GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD

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1 Página 1 de 20 GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD ÍNDICE 1. OBJETO ALCANCE NORMATIVA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES RESPONSABILIDADES DESARROLLO SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS INDICADORES ARCHIVO DE REGISTROS RENDICIÓN DE CUENTAS DIAGRAMA DE FLUJO ANEXOS RESUMEN DE REVISIONES Edición Fecha Apartado Motivo de la modificación 01 Abril Inclusión del R.D. 861/2010 ELABORADO POR: Grupos AUDIT REVISADO POR: CPA APROBADO POR: PRESIDENCIA Director de calidad Rectora Presidente FECHA: Abril 2011 FECHA: Abril 2011 FECHA: Abril 2011

2 Página 2 de 20 1 OBJETO Este procedimiento tiene por objeto establecer la forma de elaborar, revisar, aprobar y controlar la documentación del Sistema de Garantía Interna de la Calidad (SGIC) implantado en la de Murcia (UCAM). 2 ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a todos los documentos que se generan del SGIC de la UCAM. 3 NORMATIVA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre y 861/2011, de 2 de julio, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales. Decreto nº 203/2009, de 26 de junio, de la Región de Murcia, por el que se regula la autorización de implantación de las enseñanzas universitarias oficiales establecidas por el Real Decreto 1393/2007 y 861/2010 Manual del SGIC de la UCAM Programa AUDIT (ANECA) 4 DEFINICIONES Documento: Datos que poseen significado y su medio de soporte. Manual de la Calidad (MC): Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización. Procedimiento (PR): Forma especificada, documentada o no, para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Indicador (IN): Dato o conjunto de datos, que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad. Evidencia o Registro (R): Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 5 RESPONSABILIDADES Grupos de trabajo AUDIT: Elaborar el proceso que le ha sido asignado por la Comisión de Planificación y Acreditación. Comisión de Planificación y Acreditación (CPA): Revisar los procesos elaborados por los grupos de trabajo AUDIT y análisis y revisión de las propuestas de mejora. Presidencia/Consejo de Gobierno (CG): Aprobar las propuestas de mejora y los

3 Página 3 de 20 procesos revisados por la CPA. Comisión de Calidad del Título (CCT): Seguimiento del cumplimiento de los procesos e identificación de áreas de mejora. Equipo Directivo (ED): Realizar las propuestas de mejora. Dirección de Calidad/Título: Custodiar todo el SGIC de la UCAM, elaborar, controlar y mantener actualizados todos los documentos en vigor. 6 DESARROLLO 6.1 Generalidades Todos los documentos del SGIC deben ser firmados y fechados por su responsable una vez elaborados. De la misma forma, una vez elaborados todos los documentos del SGIC son revisados por la CPA mediante la firma y fecha de la Rectora. Cualquier documento del SGIC implantado en la UCAM, entra en vigor en el momento de su aprobación definitiva por el Presidente, no considerándose válido ningún documento hasta que el aprobado no haya sido firmado y fechado por el Presidente. Tendrá validez la firma electrónica en cualquier documento del SGIC. Cada vez que un documento sea modificado se le asigna una nueva edición y, se indica en la portada del mismo el motivo de tal modificación. A la primera edición del Manual de Calidad y Procedimientos del SGIC se le asigna la numeración 00. Cualquier cambio de edición supone implícitamente que han sido revisados y actualizados, si procede, sus anexos y formatos derivados. A propuesta de de cualquier grupo de Interés o de la propia Comisión de Calidad del Título se podrán identificar áreas de mejora en alguno de los documentos del SGIC. 6.2 Codificación Los procesos se codifican de la siguiente manera: PXZZ P = Proceso X= E (estratégico), CL (clave o principal) A (apoyo), CA (calidad) y M (medición y análisis). ZZ = Ordinal simple; indica el número de orden del proceso (del 01 al 99). Los subprocesos se codifican de la siguiente manera: <código del proceso al que pertenece> -SZZ S = Subproceso ZZ = Ordinal simple; indica el número de orden del subproceso (del 01 al 99).

4 Página 4 de 20 Los indicadores se codifican de la siguiente manera: <código del proceso o subproceso del que emana> -INZZ IN= Indicador ZZ= Ordinal simple; indica el número de orden del documento (del 01 al 99). Los indicadores siempre irán asociados a procesos. Los Formatos asociados a los registros no se codifican. Están asociados a los procesos a los que pertenecen. Las instrucciones, en caso de necesitar su documentación, se codifican de la siguiente manera: < código del proceso o subproceso del que emana > -ITZZ IT= Instrucción ZZ= Ordinal simple. Indica el número de orden del documento (del 01 al 99) Las instrucciones siempre irán asociadas a procesos. Ejemplos de Codificación: Documento Código Significado Procedimiento PCL01 Proceso clave nº1 Subproceso Indicador PCL01-S02 PCL01-IN03 PCL01-S02-IN03 Subproceso nº2 que se integra en el proceso clave nº1 Indicador nº3 que pertenece al proceso clave nº1 Indicador nº3 que pertenece al Subproceso nº2 que se integra en el proceso clave nº1 Registros/ Formatos Se asociarán al proceso al que pertenecen 6.3 Estructura de los documentos Estructura del Manual de Calidad El Manual de Calidad incluye una descripción general del Sistema de Garantía Interna de Calidad de la Universidad de acuerdo con las directrices del programa AUDIT elaborado por ANECA. El Manual debe revisarse por la Dirección de Calidad, al menos una vez al año y siempre que se produzcan cambios a través del procedimiento Revisión y Mejora del SGIC,

5 Página 5 de 20 PCA03. Cuando se produce algún cambio se revisan los capítulos afectados del Manual de Calidad y se deja constancia de los cambios en el cuadro de Resumen de Revisión. El Manual de Calidad está estructurado del siguiente modo: El encabezado de cada una de las páginas del Manual recoge: - Título del documento. - Nº de capítulo y título del mismo. - Fecha, página y nº de edición. - Código del documento. El la portada de cada uno de los capítulos: - Nº de capítulo y título del mismo. - Índice: - Objeto. - Ámbito de aplicación. - Documentación de referencia. - Desarrollo. - Anexos, en su caso. El la portada del primer capítulo: - Cuadro de Resumen de Revisiones Estructura de los procesos Los procesos se identifican y clasifican en la Tabla y Mapa de Procesos que se recoge en el Manual de Calidad, capítulo 2, donde se detallan también las interacciones entre ellos. Cada proceso recogido en el Mapa de Procesos lleva asociado un procedimiento escrito. Para la elaboración de los correspondientes procedimientos se le entrega a cada grupo AUDIT un procedimiento plantilla (Anexo 1) que les facilita la elaboración de su proceso. Los procesos se revisan a través del procedimiento Revisión y Mejora del SGIC, PCA03 al menos una vez al año y siempre que se produzcan cambios. Cuando se produce algún cambio se deja constancia en el cuadro de Resumen de Revisión. En todos los procedimientos del SGIC se establecen los siguientes contenidos: 1. Objeto: Se describen de forma breve los propósitos fundamentales y los contenidos generales que se desarrollan en el documento. 2. Alcance: Se indica donde se ha de aplicar el documento.

6 Página 6 de Normativa y/o documentos de referencia: Se relacionan los reglamentos o normas y documentos aplicables que regulan o complementan lo indicado en el procedimiento. Si se considerase necesario se indicaría un apartado específico con requisitos legales. 4. Definiciones: Se incluye, si procede, un vocabulario de las palabras o conceptos que precisen una definición para su correcto uso o interpretación. En caso de no figurar en este apartado algún término que se considere de interés, se entenderá que queda definido en el glosario incluido en el propio Manual del SGIC. 5. Responsabilidades: Se indican las responsabilidades asignadas a cada uno de los participantes (personas, equipos, comisiones ) en el proceso. 6. Desarrollo: Se describe de forma clara y definida las actividades que contempla el documento, así como, los conductos de comunicación. Si se considera interesante para resumir el desarrollo, se incluirá un diagrama de flujo en el apartado 9 del procedimiento. 7. Seguimiento y Medición de los Indicadores: Se listarán los indicadores que se consideren oportunos para el seguimiento y valoración de los resultados del proceso, los cuales se deberán medir como indica el procedimiento Medición, análisis y mejora de indicadores, PM01. También informará de cómo se procede al análisis de los valores aportados por dichos indicadores para el planteamiento de propuestas de mejora, si procede. Identificación del Indicador Código del Indicador asociado al proceso Tipo soporte y tiempo de archivo Responsable de su custodia 8. Archivo registros de las evidencias: Incluye un listado de los posibles registros generados en el procedimiento y que se utilizarán para recoger evidencias (registros). Se incluirán los registros en el anexo si se considera oportuno. Identificación del registro Código del Proceso asociado al registro Tipo soporte y tiempo de archivo Responsable de su custodia 9. Rendición de cuentas: Indicará el método a seguir para informar a los grupos de interés del seguimiento, resultados finales, propuestas así como de la sinergia entre los usuarios de la mejora en el ámbito de aplicación del procedimiento. La rendición de cuentas deberá ser bidireccional. 10. Diagrama de flujo: Esquema-resumen del desarrollo del proceso. 11. Anexos: Cualquier documento adicional, si se considera necesario además de los anteriormente indicados, para la puesta en práctica del procedimiento.

7 Página 7 de Estructura de los registros En el Listado de documentos en vigor del SGIC (anexo 2) se recogen todos los procedimientos y el Manual de Calidad. De la misma forma todos los registros generados de los procedimientos se recogen en el Listado de registros del SGIC (anexo 3), se identifica su contenido así como los responsables de su recopilación, cuidado y mantenimiento, indicando en el mismo la revisión y aprobación. Tanto en el caso de registros recogidos en papel como en el de soporte informático, las condiciones de archivo son tales que se minimice el riesgo de pérdida o daño por accidente, condiciones ambientales etc. Los comunicados que se describen en los procedimientos se realizan mediante dos vías: impreso físico o correo electrónico y no existe un registro de comunicados ni actas generales en la Universidad si no que cada titulación/servicio genera su propio registro de comunicados según su criterio. Para enviar cualquier documento oficial por correo ordinario y referente al proceso de Verificación de Títulos Oficiales debe utilizarse el registro Control envío Documentación Oficial (anexo 5) Criterios de archivo Los registros se archivan por los responsables de los mismos, de forma que se facilite el acceso a ellos. Deben mantenerse archivados al menos hasta la siguiente visita de certificación del SGIC o de acreditación de la titulación, si no se indica lo contrario. Aquellos registros que se encuentren sujetos a la legislación específica deben conservarse durante el tiempo que ésta señale Acceso a los registros El acceso a los registros está limitado a la Dirección de Calidad, a los responsables de su custodia, Equipos Directivos, CCT, CPA y Consejo de Gobierno. La retirada de un registro debe ser autorizada por el responsable de su custodia Estructura de los indicadores Se establecen dos listados de indicadores en el que: 1. Se controlan todos los indicadores que afectan al Sistema. 2. Se controlan los indicadores que afectan a cada título/servicio. En el Listado de indicadores del SGIC (anexo 4), se identifican todos los indicadores indicando el proceso al que pertenece, código del indicador, nombre del indicador, departamento/título/servicio al que pertenece y responsable de su custodia, nivel, directriz AUDIT asociada, periodo de seguimiento y fecha de inicio de seguimiento.

8 Página 8 de Otros documentos del sistema El SGIC implantado en la UCAM, puede exigir la aplicación de otros documentos y datos de forma que se asegure el cumplimiento de los requisitos de la norma, tales como: Documentos de planificación generados durante la puesta en práctica de los procesos o los procedimientos documentados del sistema (programa anual de auditorías internas, plan anual de formación interna, etc.) Documentos que genera internamente la Universidad como resultado de sus fines y de sus actividades sustantivas. Documentos de origen externo (normativa legal, modelos, guías, etc.) Documentos de origen mixto (convenios, contratos, etc) La Dirección de Calidad junto con los órganos responsables mantendrá actualizado el Listado de otros documentos aplicables al SGIC, en el que recoge los documentos citados en los puntos anteriores (soporte informático) Distribución En la página Web/Intranet de la UCAM se expone la versión actualizada de todos los documentos del SGIC. Cuando un documento deje de estar en vigor, la Dirección de Calidad lo comunica a todo el personal responsable del mismo, y procede a destruir el original en papel, guardando una copia en soporte informático reconocido bajo el epígrafe de DOCUMENTOS OBSOLETOS, al menos hasta la siguiente certificación o reconocimiento del SGIC. 7 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS INDICADORES No se considera necesario establecer indicadores en este procedimiento. Los propios documentos y el listado actualizado de los mismos es evidencia para el seguimiento y constancia de la mejora continua. 8 ARCHIVO DE REGISTROS (EVIDENCIAS) Identificación del registro Código del Proceso asociado al registro Tipo soporte y tiempo de archivo Papel y/o informático 1 año Responsable de su custodia Plantilla de elaboración de procesos PCA01 Dirección de Calidad Listado de documentos en vigor del SGIC PCA01 Papel y/o informático 1 año Dirección de Calidad

9 Página 9 de 20 Listado de registros del SGIC PCA01 Papel y/o informático 1 año Dirección de Calidad Listado de indicadores del SGIC PCA01 Papel y/o informático 1 año Dirección de Calidad Control envío Documentación Oficial PCA01 Papel y/o informático 1 año Secretaría del Título o del servicio 9 RENDICIÓN DE CUENTAS En las diferentes reuniones de la Comisión de Calidad del Título, la Dirección de Calidad informa del estado de los documentos y los registros. Cuando se produzca una modificación en alguno de los documentos del SGIC, procederá como se indica en el apartado 6.5 de este procedimiento.

10 Página 10 de DIAGRAMA DE FLUJO

11 Página 11 de ANEXOS Anexo nº1: Plantilla elaboración de procesos. Anexo nº2: Listado de documentos en vigor del SGIC. Anexo nº3: Listado de registros del SGIC. Anexo nº4: Listado de indicadores del SGIC. Anexo nº5: Control envío Documentación Oficial.

12 Código: XXXXXX SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD DE LOS TÍTULOS OFICIALES DE LA UCAM TÍTULO DEL PROCESO XXXXX XXXXX XXXXXX Anexo nº1: Plantilla de elaboración de procesos TÍTULO DEL PROCESO SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD ÍNDICE 12. OBJETO ALCANCE NORMATIVA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES RESPONSABILIDADES DESARROLLO SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS INDICADORES ARCHIVO DE FORMATOS/REGISTROS DE LAS EVIDENCIAS RENDICIÓN DE CUENTAS DIAGRAMA DE FLUJO ANEXOS... RESUMEN DE REVISIONES Edición Fecha Apartado Motivo de la modificación ELABORADO POR: Grupos AUDIT REVISADO POR: CPA APROBADO POR: PRESIDENCIA xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx FECHA: xxxxxx FECHA: xxxxxxx FECHA: xxxxxxx

13 Código: XXXXXX SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD DE LOS TÍTULOS OFICIALES DE LA UCAM TÍTULO DEL PROCESO XXXXX XXXXX XXXXXX 1 OBJETO Se describen los propósitos fundamentales y los contenidos generales que se desarrollan en el documento. Comenzar diciendo: El objeto de este proceso es 2 ALCANCE Se indica cuando y donde se ha de aplicar el documento. Comenzar diciendo: Este proceso es de aplicación a.. 3 NORMATIVA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA Se relacionan los reglamentos, normas y documentos aplicables que regulan o complementan lo indicado en el procedimiento. Si se considerase necesario se indicaría un apartado específico con requisitos legales. 4 DEFINICIONES Se incluye, si procede, un vocabulario de las palabras o conceptos que precisen una definición para su correcto uso o interpretación. En caso de no figurar en este apartado algún término que se considere de interés, se entenderá que queda definido en el glosario incluido en el propio Manual del SGIC. 5 RESPONSABILIDADES Se indican las responsabilidades asignadas a cada uno de los participantes (personas, equipos, comisiones ) en el proceso. 6 DESARROLLO Se describe de forma clara y concisa las actividades por fases desde su inicio hasta su fin que contempla el documento, así como, los conductos de comunicación. Si se considera interesante para resumir el desarrollo, se incluirá un esquema de flujo como último apartado del documento (10. Anexo). 7 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS INDICADORES Se listarán los indicadores que se consideren oportunos para el seguimiento y valoración de los resultados del proceso, cuyas fichas figuraran en el anexo. También informará de cómo se procede al análisis de los valores aportados por dichos indicadores para el planteamiento de propuestas de mejora, si procede. Identificación del Indicador Código del Indicador asociado al proceso Tipo soporte y tiempo de archivo Responsable de su custodia

14 Código: XXXXXX SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD DE LOS TÍTULOS OFICIALES DE LA UCAM TÍTULO DEL PROCESO XXXXX XXXXX XXXXXX 8 ARCHIVO REGISTROS DE LAS EVIDENCIAS Incluye un listado de los posibles registros generados en el procedimiento y que se utilizarán para recoger evidencias (registros). Se incluirán todos los formatos en el anexo. Identificación del registro Código del Proceso asociado al registro Tipo soporte y tiempo de archivo Responsable de su custodia 9 RENDICIÓN DE CUENTAS Indicará el método a seguir para informar a los grupos de interés del seguimiento, resultados finales y propuestas de mejora en el ámbito de aplicación del procedimiento. Por ejemplo: Los responsables del proceso de Movilidad de los estudiantes informarán a Consejo de Gobierno de los resultados de movilidad y, como consecuencia del mismo, de las propuestas de mejora que considere procedentes. Por aplicación del proceso PCL11 Información pública sobre los Títulos los resultados de la revisión que se consideren adecuados serán dados a conocer a todos los grupos de interés por los mecanismos establecidos en dicho proceso. 10 DIAGRAMA DE FLUJO Esquema resumen del desarrollo del proceso. Diagrama de flujo con el programa Visio. 11 ANEXOS Adjuntar los registros e indicadores generados en el proceso y cualquier documento adicional, si se considera necesario además de los anteriormente indicados, para la puesta en práctica del procedimiento. Se adjunta modelo de ficha de indicadores con un ejemplo.

15 Código: XXXXXX SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD DE LOS TÍTULOS OFICIALES DE LA UCAM TÍTULO DEL PROCESO XXXXX XXXXX XXXXXX Modelo de ficha de indicador: FICHA DE INDICADORES Proceso asociado: PM01 INDICADOR: Indicar el departamento o Título al que está asociado Fecha de realización: Código: Nivel: Directriz AUDIT asociada: DEFINICIÓN OBJETIVO RESPONSABLE PROCESO AL QUE AFECTA Y DIRECTRIZ AUDIT ASOCIADA FÓRMULA DEL CÁLCULO VALOR ESTIMADO FUENTE DE DATOS PERIODICIDAD ANALISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS Nivel 1: Consejo de Gobierno Nivel 2: CCT Nivel 3: Responsable del proceso

16 Código: XXXXXX SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD DE LOS TÍTULOS OFICIALES DE LA UCAM TÍTULO DEL PROCESO XXXXX XXXXX XXXXXX - Din A4 Formato del documento - Márgenes: Superior e izquierda 3cm, inferior y derecha 2cm - Fuente de la letra: Times New Roman 12 ptos - Capítulos de las secciones: Times New Roman, mayusculas, negrita y 11ptos. Seguir la enumeración del índice. - Espaciado primera línea 1cm - Texto justificado - Código: poner en el encabezado de página el código correspondiente a vuestro proceso (mirar cuadro de procesos) - El índice y los dos cuadros de la portada no se deberán tocar.

17 ANEXO 2 Página 17 de 20 Anexo nº2: Listado de documentos en vigor del SGIC LISTADO DE DOCUMENTOS EN VIGOR DEL SGIC Proceso asociado: PCA01 Código Título Edición Fecha edición Aprobado por: Firma: Fecha:

18 ANEXO 3 Página 18 de 20 Anexo nº3: Listado de registros del SGIC LISTADO DE REGISTROS DEL SGIC Proceso asociado: PCA01 Código del Proceso asociado al registro Título Lugar de archivo Tipo de archivo Edición Fecha edición Aprobado por: Firma: Fecha:

19 ANEXO 4 Página 19 de 20 Anexo nº4: Listado de indicadores del SGIC LISTADO DE INDICADORES DEL SGIC Proceso asociado: PCA01 Código del Indicador Nombre del Indicador Departamento/Título/Servicio al que está asociado y responsable de su custodia Nivel Directriz AUDIT asociada Periodo de seguimiento (mensual, anual...) Fecha inicio del seguimiento Aprobado por: Firma: Fecha:

20 ANEXO 5 Página 20 de 20 Anexo nº 5: Control envío Documentación Oficial. CONTROL ENVIO DOCUMENTACIÓN OFICIAL TITULACIÓN/SERVICIO: SALIDA ÓRGANO RESPONSABLE ELABORACIÓN: DOCUMENTACIÓN: RESPONSABLE DE ENVIO: FECHA DE SALIDA: FIRMA RESPONSABLE ENVIO: RECEPTOR: FIRMA RECEPTOR: ENTRADA FECHA DE ENTRADA: DOCUMENTACIÓN ENTREGADA: ENTREGADO POR: FIRMA RESPONSABLE ENTREGA: RECEPTOR: FIRMA RECEPTOR: