Business Craft - Guía de Dropbox

Transcripción

1 Guía de Hootsuite DROPBOX

2 guía de dropbox Qué es Dropbox? Por qué elegir Dropbox? Planes de Dropbox...6 Crea tu cuenta en Dropbox Dropbox en línea Dropbox en tu equipo Dropbox en dispositivos móviles...9 El menú de Dropbox Menú lateral Menú superior derecho...11 Guardar archivos o carpetas Trabajar con archivos en línea Compartir archivos o carpetas Compartir a través de un vínculo Compartir carpetas en Dropbox...18 Almacenamiento de fotos en Dropbox Carpeta Subidas desde cámara...20 Business Craft - Guía de Dropbox Copyright Èlia Fibla. 2. Carousel...20 Cliente de correo electrónico de Dropbox Diseño: Jana Amores. Maquetación: Carolina Bernal. Más información en: businesscraft.es Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta guía puede ser reproducida o transmitida en ningún formato electrónico o físico sin el permiso explícito y por escrito del autor. 2 3

3 Qué es Dropbox? Dropbox es una herramienta de almacenamiento de archivos en la nube. Con esto lo decimos todo y no decimos nada, porque hoy día este tipo de servicios de almacenamiento prolifera como los champiñones. Sin embargo, Dropbox no es uno más entre tantos, pues ya lleva más de 200 millones de usuarios, siendo quizás el servicio en la nube más popular del mundo. Hoy en día, todos los gigantes de la red ofrecen su propio servicio de almacenamiento en la nube, más o menos integrado con el resto de sus productos. Ahí tenemos por ejemplo el Google Drive de Google, que nos ofrece un sistema integral no solo de gestión y almacenamiento sino también de creación, edición de archivos con un software propio; o a OneDrive de Microsoft, con un sistema muy similar, puesto que desde los servicios en la nube de OneDrive se puede acceder también al Office Online (aunque esto en su caso tampoco tiene tanto mérito, siendo Microsoft el papá tanto de OneDrive como de Office ). Dentro de este panorama tenemos, por un lado, a otros gigantes que intentan abrirse un hueco con mayor o menor fortuna: el icloud Drive de Apple, el CloudDrive de Amazon pero a los que todavía les queda mucho que pulir. Y por otro lado, a diferentes empresas independientes que compiten con ellos ofreciendo el mismo tipo de servicios. Y precisamente este es uno de los grandes méritos de Dropbox, el haber conseguido situarse entre los dos gigantes a la cabeza sin ser una gran multinacional que pudiese ponerse a su nivel ni en cuestión de tamaño, ni de recursos, ni de capital. 1. Por qué elegir Dropbox? Dicho esto, la gran pregunta para muchos puede ser por qué usar este y no otro sistema de almacenamiento en la nube. Esto es muy personal, ya que dejando aparte unas pocas cuestiones más objetivas, como la tasa de almacenamiento gratuito que ofrece cada sistema, hay muchas características que para unos usuarios pueden ser ventajas y sin embargo para otros se convierten en inconvenientes, o como poco no les impulsan a probar el producto ni les atraen en absoluto. 4 5

4 Por lo tanto, podría decirse que no hay ningún sistema de almacenamiento en la nube mejor que los demás, pues todos están especialmente diseñados para que el cliente disfrute de una experiencia óptima. Lo que sí puedo contaros es, basándome en hechos objetivos, por qué Dropbox es uno de mis favoritos, y a partir de aquí pasar a ver cómo funciona para que cada uno saque sus propias conclusiones. Con Dropbox no necesitas tener una dirección de correo específica para abrir una cuenta (lo que sí es necesario en los dos gigantes del mercado actual: para Google Drive necesitas una cuenta de Gmail y para OneDrive, una de Hotmail). Dropbox no utiliza un entorno propio: cualquier formato de archivo es bienvenido (aunque ahora ya es compatible con Office Online). Dropbox tiene integrada la subida automática de fotos, cosa que aún no existe en los sistemas de sus competidores directos, OneDrive y Google Drive. En resumen, aparte de la función principal, que es almacenar, sincronizar y compartir en la nube, lo que uno tiene o hace, es lo que les falta a los demás y viceversa. Por eso no es extraño que muchos usuarios usen simultáneamente la nube de diferentes proveedores para usos diferentes: por ejemplo almacenar las fotos en icloud, usar Dropbox para archivos universales como PDF y documentos de Office, y manejar el sistema de edición simultánea de archivos de Google Driver. de caducidad para archivos compartidos. Plan para empresas, que puede contratarse a partir de 5 usuarios, por 60 / mes y 5 TB por usuario. Crea tu cuenta en Dropbox La verdad es que el uso de Dropbox es muy intuitivo y sencillo, pero la información que aparece en la página de ingreso, así de buenas a primeras, podríamos decir que es un tanto exigua. Vale que por un lado no puede ser tan complicado hacerse una cuenta en Dropbox, pero por otro también hay que asumir que nadie nace sabiendo, así que vamos a empezar por el principio. En primer lugar, es evidente que necesitamos una cuenta en Dropbox, cuyo nombre de usuario y contraseñan serán los que utilicemos en todo los dispositivos que queramos sincronizar. Para ello, haremos clic en el botón azul Registrarse de la pantalla principal de Dropbox, tal como vemos en la imagen a continuación. 2. Planes de Dropbox Dropbox nos ofrece tres planes diferentes: Plan gratuito, con 2 GB de almacenamiento, aunque es interesante destacar que Dropbox tiene un sistema de recompensas : por ejemplo, si mencionas Dropbox en Twitter te regalan 25 MB extras; por vincular el servicio con FB, 125 MB extras; por subir fotografías, una cantidad variable que puede llegar incluso hasta 3 GB; o por hacerte una cuenta en Mailbox, su aplicación de cliente de correo, 1 GB. Plan Pro, 9,99 / mes por 1 TB de almacenamiento y además una serie de funcionalidades Premium que no tiene el plan gratuito, entre las que destaca el borrado remoto de datos en dispositivos perdidos o el establecimiento de contraseñas y fechas 6 7

5 Para crear tu cuenta solamente necesitas ingresar tu nombre y apellido, una dirección de correo electrónico, introducir una contraseña y aceptar los términos de servicio. La siguiente pantalla te pedirá que escojas un plan entre el gratuito, el Pro y el de Empresa. Ya estás dentro! 1. Dropbox en línea 2. Dropbox en tu equipo Después de habernos registrado como nuevo usuario, habrá aparecido la pantalla en la que se indica que se descargará Dropbox en nuestro equipo. Una vez aparezca la ventana de descarga, aceptamos y seguimos las instrucciones que nos indique el asistente de instalación. Esto creará una carpeta llamada Dropbox en nuestro equipo. En el momento en que ya hayas ingresado a Dropbox, aparecerá una nueva pantalla en la que se anuncia que en breves momentos se procederá a la descarga del archivo para instalar el software en tu ordenador. En esta pantalla también aparece un rótulo en la esquina superior izquierda donde se lee Configurar Dropbox. Si haces clic en el icono de Dropbox, es decir, la caja de cartón azul (ojo, el icono y solo el icono, no las letras que hay al lado, porque esas no funcionan), accederás por primera vez al panel de control en línea de tu cuenta. A partir de ahora, todas las nuevas subcarpetas que incluyas en esta carpeta o los archivos y/o carpetas que arrastres aquí se sincronizarán con tu Dropbox en línea, y además con todos los dispositivos que tengas conectados a esa cuenta. 3. Dropbox en dispositivos móviles Dropbox puede instalarse en todo tipo de dispositivos móviles: iphone, ipad, móviles y tabletas con sistema Android, BlackBerry, y hasta Kindle Fire. No tienes más que buscar el app en la tienda de aplicaciones, instalarla y conectarla con el mismo correo electrónico que has utilizado para abrir la cuenta. A partir de este momento, todos tus dispositivos están conectados! En ocasiones posteriores, podrás acceder a tu espacio de almacenamiento en línea a través del enlace Iniciar sesión que ya hemos visto en la imagen de la pantalla de inicio de Dropbox. Se trata del pequeño texto que aparece debajo del botón azul de Registrarse. 8 9

6 El menú de Dropbox Al ingresar en nuestra cuenta de Dropbox en línea, nos encontramos con el siguiente panel de administración: En el centro del panel aparecen los archivos y carpetas que estamos compartiendo. Encima de estos, a la derecha, hay cuatro pequeños iconos. A modo de menú vertical, en el lateral izquierdo, hay otro menú más amplio con varias opciones. Archivos: en esta carpeta se almacenan por defecto todos los archivos que subamos a nuestro espacio de almacenamiento. Fotos: Dropbox puede detectar y sincronizar las fotos de tu cámara o dispositivo móvil. Sin embargo esas fotos no se almacenarán automáticamente aquí, sino en una carpeta que creará el sistema, llamada Subidas desde cámara. Esta carpeta es la que recopilará y reunirá bajo el mismo nombre todas las imágenes que detecte en tu unidad. Compartir: Aquí aparece la lista de las carpetas que tienes compartidas con otras personas, y además tienes opción a crear y compartir una carpeta nueva o a compartir una carpeta ya existente, por medio del botón azul Nueva carpeta compartida. Vínculos: Se trata de los enlaces que puedes crear a cualquier carpeta o archivo para luego enviarlo a otras personas y compartirlos, aunque estas no tengan Dropbox. En este apartado aparece un listado de los vínculos que se han creado y a qué carpetas remiten. Eventos: Aquí aparece un listado de las acciones que han tenido lugar en tu Dropbox: las nuevas carpetas y archivos que has subido o creado, las invitaciones que has enviado 1. Menú lateral Empezaremos con el menú vertical a la izquierda de Dropbox, para pasar a analizar la utilidad de los diferentes elementos que vamos a ver a continuación: para compartir con otros usuarios, etc. 2. Menú superior derecho Además del menú que acabamos de ver, en la esquina superior derecha de la interfaz en línea, encima del listado de artículos que tenemos almacenados, aparecen estos cuatro pequeños iconos: El primero de ellos, indica simplemente la función Cargar archivos. Se pueden cargar varios archivos simultáneamente desde el disco duro, o se pueden arrastrar con el puntero y soltar en cualquier parte de la página de Dropbox. El segundo simboliza la función de Crear carpetas, ofreciendo dos opciones: añadir 10 11

7 un nombre para la nueva carpeta, y añadir los correos electrónicos de las personas con las que se desea compartir esta carpeta (opcional). el menú superior derecho que ya conocemos. Aparecerá una ventana en la que se te solicita que elijas el archivo que quieres cargar en tu Dropbox: El tercero es la opción de Compartir carpeta, ofreciendo dos opciones: Crear una nueva carpeta y compartirla, o compartir una carpeta ya existente. El cuarto, aunque podría confundirse con la función de eliminación de archivos, en realidad es Ver archivos eliminados. Pulsando este icono, en la lista de elementos aparecerán también en un color gris más difuminado los que han sido previamente eliminados. Mientras se vean los archivos eliminados, el icono del cubo de basura aparecerá abierto. Si haces clic para que se cierre, volverán a aparecer en pantalla solo los archivos que no se han eliminado. Guardar archivos o carpetas Hacemos clic en Elegir archivos y buscamos el que queremos almacenar en Dropbox. En este caso yo voy a subir este documento de Word Office que tengo en mi disco duro titulado En las nubes. Puedes almacenar información proveniente de tus dispositivos en tu espacio de Dropbox de varias formas diferentes: La más sencilla es a través de la carpeta Dropbox que has creado en tu disco duro y que es visible entre las demás carpetas de tu ordenador, como hemos visto en el apartado Dropbox en tu equipo. Según esta modalidad, solamente debes arrastrar el contenido que deseas almacenar en tu carpeta, o subirlo a ella de la forma en que siempre lo haces. Otra forma es a través de las aplicaciones de tus dispositivos móviles, como la app de tu Smartphone o del ipad o tablet Android. Una vez que elijas este documento haciendo clic, como normalmente hacemos para guardar cualquier archivo dentro de las diferentes carpetas de nuestro disco duro, aparecerá una ventana en Dropbox confirmando que el archivo se ha cargado correctamente. Pero cuando estás en un equipo que no es el tuyo o que no dispone del software de Dropbox en el disco duro, no tendrás a mano ninguna carpeta ni aplicación en la que puedas abrir Dropbox en el dispositivo. Para eso precisamente está pensada la opción de ingresar directamente a tu espacio en línea, introduciendo tu nombre de usuario y contraseña en la web de Dropbox. Una vez en tu panel de control, haz clic en el icono del archivo con un símbolo + en 12 13

8 Y voilà! Aquí lo tenemos! volver a verlo, ya sabemos que podemos acceder de nuevo a los documentos eliminados a través del icono cubo de la basura que ya hemos visto en el menú superior derecho. Cambiar nombre, la tercera opción, como su nombre indica nos permite renombrar el archivo. Trabajar con archivos en línea Si hacemos clic con el puntero en cualquiera de los documentos que aparecen en nuestra lista de Dropbox, veremos que aparece un menú en la parte superior del listado, con varias acciones entre las que podemos elegir para aplicar al documento en cuestión. Mover nos permite cambiar un archivo de lugar dentro de las carpetas que tengas organizadas en tu Dropbox. Ten en cuenta que mover significa trasladar, es decir, el archivo aparecerá en la otra ubicación pero se eliminará de la ubicación actual. Más es la última opción, abre un pequeño menú desplegable de tan solo dos elementos. Uno permite consultar versiones anteriores, y el otro es la opción Copiar. Al igua l que la anterior ( Mover ), Copiar reubica el archivo en otro lugar dentro del espacio Dropbox, con la única diferencia de que en este caso el archivo no se traslada, sino que se copia, es decir, aparece en el lugar elegido pero no se borra de la ubicación actual. Pero además lo mejor de todo es que ahora los archivos de Dropbox son Descargar es la primera de estas acciones. Esto significa que podemos abrir el archivo y verlo en línea, con la opción de compartirlo o descargarlo a nuestro dispositivo. También hay una opción a añadir comentarios, que se puede gestionar a través del comando Opciones. compatibles con Microsoft Office Online! Antes había que descargar el archivo desde Dropbox hasta nuestro ordenador para editarlo, y una vez allí, modificarlo y después volver a subirlo a Dropbox. Pero a partir de ahora, con esta nueva funcionalidad en línea de Dropbox, este se sitúa muy cerca del entorno de gestión de archivos de Google Drive. Entrar en el Office Online es tan fácil como usar el botón del menú que acabamos de ver Descargar. Tendremos que confirmar al sistema que permitimos que Office Online acceda a nuestros documentos y ya está! Podemos trabajar tranquilamente en nuestro documento, sin volver a preocuparnos si el ordenador en el que estamos tiene instalado el programa que necesitamos o si es compatible En esta ocasión, como En las nubes, el archivo que he abierto, es un documento de Word Office, el sistema me ha guiado a Word Online. Eliminar es la segunda de estas opciones, que como su nombre indica borra el documento sobre el que estamos pinchando. Si nos arrepentimos o queremos 14 15

9 Ahora nos aparecerá una ventana en la que se ve el vínculo al archivo y tenemos la opción de introducir los correos electrónicos de las personas a quienes queremos Una vez terminemos de trabajar con el documento, guardamos las modificaciones en Guardar y volver a Dropbox y ya está. La edición del texto se habrá sincronizado en todos los dispositivos conectados a esta cuenta de Dropbox. Así de sencillo. Compartir archivos o carpetas Una de las funcionalidades más atractivas que tiene Dropbox, aparte del simple almacenamiento y sincronización de archivos y carpetas, es la posibilidad de compartir aquellos que desees con las personas que quieras. Esto podemos hacerlo de varias formas. enviarlos. Aun así, solamente con copiar y pegar el vínculo en cualquier documento (sin necesidad de enviar el ), este ya nos dirigirá al documento. Atención a la opción que he señalado con un círculo rojo en la imagen de aquí debajo: Establecer visibilidad/caducidad. Esta interesantísima opción solamente está operativa para usuarios Pro, y consiste en poder incluir una contraseña para las personas a quien deseemos dar acceso al archivo, por una parte. Y establecer una fecha de caducidad después de la cual el archivo ya no será accesible, por la otra. En la versión gratuita de Dropbox, las opciones marcadas por defecto son la de vínculo visible para todos los usuarios y sin fecha de caducidad. 1. Compartir a través de un vínculo Es posible compartir fotos, vídeos o cualquier tipo de archivo con otras personas, aunque estas no usen Dropbox. Para ello, debemos crear un enlace al archivo o carpeta que queremos compartir y enviárselo a las personas con quienes queremos compartirlo. Sin embargo, esto no les da acceso total al archivo o carpeta en cuestión, sino a una vista previa de 15 minutos. Para crear un vínculo y compartirlo con otras personas, nada más fácil que hacer clic en la opción Vínculo del menú lateral, y aparecerá una pantalla con un listado de todos nuestros archivos (en mi modestia, solo uno, porque de momento todavía no tengo ninguno más en mi nuevo Dropbox). Haremos clic en el icono de ajustes que aparece a la derecha del archivo que queremos compartir por medio de un vínculo

10 Si incluimos en la barra de Enviar este vínculo a el correo electrónico de la persona o personas con las que deseamos compartirlo (y un mensaje personalizado, si lo deseas), ellos recibirán en su bandeja de correo un mensaje que les indica quién les envía el vínculo y qué tienen que hacer para llegar al archivo. Una vez que ya hayamos establecido los permisos que tendrá quien va a acceder a la carpeta, introducimos el correo o los correos electrónicos, hacemos clic en Compartir carpeta y Dropbox enviará un al usuario o usuarios indicados. Una vez que ellos Y nada más fácil: haciendo clic, el vínculo llevará directamente al documento En las nubes a la persona que he invitado. Listo! Ahora podrá previsualizarlo durante un máximo de 15 minutos en su dispositivo o guardarlo en su disco duro. acepten tu invitación, la carpeta compartida pasará a tener dos miembros y aparecerá también en su Dropbox, igual que las suyas. 2. Compartir carpetas en Dropbox Si quieres compartir una carpeta con otra persona que también tiene Dropbox, solo debes invitarle una invitación a compartir la carpeta por medio de su correo electrónico. Para ello, nos situaremos encima de la carpeta que queremos compartir haciendo clic con el puntero, pinchando sobre la la opción compartir que sale al lado de la carpeta. Nos aparecerá una ventana en la que podemos establecer los permisos de edición que le damos a la persona que va a tener acceso a nuestra carpeta: solo lectura? Puede hacer modificaciones? Esto podemos establecerlo aquí, en el pequeño menú que se despliega al pinchar acceso de edición. Y ya está! Alguien ha compartido conmigo esta carpeta que se llama Material publicitario, así que ahora la tengo también en mi Dropbox, junto con el documento de Word En las nubes que ya tenía. En mi caso es fácil, porque no tengo más carpetas, pero para diferenciar las privadas a las que solo yo tengo acceso de las compartidas, las segundas tienen un icono de dos muñequitos encima

11 Almacenamiento de fotos en Dropbox 1. Carpeta Subidas desde cámara Dropbox posee esta práctica funcionalidad de almacenar automáticamente las imágenes de tu cámara u otros dispositivos a la carpeta que el propio sistema crea en tu Dropbox bajo el nombre Subidas desde cámara. Además, también puede accederse a las imágenes subidas a tu Dropbox por medio de la carpeta Fotos que aparece en el menú lateral, aunque la carpeta Fotos no compila solo fotos subidas a través de otros dispositivos, sino cualquier imagen que detecte que se ha subido a cualquier carpeta. La descarga de imágenes a Dropbox se puede hacer de dos formas: subida, pero pueden también clasificarlas en álbumes de fotos, o compartirlas con otros usuarios en incluso abrir un chat sobre ellas. Cliente de correo electrónico de Dropbox Desde el año 2013, en que Dropbox adquirió a la empresa Mailbox, que ya existía previamente, Mailbox es el cliente de correo de Dropbox. De momento Mailbox solamente es una aplicación móvil, tanto para iphone como para Android, y además soporta únicamente correo de Gmail e icloud. En mi opinión, lo más destacable de Mailbox a día de hoy es que Dropbox te ofrece 1 GB extra de espacio de almacenamiento en tu cuenta si te unes a Mailbox. De forma inalámbrica desde tu dispositivo móvil, si tienes instalada la aplicación de Dropbox en el mismo. Conectando por cable tu cámara fotográfica u otro dispositivo móvil a tu ordenador. La primera vez que hagas esto, cuando el sistema te pregunte con qué programa importar las fotos, selecciona Dropbox. A partir de entonces, Dropbox reconocerá automáticamente las imágenes y vídeos de tu cámara fotográfica u otro dispositivo y las almacenará en la carpeta Subidas desde cámara. Ten en cuenta que las fotos subidas a Dropbox seguirán estando disponibles en el dispositivo desde donde se han descargado. Es decir, Dropbox solo las copia, pero no las elimina del dispositivo original. 2. Carousel Además, Dropbox cuenta con el servicio de organización de álbumes fotográficos llamado Carousel, al que se puede acceder a partir del enlace en la esquina inferior izquierda de tu interfaz de Dropbox. Carousel es un servicio parecido al icloud del iphone: detecta las fotos que aparecen en la carpeta Fotos y/o Subidas desde Aquí las fotos se organizan según su fecha de 20 21

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