Manual de procedimientos de rendición de Gastos Menores (PROC-RGM-10)

Transcripción

1 Manual de procedimientos de rendición de Gastos (PROC-RGM-10)

2 Página 2 de 11 PROCEDIMIENTO GASTOS MENORES 1. Objetivo Adquirir los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la Administración Central establecido en el alcance del SGC de la Corporación Municipal de lo Prado. 2. Alcances Es orientado a personas que manejan proyectos pequ eños o cajas chicas 3. Términos y Definiciones CONCEPTO Adquisición Proveedores Fondos por Rendir Conciliación bancaria DEFINICIÓN Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos. Es aquella persona que abastece a la Administración central de la Corporación Municipal de lo Prado de material necesario (existencias) para que desarrolle su actividad principal. Es la cantidad de dinero solicitada y puesta a disposición del personal a cargo de proyectos o que manejan caja chica proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta bancaria.

3 Página 3 de Funciones y Responsabilidades Responsable del proceso: Jefe de Auditoria y Control Responsabilidad: Velar por los actos administrativos; contrataciones, financieros, Compras de bienes y servicios de la Corporación Municipal de Lo Prado. Administrativo de Control Interno: Responsabilidad: Apoyar al responsable de proceso en tareas administrativas 5. Flujo de proceso: RENDICIONES DE GASTOS MENORES

4 Página 4 de 11 ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES INICIO Listado de las solicitudes de Gastos menores del mes El jefe de Control Interno solicita a contabilidad, unav ez al mes, el listado con todas las solicitudes de Rendiciones de gastos menores. Listado del mes de gastos jefe de control interno El jefe de control interno se contacta telefónicamente con las personas responsables de los Gastos menores por rendir que no han acudido a entregar los fondos por rendir. jefe de control interno Rendicion de gastos Rendicion de gastos menores Verificacion de la Rendicion de gastos menores La persona responsable de la rendición, hace entrega a secretaria de control, de la rendición correspondiente, indicando nº de cheque, fecha, monto, Nombre del responsable utilizando el formulario único de rendiciones. Administrativo Control Interno NO Aprueba rendicion? Una v ez que la persona solicitante entrego la Rendición de Gastos al administrativo de Control Interno, éste v erifica que la información entregada corresponda; Número de cheque, persona solicitante, monto, y luego verifica que los respaldos sean pertinentes al fondo solicitado. Administrativo Control Interno Firma y timbre SI En caso que el jefede Control Interno no autorice la rendición de Gastos menores, esta es devuelta al solicitante hasta que se cumpla con los requisitos que correspondan. Si todo está en orden, el jefe de Control aprueba la rendición con firma y timbre. Finalmente, el administrativo de control interno registra en listado, si están aprobadas o rechazadas. Administrativo Control Interno Rendición de gastos aprobada o rechazada Traspaso contable Una v ez autorizada la Rendición de Gastos menores por el control interno, esta es env iada a DAF para entregar a Contabilidad, para realizar el Traspaso Contable, el que es adjuntado al Comprobante de Egreso correspondiente. Encargado Contabilidad Traspaso contable FIN

5 Página 5 de Actividades del proceso: rendición de Gastos Etapa Descripción Evidencia 1 Solicitud de información: El Jefe de Control Interno solicita a contabilidad, una vez al mes, el listado con todas las solicitudes de Rendiciones de gastos menores. 2 Recuperación de fondos por rendir pendiente: El Jefe de control interno se contacta telefónicamente con las personas responsables de los Gastos menores por rendir que no han acudido a entregar los fondos por rendir. Listado con los fondos por rendir por rendir Vía teléfono 3 Recepción de la rendición: La persona responsable de la rendición, hace entrega a secretaria de control, de la rendición correspondiente, indicando nº de cheque, fecha, monto, Nombre del responsable utilizando el formulario único de rendiciones. Listado con los fondos Recibidos 4 Verificar y timbrar Rendición de gastos: Una vez que la persona solicitante entrego la Rendición de Gastos al administrativo de Control Interno, éste verifica que la información entregada corresponda; Número de cheque, persona solicitante, monto, y luego verifica que los respaldos sean pertinentes al fondo solicitado. Rechazada: En caso que el Jefe de Control Interno no autorice la rendición de Gastos menores, esta es devuelta al solicitante hasta que se cumpla con los requisitos que correspondan. Si todo está en orden, el jefe de Control Firma y Timbre en la rendición. Ord de rechazo

6 Página 6 de 11 aprueba la rendición con firma y timbre. Finalmente, el administrativo de control interno registra en listado, si están aprobadas o rechazadas. Registro Rendiciones. de 5 Envío de Rendición de Gastos menores a DAF para imputar gastos: Una vez autorizada la Rendición de Gastos menores por el control interno, esta es enviada a DAF para entregar a Contabilidad, para realizar el Traspaso Contable, el que es adjuntado al Comprobante de Egreso correspondiente. Ord. de envió de Rendiciones. 7. Control de registro Identificación Indexación Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición Listado con los Disco fondos por rendir p numerados Archivo Excel Electrónico Por fecha y Numero de cheque 2 años Almacenamien to digital Ordinario rechazo de numerados Archivador ordinario Repisa Por fecha y Numero de ord 1 año calendario Almacenamien to Bodega Registro de rendiciones numerados libro Gaveta de secretaria Control Por fecha y numero de rendición 1 año calendario Almacenamien to Bodega Ordinario de envió de rendiciones numerados Archivador ordinario Repisa Por fecha y numero de ord 1 año calendario Almacenamien to Bodega

7 Página 7 de Indicadores de Cumplimiento DESCRIPCIÓN INDICADORES: FORMULA DE CALCULO META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO Mide la cantidad de fondos por rendir de fondos entregados Mide la cantidad de fondos por rendir que son rechazos versus el total de fondos emitidos (N de Fondos rendidos con V B de control interno /total de fondos emitidos l)*100 (N de Fondos por rendidos sin V B de control interno /total de fondos emitidos l)*100 80% Producto eficacia trimestral Producto 5% eficiencia trimestral 9. Referencias Resolución 759 de contraloría General de la República 10. Anexos - Software de contabilidad, mantención de comprobantes 11. Registro de modificaciones Fecha Modificaciones Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable Responsable del proceso Secretario General Representante de la Dirección

8 Página 8 de 11 Firmas de los responsables. Versión Fecha Principales Puntos Resumen de Modificaciones Modificados Versión inicial Estandarizada Modificaciones a manuales de proceso obligatorios e incorporaciones de documentos faltantes Modificaciones a manuales obligatorios Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad Modificaciones al método de análisis de causa de la no conformidad, Incorporación de cargos y funciones de los responsables de SGC, escucha activa, Modificaciones al formato de instructivo, Incorporación de las interrelación entre los procesos Modificaciones a tratamiento de no conformidad procedimiento de documentos y registros los criterios. acciones preventivas no se evidencia el registro de Análisis de causa. Modificaciones en el procedimiento de Producto No Conforme, Modificación mapa de proceso Objetivos de calidad Plan anual de la revisión por la dirección Política de calidad auditoria interna Modificaciones de manual de calidad Modificaciones de manual de Control de documento y registro. Modificaciones Manual de Control de producto No conforme

9 Página 9 de 11 Modificaciones acta de revisión por la Dirección Modificación al manual de Formulación presupuestaria Modificaciones a revisión por la dirección rendiciones de educación salud Modificaciones a manual de rendición municipal RRHH compras informática servicio generales Registro de Modificaciones - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad - Modificación del Objetivo y campo de aplicación - Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC - Modificación de la Política de Calidad y los objetivos - Modificación de la descripción del servicio - Complementación de los términos y definiciones - Actualización del sistema de Gestión de la calidad - Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección - Modificación de la descripción de la gestión de los recursos

10 Página 10 de Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado Estandarización de la versión N 7 del SGC por cambio de procesos y por cambio de ley Fagem Estandarización de la versión N 8 debido al rediseño organizacional Estandarización de la versión N 9 de los manuales de proceso debido al rediseño organizacional y estandarización del formato de los documentos del SGC N Estandarización de la versión N 10 de los manuales de proceso del SGC debido a auditoria externa de recertificación y estandarización del formato de los documentos N 4 - Complementación del proceso realización del servicio - Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora - Modificación de la aprobación y Control de los cambios Objetivos de la calidad Estructura Organizacional- Organigrama Modificaciones en la versión del manual de RRHH, Formulación Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem. Modificaciones el manual de calidad ingresar las exclusiones, Modificaciones a todos los manuales de proceso por rediseño organizacional del SGC excepto conciliación bancaria y rendiciones de salud. Se elimina el proceso de rendiciones Fagen por decreto ley Se aclara la forma y el registros de las modificaciones en el manual de Control de documento y registros Modificaciones a los indicadores de en los manuales de procesos del SGC y cambio a formato a todos los documentos del SGC. (logo institucional). Cambio del formato del acta e mejoramiento, acta de revisión por la dirección, formato de informe de dueño de proceso, cambio en el formato de los manuales de proceso, actualización de los registro en todos los manuales, revisión de los flujos y actividades, modificación del manual de control de documentos y registros, cambio

11 Página 11 de 11 de la política, objetivos e indicadores e incorporación del formato de plan de acción.