El uso de los sistemas de información como apoyo a la consolidación del Programa Institucional de Tutorías de CUAltos.

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1 El uso de los sistemas de información como apoyo a la consolidación del Programa Institucional de Tutorías de CUAltos. Autores: M.C Claudia Islas Torres 1 Dra. Edith Guadalupe Baltazar Díaz 2. César Andrei Arriaga Gutiérrez. 3 Resumen En la actualidad la utilización de sistemas de información en apoyo al mejoramiento de la calidad de distintas actividades sustantivas del nivel superior, se ha convertido en una necesidad apremiante. El contexto de las instituciones de educación superior ha cambiado a grandes escalas por lo que es sabido que la falta de información confiable y válida, dificulta y entorpece acciones que limitan la evaluación, la toma de decisiones pertinentes y el análisis exhaustivo de datos; la propuesta que se presenta a continuación parte de la necesidad de que en el Centro Universitario de los Altos de la Universidad de Guadalajara debe implementarse un sistema propio que subsane la carencia de información actualizada, veraz y oportuna emanada del Programa Institucional de Tutorías, esto con la finalidad de tener un control más real de los datos que el mismo programa genera. El sistema de información se está trabajando bajo técnicas de análisis de sistemas e ingeniería de software, que darán como resultado una aplicación en ambiente web programada con software libre. Palabras Clave: Sistematización, programas institucionales, tutorías. Introducción La necesidad de que existan sistemas de información que ayuden al mejoramiento de la calidad en las actividades sustantivas de las instituciones educativas de nivel superior, se ha convertido en una problemática nacional que desde la década de Profesor de tiempo completo del Centro universitario de los Altos. Con maestría en Ciencias Computacionales; dedicada a la docencia en la carrera de Ing. en Computación,

2 además de participar en proyectos de investigación como el de la Implementación del programa de tutorías y estudios sobre las modalidades mixtas de formación. Miembro del cuerpo académico Educación y Sociedad. 2 Profesor de tiempo completo del CUAltos, con Doctorado en ciencias, dedicada a la docencia en carreras como Negocios Internacionales, Administración y Contaduría, responsable del proyecto implementación del Programa Institucional de tutorías. Miembro del cuerpo académico Educación y Sociedad. 3 Alumno del 4º semestre de la carrera de Ingeniería en Computación los 90 s el Sistema de Educación Superior ha hecho notoria, debido a que la administración de la información es uno de los elementos centrales para el mejoramiento de los programas institucionales. Es sabido que la falta de información confiable y válida dificulta acciones y entorpece análisis que limitan la evaluación y confunden el propósito de los programas. (ANUIES, 2009) Los avances que se han conseguido son importantes, pero aún existen instituciones de educación superior que carecen de sistemas de información consistentes, debido a que el registro sistemático de datos no es una práctica común. Una de las actividades sustantivas de las instituciones de educación superior de todo el país son los programas de tutorías, que han sido implementados como parte de sus planes para abatir la deserción, el rezago estudiantil y los bajos índices de eficiencia terminal, buscando promover la formación integral de los estudiantes además del mejoramiento de la calidad académica de las instituciones. Bajo esta premisa la Universidad de Guadalajara y por consecuencia sus centros universitarios temáticos y regionales como lo es el Centro Universitario de los Altos (CUAltos), han implementado sus propios programas institucionales de tutorías en los que se ha buscado entre otras cosas, llevar a cabo una serie de actividades sistematizadas que ayuden al fortalecimiento y desarrollo académico de sus estudiantes. Como parte de la implementación de estos programas se ha generado una gran cantidad de información que debe ser administrada y simplificada de forma adecuada, para que ésta pueda ser la clave en la toma de decisiones oportunas y pertinentes. (Ruíz, 2007)

3 Para lograr lo anterior es esencial generar información lo más completa posible que dé cuenta de las características académicas tanto de alumnos como de los docentes que participan en un programa institucional de tutorías, de cuyos datos pueda extraerse información veraz y oportuna. Justificación La implementación de un programa institucional de tutorías requiere de la definición de esquemas de coordinación que permitan articular los servicios institucionales hacia la satisfacción de las necesidades de los estudiantes como parte de su desarrollo académico. Por tal motivo es necesario que se establezcan los mecanismos y condiciones en las que se podrá tener acceso a la información que del programa emane, por ejemplo debe determinarse cómo se gestionará la información referente al estatus académico de un tutor, o lo que se refiere a los datos generales, académicos y socioeconómicos de un tutorado, también será necesario inspeccionar y dar seguimiento a la atención de solicitudes respecto a los servicios y apoyos del plan tutorial así como a la asignación de tutores y las trayectorias escolares de los tutorados. Además la estructura administrativa y académica que se encarga de coordinar y evaluar el PIT, requiere contar con información oportuna sobre las actividades de los tutores a fin de poder orientar el plan de acción tutorial respectivo que lleve hacia la solución de problemáticas académicas o personales detectadas en la relación del tutor-tutorado, esto con la finalidad de dar un seguimiento puntual y en tiempo real de las acciones que se están llevando a cabo y así poder informar a las autoridades correspondientes sobre los logros del programa. Sabemos que existen sistemas informáticos de apoyo por ejemplo a los estudios de trayectorias académicas como lo es el implementado en la universidad de Veracruz, del que el Dr. Ragueb Chain comenta sus bondades para el proceso de análisis del diagnóstico y la predicción, o el sistema de apoyo a la tutoría de la Universidad de Sonora, o los múltiples portales web de diversas instituciones de educación superior en los que se promueven los servicios o apoyos de tutorías; estos sistemas atienden a los requerimientos de los modelos de sus programas y actividades sustanciales, por lo que consideramos que el CUAltos puede generar su propio sistema a partir de un análisis

4 exhaustivo, contribuyendo así en gran medida a la sistematización de un proceso institucional marcado como una prioridad desde el punto de vista de la ANUIES. Todo lo mencionado anteriormente constituye el referente principal que da fundamento a la realización de la propuesta de sistematización que se está trabajando en el CUAltos, dentro del proyecto de investigación Implementación y evaluación del Programa Institucional de Tutorías en el CUALTOS, con un enfoque sistémico (Baltazar,2008). Aunque a nivel de la red universitaria existe un Sistema integral de administración de la información universitaria (SIIAU) que alberga información generalizada sobre alumnos y profesores entre otras cosas, éste no provee todos los datos necesarios para el funcionamiento del PIT debido a que la estructura de este sistema no facilita las consultas que arrojen la información requerida, además que el sistema sólo es manipulado a nivel central lo que dificulta aún más tener la información de manera rápida y oportuna para alimentar los procesos que el programa de tutorías requiere. Objetivos o resultados esperados Objetivo general Diseñar e implementar un sistema de administración de la información para el Programa Institucional de Tutorías (PIT) del CUAltos bajo un ambiente Web mediante el uso de software libre. Objetivos particulares Analizar los procesos que se llevan a cabo como parte del PIT para determinar la estructura que llevará el sistema. Diseñar e implementar los diferentes módulos que comprenderán el sistema para su seguimiento y validación de funcionamiento todo esto bajo un ambiente web. Evaluar la viabilidad del diseño propuesto para proceder a la codificación. Validar herramientas de desarrollo de software libre tanto para el manejo de la Base de Datos que se genere como para el diseño web. Estructurar e implementar los niveles de seguridad, acceso y disposición de la información. Implementar el sistema. Validar el funcionamiento del sistema.

5 Implementar un plan de mantenimiento y actualización del sistema. Descripción A partir de lo anterior debe hacerse notar que las instituciones suelen contar con el conjunto de datos necesarios para la implementación y funcionamiento de los programas, sin embargo no siempre éstos son sistematizados para que puedan representar en conjunto información completa como trayectorias académicas, rendimiento escolar, necesidades de atención académica, socioeconómica, entre otros; por lo tanto la recolección de información y su adecuada sistematización constituyen un paso indispensable para dimensionar la importancia y eficiencia del Programa Institucional de Tutorias. (Chain., 2009) A partir de esta necesidad, la operación, administración y gestión de información generada en distintos procesos, debe ser simplificada a través de paradigmas de desarrollo de software que ayuden a que los sistemas de información sean de calidad y proporcionen herramientas para el control, gestión y registro de datos así como la emisión de estadísticos, reportes y consultas. (Kendall, 2005). La necesidad de administrar toda la información generada por el PIT del CUAltos, ha llevado al diseño e implementación por fases de un sistema informático integral que permitirá a las instancias correspondientes, así como a los tutores y alumnos administrar y llevar un registro electrónico de las principales actividades que se realizan como parte del programa. El análisis de la operación del PIT ha sido el insumo principal para la estructuración y conceptualización de lo que será el sistema completo, las entrevistas con los responsables del programa han dado la pauta en cuanto a los requerimientos a cubrir con el sistema. Después de hacer la interpretación correspondiente de la información recabada se llego a la siguiente abstracción e interpretación de requerimientos: (Figura.1)

6 Fig.1 En la figura 2 se muestra la estructura conceptual del sistema propuesto y los módulos que lo componen, esta concepción plasma la idea de poder precisar y jerarquizar la información que cada componente debe administrar. Modulo 1. Información general: En este apartado con acceso libre para los usuarios del programa se muestra la información general del PIT, se describe el programa, su objetivo, se presenta la estructura conceptual y se da el link de acceso a la parte restringida del sistema, que dependiendo del nivel de usuario será el acceso a la información. Módulo 2. Administración y seguimiento del PIT: Esta sección del sistema es una de las dos partes medulares ya que es aquí donde se administrará toda la información que se derive del programa, en este apartado se dará el seguimiento, se implementarán las interfaces que permitan generar reportes y consultas de acuerdo a los datos que se necesiten a partir de la información que la institución solicite. Este modulo se restringirá solo a los usuarios administradores o usuarios con privilegios para poder salvaguardar la confidencialidad y el control de la información, estos usuarios serán los responsables del programa de tutorías en la institución así como la coordinación de servicios académicos, al mismo tiempo podrá contarse con información que describa de manera puntual, certera y confiable el proseguir del programa, esto facilitará la evaluación que en base a indicadores

7 valorara la pertinencia, eficacia y realización de la acción tutorial. Modulo 3. Registro y captura de fichas básicas de identificación de tutores y alumnos: Este modulo será el de alimentación de datos para el sistema puesto que es aquí donde se procederá a la captura y registro de toda la información de los tutores, de los alumnos y los formatos correspondientes a la acción tutorial. Cada uno de éstos tendrá una interfaz propia con acceso dependiendo de los niveles de usuarios correspondientes. Debido a la necesidad apremiante de concentración de información se ha procedido a la implementación de un prototipo del modulo 3 (registro y captura), esto permitirá que se incorporen los demás módulos paulatinamente conforme las etapas de codificación y pruebas lo permitan. El sistema se está codificando con software libre, la finalidad de esto es reducir costos en pagos de licencias, además de dar la oportunidad a los alumnos que colaboran en el proyecto de experimentar con herramientas nuevas y accesibles.

8 Fig. 2 Conclusiones En función de lo expuesto anteriormente, podemos concluir que es impostergable la realización de esfuerzos conjuntos para que el CUAltos cuente con información oportuna que permita mejorar los procesos de gestión de sus funciones sustantivas como lo es el caso de las tutorías. En el corto plazo debemos aspirar a tener un sistema de información confiable, que carezca de imprecisiones conceptuales y metodológicas, que tenga procedimientos de medición y análisis estandarizados y que sea oportuno. Como se ha mencionado ya, la necesidad apremiante de sistematizar procesos y datos que constituyan fuentes de información confiables y precisas que sean consideradas para la buena toma de decisiones, es una necesidad en el sistema de educación superior, por lo que la propuesta que se ha presentado se ajusta a las necesidades propias del PIT del Centro Universitario de los Altos de la Universidad de Guadalajara. Para finalizar queremos expresar que estamos consientes del arduo trabajo que se requiere para la realización de este proyecto, de igual forma estamos convencidos de que

9 con el apoyo institucional y el compromiso de quienes estamos involucrados en la sistematización del PIT llegaremos a la meta planteada, enfocada en implementar un sistema que funcione tanto como un medio de administración, así como un instrumento analítico que guíe a la identificación de potencialidades que deben aprovecharse del Programa Institucional de Tutorías, o en su caso reorientar las líneas de acción que lleven al logro de una mejora académica de calidad. Referencias bibliográficas ANUIES. (2009). ANUIES. Recuperado el Agosto de 2009, de Sistema de Información de Educación Superior: Baltazar D. Edith (2008) Proyecto de Investigación "Implementación y Evaluación del Programa Institucional de Tutorías en el CUALTOS, con un enfoque sistémico" Chain., R. (2009). ANUIES. Recuperado el Septiembre de 2009, de Kendall, K. &. (2005). Análisis y diseño de sistemas. México: Pearson. Ruíz, M. d. (2007). Programa Institucional de Atención Personalizada y Tutoría. Recuperado el 25 de Agosto de 2009, de Valle, R. M. (2009). ANUIES. Recuperado el 30 de Agosto de 2009, de

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