Guía para la implementación de Programas Pro Bono en las Firmas de abogados de Latinoamérica.

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1 Guía para la implementación de Programas Pro Bono en las Firmas de abogados de Latinoamérica.

2 Dentro del contexto de la expedición de la Declaración Pro Bono en el año 2oo7 y su entrada en vigor paulatina durante un periodo de 3 años, es posible afirmar que existe consenso en cuanto a lo que se entiende por servicios Pro Bono y el rol que dicha práctica debe ocupar en la comunidad legal. En ese sentido y teniendo como punto de partida la implementación de la Declaración Pro Bono, la finalidad de esta guía es otorgar asistencia técnica a las firmas de Latinoamérica para que puedan cumplir las metas pro bono suscritas bajo la Declaración, así como asegurar los estándares de los servicios pro bono que se presten.

3 La guía se presenta como una estructura de apoyo para que el trabajo Pro Bono sea institucionalizado a través del establecimiento de un programa Pro Bono formal. Ello resulta clave para: 1. Garantizar una práctica Pro Bono exitosa. 2. Cumplir con la meta de realizar 20 horas anuales de trabajo pro bono promedio por abogado. 3. Asegurar la calidad de los servicios pro bono. 4. Que la práctica pro bono se realice de forma eficiente y efectiva.

4 1. La administración del programa Pro Bono. 2. Implementación de un manual Pro Bono. 3. Identificación de oportunidades Pro Bono. 4. Fomento y reconocimiento del Trabajo Pro Bono dentro de la Firma. 5. Evaluación del trabajo Pro Bono. 6. Beneficios externos del programa Pro Bono.

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6 Administración del programa Pro Bono. Comprende: Fijar Los objetivos del Programa Pro Bono. Gerencia y Supervisión del Programa Recae en un socio o comité Pro Bono. Labor de Administración. Tareas administrativas rutinarias propias del programa Pro Bono. Recae en el coordinador Pro Bono.

7 El coordinador pro bono puede ser un socio, consultor o asociado de la firma, que además de sus funciones propias como abogado, se encarga de la función administrativa pro bono. El coordinador también puede ser un empleado de la firma no abogado, que se dedica exclusivamente a administrar el programa o lo hace sin perjuicio de otras funciones que debe realizar.

8 Características del coordinador Pro Bono Cuando no es abogado, debe tener cuidado de asignar responsabilidades que requieran conocimiento legal. Si el coordinador delega sus funciones en terceros, no sólo debe asegurarse de que tengan el grado de conocimiento y experiencia acorde con la función delegada, sino que además debe realizar un control estricto. Si el coordinador no es un socio de la firma, que sea una persona que tenga la autoridad y jerarquía necesarias para el desempeño de la función.

9 Funciones del Coordinador Pro Bono 1. Gestión de Administración. Tomar las Medidas para que se realicen todas las tareas necesarias para administrar el programa pro bono (apertura, trámite y cierre de asuntos) 2. Supervisión de asuntos Pro Bono. Solicitar y revisar reportes de trabajo de los abogados. 3. Relación con las instituciones Pro Bono. Mantener el contacto y comunicación con las instituciones con las que la firma ha celebrado alianzas Pro Bono. 4. Divulgación de Asuntos Pro Bono. Difundir el programa Pro Bono dentro de la firma. 5. Rendición de cuentas. Informar al socio o comité Pro Bono sobre el estado del programa y los asuntos dentro de la firma.

10 La dirección del programa Pro Bono generalmente está en cabeza de un socio (denominado socio pro bono) quien además de sus funciones propias dentro de la firma, se encargará de la dirección del programa Pro Bono. También puede encargarse de la dirección un comité especialmente designado para ello (el comité pro bono),integrado por un número determinado de socios y asociados y el coordinador pro bono.

11 Características del Socio ó Comité Pro Bono 1. Es indispensable que al menos un socio esté involucrado directamente con la dirección del programa Pro Bono. Ello porque muchas de las funciones propias de la dirección del programa Pro Bono incluyen tomar decisiones estratégicas que por su naturaleza deberían involucrar la opinión y aprobación de al menos un socio de la firma. 2. En caso de que el socio Pro Bono sea a su vez el coordinador Pro Bono La firma debe tener cuidado de que dicha fórmula sea adecuada considerando el tamaño y características de la misma.

12 Funciones del Socio o Comité Pro Bono 1. Supervisión del Programa Pro Bono. 2. Aprobación del Manual Pro Bono. 3. Aprobación de alianzas Pro Bono. 4. Aprobación de los nuevos asuntos Pro Bono. 5. Fomento y reconocimiento del trabajo Pro Bono. 6. Evaluación del programa Pro Bono. 7. Definir la política de publicidad externa.

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14 Una parte central de un programa Pro Bono es la aprobación de un manual Pro Bono. El manual cumple esencialmente con cuatro funciones: 1. Hace una delimitación del Pro Bono en el sentido de definir lo que la firma entiende por dicho concepto. 2. Establece el compromiso Pro Bono de la firma. 3. Define quién o quienes estarán a cargo de la administración del programa Pro Bono. 4. Establece el procedimiento a seguir para los asuntos pro bono que la firma ha decidido tomar.

15 Quién o quiénes deben redactar y aprobar el Manual Pro bono? Lo aconsejable es que esta tarea sea emprendida por todos los socios de la firma. También se aconseja que el socio o comité Pro Bono, como persona u órgano a cargo de dirigir el programa, participe en el proceso de aprobación del manual.

16 1. Compromiso Pro Bono de la firma. Sección de carácter introductorio que establece la posición de la firma en relación con el Pro Bono. Contiene una declaración de que la firma respalda y promueve que sus abogados realicen pro bono, además de una serie de metas específicas con respecto al trabajo pro bono. 2. Concepto de Pro Bono. Indicación de los servicios que la firma considera de carácter pro bono. El concepto de servicios pro bono no es inequívoco y de ahí la importancia que la firma señale de forma expresa la definición que adopta. 3. Administración del programa pro bono. Establece quién o quiénes van a estar a cargo de administrar el programa pro bono de la firma. Así mismo, incluye el listado de funciones que competen al coordinador pro bono y al socio o comité pro bono. 4. Procedimiento para asuntos Pro Bono. Establece los pasos a seguir para tomar una oportunidad pro bono: la revisión de conflictos de interés, aprobación del asunto, las cartas de compromiso, entre otras. 5. Estándar de los servicios. Señalamiento expreso de que los servicios pro bono se prestan bajo los mismos estándares de calidad y oportunidad que los servicios prestados a clientes comerciales.

17 6. Supervisión. Cláusula que busca garantizar que los abogados 6. Estándar de las de firmas los servicios. prestarán servicios pro bono de manera profesional y bajo los mismos estándares de los servicios que se prestan a Señalamiento expreso de que los servicios pro bono se prestan bajo los mismos estándares de calidad y oportunidad que los servicios prestados a clientes clientes comerciales. comerciales. Generalmente se realiza implementando un mecanismo formal de reporte. 7. Registro de horas. Implementación de un sistema de registro para que los abogados ingresen sus horas pro bono. 8. Gastos. Definir quién pagará los gastos de los servicios pro bono: si los sufraga la firma, el cliente o ambos. Aunque se debe tener en cuenta que el cliente generalmente no está en condiciones de pagar ningún gasto. 9. Finalización del asunto Pro Bono. Cuando un asunto pro bono finaliza o la firma decide que no seguirá prestando sus servicios, la firma tiene la obligación de comunicar este hecho al cliente pro bono. Ello implica determinar que pasará con los archivos del asunto pro bono y un procedimiento en caso de que el abogado a cargo del asunto no pueda continuar con él. 10. Evaluaciones. Para asegurara la calidad de los servicios pro bono, la firma deberá evaluar dichos servicios de la misma forma y con la misma periodicidad que los servicios que se prestan e clientes comerciales.

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19 A la hora de identificar las oportunidades pro bono las firmas deben : Considerar las necesidades legales y los intereses de sus abogados. Definir el mecanismo para identificar las oportunidades pro bono. Crear alianzas: con una tercera institución, el proveedor pro bono, que envía a la firma asuntos pre-aprobados para que esta última los circule internamente y determinar si hay interés de los abogados e inicie el proceso de aprobación de la oportunidad. Desarrollar un sistema de identificación propio Mirar la iniciativa de los abogados (que ellos mismos identifiquen y propongan la suscripción de oportunidades).

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21 Las firmas deben decidir cómo se va a fomentar el trabajo pro bono internamente, y en especial, cómo incentivar a los abogados para que realicen pro bono. Para ello, cuentan con diversos mecanismos: 1. Participación de los socios: que los socios de la firma, en especial aquellos de mayor jerarquía se vinculen activamente al programa Pro Bono. 2. Categoría de servicios Pro Bono: implica tratar al pro bono igual que el trabajo de los clientes comerciales. 3. Evaluación del trabajo Pro Bono: implica incentivar el trabajo pro bono a través de su reconocimiento en las evaluaciones de desempeño que realice la firma. 4. Charlas introductorias a los nuevos abogados. 5. Reconocimiento público del trabajo Pro Bono que los abogados realizan.

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23 Evaluación del trabajo y del programa Pro bono. El trabajo Pro Bono debe ser incluido en las evaluaciones periódicas que la firma realice. Es recomendable implementar un mecanismo de evaluación para asegurar que el trabajo sea realizado en forma oportuna y no quede relegado a un segundo lugar. El programa también debe ser evaluado de forma periódica (preferiblemente por el comité Pro Bono o en dado caso un comité de socios)

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25 1. Es una forma en que los abogados obtienen conocimientos y habilidades útiles para su desempeño en la firma 2. Ayuda a las firmas en el proceso de reclutamiento y retención de abogados 3. Puede ser un medio efectivo para obtener publicidad. 4. Permite estrechar vínculos con firmas de Estados Unidos y otros.

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