Gestión de pedidos en Ariba Light Enablement: Información para los Proveedores. Mayo 2016

Transcripción

1 Gestión de pedidos en Ariba Light Enablement: Información para los Proveedores Mayo 2016

2 Visión general de la iniciativa de Navantia A fin de dotar de mayor eficacia y productividad a las comunicaciones con nuestros proveedores desde Navantia, S.A. estamos impulsando el uso de medios electrónicos para la mejora de los procesos, entre los que se encuentra la tramitación de los pedidos/contratos y facturas. Con este objetivo se ha puesto a disposición de aquellos suministradores con un número limitado de facturas anuales un canal de comunicación ágil y directo denominado Ariba Light Enablement (módulo de Ariba Network). Este canal habilita el intercambio de pedidos y facturas en formato electrónico y permite conocer al proveedor, en todo momento, el estado de éstas últimas. Ariba Light Enablement es totalemente gratuito y únicamente requiere para su uso de un navegador y correo electrónico. 2

3 Operativa En el momento en que Navantia emita un pedido a un suministrador éste va a recibir un con el siguiente contenido: Adjunto al mensaje se incluye un fichero PDF con el pedido firmado 3

4 Operativa Este contiene dos botones: uno para confirmar y otro para facturar 4

5 Operativa: confirmación El pedido no puede ser facturado si previamente no ha sido confirmado. Para proceder a la confirmación pulsamos el correspondiente botón y se nos abrirá una página web en nuestro navegador en la que introducimos los datos de la confirmación La versión actual de Ariba Light Enablement no permite confirmaciones parciales. En caso de no ser posible suministar el total de la cantidad pedida deberá de ponerse en contacto con el comprador e indicárselo. Junto con los datos de la confirmacion se pueden incluir ficheros adjuntos. 5

6 Operativa: confirmación Para continuar el proceso hemos de introducir una password. Previamente hemos de indicar el nombre y la dirección de correo electrónico a la que queremos que nos envíe dicha password. No hemos de olvidarnos de de aceptar las condiciones de uso. A continuación, tras pulsar el botón SIGUIENTE, recibiremos un con la contraseña de un solo uso 6

7 Operativa: confirmación Introducimos la contraseña de un solo uso en la siguiente pantalla y pulsamos ENVIAR para remitir a Navantia la confirmación del pedido La contraseña expira a los 30 minutos. Después de enviar la confirmación recibirá un correo informando del hecho. 7

8 Operativa: facturación El proceso de facturación es muy similar al de la confirmación. Una vez pulsemos el botón CREAR FACTURA del mensaje inicial se nos abre una pantalla en nuestro navegador donde deberemos de introducir los datos de la misma. Para completar la cabecera de la factura hemos de indicar el nº de la misma, la fecha factura, el id. Fiscal y el NIF/CIF 8

9 Operativa: facturación A nivel de posición indicamos la/s cantidad/es a facturar. El sistema nos propone todas las líneas pendientes del pedido. Aquellos que no vayamos a facturar hemos de excluirlas A continuación indicamos el nombre y la dirección de correo electrónico a la que queremos que nos envíe las password de un solo uso y, una vez recibamos ésta, la introducimos en la pantalla para concuir el proceso. 9

10 Operativa: facturación El sistema nos informa por correo del envío de la factura. 10

11 Operativa: facturación Cuando la factura cambia de estado el sistema envía un al suministrador informando de la nueva situación: Enviado / Documento se ha firmado digitalmente. Enviado / Documento se ha verificado digitalmente. Enviado / Documento agregado a la documentación pendiente. Enviado / Creado. El documento se ha dado de alta en el sistema del cliente (Navantia) Pagado / Contabilizado. El documento se ha incluido en la propuesta de pagos de Navantia remitida al banco. 11

12 Consideraciones a tener en cuenta Es muy importante conservar el correo inicial para poder facturar a través del mismo por lo que se recomienda guardarlo hasta el cierre definitivo del pedido. En caso de pérdida del mensaje será necesario hacer una nueva versión del pedido, con todo lo que ello supone de retraso en facturación y pago. En caso de duda puede contactar con nosotros: Con relación al suministro y pedido: El Comprador Facturación. Mail de administración financiera jacuerno@navantia.es jsanchezs@navantia.es asedes@navantia.es ctrevino@navantia.es 12