(CF01050) Los Libros de Contabilidad

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1 (CF01050) Los Libros de Contabilidad Contabilidad Financiera (CF01050) Los Libros de Contabilidad Identificación del documento Título Contabilidad Financiera (CF01050)Los Libros de Contabilidad Descripción Descripción y funcionamiento de los libros de Contabilidad Tabla de Contenidos Contabilidad Financiera (CF01050) Los Libros de Contabilidad Introducción El Libro diario El Libro Mayor Balance de Sumas y Saldos La Contabilidad Legal En España Type Relación Cobertura Espacial Autor Publisher Derechos de Autor Collection (Contabilidad Financiera) Text IsPartOf España, Aragón, Zaragoza Joaquín Medina Serrano Joaquín Medina Serrano Copyright 2002 All Rights Reserved La Güeb de Joaquín - Apuntes Tácticos Contabilidad Financiera Este documento tiene carácter público, puede ser copiado todo o parte siempre que se haga mención expresa de su procedencia Fecha Creación 19/05/2002 Fecha modificación 20/05/2002 Fecha Impresión 02/06/2002 Formato Documento PDF Identificación del recurso CF01050_LibrosDeContabilidad.PDF Idioma es; Español (Estándar Dublin Core [http://dublincore.org]) Joaquín Medina Serrano / Pagina 1 de 10

2 (CF01050) Contabilidad Financiera Introducción La contabilidad ha respetado siempre la tradición en cuanto al formalismo de los registros. Quizás en el fondo haya un cierto ritual, mantenido a través de los tiempos y seguido internacionalmente. Este ritual empieza por admitir, sin excepción alguna de países, que el debe y el activo aparecen a la izquierda y el pasivo y el haber a la derecha, y continua en el propio formalismo de los libros registros Diario y mayor. El Libro diario Es el libro de contabilidad en el que se anotan los hechos contables por riguroso orden cronológico. Existen dos modelos de libro Diario: el Modelo Americano y el Modelo Italiano Modelo Americano del Libro Diario Debe Asiento, Fecha, Cuenta, Explicación Ref Haber Contenido de las columnas del diario El modelo americano es el que se utiliza normalmente en la contabilidad manual, y de izquierda a derecha figuran los siguientes conceptos. : Columna 1 Cantidad correspondiente a las cuentas del debe, cuya denominación se escribirá en la columna dos Columna 2 En esta columna se escriben los siguientes datos Numero de orden de los asientos del diario Fecha: día, mes, año en que se ha realizado la operación Nombre de la cuenta(s) que han resultado afectada(s) Explicación del echo anotado Columna 3 Referencia al folio del Libro Mayor al que se traslada el asiento Columna 4 Cantidad correspondiente al haber de las cuentas que se han indicado en la columna 2 Joaquín Medina Serrano / Pagina 2 de 10

3 (CF01050) Los Libros de Contabilidad Algunas observaciones Respecto de la fecha. Cuando se realizan varias operaciones en un mismo día, en el libro Diario suele escribirse, antes de cada anotación, la abreviatura d/d que quiere decir dicho día. La fecha de la operación puede situarse en el centro de la línea horizontal que separa las distintas anotaciones del diario, los distintos asientos del diario. La explicación puede hacerse de formas diversas, según la Mayor o menor meticulosidad con la que se quiera plasmar el hecho contable, en general debe ser una explicación breve pero completa Las cuentas que se abonan se escriben a la derecha, precedidas de la preposición a La expresión a que aparece en las cuentas que se abonan es una reminiscencia de debe a. Esta formula se utilizaba antiguamente, como reflejo de una ficción de personalidad jurídica patrimonial, en virtud de la cual las aplicaciones debían a los orígenes el importe de la operación. Con el uso, se simplificó la expresión quedando reducida a la preposición a. Es normal utilizar para cada cuenta un numero de código desarrollo del plan general de contabilidad. Para su traslado al libro Diario caben dos soluciones o Ponerlo entre paréntesis delante de cada cuenta(opción que utilizaremos) o Escribir el numero de cuenta en una columna reservada para ello (utilizada por los programas informáticos) En virtud de la partida doble, es obvio que las cantidades anotadas en el debe tendrán que sumar lo mismo que las del haber, es decir el asiento debe estar cuadrado Las anotaciones que figuran entre las dos líneas horizontales constituyen lo que se denomina asiento. Normalmente se escribe un asiento para cada hecho contable, aunque en algunos casos pueden registrarse varias operaciones en un solo asiento de diario Modelo Italiano de Diario A veces el Diario se presenta con rayado semejante al que puede observarse en la figura siguiente, de acuerdo con lo que se denomina modelo italiano. Se diferencia del modelo americano, en que la columna destinada a representar las cantidades anotadas en el Debe se trasladan al lado derecho, delante de la columna del Haber. Los dos modelos tienen la misma información aunque en orden diferente. Fecha, Cuentas, Explicación Ref Debe Haber Joaquín Medina Serrano / Pagina 3 de 10

4 (CF01050) Contabilidad Financiera Ejemplo de asiento en el libro Diario Debe Asiento, Fecha, Cuenta, Explicación Ref Haber 1) de marzo de 200X (572) Bancos c/c (220) Terrenos y Bienes naturales (221) Construcciones a (100) Capital Constitución de la sociedad y desembolso total de las acciones de esta manera: Por ingreso en Banco Zaragozano Por ingreso en Banco de Cáceres Por edificio valorado: Solar Construcción Total aportación ) DE Marzo de 2.00X (226) Mobiliario a (572) bancos c/c. Compra a Almacenes Generales según factura núm. 12/2568 pagada por el Banco Zaragozano El Libro Mayor Concepto de mayor Existe una cuenta del Libro Mayor por cada una de las cuentas que empleemos en nuestra contabilidad, y el titulo de la cuenta del Mayor es precisamente el nombre que el Plan General de Contabilidad da a las cuentas. El Libro Mayor recoge todas las cuentas representativas de los elementos patrimoniales de Activo, Pasivo y neto, junto con las de Gastos e Ingresos La información que se refleja en el libro Diario, ha de figurar también en el libro mayor. Si en el Diario aparecen cronológicamente TODOS los hechos contables, en el Mayor, en cada cuenta del Mayor aparecen cronológicamente todos los movimientos referentes a la cuenta contable, y únicamente los de esa cuenta contable. Joaquín Medina Serrano / Pagina 4 de 10

5 (CF01050) Los Libros de Contabilidad Modelo del libro Mayor El libro Mayor tradicionalmente se representa con un rayado similar al que se muestra a continuación Fecha Explicación Ref Debe Haber Saldo La información que figura en las columnas se copia exactamente del libro Diario sin inventar, añadir o quitar nada Fecha: La fecha contable, la fecha de la operación que motiva el registro contable Explicación.: Explicación breve, apropiada para cada cuenta y para cada operación. En ella, dada la estrechez del espacio, se emplean abreviaturas generalizadas como (s/f), Su Factura, (n/f) Nuestra Factura ; incluso abreviaciones o eliminaciones de palabras, como Bancos Zag y Cac. El lugar de Banco Zaragozano y Banco de Cáceres. Referencia al asiento del Diario en el que se ha reflejado la anotación que se traslada al Mayor Columna para las cantidades de Debe Columna para las cantidades de Haber Columna para el saldo, que se calcula después de cada anotación en el Debe o en el Haber de la cuenta En la actualidad, dado que el Código de Comercio admite como libro mayor cualquier tipo de ficha, disco, o listado informático obtenido como fruto del proceso de datos, el formato del mayor puede adoptar diversas modalidades siempre que contenga como mínimo la información descrita anteriormente Ejemplo de asiento en el libro Mayor Bancos c/c Nº 572 Pagina 1 Fecha Explicación Ref Debe Haber Saldo 01/03/200X Desembolso Bancos Zag y Cac /03/200X Pago f/12/2568 compra Mobiliario Joaquín Medina Serrano / Pagina 5 de 10

6 (CF01050) Contabilidad Financiera Balance de Sumas y Saldos Concepto En determinadas fechas, al final de cada mes, de cada trimestre, de cada semestre o, al menos, al final de cada año, se prepara un Balance de Sumas y Saldos, también llamado Balance de Comprobación. Este balance es un estado demostrativo de la situación en que se presentan las sumas deudoras o acreedoras y los saldos deudores o acreedores de todas las cuentas en un momento determinado Modelo del Balance Nº Cuenta SUMAS SALDOS Deudora Acreedora Deudor Acreedor Finalidades El Balance de sumas y saldos tiene dos finalidades: Una finalidad puramente técnica: ver si han existido errores al escribir en el Mayor las cantidades que figuran en el Diario. Además de comprobar si han existido errores en el propio Mayor al calcular el saldo de una cuenta. Por eso a veces se denomina Balance de Comprobación. o De acuerdo con la partida doble, en el diario ha de producirse la igualdad entre las sumas del debe y Haber; y sabemos también que el contenido del diario se traslada al mayor, donde se clasifica sistemáticamente con referencia a cada elemento patrimonial. Pues bien, si la transcripción de uno a otro libro ha sido correcta, las sumas de debe y haber del diario tendrán que se coincidir con las del mayor. Y esta es la finalidad del balance de comprobación. Otra finalidad informativa: al ofrecer una síntesis del Mayor, con todo lo que eso puede significar. Hasta que no se termina el proceso contable, no tendremos una representación ajustada de la situación patrimonial. Sin embargo, un Balance de Sumas y Saldo tiene un destacado valor informativo. Joaquín Medina Serrano / Pagina 6 de 10

7 (CF01050) Los Libros de Contabilidad La Contabilidad Legal En España El Código de Comercio español modificado por la Ley 19/1989, de 25 de julio, regula la contabilidad de los empresarios, en la forma siguiente: Obligación contable de los empresarios Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de inventarios y cuentas anuales y otro Diario. Las sociedades mercantiles llevarán además, un libro o libros de actas, en los que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad. Personas que pueden llevar la contabilidad La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquéllos. Se presumirá concedida la autorización, salvo prueba en contrario. Legalización de los libros de los empresarios Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga diligencia en el primer folio de cada uno de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen. Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Cada Registro mercantil llevará un libro de legalizaciones. Joaquín Medina Serrano / Pagina 7 de 10

8 (CF01050) Contabilidad Financiera Libro de Inventarios y Cuentas anuales El libro de inventarios y cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. Libro Diario En el libro Diario se registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate. Llevanza de los libros Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la práctica mercantil de general aplicación. Las anotaciones contables deberán ser hechas expresando los valores en pesetas. Conservación de los libros Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo. Valor probatorio de los libros El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho. Joaquín Medina Serrano / Pagina 8 de 10

9 (CF01050) Los Libros de Contabilidad Comunicación del contenido de los libros La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo que se derive de lo dispuesto en las Leyes. La comunicación o reconocimiento general de los libros, correspondencia y demás documentos de los empresarios, sólo podrá decretarse, de oficio o a instancia de parte, en los casos de sucesión universal, suspensión de pagos, quiebras, liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles, expedientes de regulación de empleo, y cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo. En todo caso, fuera de los prefijados en el párrafo anterior, podrá decretarse la exhibición de los libros y documentos de los empresarios a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición. El reconocimiento se contraerá exclusivamente a los puntos que tengan relación con la cuestión de que se trate. El reconocimiento al que se refiere el párrafo anterior, ya sea general o particular, se hará en el establecimiento del empresario, en su presencia o en la de la persona que comisione, debiendo adoptarse las medidas oportunas para la debida conservación y custodia de los libros y documentos. En cualquier caso, la persona a cuya solicitud se decrete el reconocimiento podrá servirse de auxiliares técnicos en la forma y número que el Juez considere necesario. Joaquín Medina Serrano / Pagina 9 de 10

10 (CF01050) Contabilidad Financiera (Pagina en blanco) Joaquín Medina Serrano / Pagina 10 de 10

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