Contabilidad General GUÍA DE REFERENCIA. Nueva Versión CONTAEXPRESS III

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1 Contabilidad General GUÍA DE REFERENCIA TM Nueva Versión CONTAEXPRESS III

2 CONTAEXPRESS III Contabilidad General COPYRIGHT CC Soft, All rights reserved. Todos los derechos reservados. TM Sanguino Michel, 28 -Entr. D Tfno.: Fax: CÁCERES correo@ccsoft.es web:

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4 CONTAEXPRESS III LICENCIA DE UTILIZACIÓN Lea atentamente las cláusulas y condiciones de este Contrato de Licencia de Utilización antes de usar la aplicación CONTAEXPRESS III. El empleo del programa presupone la total aceptación de tales cláusulas y condiciones. Si ud. no está de acuerdo con las mismas, devuelva inmediatamente el CD-ROM de la aplicación, la llave electrónica y sus manuales antes de empezar a usarlos al establecimiento donde adquirió el programa, y solicite el reintegro de su importe. INFORMACIÓN DE COPYRIGHT La información contenida en el Manual del Usuario y en el programa de software que le acompaña se encuentra sujeta a derechos de autor, siendo estos derechos propiedad exclusiva de la empresa CC Soft, que se reserva la facultad de realizar modificaciones periódicas de este producto sin obligación de notificar tal revisión a ninguna persona o entidad. El usuario podrá operar con el programa de software sobre un solo ordenador en cada momento. Queda expresamente prohibido copiar, duplicar, vender o distribuir de cualquier modo este producto sin el previo consentimiento escrito de un representante autorizado de la empresa CC Soft. También se prohíbe someter el programa a procesos de ingeniería inversa, desensamblaje y descompilación, desautorizándose igualmente cualquier intento de acceder al código fuente del software. No se permitirá tampoco la traducción ni la creación de productos derivados basados en este programa de software. La Licencia de Utilización y el derecho del usuario a emplear el programa de software expirarán automáticamente en el caso de que se viole cualquier cláusula de este Contrato. GARANTÍAS CC Soft asume el compromiso de reemplazar este manual y/o el CD-ROM que le acompaña si el usuario detectase en los mismos cualquier defecto físico. CC Soft proporcionará al usuario un Servicio de Mantenimiento gratuito durante un año a partir de la fecha de adquisición de CONTAEXPRESS III. Este servicio se concreta así: 1) Una línea telefónica de consultas que funcionará exclusivamente de 5 a 8 de la tarde, de lunes a jueves (teléfono ), salvo en días festivos y durante el período vacacional (20 de Julio al 31 de Agosto). 2) Una línea de consultas por fax ( ) que operará de 10 de la mañana a 8 de la tarde, de lunes a viernes. Se garantiza la contestación también vía fax dentro de las primeras 24 horas de día laborable siguientes a la recepción de las consultas. 3) Un servicio de consultas por correo electrónico (dirección: consultasctx@ccsoft.es) que operará de 8 de la mañana a 8 de la tarde, de lunes a viernes. Se garantiza la contestación por el mismo conducto de correo electrónico dentro de las primeras 24 horas de día laborable siguientes a la recepción de las consultas. 4) Un servicio de soporte y actualizaciones vía Internet ( Durante el período anual de garantía el usuario tendrá acceso gratuito a cualquier nueva versión del programa que salga al mercado, que podrá descargar desde la página web Una vez terminado el año de garantía, los usuarios podrán opcionalmente prorrogarlo por períodos sucesivos de igual duración, abonando una cuota anual. NEGACIÓN DE OTRAS GARANTÍAS El software y los manuales del usuario se suministran tal como están, sin garantía expresa o limitada de ningún tipo salvo las descritas en el párrafo anterior o las reflejadas en los propios manuales por parte de CC Soft o por parte de cualquier persona que haya participado en la creación, producción y distribución del software, incluyéndose (pero no limitándose a ellas) las garantías implícitas de valor comercial e idoneidad para un propósito específico. El comprador asume todo el riesgo concerniente a la calidad y prestaciones del software y sus manuales de usuario. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES Dado que el comprador acepta todos los riesgos en cuanto a la calidad e idoneidad de esta aplicación informática, ni CC Soft ni sus Distribuidores asumen responsabilidad alguna, expresa o implícita, sobre el buen funcionamiento, el rendimiento o la capacidad de la aplicación CONTAEXPRESS III para adaptarse a las necesidades concretas del comprador, declinando, por lo tanto, toda responsabilidad ante cualquier perjuicio directo o indirecto resultante de su empleo. CC Soft no se hará cargo de ningún daño, ya sea directo, indirecto, accidental o consecuente, derivado de cualquier defecto del software o de sus manuales, aun siendo conscientes de la posibilidad de que se produzcan tales daños. Al margen de lo anteriormente reseñado, los responsables de CC Soft manifiestan haber contrastado y verificado exhaustivamente la aplicación CONTAEXPRESS III con anterioridad a su comercialización, resultando el programa, en la estimación subjetiva de sus autores, plenamente operativo para la mecanización informática y automatización de las tareas relacionadas con la Contabilidad General y/o la Gestión Comercial, particularmente en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) y los despachos profesionales. LICENCIA Y CONDICIONES DE UTILIZACIÓN

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6 Índice Contabilidad General

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8 Módulo de CONTABILIDAD GENERAL (Guía de Referencia) CAPÍTULO I: VENTANA DE GESTIÓN DE CUENTAS Área de Contabilidad General. Jerarquía de ventanas Especificaciones técnicas. Interfaz doble La Ventana de Gestión de Cuentas Plan de Cuentas Financiero Ficha principal de una cuenta financiera Sub-ventanas de la Ficha Principal de una cuenta financiera Listado del Plan de Cuentas Financiero Listado de cuentas presupuestarias Carga de cuentas anotables en memoria Selección dinámica de cuentas Consulta de cuentas Hojear/Listar cuentas Exportar/Importar cuentas Búsqueda de cuentas Ajustar niveles de cuentas Actualizar saldos de las cuentas financieras Creación y gestión de grupos de cuentas Chequeo del Plan de Cuentas Financiero Subventanas de una Ficha del Plan de Cuentas Financiero Sub-ventana de Acumulados de una cuenta Gráficas estadísticas en la Ventana de Acumulados Sub-ventana de Presupuesto de una cuenta Sub-ventana de Movimientos de una cuenta Ficha de Movimientos de una cuenta Punteo electrónico en la Ventana de Movimientos Modificación de apuntes en la Ventana de Movimientos Consulta/Modificación de datos de facturación en ventana de movtos Acceso al asiento completo desde un movimiento Subventana de Dirección de una cuenta Formas/tipos/días de pago. Plazos de emisión de efectos Códigos de provincia y país Cálculo automático y cumplimentación del N.I.F Direccionamiento automático de sobres y hojas Subventana de Datos Adicionales de una cuenta ÍNDICE (Contabilidad General) I

9 Subventana de Fichas de Inmovilizado de una cuenta Subventana de Documentos de una cuenta Subventana de Vencimientos de una cuenta Operaciones básicas sobre los registros de vencimientos Seleccionar vencimientos pagados y pendientes Anotar cobro/pago Anotar talón Carta de reclamación Carta de acuse de recibo de pago Carta de pago/acompañamiento de talón Emisión de efectos a cobrar Generación de remesas de efectos a cobrar, en soporte magnético Contabilización de cobros/pagos de vencimientos Imprimir todos los vencimientos, o vencimientos seleccionados Resumen de vencimientos por cuentas y meses Vencimientos independientes Subventana de asignación analítica de una cuenta financiera Notas de interés sobre el Archivo de Cuentas Financieras Importancia de la Empresa Tipo Importación/Exportación del Plan de Cuentas Financiero Borrado selectivo de cuentas financieras Creación automática de la jerarquía de niveles Omisión del N.I.F. en Clientes Varios / Proveedores Varios Sugerir primera cuenta disponible, en Alta de Cuentas Acceso a los movimientos de cualquier cuenta desde botón Extracto Consulta y mantenimiento de datos de CLIENTES y PROVEEDORES Paleta de botones de las fichas específicas de Clientes/Proveedores Gestión de Direcciones de Clientes y Proveedores Botón de direccionamiento Extractos de Movimientos de Clientes y Proveedores Listado de Vencimientos de Clientes y Proveedores Botón Hojear/Listar en cuentas de Clientes y Proveedores Búsqueda avanzada en ventanas de cuentas de Clientes/Proveedores Listado dinámico de cuentas de Clientes/Proveedores Gestión de documentos asociados a Clientes/Proveedores Plan de Cuentas Analítico II ÍNDICE (Contabilidad General)

10 CAPÍTULO II: VENTANA DE INTRODUCCIÓN DE ASIENTOS Qué es un asiento contable? Ficha de un asiento Observaciones generales sobre la introducción de asientos Paleta de botones de un asiento El área de visualización de apuntes Cabeceras de introducción de datos para los ocho modelos de asiento Datos a introducir en cada modelo de asiento Modelos de asientos Asientos por partidas múltiples Asientos por partida/contrapartida (sistema normal) Asientos por partida/contrapartida (sistema clásico ) Asientos por facturas emitidas y por facturas recibidas Vencimientos de las facturas Modificación de asientos por facturas emitidas y recibidas Asientos automáticos por cobro/pago de vencimientos Generación automática de asientos de cobro/pago Cálculo de la base imponible de una factura Modificación de datos de facturación desde Mantenimiento de Apuntes Asientos por pagos a proveedores y cobros a clientes Asientos por pago de nóminas Asientos predefinidos Automatismos en las plantillas de introducción de asientos Clases de facturas en CONTAEXPRESS III Dónde y cómo se anota la clase de una factura? Cuál es la utilidad de las clases de factura? El tipo de cobro/pago en CONTAEXPRESS III Utilidad de los tipos de cobro/pago Búsqueda inteligente de cuentas durante la introducción de asientos Búsqueda inteligente por Descripción de la cuenta Búsqueda inteligente por Código de la cuenta Sub-ventanas accesibles desde la ficha de un asiento Ventana de fecha contable Ventana de consulta de cuentas Ventana de consulta de conceptos contables Ventana de alta de cuentas Ventana de consulta de movimientos de una cuenta Ventana de consulta de vencimientos de una cuenta Ventana de datos de facturación Ventana de modificación de la cabecera de un asiento Ventana de consulta de tipos de facturación ÍNDICE (Contabilidad General) III

11 Ventana de consulta de modelos de asientos predefinidos Ventana de resumen de asientos La función Copiar asientos de la Ventana-Resumen de Asientos Ventana de Mantenimiento de Apuntes Ventana de conversión del asiento actual en asiento predefinido Ventana Hojear apuntes Ventana de impresión del Libro Diario Ventanas de importación de apuntes/asientos Ventana de introducción de anotaciones analíticas Ventana de descripción ampliada de un apunte Calendario universal Ventana de búsqueda de asientos Uso del teclado durante la introducción de asientos Otras utilidades Utilización del menú Apuntes para cortar, copiar y pegar apuntes Qué datos se transfieren al Cortar/Copiar y Pegar? Copiar/Cortar y Pegar apuntes entre empresas diferentes Mover apuntes entre diferentes asientos Ordenación de apuntes dentro del asiento Cuadrar automáticamente un asiento Chequear asientos Cómo duplicar un asiento contable La Ventana de Mantenimiento de Apuntes Transferencia de movimientos entre cuentas Detección automática de datos de facturación al modificar apuntes contables Propuesta automática de cuentas anotables durante el alta desde un asiento Eliminación selectiva de asientos y apuntes contables Ordenación de apuntes en la Ventana de Asientos N.I.F. de cuentas genéricas del tipo Clientes Varios/Proveedores Varios Consulta de Referencias contables en la Ventana de Introducción de Asientos Ventanas con rayado. Funciones cortar/copiar y pegar líneas seleccionadas Modificar anchura/altura de las celdas Cortar/copiar y pegar líneas seleccionadas en una ventana-lista IV ÍNDICE (Contabilidad General)

12 CAPÍTULO III: VENTANA DE INFORMES DE CONTABILIDAD GENERAL La Ventana de Informes de Contabilidad General Libro Diario Diario Normal Listado de Diario Diario por fechas Diario clásico sin códigos de cuentas Diario clásico con códigos de cuentas Diario Abreviado del ejercicio Diario de asientos referidos a una sola cuenta Opacidad del Libro Diario. Diario por niveles Ordenación de apuntes en el Libro Diario Paginación del Libro Diario Libro Diario en cualquier divisa Libro Mayor Estado de cuentas Desviaciones presupuestarias Balance por niveles Acumulados mensuales Balances de comprobación de sumas y saldos Balances de Situación Balances predefinidos Cuentas de Pérdidas y Ganancias ABC de Cuentas Movimientos del Activo Informes de Inmovilizado Memoria del Ejercicio Listado de Ratios Informe de Gestión Informes de Facturas Facturas recibidas Facturas emitidas Previsualización dinámica de informes basados en Facturas Gestión de clases en los informes basados en Facturas Gestión de tipos de cobro/pago en los informes basados en Facturas Vencimientos de facturas recibidas Vencimientos de facturas emitidas Acceso al Gestor de Vencimientos Flujo de caja Conciliación contable-financiera ÍNDICE (Contabilidad General) V

13 Informes de impuestos I.V.A. o I.G.I.C. Soportado, Repercutido y Repercutido/Soportado R.E. Soportado y Repercutido Retenciones soportadas Retenciones practicadas Tabla-Resumen de impuestos Listado-Resumen de impuestos Modelo 190. Retenciones e Ingresos a cuenta del IRPF Informes de compras/ventas superiores a X Cartas de notificación a Proveedores y Clientes El Documento Informes de Contabilidad Analítica Gestión integral de Documentos Selección automática de intervalos de fecha (períodos fijos ) El Calendario Universal en los cuadros de diálogo de selección de fechas CAPÍTULO IV: VENTANA DE UTILIDADES DE CONTABILIDAD La Ventana de Utilidades de Contabilidad General Conceptos contables Tipos de facturación (compras y ventas) Ejemplo de utilización de un Tipo de Facturación Predefinir asientos contables Asientos descuadrados Gestión del inmovilizado Paleta de controles y botones de una ficha de inmovilizado Predefinir Informes de Pérdidas y Ganancias Paleta de botones de la ventana de Predefinición de Ctas. de PP. y GG Impresión de informes predefinidos de Pérdidas y Ganancias Renumerar asientos Renumerar números de serie Eliminar asientos/apuntes analíticos Memoria del Ejercicio Predefinir balances e informes Ventana de Predefinición de Balances Predefinir ratios Ajustar niveles del plan de cuentas Transferencia entre empresas Cómo obtener un duplicado de la Contabilidad en cualquier otra divisa Exportación e importación de archivos Cierre y Apertura del Ejercicio Consejos para el cierre del ejercicio contable Reversibilidad de los asientos de regularización y cierre VI ÍNDICE (Contabilidad General)

14 No es preciso cerrar un ejercicio para comenzar el siguiente Proceso de cierre/apertura con 2 archivos diferentes El menú VARIOS de la Ventana de Utilidades de Contabilidad General Eliminar y asignar punteo Cuadro de amortización de préstamos Rellenar códigos de provincia/país en las cuentas Leer Documento Aumentar número de caracteres en los códigos de cuentas anotables Convertir contabilidad a otra moneda CAPÍTULO V: PREFERENCIAS / BARRA DE UTILIDADES GENERALES La opción Preferencias, en el menú ARCHIVO Preferencias asociadas al Módulo de Contabilidad General Activar contabilidad analítica Cargar cuentas en memoria al arrancar No incluir ejercicio anterior en informes Asiento automático de cobro/pago en facturas Usar mismo número de asiento en asientos de cobro/pago Introducción continua de asientos Unificar concepto contable en asientos de cobro/pago Automatizar anotaciones analíticas en cuentas de grupos 6 y Activar Concepto y Nº de Documento en apuntes analíticos Presentar asientos ordenados por Debe/Haber Tipo de amortización de inmovilizado (mensual o anual) Carácter para punteo Cuentas por defecto Cuentas por defecto para impuestos repercutidos Cuadro de Variables de Control Botones de ampliación/reducción del Cuadro de Preferencias Texto previo en asientos de Cobro/Pago Formato numérico Españl/Anglosajón. El teclado numérico Activación de la ayuda en línea Activación por defecto del interfaz de usuario alternativo Componentes de la Barra de Utilidades Generales asociados a Contabilidad (1) Formato de la fecha contable (2) Mantenimiento de Apuntes Comprobación de apuntes. El Doctor de Apuntes (3) Calculadora de saldos (4) Libro Mayor o Extracto de cuentas individuales (5) El Gestor de Vencimientos Tratamiento de los vencimientos independientes Operación del programa en modo multi-puesto ÍNDICE (Contabilidad General) VII

15 CAPÍTULO VI: CONSULTAS MÁS FRECUENTES EN CONTABILIDAD Consultas más frecuentes en Contabilidad General (1) Discrepancias en los saldos de las cuentas (2) Empleo de cuentas de 3 ó 4 dígitos como cuentas anotables (3) Errores en el informe Balance por niveles (4) Ausencia de la columna Ejercicio Anterior en algunos informes (5) Consulta de códigos (?-TAB) desde una ventana, sin abandonar el teclado.. 2 (6) Nivel y número de dígitos más apropiado para las cuentas anotables (7) Empleo de caracteres alfabéticos y otros en la codificación de cuentas (8) Cómo tratar una empresa que carece del cuadro de cuentas oficial (9) Fechas en el membrete de los informes de Contabilidad General (10) Errores en los saldos de cuentas de los Balances Predefinidos (11) Anomalías en la presentación de la fecha contable (12) Puede gestionarse una contabilidad paralela con CONTAEXPRESS III?. 4 (13) Cómo consolidar empresas en CONTAEXPRESS III (14) Descuadres en los registros de IVA, por exceso o por defecto (15) Cómo contabilizar los abonos de facturas (16) Números negativos y números decimales en el registro de asientos (17) Asientos automáticos por cobro/pago de vencimientos de facturas (18) Mezcla de asientos de dos ejercicios distintos en un solo archivo de datos.. 7 (19) Errores durante la renumeración de asientos (20) Errores de procedimiento y errores fatales (21) Punto separador de millares en la presentación de cantidades (22) Peculiaridades del Plan de Cuentas del NPGC (23) Importación de datos exportados desde otras aplicaciones (24) Anomalías en los listados de Facturas e Impuestos (25) Cómo gestionar una Contabilidad B desde CONTAEXPRESS III (26) Informes anuales en blanco (Bal.de Situación/Cuenta de Explotación) (27) Informes anuales incorrectos (Bal. de Situación/Cuenta de Explotación) (28) Resultados erróneos en los Balances por niveles (29) Introducción rápida de fechas (30) Qué es eso del I.G.I.C.? (31) Cómo se introduce el Asiento de apertura? (32) Contabilización del cobro/pago de las facturas (33) Por qué no se reduce el tamaño de los archivos después del cierre? (34) Opciones del cuadro de diálogo de reorganización de datos (35) Cómo confeccionar gráficas estadísticas desde CONTAEXPRESS III (36) Cómo obtener informes retroactivos, referidos a una fecha pasada (37) Contabilización del inmovilizado con amortización anual (38) Niveles de cuentas (Sin asignar) (39) Desaparición y duplicación errónea de cuentas VIII ÍNDICE (Contabilidad General)

16 (40) Saldos del ejercicio anterior erróneos, con 2 años de antigüedad (41) Cómo trasladar informes de CONTAEXPRESS III a otros programas (42) Obtención de informes en formato PDF (legibles con Acrobat) (43) Obtención de actualizaciones de CONTAEXPRESS III vía Internet (44) Compatibilidad de CONTAEXPRESS III con Mac OS X (45) Obtención de copias de seguridad desde dentro del programa (46) Lentitud excesiva en el borrado colectivo de asientos (47) Envío de archivos de empresa a CC Soft por correo electrónico (48) Solicitud inesperada de Nº de Serie al arrancar el programa (49) Anulación de Asientos de Cierre/Regularización ya realizados (50) Pasos básicos a seguir en caso de funcionamiento anómalo (51) Errores de procedimiento por datos dañados (52) Aparente supervivencia de cuentas que ya han sido borradas (53) Remesas bancarias de efectos desde el Módulo de Contabilidad (54) Borrado colectivo de cuentas (55) Modificación de los márgenes de impresión de los informes (56) Ayuda en línea instantánea en CONTAEXPRESS III (57) Funcionamiento de CONTAEXPRESS III en modo multi-usuario ÍNDICE (Contabilidad General) IX

17 CAPÍTULO VII: CONTABILIDAD ANALÍTICA (Guía de Referencia) Introducción Qué entendemos por Contabilidad analítica? Qué aporta al usuario la Contabilidad Analítica? Funcionamiento básico de la Contabilidad Analítica Puesta en marcha de la Contabilidad Analítica en CONTAEXPRESS III Activación en el Cuadro de Preferencias Definición del Plan de Cuentas Analítico Ajuste de niveles Introducción de cuentas analíticas Modificación y borrado de cuentas analíticas Búsqueda de cuentas analíticas Listado del Plan de Cuentas Analítico Ajuste de niveles Actualizar saldos de las cuentas analíticas Extracto de cuentas analíticas Exportación e importación de cuentas analíticas El Doctor de cuentas analíticas Introducción MANUAL de apuntes analíticos Introducción AUTOMÁTICA de apuntes analíticos Pre-asignación de cuentas y porcentajes analíticos. Utilidad práctica Informes de Contabilidad Analítica Diario analítico Listado de cuentas analíticas Libro Mayor analítico Mayor financiero-analítico Mayor analítico-financiero Balance de comprobación analítico Conciliación analítico-financiera Informe de Situación Analítica Importación de apuntes analíticos El Extracto Financiero-Analítico Ventana de Mantenimiento de Apuntes Analíticos Otras notas de interés sobre la Contabilidad Analítica Predefinición de asientos con anotaciones analíticas Apertura automática de apuntes analíticos con cuentas de raíz 6 y Tratamiento de las cuentas analíticas en los procesos de Cierre y Apertura Obtención del Extracto analítico de una cuenta Eliminación colectiva y selectiva de apuntes analíticos Copiar/Cortar/Pegar apuntes analíticos X ÍNDICE (Contabilidad General)

18 APÉNDICES Apéndice A: MODELOS OFICIALES AUTOMÁTICOS DE LOS INFORMES ANUALES DE CONTABILIDAD GENERAL Introducción Balance de Situación Normal Balance de Situación Abreviado Cuenta de Pérdidas y Ganancias Normal Cuenta de Pérdidas y Ganancias Abreviada Cuenta de Pérdidas y Ganancias Analítica Movimientos del Activo Inmovilizado Variación del Capital Circulante Apéndice B: CÓMO TRANSFERIR ASIENTOS CONTABLES A CONTAEXPRESS III DESDE OTROS PROGRAMAS Introducción Situaciones posibles en la exportación e importación de asientos (A) Importación de asientos por facturas emitidas y recibidas El botón de Importación Importación y contabilización de datos de asientos por facturas Campos de los registros de datos de facturas en texto tabulado Consejos para la importación/contabilización de resúmenes de facturas Previsualización de un resumen de facturas (B) Importación de asientos a través de apuntes individuales Qué datos se exportan e importan? Observaciones a tener en cuenta en la exportación/importación de apuntes Resumen 1: Formato de exportación/importación de apuntes individuales Resumen 2: Formato de exportación/importación de asientos por facturas Resumen 3: Formato de exportación/importación de apuntes analíticos Resumen 4: Formato de exportación/importación de cuentas financieras Resumen 5: Formato de exportación/importación de cuentas analíticas (C) Importación de Fichas de Inmovilizado Resumen 6: Formato de exportación/importación de grupos de Inmovilizado Resumen 7: Formato de exportación/importación de fichas de Inmovilizado Resumen 8: Formato de exportación/importación de amortizaciones ÍNDICE (Contabilidad General) XI

19 Módulo de CONTABILIDAD GENERAL (Guía de Referencia)

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21 I Ventana de Gestión de Cuentas

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23 ÁREA DE CONTABILIDAD GENERAL. JERARQUÍA DE VENTANAS. Ventana de Gestión de Cuentas (segundo nivel) Ventana de Introducción de Asientos (segundo nivel) Botón oculto. Al pulsarse, presenta un menú de acceso rápido a las 4 funciones de Gestión de Cuentas. El botón Asientos conduce directamente a la Ventana de Introducción de Asientos. Ventana Principal. Área de Contabilidad. (primer nivel) Botón oculto. Acceso rápido y directo a todas las funciones de la Ventana de Utilidades de Contabilidad General. Botón oculto. Menú de acceso rápido y directo a todos los Informes de Contabilidad General. Ventana de Informes de Contabilidad (segundo nivel) Ventana de Utilidades de Contabilidad (segundo nivel) El área de Contabilidad General se divide en 4 secciones diferenciadas, en orden lógico: (1) Cuentas abre la Ventana de Gestión de Cuentas, vertana desde la cual el usuario podrá manipular las cuentas de la empresa abierta en las que va a basar su Contabilidad. (2) Asientos abre la Ventana de Introducción de Asientos, que contiene ocho plantillas automáticas para la introducción de apuntes contables sobre las cuentas previamente creadas. (3) Informes abre la Ventana de Informes, ventana desde la cual pueden generarse automáticamente un elevado número de documentos impresos (Diario, Mayor, Balances, Libros... etc.) basados en los apuntes contables introducidos en los asientos. (4) Utilidades abre la Ventana de Utilidades de Contabilidad, una colección de herramientas generales relacionadas con operaciones de mantenimiento de las empresas. ÁREA DE CONTABILIDAD. JERARQUÍA DE VENTANAS. I-1

24 Junto a este interfaz gráfico clásico, característico de las versiones anteriores del producto, el programa presenta ahora un nuevo interfaz adicional, en el que todas las funciones de Contabilidad General y Gestión Comercial se encuentran simultáneamente accesibles desde una única ventana, a diferencia del sistema clásico, que está basado en una jerarquía de ventanas de primero, segundo y tercer nivel. Para cambiar de interfaz al instante basta pulsar el botón-conmutador en la esquina superior derecha de la Ventana Principal. Dos botones, denominados Contabilidad General y Gestión Comercial, situados en la zona superior izquierda de esta única ventana, permiten conmutar instantáneamente entre uno y otro módulo (si la licencia adquirida corresponde a las versiones Plus o Demo). Dentro de cada módulo, un clic sobre cualquiera de los botones permite el acceso inmediato a la función deseada o hace aparecer un menú que activa el acceso directo a dicha función. Botón de acceso al Módulo de Contabilidad General. En azul, indica que éste es ahora el módulo activo. Conmutador entre nuevo interfaz e interfaz clásico. Los botones Cuentas financieras, Cuentas analíticas, Clientes, Proveedores y Asientos dan acceso a las ventanas del mismo nombre, ya listas para la recogida de datos. Una vez cerradas las ventanas, se regresa a esta Ventana Principal. Cuando hacemos clic sobre cualquier botón del nuevo interfaz, se ejecuta inmediatamente la función solicitada. Si existen varias funciones disponibles asociadas al botón, como en el caso de los botones Informes, Utilidades y Accesorios, aparece un menú selectivo, como se muestra en estas ilustraciones. NOTA IMPORTANTE: En aras de una mayor claridad conceptual, la práctica totalidad de las explicaciones e ilustraciones de esta Guía de Referencia se basarán en el interfaz clásico. I-2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. INTERFAZ DOBLE.

25 LA VENTANA DE GESTIÓN DE CUENTAS A la Ventana de Gestión de Cuentas (ventana de segundo nivel) se accede, como ya hemos visto, desde el botón Cuentas del Área de Contabilidad General de la Ventana Principal. La Ventana de Gestión de Cuentas se encuentra dividida en 4 secciones, representadas por otros tantos botones pulsables. Describiremos brevemente estas secciones: PLAN DE CUENTAS FINANCIERO. Abre la Ficha Principal de una cuenta de tipo convencional o financiero (ventana de tercer nivel). Sobre esta ficha dotada de una Paleta de Controles el usuario puede proceder al alta, baja y modificación de cuentas, examinar su Debe, Haber y Saldo, así como acceder a las ventanas de Acumulados Mensuales, Movimientos, Presupuesto y, si procede, Dirección, Vencimientos y Documentos asociados. Desde cualquier Ficha de una Cuenta se tiene acceso en una ventanalista anexa al listado global de todas las cuentas del Plan de Cuentas, y es posible Hojear, Imprimir, Exportar e Importar el Plan de Cuentas, Ajustar niveles de cuentas, Actualizar saldos de cuentas, Crear grupos de cuentas, Actualizar saldos de cuentas y Chequear el Plan de Cuentas, entre otras funciones. Actualizar saldos de las cuentas. La aplicación CONTAEXPRESS III opera siempre en tiempo real: los movimientos de las subcuentas "anotables" son trasladados a toda la cadena de cuentas principales en el instante mismo de la introducción o modificación de apuntes. La creación posterior de cuentas principales no previstas inicialmente o un accidente fortuito pueden hacer necesario, en un momento dado, emplear este botón, accesible desde cualquier Ficha de Cuenta, que también permite generar balances retrospectivos y analizar la existencia de desajustes. (Existe un botón análogo en las Fichas de Cuentas Analíticas.) PLAN DE CUENTAS ANALÍTICO. Este botón sólo opera cuando está marcada, dentro del Cuadro de Preferencias, la opción Activar contabilidad analítica. Abre una ventana-lista sobre la que es posible dar de alta cuentas y sub-cuentas analíticas. La Paleta de Botones de esta ventana-lista incorpora las siguientes funciones: Añadir, Modificar, Buscar, Eliminar, Imprimir Plan de Cuentas Analítico, Extracto de Cuentas Analíticas, Actualizar Saldos de Cuentas Analíticas, Exportar e Importar Cuentas Analíticas, Ajustar Niveles de Cuentas Analíticas y Chequear el Plan de Cuentas Analítico. CLIENTES. La ficha que se abre con este botón es en realidad la misma Ficha Principal de una Cuenta, con la particularidad de que en este caso sólo aparecen cuentas anotables (las que admiten apuntes) de los grupos 43 a 46 Clientes y Deudores, y que la presentación de la ficha destaca y permite consultar y modificar con mayor facilidad los datos fiscales (Dirección Fiscal, Dirección Electrónica, Datos Bancarios, Forma de Pago/Cobro...). Desde la ficha puede accederse instantáneamente al Extracto de la cuenta y al listado de Vencimientos y Documentos. PROVEEDORES. Botón similar al anterior. En este caso, el botón sólo opera con las cuentas anotables (las que admiten apuntes contables) de los grupos 40 a 42 Proveedores y Acreedores. I-3 LA VENTANA DE GESTIÓN DE CUENTAS

26 Ventana Principal de una Cuenta Financiera DESCRIPCIÓN DE CAMPOS Y CONTROLES La Ventana Principal de una Cuenta incluye también diversas funciones destinadas a ayudar al operador a navegar por el fichero del Plan de Cuentas. Destacan: a) Campos informativos de la cuenta que se está mostrando en pantalla: Código, Descripción, Marca indicativa de cuenta anotable, Jerarquía de niveles e Información sobre Debe, Haber y Saldo. Otras informaciones: Nº total de cuentas registradas/seleccionadas. b) La Paleta de Controles de esta ventana (Eliminar cuenta, Listar Plan de Cuentas, Introducir nueva cuenta, Duplicar cuenta, Modificar cuenta, Eliminar cuenta, Imprimir Plan de Cuentas, Listar/Hojear cuentas, Exportar/Importar cuentas, Actualizar saldos, Ajustar niveles, Chequear cuentas, Crear grupos de cuentas, Buscar cuenta, Buscar primera/anterior/siguiente/última). c) Los botones que permiten acceder a las varias sub-ventanas que se derivan de la Ventana Principal (Ventanas de Acumulados Mensuales, Presupuesto, Movimientos, Vencimientos, Dirección o Datos Fiscales, Documentos asociados, Pre-asignación de anaotaciones analíticas y Datos Modelo 190). d) Listado dinámico de las cuentas anotables cargadas en memoria. e) Botones estandarizados de validación de entrada de datos (OK), de anulación de entrada de datos (Cancelar), y de Regreso a la ventana Código de la cuenta (*) Descripción de la cuenta (*) Para introducir una nueva ficha (una nueva cuenta), el método más rápido consiste en DUPLICAR una cuenta ya existente y luego Modificar los datos que varíen entre ambas. Jerarquía de niveles de la cuenta que se está visualizando. Líneas no utilizables por el usuario: se rellenan automáticamente al crear una cuenta. Información actualizada del Debe, Haber y Saldo de la cuenta Cada ficha representa una cuenta del Plan de Cuentas Financiero. Toda cuenta ( anotable o no), de cualquier longitud de código, ha de tener su Ficha de Cuenta. Introducir nueva cuenta Modificar cuenta Imprimir Plan Cuentas Duplicar cuenta Eliminar cuenta Hojear/Listar Cuentas Encabezados del listado dinámico de cuentas. Actúan también como botones de ordenación. Listado dinámico de cuentas anotables Exportar/Importar cuentas anterior. Actualizar Ajustar niveles de cuentas saldos Chequear cuentas Datos opcionales para Resumen Anual IRPF Crear grupos de cuentas Asignación de cuentas analíticas asociadas y porcentajes de aplicación Botón de ampliación del listado de cuentas anotables Primera cuenta/ Cuenta anterior/ Buscar cuenta/ Cuenta siguiente/ Última cuenta El atributo Anotable autoriza a introducir apuntes en una cuenta. Consulta de Acumulados mensuales, anuales y saldo ejercicio anterior Introducción/Consulta de Presupuestos Consulta de todos los Movimientos de la cuenta. Ventana de Punteo. Consulta de Vencimientos (Clientes/Proveedores). Fichas de inmovilizado asociadas a la cuenta. Introducción/consulta de datos fiscales de la cuenta (Dirección/N.I.F.... etc.) Gestión de documentos asociados a la cuenta. I-4 FICHA DE UNA CUENTA FINANCIERA. CONTROLES.

27 Al activarse el botón PLAN DE CUENTAS FINANCIERO, se abre la Ficha Principal de una Cuenta (tercer nivel), que posee una Paleta de Controles y permite el acceso a varias subventanas. Las cuentas "anotables admiten la introducción de datos de NIF, dirección postal, domicilio bancario, forma de pago... etc. CUENTAS FINANCIERAS. SUBVENTANAS. I-5

28 Como se ilustra en la página anterior, la Ficha Principal de una Cuenta posee, además de una "paleta de controles" estándar (Anterior, Siguiente, Primero, Último, Buscar, Duplicar, Modificar, Eliminar... etc.), varios botones específicos que abren subventanas (Ventana de Acumulados Mensuales, Ventana de Presupuesto, Ventana de Movimientos y Ventana de Dirección), que constituyen "caras" alternativas de la misma ficha. Esta Ficha Principal muestra también en todo momento el "árbol jerárquico" de la cuenta que se está examinando, así como su Debe, Haber y Saldo vigentes. Una ventana-lista situada en la zona inferior presenta permanentemente todas las cuentas (por defecto, sólo las anotables ) y permite acceder de modo instantáneo a la ficha de cualquier otra cuenta, así como ordenar el listado por Código de Cuenta o Descripción, con un clic sobre el encabezado. Desde la Ficha Principal de cualquier cuenta se puede pasar a la ficha de cualquier otra cuenta, así como exportar e importar cuentas a través de archivos externos. LISTADO DEL PLAN DE CUENTAS El listado del Plan de Cuentas Financiero (cuentas anotables, no anotables, presupuestarias... etc.) se encuentra incorporado al botón Imprimir de la Ficha de Cuentas Financieras (ver ilustración), que presenta un cuadro de diálogo con todas las opciones disponibles para la previsualización/impresión del Plan de Cuentas del archivo de empresa abierto y activo. En el cuadro de diálogo previo a la obtención de este informe puede solicitarse la inclusión de todo el Plan de Cuentas, o bien de sólo algunas familias, permitiéndose también la inclusión de cuentas no anotables. El usuario también puede optar por que aparezcan únicamente las cuentas con movimientos. Opcionalmente, el listado proporciona también información sobre Debe, Haber y Saldo de cada cuenta, así como sobre dos de sus atributos internos: si se trata de una cuenta anotable y si se trata de una cuenta presupuestaria. El listado puede obtenerse con las cuentas clasificadas por código o por descripción. I-6 PLAN DE CUENTAS. LISTADO DE CUENTAS.

29 LISTADO DE CUENTAS PRESUPUESTARIAS En el mismo cuadro de diálogo previo a la impresión del listado del Plan de Cuentas existe un botón alternativo denominado Cuentas presupuestarias, que limita la selección de cuentas a listar exclusivamente a las cuentas a las que se haya asignado un Presupuesto. (Recordemos que para asignar un Presupuesto a una cuenta anotable y que en ésta el botón Presupuesto quede activado es necesario abrir su subventana de Presupuesto usando para ello el botón del mismo nombre y rellenar algún importe como presupuesto mensual en una columna.) El Listado de Cuentas Presupuestarias ofrece, para cada cuenta solicitada, detalle mensual y anual de su presupuesto y de las desviaciones que se han producido. CARGA DE CUENTAS ANOTABLES EN MEMORIA Son muchas las ocasiones en las que, mientras operamos con el módulo de Contabilidad General de CONTAEXPRESS III, necesitamos consultar instantáneamente el código de cualquier cuenta, y que éste quede automáticamente introducido en la ficha que se está cumplimentando. Para que esto sea posible es preciso haber cargado en memoria (total o selectivamente) el cuadro de cuentas de la empresa. Por defecto, cada vez que abrimos un archivo de empresa, se cargan automáticamente en memoria las cuentas "anotables" de dicha empresa, salvo que se haya indicado lo contrario en el Cuadro de Preferencias (menú ARCHIVO). Si se omitió esta preferencia, o si queremos cargar no todas las cuentas anotables, sino tan sólo una selección de las mismas, o incluir cuentas no anotables, el cuadro de diálogo asociado al botón Hojear cuentas de la Ficha de Cuentas contiene la opción Memorizar las cuentas..., que seleccionará y cargará en memoria las cuentas solicitadas. SELECCIÓN DINÁMICA DE CUENTAS Un clic sobre cualquier línea de la ventana-lista de cuentas situada en la zona inferior de la Ficha Principal de una Cuenta (o sobre el listado resultante de Hojear cuentas) hará que la cuenta representada por la línea elegida aparezca sobre la Ficha, sustituyendo a cualquier otra cuenta que se esté visualizando en ese momento. PLAN DE CUENTAS. Presupuestarias. Carga. Selección. I-7

30 La consulta de un código de cuenta en la aplicación CONTAEXPRESS III opera a través del botón Cuentas, que aparece en numerosas ventanas y cuadros de diálogo del programa. Cuando el usuario se encuentra en modo de introducción de datos, en un campo del tipo Código de cuenta, y precisa escribir un código de cuenta que no recuerda, se activará automáticamente dicho botón Cuentas. El usuario podrá entonces hacer clic sobre el mismo, o usar la secuencia de pulsaciones de teclado propia de todos los campos rellenables:?-tab* para que se abra la ventana-lista de cuentas (la misma que se haya cargado en memoria al arrancar el programa o al emplear el botón que estamos describiendo). La consulta instantánea de códigos de cuenta desde cualquier ventana o cuadro de diálogo de la aplicación se realiza a través del botón Cuentas, activable con el ratón o pulsando?-tab. La Ventana Consultiva de Códigos de Cuenta ofrece información actualizada sobre Debe, Haber y Saldo de la cuenta representada por cualquier línea que se seleccione. En la esquina inferior izquierda se muestra el número de cuentas anotables cargadas en memoria. Este listado consultivo puede ordenarse instantáneamente por los datos Cuenta y Descripción (con un clic sobre la cabecera de columna), permitiéndose también la búsqueda libre de cualquier segmento de texto contenido en dichos datos. Al igual que la práctica totalidad de las ventanas-lista de la aplicación, ésta incluye el botón para Copiar líneas seleccionadas en formato texto-tabulado (pegable directamente sobre programas como Excel), y los botones de (de)selección de líneas. Basta que el usuario realice un doble clic o clic + Retorno sobre la línea deseada de esta ventana-lista para que se rellene automáticamente el campo receptor de código de cuenta en el que ese momento se encuentra el cursor. (*) NOTA: El comportamiento del botón consultivo Cuentas y de la ventana-lista que produce son análogos a los de otros botones y ventanas consultivos de la aplicación (Conceptos contables, Clientes, Proveedores, Modelos... etc.). Normalmente estos botones sólo se activan durante la introducción de datos en una ventana o cuadro de diálogo, cuando el cursor se encuentra situado en el campo relevante de dicha ventana o cuadro (por ejemplo, dentro de una ventana de introducción de asientos el botón Conceptos sólo aparecerá activado cuando el cursor se encuentre detenido precisamente en el campo Concepto contable). Siempre podrá optarse entre acudir con el ratón al botón consultivo que se encuentre activado para hacer clic sobre el mismo o usar la secuencia de pulsaciones de teclado?-tab (?-t). I-8 PLAN DE CUENTAS. CONSULTA DE CUENTAS.