PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA REGISTRAL

Transcripción

1 Página: 1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Definir las actividades de gestión administrativa de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, en lo pertinente al procedimiento Manejo de Caja Menor, relacionado con las actividades de compras menores en lo pertinente a la solicitud de caja menor, recepción, puesta en funcionamiento, manejo del dinero, autorización de compras menores sujetas a la aplicación del reglamento de caja menor, hacer control del manejo del dinero, solicitar reembolso, liquidar caja menor y solicitar nuevamente su operación para la siguiente vigencia. La caja menor está destinada a actividades propias de la oficina de registro de instrumentos públicos y se busca gestionar los recursos de valor agregado requeridos para las necesidades menores, para garantizar la guarda de la fe pública en nombre del Estado y de la Superintendencia de Notariado y Registro; para beneficio de la administración y la Sociedad en General. El manejo de caja menor se realiza en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Manizales, ubicada en el círculo registral, donde al ciudadano se le brinda el acceso al servicio público registral con oportunidad, efectividad, transparencia, seguridad y cobertura. Los clientes internos del proceso son los funcionarios de la oficina de registro, las oficinas seccionales del círculo, la dirección financiera de la SNR y la Oficina de Control interno que se encarga de generar auditorias de control. Los clientes externos son los proveedores de bienes y servicios a la Oficina de Registro. 1.1 ALCANCE: Inicia: Con el acto administrativo (Resolución Interna) que autoriza la creación de las Cajas Menores. Qué hace?: Recepciona la resolución de autorización de caja menor, se genera en el SIIF toda la cadena presupuestal para el giro de los recursos, gestiona y tramita la apertura de cuenta bancaria correspondiente y se efectúa su registro y autorización en el SIIF. Se consigna en dicha cuenta los recursos asignados de la vigencia. Gestiona los pagos. Hace control de los dineros en efectivo y controla los pagos. Autoriza los pagos, recibe los documentos soporte y registra en libros. Hacer liquidación de caja menor y reposición de nuevos dineros. Hacer arqueos de autocontrol. Una vez se autoriza un gasto por parte del Registrador se elabora el recibo de caja (provisional o definitivo) y se efectúa el desembolso del dinero. En cuanto a transporte se lleva una planilla y el recibo de caja menor correspondiente siendo firmado por el funcionario al que se le entrega el dinero, con número

2 Página: 2 de cédula y valor. En cuanto a gasto diferente se hace firmar recibo provisional de caja menor, previo registro del valor con firma del funcionario que va a adelantar el trámite, con número de cédula y se le entrega el dinero. Una vez se efectúe la compra, se diligencia recibo definitivo de caja menor, se registra en el aplicativo SIIF por el perfil designado para el manejo de la caja menor, en los libros de bancos y presupuesto teniendo en cuenta el cuatro por mil. Se realizan arqueos periódicos de autocontrol dejando constancia en actas escritas con los datos correspondientes. También se solicita cada mes el reembolso cuando se haya consumido el 70% de uno o más rubros de la caja menor, o cuando se hayan generado retenciones efectuándose el pago de todas aquellas practicadas en los pagos. Termina: Se realiza el cierre de la caja menor indicando que la misma se cierra por el término de vigencia y se consigna lo que se tenga en efectivo y se liquida la cuenta bancaria a fin de año, igualmente se cierran los libros. Liquidación final de la caja menor. 2. RESPONSABLES: 2.1 Responsable estratégico: Registrador de Instrumentos Públicos 2.2 Responsable operativo: Funcionario responsable manejo de caja Menor. 3. DEFINICIONES: Caja menor: cantidad pequeña de fondos que se usa para gastos menores, imprevistos y necesarios en que incurra la Oficina de Registro en el ejercicio de sus actividades. La caja menor está reglamentada por acto administrativo. Apropiación Presupuestal Es la autorización máxima de gastos asignada a una entidad en la ley, ordenanzas o acuerdos de Presupuesto. Esta autorización (apropiación), vence el 31 de diciembre de cada año. Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal: Operación mediante la cual un funcionario autorizado solícita que se le expida un certificado de disponibilidad como respaldo para iniciar el proceso de ejecución presupuestal del gasto. Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por el jefe de presupuesto mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible para el compromiso con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.

3 Página: 3 Compromiso: Son los actos realizados por los órganos(terceros) que en el desarrollo de la capacidad de contratar y comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Documento de Giro: Valor asignado periódicamente de acuerdo a las Órdenes de Pago Presupuestal originadas en cada cadena presupuestal. Conciliaciones Bancarias: Proceso sistemático de comparación entre los apuntes contables de una cuenta corriente realizada por el banco, y la cuenta de bancos correspondientes en la contabilidad de la Oficina, con una explicación de las diferencias encontradas. Terceros: Órgano (persona natural, jurídica, mixta etc.) con el que se realiza algún tipo de transacción. Dependencias de afectación: Concepto en la que una unidad, ejecutora o subunidad desea realizar el registro y/o acumulación de saldos sobre las posiciones de un determinado catalogo (gastos, ingresos, pac, bienes y servicios etc.), cada vez que ejecute una transacción del sistema que afecte dicho catalogo. 3.1 Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del procedimiento Histogramas: para mostrar los requerimientos de necesidades menores y la satisfacción de las mismas. ABREVIATURAS Y SIGLAS CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. CxP: Cuenta por Pagar. CxC: Cuenta por Cobrar. CSF: Con Situación de Fondos. SSF: Sin situación de Fondos. CGR: Contraloría General de la República. CGN: Contaduría General de la Nación. SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera. DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales 3.2. PHVA

4 Página: 4 Planear: Planear el manejo de la caja menor y su control durante la vigencia. Hacer: Recepciona la resolución de autorización de caja menor, se genera en el SIIF toda la cadena presupuestal para el giro de los recursos, gestiona y tramita la apertura de cuenta bancaria correspondiente y se efectúa su registro y autorización en el SIIF. Se consigna en dicha cuenta los recursos asignados de la vigencia. Gestiona los pagos. Hace control de los dineros en efectivo y controla los pagos. Autoriza los pagos, recibe los documentos soporte y registra en libros. Hacer liquidación de caja menor y reposición de nuevos dineros. Hacer arqueos de autocontrol. Una vez se autoriza un gasto por parte del Registrador se elabora el recibo de caja (provisional o definitivo) y se efectúa el desembolso del dinero. En cuanto a transporte se lleva una planilla y el recibo de caja menor correspondiente siendo firmado por el funcionario al que se le entrega el dinero, con número de cédula y valor. En cuanto a gasto diferente se hace firmar recibo provisional de caja menor, previo registro del valor con firma del funcionario que va a adelantar el trámite, con número de cédula y se le entrega el dinero. Una vez se efectúe la compra, se diligencia recibo definitivo de caja menor, se registra en el aplicativo SIIF por el perfil designado para el manejo de la caja menor, en los libros de bancos y presupuesto teniendo en cuenta el cuatro por mil. Se realizan arqueos periódicos de autocontrol dejando constancia en actas escritas con los datos correspondientes. También se solicita cada mes el reembolso cuando se haya consumido el 70% de uno o más rubros de la caja menor, o cuando se hayan generado retenciones efectuándose el pago de todas aquellas practicadas en los pagos. Verificar: Revisar las transacciones, documentos soporte y pagos de caja menor para su legalización y reembolso y que se paguen oportunamente los descuentos de ley efectuados a los pagos que a ello den lugar. Actuar: Realizar mejoras al procedimiento de gestión de manejo de la caja menor de acuerdo con las normas establecidas para el efecto. 4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas.

5 Página: 5 ACTIVIDAD ESENCIAL DESCRIPCIÓN. CÓMO? Descripción de actividades: 1. Expedir acto administrativo (Resolución Interna) que autoriza la creación de la caja menor y le apropia recursos. 2. Dar apertura a cuenta bancaria para el manejo exclusivo de la caja menor, se registra y autoriza en el SIIF. 3. Expedir Resolución designando el responsable del manejo de la caja menor. Ver resolución de caja menor. 4. Generar el aplicativo SIIF, la solicitud de CDP, CDP, la creación de caja menor y el compromiso por el valor y rubros autorizados en la resolución de creación, actividad realizada por el perfil Presupuesto de Gastos. 5. Radicar y aprobar la cuenta por pagar por el perfil Central de Cuentas por Pagar. Manejo de Caja Menor 6. Generar la Obligación a cargo del perfil contable. 7. Elaborar la Orden de Pago Presupuestal y la autorizarla, perfil Pagador Regional. 8. Dar apertura a la caja menor y realizar el respectivo fondeo, una vez depositados los dineros en la cuenta de caja menor por parte de la superintendencia, a cargo del funcionario designado para el manejo de la caja menor y una vez verifique que tiene el perfil habilitado. 9. Para dar inicio a la utilización de la caja menor se debe aclarar y sensibilizar sobre los objetos de gasto. Definir muy bien qué se puede comprar por caja menor y qué no se puede comprar. Autorizar las compras por caja menor de acuerdo a las normas. Generar documento de control de compras (recibos de caja), firma todo gasto autorizado y solicitar el documento soporte con la verificación del recibido a satisfacción. Cada vez que se efectúa un gasto previamente autorizado por el Registrador se relaciona en el sistema los recibos expedidos en forma consecutiva. Ver

6 Página: 6 formato recibo de caja. 10. Registrar en el aplicativo SIIF, con los documentos soportes los respectivos egresos y pagos, cuidando de realizar los descuentos de ley, generar e imprimir los reportes correspondientes. 11. Solicitar el reembolso mensualmente cuando se haya consumido el 70% de uno o más rubros de la caja menor, o cuando se hayan generado retenciones. 12. Realizar el pago de los descuentos según el período de pago que corresponda a las entidades beneficiarias se debe de éstos. 13. Hacer conciliaciones bancarias y arqueos. Responsable: Funcionario designado. Conocimiento: Contables y/o administrativos y del aplicativo SIIF Nación II Recursos esenciales: Humano, recibos de caja, chequeras, computador e impresora y útiles de oficina. Valor agregado: Seguridad y confianza en el manejo de los recursos. Normatividad: Resolución anual que autoriza creación de cajas menores y apropiación de partidas. Memorando 66 de 2011 Dirección Financiera. Memorando 020 de 2011 Director Financiero. Herramientas de control: Verificar los registros en libros. Frecuencia: Diaria Tecnología (M. A. S): Manual y sistematizado. Descripción de actividades: Conciliaciones Bancarias y cierre de la caja menor 1. Hacer cada mes conciliaciones bancarias. 2. A final de año se realiza cierre de caja menor indicando que se cierra por término de vigencia, se debe consignar a la cuenta producto lo que se tenga en efectivo y lo que hay en la cuenta bancaria dejándola en cero. 3. Efectuar los registros de cierre en los libros respectivos y en el aplicativo SIIF Responsable: Funcionario designado.

7 Página: 7 Conocimiento: Contables y/o administrativos y del aplicativo SIIF Nación II Recursos Esenciales: Humano, Recibos de caja, chequeras, computador e impresora y útiles de oficina. Valor agregado: Seguridad y confianza en el manejo de los recursos. Normatividad: Resolución anual que autoriza creación de cajas menores y apropiación de partidas. Memorando 66 de 2011 Dirección Financiera. Memorando 020 de 2011 Director Financiero. Herramientas de control: Verificar los registros en libros contra los saldos bancarios. Frecuencia: Diaria Tecnología (M.A.S): Sistematizada y Manual Descripción de actividades: Acta escrita de Arqueo 1. El Registrador hace arqueos periódicos dejando constancia del mismo en acta escrita con los siguientes datos: a. Descripción del encargado del manejo. b. Solicitud de saldo en banco. Revisar extractos bancarios c. Revisión de dinero en efectivo - arqueo de caja d. Revisión de reportes del SIIF. e. Revisión de libros de cuentas. f. Revisión de recibos de cajas. g. Observaciones generales. h. Emitir informe de arqueo de caja. 2. Dejar constancia de este informe en el área administrativa Responsable: Funcionario designado Conocimiento: Contables y/o administrativos. Recursos esenciales: Humanos, Recibos de caja, libros de cuenta, chequeras, computador e impresora y útiles de oficina. Valor agregado: seguridad y confianza en el manejo de los recursos. Normatividad: Resolución anual que autoriza las partidas. Herramientas de control: Arqueos periódicos. Frecuencia: Semanal Tecnología (M.A.S): Manual y sistematizada.

8 Página: 8 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos asociados: Norma NTC-GP: Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Política de calidad. Instructivo de Caja Menor Manuales del aplicativo SIIF. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Resolución de autorización de caja menor. 6. NOTAS DE CAMBIO. Versión Naturaleza del cambio 1 Ajuste del procedimiento 2 Aportes y ajustes Medellín Zona Sur y Manizales y estandarización de procesos de todas las Orip 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades). Código Nombre Elaboro: Aportes Medellín Zona Sur: Johnson Martínez Montoya (*) Aporte ORIP Manizales Jhon Jairo Giraldo F. (**) Fecha: (*) Julio 6 de 2011 (**) Septiembre 12 de 2011 Reviso: Coordinadores Administrativos Orip`s Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeación Grupo Calidad - MECI Fecha: Septiembre 26 de 2011 Aprobó: Registradores principales de las Orip`s de Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeación Grupo Calidad - MECI Fecha: Octubre15 de 2011

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