PUCV - Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

Transcripción

1 PUCV - Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

2 ÍNDICE LLAMAR AL SISTEMA VIDEO LLAMADA REUNIÓN INSTANTÁNEA SALA DE REUNIONES

3 LLAMAR AL SISTEMA ÍNDICE QUÉ ES LLAMAR AL SISTEMA? CÓMO UTILIZAR LA HERRAMIENTA LLAMAR AL SISTEMA? Botones CÓMO UTILIZAR LA HERRAMIENTA LLAMAR AL SISTEMA CON MÁS DE UN CONTACTO SAMETIME? CÓMO AGREGAR UNA VENTANA DE CONVERSACIÓN ES- CRITA A UNA VENTANA DE LLAMADA? QUÉ ES LLAMAR AL SISTEMA? La herramienta Llamar al sistema permite realizar una conversación entre contactos Sametime (personas pertenecientes a la red PUCV) a través de audio. Pueden participar cuantos contactos desee. También podrá agregar una ventana de conversación escrita y/o una Videollamada. CÓMO UTILIZAR LA HERRAMIENTA LLAMAR AL SISTEMA? Para utilizar esta herramienta, realizar los siguientes pasos: (1) Hacer clic derecho sobre el nombre de la persona, con la cual desea efectuar una llamada, desde la Lista de Contactos de Sametime. (2) Elegir la opción Llamar al sistema desde el menú desplegable. Automáticamente, aparecerá una ventana emergente en donde se producirá el encuentro con su interlocutor. Mientras se concreta el llamado, el cuadro permanecerá tal como muestra la siguiente figura: 5_

4 BOTONES Ajustar hardware de audio_esta opción permite determinar qué dispositivos de audio y video se utilizarán para realizar la llamada. Mantener la llamada_esta opción permite mantener en línea a los otros participantes mientras se realiza otras acciones. Cuando el otro usuario conteste la llamada cambiará el estado a Está Conectado y se activará la siguiente Barra de herramientas. Información sobre la llamada_esta opción permite elaborar un informe sobre el tiempo, transferencias, etc. Invitar a otras personas_esta opción permite invitar a la llamada a otros contactos Sametime. Esta acción será detallada más adelante. Conversar con los participantes_esta opción permite activar una Ventana de Conversación Escrita entre los participantes. Esta acción será detallada más adelante. Invitar a una sala de reuniones_esta opción permite invitar al usuario a la sala de reuniones. Esta acción será detallada más adelante. Las funcionalidades de cada uno de estos botones se presentan a continuación: BOTONES Finalizar Llamada_Este botón permite finalizar la llamada. Micrófono_Este botón permite activar o desactivar el micrófono. Volumen_ Este botón permite realizar ajustes en el volumen de los parlantes y del micrófono. Video_ Este botón en primera instancia solo muestra la opción de Iniciar una Videollamada. Al presionarlo cambiará la ventana a una de Videollamada. CÓMO UTILIZAR LA HERRAMIENTA LLAMAR AL SISTEMA CON MÁS DE UN CONTACTO SAMETIME? Para utilizar esta herramienta con más de un contacto Sametime, primero, deberá tener una conversación activa y desde allí invitar a los otros participantes. Para ello, realizar los siguientes pasos: (1) Hacer clic derecho sobre el nombre una de las personas con las cuales realizará la llamada, desde la Lista de Contactos de Sametime. (2) Elegir la opción Llamar al sistema desde el menú desplegable. Automáticamente, aparecerá una ventana emergente en donde se producirá el encuentro con su interlocutor. Mientras se concreta el llamado el cuadro permanecerá tal como muestra la siguiente figura: Más_ Este botón ofrece un menú desplegable con las siguientes opciones: 6_ 7_

5 Una vez entablado el contacto, cambiará el estado de la conversación a Está conectado y se desplegará la Barra de Herramientas. (3) Para invitar a más participantes presionar el botón Más desde dicha barra. Nota: Si el nuevo participante no tiene habilitadas las herramientas de audio y video no podrá ser invitado a la conversación. (8) Al finalizar presionar Aceptar. Automáticamente, se incluirán los nuevos participantes. Cambiará la presentación de la ventana desplegando a todos los participantes de la conversación, tal como muestra la siguiente figura: (4) Seleccionar Invitar a otras personas desde el menú desplegable. Automáticamente, aparecerá la siguiente ventana en donde deberá: (5) Ingresar el nombre del nuevo participante en el campo Buscar un contacto existente. (6) Seleccionar al participante desde la lista de invitados. (7) Repetir los pasos 5 y 6 tantas veces quiera, según la cantidad de participantes con los que desea entablar una conversación. 8_ 9_

6 CÓMO AGREGAR UNA VENTANA DE CONVERSACIÓN ESCRITA A UNA VENTANA DE LLAMADA? En el caso de que este en una conversación múltiple se verá de la siguiente manera: Para agregar una Ventana de Conversación a una llamada, realizar los siguientes pasos. (1) Presionar el botón Más desde la Barra de Herramientas de la ventana. Automáticamente, se desplegará la siguiente ventana de conversación cuando sea con una sola persona. 10_ 11_

7 VIDEOLLAMADA ÍNDICE QUÉ ES UNA VIDEOLLAMADA? CÓMO REALIZAR UNA VIDEOLLAMADA? CÓMO CONFIGURAR UNA VIDEOLLAMADA? Botones CÓMO REALIZAR UNA VIDEOLLAMADA CON MÁS DE UN CONTACTO SAMETIME? QUÉ ACCIONES PUEDE REALIZAR UN MODERADOR EN UNA VIDEOLLAMADA? CÓMO AGREGAR UNA VENTANA DE CONVERSACIÓN A UNA VIDEOLLAMADA? QUÉ ES UNA VIDEOLLAMADA? Una videollamada es conversación entre contactos Sametime (personas pertenecientes a la red PUCV) a través de audio y video. Pueden participar cuantos contactos desee, su pantalla mostrará su imagen y la imagen de la persona que este hablando. También podrá agregar una ventana de conversación escrita. CÓMO REALIZAR UNA VIDEOLLAMADA? Para iniciar una Videollamada, realizar los siguientes pasos: (1) Hacer clic derecho sobre el nombre del contacto desde la Lista de Contactos de Sametime, con el cual desea efectuar una Videollamada. (2) Elegir la opción Videollamada desde el menú desplegable. Automáticamente, aparecerá una ventana emergente en donde se producirá el encuentro con su interlocutor. Mientras se concreta el llamado, el cuadro permanecerá en negro tal como muestra la siguiente figura: 13_

8 BOTONES Este botón ofrece un menú desplegable con las siguientes opciones: Ajustar hardwarede audio_ Esta opción permite determinar qué dispositivos de audio y video se utilizarán para realizar la Videollamada. Mantener la llamada_ Esta opción permite mantener en línea a los otros participantes mientras se realiza otras acciones. Información sobre la llamada_ Esta opción permite elaborar un informe sobre el tiempo, transferencias, etc. CÓMO CONFIGURAR UNA VIDEOLLAMADA? Para configurar una Videollamada IBM Notes ofrece una Barra de Herramientas con las siguientes acciones: Invitar a otras personas_ Esta opción permite invitar a la Videollamada a otros contactos Sametime. Esta acción será detallada más adelante. Conversar con los participantes_ Esta opción permite activar una Ventana de Conversación Escrita entre los participantes. BOTONES Finalizar Llamada_Este botón permite finalizar la llamada. Micrófono_Este botón permite activar o desactivar el micrófono. Volumen_ Este botón permite realizar ajustes en el volumen de los parlantes y del micrófono. Vídeo_ Este botón ofrece un menú desplegable con las siguientes opciones: CÓMO REALIZAR UNA VIDEOLLAMADA CON MÁS DE UN CONTACTO SAMETIME? Para realizar una Videollamada con más de un contacto Sametime, primero, se debe tener una conversación activa y después invitar a los otros participantes. Para ello, realizar los siguientes pasos: (1) Hacer clic derecho sobre el nombre de uno de los participantes desde la Lista de Contactos de Sametime, con los cuales realizará la Videollamada. Detener mi vídeo_ Esta opción permite pausar la llamada, desconectando momentáneamente a los participantes. Pantalla completa_ Esta opción permite ampliar la imagen al tamaño de la pantalla del equipo que se esté utilizando. Estadísticas de vídeo_ Esta opción permite visualizar estadísticas de tiempo, velocidad de transferencia, etc. 14_ 15_

9 (2) Elegir la opción Videollamada desde el menú desplegable. Automáticamente, aparecerá una ventana emergente en donde se producirá el encuentro con su interlocutor. Mientras se concreta el llamado, el cuadro permanecerá en negro tal como muestra la siguiente figura: (4) Seleccionar Invitar a otras personas desde el menú desplegable. Automáticamente, aparecerá la siguiente ventana en donde deberá: (3) Una vez entablado el contado, la imagen de ambos participantes aparecerá en la ventana emergente. Para invitar a más participantes presionar el botón Más desde la Barra de Herramientas. 16_ 17_

10 (5) Ingresar el nombre del nuevo participante en el campo Buscar un contacto existente. (6) Seleccionar al participante desde la lista de invitados. Nota: Repetir los pasos 5 y 6 tantas veces quiera, según la cantidad de participantes desea entablar el una conversación. (7) Al finalizar presionar Aceptar. Automáticamente, se incluirán los nuevos participantes. La lista de ellos se desplegará en la parte inferior de la ventana emergente, tal como muestra la siguiente figura: QUÉ ACCIONES PUEDE REALIZAR UN MODERADOR EN UNA VIDEOLLAMADA? Sametime le ofrece al moderador de una conversación, poder coordinar el actuar de los participantes, mediante los siguientes pasos: (1) Seleccionar al participante al cual desea cambiar de estado. (2) Presionar el selector, ubicado al lado del estado del participante. Automáticamente, se desplegará un menú desplegable con las distintas opciones para habilitar y deshabilitar al participante durante la conversación, además de regular el volumen. Nota: Si los participantes realizan los pasos anteriores se le desplegará el siguiente menú: Nota: Al haber más de un participantes se adjudicará el rol de moderador al primer contacto que haya hecho la llamada a una Videollamada. Este contacto tendrá opciones que le permitirán moderar la conversación. Este menú permite que los participantes generen alertas personales, desarrollar conversaciones escritas apartes, etc. 18_ 19_

11 CÓMO AGREGAR UNA VENTANA DE CONVERSACIÓN A UNA VIDEOLLAMADA? Para agregar una Ventana de Conversación a una Videollamada, se debe tener activa una Videollamada en la cual se deberá realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón Más desde la Barra de Herramientas. (2) Seleccionar Conversar con los participantes. Automáticamente, se desplegará la ventana de conversación. 20_

12 REUNIÓN INSTANTÁNEA ÍNDICE QUÉ ES Y CÓMO REALIZAR UNA REUNIÓN INSTANTÁNEA? CÓMO RESPONDER A UNA INVITACIÓN DE REUNIÓN INS- TANTÁNEA? PARTICIPANTES Y ROLES DENTRO DE UNA REUNIÓN INS- TANTÁNEA QUIÉN ES EL MODERADOR DE LA REUNIÓN? COMÓ CAMBIAR AL MODERADOR DE LA REUNIÓN? QUIÉN ES EL PRESENTADOR DE LA REUNIÓN? CÓMO SABER QUIENES SON LOS PRESENTADORES DE LA REUNIÓN? CÓMO CAMBIAR A LOS PRESENTADORES DE LA REU- NIÓN? CÓMO INVITAR PERSONAS DESDE LA SALA DE REUNIO- NES? CÓMO ORDENAR LA LISTA DE PARTICIPANTES? PREPARACIÓN DE LA SALA DE REUNIÓN CÓMO SABER QUÉ HERRAMIENTAS TIENEN HABILITA- DAS PARA REALIZAR UNA REUNIÓN? CÓMO HABILITAR AQUELLAS HERRAMIENTAS QUE APA- RECEN COMO NO DISPONIBLE? CÓMO INICIAR UNA PRESENTACIÓN? HERRAMIENTAS DISPONIBLES DENTRO DE LA REUNIÓN CÓMO UTILIZAR LA PIZARRA EN LAS REUNIONES INS- TANTÁNEAS? QUÉ ES Y CÓMO UTILIZAR LA PANTALLA COMPARTIDA EN LAS REUNIONES INSTANTÁNEAS? Botones QUÉ ES UN SONDEO Y CÓMO UTILIZARLO? PARA QUE SIRVE LEVANTAR LA MANO?

13 QUÉ ES Y CÓMO REALIZAR UNA REUNIÓN INSTANTÁNEA? (4) Presionar Enviar cuando haya ingresado a todos sus invitados. Automáticamente se enviarán las invitaciones y se abrirá la Sala de Reuniones. La Reunión Instantánea corresponde a la herramienta que permite al usuario comunicarse SÓLO con sus contactos de Sametime simultáneamente, a través de mensajes de texto, audio y vídeo, como también, podrá utilizar presentaciones en pizarras o en pantallas compartidas por medio de una sala virtual. Para iniciar una reunión realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón Más de la barra de acción de Sametime y seleccionar la opción Invitar a una reunión instantánea. Cabe mencionar que al activar una Reunión Instantánea, ésta se abrirá fuera de IBM Notes, pues se redirigirá al Navegador de Internet predeterminado en el equipo del usuario. Se recomienda los navegadores de internet Fifefox y Google Chrome. Sametime ofrece opciones de personalización de las salas para que estas actividades funcionen de manera más eficiente. (2) Ingresar el propósito de la reunión o conservar el tema que viene por defecto. (3) Ingresar los invitados uno a uno, especificando el nombre del asistente o parte del mismo en el campo Nombre y seleccionándolos desde la lista desplegable. Nota: En caso de utilizar por primera vez las herramientas de audio y video para entablar una Reunión Instantánea, se deberá instalar los plugins que se le soliciten. Una vez habilitado todo, presionar el botón Activar Audio y Video, para que dentro de la sala se pueda observar las cámaras web activadas tal como lo muestra la siguiente imagen. 24_ 25_

14 CÓMO RESPONDER A UNA INVITACIÓN DE REUNIÓN INSTANTÁNEA? Cuando reciba una invitación para participar en una reunión instantánea, aparecerá un aviso en la parte inferior derecha de la pantalla. El usuario podrá aceptar o no la invitación, mediante los botones que se ofrecen al final del recuadro. QUIÉN ES EL PRESENTADOR DE LA REUNIÓN? PARTICIPANTES Y ROLES DENTRO DE UNA REUNIÓN INSTANTÁNEA QUIÉN ES EL MODERADOR DE LA REUNIÓN? El rol de Moderador corresponde a aquel participante que preside o dirige la reunión y, por defecto, Sametime asigna al creador de la actividad como tal. CÓMO CAMBIAR AL MODERADOR DE LA REUNIÓN? El actual Moderador es la persona encargada de asignar este rol a otro contacto. Para ello realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón, ubicado en la Barra de Herramientas de la ventana de reunión. (2) Seleccionar Cambiar Moderador de la reunión. (3) Elegir al Nuevo Moderador desde la Lista de Contactos ofrecida en la ventana emergente. (4) Al finalizar presionar Aceptar. El rol de Presentador(es) corresponde a aquel participante(s) que durante el transcurso de la reunión tienen autorización para exponer y utilizar las herramientas que la sala dispone. Por defecto Sametime, al iniciar una reunión establece que todos los los participantes son Presentadores. Posteriormente, sólo el Moderador podrá asignar un nuevo rol durante el transcurso de la reunión. CÓMO SABER QUIENES SON PRESENTADORES DE LA REUNIÓN? Para verificar quiénes tienen autorización para realizar una presentación durante una reunión realizar los siguientes pasos: (1) Hacer clic en el botón Ver, ubicado en la barra de herramientas. (2) Seleccionar Lista de Participantes desde el menú desplegable (3) Elegir Mostrar presentadores, tal como muestra la figura. 26_ 27_

15 Opción 3: Clasificar a los participantes uno a uno (1) Hacer clic derecho sobre el nombre del asistente que se desea modificar su permiso, desde la Lista de Participantes ubicada en la barra lateral izquierda de la página principal. (2) Seleccionar Conceder permisos, en caso de asignar el rol de presentador, o bien Revocar permisos para que el participante ya no pueda presentar. CÓMO CAMBIAR A LOS PRESENTADORES DE LA REUNIÓN? El Moderador es el único que puede determinar quiénes serán considerados presentadores dentro de una reunión. Para ello existen 3 opciones: Nota: No olvidar que por defecto al comenzar una reunión todos los participantes pueden realizar una presentación. Opción 1: Quitarle el permiso a todos los participantes 1. Presionar el botón Configurar permisos ubicado en la barra de herramientas de la ventana de la reunión. 2. Presionar el botón desde la ventana emergente. Opción 2: Clasificar permisos para usuarios concretos 1. Presionar el botón Configurar permisos ubicado en la barra de herramientas de la ventana de la reunión. 2. Clasificar uno a uno los asistentes a través de las opciones de Agregar y Eliminar, tal como se muestra en la siguiente figura: CÓMO INVITAR PERSONAS DESDE LA SALA DE REUNIONES? Para invitar a personas desde la sala de reuniones realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón,ubicado en la Barra de Herramientas de la ventana. (2) Seleccionar Invitar a una reunión desde el menú desplegable. (3) Dentro de la ventana emergente, determinar el propósito de la reunión y buscar el nombre del invitado en el directorio de contactos. (4) Al finalizar presionar Enviar. 28_ 29_

16 (1) Hacer clic derecho sobre el nombre, en la lista de contactos de Sametime. (2) Seleccionar Herramientas disponibles desde la menú desplegable. Automáticamente se deplegara una ventana emergente en donde las herramientas habilitadas estarán señaladas con un, mientras que las no disponibles aparecerán con una. CÓMO ORDENAR LA LISTA DE PARTICIPANTES? Los nombres de la Lista de Participantes pueden ordenarse según: Orden alfabético Presentadores Manos levantadas Orden de entrada a la reunión. Para seleccionar una de estas opciones hacer clic en el botón Mostrar, ubicado en la parte superior de la Lista de Participantes, luego seleccionar el formato que desee. PREPARACIÓN DE LA SALA DE REUNIÓN CÓMO SABER QUÉ HERRAMIENTAS TIENE HABILITA- DAS PARA REALIZAR UNA REUNIÓN? Para verificar la disponibilidad de las herramientas de audio y video, tanto de su equipo como el de otros contactos, realizar los siguientes pasos: CÓMO HABILITAR AQUELLAS HERRAMIENTAS QUE APARECEN COMO NO DISPONIBLE? Para habilitar aquellas herramientas que aparecen como no disponible, revisar primero si los dispositivos multimedia están instalados en el equipo (micrófono, parlantes y/o cámara Web). En caso de estar instalados y no aparecer como disponibles, realizar los siguientes pasos: (1) Hacer clic derecho sobre el botón Contactos de Sametime, ubicado al inicio de la plataforma de Sametime. (2) Seleccionar Preferencia desde el menú desplegable. 30_ 31_

17 CÓMO INICIAR UNA PRESENTACIÓN? Para iniciar una presentación, los contactos habilitados deberán presionar el botón Iniciar presentación, ubicado al costo superior izquierdo de la página principal. Éste permitirá utilizar cualquiera de las herramientas disponibles para la reunión. Al finalizar la presentación presionar el botón mismo lugar que el botón anterior. ubicado en el HERRAMIENTAS DISPONIBLES DENTRO DE LA REUNIÓN (3) Hacer clic sobre Sametime para desplegar las opciones de la barra lateral izquierda de la ventana emergente. (4) Elegir Herramientas de reunión instantánea desde las opciones desplegadas. (5) Habilitar las herramientas necesarias. (6) Al finalizar presionar Aceptar. CÓMO UTILIZAR LA PIZARRA EN LAS REUNIONES INSTANTÁNEAS? Cualquiera de los presentadores podrá utilizar la Pizarra para dibujar con las herramientas de anotaciones que Sametime proporciona. Para ello, deberá tener iniciada su presentación, para así poder hacer clic en la pestaña Pizarra, como muestra la siguiente figura: QUÉ ES Y CÓMO UTILIZAR LA PANTALLA COMPARTIDA EN LAS REUNIONES INSTANTÁNEAS? Pantalla Compartida corresponde a la herramienta que permite a los invitados de una reunión instantánea interactuar con el trabajo que el presentador esté haciendo en su equipo. Para ello existen 3 niveles de visualización: Toda la pantalla, un recuadro o una aplicación. En cada uno de estos niveles, el presentador podrá dar autorización para que los invitados controlen la pantalla en los diferentes niveles. 32_ 33_

18 El presentador no verá nada en el recuadro en blanco sino que se habilitarán las siguientes acciones: BOTONES Cambiar a..._este botón permite cambiar el nivel de visualización. Para utilizar esta herramienta realizar los siguientes pasos: (1) Seleccionar la pestaña Pantalla Compartida. (2) Presionar el botón Compartir Pantalla lo cual desplegará una ventana emergente que ofrecerá los 3 niveles de visualización ya nombrados. Dejar de compartir_este botón permite cancelar la transmisión. Permitir controlar_ Este botón permite autorizar a los invitados controlar lo que se esté ejecutando en su equipo. QUÉ ES UN SONDEO Y CÓMO UTILIZARLO? Sondeo corresponde a la herramienta que permite al Moderador recopilar los comentarios de los participantes. Para enviar un sondeo de preguntas a todos los participantes de la reunión, realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón ubicado dentro de la sección de Sondeo en la barra lateral izquierda de la página principal. (2) Digitar la pregunta que enviará a los participantes y las posibles respuestas, en caso de estar predefinidas, en la ventana emergente. (3) Elegir una de las opciones (4) Al finalizar presionar Aceptar para que todos los invitados puedan visualizar en el recuadro en blanco lo que se esté realizando. Nota: No olvidar adecuar el marco a lo que desea transmitir, si la opción elegida corresponde a Un marco rectangular redimensionable. 34_ 35_

19 PARA QUE SIRVE LEVANTAR LA MANO? Durante el transcurso de una reunión, los participantes podrán levantar la mano, de esta manera el Moderador o presentador sabrá que: Se solicita permiso para presentar. Se desea responder a una pregunta o hablar durante la reunión. Se informa estar listo para iniciar la reunión. Para Levantar la Mano existen 3 opciones: Opción 1: Hacer clic en el botón en la parte inferior de la Lista de Participantes. Opción 2: Al enviar el sondeo de preguntas, el Moderador podrá: Compartir los resultados porcentuales con los demás participantes. El Moderador es la única persona que puede ver las respuestas de los sondeos. No obstante, puede compartir los resultados porcentuales con todos los participantes. Hacer clic en el ícono,ubicado en la sección de Sondeo. Permitir las respuestas anónimas. El Moderador puede preservar la privacidad de los participantes, permitiéndoles que respondan anónimamente a las preguntas de los sondeos. Señalar las respuestas correctas. Frente a la pregunta enviada, el Moderador podrá especificar cuáles serán las respuestas correctas. Esto le permitirá a los participantes verificar si han respondido correctamente a la pregunta. 1. Presionar el botón Acciones en la Barra de Herramientas y seleccionar Levantar mano de la lista desplegable. 2. También puede hacer clic con el botón derecho sobre su nombre en la Lista de Participantes y seleccionar Levantar mano en el menú de acceso directo que aparece. Opción 3: 1. Hacer clic con el botón derecho sobre su nombre en la Lista de Participantes 2. Seleccionar Levantar mano en el menú de acceso directo que aparece. Esto habilitará el botón Bajar mano y junto su nombre aparecerá un ícono de mano. Todos los participantes de la reunión podrán ver dicho ícono. Nota: No olvidar al finalizar, presionar para terminar el sondeo. 36_ 37_

20 > Cómo bajar la mano? Para Bajar la Mano realizar los siguientes pasos: Opción 1: ubicado en la parte inferior de la Lista de Parti- Hacer clic en el botón cipantes. Opción 2: 1. Presionar Acciones en la Barra de Herramientas. 2. Seleccionar Bajar mano de la lista desplegable. Opción 3: 1. Hacer clic con el botón derecho sobre su nombre en la Lista de Participantes 2. Seleccionar Bajar mano en el menú de acceso directo que aparece. El ícono de la mano situado junto a su nombre desaparecerá. 38_

21 SALA DE REUNIONES ÍNDICE CÓMO CREAR UNA SALA DE REUNIONES? CÓMO AGREGAR PARTICIPANTES? CÓMO RESPONDER A UNA INVITACIÓN A UNA SALA DE REUNIONES? CÓMO BUSCAR UNA SALA DE REUNIONES ESPECIFICA? PARTICIPANTES Y ROLES DENTRO DE UNA SALA REUNIONES QUIÉNES ES EL MODERADOR DE LA REUNIÓN? QUIÉN ES EXPOSITOR EN LA REUNIÓN? Cómo determinar que participantes expondrán? QUIÉN ES EL O LOS GESTORES DE LA REUNIÓN? Cómo determinar que participantes serán gestores de la reunión? CÓMO DETERMINAR QUE PARTICIPANTES PODRÁN GRA- BAR LA REUNIÓN? CÓMO DETERMINAR QUE PARTICIPANTES PODRÁN DESCARGAR DESDE LA BIBLIOTECA DURANTE LA REUNIÓN? CÓMO INVITAR PERSONAS DESDE LA SALA DE REUNIO- NES? PREPARACIÓN DE LA SALA DE REUNIONES CÓMO UTILIZAR EL AUDIO Y VIDEO DE LA SALA DE REUNIONES? Cómo saber qué herramientas tiene habilitadas para realizar una reunión? Cómo habilitar aquellas herramientas que aparecen como no disponible? CÓMO AGREGAR ARCHIVOS A LA SALA DE REUNIONES? Botones CÓMO EXPONER LOS ARCHIVOS ALMACENADOS EN UNA SALA DE REUNIONES? HERRAMIENTAS DISPONIBLES DENTRO DE LA REUNIÓN QUÉ ES Y CÓMO UTILIZAR CAPTURAR DE PANTALLA? Botones CÓMO COMPARTIR LA PANTALLA O UNA APLICACIÓN? QUÉ ES UN SONDEO Y CÓMO UTILIZARLO? PARA QUE SIRVE LEVANTAR LA MANO EN UNA REUNIÓN? Cómo bajar la mano en una reunión? CÓMO GRABAR LA REUNIÓN? CÓMO UTILIZAR UNA DE ESTAS SALAS EN UNA ENTRADA DE AGENDA DE IBM NOTES?

22 Para crear una Sala de Reuniones realizar los siguientes pasos: (1) Hacer clic sobre Reuniones de Sametime, ubicada en la parte inferior de la lista de contactos. CÓMO CREAR UNA SALA DE REUNIONES? (2) Presionar el botón Nueva Sala de Reuniones, ubicado en la barra de acción del panel. Automáticamente, se desplegará una ventana emergente con el formulario para la creación de la sala en la cual deberá: Al realizar esta acción se desplegará el contenido del panel, tal como muestra la siguiente figura: En (A), Nombre de la Sala, Ingresar el nombre por el cual quedará registrada la sala. En (B) ingresar una contraseña de acceso, si desea proteger la sala de personas que no han sido invitadas. En (C) marcar la opción Esta sala está oculta, si desea que ningún otro usuario pueda visualizarla en una búsqueda. En (D) marcar la opción La sala de reuniones tiene el acceso gestionado, si desea gestionar quién puede ingresar y quién no. Esta acción implica que no podrá ingresar nadie mientras el creador no haya ingresado a la Sala de Reuniones. En (E) seleccionar Conferencia de audio/video de Sametime desde el menú desplegable, si desea utilizar audio y video en la Sala de Reuniones. (3) Al finalizar presionar Aceptar. De esta manera en el panel se agregará la nueva sala tal como muestra la figura: 42_ 43_

23 CÓMO AGREGAR PARTICIPANTES? En una Sala de Reuniones podrá agregar tanto participantes pertenecientes a la red PUCV, como externos a ella en una misma reunión. Por lo cual a continuación se presentará el paso a paso de los tres casos factibles para agregar participantes internos y externos. Opción 1: Agregar sólo participantes internos a la red PUCV. Para invitar sólo participantes internos a la Sala de Reuniones, realizar los siguientes pasos: (1) Seleccionar la Sala de Reuniones a la cual desea agregar participantes, desde la lista de reuniones en el panel Reuniones de Sametime. (3) Ingresar los invitados pertenecientes a la red PUCV uno a uno, especificando el nombre del asistente o parte del mismo en el campo Nombre y seleccionándolos desde la lista desplegable. (4) Presionar Enviar cuando haya ingresado a todos sus invitados. Automáticamente, se enviarán las invitaciones y se abrirá la Sala de Reuniones. Nota: Si desea una sala que no aparece en la lista, puede buscarla a través del botón Cambiar la vista. (2) Presionar el botón Invitar a la sala de reuniones seleccionada, ubicado en la barra de acción del panel de reuniones. Automáticamente, se desplegará la siguiente ventana en donde deberá: 44_ 45_

24 Opción 2: Agregar participantes internos y externos a la red PUCV Para agregar tanto particpantes internos como externos a la red PUCV, deberá agregar primero a los participantes PUCV y luego a los externos. A continuación se presenta el paso a paso para realizar estás acciones: (1) Hacer clic derecho sobre la Sala de Reuniones a la cual desea agregar participantes, desde la lista de reuniones en el panel Reuniones de Sametime. (3) Ingresar los invitados pertenecientes a la red PUCV uno a uno, especificando el nombre del asistente o parte del mismo en el campo Nombre y seleccionándolos desde la lista desplegable. (4) Presionar Enviar cuando haya ingresado a todos sus invitados. Automáticamente, se enviarán las invitaciones y se abrirá la Sala de Reuniones. (5) Volver al panel Reuniones de Sametime. (6) Hacer clic derecho sobre la Sala de Reuniones a la cual desea agregar participantes, desde la lista de reuniones en el panel Reuniones de Sametime. Nota: Si desea una sala que no aparece en la lista, puede buscarla a través del botón Cambiar la vista. (2) Presionar el botón Invitar a la sala de reuniones seleccionada, ubicado en la barra de acción del panel de reuniones. Automáticamente, se desplegará la siguiente ventana en donde deberá: (7) Seleccionar la opción Copiar enlace al portapapeles desde el menú desplegable. Esta acción dejará disponible la dirección web en el portapapeles. (8) Pegar la dirección web de la Sala de Reuniones en un correo electrónico o a través de otro medio para enviar la URL aquellos a los que desee invitar. 46_ 47_

25 Opción 3: Agregar sólo participantes externos a la red PUCV Para agregar sólo a personas externas a la red, deberá enviar la URL a los distintos invitados y luego abrir la sala manualmente. A continuación se presenta el paso a paso para realizar estás acciones: (4) Volver al panel Reuniones de Sametime. (5) Hacer clic derecho sobre la Sala de Reuniones a la cual desea agregar participantes, desde la lista de reuniones en el panel Reuniones de Sametime. (1) Hacer clic derecho sobre la Sala de Reuniones a la cual desea agregar participantes, desde la lista de reuniones en el panel Reuniones de Sametime. (2) Seleccionar la opción Copiar enlace al portapapeles desde el menú desplegable. Esta acción dejará disponible la dirección web en el portapapeles. Nota: Si desea una sala que no aparece en la lista, puede buscarla a través del botón Cambiar la vista. (6) Seleccionar la opción Entrar en la sala desde el menú desplegable. Automáticamente, se abrirá la Sala de Reuniones. (3) Pegar la dirección web de la Sala de Reuniones en un correo electrónico o a través de otro medio para enviar la URL aquellos a los que desee invitar. CÓMO RESPONDER A UNA INVITACIÓN A UNA SALA DE REUNIONES? Cuando reciba una invitación para participar en una Sala de Reuniones, aparecerá un aviso en la parte inferior derecha de la pantalla, en donde el usuario deberá ingresar en: Nombre de usuario_ Ingresar el User Name (Corresponde a todo lo que se encuentra antes del correo institucional del usuario. Contraseña_ La contraseña que utiliza para ingresar a Notes. Además podrá aceptar o no la invitación, mediante los botones que se ofrece al final del recuadro. 48_ 49_

26 (2) Seleccionar una de las opciones. De esta manera obtendrá una lista de salas más acotadas para buscar la sala de reuniones deseada. CÓMO BUSCAR UNA SALA DE REUNIONES ESPECIFICA? El panel de Reuniones Sametime ofrece la posibilidad de buscar una Sala de Reuniones a través de distintos filtros, para acceder a estos realizar los siguientes pasos: (1) Hacer clic en el botón de Cambiar Vista, ubicado en la barra de acción del panel de Reuniones de Sametime. Automáticamente, se desplegará un menú con las siguiente opciones para filtrar las salas: PARTICIPANTES Y ROLES DENTRO DE UNA SALA REUNIONES QUIÉNES ES EL MODERADOR DE LA REUNIÓN? El rol de Moderador corresponde a aquel participante que preside o dirige la reunión y, por defecto, Sametime asigna al creador de la actividad como tal. QUIÉN ES EXPOSITOR EN LA REUNIÓN? El rol de expositor(es) corresponde a aquel participante(s) que durante el transcurso de la reunión tienen autorización para exponer y utilizar las herramientas que la sala dispone. Por defecto Sametime, al iniciar una reunión establece que todos los participantes pueden compartir información. Posteriormente, sólo el Moderador podrá asignar un nuevo rol durante el transcurso de la reunión. Mis salas de reuniones_esta opción permite visualizar todas las salas de reuniones en las cuales usted sea el propietario. Reuniones planificadas_esta opción permite visualizar todas las salas en las que se ha planificado una reunión y usted ha sido invitado. Sala de reuniones recientes_esta opción permite visualizar todas sus las salas de reuniones que se han utilizado. Sala de contacto seleccionado_esta opción permite visualizar las salas de los contactos de Sametime. Para ello es necesario primero seleccionar al contacto desde la Lista de contactos de Sametime y luego realizar este procedimiento. Cómo determinar que participantes expondrán? Para determinar que participantes expondrán, realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón, ubicado en la barra de acción de la sección Participantes de la página principal. Automáticamente, se desplegará la siguiente ventana: 50_ 51_

27 (5) Desmarcar a los invitados, desde la lista de participantes, que no tendrán permiso para exponer durante la reunión. (6) Para finalizar presionar el botón Aceptar. QUIÉN ES EL O LOS GESTORES DE LA REUNIÓN? Los gestores, son aquellos participantes que el propietario de la reunión le confiere autorización para que puedan gestionar la reunión. Esto implica que los gestores tendrán las mismas atribuciones que el moderador. (2) Seleccionar la pestaña Permisos, ubicado en la parte superior de la ventana. (3) Hacer clic sobre el campo Todos, en la sección Quién puede compartir contenido, para desplegar el menú de opciones tal como muestra la siguiente figura: Cómo determinar que participantes serán gestores de la reunión? Para determinar que participantes serán gestores de la reunión, el Moderador deberá realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón, ubicado en la barra de acción de la sección Participantes de la página principal. Automáticamente, se desplegará la siguiente ventana: (4) Seleccionar Participantes seleccionados desde el menú desplegable. (2) Seleccionar la pestaña Permisos, ubicado en la parte superior de la ventana. (3) Marcar aquellos participantes a los cuales le dará el rol de gestor, en la sección Gestores de la sala. 52_ 53_

28 (2) Seleccionar la pestaña Permisos, ubicado en la parte superior de la ventana. (3) Hacer clic sobre el campo Todos, en la sección Quién puede grabar, para desplegar el menú de opciones tal como muestra la siguiente figura: (4) Para finalizar presionar el botón Aceptar. CÓMO DETERMINAR QUE PARTICIPANTES PODRÁN GRABAR LA REUNIÓN? Para determinar que participantes podrán grabar la reunión, el Moderador o el (los) Gestor(es) deberán realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón, ubicado en la barra de acción de la sección Participantes de la página principal. Automáticamente, se desplegará la siguiente ventana: (4) Elegir alguna de las opciones del menú. (5) Para finalizar presionar el botón Aceptar. CÓMO DETERMINAR QUE PARTICIPANTES PODRÁN DES- CARGAR DESDE LA BIBLIOTECA DURANTE LA REUNIÓN? Para determinar que participantes podrán descargar desde la biblioteca durante la reunión, el Moderador o el (los) Gestor(es) deberán realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón, ubicado en la barra de acción de la sección Participantes de la página principal. Automáticamente, se desplegará la siguiente ventana: 54_ 55_

29 CÓMO INVITAR PERSONAS DESDE LA SALA DE REU- NIONES? Para invitar sólo participantes internos a la Sala de Reuniones, realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón, ubicado en la barra de acción de la sección Participantes del página principal. (2) Seleccionar la pestaña Permisos, ubicado en la parte superior de la ventana. (3) Hacer clic sobre el campo Todos, en la sección Quién puede descargar de la biblioteca, para desplegar el menú de opciones tal como muestra la siguiente figura: (2) Ingresar los invitados pertenecientes a la red PUCV en la nueva ventana, especificando el nombre del asistente o parte del mismo en el campo Nombre y seleccionándolos desde la lista desplegable. (4) Elegir alguna de las opciones del menú. (5) Para finalizar presionar el botón Aceptar. (3) Presionar Enviar cuando haya ingresado a todos sus invitados. Automáticamente, se enviarán las invitaciones. 56_ 57_

30 Para invitar sólo participantes internos a la Sala de Reuniones, realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón, ubicado en la barra de acción de la sección Participantes del página principal. Automáticamente, se desplegará la siguiente ventana: PREPARACIÓN DE LA SALA DE REUNIONES CÓMO UTILIZAR EL AUDIO Y VIDEO DE LA SALA DE REU- NIONES? Para utilizar activar el audio y video en una Sala de Reuniones dependerá si la sala fue o no creada con audio y/o video: Opción 1: Sala Sin configurar el audio y video En este caso, en la esquina superior izquierda a aparecerá en la sección Voz y Video un mensaje de No disponible. Para habilitar estas herramientas realizar los siguientes pasos: Nota: Sólo el propietario de la sala y los gestores podrán realizar está configuración. (1) Presionar el link Editar configuración, ubicado en la sección de Voz y Video de la página principal. Automáticamente, se desplegará la siguiente ventana: (2) Seleccionar la pestaña Aspecto básico de la sala, ubicado en la parte superior de la ventana. (3) Presionar el botón Copiar URL. Con lo cual dejará disponible la dirección web en el portapapeles. (4) Pegar la dirección web de la Sala de Reuniones en un correo electrónico o a través de otro medio para enviar la URL aquellos a los que desee invitar. 58_ 59_

31 (2) Seleccionar la pestaña Voz y Video de la nueva ventana. (3) Hacer clic sobre el campo No especificado, en la sección Proveedor de servicios, para desplegar el menú de opciones tal como muestra la siguiente figura: (2) Presionar el botón Unirse a la llamada con mi equipo (es una sesión con video habilitado). Se desplegará el recuadro donde podrá visualizar a los otros participantes, en la misma ubicación: (4) Elegir Conferencia de audio/video de Sametime desde el menú. (5) Marcar la opción Permitir video, ubicado en la parte inferior derecha de la ventana, tal como muestra a siguiente figura: (6) Para finalizar presionar el botón Aceptar. Opción 2: Sala Sin configurar el audio y video En el caso de que la sala haya sido creada con audio y video, aparecerá en la esquina superior izquierda un mensaje de Esperando a que inicie la llamada, tal como muestra la figura: Por lo cual para activar esta sección, realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón, ubicado en la sección Voz y video de la página principal. Automáticamente, se desplegará el siguiente botón: Nota: Este espacio tiene las mismas condiciones de uso y herramientas que una Videollamada. Cómo saber qué herramientas tiene habilitadas para realizar una reunión? Como por Proveedor de servicios se selecciona el entregado por Sametime, para verificar la disponibilidad de las herramientas de audio y video se debe a través de este último, para ello realizar los siguientes pasos: (1) Hacer clic derecho sobre su nombre, en la Lista de Contactos de Sametime. (2) Seleccionar Herramientas disponibles desde el menú desplegable. Automáticamente, se desplegará una ventana emergente en donde las herramientas habilitadas estarán señaladas con un Ticket, mientras que las no disponibles aparecerán con una. 60_ 61_

32 (3) Hacer clic sobre Sametime para desplegar las opciones de la barra lateral izquierda de la ventana emergente. (4) Elegir Herramientas de reunión instantánea desde las opciones desplegadas. (5) Habilitar las herramientas necesarias. (6) Al finalizar presionar Aceptar. CÓMO AGREGAR ARCHIVOS A LA SALA DE REUNIONES? Para agregar archivos,una vez que haya ingresado a la Sala de Reuniones, realizar los siguientes pasos: Cómo habilitar aquellas herramientas que aparecen como no disponible? Para habilitar aquellas herramientas que aparecen como no disponible, revisar primero si los dispositivos multimedia están instalados en el equipo (micrófono, parlantes y/o cámara Web). En caso de estar instalados y no aparecer como disponibles, realizar los siguientes pasos: (1) Hacer clic derecho sobre el botón Contactos de Sametime, ubicado al inicio de la plataforma de Sametime. (2) Seleccionar Preferencia desde el menú desplegable. Nota: Estos archivos lo podrán utilizar los participantes que tengan autorización para compartir durante la reunión. (1) Presionar el botón ubicado en la barra de acción de la sección Biblioteca. Automáticamente se desplegará una ventana emergente, en donde deberá elegir entre: 62_ 63_

33 BOTONES BOTONES Documentos_ Esta opción permite agregar archivos a la sección Biblioteca, al completar la siguiente ventana: Historial_ Esta opción permite agregar archivos que se hayan utilizado anteriormente a la sección sección Biblioteca, al completar la siguiente ventana: URL_ Esta opción permite agregar páginas de internet a la sección sección Biblioteca, al completar la siguiente ventana: CÓMO EXPONER LOS ARCHIVOS ALMACENADOS EN UNA SALA DE REUNIONES? Para exponer los archivos realizar los siguientes pasos: (1) Seleccionar el archivo desde la lista de Biblioteca. Automáticamente, se desplegarán nuevas opciones. 64_ 65_

34 (2) Presionar el botón Compartir, desde las nuevas opciones. Con lo cual se presentará, al lado derecho de la pantalla, el archivo que se esta exponiendo a los demás participantes. En la Barra de Herramientas de la presentación, aparecerán las siguientes acciones: BOTONES Compartir_ Este botón permite desplegar una barra de navegación del documento, tal como muestra la siguiente imagen. Flecha_ Este botón permite ampliar el puntero del mouse, para facilitar la visualización a los participantes. HERRAMIENTAS DISPONIBLES DENTRO DE LA REUNIÓN QUÉ ES Y CÓMO UTILIZAR CAPTURAR DE PANTALLA? Capturar de pantalla corresponde a la herramienta que permite a los participantes, que tienen autorización para compartir, seleccionar una sección de la pantalla para trabajarla, guardarla o imprimirla. Para utiliza esta herramienta realizar los siguientes pasos: 1. Presionar el botón, ubicado en la barra de acción de la sección Biblioteca. 2. Seleccionar, con el cursor del mouse, la sección de la pantalla que desea compartir. Al realizar estas acciones, se desplegará una ventana con la imagen seleccionada. Herramientas_ Este botón permite utilizar marcadores de distintos colores. (3) Para finalizar la exposición presionar el botón Detener compartición, ubicado al inicio de la Barra de Herramientas. 3. Opcionalmente editar a través de las herramientas que ofrece la barra de acción de la ventana emergente. 4. Al finalizar presionar alguna de las siguientes opciones, ubicadas en la Barra de Herramientas de la ventana emergente. BOTONES Agregar a la reunión_ Este botón permite dejar la imagen en la lista de archivos para que cualquiera de los participantes, con autorización para compartir dentro de la reunión, puedan exponerlo. Compartir ahora_ Este botón permite compartir inmediatamente la imagen con los participantes. 66_ 67_

35 CÓMO COMPARTIR LA PANTALLA O UNA APLICACIÓN? Para compartir la pantalla o una aplicación con los demás participantes, realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón Iniciar compartición, ubicado en la Barra de Herramientas de la presentación. (2) Automáticamente, aparecerá la siguiente ventana, en donde deberá completar el formulario (2) Seleccionar una de las siguientes opciones: Aplicación_ Este botón permite compartir cualquiera de las aplicaciones que este utilizando el expositor. Mi pantalla_ Este botón permite al expositor compartir la sección que este determine o la pantalla completa. QUÉ ES UN SONDEO Y CÓMO UTILIZARLO? Sondeo corresponde a la herramienta que permite cualquiera de los participantes, con autorización para compartir dentro de la reunión, puedan recopilar los comentarios de los participantes. Para enviar un sondeo de preguntas a todos los participantes de la reunión, realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón, ubicado en la barra de acción de la sección Biblioteca. Automáticamente se desplegará la siguiente ventana emergente: (3) Al finalizar presionar alguna de las siguientes opciones: Enviar y guardar_ Para enviar la pregunta inmediatamente a los participantes. Guardar en la biblioteca_ Para dejar la pregunta en la lista de biblioteca para utilizar cuando los participantes, con autorización para compartir dentro de la reunión, estimen necesario. Nota: Al dejar el sondeo en la biblioteca se desplegarán las siguientes opciones: Enviar sondeo_ Este botón permite enviar el sondeo. Para quien envíe el sondeo se desplegará una ventana emergente en donde se mostrarán el avance del sondeo. De cerrar dicha ventana se finalizará el proceso de sondeo y se sacarán las estadísticas finales y para el resto de los participantes se le desplegará una ventana donde podrán responder al Sondeo. Editar sondeo_ Este botón permite modificar el contenido del Sondeo. 68_ 69_

36 PARA QUE SIRVE LEVANTAR LA MANO EN UNA REUNIÓN? Durante el transcurso de una reunión, los participantes podrán levantar la mano, de esta manera el Moderador o presentador sabrá que: Se solicita permiso para presentar. Se desea responder a una pregunta o hablar durante la reunión. Se informa estar listo para iniciar la reunión. CÓMO UTILIZAR UNA DE ESTAS SALAS EN UNA ENTRADA DE AGENDA DE IBM NOTES? Al momento de crear una entrada de agenda, específicamente una reunión, se debe completar el siguiente formulario: Para Levantar la Mano: Presionar el botón Levantar Mano presentación., ubicado en la parte inferior de la Esto habilitará el botón Bajar mano y junto su nombre aparecerá un ícono de mano. Todos los participantes de la reunión podrán ver dicho ícono. Cómo bajar la mano en una reunión? Para Bajar la Mano:, ubicado en la parte inferior de la pre- Presionar el botón Bajar Mano sentación. CÓMO GRABAR LA REUNIÓN? Las salas de reuniones permiten grabar la sesión, para ello: (1) Presionar el botón Grabar, ubicado en la parte inferior de la presentación. (2) Seleccionar Iniciar grabación, desde el menú desplegable. Para realizar la reunión en una de las Salas de Reuniones personales, realizar los siguientes pasos: (1) Arrastrar desde la lista de salas la Sala de Reuniones deseada hacia el campo Ubicación en la sección Dónde, quedando tal como muestra la siguiente figura: 70_ 71_

37 RECURSOS DE AYUDA APOYO PROCEDIMENTAL Correo electrónico: Mesa de ayuda: (032) APOYO TÉCNICO Correo soporte usuarios: Soporte DSIC (call center): (032) Soporte DSIC (curauma): (032) GUÍA GENERAL DE APOYO sitio web: - Descargas de manuales y videos tutoriales. - Preguntas frecuentes. DSIC DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES Avenida Brasil 2950 Valparaíso, Chile Teléfono: (32) Correo: dsic@ucv.cl Web: