BSCW en GMD: Trabajo colaborativo asíncrono ÍNDICE

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1 BSCW en GMD: Trabajo colaborativo asíncrono ÍNDICE INTRODUCCIÓN...2 BENEFICIOS DEL USO DEL ENTORNO BSCW EN GMD...2 REGISTRARSE EN EL SERVIDOR PÚBLICO BSCW...3 INICIAR Y CERRAR SESIÓN EN BSCW...5 SUBIENDO DOCUMENTOS. BORRANDO OBJETOS. CARÁCTER PRIVADO DE LA CARPETA RAÍZ...5 CREANDO CARPETAS Y COMPARTIENDO OBJETOS...6 AÑADIR NOTA/NOTAS A UN DOCUMENTO...9 DEBATES CUADERNO DE DIRECCIONES OTRAS FUENTES DE INFORMACIÓN SOBRE EL ENTORNO BSCW Pedro Rodríguez Porca ( 1 de 14

2 INTRODUCCIÓN BSCW (Basic Support for Cooperative Work, Soporte básico para trabajo en grupo) es fundamentalmente un espacio de trabajo compartido asíncrono (no simultáneo) que proporciona facilidades para la colaboración de miembros a través de Internet y usando distintas plataformas. BSCW nació por iniciativa del departamento de Sistemas de Cooperación del Instituto para la Tecnología de la Información Aplicada (FIT), que es una unidad del Centro de Desarrollo Nacional Alemán para la Tecnología de la Información (GMD). Los fondos para el desarrollo del entorno BSCW provienen de la sección Programa de Aplicaciones Telemáticas de la Comisión Europea. El espacio de trabajo puede residir físicamente en un servidor BSCW privado (o de una empresa o institución) o bien en el servidor público BSCW en GMD. El servidor privado BSCW requiere de una instalación (para lo cual se pueden bajar los programas de en una plataforma que permita instalar programas servidores, tal como Windows NT o UNIX. Por el contrario, el servidor público BSCW en GMD (accesible en no necesita instalar ningún programa. Los únicos requisitos son los de disponer de una cuenta de correo electrónico para poder registrarse como usuario en dicho servidor y tener instalado un navegador de Internet para acceder al espacio de trabajo. Es a este servidor público al que nos referiremos en este pequeño manual. BENEFICIOS DEL USO DEL ENTORNO BSCW EN GMD Creación de un espacio de trabajo propio al que se accede desde cualquier plataforma mediante un navegador Internet. Subir y bajar documentos a dicho espacio de trabajo. Creación de notas. Almacenamiento de documentos para uso propio y/o para compartir. Estructuración de los documentos en carpetas. Compartir (para visualizar, modificar, etc.) toda clase de documentos entre los miembros admitidos. Planificación y organización de reuniones. Inicialización de reuniones virtuales empleando programas de videoconferencia o por teléfono Pedro Rodríguez Porca ( 2 de 14

3 REGISTRARSE EN EL SERVIDOR PÚBLICO BSCW Para utilizar el entorno es necesario registrarse previamente. Este proceso, que solo se realiza una vez, consta de dos partes: Primera parte Abrimos la página en el navegador. Pinchamos en el menú Pinchamos en register (se encuentra en la fila Registration) Cumplimentamos con los siguientes datos: Dirección de correo electrónico Organización Nombre Teléfono del trabajo Pinchamos en el botón OK. Se nos informa que terminó la primera parte del registro. Segunda parte Para poder continuar con el registro, el servidor nos envía información a la dirección de correo electrónico que le indicamos en la primera parte. Abrimos nuestro correo en donde se nos informa de los pasos a seguir para la segunda parte: Abrimos una nueva sesión del navegador de Internet (ojo: nueva sesión!). Escribimos la dirección que se nos indica en el correo. Para no cometer errores, utilizaremos copiar y pegar. (ojo: esta dirección de Internet solo se puede abrir una vez). Cumplimentamos la segunda parte del registro introduciendo los siguientes datos: Nombre de usuario (por ejemplo pedrorodriguez) Contraseña Pinchamos en el botón OK. Aparece una ventana (su aparencia depende del sistema operativo que empleemos) en la que introduciremos el nombre de usuario y la contraseña, y después pincharemos en Aceptar (Figura 1): Pedro Rodríguez Porca ( 3 de 14

4 Figura 1 Aparecen las condiciones de uso y pinchamos en el botón CONTINUAR, accediendo por primera vez a nuestro entorno de trabajo (Figura 2): Figura 2 El servidor nos recordará, mediante un correo electrónico, el nombre de usuario y contraseña que tenemos asignado e informará de las condiciones que debe cumplir el navegador para acceder al entorno de trabajo. Una vez registrados, el servidor público BSCW asigna un máximo de 20 MB de espacio para la información (documentos, miembros, notas, citas, etc.) perteneciente a nuestro entorno de trabajo Pedro Rodríguez Porca ( 4 de 14

5 INICIAR Y CERRAR SESIÓN EN BSCW Iniciar sesión Una vez que estamos registrados en el servidor, ya podemos iniciar una sesión de trabajo, para lo cual: Abrimos la página en el navegador. Pinchamos en el menú Se abre una ventana en la que introduciremos el nombre de usuario y la contraseña y pincharemos en el botón Aceptar (ver Figura 1). Accedemos a nuestro entorno de trabajo (semejante al de la Figura 2. Para mostrar todas las opciones del menú, iconos, etc. que aparecen en la Figura 2: pinchar en Opciones, Preferencias y escoger Perfil de Usuario: Experto). Cerrar sesión La sesión termina cuando cerramos el navegador. SUBIENDO DOCUMENTOS. BORRANDO OBJETOS. CARÁCTER PRIVADO DE LA CARPETA RAÍZ Subiendo documentos Una primera utilidad de este entorno de trabajo consiste en utilizar el espacio que nos asigna el servidor para almacenar documentos, que inicialmente están en el disco duro de nuestro ordenador local, y que después de subirlos al servidor podremos visualizarlos, modificarlos, descargarlos, etc. en otro ordenador que se conecte a Internet y abra una sesión en BSCW. Añadiremos un documento de Word que se está creando y que guardamos en el disco duro de nuestro ordenador local y que se llama Breve manual de BSCW.doc (Este es un documento que el usuario pedrorodriguez está elaborando y ampliando en días sucesivos y posiblemente desde distintos lugares y ordenadores): Pinchamos en el icono de añadir documento, se abre una nueva página en la que pincharemos en el botón Examinar..., se abre una ventana de exploración de archivos y buscamos el documento en el disco duro. Una vez seleccionado el documento, pinchamos en el botón OK y se muestra la Figura 3, ya con el documento almacenado en el servidor y mostrándonos información relativa a dicho documento: título, tratamiento de textos con el que fue creado, tamaño, usuario creador, fecha, etc.: Figura Pedro Rodríguez Porca ( 5 de 14

6 Este documento, como ya se dijo, queda almacenado en el servidor por lo que desde cualquier ordenador conectado a Internet y abriendo una sesión en BCSCW con nuestro nombre de usuario y contraseña podemos visualizarlo, modificarlo, descargarlo, etc. Para la visualización del mismo (y posterior modificación y descarga al ordenador local, si así lo deseamos) solo es necesario pinchar en el nombre del documento. Una descarga fácil de realizar consiste en pinchar con el botón derecho del ratón en el nombre del documento y eligir Guardar destino como... Pinchando en el botón que contiene un triángulo y que se encuentra a la derecha del documento,, se accede a un menú de acciones que permiten un gran abanico de posibilidades a ejercer sobre el documento, coma la de ser enviado por correo electrónico. Borrando objetos Documentos, notas, etc. son objetos. Estos se pueden seleccionar/deseleccionar individualmente (pinchando en la casilla de la izquierda) o globalmente en las casillas. Los objetos seleccionados se borran pinchando en el botón y son enviados a la papelera. El borrado de los objetos almacenados en la papelera se produce al pinchar en el icono, seleccionar los objetos y pinchar en el botón. Volvemos al entorno inicial pinchando en. Carácter privado de la carpeta raíz Resulta que los documentos, notas (u otros objetos) que se sitúen en la carpeta raíz (o principal) del entorno BSCW son de uso privado del usuario, el cual puede visualizarlos, modificarlos, descargarlos a un ordenador, etc. (Luego, el documento Breve manual de BSCW.doc sólo puede ser accesible por el usuario pedrorodriguez). Para que los objetos que situemos o creemos en el entorno BSCW sean de acceso compartido por otros usuarios es necesario meterlos en una carpeta, que antes debemos crear. CREANDO CARPETAS Y COMPARTIENDO OBJETOS Crear una carpeta Para crear una carpeta pinchamos en el icono de añadir carpeta,. Se abre una nueva página con una ventana en la que escribimos el nombre de la carpeta, por ejemplo Fisica Quimica 4 ESO, y pulsamos en el botón OK (Figura 4): Figura Pedro Rodríguez Porca ( 6 de 14

7 Abrir carpeta Una carpeta se abre pinchando en su nombre. En la Figura 5 se muestra el entorno con la carpeta que acabamos de crear abierta (Fijarse en la información mostrada en Su ubicación:): Figura 5 Introducir información en la carpeta A esta carpeta vamos a subir el documento Programacion de aula.doc y también creamos la nota Comentarios, siguiendo los pasos indicados más arriba en este artículo. Tendríamos la Figura 6: Figura 6 Compartir la carpeta con otros usuarios (añadir miembros) Cuando se permite que una carpeta sea compartida por otros usuarios (miembros), todos los objetos (documentos, notas, etc.) contenidos en la carpeta se hacen accesibles a dichos usuarios. La compartición se hace por tanto a nivel de carpeta, no a nivel de objeto individual. Antes de añadir miembros, estos tienen que ser usuarios válidos para el entorno BSCW, es decir, tienen que estar registrados previamente. Estando abierta la carpeta Fisica Quimica 4 ESO, procederemos a añadir miembros (por ejemplo carmenvina): Pinchamos en el icono de añadir miembros,. Se abre una ventana que contiene una lista de miembros en la parte de la izquierda. (Si está vacía o no está el que nos interesa, lo añadimos previamente a la libreta de direcciones. Recordar que tiene que ser un usuario válido para el sistema BSCW). De esa lista seleccionamos el miembro o miembros que deseamos para que puedan compartir los objetos de la carpeta actual. Tenemos la Figura 7 (Observar como aparece el icono de miembros al final de Su ubicación, a diferencia de la Figura 6): Pedro Rodríguez Porca ( 7 de 14

8 Figura 7 Cuando interese suprimir algún miembro de una carpeta compartida pincharemos en el icono que se encuentra en la barra. Poderemos borrar miembros seleccionándolos en la lista. La vuelta al entorno de la carpeta Fisica Quimica 4 ESO se puede realizar pinchando en el nombre de dicha carpeta en la barra citada anteriormente. Cuando el usuario carmenvina (recordemos que debe ser un usuario válido para el entorno BSCW, y por tanto, registrado) inicie su sesión va a ver algo semejante a la Figura 8: Figura 8 Obsérvese como la carpeta Fisica Quimica 4 ESO (creada y perteneciente al espacio asignado en el servidor al usuario pedrorodriguez) se muestra en el entorno de trabajo del usuario carmenvina. Así mismo, al lado del nombre de la carpeta se nos indica que es una carpeta compartida. Este usuario, carmenvina, puede abrir la carpeta Fisica Quimica 4 ESO (Figura 9): Figura 9 Ahora, tanto el usuario pedrorodriguez como carmenvina disponen libremente de los objetos contenidos en esta carpeta Pedro Rodríguez Porca ( 8 de 14

9 Así, el documento de Word (creado por pedrorodriguez) puede ser visualizado, modificado, borrado, descargado al disco duro, etc. por parte de carmenvina. En la Figura 10 se muestra un nuevo documento Programación de aula [1].doc que fue añadido (puede ser una modificación del creado por pedrorodriguez) por carmenvina: Figura 10 En la Figura 11 se muestra como vería la carpeta Fisica Quimica 4 ESO su propietario pedrorodriguez: Figura 11 Si un usuario lleva mucho tiempo con una carpeta compartida abierta, puede en cualquier momento actualizar la información (porque es posible que en ese tiempo, otro usuario realizara modificaciones en dicha carpeta) pinchando en el icono Actualizar del navegador. AÑADIR NOTA/NOTAS A UN DOCUMENTO Añadiremos una nota al documento Programación de aula.doc: pinchamos con el botón izquierdo del ratón en el botón de Acciones correspondiente al documento en cuestión, el triángulo de la derecha,. Escogemos Añadir Nota y rellenamos los campos (en la Figura 12 se muestra una aspecto parcial de Añadir Nota), pinchando al final en OK Pedro Rodríguez Porca ( 9 de 14

10 Figura 12 Después de pinchar en OK, se vuelve a la pantalla de la Figura 13, en la que se muestra mediante un rectángulo de color amarillo con un alfiler la nota ligada al documento. Figura 13 Al pinchar en el icono de la nota, se muestra la Figura 14: Figura 14 Para volver para atrás (a la pantalla correspondiente a la de la Figura 13), se picha en el texto Fisica Quimica 4 ESO del apartado Su ubicación. Se pueden añadir tantas notas como queramos al mismo documento con tan solo seguir el procedimiento indicado anteriormente para añadir una nota. Toda nota creada se puede modificar, para lo cual tendremos que tenerla abierta (como en la Figura Pedro Rodríguez Porca ( 10 de 14

11 14) y pinchar en el triángulo de Acciones y Editar. Si la nota al documento pertenece a una carpeta compartida, cualquier miembro autorizado podrá modificar las notas ya creadas y añadir otras nuevas. DEBATES Un debate se crea pinchando en el icono de Añadir Debate,, rellenando los campos e introduciendo el texto del debate en el campo Mensaje. Así, en la Figura 15 se muestra un ejemplo de creación de un debate llamado Debate sobre la Programación de FQ 4 ESO (se muestra al lado el icono de Nota). Lógicamente, el debate se debe crear en una carpeta compartida con otros miembros para que ellos puedan participar. Figura 15 Si pinchamos en el título del debate, se muestra el texto que han introducido los miembros que han participado, por ejemplo el de la Figura 16: Figura Pedro Rodríguez Porca ( 11 de 14

12 Debajo de Nota se muestra el texto del usuario pedrorodriguez, el que creó el debate. Respondió el miembro carmenvina al pinchar en el triángulo de Acciones que se muestra a la derecha del debate y seleccionando Responder. Este último usuario escribió el texto final, que aparece después del que está en cursiva. CUADERNO DE DIRECCIONES Al cuaderno de direcciones se accede pinchando en el icono, apareciendo una ventana semejante a la de la Figura 17 en la que se listan los miembros dados de alta en el cuaderno: Figura 17 El contenido, como los de cualquier otra ventana, son objetos, por lo que podemos añadir miembros, borrar, ver información relativa a un miembro (pinchando en un nombre de miembro). Además hay dos acciones importantes que podemos realizar sobre un miembro, que como cualquiera otra acción se accede pinchando en el triángulo que está a la derecha en la línea correspondiente a dicho miembro,. Estas acciones son la de enviar correo electrónico y la de contactar. Enviar correo electrónico a un miembro Para enviar un correo electrónico al usuario carmenvina, pinchamos en el triángulo de la derecha en la línea correspondiente a dicho usuario (véase la Figura 17) y seleccionamos la opción Enviar. Aparece una ventana (Figura 18) en la que redactaremos el tema y el cuerpo del mensaje. Al pulsar en el botón OK, el mensaje será enviado a la dirección de correo electrónico que indicó el usuario carmenvina cuando se dio de alta en el entorno BSCW Pedro Rodríguez Porca ( 12 de 14

13 Figura 18 Contactar Al pinchar en el triángulo de la derecha en la línea correspondiente al usuario carmenvina (véase la Figura 17) y seleccionar la opción Contactar, se abre una ventana como la de la Figura 19: En esta ventana están listados los servicios de comunicaciones que tiene habilitados o instalados el ordenador, entre ellos el programa de comunicaciones sincrónicas Microsoft NetMeeting. Pinchando encima de CALL se activa este programa tanto en el ordenador origen como en el de destino. NOTA: Los servicios de comunicaciones hay que activarlos previamente en el entorno BSCW para lo cual vamos al menú Opciones, seleccionamos Comunicación y se nos muestra una ventana en la que activaremos los servicios de comunicaciones que tengamos disponibles. Figura Pedro Rodríguez Porca ( 13 de 14

14 OTRAS FUENTES DE INFORMACIÓN SOBRE EL ENTORNO BSCW Manual de BSCW: El trabajo colaborativo a través de internet con Bscw: BSCW: Formación on line: Pedro Rodríguez Porca ( 14 de 14

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