Global Business Services. Sarbanes-Oxley (SOx), Sec 404 y su impacto en TI

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1 Sarbanes-Oxley (SOx), Sec 404 y su impacto en TI

2 Agenda Por qué surgió SOx Sección 404 Cúal es el impacto en TI Proceso de certificación SOx desde el punto de vista de TI - Lecciones aprendidas 2

3 Por qué surgió SOx? Sarbanes-Oxley es una legislación del Congreso de los Estados Unidos, que surgió como respuesta a los escándalos financieros ocurridos hace varios años, los cuales plantearon interrogantes acerca de la integridad y la calidad de la presentación de los informes financieros. Los legisladores Sarbanes (Senado) y Oxley (Cámara) propusieron una legislación que fue aprobada el 30 de Julio del 2002 y que era aplicable a todas las compañias públicas de US y sus subsidiarias. Esta legislación buscaba restablecer la confianza de los inversores, buscando mayor claridad en la presentación de los estados financieros, asegurando controles internos y la independencia de los contadores públicos. Por primera vez los CEO y CFOs de las empresas deberían dar fe de la validez de los estados financieros, exponíendose incluso a acciones penales. 3

4 Por qué surgió SOx? Las compañías deben publicar en sus reportes trimestrales y anuales cualquier deficiencia en sus controles, que haya sido identificada por los auditores y que los haya llevado a no certificarlos. El no cumplimiento puede llevar a acciones penales Riesgos de no cumplir la regulación: Daño en la reputación y pérdida de confianza de los inversionistas Caida del precio de las acciones Mayor escrutinio de los entes reguladores Mayores costos de créditos Las compañías auditoras también son reguladas por la PCAOB (Public Company Audit Oversight Board), la cual brinda guía y estándares, pero también puede sancionar a las compañías auditoras que se alejen de lo dispuesto por la SEC. 4

5 Agenda Por qué surgió SOx Sección 404 Cúal es el impacto en TI Proceso de certificación SOx desde el punto de vista de TI - Lecciones aprendidas 5

6 Sección 404 Si bien la ley tiene una serie de artículos, uno de los que mas impacto ha tenido desde el punto de vista de TI es la Sec 404. SEC MANAGEMENT ASSESSMENT OF INTERNAL CONTROLS. (a) RULES REQUIRED. The Commission shall prescribe rules requiring each annual report required by section 13(a) or 15(d) of the Securities Exchange Act of 1934 (15 U.S.C. 78m or 78o(d)) to contain an internal control report, which shall (1) state the responsibility of management for establishing and maintaining an adequate internal control structure and procedures for financial reporting; and (2) contain an assessment, as of the end of the most recent fiscal year of the issuer, of the effectiveness of the internal control structure and procedures of the issuer for financial reporting. (b) INTERNAL CONTROL EVALUATION AND REPORTING. With respect to the internal control assessment required by subsection (a), each registered public accounting firm that prepares or issues the audit report for the issuer shall attest to, and report on, the assessment made by the management of the issuer. An attestation made under this subsection shall be made in accordance with standards for attestation engagements issued or adopted by the Board. Any such attestation shall not be the subject of a separate engagement Informe anual de la gerencia sobre los controles internos SOx 404 Certificación de un auditor externo Las empresas deben documentar y probar los controles 3 (tres) meses antes del cierre del ejercicio fiscal. 6

7 Agenda Por qué surgió SOx Sección 404 Cúal es el impacto en TI Proceso de certificación SOx desde el punto de vista de TI - Lecciones aprendidas 7

8 Cual es el impacto en TI? Sarbanes-Oxley Act. Sec 404 Negocio TI PROVEEDOR SUB-PROCESO USUARIO REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS ENTRADAS RESULTADOS FEEDBACK FEEDBACK FEEDBACK? MEDICIONES Procesos críticos Riesgos qué puede ir mal? Controles y Mitigaciones Evaluar y Monitorear Reportar y Documentar Aun cuando los requerimientos de TI no están claramente definidos en la legislación, la confiabilidad de la información relacionada con los reportes financieros es altamente dependiente de un ambiente bien controlado desde el punto de vista de TI. SOx requiere una fuerte relación y un trabajo conjunto entre las áreas de negocio y las áreas de TI 8

9 Cual es el impacto en TI? CEOs and CFOs Deben certificar personalmente los reportes financieros Son responsables de establecer e impulsar controles y proedimiento a TODOS LOS NIVELES DE LA EMPRESA Deben certificar que se han evaluado la efectividad de os controles internos Fallas en el cumplimiento pueden acarrear consecuencias penales a nivel personal Debe informar sobre cualquier deficiencia, debilidad significativa y actos de fraude Metas comunes SOx compliance Mejora continua CIOs Deben asegurar la implementación de los controles a nivel de Procesos, Organización y TI que soportan los procesos críticos desde el punto de vista SOx Verificar, monitorear y documentar los controles a nivel de TI Proveer la infraestructura necesaria que soporte los requerimientos de control, monitoreo y reporte 9

10 Cual es el impacto en TI? Necesidad de volver a lo básico: Definir un Modelo de Gobierno de TI con una visión integral de Procesos, Organización y Tecnología Definición de propietarios Identificación y control de acceso Manejo de código no autorizado Manejo de Logs Segregación de Funciones Estándares de seguridad Necesidad de adoptar un modelo/framework (ITIL, Cobit, ITPM, etc). Políticas, procesos y procedimientos que serán la base sobre las cual los Auditores externos revisarán el cumplimiento de los controles. Respaldos y Recuperaciones Manejo de batch Servicios operacionales Seguridad Implantar Soluciones Manejo del Cambio Manejo de Problemas e incidentes Soportar Soluciones Construir Soluciones Independencia de ambientes Procedimientos de pruebas Migración de versiones Cumplimiento fundamental de controles relacionados con la integridad de datos y protección de la información. Siendo capaz de monitorear y documentar los controles en un forma auditable. 10

11 Cual es el impacto en TI? SOx no es un hito que se cumple una vez en un momento del año. SOx es un proceso contínuo que debe ser manejado como tal con una organización claramente definida para asegurar su cumplimiento Es importante asignar personas responsables de: Implementación y seguimiento de los procesos Implementación y monitoreo del cumplimiento de los controles IT Capacitar y comunicar procesoss y controles al personal de TI y de las áreas de negocio Registrar y documentar las evidencias del cumplimiento Y no olvidar a sus proveedores, especialmente si cuenta con servicios de Outsourcing 11

12 Agenda Por qué surgió SOx Sección 404 Cúal es el impacto en TI Proceso de certificación SOx desde el punto de vista de TI - Lecciones aprendidas 12

13 Proceso de certificación Lecciones aprendidas Entender Sarbanes-Oxley Aplicar a la Organization Determinar Areas de foco SOx critical Determinar Gaps Definir el core team Capacitar a las personas involucradas Contratar asesoría y empezar a trabajar con la Cia Auditora Entender las implicaciones locales Establecer el enfoque general Identificar procesos críticos Identifcar aplicaciones críticas Evaluar riesgos Identificar requerimientos y controles Validar con los asesores externos Documentar requerimientos y controles Identificar situación actual Validar requerimientos vs situación actual e identificar GAPS Identificar Prioritizar y Executar iniciativas Desarrollar road-map para iniciativas a corto y largo plazo Identificar recursos y responsables Implementar Medir y Monitorear Resultados Monitoreo continuo y documentación 13

14 Proceso de certificación Lecciones aprendidas Manejo corporativo de definición de los controles Proporciona una visión y marco de cumplimiento común para todos los Sites Políticas, procedimientos y estándares comunes SOx Team corporativo que vele por la implementación y cumplimiento posterior Uso de sinergias y best practices de los otros Sites Acuerdos unificados con los auditores y asesores externos La certificación SOx es un tema de negocio. Debe haber un fuerte compromiso de la Gerencia y un trabajo en conjunto entre las áreas de negocio e IT Business Process Owners locales y corporativos deben estar claramente definidos y deben aceptar su responsabilidad y ownership del proceso, aún cuando estén involucrados terceras partes. Comunicar claramente objetivos, tiempos y requisitos de cumplimiento 14

15 Proceso de certificación Lecciones aprendidas SOx 404 no especifica claramente el scope desde el punto de vista de auditoria de IT para su cumplimiento, por lo cual adivinar cual es ese scope y prepararse para cumplirlo puede resultar ó mas costoso de lo que debiera ó puede traer el riesgo de no estar alineado con lo que se requiere para la certificación Seleccionar y empezar a trabajar con los auditores externos desde las primeras etapas del proceso Definir claramente qué es SOx critical desde el punto de vista de: Organización Procesos y Controles Aplicaciones 15

16 Proceso de certificación Lecciones aprendidas Recordar que SOx es un proceso y esfuerzo contínuo, no un proyecto de una única vez. Definir responsables específicos de la implementación, cumplimiento y monitoreo de los procesos y controles No olvidar tener sentido común y un balance costo/beneficio que permita cumplir con los controles, permitiendo operar al negocio sin traumatismos. Si hay controles que no aplican ó no se pueden cumplir por motivos válidos, documentar las excepciones y las acciones de mitigación definidas y aprobadas formalmente No olvidar evidencias, registros, documentación. Además de cumplir con los controles es muy importante poder demostrar que se están cumpliendo 16

17 Proceso de certificación Lecciones aprendidas Los requerimientos de SOx pueden ser tomados como una oportunidad para que las organizaciones de TI definan, documenten y estandaricen sus procesos básicos de System Management y seguridad. Ayudandolos a trabajar de una manera mas organizada y eficiente. SOx también a ayudado a algunas Organizaciones de TI a posicionarse mejor dentro de algunas compañías, ya que las áreas de negocio han reconocido la necesidad de trabajar en conjunto con IT Algunas veces justificar proyectos de risk management y seguridad es difícil en términos de ROI, pero cuando se trata de cumplir con una regulación, no hay discusión. 17

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