Cuando ya tengas escrito un documento, es necesario que le des forma indicando el tamaño del papel, orientación, márgenes, etc.

Transcripción

1 Taller de Computación Básica Curso de Apoyo a la Modalidad Presencial Lección 3: Configurar página Indicaciones: 1. Conoce las opciones de configuración aplicables a un documento. 2. Configura de forma eficiente un documento Configurar página Cuando ya tengas escrito un documento, es necesario que le des forma indicando el tamaño del papel, orientación, márgenes, etc. La ficha Diseño de página, presenta seis grupos de comandos: Temas, Configurar Página, Fondo de Página, Párrafo y Organizar, entre los cuales puedes elegir Configurar página para definir las características generales de las hojas que forman el documento: En cuanto a la orientación de la página esta colocada por defecto en la opción vertical, podremos modificarla desde el comando de orientación que aparece en el grupo Configurar Página. Para ello, sólo tendremos que hacer clic en la flecha que aparece junto a la palabra orientación y elegir la opción que deseemos, horizontal o vertical. Los márgenes del documento se podrán ajustar a través de la opción de márgenes que aparece en ese mismo grupo.

2 Al dar clic sobre la flecha que aparece bajo esta opción de márgenes, nos aparecerá un menú con una serie de márgenes predefinidos por Word 2007, con la denominación que les da el programa (Normal, estrecho, moderado, ancho y reflejado) y las dimensiones de los mismos. Podemos elegir cualquiera de ellos solo haciendo clic sobre la opción que preferimos. Si por el contrario, ninguna de las opciones que aparecen por defecto nos resulta útil, y deseamos definir nosotros mismos las dimensiones de los márgenes de nuestro documento, seleccionaremos Márgenes personalizados. En ese caso se nos mostrará una ventana como la anterior en la que deberemos especificar las medidas en centímetros en cada una de las casillas correspondientes. Esto se puede hacer de 2 formas: 1. Con los botones de desplazamiento, incrementamos o decrementamos la medida de los márgenes (haciendo clic repetidas veces en el triangulito que apunta hacia arriba o hacia abajo). 2. Seleccionando el valor que hay en la casilla (arrastrando el ratón desde su derecha hasta la izquierda) o bien posicionándose a la derecha del valor con un clic y con la tecla de retroceso borrándolo. Ahora, una vez borrado el valor que había en la casilla, teclearemos el que deseemos. Si tiene decimales, el carácter decimal que deberemos utilizar es la coma de siempre. Tamaño del papel El tamaño de papel con el que queremos trabajar lo seleccionaremos desde esa misma ficha de diseño de página, en el grupo correspondiente a la configuración de la página eligiendo el comando de tamaño de papel. Haciendo clic sobre el triangulo que aparece a la derecha de esta opción, se va a desplegar un panel que nos ofrece varias opciones de tamaño de papel, pudiendo seleccionar aquella que nos interese en nuestro caso.

3 En el caso de que ninguna de estas medidas estándar nos interese, podemos definir las medidas de nuestro documento de manera personalizada mediante la opción Más tamaños de papel... Predeterminar... Si pulsas este botón te aparecerá una ventana que te preguntará si deseas que todos los documentos que se creen a partir de ese momento, tengan una estructura similar y sigan con las mismas características definidas en esta ventana; También la opción de Vista Previa nos ayuda a definir a qué parte del documento se aplicarán los cambios. Márgenes Sección Inicio de Sección muestra las ubicaciones en las que inician las secciones del documento nuevo. Suprimir Notas al Final Evita que las notas finales se impriman en la sección actual. En lugar de ello, esta opción las imprime en la sección siguiente, antes de las notas finales de dicha sección. Área de Encabezado y pie de página. Los encabezados y pies de página son útiles cuando quieres que algún elemento como un texto o un logotipo quede en todas las hojas de tú documento o hacer la diferencia entre las hojas pares e impares. También debes indicar los centímetros que deseas que haya entre el borde superior del papel y la primera línea del encabezado, así como la distancia entre la última línea del pie página y el borde inferior de la hoja.

4 Página Alineación: Especifica la posición del texto dentro de la página. Ésta puede ser superior, centrada, justificada o inferior. Insertar Encabezado y pie de página Los encabezados y pies de página son áreas de los márgenes superior, inferior y laterales de cada página de un documento. Para insertarlos da clic en la ficha Insertar, y luego en el grupo Encabezado y pie de pagina. Al dar clic en Encabezado, y se abrirá la ventana de opciones siguiente: Selecciona el tipo de encabezado que mas te agrade, por ejemplo el encabezado llamado En blanco, en nuestra hoja de trabajo aparecerá el espacio destinado para escribir nuestro encabezado, en la imágen es el espacio sombreado que dice "Escribir texto". Recordemos que este encabezado es para todo el documento.

5 Escribe el encabezado, por ejemplo Computación Básica El encabezado tendrá la siguiente visualización en el documento. Notemos que la fuente es más clara y esta sobre el margen superior de la página. Pie de Página Para insertar el pie de pagina da clic en la ficha Insertar, y luego en el grupo Encabezado y pie de pagina, y clic en el icono de pie de página. Se abrirá en nuestra hoja de trabajo el espacio para escribir el pie de página que deseamos establecer en nuestro documento. Notemos que se identifica por el espacio sombreado "Escribir texto" Escribimos el pie de página en este espacio. El pie de página tendrá esta visión en el documento, bajo el margen inferior de la página. Observemos que la fuente es más clara que el resto del texto del documento.

6 Números de Página Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no aparece en el documento. Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaña Insertar, desplegando la opción Número de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número. Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para que elijamos el que más nos guste. También podemos insertar el número de página editando el encabezado o pie (según dónde queremos colocar el número de página) y seleccionar la opción Número de página de la pestaña Diseño: Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicación y formato del número de página. Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados a cada ubicación, estos están organizados por secciones para facilitarnos la localización del formato que buscamos. En la sección Simple tenemos números simples con diferentes alineaciones. En la sección Con formas, los números se escriben dentro de una forma, por ejemplo con cinta:. En la sección Número sin formato, tenemos los números de página a los cuales se les aplica algún tipo de formato. En la sección Página X, el número de página viene acompañado de la palabra Página o Pag, por ejemplo. En la sección Pagina X de Y, se añade además el número total de páginas del documento, por ejemplo. Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicación pueden variar de una ubicación a otra, la ubicación Final de página dispone de más formatos. Para ver los encabezados y pies de página en la pantalla de nuestra computadora tenemos que estar en modo vista Diseño de Impresión donde se ven en un tono más claro que el texto normal. Una vez insertado el número de página podemos variar su formato con la opción Formato del número de página. Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuación. Al hacer clic sobre el triángulo del campo Formato de número se despliega una lista con posibles formatos predeterminados para que seleccionemos el formato que más nos guste. Tenemos dos alternativas para indicar en qué número empezará la numeración de las páginas: 1.- Continuar desde la sección anterior (o empezar desde uno, si ésta es la primera sección). 2.- Iniciar en el número que especifiquemos en la opción Iniciar en:

7 Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos incluir el número del capítulo junto con el de la página, marcando la casilla Incluir número de capítulo y seleccionando un formato. Insertar notas al pie y notas al final Si en tu documento deseas hacer alguna aclaración o nota puedes utilizar las notas al pie o notas al final. Cada nota se compone de dos partes, una marca de referencia de nota en superíndice y el texto de la nota. Para insertar notas al pie y notas al final puedes hacer lo siguiente: Posiciona el punto de inserción donde tengas que introducir la marca de referencia de la nota, luego Accedemos a la pestaña Referencias. Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará automáticamente y no tendremos que realizar más acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de diálogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la flecha al pie del grupo Notas al pie. Aparece el diálogo que vemos en la imagen de la derecha. Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final. Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre: - Incluir la nota al final de la página o Debajo de la selección. Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre: - Incluir la nota al Final del documento o al Final de la sección. Además en el diálogo podemos seleccionar el formato del número que deseamos que se muestre como subíndice. Podemos incluir una marca personal pulsando en Símbolo. Se puede indicar a partir de que número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie. Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia en cada nueva página. Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios después seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento. Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratón encima aparece un comentario con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superíndice. Eliminar una nota al pie o al final Para eliminar una nota, tienes que seleccionar la marca de referencia y suprimirla. Si borras una nota numerada Word volverá a numerar las restantes automáticamente. Cuando borres un texto que contenga alguna marca de referencia de nota, Word eliminará también el texto de la nota correspondiente.

8 Presentación preliminar Para accesar a esta opción, debes dar clic el Botón Office que esta en la esquina superior izquierda de la pantalla, al pulsar el botón, se desplegarán las funciones principales de Word. Pulsamos Imprimir, y se abrirá un menú pequeño con ciertas funciones, entre ellas seleccionamos Vista preliminar. Al seleccionar Vista preliminar se abrirá una nueva barra de herramientas de esta función: Y, veremos en pantalla completa las páginas de nuestro documento Si queremos acercar más la visión en la página, pulsamos Zoom y seleccionamos un porcentaje mayor al que tenemos. Igual acá son las mismas funciones las que tienen todos estos íconos relacionados al Zoom. Para salir de esta Vista y regresar a nuestra pantalla principal, pulsamos el botón Cerrar vista preliminar. Recuerda que al situar el cursor sobre un icono y dejarlo unos segundos, se despliega una leyenda que indica la acción del icono. Una vez visualizado todo el documento, puedes enviar a imprimir desde presentación preliminar, desde la ficha Vista preliminar, en el icono de Imprimir del grupo de opciones de Imprimir. Si en la última página de un documento sólo aparece una pequeña cantidad de texto, puedes reducir el número de páginas haciendo clic en el botón Reducir hasta ajustar de la barra de herramientas Presentación preliminar. Para salir de la presentación preliminar y volver a la presentación anterior del documento, elije el botón Cerrar Vista Preliminar. Imprimir Una vez terminado tu documento, para imprimirlo puedes hacerlo desde la ficha Vista preliminar, en el icono de Imprimir del grupo de opciones de Imprimir, y Word enviará tu archivo a la impresora, con las características de impresión ya definidas. Si quieres cambiar alguna característica como el número de copias o el rango de hojas a imprimir, da clic en el botón office en la opción

9 imprimir. En este cuadro de diálogo puedes indicar que quieres imprimir: Todo. Imprime todo el documento. Página actual. Imprime la página en la que se encuentra situado el punto de inserción en ese momento. Selección. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos escoger esta opción para que nos imprima únicamente el texto seleccionado. Páginas. Permite indicar qué páginas quieres que imprima. Si quieres páginas salteadas, anota los números de página separados por coma, o para indicar un intervalo, escribe la página inicial y la página final separadas por un guión. También puedes indicar que imprima un número de copias, si la opción Intercalar no está activada, imprimes una copia entera y después otra copia. Si activas Intercalar, se imprimen todas las copias de cada página juntas. Ejercicio: 1. Abre el archivo 'contaminación.doc' 2. Define la hoja en tamaño oficio. 3. Define márgenes izquierdo y derecho de 2 cm, y superior e inferior en 3 cm. 4. Escribe tu nombre como encabezado, alineado a la derecha. 5. Como pie de página escribe la facultad a la que perteneces. 6. También inserta la hora en pie de página. 7. Coloca el cursor al final del título e inserta una nota al final del documento, como texto de la nota escribe la liga de Internet a ésta al final del texto. 8. Visualiza tu documento en vista preliminar. 9. Guarda tu archivo.