administración, no constituye prueba suficiente para desvanecer el mismo. Multa, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del

9 9 Estado, artículo 83 y el Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, aplicando 2% sobre los proyectos Construcción Parqueo Subterráneo, Casco Urbano Guanagazapa por Q783,477.68; Mejoramiento de Calles, Comunidad San Antonio Buena Vista por Q710,548.93; Mejoramiento Calle Principal Fase IV, Aldea la Unión por Q692,709.16; y el 1% sobre los proyectos Construcción Escuela Primaria, Comunidad de Retornados Victoria por la Paz, por Q304,130.01; Construcción Escuela Primaria, Comunidad Caserío el Caimito, por Q304,130.01; Construcción Escuela Primaria, Caserío Las Flores por Q304,130.01; Construcción Drenaje Sanitario, Caserío Las Flores por Q410,617.01, para el encargado de la Oficina Municipal de Planificación por Q56,964.79, para el encargado de Personal y encargado de Aguas y Drenajes por Q32,171.34, para cada uno, y, Q24, para el piloto Municipal y Jefe de personal, miembros de las dos juntas de cotización.

10 10 Carencia de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.3) La Municipalidad de Guanagazapa no cumplió con contratar los servicios de un auditor interno durante el período del 1 de enero de 2004 al 31 de diciembre de 2006, para cumplir con las funciones de revisión de la documentación e implementación de procedimientos de Control Interno. El Decreto No del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 88 indica: "Auditor interno. Las municipalidades deberán contratar con un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador público y auditor colegiado activo, quien, además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Concejo Municipal. El auditor, interno podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Las municipalidades podrán contratar, en forma asociativa, un auditor interno. Sus funciones serán normadas por el reglamento interno correspondiente." Incumplimiento a la normativa legal al no designar un auditor Interno, durante el período del 1 de enero de 2004 al 31 de diciembre de Al no tener un auditor interno, ocasiona deficiencias de control interno en la Municipalidad de Guanagazapa, Escuintla. Que el Concejo Municipal nombre de inmediato al auditor interno, y así mismo velar porque se corrijan los errores ocasionados durante el período del 1 de enero 2004 al 31 de diciembre de 2006, quien debe de cumplir con las funciones que le son inherentes a su cargo, de acuerdo con lo establecido en el Decreto y las Normas de Auditoria del Sector Gubernamental, aprobadas por Acuerdo número del Contralor General de Cuentas, además debe velar porque la Unidad de Auditoría Interna sea funcional y eficiente. "La Municipalidad de Guanagazapa ya contrato los servicios de la firma de auditores Contabilidad, Auditoria Consultaría Administrativa, Financiera y Fiscal por el Auditor Henry Estuardo Castillo Villa toro que esta realizando la función de revisión de la documentación correspondiente al periodo actual en virtud. Por lo que nuevamente ya hicimos referencia al hallazgo numero 1, de Control Interno de su presente informe ya que ambos se refieren a lo mismo.". Se confirma el presente hallazgo en virtud que los comentarios de la administración, no constituye prueba suficiente para desvanecer el mismo. Sanción económica de conformidad al Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Alcalde Municipal por la cantidad de Q20, para cada uno de los cuatro concejales, dos síndicos y alcalde.

11 11 Carencia de caución mediante fianza de fidelidad (Hallazgo de Cumplimiento No.4) Se observó que no se cumplió con exigir la correspondiente fianza de fidelidad al encargado de la oficina municipal de planificación, encargada de la oficina de administración financiera integrada municipal, miembros de las juntas de cotización y adjudicación de proyectos, miembros de las junta de liquidación y recepción de proyectos, y síndicos y concejales municipales. El Decreto No del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 137, literal f, indica: "Caución, mediante fianza de fidelidad que garantice la responsabilidad de funcionarios y empleados que recauden, administren y custodien bienes, fondos y valores del municipio." Inobservancia e incumplimiento en las condiciones y requisitos que estipula el Código Municipal. Retención indebida de los recursos financieros de la institución, al no desarrollar las actividades institucionales en forma clara, transparente y ordenada. Que el Tesorero Municipal vele para que se cumplan las disposiciones del Código Municipal en lo referente a solicitar que todos los funcionarios y empleados que recauden, administren y custodien bienes, fondos y valores del municipio, presenten la fianza de fidelidad. "En relación a este hallazgo ya se comenzaron los tramites para que todos los responsables cancelen tal y como dice la ley." Se confirma el hallazgo en virtud que los comentarios de la administración, no constituye prueba suficiente para desvanecer el mismo. Sanción económica de conformidad al Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, en contra de los dos Tesoreros Municipales por la cantidad de Q5, para cada uno.

12 12 Deficiencias en la concesión de proyectos (Hallazgo de Cumplimiento No.5) La Municipalidad de Guanagazapa no cumplió con la elaboración de bases de cotización, especificaciones generales y técnicas, opinión técnica, modelo de oferta y proyecto de contrato, del proyecto, Construcción del Parqueo Subterraneo Casco Urbano de Guanagazapa. De conformidad con el Decreto 57-92, del Congreso de la República, Artículo 19, se establecen los requisitos para las bases del proceso de licitación, numerados en este artículo del 1 al 14, siendo estos aplicables de igual forma en los procesos de cotización. La administración Municipal no cumplió con la elaboración de las Bases de Cotización para que la Junta de Cotización tubiera los criterios técnicos para calificar de mejor manera, y La Oficina de Planificación Municipal, no informa al Concejo Municipal de las deficiencias detectadas en el campo. Que se haya adjudicado a una empresa que incumplió con lo estipulado en contrato anterior. Que el Concejo Municipal gire sus instrucciones precisas a efecto que se cumpla con los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones. "No estoy de acuerdo con este hallazgo en virtud de que el Proyecto Construcción Parqueo Subterráneo Casco Urbano de Guanagazapa, en primer lugar usted dice: que a la fecha se ha cancelado el 100% del proyecto es cierto, Segundo hace mención que se encuentra inconcluso eso no es cierto porque el proyecto hasta la fecha lo están trabajado y para esto el Ingeniero Juan Pablo Bernal Bonilla realizo la verificación de infraestructura incluyendo las recomendaciones necesarias. El resto de los proyectos que usted menciona no entiendo porque usted manifiesta que no están encaminados a beneficiar a la población en cuanto a la distribución de agua, el agua es vital y necesario, las construcciones de escuelas beneficia a la educación, Construcción de carreteras ayuda a la comunicación y además los mismos fueron terminados y verificados ocularmente por la comisión de Auditoria que se le procedió estos proyectos fueron recibidos de entera conformidad por los correspondientes del COCODE y CODEDE tal y como usted lo verifico en cada uno de los expedientes a los que se refiere. Por lo que consideramos que es una apreciación subjetiva de su persona." Se confirma el presente hallazgo en virtud que los comentarios de la administración, no constituye prueba suficiente para desvanecer el mismo. Multa, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernatovo No , Reglamento de la Ley de Contrataciones del

13 13 Estado, artículo 56, para los miembros del Concejo Municipal, Alcalde Municipal y Encargado de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q15, para cada uno.

14 14 Pagos Mayores a los permitidos por la Ley de Contrataciones del Estado (Hallazgo de Cumplimiento No.6) El contrato referente a la obra construcción de Parqueo Subterráneo Casco Urbano con un monto de Q 877, sufrió un incremento según acta de fecha 09 de mayo de El incremento establece una ampliación del contrato a Q577, equivalente a un porcentaje del 65.81% al monto de la obra. Total de la contratación: Q1,454, El Acuerdo Gubernativo , artículo 52 establece que el monto máximo para ampliación del contrato es del 40%. Las autoridades municipales incumplen con lo establecido en el artículo 52 de La Ley de Contrataciones al autorizar una ampliación del 65.81% al monto original del contrato. Se efectúan pagos superiores a lo establecido por el artículo 52. Se recomienda que las autoridades, previo a la autorización de ampliaciones de contrato verificar el porcentaje máximo que permite la ley en cuánto a variaciones del contrato original. "Manifiestan que por un error involuntario no se hizo el análisis correcto del incremento." Se deben respetar los porcentajes máximos establecidos en la Ley en cuánto a ampliaciones del contrato original. Formulación de cargos, de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, por la cantidad de Q226,494.26, para el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal.

15 15 Falta de bitácora (Hallazgo de Cumplimiento No.7) El contrato referente a la obra construcción de Parqueo Subterráneo Casco Urbano con un monto de Q 877,495.00, no se utilizó la bitácora para el control de la obra y desarrollo de la misma. El Acuerdo Gubernativo , artículo 38 establece que para obras públicas previo a su ejecución deberán poseer la autorización de bitácoras respectivas. Las autoridades municipales no utilizan la bitácora autorizada por Contraloría General de Cuentas. La obra no cuenta con el historial técnico-legal necesario. Se recomienda utilizar la bitácora, ya que sirve cómo un instrumento de control para establecer el desarrollo de la obra pública en el municipio. Manifiestan que la obra no cuenta con la bitácora respectiva. Para un correcto control del desarrollo de la obra pública debe contarse con una bitácora autorizada por la Contraloría General de Cuentas, previo a la ejecución de la misma. Sanción económica de conformidad con el Decreto No de Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo, numeral 18, para el Alcalde y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificaciónl, por la cantidad de Q10, para cada uno.