MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 2.- Procedimiento para el Control de Asistencia

Transcripción

1 Procedimiento para el Control de Asistencia Hoja: 1 de Procedimiento para el Control de Asistencia

2 Procedimiento para el Control de Asistencia Hoja: 2 de PROPÓSITO 1.1. El presente documento tiene el propósito de establecer la normativa con carácter de obligatorio y de observancia general que permita a las Unidades Administrativas del instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y Pecuarias (INIFAP), regular el control y registro de asistencia del personal, con la finalidad mantener la puntualidad, asistencia y permanencia del personal dentro de la Institución, y contribuir con el mandato y los objetivos institucionales. 2.0 ALCANCE 2.1. Este procedimiento es de aplicación general para todas las Unidades Administrativas del INIFAP y para el personal adscrito a los Centros Regionales de Investigación (CIR), Centros Nacionales de Investigación Disciplinaria y Oficinas Centrales (CENID), con las excepciones y en los casos que se refieren las políticas. 3.0 POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS 3.1 La jornada de trabajo queda comprendida entre las 7:00 a las 18:00 horas, la semana laboral es de 5 días, con un máximo de 8 horas diarias de lunes a viernes. Debiendo entenderse por jornada de trabajo el tiempo durante el cual el servidor público debe estar a disposición del Instituto en su centro de trabajo. 3.2 HORARIO DE LABORES: a) Tabulador General: De 8.00 a 15:00 horas. b) Mando y Enlace: De 9.00 a 18:00 horas. c) Investigador: de 8.00 a horas. 3.3 RESPONSABLES DE LA APLICACIÓN: La permanencia del personal debe ser supervisada por los titulares de las áreas, Jefes superiores o jefes inmediatos en donde se encuentre adscrito el(a) servidor(a) público(a), y las ausencias de éstos deberán de ser reportadas a las Direcciones de Administración de los Centros de Investigación Regional, Jefaturas Administrativas de los Centros de Investigación Disciplinaria o a la (D.D.H.P.) en Oficinas Centrales.

3 Procedimiento para el Control de Asistencia Hoja: 3 de REGISTRO DE ASISTENCIA: El instrumento oficial para el registro de asistencia son las lectoras denominadas equipos biométricos digitales instaladas en cada Unidad Administrativa del INIFAP. Las Unidades Administrativas que no cuenten con la infraestructura de red, telefonía y conexión de internet (WiFi), para la instalación de los equipos biométricos, deberá llevar el registro de asistencia mediante listados, estos deberán de contener los datos: número del empleado, nombre completo del trabajador, adscripción, fecha, hora de entrada y hora de salida y firma del trabajador. 1. El registro de asistencia deberá efectuarse al inicio y termino de la jornada laboral del personal que registra asistencia conforme a su horario oficial asignado. 2. El personal de tabulador general (base y confianza) está obligado a asistir puntualmente a desempeñar sus labores y a registrar su asistencia mediante el uso del equipo biométrico que se ha destinado para tal efecto. Teniendo una tolerancia máxima de hasta 20 minutos para el registro de su asistencia, después de ese tiempo se considerará retardo. El horario que rige al personal de tabulador general es de 8.00 a 15:30 horas, con media hora para tomar alimentos, el cual podrán disfrutar al final de su jornada laboral pudiendo registrar su salida a las 15:00 horas. 3. El personal Investigador está obligado asistir puntualmente a desempeñar sus labores y a registrar su asistencia, mediante el uso del equipo biométrico que sea destinado para tal efecto. Teniendo una tolerancia máxima de hasta 20 minutos para el registro de su asistencia, después de ese tiempo se considerará retardo. El horario que rige al personal investigador es de 8.00 a 16:00 horas, con media hora para tomar alimentos, el cual podrán disfrutar al final de su jornada laboral pudiendo registrar su salida a las 15:30 horas. 4. El personal de Mando Medio y Enlace. Desde el nivel jerárquico Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento y Enlaces, estará exento del registro de asistencia por lo que quedará bajo la responsabilidad de su jefe superior el cumplimiento diario de su asistencia a sus labores. 5. No existen horarios especiales adicionales al horario de lactancia que aplica únicamente al personal de base sindicalizado, el cual es de dos descansos extraordinarios de media hora, por un periodo de hasta diez meses. 6. Las omisiones de registro de entrada y/o salida, si no son debidamente justificados se considerarán como falta de asistencia, aplicándose el descuento vía nómina equivalente a un día de sueldo.

4 Procedimiento para el Control de Asistencia Hoja: 4 de INCIDENCIAS Los retardos y aplicación de incidencias: 1. Cuando el servidor público acumule tres (3) retardos menores entre 21 minutos y hasta 30 minutos, después del minuto cero del inicio de labores de su horario oficial. Será acreedor a la aplicación de una incidencia de medio día de salario. 2. Cuando el servidor público acumule tres (3) retardos medianos entre 31 minutos y hasta 50 minutos, después del minuto cero del inicio de labores de su horario oficial. Será acreedor a la aplicación de una incidencia de un día de salario. 3. Cuando el servidor público acumule dos (2) retardos menores entre 21 minutos y hasta 30 minutos y un (1) retardo mediano entre 31 minutos y hasta 50 minutos después del minuto cero del inicio de labores de su horario oficial. Será acreedor a la aplicación de una incidencia de un día de salario. 4. Cuando el servidor acumule dos (2) retardo medianos entre 31 minutos y hasta 50 minutos y un (1) retardo menor entre 21 minutos y hasta 30 minutos después del minuto cero del inicio de labores de su horario oficial. Será acreedor a la aplicación de una incidencia de un día de salario. 5. Cuando el servidor público tenga un (1) retardo mayor entre 51 minutos y hasta 60 minutos, después del minuto cero del inicio de labores de su horario oficial. Será acreedor a la aplicación de una incidencia de medio día de salario. 6. Cuando el servidor público tenga un (1) retardo que pase el minuto 60 minuto, después del minuto cero del inicio de labores de su horario oficial. Será acreedor a la aplicación de una incidencia de un día de salario. 7. Cuando el servidor público tenga una omisión de entrada y/o salida. Será acreedor a la aplicación de una incidencia de un día de salario. 3.6 JUSTIFICACIONES 1) Solo aceptará los justificantes dentro de los 3 (tres) días hábiles siguientes, a partir del momento de ocurrida la incidencia. 2) No se aceptarán justificantes por omisiones de entrada y salida a cuenta de vacaciones. Ya que las vacaciones deberán disfrutarse por periodos completos (10 días). 3) Los justificantes por retardos, solo serán aceptados por causas de fuerza mayor o fortuita de carácter general y serán aceptados como máximo dos al mes. 4) No se podrán justificar retardos ni faltas por cuestiones personales; para atender asuntos de carácter personal, los trabajadores de base sindicalizados tienen derecho a una licencia con goce de sueldo por 5 días (días económicos), cuando existan motivos de urgencia para el interesado, conforme a lo establecido en el artículo 54 de las Condiciones Generales de Trabajo vigentes.

5 Procedimiento para el Control de Asistencia Hoja: 5 de 10 5) Los justificantes por atender comisiones nacionales y/o internacionales, serán aceptados únicamente presentando copia del documento de la comisión expedida por la Unidad Administrativa. 6) Los justificantes por entrada tardía después de 61 minutos del inicio de labores del horario oficial o salida anticipada por atender actividades laborales fuera del centro de trabajo, serán aceptadas presentando la constancia expedida por el jefe inmediato del trabajador, en la que se señale la comisión asignada, así como el documento motivo de la comisión. 7) Los justificantes por asistir a cita médica del ISSSTE, serán aceptados únicamente adjuntando la constancia de tiempo que expide para tal efecto el ISSSTE; no serán aceptadas constancias de médicos particulares para justificar. 8) Los justificantes por incapacidades médicas, serán aceptados únicamente adjuntando el original de la incapacidad expedida por el ISSSTE, no se aceptará como justificante, recetas médicas ni recetas de médicos particulares. 9) Justificaciones por maternidad para las madres trabajadoras del INIFAP, serán aceptadas adjuntando la licencia por maternidad expedida por el ISSSTE. 10) Justificaciones para atender asuntos escolares de los hijos de los trabajadores, serán aceptados únicamente adjuntando la constancia de tiempo expedida por la institución educativa y deberá ser del mismo día de la cita escolar atendida. Conforme a lo señalado en el artículo 47 fracción X de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, queda bajo la estricta responsabilidad del servidor público las autorizaciones que se sirva firmar, ya que deberá abstenerse de otorgar indebidamente licencias, permisos o comisiones con goce parcial o total de sueldo y otras percepciones, cuando las necesidades del servicio público no lo exijan. 4.0 VIGENCIA El presente Manual, deberá de revisarse y actualizarse cuando La Norma que Regula las Jornadas y Horarios de Labores en la Administración Pública Federal Centralizada, el Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos Humanos y Organización y el Manual del Servicio Profesional de Carrera o Condiciones Generales de Trabajo del Sindicato Nacional de Trabajadores de la SAGARPA, sufran cambios o modificaciones en su contenido relacionado con el control de asistencia.

6 Procedimiento para el Control de Asistencia Hoja: 6 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de Etapas 1.0 Asignación de horario del personal Actividad 1.1 Elabora contrato del trabajador y se asigna horario oficial. 1.2 Se autoriza y se firma contrato 1.3 Alta y captura de datos del trabajador en el SIGI. Responsable Dirección de Administración del CIR CENID Subdirección de Administración de Personal 2.0 Elabora notificación de horario al trabajador 2.1 Recibe copia del contrato del trabajador 2.1 Elabora oficio de asignación horario oficial 2.2 Notificación de horario al titular del área del trabajador, marcando copias al jefe inmediato y al trabajador. Humanos del CIR s CENID s Subdirección de Relaciones Laborales y Protección Civil 3.0 Notificación de horario 3.1 Recibe notificación de horario Titular del área Jefe inmediato Trabajador. 4.0 Registro de huellas digitales en equipos biométricos 5.0 Registro de asistencia 4.1 Se registra huella del trabajador. 4.2 Se asigna en el SIGI el tipo de control de asistencia del trabajador. 5.1 Registra asistencia el trabajador en el equipo biométrico 5.2 Consulta registros electrónicos en el UNO Humanos del CIR s CENID s Subdirección de Relaciones Laborales y Protección Civil Trabajador 6.0 Captura de incidencias 7.0 Afectación de incidencias 6.1 Descarga de registros en el SIGI 6.2 Recepción de justificaciones (faltas, incapacidades y vacaciones) 6.3 Elaboración de formato de incidencias (faltas, retardos) 6.4 Captura de incidencias 7.1 Validación de incidencias 7.2 Afectación de incidencias Humanos del CIR s CENID s Subdirección de Relaciones Laborales y Protección Civil Humanos del CIR s CENID s Subdirección de Relaciones Laborales y Protección Civil

7 Procedimiento para el Control de Asistencia Hoja: 7 de Aplicación de incidencia vía nómina 9.0 Expediente de incidencias 8.1 Aplicación de incidencias en nóminas en el SIGI 9.1 Se abre expediente de incidencias de cada trabajador. 9.2 Archivo y seguimiento de incidencias. Dirección de Administración del CIR CENID Subdirección de Administración de Personal Humanos del CIR s CENID s Subdirección de Relaciones Laborales y Protección Civil

8 Procedimiento para el Control de Asistencia Hoja: 8 de DIAGRAMA DE FLUJO Dirección de Administración de CIR Jefatura de Administración de CENID Subdirección de Administración de personal Humanos de CIR Jefatura de Administración de CENID Subdirección de Relaciones Laborales Titular de área, Jefe inmediato Trabajador Inicio Asigna horario del personal Notificación de horarios Recibe notificación de horarios 3.0 Recibe notificación de horarios 4.0 Registra huellas digitales en equipos biométricos 5.0 Registro de asistencia 6.0 Captura incidencia Aplicación de incidencia vía nómina 7.0 Afectación de incidencias 9.0 Expediente de incidencias Termina

9 Procedimiento para el Control de Asistencia Hoja: 9 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Norma que Regula las Jornadas y Horarios de Labores en la Administración Pública Federal Centralizada, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 15 de marzo de Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos Humanos y Organización y el Manual del Servicio Profesional de Carrera. Oficio JAG Control de asistencia en Oficinas Centrales CÓDIGO No aplica No aplica No aplica 8.0 REGISTROS REGISTROS Expediente de Incidencias TIEMPO DE CONSERVACIÓN 2 años RESPONSABLE DE CONSERVARLO Dirección de Desarrollo Humano y Profesionalización CODIGO DE REGISTRO 4C GLOSARIO Asistencia. Presencia del servidor público en el centro de trabajo asignado para el desempeño de sus funciones dentro del horario que le comprende la jornada laboral. 9.1 CIR. Centro de Investigación Regional 9.2 CENID. Centro Nacional de Investigación Disciplinaria. 9.3 D.D.H.P. Dirección de Desarrollo humano y Profesionalización 9.4 Falta. La ausencia de los servidores públicos a sus labores sin causa justificada, así como los supuestos que consideran los presentes lineamientos. 9.5 INIFAP. Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y Pecuarias. 9.6 Puntualidad. Presencia del servidor público en el centro de trabajo asignado a la hora exacta del inicio de horario de que comprende la jornada laboral. 9.7 SIGI. Sistema Institucional de la Gestión Integral 9.8 Tolerancia. Lapso de tiempo (20 minutos) posterior a la hora exacta del inicio del horario de labores, que le permite al servidor público registrar su entrada de manera oportuna sin que le represente un retardo.

10 Procedimiento para el Control de Asistencia Hoja: 10 de CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN NÚMERO DE REVISIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO No aplica No aplica No aplica 11.0 ANEXOS No Aplica