MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA DIRECCION GENERAL APROBADO POR: R.D.Nº 298-SA-DS-HNCH/DG-2010

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1 MINISTERIO DE SALUD HOSPITAL CAYETANO HEREDIA MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA DIRECCION GENERAL APROBADO POR: R.D.Nº 298-SA-DS-HNCH/DG-2010 FECHA DE APROBACIÓN: 27/12/2010 1

2 INDICE CAPITULO I: OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 3 CAPITULO II: BASE LEGAL 4 CAPITULO III: CRITERIOS DE DISEÑO 5 CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGÁNICA Y ORGANIGRAMA 6 CAPITULO V: CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS 7 CAPITULO VI: DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LOS CARGOS 8 2

3 CAPITULO I OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA DIRECCION GENERAL El presente Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico normativo de gestión institucional que tiene como objetivos describir y establecer la función básica, las funciones específicas, los requisitos y las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación de los cargos o puestos de trabajo establecidos para la Dirección General Además, el Manual de Organización y Funciones de la Dirección General permite: Ayudar a la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de procedimientos. Facilitar el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido asignados. El cumplimiento del Manual de la Dirección General comprende a todo el personal que labora en la Dirección General el cual contribuye a lograr que se cumplan los objetivos del servicio que están establecidos en el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Cayetano Heredia 3

4 CAPITULO II BASE LEGAL Ley Nº Ley del Ministerio de Salud. Decreto Supremo Nº SA. que aprueba el Reglamento de la Ley N Ley del Ministerio de Salud. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Cayetano Heredia. Resolución Ministerial N /MINSA que aprueba el Cuadro para Asignación de Personal CAP. Resolución Directoral N SA-DS-HNCH/DG qu e aprueba el Reordenamiento de Cargo del Cuadro para Asignación de Personal CAP. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba la Directiva N 007-MINSA / OGPP- V.02 Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional. 4

5 CAPITULO III CRITERIOS DE DISEÑO 1. Se consideró la unidad orgánica contemplada en el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Cayetano Heredia. 2. Se consideran los cargos establecidos en el Cuadro para Asignación de Personal del Hospital Cayetano Heredia. Lo establecido en el presente manual, está orientado a que la Dirección General logre el desarrollo de la persona a través de la protección, recuperación y rehabilitación de su salud y del desarrollo de un entorno saludable, con pleno respeto de los derechos fundamentales de la persona, desde su concepción hasta su muerte natural. 3. Se han definido claramente las líneas de autoridad, así como los niveles de mando y responsabilidad para que los cargos de nivel superior puedan delegar autoridad necesaria en los niveles inferiores y se puedan adoptar decisiones según las responsabilidades asignadas. 4. Se han establecido claramente las competencias y responsabilidades de cada cargo o puestos de trabajo con la finalidad de evaluar en forma efectiva la calidad de desempeño y el grado de cumplimiento de los objetivos. 5

6 CAPITULO IV ESTRUCTURA ORGÁNICA DIRECCIÓN DE SALUD V LIMA - CIUDAD DIRECCION GENERAL ESTRUCTURA FUNCIONAL DIRECCIÓN GENERAL Unidad Funcional de Trámite Documentario 6

7 CAPITULO V CUADRO ORGANICO DE CARGOS 7

8 CAPITULO VI DESCRIPCION DE FUNCIONES DE LOS CARGOS Manual de Organización y Funciones Pág. 8 de 15 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: DIRECCION GENERAL CARGO CLASIFICADO: DIRECTOR DE PROGRAMA SECTORIAL III Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: D FUNCION BASICA Planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar y evaluar todas las actividades asistenciales y técnico administrativas, que se desarrollan. Constituye el más alto nivel de decisión y conducción del Hospital Cayetano Heredia. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: - Tiene mando directo sobre el personal Profesional y Directivo, Asistencial y Administrativo asignado al Hospital Cayetano Heredia. - Coordina y ejecuta acciones con los Jefes de los Órganos y Unidades Orgánicas del Hospital. - Coordina actividades y recibe información de las diferentes unidades orgánicas del Hospital. Relaciones externas: - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones del Director de la Dirección de Salud V Lima Ciudad. - Coordina y reporta directamente asuntos relevantes con el Ministro y Vice Ministro de Salud. - Ministerio de Salud y sus órganos descentralizados, desconcentrados y establecimientos de salud. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO 3.1 Representa legalmente al Hospital Cayetano Heredia. 3.2 Autoriza la ejecución de actividades y otros del Hospital. 3.3 Convoca la ejecución de reuniones técnicas administrativas del Hospital. 3.4 Controla la mejora continua de los procesos organizacionales enfocados en los objetivos de los usuarios. 3.5 Evalúa el logro de objetivos y metas de la Institución. 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Establecer la visión, misión y objetivos estratégicos institucionales en concordancia con los sectoriales y lograr el compromiso del personal para alcanzarlos Evaluar el logro de objetivos, metas y estrategias de corto plazo a fin de lograr los objetivos de mediano y largo plazo Expedir Resoluciones Directorales en los asuntos de su competencia Aprobar el Plan Estratégico, Plan Operativo, Presupuesto, Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y Documentos de Gestión Institucional que correspondan, según las normas vigentes Lograr la mejora continua de los procesos organizacionales enfocados en los objetivos de los usuarios y conducir las actividades de implementación y/o mejoramiento continuo Promover el desarrollo y consolidación de la cultura organizacional del Hospital Suscribir convenios, contratos y acuerdos que coadyuven al logro de los objetivos del Hospital, según las facultades expresamente otorgadas por la autoridad de salud, en el marco de las normas vigentes Gestionar la obtención de cooperación técnica y financiera nacional e internacional y el apoyo a los planes del Hospital, en el marco de las normas vigentes. 8

9 4.9. Gestionar los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos para el logro de los objetivos institucionales y el funcionamiento del Hospital Establecer comunicación y coordinación con las entidades públicas y privadas para el logro de las actividades programadas Dirigir la implementación del sistema de referencia y contrarreferencia en el Hospital, según las normas pertinentes Asegurar la implementación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad eficaz y eficiente Proponer las políticas, normas y proyectos de investigación, apoyo a la docencia y atención especializada al Ministerio de Salud Establecer control interno previo, simultáneo y posterior en el Hospital y aplicar las medidas correctivas necesarias Las demás funciones que le asigne el Director de la Dirección de Salud V Lima Ciudad. 5. REQUISITOS MINIMOS Educación Mínimo Exigible: Título Profesional de Medico Cirujano. Deseable: Estudios de Maestría en Gestión Hospitalaria o afines Experiencia Experiencia mínima de 10 años en labores similares al cargo Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de dirección, coordinación, organización y control de los recursos asignados. Capacidad de liderazgo orientado al logro de objetivos institucionales. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. Capacidad de resolución de conflictos. Respeto a los derechos laborales del personal del Hospital. Actitud proactiva hacia el diálogo y la negociación. Otros requisitos establecidos en el reglamento de concurso para cargos de Directores de Hospitales Especializados ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: RCV DTV SSS

10 Manual de Organización y Funciones Pág. 10 de 15 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: DIRECCION GENERAL CARGO CLASIFICADO: DIRECTOR DE PROGRAMA SECTORIAL II Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: D FUNCION BASICA Apoyar al Director General en la planificación, organización, coordinación, dirección, supervisión y evaluación de todas las actividades asistenciales y técnico administrativas, así como reemplazar al Director General en caso de impedimento o ausencia de éste, con las mismas atribuciones y responsabilidades. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director General del Hospital Cayetano Heredia - Tiene mando directo sobre: Director de Programa Sectorial II, Asesor I, Secretaria IV, Técnico Administrativo II y I. - Coordina y ejecuta acciones con los Jefes de Órganos y de las unidades orgánicas del Hospital. - Coordina actividades y recibe información de las diferentes unidades orgánicas del Hospital. Relaciones externas: - Ministerio de Salud y sus órganos descentralizados, desconcentrados y establecimientos de salud. 3.- ATRIBUCIONES DEL CARGO 3.1 Representa por delegación al Director general del Hospital Cayetano Heredia en reuniones técnicas, ante organismos públicos y privados en actividades relacionadas al cargo. 3.2 Autoriza la ejecución de programación de actividades de la Dirección General como de las unidades funcionales. 3.3 Convoca la ejecución de reuniones técnicas administrativas de la Dirección General 3.4 Controla el suministro de recursos de la Dirección General como de las Unidades Funcionales. 3.5 Evaluar las actividades del personal de la Dirección General como de los responsables de las unidades funcionales. 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Apoyar en la organización y el funcionamiento del Hospital para el logro de sus objetivos Proponer la mejora continua de los procesos organizacionales enfocados en los objetivos de los usuarios y conducir las actividades de implementación y/o mejoramiento continuo Promover el desarrollo y consolidación de la cultura organizacional del Hospital Coordinar a través de los responsables de las unidades funcionales la provisión de recursos financieros, humanos, para el adecuado funcionamiento de las mismas Coordinar a través del responsable de la unidad funcional de estrategias sanitarias, la referencia y contrarreferencia de las enfermedades controladas por las estrategias sanitarias de la Institución 4.6. Coordinar a través de los responsables de unidades funcionales, actividades de docencia e investigación como proyectos de investigación realizadas en la Institución Apoyar en la Gestión de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos para el logro de los objetivos institucionales y el funcionamiento del Hospital Proponer las políticas, normas y proyectos de investigación, apoyo a la docencia y atención especializada. 10

11 4.9. Promover y gestionar convenios, contratos, acuerdos con instituciones públicas y privadas, para el logro de los objetivos y metas Garantizar la oportunidad y seguridad en el flujo y registro de la documentación oficial y dar cumplimiento a las normas pertinentes Establecer el control interno previo, simultáneo y posterior en el Hospital y aplicar las medidas correctivas necesarias Las demás funciones que le asigne el Director General del Hospital Cayetano Heredia. 5. REQUISITOS MINIMOS Educación Mínimo Exigible: Título Profesional de Medico Cirujano. Deseable: Estudios de Maestría en Gestión Hospitalaria o afines Experiencia Experiencia mínima de 10 años en labores similares al cargo Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de dirección, coordinación, organización y control de los recursos asignados. Capacidad de liderazgo orientado al logro de objetivos institucionales. Capacidad de análisis y síntesis. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. Capacidad de resolución de conflictos. Respeto a los derechos laborales del personal del Hospital. Actitud de atención y servicio al usuario externo. Actitud proactiva hacia el diálogo y la negociación. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: RCV DTV SSS

12 Manual de Organización y Funciones Pág. 12 de 15 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: DIRECCION GENERAL CARGO CLASIFICADO: ASESOR I Nº DE CARGOS Nº DE CAP CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: D FUNCION BASICA Brindar asesoramiento de gestión institucional al Director y Sub Director General del Hospital 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director General del Hospital Cayetano Heredia. - Coordina con los Jefes de los Órganos y Unidades Orgánicas del Hospital. Relaciones externas: - Ministerio de Salud - Disa V Lima Ciudad 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO No le corresponde 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Asesorar en asuntos legales, técnicos o administrativos que le sean requeridos. 4.2 Opinar sobre propuestas, proyectos, estudios e investigaciones realizados en el hospital. 4.3 Proponer políticas relacionadas con las funciones del hospital de acuerdo a la gestión institucional. 4.4 Participar en comisiones y reuniones de coordinación para la solución de problemas y elaboración de normas. 4.5 Revisar y emitir opinión sobre diferentes documentos de gestión del hospital. 4.6 Opinar respecto a la normatividad vigente y sus aplicaciones. 4.7 Absolver consultas formuladas presentando alternativas de solución. 4.8 Las demás que le asigne el Director General del Hospital Cayetano Heredia. 5. REQUISITOS MINIMOS Educación Mínimo Exigible Título Profesional Universitario con estudios relacionados con la especialidad. Deseable: Deseable estudios de maestría en salud pública. Experiencia Experiencia mínima de 03 años en labores similares al cargo Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de coordinación, organización y control de los recursos asignados. Liderazgo Capacidad de análisis y síntesis. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud crítica y propositiva. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: RCV DTV SSS

13 Manual de Organización y Funciones Pág. 13 de 15 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: DIRECCION GENERAL CARGO CLASIFICADO: SECRETARIA IV Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T FUNCION BASICA Planificar, organizar conducir y evaluar las actividades y es responsable de la Unidad Funcional de Trámite Documentario de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones Internas: - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director General del Hospital Cayetano Heredia. - Tiene mando directo sobre: Técnico Administrativo II y I - Coordina con las Unidades orgánicas del Hospital. 3.- ATRIBUCIONES DEL CARGO 3.1 Autoriza la ejecución de la programación de actividades de la unidad. 3.2 Convoca la ejecución de reuniones relacionadas con la unidad. 3.3 Controla el suministro de recursos de la unidad. 3.4 Evalúa las actividades del personal de la unidad. 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Organizar y controlar las actividades de la Unidad Funcional de Trámite Documentario. 4.2 Elaborar proyectos de Resoluciones Directorales. 4.3 Elaborar y monitorear el plan de actividades de la unidad funcional a su cargo. 4.4 Hacer cumplir lo dispuesto en las normas de trámite documentario y archivo que están establecidas por el Ministerio de Salud y la directiva del procedimiento vigente del Hospital. 4.5 Establecer metodologías adecuadas para el mejor flujo y registro de la documentación oficial del Hospital. 4.6 Lograr la sistematización, seguridad, custodia y disponibilidad del archivo de la documentación oficial del Hospital. 4.7 Recibir y atender a los usuarios internos y externos en asuntos relacionados con la Dirección General. 4.8 Proponer, orientar o aplicar las normas técnicas sobre redacción, trámite y archivo de documentos. 4.9 Coordinar la distribución de documentos en las diferentes unidades orgánicas del Hospital Controlar la conservación de los documentos del archivo pasivo del Hospital Disponer y supervisar la correcta conservación y uso del acervo documentario del archivo pasivo del Hospital Las demás que le asigne el Director General del Hospital Cayetano Heredia. 5 REQUISITOS MINIMOS Educación Mínimo Exigible Título de Secretaria Ejecutiva, reconocido por el Ministerio de Educación, Experiencia Experiencia mínima de 02 años en labores similares al cargo Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de coordinación, organización y control de los recursos asignados. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: RCV DTV SSS

14 Manual de Organización y Funciones Pág. 14 de 15 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: DIRECCION GENERAL CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO II Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T FUNCION BASICA Recibir, registrar y distribuir los documentos que ingresan y egresan por trámite documentario. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Trámite Documentario. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO No le corresponde 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Ejecutar actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos. 4.2 Realizar la distribución de documentos en las diferentes unidades orgánicas del Hospital. 4.3 Apoyar en las actividades del archivo documentario del Hospital 4.4 Ordenar expedientes relacionados con la unidad. 4.5 Coordinar actividades administrativas sencillas 4.6 Brindar información relacionadas con la unidad. 4.7 Las demás que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Trámite Documentario. 5 REQUISITOS MINIMOS Educación Mínimo Exigible Título No Universitario de un Instituto Superior Tecnológico Experiencia Experiencia mínima de 02 años en labores similares al cargo Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: RCV DTV SSS

15 Manual de Organización y Funciones Pág. 15 de 15 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: DIRECCION GENERAL CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO I Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T FUNCION BASICA Recibir, registrar y distribuir los documentos que ingresan y egresan por trámite documentario. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Trámite Documentario. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO No le corresponde. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Ejecutar actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos. 4.2 Realizar la distribución de documentos en las diferentes unidades orgánicas de la Institución 4.3 Apoyar en las actividades del archivo documentario de la Institución 4.4 Ordenar expedientes relacionados con la unidad. 4.5 Coordinar actividades administrativas sencillas 4.6 Brindar información relativa a la unidad 4.7 Las demás que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Trámite Documentario. 5 REQUISITOS MINIMOS Educación Mínimo Exigible: Título No Universitario de un Instituto Superior Tecnológico Experiencia Experiencia mínima de 02 años en labores similares al cargo Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de análisis y síntesis. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud crítica y propositiva. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: RCV DTV SSS