Alfonso Cutro 1, Sergio Soto 1, Sonia I. Mariño 1,2 y Maria E. Valesani Introducción Corrientes.

Transcripción

1 Diseño de un sistema de información para la gestión y administración de cursos. Modelo elaborado a partir de las Jornadas de Formación y. Alfonso Cutro 1, Sergio Soto 1, Sonia I. Mariño 1,2 y Maria E. Valesani 1 1 Departamento de Informática. Facultad de Ciencias Exactas y Naturales y Agrimensura. 9 de Julio Nº CP: Corrientes. 2 Departamento de Ciencias de la Información. Facultad de Humanidades. Av. Las Heras Resistencia. Chaco. Universidad Nacional del Nordeste alfonsocutro@gmail.com, sergioandressoto@gmail.com, mev64@hotmail.com, simarinio@yahoo.com Resumen Se sintetizan las principales funcionalidades de un sistema de información destinado a la administración y gestión de eventos de capacitación y formación continua. En el desarrollo se emplearon herramientas de libre distribución. El software se diseñó a partir de la experiencia del equipo organizador de las Jornadas de Formación y Actualización en Informática, desarrolladas en la FACENA entre los años 2003 a El trabajo se estructura en cinco secciones. En la primera se sintetiza el estado del arte. La segunda sección describe la metodología aplicada en la construcción del sistema de información. En la tercera sección se mencionan las pricipales funcionalidades del sistema disponibles atendiendo a las distintas vistas de usuario. La cuarta sección resume los cursos abordados en los sucesivos años. Finalmente se exponen algunas conclusiones y futuras líneas de trabajo. Palabras Clave: sistemas de gestión, sistemas web, capacitación, software libre. Abstract It summarizes the main features of an information system for the administration and event management training and continuing education. Free softwares were used for development. The software was designed from the experience of the team organizer of Jornadas de Formación y Actualización en Informática, developed in the FACENA between the years 2003 to The work is divided into five sections. The first section summarizes the state of the art. The second section describes the methodology used in constructing the information system. The third section refers to the main features of the system available taking into account the different views of the user. The fourth section summarizes the courses covered in successive years. Finally, some conclusions and future lines of work are exposed. Keywords: management systems, Web systems, training, open source 1. Introducción El desarrollo alcanzado en estos últimos años por los sistemas tecnológicos y comunicacionales, ha permitido la expansión de las denominadas tecnologías de la información y la comunicación (TICs). Su introducción incrementó las posibilidades en el área del aprendizaje, la investigación y en general en el proceso educativo tanto en modalidad presencial como en modalidad no presencial para la formación de grado y postgrado (Madoz et al., 2005) y para el acceso y gestión de la información. En esta era centrada en el conocimiento y caracterizada por el explosivo crecimiento, tanto del ritmo de generación de los mismos como de la demanda por adquirirlos, las instituciones de Educación Superior se han visto fuertemente afectadas (Depetris et al., 2005). En este sentido en las Unidades Académicas se encuentran una variada oferta de formación y capacitación presentada en distintas modalidades. Revista de Informática Educativa y Medios Audiovisuales Vol. 6(11), págs

2 Entre los años 2003 a 2006, se llevaron a cabo en la Facultad de Ciencias Exactas y Naturales y Agrimensura (FACENA - UNNE) las denominadas Jornadas de Formación y Actualización en Informática. Se definió como objetivo fundamental brindar conocimientos actualizados referentes a las TICs. Asimismo, se enfatiza la formación de los disertantes, tanto en la búsqueda y aplicación de temas de interés como, así también para iniciar sus actividades docentes y de elaboración de material didáctico. Partiendo de la experincia concretada en el desarrollo de las mencionadas jornadas, se describe el diseño e implementación preliminar de un sistema de información para la gestión y administración de cursos empleando plataforma web. El trabajo se estructura en cinco secciones. En esta primera se sintetizaron aspectos de la formación y capacitación en las tecnologias. La segunda sección describe la metodología aplicada en la construcción del sistema de información. En la tercera sección se mencionan las pricipales funcionalidades del sistema disponibles atendiendo a las distintas vistas de usuario. La cuarta sección resume los módulos abordados en los sucesivos años. Finalmente se exponen algunas conclusiones y futuras líneas de trabajo. acceso a la información. Etapa 2. Análisis del software. La etapa de análisis tiene por objeto rescatar de las reuniones pautadas con los integrantes de la institución, los requerimientos, y explicitar las visiones de usuario. Etapa 3. Selección de herramientas y lenguajes de programación. En el desarrollo del sistema de gestión, se empleó como motor de base de datos MySQL y como lenguaje de programación PHP (Cobo, 2007). Etapa 4. Diseño del software. Esta etapa contempla acciones relacionadas con definiciones de: i) interactividad, ii) integración de contenidos, iii) diseño de las interfaces, conceptos relacionados a la navegabilidad, accesibilidad y comunicación. El diseño debe enfocarse a orientar a los potenciales usuarios al acceso y administración de los datos. Identificación de la audiencia y del explorador utilizado. Es esencial delimitar los perfiles de usuarios que utilizarán la plataforma. 2. Metodología En esta sección se sintetiza la metodologia aplicada para la construcción del sistema de información o software, atendiendo a los aspectos citados por Cubillo (1999), adaptados a las particularidades del ámbito de aplicación y considerando la metodología del modelo en espiral (Corcos, 2000 y Oliveros, 2007). Etapa 1. Estudio de factibilidad El estudio de factibilidad, consiste en una estimación de recursos necesarios y escenarios posibles. Se pueden diferenciar los siguientes momentos: Identificación de los requerimientos de los usuarios finales y sus funciones principales en el acceso al sistema mediante casos de uso y asignación de prioridades. Definición de la arquitectura general o infraestructura. Se debe plantear la plataforma o infraestructura sobre la cual se ejecutará el sistema. Asimismo, se deben especificar las características de la base de datos, las herramientas de desarrollo, el modo o sistema de Especificación del propósito de la plataforma. Otro factor decisivo en el planteamiento de la programación es el propósito del software. Una vez especificado claramente se definieron las características y funciones correspondientes para los perfiles de usuarios establecidos. Determinación del contenido. Consiste en la selección de los contenidos, incluyendo los elementos de diseño utilizados para especificar las características del software, orientadas a obtener su propósito. Análisis de los recursos de programación: Los recursos de programación afectan la planificación y el diseño del software basado en la web. Diseño de las interfaces. Se determinó el sistema de navegación y las interfaces requeridas. Diseño de la base de datos. Se derivó el diseño de la base de datos del modelo de datos. Revista de Informática Educativa y Medios Audiovisuales Vol. 6(11), págs

3 Etapa 5. Desarrollo preliminar del prototipo. La elaboración de una solución, está orientada a brindar una idea concreta del funcionamiento de un sistema para la gestión de información, facilitando la evaluación y posteriores reconsideraciones. A partir del diseño de la interfaz y de la funcionalidad, se procedió a la codificación en un lenguaje de programación, seleccionado en función a las características del proyecto. Las soluciones permiten trabajar en varios proyectos al mismo tiempo y de forma eficaz. El proyecto Web administra los archivos que conforman el software. Las tareas consistieron en: Desarrollo de estándares Generación de una hoja de estilo, con el propósito de unificar el formato de los textos de las páginas que componen el sitio web. Selección de herramientas de programación: La elección de la tecnología establece la base para la automatización de información y facilidad en sus posteriores actualizaciones permitiendo lograr un crecimiento escalable del sitio. Evaluación y selección de herramientas de libre distribución. Como herramientas de desarrollo de optó por PHP y MySQL Integración de las opciones dinámicas. Esta fase consiste en la integración de las opciones que constituyen la plataforma de conocimiento en una única herramienta de gestión. Se desarrollan las páginas que facilitan el acceso a las opciones y se desarrollan los códigos necesarios para lograr la interactividad. Depuración del software. Las implementaciones o demostraciones de los prototipos permiten obtener un diseño flexible a los cambios, facilitando la depuración del diseño y la generación de la última versión de un subsistema. Etapa 6. Verificación. Esta etapa permite garantizar en gran parte la calidad del producto. Se planificaron validaciones internas y externas. Las validaciones internas, llevadas a cabo por el equipo tienen como propósito verificar si los sistemas informáticos cumplen con los requerimientos especificados. Las validaciones externas, llevadas a cabo por los potenciales usuarios permitirán obtener la retroalimentación necesaria para ajustar el sistema a los requerimientos. El prototipo debe validarse a medida que avanza el trabajo. Etapa 7. Documentación. Esta etapa consiste en la elaboración de documentos de soporte técnico, destinado a facilitar el mantenimiento y actualización del entorno. Etapa 8. Distribución y mantenimiento del software. La implementación del software se concretará con la próxima realización de eventos como los descriptos y aptos para soportar con la plataforma. Asimismo, se gestionarán convenios con otras organizaciones o unidades interesadas en su utilización, previéndose realizar las siguientes fases: transferencia y adecuación a los contenidos particulares, actualización y mantenimiento de opciones disponibles en función a los requerimientos particulares, diseño de un esquema de resguardo y mantenimiento de la información, así como la elaboración de la documentación pertinente. 3. Síntesis de las principales funcionalidades del sistema de información El objetivo final del trabajo es implementar una plataforma destinada a la gestión de eventos de capacitación y/o formación continua. La misma se desarrolló empleando herramientas de software libre. Se empleó como fuente de datos para la validación del sistema, los datos recopilados en el desarrollo de las Jornadas de Actualización y Capacitación en Informática llevadas a cabo entre los años 2003 a 2006 en la FACENA. Estas jornadas se se implementaron con el propósito de generar una instancia más de actualización contiunua destinada a los alumnos de la carrera de sistemas, profesional o interesados en las temáticas abordadas en los sucesivos años. La figura 1 representa el diagrama de casos de uso, donde se muestran las operaciones esperadas del sistema de gestión propuesto. En el modelo se representan un actor que es una generalización de tres actores: administradores, profesores (disertantes o docentes responsables del dictado del evento de capacitación) y usuario público o asistentes. Asimismo, se representan las tareas que se visualizan en los siguientes casos de usos: administrar y validar Revista de Informática Educativa y Medios Audiovisuales Vol. 6(11), págs

4 usuarios, administrar disertantes, administrar eventos, buscar eventos, disertantes, generación de listados y estadísticas. (Fig. 1). El termino administrar se emplea con el propósito de denotar las tareas correspondientes a altas, bajas y modificaciones y la generación de listados y estadísticas. El modelo propuesto se elaboró a partir de la experiencia adquirida en el desarrollo de las jornadas. Las funcionalidades varían en función del rol de usuario: El usuario público, tiene acceso a inscribirse en línea y visualizar el numero de asistentes a la jornada elegida Incripción a eventos administrados por el sistema. La inscripción en linea requiere que el usuario se identifique con el nombre de usuario y la contraseña otorgada. Es posible escoger los distintos temas a dictar. Al ingresar al sistema, se visualiza una lista de los eventos en los cuales se encuentra inscripto, los datos personales. Cada usuario puede modificar sus datos. Evaluación de eventos mediante el sistema. El sistema brinda a los usuarios la posibilidad de evaluar el evento al cual asistió. En la interfaz se puede ingresar la puntación y una breve descripción u observación. Para acceder a la opción de evaluación, el sistema solicita el número de inscripción otorgado al momento de la inscripcion a un curso. El docente, administra sus datos personales y acceder al listado de alumnos inscriptos a su jornada. El administrador gestiona completamente los usuarios, la información de las jornadas, las inscripciones y los profesores asignados a las jornadas. Asimismo, dispone de acceso sin restricciones a todos los listados y estadísticas. Tanto la inscripción a los eventos de capacitación como el registro de los usuarios, se realizan desde el sistema accediendo a la página inicial (Fig. 2). Se disponen de opciones de visualización de los eventos, la fecha y una síntesis de los contenidos a tratar. Además, se muestra una breve reseña del área de desarrollo profesional del disertante. Registro de usuarios al sistema. Para registrarse como usuario del sistema, se ingresa información personal como: número de documento, libreta universitaria si posee, apellido y nombre, y dirección de correo electrónico. Estos datos se utilizaran para la elaboración del correspondiente certificado. El sistema verificará los datos ingresados y si está todo correcto se da de alta al nuevo usuario, informándole a este su nombre de usuario y su contraseña de acceso, mediante el envío de un correo electrónico informativo.los usuarios del sistema puede ser cualquier persona interesada en los eventos. Funcionalidades del sistema de gestión Las funcionalidades del sistema se describen atendiendo a las disponibles en la vista de la administracion del sistema (back-end) y en la vista de gestión de acceso de los perfiles de usuarios al sistema o front-end Vista de la administracion del sistema (back-end) El sistema permite la administracion de tres perfiles de usuarios: administrador, docente, publico general. Se previó la incorporación de nuevos perfiles. Cada perfil de usuario tiene asignado un conjunto de accesos o privilegios a las funcionalidades del software. Los cuales son: Acceso total: Los usuarios con permiso de acceso total, es decir sin restricciones, disponen de las siguientes opciones: perfiles, usuarios, cursos, disertantes, reportedecursos. Estas opciones permiten la ejecución de altas, bajas y modificaciones. Además accederá a listados y estadísticas. Acceso Medio. Permite el acceso a algunas funciones. Como por ejemplo administrar los datos referentes a los disertantes (alta, baja y modificación) y de los eventos asociados. Este acceso se adapta a usuarios del perfil docente, pudiendo modificar sus datos y los referentes a los cursos que dicta, visualizar un listado de los alumnos inscriptos a los cursos y estadísticas.. Revista de Informática Educativa y Medios Audiovisuales Vol. 6(11), págs

5 Acceso restringido: Este perfil se adapta a usuarios del perfil Publico en general. Podrá acceder a las opciones de visitantes. Es decir, se dispone de interfaces para gestionar: registro, inscripcion, evaluación y visualización de estadisticas de concurrencia a los cursos. No puede realizar las tareas descriptas para los otros perfiles. Para los usuarios del perfil Administrador se definieron las siguientes tareas: i) Facilitar la creación de nuevos perfiles de usuarios. ii) Determinar la necesidad de la generación de nuevas tablas e interfaces en función a las consultas recibidas. iii) Identificar los requerimientos de informes de los usuarios, a partir de las consultas registradas. iv) Diseñar nuevos informes y estadísticas en función a los datos registrados. v) Supervisar las tareas de los usuarios y perfiles de usuarios. vi) Mantener información estadística del sistema. Algunas interfaces disponibles para este perfil se muestran en la figura 3. Entre las tareas definidas para los usuarios del perfil Docente se mencionan: i) Evaluar los requerimientos de los inscriptos para la gestión de nuevos cursos según las temáticas de interés. ii) Determinar las necesidades de capacitación en función a las estadísticas de inscripción y/o concurrencia a las jornadas. iii) Comunicarse con los otros docentes, ara coordinar el desarrollo de nuevas instancias de capacitación. Las tareas definidas para los usuarios del perfil usuario público son: i) Inscripción sin restricciones espacio-temporales, ii) Selección de capacitaciones en función a experiencias previas y/o comentarios, iii) Posibilidad de evaluar una capacitación en forma anónima o personalizada. En la figura 4 se muestran las interfaces disponibles para este perfil El módulo reportes y estadísticas brinda un conjunto de listados. Entre las opciones disponibles se mencionan: i) listado de cursos o eventos programados ii) listado de isncriptos por curso, iii) impresión de listados y de El sistema brinda la opcion de impresión. Se requiere tener habilitado el javascript en el navegador. Vain ha llamado pertinencia social, concepto que se refiere al grado de correspondencia que existe entre los fines perseguidos por las instituciones y los requerimientos de la sociedad en la cual están insertas. A continuación se sintetizan los resultados obtenidos en la implementación de las jornadas siendo el principal objetivo, transmitir a los asistentes conocimientos generales de empleo de herramientas y nociones básicas de temas de actual interés profesional. Se determinaron los contenidos abordados en cada una de las jornadas y diseñaron y desarrollaron el material didáctico específico. Los materiales didácticos deben considerarse como guías que facilitan o exponen los puntos esenciales del contenido, proporciona esquemas de orientaciones para utilizar otros recursos o aclarar dudas cuando sea necesario En Mariño y Valesani (2004) se describieron los resultados obtenidos en el desarrollo de las primeras jornadas, desarrolladas en el año En el ciclo lectivo 2004, se desarrollaron las segundas jornadas, conformadas por los siguientes módulos: Modulo 1: Herramientas multimediales, Modulo 2: Programación visual, Modulo 3: Redes y comunicaciones La evolución de los sistemas educativos y de formación de recursos humanos a lo largo de la última década, se caracterizó por la búsqueda de medios de comunicación apropiados para brindar instrucción a un número más elevado de personas y con mayor de eficacia (Cubillo, 1999). En Mariño et al. (2005) y Mariño y Valesani (2006) se describieron los resultados obtenidos en el desarrollo de las mismas. Los módulos desarrollados en el año 2005 se denominaron Modulo 1. Automatización de tareas, Modulo 2. Introducción a Sistemas operativos, Modulo 3. Nociones de networking y Modulo 4. Fundamentos de programación visual. En el año 2006 los módulos concretados se denominaron respectivamente: Modulo 1. Redes y Comunicaciones, Modulo 2. Gestión avanzada de datos, Modulo 3. Bases de datos y Modulo 4. Internet 4. Síntesis de experiencias de capacitación Depetris et al. (2005) exponen que existe una tendencia válida para las Universidades Nacionales, ya que por funcionar mayoritariamente con fondos públicos deben considerar y potenciar lo que Pablo Revista de Informática Educativa y Medios Audiovisuales Vol. 6(11), págs

6 l adminstracion Curso administrador administracion Usuario «include» administracion disertantes «include» consultar disertante consultar curso validacion usuario Usuario ABM contenido curso «include» Docente Abm datos personales incripcion a cursos Usuario Publico realizar evaluacion ver estadisticas Figura 1. Casos de uso del sistema de gestion de cursos diseñado Revista de Informática Educativa y Medios Audiovisuales Vol. 6(11), págs

7 Figura 2. Interfaz inicial Figura 3. Interfaces accesibles a usuarios del perfil Administrador Revista de Informática Educativa y Medios Audiovisuales Vol. 6(11), págs

8 Figura 4. Interfaces accesibles por usuarios del perfil usuario público 5. Conclusiones En el trabajo se sintetizó el diseño, desarrollo e implementación de un sistema de gestión de eventos. En su validación se emplearon los datos provenientes de las jornadas de capacitación desarrolladas entre los años 2003 a Sin embargo, la independencia entre los datos y las opciones disponibles o accesibles desde el sistema permitirá su utilización para la gestión de otras actividades de extensión. Asimismo, su implementación en otros eventos permitirá concretar transferencia del software descripto. Entre las futuras lineas de trabajo previstas, se mencionan la incorporación de otras herramientas de interactividad tendientes a asegurar la difusión de comunidades virtuales como son los foros, listas de preguntas frecuentes que se desarrollarán empleando herramientas de libre distribución. 6. Referencias Cubillo, J. (1999). Cambio y continuidad en las organizaciones de gestión del conocimiento. Serie: información y desarrollo. cepal (ECLAC). Corcos, D. (2000). El modelo espiral. Cuaderno de Reportes Técnicos en Ingeniería del Software Nro 3. (Recatalogado como RTIS Volumen 2, Nro 1, Año 2000). Revista de Informática Educativa y Medios Audiovisuales Vol. 6(11), págs

9 Cobo, A. (2007). PHP y MySQL: tecnologías para el desarrollo de aplicaciones web Ed. Ediciones Díaz de Santos Depetris, B. Feierherd, G., Carlomagno, l., Gel, M. (2005). Educación mediada por las TICs. Anales del Workshop de Investigadores en Ciencias de la Computación pp. Madoz, C., Gorga, G., Sanz, C., Gonzalez, A., Ibáñez, E. (2005). Las TIC s en los procesos de Articulación, Ingreso y Aprendizaje universitario. Anales del Workshop de Investigadores en Ciencias de la Computación pp. Mariño, S. I., Valesani, M. E. (2004). Análisis de interés de los estudiantes de carreras de sistemas en la formación continua. Un caso de estudio. Comunicaciones Científicas y Técnicas Universidad Nacional del Nordeste. Mariño, S. I., Valesani, M. E. Cutro, A. y Achitte, G Análisis preliminar del desarrollo de jornadas de capacitación en informática en la FACENA. Reunión de Comunicaciones Científicas y Tecnológicas. UNNE. Argentina. Resumen extendido. Mariño, S. I y Valesani, M. E Desarrollo de jornadas de capacitación y actualización en Informática en el ámbito de la FACENA (UNNE) II Congreso Nacional de Extensión Universitaria. Universidad Nacional de Mar del Plata. Oliveros, A Curso Administración de Proyectos de Software. Maestría en Ingeniería del Software. Universidad de La Plata. Revista de Informática Educativa y Medios Audiovisuales Vol. 6(11), págs