MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE FUNDACITE MERIDA

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1 1 MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FUNDACITE MERIDA

2 2 IDENTIFICACIÓN Nombre de la Dependencia Coordinación de Finanzas y Contabilidad Gerencia de Gestión Interna Manual de: Sistemas y Procedimientos Contables Lugar y Fecha: Mayo; 2004 Responsable de su elaboración: Revisado por.- Br. Luis Gerardo Durán Pérez Lic. Aquilina Sánchez Díaz Lic. Isabel Becerra Msc. Francisco Berbesí

3 3 INDICE Contenido Pág. Índice 03 Introducción 04 CAPITULO I Contenido Preliminar Objetivos del Manual de Sistemas y Procedimientos 06 Contables de FUNDACITE Mérida Base Legal del Manual de Sistemas y Procedimientos 07 Contables de FUNDACITE Mérida CAPITULO II Catalogó de Cuentas 11 CAPITULO III Plan de Asientos 46 CAPITULO IV Plan de Formas Contables 62 CAPITULO V Plan de Reportes Contables 91 CAPITULO VI Plan de Libros 125 CAPITULO VII Descripción de los Procedimientos Contables de 130 FUNDACITE Mérida CAP ITULO VIII Anexos 172

4 4 INTRODUCCION. Todo ente publico o privado debe poseer un sistema de información contable, el cual se va a constituir en un conjunto de elementos interrelacionados, el referido sistema de información contable procede a almacenar los datos, y una vez procesados se convierten en información útil; que posteriormente se distribuye entre los usuarios para la toma de decisiones. Es por ello que como todo sistema estará conformada por otros subsistemas, de los cuales se va retroalimentando de información; permitiendo lograr dos conceptos fundamentales dentro de la gerencia como son: Eficiencia en el manejo adecuado y racional de los recursos, conjuntamente con la eficacia, para la consecución de los objetivos. Es por esta razón que este sistema de Información contable va a estar ligado al desarrollo de nuevas tecnologías, orientando a cualquier organización a cumplir con los tres objetivos principales: Automatizar los procesos operativos Proporcionar información que sirve de apoyo y fundamentación para la toma de decisiones Lograr ventajas competitivas a través de su uso. Con lo expuesto anteriormente, podemos mencionar que la contabilidad va a conceptualizarse en un sistema de información ya que captura, procesa, emite y almacena información, que sirve para la toma de decisiones; destacando que actualmente es uno de los procesos que mayor esfuerzo y dedicación administrativa requiere a fin de cumplir con los objetivos de esta ciencia. Es por ello que la contabilidad en cualquier organización y en especial en el sector público va descansar en un sistema de contabilidad; el cual constituye un conjunto de normas, pautas, procedimientos, etc. Para controlar las operaciones y suministrar información financiera, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financiera que suministre. En el párrafo anterior se señalaba implícitamente elementos del Sistema de Contabilidad y uno de ellos son los procedimientos los cuales integran el sistema y es que los procedimientos indican el conjunto de pasos para obtener el trabajo de forma rápida, ordenada y consistente señalando las responsabilidades que tiene cada individuo en su respectivo cargo dentro de la organización. Los procedimientos contables, el autor CATACORA (Pág. 71) 1 los define como Procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables 1 CATACORA C; Fernando, (1997) Sistemas y procedimientos Contables

5 5 El Manual de Sistemas y Procedimientos Contables de la Fundación para el Desarrollo de la Ciencia y Tecnología del Estado Mérida FUNDACITE Mérida se elaboró con la finalidad que la institución contara con un documento que forme parte del Sistema de Información Gerencial y permita asegurar la eficiencia y eficacia organizacional de este Ente Publico Descentralizado Sin Fin de Lucro En este sentido, el manual estará conformado de la siguiente manera: El Capitulo I referido al Contenido Preliminar donde se esbozan los objetivos del manual y se indica la base legal que sirve de fundamentación para la elaboración del manual. En el Capitulo II se desarrolla el Catalogo de Cuentas, el cual viene a ser una descripción de la cuentas que utiliza la Coordinación de Finanzas y Contabilidad; para los registros contables, de acuerdo al Plan Único de Cuentas elaborado por la Oficina Nacional de Presupuesto (Onapre) En el Capitulo III se hace referencia al Plan de Asientos; que viene a ser una guía de los asientos utilizados y que refleja las transacciones realizadas por FUNDACITE MÉRIDA En el Capitulo IV se señala una descripción de las formas contables que sirven de soporte de las operaciones hechas por la Fundación y en el Capitulo V, se muestra una breve descripción de los Reportes Contables que emite la Coordinación de Finanzas y Contabilidad los cuales sirven de apoyo para la toma de decisiones. En el Capitulo VI se hace una breve descripción del Plan de Libros que lleva la Fundación Los Procedimientos Contables de Ingresos y Egresos que realiza la Fundación se especifican en le Capitulo VII denominado Descripción de los Procedimientos Contables conjuntamente con los respectivos diagramas de flujos de los procesos descriptos. Por último; se señala en el Capitulo VIII los anexos, constituido por una tabla de relación jurídica de las diferentes leyes y reglamentos que rigen la Contabilidad en el Sector Publico y cuyo ámbito de aplicación es competencia de FUNDACITE Mérida El manual está dirigido a todo el personal que tiene relación con la Dirección de Recursos financieros y Solo será circulada entre el siguiente personal: El o la Presidente (a), él o la Gerente de Gestión Interna, él o la Coordinador(a) de Finanzas y Contabilidad, él o la Coordinador(a) de Presupuestos, él o la Contador(a) de la Fundación, él o la Contralor(a) Interna y demás personas que se estime conveniente tengan acceso y uso del manual Las revisiones y actualizaciones del manual se harán de acuerdo a las necesidades y los cambios en el ambiente contable, control interno y desarrollo o implementación de mejoras en el sistema contable en la Fundación.

6 6 CAPITULO I CONTENIDO PRELIMINAR OBJETIVOS DEL MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FUNDACITE MÉRIDA El presente Manual de Sistemas y Procedimientos Contables tiene como objetivo principal, registrar en forma ordenada y sistemática la información relacionada con el proceso contable que se lleva acabo en al Coordinación de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE Mérida en concordancia con lo establecido en las leyes y reglamentos aplicables a este Ente Descentralizado Sin Fin de Lucro. Entre los objetivos secundarios que persigue alcanzar este Manual de Sistemas y Procedimientos Contables tenemos los siguientes: Ser instrumento para la orientación e información del personal que labora en la Coordinación de Finanzas y Contabilidad de la Fundación logrando así atribuir responsabilidades en el proceso contable y evitar omisiones en el mismo. Proporcionar un medio para lograr la eficiencia en el manejo de los recursos materiales y humanos de la Coordinación, evitando la repetición de instrucciones y directrices. Coadyuvar a la ejecución correcta del proceso contable proporcionando la uniformidad de los principios contables generalmente aceptados en la administración publica Servir de medio de orientación, al personal de nuevo ingreso que facilite su incorporación e inducción a las actividades que realiza la Coordinación de Finanzas y Contabilidad Constituir una base para la aplicación de futuras modernizaciones en el Sistema Contable de la Fundación.

7 7 BASE LEGALDEL MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FUNDACITE MÉRIDA La Contabilidad del Sector Público se rige por una serie de disposiciones, de Leyes Reglamentos y Resoluciones emitidas por los diferentes órganos que conforman el sector público en Venezuela. La Contabilidad Publica en Venezuela tiene su fundamento en las disposiciones emanadas de la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela. De aquí nacen una serie de instrumentos jurídicos que van a constituirse en la base para que la administración publica bien sea de entes centralizados y en nuestro caso de Entes Descentralizados Funcionalmente Sin Fines Empresariales(Sin Fin de Lucro); En este particular los institutos autónomos, las personas jurídicas estatales de derecho público y las Fundaciones, Asociaciones Civiles y demás instituciones constituidas con dinero público o aquellas que en un ejercicio tengan el 50% o más de su presupuesto provengan de los fondos públicos. Dentro de esta normativa jurídica podemos mencionar siguiendo la estructura piramidal de Kiesen las siguientes leyes: La Ley Orgánica de Contraloría General de la Republica de Venezuela y el Sistema Nacional de Control Fiscal según Gaceta Oficial Nº del 17 de Diciembre de 2001, La Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico según Gaceta Oficial Nº del 09 de Enero de.2003, como también el Reglamento Nº 01 de la LOAFSP sobre el Sistema Presupuestario, según Gaceta oficial Nº 5592 extraordinaria del ,Reglamento Nº 03 de la LOAFSP sobre el Sistema de Tesorería, según Gaceta oficial Nº extraordinaria del , Reglamento Nº 04 de la LOAFSP sobre el Sistema de Contabilidad, según Gaceta oficial Nº 5623 extraordinaria del , la Ley Contra la Corrupción según Gaceta oficial Nº 5637 extraordinaria del ; además de la ley Orgánica de la Administración Pública según Gaceta Oficial Nº del , la Ley Orgánica de Planificación según Gaceta Oficial Nº 5554 del Debemos agregar las Disposiciones y Resoluciones emitidas por la Contraloría General de La Republica de Venezuela fechada en Caracas el 30 de Abril de 1997 según Nº , sobre el establecimiento de las Normas de Control Interno y Externo, conjuntamente con la publicada el 28 de Noviembre de 1996 según Resolución Nº que establece las Normas Generales de la Contabilidad del Sector Público. La Ley Orgánica de Contraloría General de la Republica de Venezuela y el Sistema Nacional de Control Fiscal, se enfoca dentro del área contable a establecer los Sistemas de Contabilidad atendiendo a la necesidad de unificar los criterios que prevalezcan dentro

8 8 de los sistemas y Procedimientos de Contabilidad, entorno a la administración publica bien sea de entes centralizados o descentralizados. Se hace necesario destacar que los sujetos a las disposiciones contenidas dentro de esta ley deben colaborar con la estructura del Sistema Nacional de Control Fiscal a fin de establecer el Control Interno como un sistema para ello se señala una serie de instrumentos que lo conforman, tales como: El plan de Organización, Políticas, Leyes, Reglamentos, Normas, así como los Métodos y Procedimientos e instructivos adoptados para cumplir con el objeto primordial de esta Ley que no es más que el de salvaguardar los recursos del Estado y de la nación. Es por ello que la misma ley establece la responsabilidad que tiene cada ente sujeto a la ley de elaborar estos elementos que conforman el sistema de control interno. Es imprescindible acotar que la Contraloría General de la Republica de Venezuela, establece que los órganos de control interno establecerán los reparos como consecuencia de la realización de auditorias, fiscalizaciones cuando en el curso de las mismas se detecten indicios que se han causado daños al patrimonio de un ente u organismo derivados de actos, hechos u omisiones contrarias a una norma legal, sublegal al Plan de Organización las Políticas, Normativa Interna, los Manuales de Sistemas y Procedimientos que comprenden el Control interno; lo cual origina sanciones civiles, penales, de carácter administrativo, no solo de tipo pecuniario, incluyendo las sanciones de tipo privativo de libertad. SOBRE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO. Él articulo Nº 3 de resoluciones emitidas por la Contraloría General de La Republica de Venezuela fechada en Caracas el 30 de Abril de 1997 según Nº , sobre el establecimiento de las Normas de Control Interno y Externo, establece: El control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse en función de los principios generalmente aceptados de sistemas y estar constituidas por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos: Salvaguardar el patrimonio público. Garantizar la cabalidad, la exactitud, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa técnica. Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del ente u organismo.

9 9 Esta resolución establece el control interno Contable en los cuales señala las normas y procedimientos; como también los mecanismos concernientes a la protección de los recursos, que permitan la confiabilidad de los registros de las operaciones presupuestarias y financieras, Así como la producción de la información relacionada. Aquí mismo establece la obligatoriedad de la misma por escrito, señalando la designación de la responsabilidad y funciones de cada cargo; dentro de la dependencia e institución, lo exigiendo la aprobación de este Manual de Sistemas y Procedimientos por parte de la máxima autoridad de la institución. La resolución antes nombrada también exige el establecimiento de un Sistema de Contabilidad con su respectivo manual, sujeta a las normas de Contabilidad del Sector Público, que asegure el correcto ordenamiento y clasificación de las transacciones, describiendo los elementos necesarios que aseguren la información necesaria para la elaboración de los Estados Financieros de cada organismo en tiempo previsto que permitan toma de decisiones y el control posterior en forma oportuna. SOBRE LAS NORMAS GENERALES DE CONTABILIDAD DEL SECTOR PUBLICO Estas normas están diseñadas en función de crear un marco normativo que regule la Contabilidad, constituido por un conjunto de reglas, preceptos, pautas, disposiciones y criterios básicos que sustenten el diseño, establecimiento y prescripción de los Sistemas y Procedimientos de Contabilidad con la finalidad de unificar la óptica contable de los entes públicos. La resolución de carácter obligatorio establece los Principios de Contabilidad que rige el Sector Público (Entidad, Continuidad, Registro, Periodo Contable, Revelación Suficiente, Importancia Relativa, Prudencia, Uniformidad, Precio de Adquisición, Causado y Devengado, Unidad y Universalidad, Dualidad Económica, Registro e Imputación Presupuestaria, Correlación de Ingresos y Gastos y Principios Contables Supletorios) como también los requisitos que debe poseer la información contable (Identificación, Oportunidad, Claridad, Relevancia o Pertinencia, Economicidad, Objetividad, Verificabilidad, Imparcialidad, Utilidad y Confiabilidad) La Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico según Gaceta Oficial Nº del 09 de Enero de.2003 define el Sistema de Contabilidad Publica estableciendo las funciones y características que posee el mismo, sobre la cual se desprende el Manual de Normas de Control Interno según Gaceta Oficial Extraordinaria de fecha 17 de Noviembre de 1998, la cual define los mismos tópicos y establece un conjunto de normas relativas al Sistema de Contabilidad tales como:

10 10 Contabilidad Integrada. Información Financiera del Gobierno Manuales de Contabilidad. Registro y control de la ejecución Presupuestaria. Conciliación de saldos. Confirmación de saldos. Clasificación, análisis, evaluación y seguimiento de saldos de valores por cobrar y por pagar. Cierre del ejercicio contable Rendición de cuentas. Presentación de los Estados Financieros. Propiedad de la documentación comprobatoria. El Reglamento Nº 04 de la LOAFSP se refiere al Sistema de Contabilidad, tratando la aplicación de las Normas Generales de Contabilidad para el correcto funcionamiento del Sistema de Contable, así como una serie de principios implícitamente. Además establece una serie de requisitos que debe poseer el Control Interno del sistema tales como: Niveles de Autorización de las Transacciones, Supervisión, Acceso limitado a las Personas Autorizadas, Utilización de Formularios, y Registros Preescritos, Identificación de Comprobantes y Documentos y la Organización de la Documentación Física soporte de la información contable la cual debe ser Suficiente, Completa y Exacta. El Reglamento Nº 01 de la LOAFSP que trata sobre el Sistema Presupuestario dicta las normas sobre la cual se regirá el presupuesto, estableciendo el régimen presupuestario para los Entes Descentralizados Sin Fines de Lucro, en cuanto a la estructura y contenido de los presupuestos (Ingresos y Gastos), su formulación y la ejecución financiera de los gastos, ordenación de los pagos, el registro de los ingresos y gastos. De lo anteriormente señalado se infiere su relación con la parte contable, ya que es el área de Presupuesto quien programa los recursos o y los gastos, es decir, realiza el momento Presupuestario, y es la parte de Finanzas y Contabilidad, quien registra el momento Patrimonial y el de Tesorería. El Reglamento Nº 03; trata sobre el Sistema de Tesorería que guarda relación con el área contable, ya que regula la Coordinación de la Planificación Financiera del Sector Público en cuanto, a la percepción de ingresos, la realización de los pagos.

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