DacEasy Contabilidad

Transcripción

1 DacEasy Contabilidad Guía de Implementación DacEasy Contabilidad DacFlex Calle Cub Scouts No. 11, Naco, Edif. DAC Santo Domingo, Rep. Dom. Tel:(809) , Fax(809) Internet Web Site: Soporte Técnico Garantizado Revisión: Agosto 2008

2 Guia Implementacion DacEasy Contabilidad Indice REQUERIMIENTOS PARA INSTALACION DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADO3 IMPLEMENTACION DE LOS DATOS DE UNA COMPAÑIA EN OPERACION PASO 0 : CREACIÓN DE COMPAÑíA... 6 PASO 1 : CREAR ARCHIVOS DEL SISTEMA... 7 PASO 2 : CREACIÓN DE CUENTAS/PROVEEDOR DE PROCESO PASO 3 : LISTADO DE TODOS LOS PRODUCTOS DE INVENTARIO PASO 4 : REGISTRAR EL INVENTARIO PASO 5 : IMPRIMIR EL INVENTARIO RECIBIDO PASO 6 : IMPRIMIR EL DIARIO DE COMPRAS PASO 7 : ASENTAR EL INVENTARIO INICIAL PASO 8 : IMPRIMIR REPORTE HISTORICO DE PRODUCTO PASO 9 : LISTADO DE PROVEEDORES (CUENTAS POR PAGAR) PASO 10: REGISTRAR TRANSACCIONES DE CUENTAS POR PAGAR PASO 11: IMPRIMIR EL DIARIO DE CUENTAS POR PAGAR (CXP) PASO 12 : ASENTAR LAS CUENTAS POR PAGAR PASO 13 : REPORTE DE ANTIGÜEDAD CUENTAS POR PAGAR (CXP) PASO 14 : LISTADO DE CUENTAS POR COBRAR (CXC) PASO 15 : REGISTRAR TRANSACCIONES DE CXC PASO 16 : IMPRIMIR DIARIO DE CXC PASO 17 : ASENTAR LAS CUENTAS POR COBRAR (OPCIONAL) PASO 18 :REPORTE ANTIGÜEDAD DE CUENTAS POR COBRAR PASO 19 : PREPARAR BALANCE INICIAL DE CUENTAS PASO 20 : INTRODUCIR TRANSACCIÓN DEL MAYOR GENERAL BALANCE INICIAL PASO 21 : IMPRIMIR DIARIO DEL MAYOR GENERAL PASO 22 : IMPRIMIR REPORTE MOVIMIENTO DE CUENTAS PASO 23 : ASENTAR EL MAYOR GENERAL PASO 24 : IMPRIMIR EL BALANCE DE COMPROBACIÓN PASO 25 : CERRAR MES PARA EL MAYOR GENERAL PASO 26 : CERRAR MES PARA CUENTAS POR PAGAR PASO 27 : CERRAR MES PARA CUENTAS POR COBRAR PASO 28 : VERIFICAR INFORMACIÓN DEL SUPLIDOR PROCESO DE INSTALACIÓN

3 Contabilidad Computarizada REQUERIMIENTOS PARA INSTALACION DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADO DAC-EASY MAYOR GENERAL Catalogo de Cuentas Balance de comprobación Se prepara en forma de Entrada de Diario (solo Cuentas de Detalle o auxiliares) Cuenta, Balance Débito o Balance Crédito CUENTAS POR COBRAR Relación de clientes con las siguientes informaciones: *Código (puede ser el numero telefónico) *Nombre (completo del cliente) Dirección Teléfono, fax Vendedor Relación de Facturas detalladas por cliente con las siguientes informaciones: Numero de factura Fecha de la factura Valor de la factura CUENTAS POR PAGAR Relación de suplidores a la fecha de corte con las siguientes informaciones: *Código (puede ser el numero telefónico) *Nombre (completo del suplidor) Dirección, teléfono, fax, vendedor Relación de facturas detalladas pro suplidor a la fecha de corte con las siguientes informaciones: *Numero de factura *Fecha de la factura *Valor de la factura INVENTARIO Relación de inventario o Listado de productos terminados o Materia prima o Con las siguientes características: *Código, *Descripción, Tipo y/o familia, *Unidad de medida y Costo y Precio de Venta Existencia de inventario a la fecha de corte *Código, *cantidad, *costo, total (cantidad X costo) * Son obligatorios 3

4 Guia Implementacion DacEasy Contabilidad LISTA DE CHEQUEO PARA PROCESO DE CREACIÓN DATOS BÁSICOS Menú Archivo Creación de la compañía Menú Edición Creación del Catalogo de Cuentas Establecer la Tabla de Cuentas de Interface Creación de los Clientes Creación de los Suplidores Creación de los Productos Creación de los Servicios Menú Transacciones Digitar el Balance de comprobación en forma de Entrada al Diario Digitar los Balances iníciales de los Clientes Digitar los Balances iníciales de los Suplidores Registrar el Inventario Inicial Registrar una Nota de Débito al Suplidor que se le cargo en Inventario Inicial Imprimir Balance de Comprobación para verificación ----fin del proceso de implementación de los datos de una compañía al cierre--- REGISTROS DE OPERACIONES PARA PONERSE AL DIA Menú transacciones Registro de las Compras o Entradas al almacén de Productos y Servicios Registro de los Cheques y/o pagos varios Registro de las Ventas o Salidas del almacén de Productos y Servicios Registro de los Cobros Recibidos de los Clientes y los cobros varios Registro de las Entradas de Diarios que no sean de CXC, INV y CXP, por ejemplo amortizaciones o ajustes varios Reportes para verificación final Imprimir Balance de Comprobación para verificación Imprimir Estados Financieros 4

5 Contabilidad Computarizada IMPLEMENTACION DE LOS DATOS CONTABLE PARA UNA COMPAÑIA EN OPERACION. DacEasy Contabilidad le proporciona el único sistema perfectamente integrado para el control contable disponible en el mercado. Con este nivel de integración usted evitará los problemas de no balancear la información de un sistema con la contabilidad general tan común en los sistemas que se venden módulo por módulo Debido a esa perfecta integración es necesario que siga los pasos descritos a continuación para lograr una perfecta instalación de su información actual en los diferentes Módulos y estar listos para iniciar el registro cotidiano de las operaciones contables de su empresa. Antes de iniciar la operación del proceso de Implementación de sus datos es importante que usted verifique que la información es correcta, es decir que usted dispone de los saldos correctos de: 1. Balance de Comprobación (Fecha de corte) 2. Clientes (con el detalle de las facturas que le deben) 3. Proveedores (con el detalle de las facturas que usted debe) 4. Inventario (existencia y costo unitario de cada uno de los productos en el inventario) La certeza de que el detalle de estas tres cuentas suman el mismo saldo que aparece en su contabilidad general así como el saldo de todas y cada una de las cuentas que integran su balance comprobación de su catalogo de cuentas. 1. Clientes (Cuentas por Cobrar) 2. Proveedores (cuentas por Pagar) 3. Inventarios (inventario) Sabemos que ese trabajo de preparación le representará inversión de tiempo y esfuerzo, pero, sabemos que al decidir adquirir un sistema contable integrado y computarizado usted desea iniciar por la ruta adecuada y no introducir al sistema información que no tiene sentido. Le recomendamos iniciar la captura de las operaciones con la anticipación de un mes, preferentemente el primer mes de su ejercicio contable aunque ese requisito no es imprescindible Asegúrese de que la fecha digitada al cargar el sistema DacEasy sea la correspondiente al mes que pertenecen los saldos a capturar, la cual, normalmente será una fecha distinta a la del día en que realice la captura inicial. Ahora siga los pasos descritos a continuación: 5

6 Guia Implementacion DacEasy Contabilidad PASO 0: CREACIÓN DE COMPAÑíA 1. Escoja Archivo/Abrir del menú principal. 2. Presione para agregar la nueva compañía. Se desplegará la Pantalla del Sistema de Preferencias. Ilustración 1=Agregar Compañía Figura 1-1: Agregar nueva compañía desde la pantalla de Preferencias de Sistemas Llene los campos como se describe debajo. Campos de la Pantalla para la Identificación del Sistema. Nombre de identificación. Entre una descripción para configurar los datos (ej., Datos Ejemplos) Nombre /Ruta del Directorio. Escriba la ruta de los datos ejemplos. Por defecto, los datos están copiados en el directorio llamado: C:\DACEASY\AC\SAMPDATA. Si lo instala para un directorio diferente, use este nombre de directorio. Por ejemplo, Si instaló el programa en un directorio llamado ACCOUNT, deberá usar la ruta, C:\ACCOUNT\AC\SAMPDATA. 3. Presione para Aceptar la identificación del sistema. Si el archivo existe, el programa le preguntará si quiere agregar la compania al archivo de la compañía, Conteste Si a esta sugerencia. DacEasy agrega la compañía a la lista existente. Para acceder a los datos ejemplos, sombree la compañía ejemplo y presione Enter. Le recomendamos hacer un Respaldo o Backup de los datos ejemplos entes de comenzar a usarlos. Si necesita ayuda acerca de como hacer un Respaldar, refiérase al capítulo titulado Mantenimiento de Archivos. Sugerencia: Haga Clic en Ayuda de la Identificación del Sistema y aparecerá información detallada relacionada con cada campo. 6

7 Contabilidad Computarizada PASO 1: CREAR ARCHIVOS DEL SISTEMA Necesita definir los archivos del sistema y crear los diferentes catálogos de: 1. Catalogo Cuentas 2. Ctas de Interface 3. Tabla impuesto 4. Tabla Términos 5. Clientes 6. Proveedores 7. Productos 8. Servicios Una vez que haya capturado todos los archivos imprima los catálogos y directorios para asegurarse que la información digitada en el computador es correcta. Usted notará que el computador no le permite digitar los saldos de las cuentas de: 1. clientes (c x c) 2. proveedor (C x P) 3. Inventario Ya que estos Montos deben ser registrados a través de las rutinas destinadas para capturar las transacciones, pues, de otra manera sería muy simple digitar cifras equivocadas que desbalancearían sus saldos. Creación de Catalogo de Cuentas. 1. Seleccione Edición/Cuentas para registrar el catalogo de cuentas Nota: en caso de que al momento de crear la Compañía usted selecciono un formato de catalogo de cuentas, este paso no será necesario. 7

8 Guia de Implementacion DacEasy Contabilidad Nota: Si al momento de crear la compañía seleccionó el tipo de catalogo para crear mi propio catalogo usted completar la pantalla de Cuentas de Interfase Edición/valores por omisión/cuenta Interface Creación de Clientes: 1. Seleccione Edición/Clientes para crear los clientes 2. Registrar a cada cliente el código, Nombre, Termino y Tabla de Impuesto. Nota: Aquí es importante registrar los clientes que tienen balance a la fecha de corte. Creación de Proveedores: 1. Seleccione Edición/Proveedores para crear los proveedores 8

9 Contabilidad Computarizada Nota: Aquí es importante registrar los proveedores que tienen balance a la fecha de corte. Creación de producto: 2. Seleccione Edición/productos para crear los productos Nota: Aquí es importante registrar los productos que tienen balance a la fecha de corte. 9

10 Guia de Implementacion DacEasy Contabilidad PASO 2: CREACIÓN DE CUENTAS/PROVEEDOR DE PROCESO INSTALACION 1. CREAR ARCHIVO PROVEEDOR PROVEEDOR DE INSTALACIÓN. Es necesario que cree, en el archivo de proveedores uno con el numero 9999, con el nombre PROVEEDOR DE INSTALACION, al registrar este proveedor, se verá así: 2. CREACIÓN DE LA CUENTA CUENTA DE INSTALACIÓN. Es necesario crear una cuenta que le sirva de trampolín en el proceso de implementación para el registro de las facturas de los proveedores y clientes. La cuenta 9999 y llevara por nombre CUENTA DE INSTALACIÓN. La misma debe ser una cuenta de detalle de nivel 1 y correspondiente al grupo de Otros Débito. 10

11 Contabilidad Computarizada PASO 3: LISTADO DE TODOS LOS PRODUCTOS DE INVENTARIO Prepare un listado de todos los productos en el inventario, incluya en ese listado 1. el código del producto 2. las unidades y fracciones en existencias al momento de la instalación 3. el costo unitario promedio (tome el promedio de existencia como sistema de costeo estándar, el último precio de compra o el mismo promedio) 4. y el importe total (resultante de multiplicar el costo unitario por la existencia). Sumar el total de todos los productos y verifique que el saldo en la contabilidad es el mismo que el total del listado. Si existe alguna diferencia, ajuste el saldo de la contabilidad contra los costos ya que ambos totales deben ser iguales. 11

12 PASO 4: REGISTRAR EL INVENTARIO Guia de Implementacion DacEasy Contabilidad 1. Seleccine Transacción/COMPRAS/ MERCANCÍA RECIBIDA del menu principal 2. La pantalla se verá la pantalla así: Para editar una mercancía recibida. Encabezado: 1. Oprima Enter para que el sistema asigne el número de la MR. Automáticamente. 2. Digite la fecha de Cierre en la cual se registraran todos los balances 3. Digite el proveedor 9999 y aparecerá en la pantalla el nombre PROCESO DE INSTALACIÓN. 4. Oprima Enter en todos los campos siguientes hasta posicionar el cursor en el área de detalle de los productos. 5. Inicie la captura de los productos incluidos en la relación antes preparada. Detalle: 6. Digite el No. del producto y su descripción aparecerá en la pantalla. 7. Digite la cantidad de producto en el campo Recibido 8. Digite el costo unitario en la columna Precio 9. Oprima Enter en la columna Descuento; El Total desplegado debe ser igual al importe que usted calculó en su listado. 10. Una vez que haya terminado de digitar todos los productos, oprima F10 y el registro de Mercancía Recibida con las mercancías en existencia inicial habrá sido concluida. Puede editar cualquier transacción de mercancía recibida no asentada. Una vez que la transacción ha sido asentada, deberá reversar la operación si necesitas cambiar la transacción. 12

13 Contabilidad Computarizada PASO 5 : IMPRIMIR EL INVENTARIO RECIBIDO 1. Seleccione Transacciones/Impresión Compras/MERCANCÍA RECIBIDA en el menú principal 2. Presione Enter en todos los campos 3. Presione F10 para iniciar el proceso de impresión de las Mercancías Recibidas, que contienen los productos en existencia inicial. Revise que todos los productos impresos, las unidades, fracciones y los importes son CORRECTOS. Si usted detecta algún error, edite la Transacción otra vez, y edite el y/o los productos equivocados y vuelva a pedir la impresión (NO REIMPRESION), sólo la(s) Transacciones corregidas serán impresas. Nota: No continúe al paso 6, si existe algún producto con error. 13

14 PASO 6 : IMPRIMIR EL DIARIO DE COMPRAS Guia de Implementacion DacEasy Contabilidad Una vez que todos los productos han sido correctamente impresos en la(s) MR. solicite la rutina DIARIO DE COMPRAS. Este listado contiene los productos incluidos en la MR y serán impresos. Pasos para imprimir diario de compras. 1. Seleccione Diarios/Compras. 2. Escribir la fecha de corte de la contabilidad. 3. Presione F10. la pantalla se verá así 14

15 Contabilidad Computarizada PASO 7: ASENTAR EL INVENTARIO INICIAL RESPALDE SUS ARCHIVOS ANTES DE CONTINUAR CON ESTE PASO PARA PREVENIR CUALQUIER FALLA. Pasos para Asentar en Inventario Inicial: Una vez respaldados sus archivos 1. Seleccione Asentar/Compras del menu principal 2. Presione F10 y el proceso de asentar será iniciado. Nota: Todos los productos digitados tendrán la existencia capturada, el proveedor temporal 9999 tendrá como saldo el total de los productos y en el sistema de contabilidad general tendrá creada una transacción con el código de diario PO. 15

16 PASO 8 : IMPRIMIR REPORTE HISTORICO DE PRODUCTO Guia de Implementacion DacEasy Contabilidad Verifique que todos los productos ya se encuentran actualizados imprimiendo el REPORTE DE ACTIVIDAD (Reporte Histórico Producto) Pasos para imprimir el reporte de Actividad de Inventario. 1. Seleccione Reporte/Inventario/Reporte Historico Producto 2. Presione F Compruebe que los importes de la existencia en unidades y valores son correctos, así, como el gran total de valores corresponde al saldo de inventario en su balanza de comprobación. Pantalla de Reporte Histórico de Productos reporte ejemplo de reporte Histórico de producto 16

17 Contabilidad Computarizada PASO 9 : LISTADO DE PROVEEDORES (CUENTAS POR PAGAR) Ahora usted necesita preparar un listado con todos los proveedores (de productos y servicios) que tienen saldo y que han sido registrados en el archivo de proveedores. Este listado debe contener: 1. código del proveedor 2. su nombre 3. el número de cada factura que integra el saldo 4. la fecha de operación 5. la fecha de vencimiento 6. el número de referencia 7. el importe de la factura. Nota: 1. Si el proveedor está controlado por el sistema de saldo diferido sólo necesita listar el saldo insoluto como si fuese una sola factura. 2. Verifique que el saldo total de cada proveedor corresponde a su saldo y que la suma de todos los proveedores listados es igual al saldo de las cuentas por pagar en su contabilidad general. 3. Recuerde que es recomendable incluir en el archivo de proveedores no sólo aquellos que le venden productos, sino, también aquellos que le proporcionan servicios y a los cuales les emite cheques para realizarles pagos. Relación de Cuentas por Pagar Relación de Cuentas por Pagar 17

18 Guia de Implementacion DacEasy Contabilidad PASO 10: REGISTRAR TRANSACCIONES DE CUENTAS POR PAGAR. Una vez que el listado del paso anterior está completo y verificado, usted estará listo para incorporar esa información al computador. Pasos para registrar la Cuentas por Pagar. 1. Seleccione Transacciones/CUENTAS POR PAGAR del menú principal La pantalla se verá así: Pantalla de registro de transacciones a Cuentas por Pagar. Encabezado de la transacción: 2. Numero: Presione Enter y el número de la transacción aparecerá automáticamente. 3. Código del proveedor y su nombre será desplegado (si el código digitado no corresponde a un proveedor existente será rechazado). 4. Tipo: Escoja el tipo de transacción que realizará si es una factura, un Débito o un Crédito. 5. Factura: Digite el número de la factura y presione Enter 6. Referencia: dejar en blanco 7. Fecha: Se desplegará la fecha del día, bórrela y digite la fecha de corte 12/31/07 y presione Enter. 8. Tipo deje este campo en blanco. 9. Fecha Original escriba la fecha que se originó la factura. Nota: esta fecha no puede ser mayor a la fecha de corte. 10. Fecha Vencimiento, Fecha Descuento y tasa descuento dejar en blanco 11. Presione F10 18

19 Contabilidad Computarizada Detalle: 12. Cuenta: El sistema desplegará la cuenta que identifica a las Cuentas por Pagar (usted debió haber digitado el número de la cuenta al crear las cuentas de interfase) y el cursor se detendrá en la columna de CRÉDITOS (o Débito si selecciono Crédito en el Tipo). 13. Descripción: escriba en registro balance inicial cuentas por pagar 14. Crédito: Digite el monto de la factura, verifique que es correcta y oprima Enter, el cursor avanzará a la siguiente línea. 15. Cuenta: escriba la cuenta 9999 y su nombre cuenta de instalación aparecerá automáticamente. 16. Descripción: escriba en registro balance inicial cuentas por pagar presione enter. 17. Débito: el cursor se colocará en la columna Débito, si el movimiento de la primera línea fue CRÉDITO (en todas las facturas), digite en DÉBITO el mismo importe; si en la primera línea fue un Débito entonces oprima Enter para avanzar a la columna CRÉDITOS y digite la misma cantidad. 18. Verifique que el importe sea correcto y presione F10 y la pantalla quedará lista para digitar la siguiente transacción. Nota: Una vez terminado de digitar todas las facturas de todos los proveedores, usted, deberá digitar un movimiento adicional de Débito al proveedor temporal 9999, por valor de $369, deberá usar el mismo número de transacción de MR como factura, Tipo =Débito fecha = fecha de corte (12/31/07) y referencias =en blanco. Al colocar el cursor en la columna DÉBITO en la primera línea de la transacción digite el monto del gran total mostrado en el Reporte de Actividad del Inventario, impreso en el paso 9, la segunda línea deberá ser un CRÉDITO a la cuenta 9999 Cuenta de Instalación por la misma cantidad. 19

20 PASO 11: IMPRIMIR EL DIARIO DE CUENTAS POR PAGAR (CXP) Guia de Implementacion DacEasy Contabilidad Una vez capturadas todas las facturas de proveedores deberá imprimir el diario de Transacciones de cuentas por pagar. Pasos: 1. Seleccione Diario/ CUENTAS POR PAGAR del menú principal de DacEasy. 2. Seleccione Diario 3. Fecha: 12/31/01 4. Verifique que todas las transacciones sean correctas, si usted detecta uno o varios errores, corrija los errores verificando las transacciones y vuelva a imprimir el Diario, no siga adelante hasta tener la certeza de que todo lo digitado es correcto. ejemplo de este diario: A continuación se presenta el 20

21 Contabilidad Computarizada PASO 12 : ASENTAR LAS CUENTAS POR PAGAR ANTES DE SEGUIR CON ESTE PASO OBTENGA RESPALDO DE SUS ARCHIVOS PARA PREVENIR CUALQUIER ERROR. Una vez obtenido el respaldo de los archivos solicite la rutina para ASENTAR CUENTAS POR PAGAR del menú ASENTAR la pantalla se verá así: Pasos: 1. Seleccione Asentar/Cuentas por Pagar. 2. Fecha: digite la fecha de corte: por ejemplo 12/31/01 3. Presione F10 para que inicie el proceso. Esta rutina actualizará el saldo de todos los proveedores, dejará en cero el saldo del proveedor 9999 y creará una transacción (entrada al diario), en el Mayor General, identificada con el código de diario AP, el numero y la fecha 12/31/01. 21

22 PASO 13: REPORTE DE ANTIGÜEDAD CUENTAS POR PAGAR (CXP) Guia de Implementacion DacEasy Contabilidad Una vez concluida el posteo (asentar) todas las facturas de los distintos proveedores, selección la opción REPORTE DE ANTIGUEDAD para imprimir toda la información relativa a las Cuentas por Pagar. Para un mayor detalle presione F1 o consulte el manual del usuario. Pasos: 1. Selección Reporte/Cuentas por Pagar 2. Seleccione la opción incluir Facturas Pagadas, para mostrar todas las facturas pagadas de cuentas por pagar. Pantalla de Imprimir reporte de Saldo por Antigüedad de Cuenta por Pagar Ejemplo De Reporte de Saldo de Antigüedad de Cuentas por Pagar. 22

23 Contabilidad Computarizada PASO 14: LISTADO DE CUENTAS POR COBRAR (CXC). Ahora usted necesita preparar un listado con todos los clientes que tienen saldo y que han sido creados en el archivo de clientes. Este listado debe tener: 1. el código del cliente 2. su nombre 3. el número de cada factura que integra el saldo 4. la fecha de vencimiento 5. el número de referencia 6. y el importe de la factura. Si el cliente será controlado por el sistema de saldo anterior solo necesita listar el saldo actual como si fuera una sola factura. Verifique: que el total de cada cliente corresponde a su saldo que la suma de todos los clientes en la lista es igual a las cuentas por cobrar en su contabilidad general. Nota: Recuerde que es recomendable incluir en el archivo de clientes a todos aquellos que le deben y usted desea controlarlos en el sistema de cuentas por cobrar y no directamente en la contabilidad general. 23

24 PASO 15: REGISTRAR TRANSACCIONES DE CXC Guia de Implementacion DacEasy Contabilidad Una vez que el listado del paso anterior está completo y verificado, usted estará listo para incorporar esa información al computador. Pasos para Registrar Balances Inciales de Cuentas por Cobrar: Encabezado de la transacción: 1. Seleccione Transacción /CUENTAS POR COBRAR 2. Presione Enter en el campo NUMERO y el número de transacción aparecerá automáticamente. 3. Código Cliente: Digite el código del cliente y su nombre será desplegado (si el código digitado no corresponde a un cliente existente será rechazado). 4. Tipo: Escoja el tipo de transacción que desea introducir, es decir, si es una Factura, un Débito o un Crédito. 5. Factura: Digite el número de la factura y presiones ENTER, se desplegará la fecha del día, bórrela y digite la fecha de corte 6. Referencia, si no lo tiene digite FAC (por factura) o algo similar. 7. Vendedor: Opcional 8. Fecha Original: es la fecha en que se origino la factura (no debe ser mayor a la fecha de corte) 9. Fecha de vencimiento: fecha en que se vence o venció la factura. 24

25 Detalle: Contabilidad Computarizada El sistema desplegará la cuenta que identifica a las Cuentas por Cobrar (usted debió haber digitado ese número de cuenta al crear las cuentas de interface. 10. Descripción : opcional (dejar como esta) 11. Débito: Digite el monto de la factura, verifique que es correcta y oprima Enter para avanzar a la siguiente línea. 12. En esta segunda línea, digite la cuenta 9999 y su nombre Cuenta de Instalación aparecerá automáticamente, el cursor se colocará en la columna DÉBITO, si el movimiento de la primera línea fue un DÉBITO (en todas las facturas oprima Enter para avanzar a la columna de CRÉDITO y digite el mismo monto). 13. Verifique que el Monto sea correcto, si no lo es, hacer la corrección de lugar. 14. Presione F10 y la pantalla quedará lista para digitar la siguiente transacción. PASO 16: IMPRIMIR DIARIO DE CXC Una vez digitada todas las facturas del cliente, deberá imprimir el diario de Transacciones de Cuentas por Cobrar. Este reporte es muy útil para revisar/validar que todo lo digitado este correcto. Pantalla para la impresión diario de cuentas por cobrar. Pasos para imprimir el diario de cuentas por cobrar: 1. Seleccione Diario/CUENTAS POR COBRAR menú principal. 2. Especifique la fecha de corte de la contabilidad, ej: 12/31/01 3. Verifique que todas las transacciones son correctas, si usted detecta uno o varios errores, verifique sus transacciones de Cuentas por Cobrar. Corrija los errores y vuelva a imprimir el Diario, Nota: 25

26 Guia de Implementacion DacEasy Contabilidad no siga adelante hasta tener la certeza de que todo lo digitado esta correcto. A continuación se muestra un ejemplo de un reporte de Diario. 26

27 Contabilidad Computarizada PASO 17: ASENTAR LAS CUENTAS POR COBRAR (OPCIONAL) ANTES DE SEGUIR ESTE PASO OBTENGA RESPALDO DE SUS ARCHIVOS PARA PREVENIR CUALQUIER ERROR. Una vez obtenido el respaldo de los archivos, proceda correr la rutina Asentar Cuentas por Cobrar, la pantalla se verá así: Pantalla para asentar Cuentas por Cobrar Pasos para Asentar Cuentas por Cobrar: 1. Seleccione Asentar/Cuentas por Cobrar del menu principal. 2. Digite la fecha 12/31/01, el periodo contable se desplegará (12) 3. Presione F10 para que el proceso de actualización sea iniciado. Esta rutina actualizará el saldo de todos los clientes, creará una transacción (entrada al diario), en el Libro Mayor, identificada con el código de diario: AR y Transacción # :1 con la fecha que especifico en esta pantalla. A continuación ejemplo de la entrada al diario creada en el Libro Mayor grafica de una entrada al diario

28 Guia de Implementacion DacEasy Contabilidad PASO 18 : REPORTE ANTIGÜEDAD DE CUENTAS POR COBRAR. Una vez concluida la actualización de todas las facturas de los distintos clientes, genere el reporte de ANTIGUEDAD DE SALDOS para imprimir toda la información relativa a los clientes. Pasos: 1. Selección Reportes/Por Cobrar/Antigüedad. 2. Presione Enter en cada campo hasta llegar al campo Fecha Cierre. 3. Fecha Cierre digitar 12/31/01 4. Incluir factura pagadas: Marcar 5. Presione F10. A continuación se muestra un ejemplo de la pantalla al solicitar el reporte así como el reporte ya impreso: 28

29 Contabilidad Computarizada PASO 19: PREPARAR BALANCE INICIAL DE CUENTAS DEL MAYOR GENERAL Con los pasos anteriores usted ha actualizados los saldos de los productos, proveedores y clientes usando la cuenta 9999 y el proveedor 9999, como cuenta puente. En ese caso usted puede preparar una relación con los saldos actuales de todas las cuentas de su catálogo, esta relación sólo debe incluir cuentas de DETALLE, es decir, las cuentas que reciben transacciones directamente y descargan sus movimientos a las cuentas GENERALES, por ejemplo, si usted tiene cuentas de cheques con tres bancos, usted, debe incluir en la relación los saldos de cada una de ellas, pero, no debe incluir la cuenta de BANCOS con el total de las tres cuentas. Si usted inicia la implementación del programa en medio de un ejercicio contable, usted, tendrá que incluir todas las cuentas de Ventas, Ingresos y Costos y/o Gastos en esta relación ya que solo al inicio de un ejercicio contable al saldo de esas cuentas es cero. 29

30 Guia de Implementacion DacEasy Contabilidad PASO 20: INTRODUCIR TRANSACCIÓN DEL MAYOR GENERAL BALANCE INICIAL Nota: al momento de registrar los balances de las cuentas: CxC, CxP e Inventario se debe pober la cuenta 9999 como cta trampolín, estos balances deber ser registrado por su respectivo modulo. Con la relación anterior ya balanceada, seleccione Transacciones / libro Mayor en el menú Principal. La pantalla se verá así: Encabezado de la transacción: 1. El cursor se posicionará en el campo CODIGO DIARIO, digite la clave DG (por Diario General) y oprima ENTER. 2. El cursor estará en el campo TRANSACCION #, oprima ENTER y el numero aparecerá automáticamente. 3. El cursor se colocará en Referencia para que digite una breve descripción de la transacción y oprima ENTER. 4. en el Campo Fecha aparecerá la fecha de sistema, escriba la fecha de corte de la Contabilidad y oprima ENTER. Detalle: 5. El cursor se colocará en la columna CUENTA, digite cada cuenta de la relación, el sistema verificará que la cuenta digitada exista en el catalogo y que esta sea de Detalle, si no se cumplen las dos condiciones será rechazada, si es correcto se desplegará automáticamente el nombre de la cuenta. 30

31 Contabilidad Computarizada 6. Luego el cursor se posicionara en la columna DESCRIPCION, en la primera línea digite ASIENTO DE APERTURA (en las siguientes líneas esa descripción se mostrará automáticamente) oprima ENTER. 7. El cursor se colocará en la columna de DÉBITO (Débito), si la cuenta es saldo deudor, digite aquí su saldo; si la cuenta es saldo acreedor oprima ENTER para avanzar a la columna de CRÉDITO (crédito) y digite el importe. 8. Después de capturar el importe, verifique que lo digitado sea correcto, si no lo es puede subir con el cursor para corregir lo digitado en esa línea, si es correcto oprima ENTER y el cursor avanzará a la siguiente línea. 9. Si todo lo digitado es correcto, la pantalla desplegará el total de la transacción indicando que lo digitado está balanceado. Si usted cometió algún error al digitar las cantidades o le faltó digitar el saldo de una o varias cuentas, el sistema le indicará que existe una diferencia entre DÉBITO y CRÉDITO y que oprima ENTER para revisar. Verifique todos los movimientos conforme se despliegan en la pantalla y borre los equivocados o digite las cuentas faltantes. 10. Si todo es correcto oprima F10 y luego ESC para regresar al menú general. PASO 21: IMPRIMIR DIARIO DEL MAYOR GENERAL Una vez terminada la captura de los saldos de todas las cuentas, usted deberá imprimir el Diario de Movimientos de la Contabilidad, para ello escoja LIBRO MAYOR del menú DIARIOS y la pantalla se verá así: 1. Seleccione el tipo de reporte, en este caso Diario. 2. En el diario aparecerán las transacciones con el código Diario AR (Cuentas por Cobrar), AP (Cuentas por Pagar), PO (Compras) que corresponden a los movimientos generados hasta el paso 20 en el proceso de instalación. 31

32 Guia de Implementacion DacEasy Contabilidad PASO 22: IMPRIMIR REPORTE MOVIMIENTO DE CUENTAS Ahora escoja la opción MOVIMIENTO DE CUENTAS en el menú de Contabilidad General y la pantalla se verá así: 1. En la posición DESDE CUENTA: digite el número 9999 y oprima ENTER, también oprima ENTER en la posición HASTA luego presione F10 para generar al reporte. 2. Solo el movimiento de la cuenta 9999 es impreso, usted notará que tiene 4 movimientos 2 de Débito y 2 de Créditos, y su saldo actual es 0.00, lo que quiere decir, que esta cuenta que nos ha servido como puente para crear los saldos en los distintos sistemas ha quedado como al principio sin saldo. 32

33 Contabilidad Computarizada PASO 23: ASENTAR EL MAYOR GENERAL OBTENGA EL RESPALDO DE SUS ARCHIVOS ANTES DE CONTINUAR CON ESTE PASO, PARA PREVENIR CUALQUIER INTERRUPCION QUE PUEDA DAÑAR SUS DATOS. Una vez concluido el respaldo de los archivos, elija ASENTAR/LIBRO MAYOR en el menú de Contabilidad. La pantalla se verá así: 1. Digite la fecha a asentar. 2. El periodo para el mes aparecerá automáticamente 3. En la pregunta Purgar Transacciones depuse de Asentar? Favor dejar en blanco 4. Presione F10 o haga clic en el botón Aceptar para empezar el proceso de asentar 33

34 PASO 24: IMPRIMIR EL BALANCE DE COMPROBACIÓN Guia de Implementacion DacEasy Contabilidad Ahora elija REPORTES/BALANZA DE COMPROBACION en el menú de Contabilidad, la pantalla se verá así: En este reporte se incluirán todas las cuentas de su catálogo y todas aquellas que tengan saldo deberán mostrar los mismos valores que usted tenía en su sistema anterior. PASO 25: CERRAR MES PARA EL LIBRO MAYOR ANTES DE CONTINUAR CON ESTE PASO OBTENGA RESPALDO DE SUS ARCHIVOS. Una vez obtenido el respaldo de los archivos del sistema 1. seleccione la rutina PROCESO FIN DE PERIODO (Contabilidad) en el menú PERIÓDICO/LIBRO MAYOR. La pantalla se verá así: El objetivo de este paso es dejar cerrado un periodo específico de la contabilidad. 34

35 Contabilidad Computarizada PASO 26: CERRAR MES PARA CUENTAS POR PAGAR Ahora, en el mismo menú de PERIODICOS/POR PAGAR, escoja PROCESO FIN PERIODO (Cuentas por Pagar) y la pantalla desplegará: Presione ACEPTAR y el proceso será iniciado. Esta rutina despejará desde el archivo de partidas vivas todas las transacciones relativas al proveedor 9999 así como de otros proveedores que usted haya establecido como el saldo acumulado, los proveedores creados bajo el sistema de partidas vivas no sufren ningún cambio. PASO 27: CERRAR MES PARA CUENTAS POR COBRAR Ahora, en el mismo menú de PERIODICOS/POR COBRAR, escoja PROCESO FIN PERIODO (Cuentas por Cobrar) y la pantalla desplegará: Presione F10 y el proceso será iniciado. El objetivo de este paso es dejar listo el archivo contable para iniciar el primer mes de proceso bajo DacEasy. 35

36 Guia de Implementacion DacEasy Contabilidad PASO 28: VERIFICAR INFORMACIÓN DEL SUPLIDOR PROCESO DE INSTALACIÓN Ahora vaya al menú de Edicion/Proveedor una vez que la pantalla haya sido desplegada, digite el código del proveedor 9999 y los datos del PROVEEDOR DE INSTALACION serán desplegados. Usted notará que no tiene saldo, para borrar este proveedor temporal presione F6 y el proveedor será eliminado del archivo ya que no será usado mas. PASO 29: RESPALDAR ARCHIVOS El último paso de este proceso de instalación de sus saldos es OBTENER RESPALDO de los archivos de los datos de su compañía. Usted ha avanzado bastante en este proceso y, en el caso de cualquier problema posterior, mientras se cubre el período de aprendizaje, usted no tendrá que iniciar desde el principio, usted tendrá toda el proceso de instalación de sus archivos completa y segura en el disco de Respaldo fin del proceso de Implementación DacEasy