Sistema. de Administración y Ventas. Serviteca -Taller Automotriz- Garage. Sistemas Automatizados. Sys-Automotriz

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1 Sistema de Administración y Ventas Serviteca -Taller Automotriz- Garage F: Cel:

2 Sistema Automotriz Sistema de Taller es una herramienta desarrollada para dar apoyo al giro de su negocio, brindando una solución a empresarios del aérea mecánica-automotriz ya sea Talleres, Automotoras, Servitecas o Garage, Casas de Repuestos para vehículos motorizados, etc., y que permite controlar el negocio, apoyado aplicaciones computacionales. Consiste principalmente en llevar todos los movimientos que se registran en el negocio en forma electrónica, a través del sistema computacional en línea. Sistema de Taller (Sistema Ventas en Tiempo Real), está pensado desde el punto de vista de la continuidad del negocio, rapidez de atención, Venta, Distribución y Reparación de Vehículos dentro del Local o Taller, esto significa, controlar cada insumo del Stock existente en la bodega, llevar entrada y salida de repuestos o mercaderías de inventario, movimientos de caja y otros más en TIEMPO REAL. Sobre esta base, el Sistema administra todas las ventas y ordenes de trabajo que se realicen de forma ON LINE, entre estas se encuentran dos tipos que podría poseer el local, y que soporta el sistema, vale decir, Ventas al Público en el mesón, Reparación/mantención de Vehículos, Incluyendo Promociones, Descuentos especiales y Ofertas definidas por el establecimiento. Conjuntamente con esto controla los distintos medios y formas de pagos, permite realizar Boletas, Facturas, Guías de Despacho, Cotizaciones, registros de Clientes, Vehículos Empleados, Proveedores, Usuarios, Turnos, Estadísticas, Productos, Repuestos, entre otros, generando Arqueos y Cierre de Caja Diarios por turnos, y distintos tipos de informes por días, semanas, meses, etc.

3 Modo de Operar Para describir algunas de las funciones tomaremos como ejemplo el flujo más común que es la atención en el Mesón: el Vendedor se dirige al Terminal (computador), digita la Patente del vehículo que está siendo atendido, y automáticamente, se mostrara una pantalla con los datos de éste si es que ya existiera o estuviera registrado como cliente en la ficha del sistema, también se puede ingresar el RUT del cliente que lleva el vehiculo y saldrá la información del cliente mas del o los vehículos a su nombre. Posterior a este ingreso el sistema permite ingresar el detalle del o los trabajos a realizar en esta mantención al vehículo, incluyendo detalle de la mano de obra, repuestos que se utilizaran, y Técnico o mecánico a cargo del trabajo. Automáticamente se emite el documento OT evitando demoras y errores de escritura o precios, y atraso en la creación de este, al mismo tiempo el Sistema rebaja del stock todos los productos e insumos ingresados, asociados a la OT, lo que permite informar instantáneamente al administrador de los saldos de mercaderías existentes en bodega, sin necesidad de contabilizar físicamente estos o tener que esperar al fin de la jornada o del turno para saber que insumos pueden estar faltando. Esta información se almacena en la Base de Datos del Servidor, paralelamente pueden operar todos los terminales que posea el local, es decir, pueden haber dos o tres usuarios ingresando información al sistema sin necesidad de llevar una fila de espera para operar, todo lo anterior dependiendo de la cantidad de vendedores o terminales que posea el local. Características El Sistema posee cinco módulos que permiten administrar, organizar y regular las distintas funciones del negocio, entre las cuales tenemos, Definiciones, Existencias, Caja Registradora (Punto de Venta), Consultas e Informes y Administración de Usuarios. Cada uno de estos Módulos presenta distintas funcionalidades que dan el soporte necesario al dueño o administrador de la empresa, para tener una visión más clara y automatizada del flujo de su negocio.

4 Definiciones Permite el ingreso o poblamiento de las Bases de datos. Todos los mantenedores de datos del Sistema permiten manejar ésta información, y se puede modificar, eliminar o simplemente consultar, por algún producto, cliente, proveedor o código especifico. Opción para ingresar en las tablas del sistema los parámetros básicos, y Datos de importancia como muestra el recuadro, por ejemplo Ingreso y Mantención de Personal, Clientes/Vehículos, Proveedores, Mantención de Productos. A continuación se describen algunas de las pantallas con las que se mantienen los distintos archivos que parámetrizan el Sistema, pertenecientes al menú de definiciones.

5 Pantallas del Sistema que permiten Registrar y consultar Vehículos, Ficha Histórica, Mantención de Clientes/Vehículos y Órdenes de Trabajo.

6 Existencias Modulo que permite manejar el stock de Mercaderías. En éste módulo se encuentran las definiciones de Saldos, ingreso de Compras de mercaderías, Ajustes de Inventario, y un informe de Saldos en tiempo real del stock existente en Bodega.

7 Caja Registradora Punto de Venta Las Operaciones de Caja Registradora, se grafican en las siguientes figuras: Las formas de pago que soporta el sistema para realizar las ventas son: Efectivo Cheque al día Cheque a fecha Tarjeta Crédito Red Compra Pago mixto 30 días El Arqueo o Cierre de Caja se realiza en 2 simples pasos, en menos de un minuto, este reporte se genera automáticamente, describiendo un acumulado de Efectivo, Cheques, pagos con Tarjetas, etc., incluye documentos anulados, y usados como boletas o facturas, que permite tener la cuadratura

8 inmediatamente, se puede emitir un arqueo, por cada turno e imprimir el informe. Consultas e Informes Emite los siguientes informes por pantalla, impresora y opcionalmente puede generar archivos en disco.

9 Entre algunos de los informes se encuentran los siguientes: Informe de Ventas: Entrega detalle de las ventas del periodo, ya sea de uno o mas días, meses, semanas, etc. Incluye la fecha, el tipo de documento, número, y Monto. Además se puede filtrar por Fechas, Cajero, y turno. Informe de Productos: Entrega detalle de las ventas del producto, productos mas vendidos, etc. Además se puede filtrar por Fechas, Cajero, y turno y ordenar por Cantidad, por Ventas o solo (independiente) por columna Cantidad. La información que muestra éstas consultas se puede ver por pantalla, imprimir o generar a un archivo con formato de planilla Excel.

10 Informe de Facturas Emitidas: Entrega detalle de las ventas con Factura. La información que muestra ésta consulta se puede ver por pantalla, imprimir o generar a un archivo con formato de planilla Excel. Con doble clic en el número de Factura, se visualiza el detalle de ésta. Esta consulta se puede filtrar por período de fechas, por Cajero y turno.

11 Usuarios y Privilegios Permite definir que usuarios podrán tener acceso operar el Sistema. La opción de Usuarios y Privilegios, administra el Sistema, como se indica, las opciones de este módulo son definición de Usuario, Accesos y Mantención de Passwords. A estas opciones solo tiene acceso el Administrador, que posee una clave única y que solo él conoce, en las tres se solicita el ingreso de Usuario y Contraseña como se ve en la figura. Por ejemplo, definición de Usuarios, permite crear nuevos usuarios, eliminar o modificar existentes, los campos son Código, que automáticamente entrega el Sistema, Nombre de Usuario, Perfil, Password, y confirmación de Password.

12 Las especificaciones de cada función de Sistema de Ventas se encuentran en el Manual de Usuario que se entrega al Cliente o propietario, para la aplicación y uso de la herramienta, donde se describen detalladamente y con ejemplos todas las funciones y formas de operar la Aplicación y obtener los resultados óptimos, con imágenes que grafican paso a paso su uso, como se muestra en las siguientes figuras.

13 El sistema de Ventas se puede utilizar con uno más computadores en línea, sin problemas. Graficamente el los terminales (computadores) e impresoras estan conectados de la siguiente forma: PC / Servidor de caja [computador principal] PC / Servidor (Cajero) PC / Terminales (Vendedor Mesón) [OPCIONAL] Facturas Boletas Guías Despacho Informes / Cotizaciones Plataforma para el Sistema La plataforma mínima para que el sistema pueda operar satisfactoriamente es: - Computador Pentium III IV o similar. - Disco Duro de 80 /100/250 GB o superior. - Memoria 256/640/1Gb o más GB en RAM. - Sistema Operativo Windows 98x/XP/Vista/Windows 7 F: Cel:

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