Oficina Técnica de apoyo al software libre en el Gobierno Vasco

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1 JUSTIZIA ETA HERRI ADMINISTRAZIO SAILA Informatika eta Telekomunikazio Zuzendaritza DEPARTAMENTO DE JUSTICIA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Dirección de Informática y Telecomunicaciones Expediente 1/2010 Oficina Técnica de apoyo al software libre en el Gobierno Vasco Pliego de Bases Técnicas Donostia - San Sebastian, VITORIA-GASTEIZ Tef Fax

2 ÍNDICE Índice... 2 Objeto... 3 Modelo de Gestión... 4 Funciones a realizar y áreas de trabajo... 5 Tareas y entregables... 7 Equipo de Trabajo... 8 Seguimiento y Control Propiedad intelectual Seguridad y Confidencialidad Estructura de las ofertas Ámbito y alcance del trabajo Plazo de ejecución y Presupuesto PBT Oficina técnica de apoyo al Software Libre Pág. 2 de 15

3 OBJETO Selección de una empresa de servicios de consultoría para poner en marcha y ejecutar las tareas relativas a una Oficina Técnica de apoyo al Software Libre, siendo su principal objetivo el proponer, desarrollar e impulsar un modelo de Software Libre en el ámbito del Gobierno Vasco. El presente Pliego de Bases Técnicas (PBT) describe el alcance, los objetivos y/o requisitos a cumplir por la empresa adjudicataria. PBT Oficina técnica de apoyo al Software Libre Pág. 3 de 15

4 MODELO DE GESTIÓN Para coordinar un plan de acción global en materia de software libre en el ámbito del Gobierno Vasco es necesaria la creación de una Oficina Técnica para, entre otros temas, gestionar la información, fomentar la cooperación entre los diferentes agentes, localizar y fomentar sinergias y, por último, hacer funciones de acompañamiento y asesoramiento en la gestión de distintos proyectos. El modelo de gestión que tendrá esta oficina se puede resumir en el siguiente gráfico. La oficina técnica debe contar con un Grupo de Coordinación de proyectos, el cual estará formado por las siguientes figuras: el Director de la Dirección de Informática y Telecomunicaciones (DIT) o la persona que éste designe; un coordinador de EJIE, la cual llevará a cabo las tareas que sean necesarias en el ámbito interno de Sociedad Pública EJIE; un coordinador para la propia oficina, la cual será la persona que se dedicará a tiempo completo a la coordinación de las áreas de actividad propias de la oficina. Esta última figura, realizará las tareas de gestión diarias del proyecto, desde la coordinación de los entregables que se vayan realizando, supervisión de las fases, así como, del apoyo en el mantenimiento de contenidos internos y externos. PBT Oficina técnica de apoyo al Software Libre Pág. 4 de 15

5 FUNCIONES A REALIZAR Y ÁREAS DE TRABAJO A continuación, se definen las tareas y/o funciones que deberá asumir dicha oficina técnica, los recursos que serían necesarios, la dedicación de las personas implicadas y los productos finales a entregar. Dicha oficina actuaría en todo momento como un asesor directo de la Dirección de Informática y Telecomunicaciones (DIT) en materias que sean de su competencia. La Oficina Técnica tendrá asignadas unas funciones principales o clave. También existirán tareas que evolucionen en el tiempo según las necesidades que vayan surgiendo. De todas formas, las principales funciones serán las siguientes: Asesorar de forma directa a la DIT en temática de Software Libre. Apoyar la comunicación, tanto interna como externa, ante cualquier acontecimiento necesario relacionado con Software Libre. Verificar la existencia de acciones con Software Libre dentro del Gobierno Vasco, estableciendo las comprobaciones necesarias para su validación o acciones correctoras necesarias. Apoyar el desarrollo de pliegos o concursos según las necesidades de los Departamentos o de la propia DIT. Participar en foros que permitan exponer la posición del Gobierno Vasco en este ámbito. Actuar como canal de seguimiento y asesoramiento en acciones que puedan contemplar soluciones de Software Libre. Desarrollar ideas que fomenten proyectos piloto que impulsen el uso de Software Libre. Participar en aquellos eventos, ferias o congresos de interés que permitan posicionar el modelo de Software Libre del Gobierno Vasco en el exterior. Dada las características del proyecto, y con la idea de dar respuesta a las funciones antes definidas, las áreas en las que dividirá el ámbito de acción de la oficina técnica serían las que se describen a continuación: 1. Área de Observatorio y Vigilancia: se encargará de formar un Grupo de Expertos que asesore a la oficina de proyectos para su buena marcha, elaborará un informe que establezca una serie de escenarios posibles a corto plazo en caso de adoptar software libre, también realizará estudios de benchmarking para determinar proyectos de éxito que puedan servir como base para futuros proyectos en Euskadi. Asimismo, será éste el área en donde se establezcan y pongan en marcha estudios e investigaciones. Se deberán tener en cuenta los compromisos del convenio marco entre el Gobierno Vasco y la Asociación de Empresas de Software Libre de Euskadi Euskadiko Software Libreko Enpresen Elkartea (ESLE), a la hora de abordar las distintas tareas incluidas en este pliego. 2. Área de Infraestructuras y Proyectos: se encargará, básicamente, de dotar al proyecto de las infraestructuras necesarias de información y comunicación para la buena marcha del proyecto. Entre otros, se dotará de un portal de comunicación para el proyecto y de una serie de herramientas de software libre para el trabajo diario. También se establecerá un inventario de proyectos de software libre actualizados, realizados o realizándose en el ámbito del Gobierno. Puesta en funcionamiento de varios proyectos pilotos que puedan convertirse en un referente en la Administración vasca. Asimismo, esta oficina técnica colaborará con la DIT/EJIE, incluso, en la redacción o revisión de pliegos o expedientes de contratación de software. En los proyectos piloto que se generen también actuará como dirección de proyecto, garantizando, de esta manera, su desarrollo en las condiciones deseadas. 3. Área de Marketing y Comunicación: se encargará tanto de la comunicación interna, entendida como la difusión y comunicación del proyecto dentro del Gobierno Vasco, como de la comunicación externa, en caso de ser necesaria. Otra de las funciones principales será el servir de órgano difusor de la cultura de Software Libre, organizando jornadas, presentaciones o dinámicas que permitan a todos los responsables informáticos departamentales estar en la vanguardia del conocimiento abierto para que, poco a poco, los PBT Oficina técnica de apoyo al Software Libre Pág. 5 de 15

6 propios responsables sean capaces de decidir dónde es más o menos adecuado, en el escenario actual, emplear alternativas de Software Libre. PBT Oficina técnica de apoyo al Software Libre Pág. 6 de 15

7 TAREAS Y ENTREGABLES La Sociedad Informática del Gobierno Vasco, EJIE, durante los últimos meses, ha desarrollado distintas acciones en el ámbito de Software Libre que, de alguna manera, servirán de punto de partida de las tareas antes comentadas. Por ello, a continuación, se incluye un resumen de las acciones ya realizadas: Inventario de productos y servicios existentes: Documento que recoge la relación de las distintas iniciativas departamentales. Disponible también en formato wiki. Vademecum: Documento que recoge todos los términos de Software Libre relativos al ámbito del Gobierno Vasco. Desarrollo de un modelo de estándares: Documento que complementa el Documento de Estándares tecnológicos del Gobierno Vasco. A continuación se detallan las distintas acciones a realizar: Acción Entregables Dedicación estimada (meses) Plan de Marketing y Comunicación Desarrollo gráfico (Identidad, Plantillas de trabajo, Diseño web, Maquetación de entregables) 3 meses Observatorio y vigilancia Desarrollo de Proyectos Piloto y Estratégicos Sinergias Ejecución de la agenda de comunicación. Desarrollos asociados al web de trabajo colaborativo Desarrollo de una herramienta tipo wiki, y su implantación. Informes periódicos de benchmarking. Implantación de herramientas para el desarrollo de canales de relación con el exterior. Identificar aquellos proyectos más adecuados para hacer uso de soluciones FLOSS. Herramienta web de Redes Sociales. Acciones de Comunicación y marketing, entrevistas, ponencias, etc. 9 meses 9 meses 12 meses 12 meses 12 meses PBT Oficina técnica de apoyo al Software Libre Pág. 7 de 15

8 EQUIPO DE TRABAJO La empresa adjudicataria coordinará las relaciones, supervisando la calidad de los trabajos y los productos a entregar mediante métodos de gestión de la calidad. Para ello deberá aportar su conocimiento y experiencia en trabajos similares, debiendo contar con expertos en cada una de las áreas afectadas. Por su parte, la DIT, se encargará de: Ejercer la dirección de todos los trabajos Decidir sobre cualquier asunto que tenga influencia sobre el desarrollo del proyecto Aceptar (o rechazar en su caso) los productos intermedios y/o finales El equipo de trabajo estará dirigido por un Responsable del Proyecto con dedicación estable, quien coordinará la realización de todas las tareas implicadas en el proyecto y actuará como interlocutor principal con la persona designada en la DIT. El equipo de trabajo estará formado por personal técnico con la categoría profesional y nivel de especialización adecuados a las necesidades planteadas en cada momento, de acuerdo con las actividades que se vayan desarrollando. Asimismo, la designación de los miembros del equipo de trabajo realizada por la empresa adjudicataria podrá ser modificada a simple petición de la DIT, si ésta lo estimase conveniente. En este caso, la empresa adjudicataria quedará obligada a proponer otras personas con categoría y circunstancias personales y profesionales idénticas o similares a las inicialmente propuestas, sin que dicha circunstancia altere, en ningún caso, el precio ofertado ni cualquier otro concepto. Las ofertas que se presenten deberán incluir la siguiente información: Organigrama del equipo de trabajo (especificando las funciones y responsabilidades de cada uno de sus integrantes por categoría profesional, con indicación de los Curricula Vitae). Coste unitario por hora o jornada de cada Categoría profesional (IVA incluido). Oferta económica: En los precios ofertados se entienden ya incluidas las dietas, gastos de desplazamiento, recursos y material necesario para llevar a cabo las tareas derivadas del trabajo correspondiente. Por cada miembro del equipo de trabajo, y dentro de la información relativa a su Curriculum Vitae, se deberá detallar, como mínimo, la siguiente información: Titulación Categoría profesional Trayectoria profesional Experiencia dentro de la empresa en la presente categoría profesional (meses) Experiencia en proyectos similares en los últimos años (indicar proyecto, duración, horas dedicadas, categoría profesional e importe) Cada empresa licitadora podrá aportar toda la información adicional que considere significativa sobre aspectos relativos a: Infraestructura: detallando los medios técnicos que se pondrán a disposición del Proyecto (lugar de trabajo, instalaciones, sistemas de información, equipamiento, etc.). Etc. PBT Oficina técnica de apoyo al Software Libre Pág. 8 de 15

9 La Administración se reserva la facultad de solicitar, en cualquier momento, antes o después de la adjudicación y durante el curso de los trabajos, cualquier otro documento complementario, en orden a la comprobación de cuantos datos haya ofrecido la empresa licitadora, tanto respecto a sí misma como con respecto al personal propuesto. PBT Oficina técnica de apoyo al Software Libre Pág. 9 de 15

10 SEGUIMIENTO Y CONTROL La empresa que resulte adjudicataria realizará todas las tareas bajo la supervisión de la DIT. Las empresas que se presenten a este concurso deberán detallar los siguientes aspectos: Fases y Actividades a realizar (descripción y objetivos) Esquema de las Fases en que se desarrollará el Proyecto Descripción y Objetivos Actividades y tareas a realizar Técnicas y Herramientas a utilizar Las actas, documentos y las anotaciones elaboradas durante las distintas etapas/fases podrán ser accesibles y consultables por parte de la DIT si así lo estimase oportuno. PBT Oficina técnica de apoyo al Software Libre Pág. 10 de 15

11 PROPIEDAD INTELECTUAL Las empresas se comprometen a aceptar las siguientes cláusulas: Los derechos de propiedad intelectual relacionados con el trabajo realizado pertenecerán a la Administración. Cualquier producto o subproducto derivado del mismo no podrá ser utilizado para otros fines fuera del ámbito que le corresponda, sin el permiso expreso por escrito de la Administración (en este caso el único interlocutor válido será la Dirección de Informática y Telecomunicaciones del Gobierno Vasco). La documentación generada durante la ejecución del trabajo es propiedad exclusiva de la Administración de la CAPV, sin que la empresa adjudicataria para llevar a cabo la auditoria correspondiente pueda conservarla, ni obtener copia de la misma o facilitarla a terceros sin la expresa autorización escrita de la Administración de la CAPV (en este caso, el único interlocutor válido será la DIT), que la daría, en su caso, previa petición formal de la empresa con expresión del fin que pretende. Lo dispuesto en este párrafo se entiende salvo conservación a los efectos de prueba de realización del trabajo contratado. La Administración de la CAPV autoriza expresamente la utilización de los resultados del presente trabajo como referencia y como base de futuros trabajos a realizar para la propia DIT. La empresa deberá garantizar la confidencialidad de la información facilitada por la Administración de la CAPV quedando especialmente sujeta, en cuanto a datos de carácter personal se refiere, a la legislación vigente en la materia. Todos los colaboradores de las empresas se comprometen a mantener el más absoluto secreto profesional sobre aquellos datos, informaciones y documentos que pudieran conocer con motivo de la realización del Proyecto, cualquiera que sea la forma bajo la que se representen (oral o escrita). Exclusivamente tendrán acceso a dichas informaciones los colaboradores que sean imprescindibles para el desarrollo de las tareas que les hayan sido asignadas dentro del ámbito al que nos estamos refiriendo. Todos ellos serán advertidos sobre el carácter estrictamente confidencial y reservado de la información a la que tendrán acceso. Las empresas se comprometen a no suministrar a terceros ni utilizar para sí ni para otros los datos facilitados por la Administración de la CAPV para fines distintos a los que contempla este Proyecto. Asimismo, la empresa queda obligada a informar a la Administración de la CAPV, a través de la DIT, de modo inmediato sobre cualquier sospecha relacionada con fallos o fugas del sistema de seguridad y protección de la información, que pudiera ser detectada durante el desarrollo del Proyecto correspondiente. PBT Oficina técnica de apoyo al Software Libre Pág. 11 de 15

12 SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD Tanto la empresa adjudicataria como su equipo de trabajo quedarán expresamente obligados a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudieran conocer con ocasión del cumplimiento del contrato, especialmente los de carácter personal, que no podrá copiar o utilizar con fin distinto al que figura en este Pliego de Bases Técnicas, ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación. A estos efectos, deberán establecerse las máximas cautelas en el acceso a los datos. Cualquier infracción en este sentido será calificada como grave y será causa de resolución del contrato, sin perjuicio de las responsabilidades penales, o de otro tipo, en que se puedan incurrir. La empresa adjudicataria quedara obligada al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, sobre protección datos de carácter personal y especialmente en lo indicado en su artículo número 12, que a continuación se transcribe: «Artículo 12.- Acceso a los datos por cuenta de terceros. 1.- ( ) 2.- La realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas. En el contrato se estipularán, asimismo, las medidas de seguridad a que se refiere el Artículo 9 de esta Ley que el encargado del tratamiento está obligado a implementar. 3.- Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier otro soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. 4.- En el caso de que el encargado del tratamiento destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será considerado también responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que se hubiera incurrido personalmente.» A tal fin, y conforme al Reglamento de Desarrollo de la LOPD (Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre), la empresa incluirá en su oferta Memoria Descriptiva de las medidas de seguridad que adoptarán para asegurar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada. PBT Oficina técnica de apoyo al Software Libre Pág. 12 de 15

13 ESTRUCTURA DE LAS OFERTAS Toda aquella documentación técnica que se incluya en la oferta que aporte la empresa deberá adecuarse al siguiente esquema: 1. Introducción. Breve descripción de la estructura de la documentación aportada objeto de la misma. 2. Equipo de trabajo. Descripción (a nivel de organización y funciones) que realizará el personal que la empresa incluirá en el equipo de trabajo para llevar a cabo las distintas tareas. 3. Planificación y Metodología. Descripción de las fases y actividades a realizar. Se define la secuencia de las fases en que se divide el Proyecto para facilitar su desarrollo. Para cada una de las fases se podrá detallar: objetivos, actividades a realizar, herramientas y/o técnicas a emplear, productos a obtener, etc.). 4. Control y Seguimiento. Descripción de los procedimientos que faciliten el control y seguimiento de los trabajos intermedios. Describiendo la relación con la DIT. 5. Personal. Curricula Vitae o historial profesional de los miembros que integrarían el equipo de trabajo. 6. Seguridad: Memoria descriptiva de las medidas de seguridad que adoptarán para asegurar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada. 7. Referencias en el sector Público. Indicando año en que se llevó a cabo, duración del proyecto, persona de contacto en la entidad correspondiente, etc.). 8. Referencias en el sector Privado. Indicando año en que se llevó a cabo, duración del proyecto, persona de contacto en la entidad correspondiente, etc.). La empresa podrá añadir en cualquiera de los apartados arriba señalados cualquier otra cuestión que se considere destacable. PBT Oficina técnica de apoyo al Software Libre Pág. 13 de 15

14 ÁMBITO Y ALCANCE DEL TRABAJO Tomando como punto de partida las actuaciones realizadas durante los últimos meses en el ámbito del Gobierno, las tareas que la empresa adjudicataria deberá llevar a cabo, en esta ocasión, las tareas detalladas en el apartado Tareas y entregables. Toda la documentación que se genere como consecuencia del trabajo de consultoría deberá ser entregada a la conclusión del mismo en soporte ofimático (CDROM, DVD, USB Flash Memory Drive o similar), estando toda esa documentación en formato compatible con las herramientas y estándares utilizados en el Gobierno Vasco. PBT Oficina técnica de apoyo al Software Libre Pág. 14 de 15

15 PLAZO DE EJECUCIÓN Y PRESUPUESTO En referencia al plazo de ejecución máximo de las distintas tareas incluidas en este pliego, éstas deberán realizarse antes del 31 de diciembre de Se estima un presupuesto global para la ejecución de los trabajos de (euros) al año. PBT Oficina técnica de apoyo al Software Libre Pág. 15 de 15

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