GESTIÓN DOCUMENTAL. GO VERSIÓN 2 VIGENCIA Página
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- María Rosario Medina Márquez
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1 TABLA DE DOCUMENTAL CONTRATOS Contratos Arrendamiento. Certificado disponibilidad presupuestal- CDP Estudio previos y conveniencia Análisis l Sector Propuesta o cotización. NIT Registro Cámara Comercio -o- Personería Jurídica Copia cédula ciudadanía l representante legal y/o persona natural. Copia libreta militar o certificación estar finida la situación militar Antecentes fiscales Antecentes disciplinarios Antecentes judiciales - PONAL. Certificación verificación Antecentes Facultas o autorización para contratar. Minuta Contrato 1 4 X Ley y la Ley que expi el Estatuto contratación la administración pública. Se hace selección, spués cerrado el expediente. Si el contrato o convenio es alcance internacional, se acatan los lineamientos la Circular 03 l AGN 2015, que en su artículo 5 expone criterios valoración e incluye esta clase documentos como conservación total. Decreto E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
2 TABLA DE DOCUMENTAL Garantía Única Cumplimiento Certificado Paz y salvo parafiscales. Industriales y Comerciales l Estado Certificado Cuenta bancaria. (A nombre l propietario l inmueble) Informes Certificados supervisor Actas (inicio, suspensión y liquidación) E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
3 TABLA DE DOCUMENTAL Contratos Comodato Estudios previos conveniencia y oportunidad NIT Registro Cámara Comercio Personería Jurídica Copia cédula ciudadanía l representante legal. Copia libreta militar o certificación estar finida la Situación militar Antecentes fiscales Antecentes disciplinarios Antecentes judiciales - PONAL. Certificación verificación Antecentes Acta posesión o certificación representación legal. Copia certificado libertad y tradición para comodato bienes inmuebles. Minuta Contrato Actas inicio - Acta liquidación. 1 4 X Ley y la Ley que expi el Estatuto contratación la administración pública. Se hace selección, spués cerrado el expediente. Si el contrato o convenio es alcance internacional, se acatan los lineamientos la Circular 03 l AGN 2015, que en su artículo 5 expone criterios valoración e incluye esta clase documentos como conservación total. E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
4 TABLA DE DOCUMENTAL Contratos Consultoría-Interventoría-Auditoría Banco proyectos Certificado disponibilidad presupuestal- CDP Estudio previos y conveniencia Análisis l Sector proyecto pliegos, andas, acta aclaración pliegos, Pliegos finitivos, resolución apertura. Comunicado aceptación oferta. Propuesta técnica y económica -con todos sus anexos) Informes evaluación Acta Adjudicación Comunicado Aceptación oferta Minuta Contrato Nit-RUT (persona natural o jurídica y representante legal según sea el caso) Copia cédula ciudadanía: la persona natural o l representante legal si es persona 1 4 X Ley y la Ley que expi el Estatuto contratación la administración pública. Se hace selección, spués cerrado el expediente. Si el contrato o convenio es alcance internacional, se acatan los lineamientos la Circular 03 l AGN 2015, que en su artículo 5 expone criterios valoración e incluye esta clase documentos como conservación total.. E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
5 TABLA DE DOCUMENTAL juridica Copia libreta militar ó certificación estar finida la situación militar Antecentes fiscales Antecentes disciplinarios Antecentes judiciales - PONAL. Certificación verificación Antecentes Registro Compromiso Garantía Única Cumplimiento Estampillas para legalización l contrato Certificado Afiliación a Salud, Pensión y ARL. Certificado Paz y salvo parafiscales. Certificado Cuenta bancaria Acta inicio Informes Certificados cumplimiento Acta liquidación. E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
6 TABLA DE DOCUMENTAL Contratos Obra Certificado disponibilidad presupuestal- CDP Estudio previos y conveniencia Análisis l Sector Proyecto pliegos, andas, acta aclaración pliegos, Pliegos finitivos, resolución apertura. Comunicado aceptación oferta. Propuesta técnica y económica -con todos sus anexos) Informes evaluación Acta Adjudicación Comunicado Aceptación oferta Minuta Contrato Nit-RUT (persona natural o jurídica y representante legal según sea el caso) 1 4 X Ley y la Ley que expi el Estatuto contratación la administración pública. Se hace selección, spués cerrado el expediente. Si el contrato o convenio es alcance internacional, se acatan los lineamientos la Circular 03 l AGN 2015, que en su artículo 5 expone criterios valoración e incluye esta clase documentos como conservación total.. E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
7 TABLA DE DOCUMENTAL Copia cédula ciudadanía: la persona natural o l representante legal si es persona jurídica. Copia libreta militar ó certificación estar finida la situación militar Tarjeta profesional l proponente o representante. Antecentes fiscales (Persona natural y/o jurídica) Antecentes disciplinarios Antecentes judiciales - PONAL. Certificación verificación Antecentes Contrato o Comunicado Aceptación oferta Registro Compromiso Garantía Única Cumplimiento (si aplica) Estampillas para legalización l contrato Certificado Afiliación a Salud, Pensión y ARL. Certificado Paz y salvo parafiscales. E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
8 TABLA DE DOCUMENTAL Certificado Cuenta bancaria Acta inicio, suspensión y reinicio Informes Certificados cumplimiento Acta recibo final obra Acta liquidación. E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
9 TABLA DE DOCUMENTAL Contrato Prestación Servicios Banco Proyecto Certificado disponibilidad presupuestal- CDP Estudio previos y conveniencia Análisis l Sector Propuesta o cotización. Nit-RUT Hoja vida función pública Declaración bienes y rentas Cámara comercio Copia cédula ciudadanía Copia libreta militar ó certificación estar finida la situación militar Antecentes fiscales Antecentes disciplinarios Antecentes judiciales - PONAL. Certificación verificación Antecentes Certificado idoneidad Certificado Inexistencia personal Resolución Justificación 1 4 X Ley y la Ley que expi el Estatuto contratación la administración pública. Se hace selección, spués cerrado el expediente. Si el contrato o convenio es alcance internacional, se acatan los lineamientos la Circular 03 l AGN 2015, que en su artículo 5 expone criterios valoración e incluye esta clase documentos como conservación total.. E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
10 TABLA DE DOCUMENTAL Certificado Inexistencia personal Resolución Justificación Registro Compromiso Garantía Única Cumplimiento Estampillas Minuta contrato Certificación solicitud scuento ante Secretaria Hacienda Acta Inicio Informes Certificados supervisor Actas liquidación Certificado Afiliación a Salud, Pensión y ARL. Certificado Paz y salvo parafiscales. Certificado Cuenta bancaria. E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
11 TABLA DE DOCUMENTAL Contratos Suministro Banco proyectos Certificado disponibilidad presupuestal- CDP-ó- CDR Estudio previos y conveniencia Análisis l Sector Proyecto pliegos, andas, acta aclaración pliegos, Pliegos finitivos, resolución apertura. Comunicado aceptación oferta. Propuesta técnica y económica -con todos sus anexos) Informes evaluación Acta Adjudicación Comunicado Aceptación oferta Minuta Contrato Nit-RUT (persona natural o jurídica y representante legal según sea el caso) Copia cédula ciudadanía: la persona natural o l representante legal si es persona 1 4 X Ley y la Ley que expi el Estatuto contratación la administración pública. Se hace selección, spués cerrado el expediente. Si el contrato o convenio es alcance internacional, se acatan los lineamientos la Circular 03 l AGN 2015, que en su artículo 5 expone criterios valoración e incluye esta clase documentos como conservación total.. E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
12 TABLA DE DOCUMENTAL juridica Copia libreta militar ó certificación estar finida la situación militar Antecentes fiscales Antecentes disciplinarios Antecentes judiciales - PONAL. Certificación verificación Antecentes Registro Compromiso Garantía Única Cumplimiento Estampillas para legalización l contrato Certificado Afiliación a Salud, Pensión y ARL. Certificado Paz y salvo parafiscales. Certificado Cuenta bancaria Acta inicio Informes Certificados cumplimiento Acta liquidación E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
13 TABLA DE DOCUMENTAL Convenios Interadministrativos Certificado disponibilidad presupuestal- CDP Estudio conveniencia y oportunidad NIT Personería Jurídica Copia cédula ciudadanía l representante legal Copia libreta militar ó certificación estar finida la situación militar Antecentes fiscales Antecentes disciplinarios Antecentes judiciales PONAL. Certificación verificación Antecentes Copia crencial o acta posesión si es con municipio Copia acuerdo facultas si con municipio Resolución Justificación. Minuta Contrato Registro Compromiso Garantía Única Cumplimiento 1 4 X Ley y la Ley que expi el Estatuto contratación la administración pública. Se hace selección, spués cerrado el expediente. Si el contrato o convenio es alcance internacional, se acatan los lineamientos la Circular 03 l AGN 2015, que en su artículo 5 expone criterios valoración e incluye esta clase documentos como conservación total.. E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
14 TABLA DE DOCUMENTAL Certificado Paz y salvo parafiscales. Certificado Cuenta bancaria. Acta Inicio Informes Certificados supervisor Actas liquidación) E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
15 TABLA DE DOCUMENTAL Convenios Cooperación Tecnológica o Cooperación Académica Certificado disponibilidad presupuestal- CDP Estudio conveniencia y oportunidad NIT Personería Jurídica Copia cédula ciudadanía l representante legal Copia libreta militar ó certificación estar finida la situación militar Antecentes fiscales Antecentes disciplinarios Antecentes judiciales PONAL. Certificación verificación Antecentes Copia crencial o acta posesión si es con municipio Copia acuerdo Facultas si es con municipio Resolución Justificación. Minuta Contrato Registro Compromiso 1 4 X Ley y la Ley que expi el Estatuto contratación la administración pública. Se hace selección, spués cerrado el expediente. Si el contrato o convenio es alcance internacional, se acatan los lineamientos la Circular 03 l AGN 2015, que en su artículo 5 expone criterios valoración e incluye esta clase documentos como conservación total.. E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
16 TABLA DE DOCUMENTAL Garantía Única Cumplimiento Certificado Paz y salvo parafiscales. Certificado Cuenta bancaria. Acta Inicio Informes Certificados supervisor Actas liquidación) Convenios Prácticas o Pasantías Reglamentos Informes Capacitaciones Solicitus Oficios respuesta convenio 1 4 X Ley y la Ley que expi el Estatuto contratación la administración pública. Se hace selección, spués cerrado el expediente. Si el contrato o convenio es alcance internacional, se acatan los lineamientos la Circular 03 l AGN 2015, que en su artículo 5 expone criterios valoración e incluye esta clase documentos como conservación total.. E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
17 TABLA DE DOCUMENTAL Convenios Subvención Matrículas Solicitud Oficio Respuesta Factura o equivalente Comprobante pago INFORMES Informes a Entes Control Solicitud Plan mejora Oficios respuesta Informes avance l plan mejora 5 5 X Ley y la Ley que expi el Estatuto contratación la administración pública. izado el tiempo en el estos documento se eliminan por su información se encuentra contenida en los boletines diarios Contabilidad. 1 4 X X La Ley , estableció la obligatoriedad que tiene los funcionarios públicos presentar un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, los asuntos su competencia, así como la gestión los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
18 TABLA DE DOCUMENTAL expresados en la Circular externa en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos. E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
19 TABLA DE DOCUMENTAL Informes Interinstitucionales Solicitud Plan mejora Oficios respuesta 1 4 X X La Ley , estableció la obligatoriedad que tiene los funcionarios públicos presentar un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, los asuntos su competencia, así como la gestión los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos. E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
20 TABLA DE DOCUMENTAL Informes avance l plan mejora ACTAS Actas Comité Contratación Invitación Informes Acta 1 X X X Resolución No , Estatuto Contratación. Son conservación total porque son documentos cisorios ntro la USCO. Terminado el tiempo vigencia en el, se transfieren y se conservan en el histórico la USCO. Dando alcance al Decreto 1080, 2015, articulo se transferirán posteriormente al archivo General la Nación. E= Eliminación Secretario General Jefe Junio 2016
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