Manual del usuario. control de presencia. Fecha de actualización: Septiembre 2005 Versión del software: 1.5

Transcripción

1 Manual del usuario control de presencia Fecha de actualización: Septiembre 2005 Versión del software: 1.5

2 MANUAL DEL USUARIO DE STOY CONTROL DE PRESENCIA Manual del usuario de STOY control de presencia 2 Bienvenido a STOY control de presencia 6 Por qué STOY? 6 Contenidos de la caja 6 Instalación 7 Requisitos mínimos 7 Instalación de STOY control de presencia 7 1. Pantalla de autoarranque 7 2. Instalar STOY 8 Control del servicio de STOY 12 Capítulo de referencia: Analizando STOY control de presencia en detalle 15 Interfaz El Menú principal Iconos del menú superior Objetos y funciones Botones de acción Caja de texto Campo Casilla de confirmación Casilla de selección Lista desplegable Rejilla de datos Pestaña Hacer doble clic El botón derecho del ratón Botones de ventana Calendario de búsqueda La barra de navegación Para trabajar con un documento Para navegar por los documentos Las Lupas de búsqueda 20 2

3 5.1 Cómo podemos configurar la Lupa de búsqueda según nuestras necesidades? 22 a. Cómo definimos un filtro de búsqueda? 22 b. Cómo usamos un filtro almacenado? La impresión de listados Pantalla de selección de datos Pantalla de impresión 26 a. Pestaña Formato 26 b. Pestaña Configuración 28 Menú principal 30 Mantenimientos Empleados Pestaña Ficha 32 Personalización de calendario 33 Cómo registramos la huella dactilar de los usuarios? 34 La pantalla Edición de marcajes 36 Clave para establecer las comunicaciones entre la central y la delegación Pestaña Mensajes Pestaña Adicionales Centros Departamentos Pestaña Ficha Pestaña Empleados Calendario Cómo crear los calendarios? Significado cromático Horarios Franjas horarias 50 Varios Formas de contacto Incidencias Visor de marcajes Cómo fichar a través del BoxStoy Cómo fichar a través del Visor de marcajes 55 a. Funcionamiento estándar 55 b. No introducir incidencias en marcajes 56 c. No mostrar fotografías en pantalla de estado para mantener privacidad Tareas programadas Tipos de horas 59 Listados 60 3

4 1. Listado de marcajes Calcular precio/hora Listado de marcajes erróneos Listado de puntualidad Listado de presencia 64 Configuración Dispositivos Test BoxStoy Empresa 67 Utilidades Reorganizar tablas Comunicaciones Avisos Acerca de 75 El Editor de informes Estructura general del documento Uso de controles de informe Botón Seleccionar objetos Botón Etiqueta Botón Campo Botón Línea Botones Rectángulo y Rectángulo redondeado Botón Control de imagen El Generador de expresiones Qué es una Expresión? Opciones del Cuadro de Diálogo 79 Cómo empezar: Ejemplo práctico de STOY control de presencia Configurar la aplicación Introducir las incidencias y formas de contacto Introducir el horario laboral Aplicar los horarios a los calendarios Dividir nuestra empresa en departamentos Dar de alta a los empleados Crear calendarios personalizados Utilizar STOY control de presencia 88 4

5 Módulo de Comunicaciones Requisitos mínimos Aspectos a tener en cuenta Datos que se traspasan Cómo funciona el traspaso de datos Resumen de los pasos a seguir Pasos a seguir en la central Pasos a seguir en la delegación 95 Módulo de Velocidad 97 Especificaciones técnicas del BoxStoy 98 Apéndice 99 5

6 BIENVENIDO A STOY CONTROL DE PRESENCIA MANUAL DE STOY control de presencia Gracias por adquirir STOY control de presencia. Le invitamos a disfrutar de los beneficios que le ofrece esta novedosa aplicación que, basándose en la biometría, controla la asistencia de los empleados a su lugar de trabajo. POR QUÉ STOY? Gracias a la huella dactilar, los programas de control de presencia ofrecen todas las garantías sobre la veracidad de los marcajes. STOY control de presencia satisface las necesidades de seguridad en la identificación presentando una aplicación sencilla y fácil de usar. STOY ofrece información fidedigna sobre el total de horas trabajadas, retrasos y ausencias del personal de su empresa. STOY ofrece la posibilidad de crear calendarios personalizados para cada empleado y día. STOY permite conocer de forma inmediata los empleados que se encuentran en las instalaciones de la empresa y la hora de su fichaje. STOY puede enviar alertas por SMS o cuando se den ciertas situaciones. Si su empresa está compuesta por varias delegaciones, con STOY podrá gestionar toda la información necesaria desde la central, y establecer el envío y recepción de datos de las delegaciones a través de FTP. Con STOY podrá controlar aquellos empleados que se desplazan por diferentes centros de trabajo. CONTENIDOS DE LA CAJA La caja de STOY control de presencia incluye los siguientes artículos: CD Hojas de registro BoxStoy para el control de presencia Transformador Bolsa de herramientas Guía rápida de instalación 6

7 INSTALACIÓN Este capítulo le proporciona información acerca de los procedimientos de instalación del software de STOY control de presencia. REQUISITOS MÍNIMOS Antes de instalar STOY control de presencia, asegúrese de que su PC cumple con los siguientes requisitos mínimos: PC con procesador Pentium III de 600 MHz o superior. 128 MB de RAM. Recomendado 256 MB de RAM o superior. 5 GB de espacio libre. Sistema operativo Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 o superiores. Resolución de pantalla mínima de 800 x 600. Ratón o dispositivo señalizador compatible. 1 puerto USB estándar libre. INSTALACIÓN DE STOY CONTROL DE PRESENCIA En primer lugar, debe cerrar todos los programas antes de instalar STOY control de presencia. 1. PANTALLA DE AUTOARRANQUE Para iniciar la instalación introduciremos el CD ROM en la unidad lectora. Por defecto se nos generará una pantalla de autoarranque, que nos ayudará a realizar la instalación de forma detallada y sencilla. 7

8 En esta primera pantalla nos aparecen una serie de opciones: Instalar STOY: Pulsaremos esta opción para instalar STOY control de presencia. Instalar STOY Delegación: Pulsaremos en esta otra opción en caso de disponer del Módulo de Comunicaciones y querer instalar STOY en una delegación. Instalar Acrobat Reader: Utilizaremos esta opción para instalar el programa Acrobat Reader que le permitirá leer el manual. Manual On-Line Presencia: Esta opción nos permite acceder al manual de STOY control de presencia en formato PDF. Manual On-Line Accesos: Esta opción nos permite acceder al manual de STOY control de accesos en formato PDF. Si queremos salir de esta pantalla pulsaremos el botón Cerrar. 2. INSTALAR STOY En este apartado le explicaremos los pasos a seguir para instalar STOY control de presencia en nuestra compañía. 1. Marcaremos en la pantalla de autoarranque la opción Instalar STOY. 2. Acto seguido se iniciará el asistente de instalación que nos guiará a lo largo del proceso e indicará los pasos que debemos seguir. A lo largo de toda la instalación podremos pulsar los botones Siguiente para continuar con la instalación, Atrás para deshacer los pasos realizados y Cancelar para salir del asistente. 3. En la siguiente ventana deberemos escribir la ruta del directorio en el que se instalará STOY control de presencia. Por defecto, nos aparecerá la ruta C:\STOY. Si deseamos 8

9 instalar el programa en un directorio distinto, podremos pulsar el botón Examinar para seleccionar y crear la carpeta en la que efectuar la instalación. 4. Acto seguido deberemos dar un nombre a la carpeta con la que también podremos acceder al programa a través de la opción Programas del Menú Inicio de Windows. Dicha carpeta puede llamarse también STOY. Podremos buscar o crear una nueva carpeta si pulsamos en el botón Examinar. 5. Seguidamente deberemos seleccionar si deseamos crear los accesos directos del programa en el escritorio y en la Barra de inicio rápido de Windows. El icono STOY le dará acceso al software de STOY control de presencia. El icono STOY MARCAJES le abrirá directamente la ventana del Visor de Marcajes. 9

10 El icono STOY SERVICIO pondrá en funcionamiento los dispositivos BoxStoy, ofreciéndole toda la información necesaria para controlar el servicio. Vea el siguiente apartado llamado Control del servicio de STOY para más información. 6. Posteriormente nos aparecerá un resumen de la instalación con el objetivo de confirmar los datos introducidos. Si los datos que aparecen son correctos deberemos pulsar el botón Instalar. Si los datos no fueran correctos deberemos pulsar el botón Atrás tantas veces como sea necesario. Nos aparecería de nuevo la pantalla anterior donde podríamos modificar y corregir los datos. 7. Llegados a este punto empezará la instalación propiamente dicha. 10

11 8. Una vez finalizada la operación, se generará un mensaje en pantalla que nos informará de la correcta instalación. Deberemos reiniciar nuestro PC para que la instalación finalice correctamente, pero podremos: Seleccionar si deseamos reiniciar el PC automáticamente O si lo deseamos reiniciar manualmente más tarde Acto seguido deberemos pulsar el botón Terminar. 9. Una vez reiniciado el equipo, el servicio de STOY se ejecutará automáticamente y comenzarán a funcionar los dispositivos BoxStoy. 11

12 10. Entraremos en el software de STOY control de presencia a través de la carpeta Programas del Menú Inicio de Windows o, si creamos los accesos directos, a través del icono STOY que encontraremos en el escritorio o en la Barra de inicio rápido de Windows. 11. Felicidades!! Ya puede empezar a disfrutar de todos las ventajas que le ofrece STOY control de presencia. CONTROL DEL SERVICIO DE STOY Una vez instalado el software de STOY control de presencia y realizada la instalación de los dispositivos BoxStoy, deberemos verificar que el servicio de STOY esté activado. Utilizaremos el servicio de STOY para poner en funcionamiento los dispositivos BoxStoy conectados al servidor y para controlar su actividad. Por lo tanto, deberemos activar el servicio para que los dispositivos BoxStoy puedan identificar a los usuarios, enviar alertas por SMS o , o activar las tareas programadas. El servicio de STOY no afecta al funcionamiento de otros sensores biométricos conectados al sistema. 12

13 Por defecto, el servicio de STOY se activa automáticamente al iniciar Windows. Si ha modificado esta configuración, deberá ejecutarlo manualmente pulsando en el icono STOY servicio. La pantalla de control del servicio de STOY es la siguiente: Esta ventana nos permite controlar todo el servicio, es decir, activar o desactivar los BoxStoy, comprobar los dispositivos y sensores conectados, verificar los envíos realizados, etc. 1. Detener servicio/iniciar servicio: Podremos detener o activar el servicio de STOY pulsando en los siguientes botones: Detener servicio: El servicio está activo. Podemos detenerlo pulsando en el icono STOP. Iniciar servicio: El servicio está detenido. Podemos activarlo pulsando en el icono PLAY. 2. BoxStoy: Esta casilla nos indica el número de dispositivos BoxStoy que se han detectado en el servicio. Si pulsamos en el botón +, podremos identificar qué dispositivos están conectados al servidor. 3. Sensores: Indica el número de sensores biométricos distintos al BoxStoy conectados al servidor. Si pulsamos en el botón +, podremos identificar qué sensores están conectados. 4. Mostrar árbol USB: Indica el puerto/s en los que están conectados los dispositivos y sensores detectados. 13

14 5. Log actividad: Presenta las acciones realizadas en el servicio de STOY. Por ejemplo, veremos cuándo se ha iniciado o detenido el servicio. 6. Errores: En caso de que se hubieran producido errores en el servicio de STOY, podremos consultarlos pulsando en el botón +. El botón Borrar fichero eliminará los errores detectados. 7. Envíos: Podremos consultar las alertas enviadas a través de SMS o . El botón Borrar fichero eliminará los envíos realizados. 8. Ruta servicio: Indica la ruta en la cual están instalados los archivos correspondientes al servicio de STOY. 9. Actualizar información: Pulsaremos en este botón para que se actualice la información presentada. La pantalla de control del servicio de STOY se podrá minimizar al área de estado de Windows, en la cual se activará uno de los siguientes iconos: Cuando el icono muestra el símbolo PLAY y se observan unas flechas de color rojo en movimiento, el servicio está activo. Cuando el icono muestra el símbolo STOP, el servicio está detenido. Haciendo doble clic sobre uno de estos dos iconos, se volverá a maximizar la pantalla de control de servicio de STOY para llevar a cabo las acciones que consideremos oportunas. 14

15 CAPÍTULO DE REFERENCIA: ANALIZANDO STOY CONTROL DE PRESENCIA EN DETALLE Soft For You ha escrito este manual con el propósito de ayudarle a familiarizarse rápidamente con STOY control de presencia, así como para resolver las dudas que pudieran surgirle al utilizar el programa. Para satisfacer ambas necesidades, este manual le ofrece dos capítulos: el primero de ellos, Capítulo de referencia, le ofrece información detallada de los elementos que integran el software de STOY control de presencia y permite consultar un apartado específico del programa de forma puntual. El capítulo Cómo empezar le presenta un ejemplo práctico que le será de utilidad para empezar a trabajar con STOY control de presencia. Asimismo, en caso de que esté interesado en conocer el proceso de envío y recepción de datos entre central y delegaciones, le ofrecemos un capítulo llamado Módulo de Comunicaciones en el cual le explicaremos todos los pasos a seguir para efectuar el traspaso de información entre distintos centros de trabajo, desde la instalación hasta el envío de información. Por último, podrá conocer las características del Módulo de Velocidad y las especificaciones técnicas del BoxStoy en los dos últimos capítulos de este manual. Después de leer este primer capítulo usted será capaz de: Crear calendarios y aplicarlos a un departamento o a una persona concreta. Dejar un mensaje a un empleado para que lo lea en el momento del fichaje. Obtener de un sólo vistazo información sobre quién está en su lugar de trabajo y quién no. Imprimir un informe detallado sobre la asistencia de sus empleados en un periodo de tiempo determinado. Comprobar que con STOY control de presencia obtendrá información fidedigna sobre el total de horas trabajadas del personal de su empresa. Por tanto, a partir de ahora empezaremos a analizar el software de STOY control de presencia. 15

16 INTERFAZ En primer lugar, explicaremos la interfaz de STOY control de presencia para familiarizarnos con la aplicación. Conoceremos cómo se estructuran los datos, cómo funcionan las pantallas y qué elementos comunes encontraremos a lo largo de la aplicación. 1. EL MENÚ PRINCIPAL La aplicación STOY control de presencia se divide en seis Áreas: Menú principal, Mantenimientos, Varios, Listados, Configuración y Utilidades. Dentro de estas áreas encontraremos las Opciones propias de cada área que al pulsarlas nos llevarán a las Pantallas que nos permitirán operar con STOY control de presencia. Enlace que nos permitirá acceder a la página web de STOY. Si pulsamos este botón, minimizaremos STOY control de presencia al área de estado de Windows en la esquina inferior derecha. Para salir de la aplicación tenemos que pulsar esta cruz. Iconos del menú superior que nos permiten acceder a las áreas en las que se divide la aplicación. Podemos minimizar STOY control de presencia a la barra de tareas de Windows si pulsamos este icono. En esta otra esquina vemos la hora del sistema. En esta esquina podemos ver la fecha de hoy. En esta superficie se mostrarán los enlaces a los que deberemos pulsar para acceder a una opción o área determinada. Podremos acceder a un área del programa de dos formas distintas: A través de los iconos que encontramos en el menú superior o bien pulsando en el nombre del área a la que deseamos acceder. 16

17 2. ICONOS DEL MENÚ SUPERIOR En la parte superior de nuestro STOY control de presencia disponemos de una serie de iconos que nos permitirán acceder a las diferentes áreas en las que se divide la aplicación. Son: Icono identificativo del Menú superior Icono identificativo del área Listados Icono identificativo del área Mantenimientos Icono identificativo del área Configuración Icono identificativo del área Varios Icono identificativo del área Utilidades El área Accesos es sólo de utilidad si disponemos de la aplicación STOY control de accesos. 3. OBJETOS Y FUNCIONES La principal característica de la interfaz de STOY control de presencia es que todas las pantallas actúan de una misma manera y tienen una apariencia similar, homogeneizando así su funcionamiento y facilitando su uso. Por tanto, dentro de las pantallas de STOY control de presencia encontramos unos elementos comunes que son: 3.1 Botones de acción Son los botones que nos permiten realizar determinadas operaciones como Aceptar, Salir, Cancelar, Imprimir, Asignar, Personalizar, etc. 3.2 Caja de texto Es cualquier elemento de la pantalla en el que aparezca un texto que ha sido seleccionado entre otros textos posibles, ya sea mediante una lupa de búsqueda o una lista desplegable. 3.3 Campo Es cualquier apartado de pantalla destinado a un tipo específico de información. Cuando el texto del Campo aparece en color azul no será modificable. 17

18 3.4 Casilla de confirmación Son recuadros que podemos activar para establecer el modo de operación en la pantalla en cuestión. Para marcarlos nos situaremos sobre ellos y pulsaremos el ratón. 3.5 Casilla de selección Son ciertas casillas redondas que nos ofrecen varias alternativas de funcionamiento. Al pulsar sobre una de ellas se marca y deshecha el resto. 3.6 Lista desplegable Es un elemento que se activa al pulsar sobre una caja de texto con flecha. Normalmente nos ofrece varias opciones de las que debemos elegir una. 3.7 Rejilla de datos Son tablas en las que se actualizan los datos sobre los que trabajamos de forma estructurada y organizada. Podremos consultar u operar con los datos que nos presenta. 3.8 Pestaña Llamamos Pestaña a los elementos que nos permiten acceder a otros campos relacionados con la pantalla que estamos consultando. Encontraremos las pestañas en el borde superior de una pantalla. 18

19 3.9 Hacer doble clic Consiste en pulsar rápidamente dos veces sobre el botón principal del ratón cuando éste haya sido situado sobre un elemento que desee abrirse El botón derecho del ratón Debemos saber que al pulsar el botón derecho del ratón podemos acceder a toda una serie de funciones. Normalmente se activa un Menú desplegable cuyas funciones se dividen en secciones. Puede constar de funciones que son accesibles desde otros sectores o bien contener elementos específicos de la pantalla en la que lo utilizamos Botones de ventana Minimizar: Pulsando sobre este botón reduciremos cualquier pantalla a la barra de herramientas. Si tenemos la pantalla minimizada, pulsando sobre este botón podremos volver a conferirle su tamaño original. Cerrar: Pulsando sobre este botón podremos cerrar la pantalla. Si hemos modificado algún dato nos preguntará si deseamos guardar los cambios Calendario de búsqueda Contiguo a cualquier campo que haga referencia a una fecha encontraremos un botón gracias al cual accederemos directamente a un calendario desde el que podremos consultar rápidamente cualquier día de la semana, mes o año anterior o posterior a la fecha actual. Automáticamente al hacer doble clic sobre un día determinado en el calendario se insertará en el campo Fecha el día que hayamos seleccionado. Pulsando en el botón Hoy volveremos a la fecha actual sin necesidad de realizar más operaciones. 19

20 4. LA BARRA DE NAVEGACIÓN Las pantallas de STOY control de presencia incluyen también una barra de navegación que nos permite crear una ficha o movernos a través de los diferentes documentos de los que disponemos. 4.1 Para trabajar con un documento Botón Nuevo: Deberemos pulsar este botón para crear un nuevo documento, es decir, un empleado, un calendario, un departamento, etc. Botón Borrar: Si queremos eliminar un documento, deberemos pulsar en este otro botón. Botón Deshacer: Si nos hemos equivocado y queremos cancelar los pasos que hemos tomado, deberemos pulsar en este botón. Volveremos al momento en el que pulsamos el botón Guardar. Botón Guardar: Debemos pulsar este botón para almacenar los cambios que hayamos efectuado en un documento. Botón Salir: Debemos pulsar este botón para salir de una ventana. 4.2 Para navegar por los documentos Botón Primero: Si queremos ir al primer documento creado, pulsaremos este botón. Botón Anterior: Si queremos ir al documento previo en relación con el que nos encontramos, pulsaremos este otro botón. Botón Siguiente: Si queremos ir al documento posterior en relación con el que nos encontramos, pulsaremos este botón. Botón Último: Si queremos ir al último documento creado, pulsaremos este botón. 5. LAS LUPAS DE BÚSQUEDA La gran mayoría de datos que contiene STOY control de presencia están archivados en el área Mantenimientos siguiendo unos criterios concretos. Sin embargo, cuando tenemos un gran 20

21 volumen de datos la tarea de buscar y seleccionar información puede hacerse difícil. Por ello, STOY control de presencia incluye las Lupas de búsqueda, un potente mecanismo que permite la localización rápida y cómoda de nuestros datos. Las Lupas de búsqueda siempre mantienen la misma estructura: 1. Rejilla de datos: Los datos que podemos encontrar a partir de la Lupa de búsqueda aparecen en la rejilla de datos. 2. Caja de texto: Podemos escribir aquí un parámetro para localizar fácilmente un dato siempre y cuando el orden de la búsqueda esté establecido según el dato que vayamos a buscar. Por ejemplo, tal y como muestra la siguiente imagen, si buscamos un empleado cuyo código es el 2, deberemos asegurarnos que el orden de búsqueda sea por Código. Después, escribiremos el código que buscamos. Todos los datos que coincidan con esta combinación aparecerán en la rejilla de datos. Orden en el que queremos que se muestren los datos En la Rejilla de datos aparecen los datos a buscar Estos botones nos permiten buscar un elemento Podremos cambiar el orden de las columnas Caja de texto para la localización rápida de un dato Los botones Filtros y Campos nos permiten configurar los elementos que aparecen en Lupa de búsqueda 3. Botón Buscar y Botón Buscar siguiente: Si pulsamos el botón Buscar podremos buscar un abanico más amplio de información que a través de la Caja de texto, porque mientras en la Caja de texto debemos escribir la exacta combinación de caracteres que 21

22 queremos encontrar, a través de este otro botón no es necesario que las mayúsculas y minúsculas coincidan. El botón Buscar siguiente se activa automáticamente para buscar otros elementos que coincidan con esta combinación. Cuando encontremos el dato que necesitábamos, haremos doble clic sobre él. El dato se introducirá en la casilla a la que hace referencia la Lupa de búsqueda. 5.1 Cómo podemos configurar la Lupa de búsqueda según nuestras necesidades? Podemos configurar la Lupa de búsqueda según nuestras necesidades en el sentido que podremos establecer el orden en el que los datos aparecerán en la rejilla, cambiar el tamaño y orden de las columnas, añadir nuevos campos a la rejilla o crear un filtro de búsqueda. 1. Orden de búsqueda: Podremos decidir cómo queremos ordenar los datos que se muestran en la rejilla. Para ello, a partir de la lista desplegable, seleccionaremos el campo a través del cual se ordenará la información. 2. Tamaño y orden de las columnas: Podremos también variar el orden en el que las columnas aparecen en la rejilla. Para ello, sólo deberemos pulsar en la cabecera de la columna que queramos cambiar y, manteniendo pulsado el botón del ratón, arrastrar la columna a la posición en la que la deseamos colocar. Para cambiar el tamaño de la columna, seleccionaremos el borde derecho o izquierdo de la cabecera y entonces, manteniendo el botón del ratón pulsado, determinaremos su anchura. Botones Filtros y Campos: Estos botones nos ofrecen la oportunidad de configurar la Lupa de búsqueda a otro nivel: añadir nuevos campos a la rejilla o establecer un filtro de búsqueda. 3. Filtros: Podemos necesitar crear un filtro para acotar una búsqueda y, si queremos, guardarlo para futuras búsquedas. a. Cómo definimos un filtro de búsqueda? Tenemos que pulsar el botón Filtros. Aparecerá una nueva ventana en la que introduciremos la siguiente información: Filtros definidos: Para configurar un nuevo filtro seleccionaremos de la lista desplegable la opción Nuevo. Nombre del filtro: Después escribiremos el nombre del filtro. 22

23 Condiciones del filtro: Las condiciones del filtro difieren dependiendo de los datos que deseemos encontrar. Esta es la razón por la cual encontramos diversas opciones en las listas desplegables. Veámoslas paso a paso: En primer lugar vamos a establecer qué elementos queremos que aparezcan en la rejilla. Para ello, necesitamos determinar el grupo de características en el que se clasifica el elemento que queremos encontrar. 1. Debemos establecer primero qué es lo queremos filtrar, es decir, cuál es el elemento que estamos buscando: un código, un nombre, un número de teléfono, etc. 2. Segundo, determinaremos de qué manera se combina esta información con la tercera casilla que veremos en el paso 3. Seleccionaremos de la lista desplegable esta relación. Por ejemplo, si queremos buscar un nombre, podemos establecer ahora que este nombre debe contener o debe ser idéntico a un tercer parámetro; si queremos encontrar un código, podemos establecer que este código tiene que ser mayor o igual que un tercer parámetro. 3. Debemos escribir un tercer parámetro para finalizar el filtro. Entonces, escribiremos una combinación de letras o números a partir de los cuales el filtro se establecerá. Por ejemplo, estamos buscando una persona cuyo nombre (primera casilla) contiene (segunda casilla) la siguiente combinación de letras: Laura (tercera casilla). 4. Si queremos, podemos dar un paso más y establecer una segunda condición para el filtro. La cuarta casilla establece la relación entre ambos elementos. 5. Repetiremos los pasos 1, 2 y 3 para la segunda condición. La interpretación del filtro es sencilla: Estamos buscando una persona cuyo nombre (primera casilla) contiene (segunda casilla) la siguiente combinación de letras: Laura (tercera casilla) y (cuarta casilla) sabemos que su código (quinta casilla) es menor que (sexta casilla) 10 (séptima casilla). 23

24 Cuando acabemos de definir las condiciones del filtro, pulsaremos en el icono del filtro. Nos aparecerán en la rejilla los datos que cumplan las condiciones que hayamos establecido. Si queremos almacenar el filtro para usarlo más tarde debemos pulsar el botón Guardar. Si queremos volver a ver todos los datos, pulsaremos este botón para quitar el filtro. b. Cómo usamos un filtro almacenado? Pulsaremos el botón Filtro y seleccionaremos el filtro que queremos usar desde la lista desplegable llamada Filtros definidos. Entonces, pulsaremos el botón con el icono del filtro y finalmente el botón Aceptar. 4. Campos: Otra manera de configurar la Lupa de búsqueda es establecer los campos que se muestran en la rejilla. Además de los campos que normalmente visualizamos podemos mostrar más información pulsando en el botón Campo. También podemos eliminar campos. Cuando pulsamos el botón Campos aparece una nueva ventana llamada Añadir campos. Los campos que ya están incluidos en la rejilla aparecen en letras grises. Parar añadir un nuevo campo sólo debemos seleccionarlo y arrastrarlo a la rejilla de la Lupa de búsqueda. Para eliminar un campo, lo seleccionaremos y lo arrastraremos a la papelera que encontramos en la parte inferior de la ventana. 5. Guardar configuración al salir: Debemos marcar esta casilla si hemos cambiado el tamaño de las columnas, hemos establecido un orden de búsqueda especial o hemos añadido nuevos campos a la rejilla y queremos mantener esta configuración de manera que cada vez que pulsemos en esta Lupa de búsqueda encontremos esta nueva configuración. 6. LA IMPRESIÓN DE LISTADOS Una de las características de STOY control de presencia es la impresión de listados. La particularidad de estos listados es que se pueden adaptar a cada empresa y circunstancias, 24

25 es decir, cada empresa podrá decidir qué datos quiere imprimir, podrá añadir nuevos elementos, cambiar los colores y la tipografía, acompañarlos de fotografías, configurar el número de copias que desea imprimir, etc. Encontraremos dos pantallas para configurar los listados de STOY control de presencia y adaptarlos a nuestras necesidades y gustos: A través de la Pantalla de selección de datos filtraremos los datos que queremos visualizar o imprimir. A través de la Pantalla de impresión seleccionaremos el listado y la manera en la que lo vamos a imprimir. 6.1 Pantalla de selección de datos Cuando pulsamos en una de las opciones referidas a listados, aparece la Pantalla de selección de datos en la que podemos configurar el listado que vayamos a imprimir filtrándolo por fecha, usuario o grupo de usuarios. Fecha: Indicaremos el periodo sobre el cual deseamos obtener la información deseada. Para encontrar fácilmente una fecha, podemos ayudarnos del calendario que hallaremos pulsando en el botón contiguo al campo Fecha. Las fechas se deberán introducir siguiendo el esquema: dd-mm-aaaa. Incidencia: Podremos filtrar los informes por incidencias para que únicamente se incluya la información relativa a una o varias incidencias. Para activar el filtro por incidencia, deberemos seleccionar la casilla Filtrar por incidencia. Horario: Si filtramos los informes por horario, únicamente se incluirán los datos relacionados con dicho horario. Para activar el filtro por horario, deberemos seleccionar la casilla Filtrar por horario. Otras opciones de filtrado: Debemos también seleccionar el usuario o usuarios que queremos que aparezcan en el informe. 25

26 * Todos los usuarios: Si seleccionamos esta opción, obtendremos un listado en el que aparecerán todos nuestros empleados. * Usuario seleccionado: Si seleccionamos esta opción, únicamente visualizaremos el listado del usuario que elijamos de la lista desplegable. * Grupo de usuarios: Si seleccionamos esta otra opción, imprimiremos el listado de todos los usuarios que pertenezcan al Centro que escojamos de la lista desplegable. * Departamento seleccionado: Al seleccionar esta opción únicamente se incluirán los empleados que pertenezcan al departamento seleccionado. Botón Aceptar: Para obtener el listado pulsaremos el botón Aceptar. Botón Cancelar: Parra salir de la ventana, pulsaremos este otro botón. 6.2 Pantalla de impresión Una vez hayamos filtrado los datos que deseemos obtener y después de pulsar el botón Aceptar, aparecerá la Pantalla de impresión. En ella encontraremos dos pestañas para seleccionar la forma en la que vamos a imprimir el listado, así como modificar su apariencia y los datos incluidos en él. a. Pestaña Formato Utilizaremos esta pantalla para seleccionar el formato que vayamos a imprimir y después pulsaremos en el botón Imprimir. Sin embargo, podremos seguir configurando el listado: 1. Selección de formato: Lo primero que vemos es una caja en la que se listan todos los formatos disponibles de cada listado. Qué es un formato? Usamos la palabra formato para referirnos a dos cosas diferentes: Formatos originales: STOY control de presencia ofrece cuatro opciones a través de las cuales se pueden obtener cuatro listados diferentes: Listado de marcajes, Listado de marcajes erróneos, Listado de puntualidad y Listado de presencia. 26

27 Formatos personales: Como ya hemos mencionado, podemos configurar estos cuatro listados por defecto y cambiar su apariencia. Por tanto, crearemos un formato personal. Si creamos nuevos formatos, la lista de formatos en la caja de la Pantalla de impresión aumentará y, por tanto, podremos seleccionar uno u otro. 2. Impresora: La lista desplegable nos lista las impresoras conectadas a nuestro PC ofreciéndonos la posibilidad de seleccionar aquella impresora que vayamos a utilizar. Por ejemplo, si queremos imprimir un listado en formato PDF, deberemos seleccionar la impresora de PDF y después pulsar en el botón Imprimir. 3. Botones: Encontramos una serie de botones para llevar a cabo diversas opciones: Si hemos seleccionado la impresora y el formato, pulsaremos en este botón para imprimirlo. Si deseamos visualizar el listado antes de imprimirlo, pulsaremos en este botón que nos ofrece una previsualización del documento. Pulsaremos en este botón para guardar el listado en un archivo. Podremos guardarlo como archivo de texto, por ejemplo PDF, o como un archivo DBF para usarlo, por ejemplo, desde Excel o Access. Cuando pulsamos en este botón, aparece una nueva ventana ofreciéndonos la oportunidad de establecer la extensión y el lugar en el que se almacenará el archivo. Guardar archivo como: Seleccionaremos el formato del archivo a partir de la lista desplegable. Guardar en: Pulsaremos en el botón con tres puntos para seleccionar el directorio en el cual deseamos guardar el listado. Usaremos este botón para modificar un listado. También, podremos modificar un listado si hacemos doble clic sobre él. Debemos tener en cuenta que no podremos modificar los formatos que STOY control de presencia ofrece por defecto. Por tanto, deberemos crear un nuevo formato basándonos en el 27

28 que la aplicación ofrece por defecto. Desde la pestaña Configuración podremos crear nuevos formatos. Pulsaremos en este botón para salir de la Pantalla de impresión. 4. Opciones: Si pulsamos en este botón, podremos establecer más opciones: Especificar impresora: Si marcamos esta opción, aparecerá una ventana en la que poder seleccionar las propiedades de la impresora. Salir después de imprimir: Si seleccionamos esta casilla, saldremos de la Pantalla de impresión después de imprimir el documento. Copias: Podemos indicar el número de copias que deseamos imprimir. Guardar preferencias: Si cambiamos cualquiera de los elementos pertenecientes al botón Opciones y queremos guardar los cambios para un futuro, deberemos pulsar en este botón. b. Pestaña Configuración Gracias a la segunda pantalla que encontramos en la Pantalla de impresión, podremos modificar y crear listados. Esta pantalla consta de los siguientes elementos: 1. Vemos una lista de todos los formatos personales disponibles en relación con un formato original. 2. Crear un nuevo formato: Para crear un nuevo formato, seleccionaremos el informe que deseamos usar como base y entonces escribiremos el nombre del nuevo formato en la caja de texto. Después, pulsaremos en el botón Crear. Aparecerá el Editor de informes que nos permitirá modificar el nuevo formato creado. 28

29 3. Modificar un formato: Como acabamos de explicar, para modificar un formato original necesitamos primero crear un nuevo formato y después hacer doble clic en él o bien pulsar en el botón Modificar de la pestaña Formato. Aparecerá el Editor de informes cuyo funcionamiento explicaremos más adelante. 4. Formatos visibles y ocultos: Si tenemos varios formatos que no usamos, podemos enviarlos a formatos ocultos. Para ocultar un formato, deberemos seleccionarlo y pulsar en el botón derecho del ratón. Después, seleccionaremos la opción Enviar a formatos ocultos. Podremos visualizarlos al seleccionar la casilla Formatos ocultos. Para volver a los formatos habituales seleccionaremos la casilla Formatos visibles. 5. Borrar un formato: Si queremos borrar un formato, deberemos seleccionarlo, pulsar en el botón derecho del ratón y elegir la opción Borrar formato definitivamente. Debemos tener en cuenta que no podremos eliminar un formato original. Ahora que ya conocemos la interfaz de STOY control de presencia, veamos ahora el uso y objetivo de las áreas en las que se divide la aplicación. 29

30 MENÚ PRINCIPAL En primer lugar encontramos una primera área que engloba al resto y que hemos denominado Menú principal. Su principal misión es ofrecernos una visión de todas las opciones incluidas en cada una de las áreas de STOY control de presencia a modo de guía o índice para facilitar su acceso. En el Menú principal observamos una serie de recuadros que corresponden a las áreas en las que se divide la aplicación. Dentro de estos recuadros, se numeran las opciones incluidas en cada área. Podremos acceder directamente desde aquí a cualquiera de las áreas u opciones pulsando sobre su nombre. Al acceder a cualquiera de las áreas, podremos volver al Menú principal pulsando sobre el icono identificativo de dicho menú. 30

31 MANTENIMIENTOS El área Mantenimientos funciona como una base de datos en la que introducir toda la información necesaria para utilizar STOY control de presencia como herramienta de control de asistencia. Por tanto, uno de los primeros pasos que deberemos tomar para trabajar con STOY control de presencia es introducir las fichas de los empleados cuya asistencia deseamos controlar. Para ello, debemos proporcionar dos cuestiones básicas: Quiénes serán los usuarios del programa Cuál es su horario Este es el objetivo de Mantenimientos, la primera área que encontramos en el Menú principal de STOY control de presencia. Nos dirigiremos a este apartado siempre que necesitemos introducir un nuevo Empleado, Centro, Departamento, Calendario u Horario, o debamos cambiar sus características. Al instalarse STOY control de presencia encontrará por defecto un empleado, centro, departamento, calendario y horario de pruebas que le permitirá efectuar las operaciones necesarias para familiarizarse con la aplicación. Usted podrá modificar cualquiera de las características de estas fichas de prueba, por ejemplo el nombre o la descripción, y adaptarlas a los datos reales con los que vaya a trabajar. Veamos ahora qué opciones encontraremos dentro del área Mantenimientos. 31

32 1. EMPLEADOS Si pulsamos en la opción Empleados, encontraremos tres pantallas en las que dar de alta nuestros usuarios: Ficha, Mensajes y Adicionales. La pestaña Puertas es sólo de utilidad si disponemos de la aplicación STOY control de accesos. 1.1 Pestaña Ficha Lo primero que debemos hacer para dar de alta un empleado es pulsar el botón Nuevo. Lupa de búsqueda Pestaña Botón de acción Lista desplegable Barra de navegación Después de pulsar el botón Nuevo, deberemos introducir la información personal de nuestros usuarios: Código: Cada vez que pulsamos el botón Nuevo creamos una ficha nueva. Cada ficha está codificada internamente con un número que será útil para buscar a un usuario no sólo a través de su nombre si no también a través de su código. Contigua al campo código tenemos la Lupa de búsqueda, la cual usaremos para encontrar fácilmente la ficha de un usuario. Recuerde que en el subcapítulo dedicado a la Interfaz le explicábamos el funcionamiento de las Lupas de búsqueda. Nombre: Escribiremos aquí el nombre del usuario que estamos introduciendo en la base de datos. Teléfono: También escribiremos su número de teléfono. Extensión: Podemos escribir su extensión telefónica si la conocemos. Fotografía: En la esquina superior derecha nos aparecerá la fotografía del empleado tan pronto como la guardemos en la pestaña Adicionales. 32

33 Observaciones: En esta caja de texto podremos escribir cualquier comentario que creamos conveniente. En la siguiente sección encontramos un campo no modificable para indicar el centro al que pertenece el empleado. Además, encontramos dos listas desplegables. Estas listas hacen referencia a nuestros departamentos y calendarios. Si todavía no hemos introducido esta información, deberemos dirigirnos a las opciones correspondientes y escribir los datos que necesitemos. Centro: Al seleccionar el departamento al que pertenecerá el empleado, aparecerá directamente la delegación correspondiente, lo cual será especialmente útil al establecer las comunicaciones entre la central y la delegación. Vea la opción Centros en caso de duda. Departamento: Debemos seleccionar de la lista desplegable el departamento al que pertenece el usuario. Los departamentos se introducen desde la opción Departamentos que encontramos en el área Mantenimientos. Calendario: Debemos seleccionar de la lista desplegable un calendario general a cada usuario para indicar su horario laboral. El campo Calendario accesos sólo será de utilidad si disponemos de STOY control de accesos. Los calendarios se introducen en la opción Calendario que encontramos en el área Mantenimientos. Si ya hemos asignado un calendario al departamento al que pertenece el usuario, no necesitaremos seleccionar uno nuevo puesto que aparecerá automáticamente. Sin embargo, podemos libremente cambiar el calendario para este usuario concreto desde aquí. * Botón Personalizar: Siempre y cuando hayamos asignado un calendario general, podremos crear calendarios personalizados para cada usuario. Para ello, pulsaremos este botón. Personalización de calendario Podemos necesitar un calendario personalizado porque una persona determinada tiene, por ejemplo, días festivos especiales. Así, podremos tener tantos calendarios personalizados como empleados. Diseñaremos este calendario de la misma manera que el resto de calendarios. Lea la opción Calendario en el área Mantenimientos para resolver cualquier duda que le pueda surgir al trabajar con calendarios. 33

34 Guardar Salir Botón Restaurar calendario por defecto: En caso de que nos equivoquemos y deseemos empezar de nuevo, pulsaremos el botón Restaurar calendario por defecto para volver al diseño inicial del calendario general que actúa como base. Botón Guardar: Cuando acabemos de componer el calendario personalizado, pulsaremos el botón Guardar que encontramos en la parte inferior de la pantalla. Cómo registramos la huella dactilar de los usuarios? Como ya sabemos, el objetivo de STOY control de presencia es la lectura de la huella dactilar como medio para registrar la hora de entrada y salida de los empleados. Así pues, cuando introducimos los datos de nuestros usuarios debemos registrar su huella dactilar, pero cómo registramos la huella dactilar de nuestros usuarios? Registro de huellas: Registrar la huella es muy sencillo. Una vez configurado el dispositivo a utilizar con STOY control de presencia, deberemos pulsar en el botón Registrar huella que encontramos en el Mantenimiento de empleados. Para configurar el dispositivo, diríjase a la opción Dispositivos que encontrará en el área Configuración. 34

35 Podemos registrar hasta 10 huellas. Será de utilidad registrar más de una huella para que si, por ejemplo, nos rompemos una mano, tengamos los dedos de la otra mano para poder fichar. Al lado de cada botón observamos 10 esferas que representan los números del 1 al 10. Una esfera de color indica el número de huellas que ya han sido registradas. Cuando pulsamos en el botón Registrar huella aparece una nueva ventana con el asistente de registro. Para registrar una huella sólo hemos de colocar un dedo encima del dispositivo de forma que la huella pueda ser leída. Una vez leída, levantaremos el dedo del dispositivo. Tenemos que repetir esta operación hasta cuatro veces para que la imagen pueda ser manejada con mayor exactitud. En caso de que dispongamos del Módulo de Velocidad, sólo será necesario realizar esta operación una vez. Si realizamos el registro de huella en 4 pasos, los números 1, 2, 3 y 4 de la parte inferior de la pantalla se volverán de color azul indicando el número de veces que la huella dactilar ha sido escaneada. También podemos ver una imagen de ella. 35

36 Al finalizar el cuarto paso, un mensaje nos indicará que la huella ha sido registrada. En caso de que no se haya registrado correctamente, volveremos al paso 1 para repetir de nuevo el proceso de escaneo de huella en 4 pasos. La pantalla Edición de marcajes Botón Marcajes: Al pulsar este botón que encontramos en la pestaña Ficha del Mantenimiento de empleados accederemos a la pantalla Edición de marcajes. En esta pantalla podremos visualizar todos los marcajes realizados por un empleado en un mes así como editarlos en caso de que, por ejemplo, se olvide de fichar. La pantalla consta de los siguientes elementos: 1. Empleado: Indica el nombre del empleado que estamos visualizando. 2. Mes: Mediante la lista desplegable seleccionaremos el mes cuyos marcajes deseamos visualizar o modificar. 3. Año: Podremos asimismo cambiar de año. 36

37 4. Calendario: En esta sección visualizaremos los marcajes realizados en el mes que estemos consultando. Para editar los marcajes de un día determinado, deberemos pulsar en la celda correspondiente. Automáticamente, la celda aparecerá contorneada de color rojo. Acto seguido, deberemos pulsar uno de los botones de acción que encontramos bajo la sección Marcajes del día. Para modificar el horario o el tipo de día, deberemos editar el calendario asignado al empleado. * En el caso que deseemos aplicar la modificación a todos los empleados que compartan el mismo calendario deberemos dirigirse a la opción Calendario del área Mantenimientos. * En caso de que queramos modificar el calendario para este empleado concreto, deberemos pulsar el botón Personalizar que encontraremos en el Mantenimiento de empleados. 5. Horario: En la parte superior derecha de la pantalla podemos ver a modo de lectura el horario asignado a ese empleado para el día seleccionado. Para cualquier duda acerca de estos conceptos, consulte la opción Horarios en el área Mantenimientos. Horario: Indica el horario asignado al empleado. Tipo: Indica el tipo de jornada que tiene. Entradas: Nos indican sus horas teóricas de entrada. Salidas: Nos indican sus horas teóricas de salida. Margen: Indica el tiempo en minutos que tiene de margen de entrada o salida. Marcajes teóricos: Indica el número de marcajes teóricos que el empleado debería haber realizado. Marcajes reales: Indica el número de marcajes que el empleado ha realizado. 6. Marcajes del día: En este recuadro podremos ver los marcajes realizados en el día seleccionado. La información que nos aparecerá será la siguiente: Hora en la que se ha realizado cada uno de los marcajes. Tipo de marcaje: Además de la hora del marcaje, podremos conocer de qué marcaje se trata: * Sin incidencia: Significa que en el momento del marcaje no hemos indicado ninguna incidencia. Vea la opción Incidencias en el área Varios si desea conocer qué son las incidencias. 37

38 * Retraso, visita médica, asuntos personales, etc: Indica la incidencia que se ha seleccionado en el momento del marcaje. Vea la opción Incidencias en el área Varios si desea conocer qué son las incidencias. * Generado automáticamente: Significa que el marcaje ha sido introducido manualmente a través de la pantalla Edición de marcajes. 7. Botones de acción: Finalmente encontramos una serie de botones a través de los cuales podremos modificar los marcajes efectuados en un día o mes. Añadir: Después de seleccionar el día al que queremos añadir un marcaje, pulsaremos este botón para agregarlo. Editar: Para editar un marcaje, deberemos seleccionar el día correspondiente y del recuadro Marcajes del día escogeremos el marcaje que deseamos modificar. Acto seguido pulsaremos este botón. Al pulsar los botones Añadir o Modificar, accederemos a una pantalla a través de la cual deberemos proporcionar la información necesaria acerca del marcaje: * Hora: Indicaremos la hora que deseamos hacer constatar como marcaje. * Incidencia: Indicaremos, en caso necesario, la incidencia que deseamos asignarle. Si queremos seleccionar una incidencia de las que tenemos dadas de alta en la opción Incidencias del área Varios, escogeremos la opción Seleccionar y seleccionaremos la incidencia a partir de la lupa de búsqueda; si queremos introducir una incidencia nueva para este caso concreto, escogeremos la opción Texto libre y escribiremos la incidencia en el recuadro destinado a ello. * Aceptar/Cancelar: Para introducir el marcaje pulsaremos el botón Aceptar. Para salir sin guardar cambios pulsaremos el botón Cancelar. Borrar: Si queremos borrar un marcaje, seleccionaremos el día al que corresponde y del recuadro Marcajes del día escogeremos el marcaje que deseamos eliminar. Por último, pulsaremos este botón. 38

39 Corregir día: Este botón nos permite corregir el día del calendario que hayamos seleccionado, es decir, al pulsar dicho botón asignará como hora de los marcajes aquéllas correspondientes a nuestras horas de entrada y salida según el horario establecido para el día seleccionado. Corregir mes: Este botón nos permite corregir el mes del calendario que hayamos seleccionado, es decir, al pulsar dicho botón asignará como hora de los marcajes aquéllas correspondientes a nuestras horas de entrada y salida según el horario establecido para el mes seleccionado. 8. Leyenda: En la celda correspondiente a cada día aparecen unos símbolos y unos colores cuyo significado está explicado en la leyenda que encontramos en la parte inferior derecha. En la esquina superior izquierda de la celda vemos el día del mes. En la esquina superior derecha de la celda podemos encontrar dos símbolos diferentes: * Los signos de exclamación nos informan de que en ese día ha habido más o menos marcajes de los que deberían. * El signo de verificación nos informa de que en ese día se ha efectuado el mismo número de marcajes teóricos. En la parte central de la celda vemos un número que nos indica el número de marcajes efectuados en ese día. La celda puede estar coloreada de varias formas para que podamos identificar fácilmente el tipo de día: * Color blanco: Si el día es laborable la celda será blanca. * Color azul: El color azul significa que el día es no laborable. * Color rojo: Cuando el día es festivo por la empresa, es decir, es un día festivo en la localidad en la que nos encontramos, aparecerá en color rojo. * Color granate: Los festivos escogidos por los empleados serán de color granate. Clave para establecer las comunicaciones entre la central y la delegación Generar clave: Por último, en la barra de navegación del Mantenimiento de empleados disponemos de un icono gracias al cual podremos generar la clave necesaria para las comunicaciones. Vea el capítulo dedicado al Módulo de Comunicaciones para más información. 39

40 1.2 Pestaña Mensajes Podemos dejar un mensaje a nuestros empleados para que lo lean en el momento del fichaje si el dispositivo utilizado es el BoxStoy. Este mensaje se mostrará en la pantalla de dicho dispositivo cuando se identifique al empleado. Vea la sección Cómo fichar a través del BoxStoy en la opción Visor de marcajes para más información. Deberemos pulsar el botón Añadir para escribir un mensaje. Se activará automáticamente una línea en la rejilla de datos mostrando la fecha de hoy. Al lado del campo Fecha, escribiremos el mensaje que queremos que sea leído por el usuario en el momento que fiche. Tan pronto como lea el mensaje, la casilla Leído se marcará con una cruz. Para borrar un mensaje sólo tenemos que seleccionarlo y pulsar el botón Borrar. 1.3 Pestaña Adicionales La interfaz de STOY control de presencia ha sido diseñada para mostrar las fotografías de los empleados en el Visor de marcajes. De esta forma, todo el mundo podrá saber fácilmente quién está en el lugar de trabajo y quién no. Igualmente, cuando vayamos a imprimir nuestros listados de asistencia, nos aparecerá al lado del nombre de cada empleado su imagen para que nos sea más sencillo identificarlos. Además, dicha fotografía aparecerá en la esquina superior derecha de la pestaña Ficha para facilitar la búsqueda de las fichas de nuestros trabajadores. Es en esta tercera y última pestaña en la que deberemos proporcionar la fotografía que nos facilitará la identificación de nuestros empleados. Botón Buscar: Si tenemos guardada la fotografía dentro de nuestro PC, pulsaremos en este botón para buscarla. 40

41 Botón Capturar: Si tenemos una cámara digital conectada a nuestro PC, podremos tomar una fotografía al empleado pulsando en este botón. Aparecerá una nueva pantalla. En ella sólo deberemos pulsar en el botón Capturar imagen para capturar la fotografía del empleado. Cuando lo hayamos hecho, pulsaremos en la esquina superior derecha para cerrar la venta y volver a la pestaña Adicionales. En la parte izquierda de la pantalla disponemos de información muy útil para conocer el total de días laborables, no laborables y festivos del empleado según el horario asignado: Cuántos días hay del tipo: Mediante la lista desplegable seleccionaremos el tipo de día que deseamos consultar: si deseamos conocer el total de días laborables, no laborables, festivos empresa o festivos personales. Total, Consumidos y Pendientes: En estas casillas se calcularán el total de días que el empleado tiene del tipo seleccionado, así como los días que ya ha consumido y los días que quedan pendientes. Justo debajo encontramos algunos campos en los que proporcionar más datos sobre el empleado. Por ejemplo, introduciremos cuándo empieza y acaba su contrato para que al imprimir los listados de marcajes no nos aparezcan aquellos empleados que se encuentran fuera de contrato: Fecha de nacimiento: Escribiremos su fecha de nacimiento a modo informativo. Inicio contrato: Especificaremos cuándo empezó a trabajar en la empresa. Fin contrato: Determinaremos cuándo acabará su contrato. 41

42 Debemos suministrar estas fechas siguiendo el esquema: dd-mm-aaaa. Para ello, podremos pulsar en el botón contiguo a cualquiera de estos campos que nos permitirá acceder a un calendario desde el cual podremos seleccionar cómodamente cualquier fecha haciendo doble clic sobre ella. Finalmente disponemos de la casilla Informado de la Ley de Protección de Datos. Esta casilla se marcará automáticamente al imprimir el documento de información al empleado con respecto al almacenamiento de sus datos de carácter personal. Consulte la opción Empresa para más información acerca de la Ley de Protección de Datos. 2. CENTROS En caso de que tengamos varias delegaciones, utilizaremos esta opción para darlas de alta y así poder después asignar a cada departamento la delegación correspondiente. Por tanto, deberemos establecer nuestros centros antes que nuestros departamentos. Será importante tener bien clasificadas nuestras delegaciones con sus correspondientes departamentos para poder establecer las comunicaciones con ellas y efectuar el traspaso de datos. Vea el capítulo dedicado al Módulo de Comunicaciones para más información. Debemos pulsar el botón Nuevo que encontramos en la barra de navegación para crear un nuevo centro. Código: Como vimos en la opción Empleados, cada vez que pulsamos el botón Nuevo creamos una ficha nueva codificada internamente con un número fijo. Este número es útil para buscar un centro no sólo a través de su nombre si no también a través de su código. Contigua al campo código tenemos la Lupa de búsqueda, la cual usaremos para encontrar fácilmente la ficha de un centro. Recuerde que en el 42

43 subcapítulo dedicado a la Interfaz le explicábamos el funcionamiento de las Lupas de búsqueda. Descripción: Aquí escribiremos el nombre de la delegación que estamos dando de alta. Departamentos que pertenecen a este centro: Después de que asignemos un centro a un departamento, nos aparecerá a modo informativo en esta rejilla de datos los departamentos que pertenecen a un centro determinado. Para quitar o añadir un departamento de un centro, deberemos dirigirnos a la opción Departamentos. 3. DEPARTAMENTOS Necesitamos agrupar a nuestros empleados por departamentos para trabajar correctamente con STOY control de presencia. Por tanto, deberemos crear nuestros departamentos antes de dar de alta a nuestros empleados. 3.1 Pestaña Ficha Debemos pulsar el botón Nuevo que encontramos en la barra de navegación para crear un nuevo departamento. En esta pantalla introduciremos la información general del departamento. Código: Como vimos en la opción Empleados, cada vez que pulsamos el botón Nuevo creamos una ficha nueva codificada internamente con un número fijo. Este número es útil para buscar un departamento no sólo a través de su nombre si no también a través de su código. Contigua al campo código tenemos la Lupa de búsqueda, la cual usaremos para encontrar fácilmente la ficha de un departamento. Recuerde que en el subcapítulo dedicado a la Interfaz le explicábamos el funcionamiento de las Lupas de búsqueda. Nombre: Aquí escribiremos el nombre del departamento que estamos dando de alta. Centro: A partir de la lista desplegable, deberemos seleccionar el centro en el que se encuentra el departamento que estamos creando. Para dar de alta nuevos centros, deberemos dirigirnos a la opción Centros que encontramos en el área Mantenimientos. Notas: En esta caja de texto escribiremos cualquier comentario que pensemos que es relevante conocer sobre el departamento. Generar clave: Por último, en la barra de navegación del Mantenimiento de departamentos disponemos de un icono gracias al cual podremos generar la 43

44 clave necesaria para las comunicaciones. Vea el capítulo dedicado al Módulo de Comunicaciones para más información. 3.2 Pestaña Empleados Cuando demos de alta a nuestros empleados y los asignemos a su departamento correspondiente, podremos dirigirnos a esta opción y visualizar de quién consta cada departamento. Sin embargo, el principal uso de esta pantalla es asignar rápidamente un calendario general a un departamento para indicar el horario laboral de los empleados. Evidentemente, debemos introducir nuestros calendarios antes de continuar. Los calendarios se introducen desde la opción Calendarios que encontramos en el área Mantenimientos. Orden: Los empleados que pertenecen a un mismo departamento se listan en esta pantalla. Los podemos ordenar por su nombre pulsando en la barra Nombre o por su código pulsando en la barra Código. Esferas rojas/verdes: Una esfera roja indica que todavía no hemos registrado la huella dactilar del usuario, mientras que una esfera verde indica que al menos una huella ya ha sido registrada. Calendario: Deberemos seleccionar un calendario a partir de la lista desplegable para aplicarlo a todo el departamento. Botón Asignar: Podemos determinar el calendario del departamento pulsando este botón. 4. CALENDARIO Cuando llegamos a la opción Calendario encontramos las opciones que hacen referencia a la creación de calendarios: Calendario y Horarios. Como ya sabemos, debemos asignar un 44

45 calendario a nuestros empleados para establecer su horario laboral. Por tanto, será una de las primeras opciones que deberemos visitar al trabajar con STOY control de presencia. En la opción Calendario creamos el calendario general de nuestra empresa. Funciona como una agenda común en la que diseñamos los días laborables y no laborables, y determinamos el horario laboral. En caso de tener empleados con horario de mañana y otros de tarde probablemente necesitemos crear dos calendarios. Recuerde que desde el Mantenimiento de empleados podremos personalizar un calendario para un empleado concreto. 4.1 Cómo crear los calendarios? 1. En primer lugar tenemos que determinar el horario laboral. Para ello deberemos dirigirnos a la opción Horarios que encontramos en el área Mantenimientos e introducirlos antes de continuar. 2. Después, nos dirigiremos a la opción Calendario y pulsaremos el botón Nuevo. 3. Descripción: Escribiremos aquí un nombre para el calendario. En caso de necesitar un calendario previamente introducido, usaremos la Lupa de Búsqueda que encontramos contigua al campo Descripción. Recuerde que en el subcapítulo dedicado a la Interfaz le explicábamos el funcionamiento de las Lupas de búsqueda. 4. Mes y Año: Estos campos muestran el mes y el año que estamos visualizando en pantalla en ese momento. Puede que necesitemos modificar un calendario para un día específico. En ese caso, seleccionaremos el mes y año correspondiente desde la lista desplegable. 45

46 En la sección que encontramos bajo el calendario encontramos las opciones que nos permitirán generar un calendario. 5. Asignar: Para crear nuestros calendarios deberemos establecer los días festivos o no laborables y el horario correspondiente a los días laborables. Para ello, deberemos seleccionar las opciones Tipo de día u Horario respectivamente. Horario: Seleccionaremos esta opción si deseamos aplicar el horario u horarios laborables. Tipo de horario: En ese caso, se nos activará una lista desplegable llamada Tipo de horario en la cual podremos escoger el Horario a aplicar de entre los que hayamos creado en la opción Horarios. Tipo de día: Seleccionaremos esta opción si deseamos establecer cuáles serán los días no laborables o festivos. Tipo de día: En ese caso, se nos activará una lista desplegable llamada Tipo de día en la cual escogeremos si el día es: * Laborable * No laborable: Por ejemplo, sábados y domingos. * Festivo empresa: Son los días festivos según la localidad en la que vivimos. * Festivo personal: Son los días que un empleado escoge como festivos. 6. Tipo de asignación: Podremos diseñar nuestros calendarios siguiendo dos caminos diferentes que hemos llamado Días seleccionados y Entre las fechas... Días seleccionados: Seleccionaremos esta opción si queremos diseñar nuestros calendarios visualmente mes a mes. Para ello, deberemos elegir de la correspondiente lista desplegable el mes y año al que nos referimos. Después, pulsaremos en el día o días a los que queremos asignarle un tipo de horario o día. Cómo seleccionar los días? Para seleccionar un único día pulsaremos sobre el día correspondiente. Para seleccionar un grupo de celdas contiguas, pulsaremos en el primer día y, manteniendo pulsado el botón del ratón, * arrastraremos la selección hasta el último día. * En ambos casos identificaremos las celdas seleccionadas gracias a que aparecerán de color amarillo. Botón Limpiar: Para borrar una celda pulsaremos este botón. 46

47 Entre las fechas : Esta otra opción es útil para determinar rápidamente el tipo de día u horario de un conjunto de días o meses. Al seleccionar esta opción nos aparecerán dos casillas gracias a las cuales podremos establecer de qué día a qué día vamos a aplicar un tipo de horario o día. Para ello, podremos ayudarnos del botón contiguo a los campos que nos permitirán acceder a un calendario. * Si estamos aplicando un tipo de horario, simplemente deberemos indicar el rango de fechas. * Si estamos aplicando un tipo de día, deberemos marcar el día o día de la semana a los que nos referimos. Por ejemplo, imaginemos que deseamos indicar los sábados y domingos como días no laborables. Qué pasos debemos seguir? a. En la sección Asignar marcaremos la opción Tipo de día. b. De la lista desplegable emergente escogeremos la opción No laborable. c. En la sección Tipo de asignación marcaremos la opción Entre las fechas... d. Automáticamente nos indicará un rango de fechas que abarcará todo el año en curso y, por tanto, no nos interesará modificar. e. De la sección Asignar el tipo de día a marcaremos las casillas Sábado y Domingo. f. Finalmente pulsaremos el botón Asignar. g. Podremos comprobar cómo automáticamente las casillas correspondientes a los sábados y domingos se volverán de color azul, indicando que se trata de días no laborables. 7. Botón Asignar: Finalmente, deberemos pulsar este botón para asignar el tipo de horario o día. Repetiremos los pasos 5, 6 y 7 tantas veces como horarios necesitemos aplicar o tipos de días debamos establecer. 4.2 Significado cromático Para facilitar el uso e interpretación de los calendarios nos ayudaremos de diferentes colores que nos permitirán distinguir a simple vista si un día es, por ejemplo, festivo o no. 47

48 Color blanco: Los días laborables se identificarán en blanco. En las celdas nos aparecerá también el horario laboral asignado a ese día. Color amarillo: Al seleccionar una celda, ésta aparecerá de color amarillo. Las celdas amarillas serán las que se modificarán al aplicar un tipo de horario o día desde la opción Días seleccionados. Color azul: El color azul significa que el día es no laborable. Color rojo: Cuando el día es festivo por la empresa, es decir, es un día festivo en la localidad en la que nos encontramos, aparecerá en color rojo. Color granate: Los festivos escogidos por los empleados serán de color granate. 5. HORARIOS Ya hemos visto que debemos asignar horarios a nuestros calendarios para establecer las diferentes horas por día que nuestros empleados trabajan. Esta opción funciona como un mantenimiento corriente en el que tenemos que introducir todos los posibles horarios que podemos tener: horario partido, turnos, horario de verano, días especiales, circunstancias personales, etc. Podemos buscar y modificar un horario ya existente pulsando en la Lupa de búsqueda. Recuerde que en el subcapítulo dedicado a la Interfaz le explicábamos el funcionamiento de las Lupas de búsqueda. 1. Tipo de horario y Descripción: Para introducir un nuevo horario sólo tenemos que pulsar el botón Nuevo. Después, asignaremos un código y un nombre a nuestro horario. 2. Tipo de jornada: Indicaremos el tipo de jornada del empleado. Jornada normal: Seleccionaremos esta opción si la jornada es normal, es decir, nuestros empleados tienen un horario diurno y deseamos controlar sus retrasos, ausencias y horas extra. Jornada con cambio de día: Seleccionaremos esta opción si realizamos horario nocturno, es decir, empezamos nuestra jornada laboral un día y la finalizamos al día siguiente. 48

49 Horario flexible: Seleccionaremos esta opción si hacemos horario flexible. Al seleccionar esta opción, en los listados de marcajes no se tendrán en cuenta los retrasos, ausencias y horas extra. 3. Horario: El siguiente paso es indicar el periodo de tiempo que comprende el horario. Como consecuencia, necesitamos indicar la Hora de entrada y la Hora de salida, introduciendo, si queremos, un periodo de tiempo por la mañana y otro por la tarde. 4. Margen de entrada/margen de salida: También podemos establecer un tiempo de margen en minutos que no se considerarán retraso (margen de entrada) o ausencia (margen de salida). Explicaremos el funcionamiento de los márgenes a través del siguiente ejemplo: Imaginemos que en nuestro horario, el Horario oficial del Grupo TKN, tenemos dos entradas: a las 9 y a las 15. Además, hemos indicado un margen de entrada de 5 minutos. Supongamos que una empleada, Laura Montalbán, efectúa un marcaje a las 9:07 y otro a las 15:08. Para calcular su retraso, descontaremos los 5 minutos de margen de cada una de las entradas. Por tanto, Laura tendrá un retraso de 2 minutos por la mañana y de 3 minutos por la tarde, es decir, 5 minutos en total. En nuestro horario tenemos establecidas dos horas de salida: a las 14 y a las 18. Además, hemos indicado un margen de salida de 5 minutos. Nuestra empleada Laura Montalbán ha efectuado los marcajes de salida a las 14:10 y a las 17:45. Como el primer marcaje se ha efectuado después de la hora indicada en el horario, no se ha producido ausencia y por tanto no hay que calcular ningún margen. En cambio, la segunda salida se ha producido 15 minutos antes de lo previsto, ocasionando una ausencia de 15 minutos. Sin embargo, al descontar el margen de 5 minutos da como resultado una ausencia de 10 minutos. 49

50 5. Botón Franjas: Después de haber introducido en la opción Tipos de horas todas las franjas horarias posibles, pulsaremos en este botón para asignar a cada franja horaria el tipo de hora correspondiente. Vea la opción Tipos de horas para más información. 5.1 Franjas horarias Esta pantalla permite asignar a cada franja horaria el tipo de hora que le corresponde según el precio al que debe pagarse la hora. La pantalla Franjas horarias consta de una tabla en la cual se desglosan cada una de las horas en las que se divide el día. Mediante la lista desplegable que hayamos bajo la columna Precio deberemos asignar el tipo de hora que corresponde a cada franja del día. Recuerde que para dar de alta un nuevo tipo de hora, deberá dirigirse a la opción Tipos de horas. Una vez asignados los precios correspondientes a las franjas horarias, podremos pulsar el botón Aceptar para almacenar los cambios o el botón Cancelar para salir de la pantalla sin guardar los cambios realizados. 50

51 VARIOS En el área que hemos llamado Varios encontraremos los elementos que nos permitirán introducir los datos específicos de STOY control de presencia como herramienta de control de asistencia. Como característica principal, en este apartado encontraremos el Visor de marcajes, la pantalla a través de la cual podremos visualizar los empleados que se encuentran en las instalaciones de la empresa. Asimismo, hallaremos dos opciones complementarias a través de las cuales podremos proporcionar mayor información sobre nuestro fichaje y una tercera opción en la que introducir el precio al que debe pagarse la hora trabajada. Por último, encontramos una pantalla en la que podremos programar las salidas del BoxStoy que deberán activarse de forma periódica. 1. FORMAS DE CONTACTO La opción Formas de contacto funciona como un mantenimiento de formas de contacto que nuestros empleados podrán seleccionar cuando se ausenten de su lugar de trabajo si el dispositivo que utilizamos no es el BoxStoy. De esta manera, cuando un empleado fiche y marque una incidencia, deberá especificar cómo pueden el resto de empleados ponerse en contacto con él en caso de necesidad. La aplicación le proporciona tres formas de contacto por defecto: No localizable, Móvil y SMS. 51

52 Para crear una nueva forma de contacto, pulsaremos en el botón Nuevo que encontramos en la barra de navegación y proporcionaremos un código y una descripción. Podemos también buscar formas de contacto a partir de la Lupa de búsqueda y modificarlas o eliminarlas. Recuerde que en el subcapítulo dedicado a la Interfaz le explicábamos el funcionamiento de las Lupas de búsqueda. 2. INCIDENCIAS Igual que acabamos de ver, la opción Incidencias es también un mantenimiento común en el que deberemos crear las diferentes incidencias que nuestros empleados podrán seleccionar cuando fichen y que nos aparecerán en los listados de marcajes. Deberemos crear tantas incidencias como necesitemos, proporcionando una descripción de las posibles razones por las que se puede llegar tarde, abandonar la empresa pronto o estar ausente del trabajo. La aplicación le ofrece tres incidencias por defecto: Retraso, Visita médica y Asuntos personales. Para crear una nueva incidencia, pulsaremos en el botón Nuevo que encontramos en la barra de navegación y proporcionaremos un código y una descripción. Podemos también buscar incidencias a partir de la Lupa de búsqueda y modificarlas o eliminarlas. Recuerde que en el subcapítulo dedicado a la Interfaz le explicábamos el funcionamiento de las Lupas de búsqueda. 3. VISOR DE MARCAJES Esta ventana nos permite conocer de sólo un vistazo quién está y quién no está en la empresa en ese mismo momento. El Visor de marcajes podrá también ser utilizado para fichar (por ejemplo en una pantalla táctil) si en vez del BoxStoy utilizamos un sensor biométrico independiente. En el Visor de marcajes se mostrará una fotografía de todos nuestros empleados ubicados por orden de llegada a la empresa: 52

53 MANUAL DE STOY control de presencia Los empleados que estén presentes se distinguirán por una fotografía en color y una esfera de color verde en la esquina superior izquierda. Los empleados que estén ausentes se distinguirán por una fotografía en blanco y negro, y una esfera de color rojo en la esquina superior izquierda. En cualquier momento, obtendremos información detallada acerca de cada empleado pulsando en su fotografía. Aparecerá una nueva ventana indicando su nombre y, si procede, veremos los detalles de su incidencia (por ejemplo, por qué está ausente) así como la forma de ponernos en contacto con él. 53

54 3.1 Cómo fichar a través del BoxStoy El BoxStoy permite gestionar nuestros marcajes únicamente a través de la pantalla del propio dispositivo. El BoxStoy consta de los siguientes elementos: 1. LED: En la parte superior del dispositivo, vemos una luz o LED que nos indicará si se ha identificado al usuario. Color lima: Es el estado normal de la luz. Color rojo: No se ha encontrado la huella. El usuario deberá volver a escanear su huella. Color naranja: Se ha identificado correctamente al usuario. Se mostrará un mensaje de bienvenida en la pantalla. 2. Pantalla: Inmediatamente debajo del LED encontramos la pantalla del BoxStoy, la cual proporciona toda la información necesaria para registrar el fichaje. 3. Sensor: En la parte inferior vemos el sensor en el cual deberemos colocar nuestro dedo para que la huella pueda ser escaneada. 4. Botones: En los laterales encontramos los botones que nos permitirán operar con el BoxStoy. Botón Ok Botón Subir Botón Cancelar Botón Bajar Para registrar la hora de entrada y salida, los empleados simplemente deberán colocar un dedo en el sensor del BoxStoy. Cuando el sistema les identifique, aparecerá un mensaje en la pantalla del BoxStoy dándoles la bienvenida. Deberán pulsar en el botón Cancelar del dispositivo o esperar unos segundos hasta que desaparezca el mensaje de bienvenida para que se registre el marcaje. Si quieren introducir una incidencia, deberán pulsar el botón Ok del dispositivo y seleccionar la incidencia mediante las flechas. Finalmente, deberán volver a pulsar el botón Ok para guardar el marcaje con la incidencia relacionada. 54

55 Recuerde que en la pestaña Mensajes del Mantenimiento de empleados explicábamos que podíamos dejar un mensaje a nuestros empleados para que lo leyeran en el momento del marcaje. En ese caso, cuando se identifique a un usuario, le aparecerá en la pantalla del BoxStoy los mensajes que tenga pendientes de leer. El empleado deberá pulsar el botón Ok del dispositivo para marcar el mensaje como leído. Acto seguido, podrá pulsar el botón Cancelar o esperar unos segundos para que se registre su marcaje. Igualmente, podrá introducir una incidencia pulsando el botón Ok y seleccionando la incidencia mediante las flechas. Finalmente, deberá pulsar el botón Ok una última vez. 3.2 Cómo fichar a través del Visor de marcajes A través del Visor de marcajes también podremos registrar la hora de llegada y salida de los empleados si en vez de utilizar el dispositivo BoxStoy empleamos otro sensor biométrico. Para fichar a través del Visor de marcajes simplemente deberemos colocar la huella que hayamos registrado en el sensor. a. Funcionamiento estándar El funcionamiento estándar del Visor de marcajes es el de proporcionar mayor información que simplemente el registro de la hora de llegada y salida: los empleados pueden decir por qué han llegado tarde o por qué deben abandonar la empresa antes de lo acordado, así como tienen la posibilidad de indicar cómo pueden sus compañeros contactar con ellos mientras estén fuera. Para ello: Cuando el sistema identifique al usuario, aparecerá una nueva ventana en la que distinguimos tres secciones diferentes: Registro de marcaje: Los elementos de esta sección hacen referencia al fichaje. 55

56 * Botón Confirmar marcaje: Debemos pulsar en este botón para fichar. Por ejemplo, simplemente pulsaremos en él cuando lleguemos a tiempo. * Botón Cancelar: Si no deseamos fichar, pulsaremos en este botón. * Fotografía: También visualizamos una fotografía del empleado que va a fichar. Motivos incidencia: Utilizaremos esta sección para describir las razones por las cuales llegamos tarde, dejamos la empresa antes de lo previsto o no nos encontramos en nuestro lugar de trabajo. Podemos añadir nuevas incidencias a la lista a través de la opción Incidencias que encontramos en el área Varios. Si pulsamos en el botón Otros motivos, aparecerá un teclado ofreciéndonos la oportunidad de escribir una razón para este caso concreto. Después de pulsar en la incidencia más apropiada, tenemos dos opciones para continuar: * Podemos establecer una forma de contacto. * Podemos fichar pulsando en el botón Confirmar marcaje. Formas de contacto: Después de pulsar en una Incidencia, podemos establecer cómo queremos que nuestros compañeros se pongan en contacto con nosotros mientras estemos ausentes. Pulsaremos entonces en la forma de contacto correspondiente. Si deseamos añadir nuevas formas de contacto, nos dirigiremos a la opción Formas de contacto que encontramos en el área Varios. Si el sistema no identifica al usuario, un sonido particular y una ventana de color rojo indicará que el usuario no ha sido encontrado, por lo que deberá volver a colocar el dedo en el sensor. b. No introducir incidencias en marcajes Desde la opción Empresa podremos modificar la forma de fichar a través del Visor de marcajes. Si tenemos marcada la opción No introducir incidencias en marcajes, para fichar simplemente deberemos colocar la huella que hayamos registrado en el sensor. Si el sistema identifica correctamente al usuario, un sonido y una ventana de color verde en la esquina inferior derecha con el nombre del usuario, y la fecha y hora nos indicará que el fichaje se ha almacenado con éxito. Si el sistema no identifica al usuario, un sonido particular y una ventana de color rojo indicará que el usuario no ha sido encontrado, por lo que deberá volver a colocar el dedo en el dispositivo. 56

57 c. No mostrar fotografías en pantalla de estado para mantener privacidad En la opción Empresa también podremos configurar que en vez de visualizar las fotografías de nuestros empleados, veamos un reloj que presente la fecha y la hora actuales. El modo de proceder para marcar sigue siendo el mismo que en la pantalla con las fotografías de los usuarios. 4. TAREAS PROGRAMADAS El BoxStoy dispone de tres salidas que permiten conectarle distintos dispositivos eléctricos como pueden ser una alarma, una luz o el mecanismo de apertura de una puerta, de tal forma que al efectuar ciertas acciones en el BoxStoy se activen los dispositivos vinculados. Mediante esta pantalla podremos programar estas tareas para que se ejecuten automáticamente en el día y la hora señalados. Por tanto, podremos programar que se active una salida diariamente, semanalmente o en días alternativos, indicando la hora en la que STOY control de presencia deberá iniciarla, el tiempo de duración de la acción y el dispositivo que ejecutará la tarea. Por ejemplo, podríamos programar que todos los días laborables a las 9 de la mañana sonara un timbre o se encendiera una luz en el dispositivo colocado en la recepción. 57

58 La opción Tareas programadas funciona como un mantenimiento común desde el cual podremos introducir y mantener tantas tareas como acciones deseemos ejecutar de forma automática. 1. Nº Tarea: Para añadir una nueva tarea, pulsaremos en el botón Nuevo que encontramos en la barra de navegación. Automáticamente se creará una nueva ficha con un número identificador de tarea único. En caso de que necesitemos modificar una tarea ya existente, podremos pulsar en la Lupa de búsqueda y localizar la tarea correspondiente a través de su código o de su descripción. 2. Descripción: En este espacio escribiremos un nombre que nos ayude a identificar la tarea programada. 3. Activo: Marcaremos la casilla Activo para indicar que la tarea debe ejecutarse en los días, horarios y condiciones establecidas. Por el contrario, una vez que no deseemos que se ejecute la tarea, podremos desmarcar la casilla para señalar que la tarea programada es obsoleta o debe permanecer inactiva durante un periodo de tiempo. 4. Días: Marcaremos con una cruz los días de la semana en los que debe ejecutarse la tarea que estamos introduciendo. 5. Hora: Escribiremos la hora en la que debe ejecutarse la tarea. 6. Dispositivo: Seleccionaremos mediante la lista desplegable el dispositivo al que están conectados las salidas que deben activarse y que deberá ejecutar la tarea programada. 7. Acción: A través de la lista desplegable indicaremos en qué salida se encuentra el dispositivo que debe activarse: la salida 1, la salida 2, la salida 3, dos de ellas o todas a la vez. 8. Duración: Indicaremos el tiempo en segundos durante el cual la tarea debe permanecer activa. Por ejemplo, si debe sonar un timbre durante 5 segundos, indicaremos 5 segundos; si por el contrario deseamos que permanezca encendida una luz durante 5 minutos, deberemos indicarle 300 segundos. 58

59 9. Última vez que se ejecutó: Este recuadro nos informa acerca de la fecha en la cual se activó la tarea por última vez. 5. TIPOS DE HORAS Desde la opción Tipos de hora podremos diferenciar las franjas horarias o tipos de hora que pueden existir en nuestra empresa según el precio al que deben pagarse. De esta forma, cuando imprimamos el Listado de Marcajes, además de las horas trabajadas del personal de nuestra empresa, el informe nos presentará un resumen del tiempo total trabajado en cada una de las franjas horarias existentes, para que podamos calcular el importe a pagar por las horas efectuadas. Crearemos tantas fichas como tipos de hora existan, proporcionando en cada caso su nombre y precio. Para crear una nueva ficha, pulsaremos en el botón Nuevo que encontramos en la barra de navegación. Podremos también buscar tipos de horas ya existentes a partir de la Lupa de búsqueda y modificarlas o eliminarlas. Recuerde que en el subcapítulo dedicado a la Interfaz le explicábamos el funcionamiento de las Lupas de búsqueda. Una vez introducidos todos los tipos de horas posibles, deberemos dirigirnos a la opción Horarios y pulsar el botón Franjas para asignar a cada franja horaria el tipo de hora correspondiente. 59

60 LISTADOS A través de esta área tenemos la oportunidad de visualizar e imprimir diversos listados que nos ofrecen información sobre asistencia, puntualidad, retrasos y el total de horas trabajadas. Recuerde que en el subcapítulo dedicado a la Interfaz le explicábamos el funcionamiento de las Pantallas de selección de datos y de impresión, comunes a todos los listados. 1. LISTADO DE MARCAJES Esta opción nos brinda la oportunidad de imprimir un listado ordenado por día y usuario que contiene información detallada sobre el tiempo que nuestros empleados deberían haber trabajado y las horas reales efectuadas. El informe tiene las siguientes características: 1. Está ordenado por empleado. 2. Al lado de cada empleado aparecerá su imagen. 3. Los días no laborables, festivos por la empresa o festivos por el empleado se identifican con el mismo color que utilizamos en los calendarios. Es decir: Color azul: El color azul significa que el día es no laborable. Color rojo: Cuando el día es festivo por la empresa, es decir, es un día festivo en la localidad en la que nos encontramos, aparecerá en color rojo. Color granate: Los festivos escogidos por los empleados serán de color granate. 60

61 4. A los empleados con Horario Flexible sólo se les computarán las horas reales. El informe muestra por día de la semana la siguiente información: 1. La hora de cada entrada y salida. En el caso que haya más de 6 marcajes, STOY control de presencia procesará y computará los 8 primeros. 2. Teórico: Tiempo que se debería haber realizado. 3. Real: Tiempo realizado. 4. Retraso: Es todo aquel tiempo que ha transcurrido desde que se debería haber efectuado un marcaje y se efectúa. En los retrasos se descontará el margen de entrada cuando corresponda a una entrada establecida en el horario. 5. Ausencia: Es todo aquel tiempo dentro del horario que no hemos estado en las instalaciones de la empresa. En ausencia descontaremos el retraso real (retraso al que no se le ha descontado el margen de entrada) y restaremos el margen de salida cuando la salida corresponda a una salida establecida en el horario. En caso de que un empleado se olvide de fichar, se contará como Ausencia el tiempo transcurrido entre el marcaje de entrada y el teórico marcaje de salida según el horario. 6. Diferencia: Es el resultado de restar el tiempo teórico y el real. 7. Extra: Es cuando el cómputo de horas realizadas excede las 8 horas o las indicadas en el horario. 8. Incidencias: Si en el momento del marcaje se indicó la incidencia que provocó una ausencia o retraso, ésta se mostrará indicando la hora del marcaje a la que hace referencia. 9. Horario: Nos presentará el nombre del horario asignado a ese día. 10. Finalmente hay un resumen por semana, mes y empleado que ofrece el total de los conceptos anteriormente explicados. 61

62 1.1 Calcular precio/hora Marcaremos esta casilla si queremos que el listado nos desglose, por empleado y día, las franjas horarias trabajadas y su precio unitario. Vea la opción Tipos de horas en caso de duda. En este caso, el listado ofrecerá información adicional acerca de las horas realizadas, presentando el precio unitario que le corresponde a cada franja horaria trabajada. Además, indicará si la hora se ha trabajado parcialmente. Asimismo, obtendremos un resumen diario agrupado por tipo de hora que sumará las horas completas realizadas. 2. LISTADO DE MARCAJES ERRÓNEOS A través de este otro listado obtenemos información sobre los marcajes erróneos, es decir, cuando alguien ha fichado demasiadas veces o en menos ocasiones de lo que debería. El informe lista a todos los empleados que, en el periodo de tiempo seleccionado, tienen alguna inconsistencia en su tiempo de marcaje, por ejemplo, faltan marcajes. El informe tiene las siguientes características: 1. Está ordenado por empleado. 2. Al lado de cada empleado aparecerá su imagen. 3. Los días no laborables, festivos por la empresa o festivos por el empleado se identifican con el mismo color que utilizamos en los calendarios. Es decir: Color azul: El color azul significa que el día es no laborable. 62

63 Color rojo: Cuando el día es festivo por la empresa, es decir, es un día festivo en la localidad en la que nos encontramos, aparecerá en color rojo. Color granate: Los festivos escogidos por los empleados serán de color granate. 4. Los empleados con Horario Flexible no se tienen en cuenta para este listado. 5. En el listado veremos la fecha y una descripción del motivo por el cual el registro es erróneo: tiene más o menos marcajes de los previstos. 3. LISTADO DE PUNTUALIDAD Gracias al Listado de puntualidad, obtendremos información acerca del tiempo total atribuido a retrasos. Obtendremos un informe en el que se mostrará una fotografía de todos nuestros empleados ordenados según el empleado más puntual. Al lado de cada fotografía se mostrará el tiempo total de retraso, el número de días laborables y el número de días realmente trabajados en el periodo de tiempo seleccionado. 63

64 Los empleados con Horario Flexible no se tienen en cuenta para este listado, puesto que al tener horario flexible no se calcula su retraso. 4. LISTADO DE PRESENCIA Este listado nos ofrece una hoja de asistencia en la que podemos visualizar el tiempo total de presencia, es decir, el tiempo que nuestros empleados han estado en su lugar de trabajo. Obtendremos un informe en el que se mostrará una fotografía de todos nuestros empleados ordenados según el empleado que más horas ha realizado. Al lado de cada fotografía se mostrará la siguiente información: Horas teóricas: Total de horas que nuestros empleados deberían haber trabajado. Diferencia: Diferencia entre las horas teóricas y las horas realizadas. Laborables/Trabajados: Finalmente vemos el total de días laborables incluidos en el periodo de tiempo seleccionado y los días realmente trabajados. Los empleados con Horario Flexible no se tienen en cuenta para este listado. 64

65 CONFIGURACIÓN En el área Configuración encontramos las opciones necesarias para configurar los dispositivos mediante los cuales escanearemos nuestra huella así como configurar la aplicación a nuestra medida y según nuestras preferencias. 1. DISPOSITIVOS Mediante esta opción configuraremos el/los dispositivos que tengamos conectados a nuestro servidor para el control de presencia. Dispositivos disponibles: En este recuadro nos aparecerán todos los dispositivos que dispongamos. Para configurarlos, simplemente deberemos seleccionar aquél que nos interese. Descripción: Escribiremos el nombre del dispositivo. 65

66 Registra huellas: Seleccionaremos esta casilla si deseamos utilizar el dispositivo para registrar huellas. Puede darse el caso que queramos utilizar un dispositivo únicamente para fichar y otro para registrar huellas. Tipo BoxStoy: Esta opción sólo estará disponible si el dispositivo seleccionado es el BoxStoy. En ese caso, seleccionaremos con qué fin lo usaremos. Podemos utilizar el BoxStoy tanto para la aplicación STOY control de accesos como para STOY control de presencia. Por tanto, en esta sección seleccionaremos la casilla correspondiente. En nuestro caso, si queremos utilizar el dispositivo para controlar la asistencia de los empleados, seleccionaremos la opción Presencia. Salida, Activo, Tiempo apertura, Alarma: Estas opciones sólo estarán disponibles si estamos configurando STOY control de accesos. Encender luz azul: Esta opción sólo estará disponible si el dispositivo seleccionado es el BoxStoy. Marcaremos la casilla si queremos encender la luz azul exterior del BoxStoy. Grabar: Pulsaremos este botón para guardar la configuración. Salir: Pulsaremos este otro botón para salir de la pantalla. 2. TEST BOXSTOY En primer lugar, accederemos a una pantalla a través de la cual deberemos seleccionar el BoxStoy que deseamos probar. Para saber sobre qué dispositivo vamos a realizar las pruebas, podremos pulsar en el botón Identificar. En ese caso, nos aparecerá un mensaje en la pantalla del BoxStoy. Para acceder a la pantalla de Test, haremos doble clic sobre el dispositivo a probar. Las diferentes pruebas que podemos realizar son: 1. LED: Pulsaremos en cada uno de los botones para comprobar su funcionamiento. Cuando vayamos a utilizar el BoxStoy para fichar, veremos que el LED nos indicará si se ha identificado correctamente o no al usuario. El botón OFF apaga el LED. Vea la sección Cómo fichar a través del BoxStoy en la opción Visor de marcajes para más información. 2. Textos LCD: Pulsaremos en estos botones para comprobar si el cursor se sitúa en la línea indicada. 3. Salidas: Comprobaremos que la conexión se efectúe correctamente en cada una de las salidas. 4. Luz azul: Comprobaremos el funcionamiento de la luz azul que aparecerá en la parte externa del BoxStoy. Una vez comprobado que todo funcione correctamente, podremos pulsar el botón Salir. 66

67 3. EMPRESA A través de esta opción podremos configurar la manera en la que queremos trabajar con STOY control de presencia. Por tanto, será la primera pantalla que deberemos visitar al empezar a trabajar con la aplicación. 1. Aspectos generales: En primer lugar, deberemos especificar algunos aspectos generales. Nombre: En este espacio escribiremos el nombre de nuestra empresa. Contraseña: Si lo deseamos, podremos indicar una contraseña para que únicamente las personas que la conozcan puedan tener acceso a la aplicación STOY control de presencia. De esta forma, si alguien quisiera acceder al programa, debería suministrar la clave de acceso. Procesar eventos para enviar avisos: Marcaremos esta casilla en caso de que deseemos habilitar el envío de avisos por SMS o . Debemos tener en cuenta que si marcamos esta casilla, la aplicación puede funcionar de manera más lenta. Vea la opción Avisos en caso de duda. 2. Acto seguido encontramos una serie de casillas en las que configurar la forma de trabajar con el Visor de marcajes. No mostrar fotos en pantalla de estado: Si no deseamos que aparezca la fotografía de nuestros empleados en el Visor de marcajes, marcaremos esta casilla. En vez de las fotografías de nuestros empleados, nos aparecerá un reloj mostrándonos la fecha y la hora actuales. El modo de proceder para marcar sigue siendo el mismo que en la pantalla con las fotografías de los usuarios. 67

68 No introducir incidencias en marcajes: Si marcamos esta casilla, al fichar a través del Visor de marcajes no tendremos la posibilidad de indicar la incidencia que ha motivado un retraso o ausencia, ni podremos indicar una forma para que el resto de nuestros compañeros se pongan en con nosotros mientras estemos ausentes. Este parámetro sólo se activará si utilizamos un sensor biométrico distinto al BoxStoy. * El sistema automáticamente identificará al usuario y el fichaje se guardará. Un sonido y una ventana de color verde en la esquina inferior derecha con el nombre del usuario, y la fecha y hora nos indicará que el fichaje se ha almacenado con éxito. * Si el sistema no identifica al usuario, un sonido particular y una ventana de color rojo indicará que el usuario no ha sido encontrado, por lo que deberá volver a colocar el dedo en el dispositivo. Ejecutar Visor de marcajes al iniciar STOY: Si seleccionamos esta opción, al abrir STOY control de presencia entraremos directamente al Visor de marcajes. Añadir al cálculo de entradas y salidas los marcajes de accesos: Este parámetro sólo será de utilidad si disponemos de la aplicación STOY control de accesos. 3. Mantenimiento de STOY: Seguidamente podremos especificar diversos parámetros relacionados con el mantenimiento de la aplicación. Hora de mantenimiento: Si lo deseamos, podemos indicar una hora en la que el servicio de STOY deba detenerse. Transcurridos dos minutos, el servicio se reiniciará automáticamente. Esto nos permitirá realizar tareas de mantenimiento. Realizar copia de seguridad: Si marcamos esta casilla, STOY realizará automáticamente una copia de seguridad del programa cuando el servicio de STOY se detenga en la hora especificada en la casilla anterior. Ruta copia: En esta caja de texto podremos indicar la ruta del directorio en el cual se almacenarán las copias de seguridad realizadas. Para indicar una nueva ubicación, deberá pulsar en el botón contiguo a la caja. 4. Captura de huella: Los siguientes campos nos permiten configurar el número de minucias que intervendrán en el proceso de registro y validación de huellas. Las minucias son los rasgos únicos presentes en una huella dactilar que permiten diferenciar una huella de otra. 68

69 Mínimo minucias registro: Podremos indicar cuántas minucias como mínimo se procesarán al registrar la huella dactilar de un empleado. Algunas personas presentan un número bajo de minucias en algunas de sus huellas. Por tanto, en caso de que no se registrara la huella dactilar de un empleado, podrá probar de registrar la huella de otro dedo o bien disminuir el número de minucias necesarias para el registro. Mínimo minucias validación: En este campo podremos indicar el número mínimo de minucias coincidentes que se deberán detectar a fin de identificar a un empleado. A mayor número de minucias, mayor seguridad en la identificación. 5. Dispositivos: Seguidamente podremos configurar la duración de los indicadores del BoxStoy. Vea el apartado Cómo fichar en el BoxStoy en el apartado Visor de marcajes en caso de duda acerca de estos conceptos. Tiempo LED: Indicaremos el tiempo en segundos durante el cual el LED cambiará de color para indicar si se ha identificado correctamente al usuario. Tiempo Menú: Indicaremos el tiempo en segundos durante el cual podremos acceder al menú del BoxStoy para, por ejemplo, seleccionar una incidencia. Durante este tiempo, la pantalla del BoxStoy mostrará un mensaje indicando que para entrar el menú del dispositivo se debe pulsar la tecla Ok. Tiempo Mensajes: Indicaremos el tiempo en segundos durante el cual los empleados podrán leer mensajes en la pantalla del dispositivo. 6. Registro de Ley de Protección de Datos: A continuación hayamos una serie de parámetros que nos permiten configurar los datos referentes al Registro de Protección de Datos. La Agencia de Protección de Datos dispone la obligatoriedad de notificar la existencia de todos los ficheros que contengan información de carácter personal. Dado que los datos introducidos en STOY control de presencia contienen información acerca de la identidad de los empleados, su empresa estaría obligada a notificar la existencia de estos ficheros a la Agencia de Protección de Datos. Por ello, en este apartado le proporcionamos las instrucciones y el formulario de solicitud de registro en la Agencia de Protección de Datos. Si tuviera alguna duda acerca de estos conceptos, consulte la página web de la Agencia de Protección de Datos, 69

70 Instrucciones del formulario de solicitud en la APD: Al pulsar en este botón imprimiremos el documento de la Agencia de Protección de Datos en el cual se ofrecen las instrucciones para notificar la existencia de ficheros de carácter personal. Fichero APD y Nº de inscripción: En estas cajas de texto indicaremos el nombre y el número de inscripción de los ficheros que nos ha facilitado la Agencia de Protección de Datos. Preguntar al crear un empleado nuevo si imprimir la solicitud para la APD: Si marcamos esta casilla, cada vez que demos de alta un nuevo empleado, se imprimirá un documento en el cual se informará a los empleados de que sus datos personales se almacenarán en un fichero automatizado. 7. Comunicaciones: Acto seguido encontramos las opciones que nos permitirán predeterminar los datos necesarios para establecer las comunicaciones entre la central y la delegación. Consulte el capítulo dedicado al Módulo de Comunicaciones para más información. Central: Seleccionaremos a partir de la lista desplegable el centro correspondiente a la central. Host: Escribiremos aquí el nombre o IP del servidor con el que queremos conectar. Login: En este espacio escribiremos el nombre de la cuenta con el que accederemos al servidor. Password: Por último, deberemos proporcionar la contraseña. 8. Configuración Al pulsar este botón accederemos a una ventana desde la cual deberemos configurar los datos necesarios para poder enviar avisos por correo electrónico, suministrando información acerca de la cuenta de usuario de nuestro correo electrónico. En caso de duda, consulte con su proveedor de acceso a Internet. Servidor SMTP: Deberemos introducir la dirección del servidor de correo saliente. Dirección de correo: Escribiremos la dirección de correo electrónico desde la cual enviaremos nuestros mensajes. 70

71 Nombre de la cuenta: Escribiremos la dirección del usuario. Password: Deberemos introducir la contraseña necesaria para acceder a nuestra cuenta de correo electrónico. Mi servidor requiere autenticación: Marcaremos esta casilla si es necesario identificarnos ante nuestro servidor de correo saliente al enviar un mensaje de correo electrónico. Actualmente, la mayoría de los servidores requieren autenticación. 71

72 UTILIDADES Encontramos una última área en la interfaz de STOY control de presencia en la que disponemos de algunas herramientas complementarias que nos ayudarán a mantener el funcionamiento de la aplicación o configurar los avisos que deberán enviarse por SMS o e- mail. Además, encontramos la opción a través de la cual podremos establecer las comunicaciones entre la central y las delegaciones. 1. REORGANIZAR TABLAS Es muy recomendable cuidar el funcionamiento de STOY control de presencia para evitar posibles daños que se pudieran ocasionar en nuestros archivos. En esta área incluimos una herramienta que es útil en caso de que se produzca alguna incidencia al trabajar con STOY control de presencia. En ese caso, puede Reorganizar tablas. Le recomendamos que efectúe una reorganización de forma periódica para asegurar el buen funcionamiento de la aplicación. Sin embargo, efectúe una copia de seguridad antes de pulsar en esta opción. La opción Reorganizar tablas detectará la existencia de incoherencias o archivos dañados. Si el programa le informa de algún mensaje mientras realiza la operación, escriba el mensaje literalmente y envíelo al Departamento de soporte técnico de Soft For You vía , soporte@sfy.com, fax, , o llame al número de teléfono COMUNICACIONES Gracias a esta opción podremos efectuar el envío y recepción de datos de la central a la delegación, y viceversa. 72

73 Con el fin de unificar y facilitar la explicación de los pasos a seguir para efectuar el traspaso de datos entre la central y las delegaciones, explicaremos el funcionamiento de esta pantalla en el capítulo denominado Módulo de Comunicaciones. 3. AVISOS STOY control de presencia puede enviar alertas a través de SMS o cuando se den ciertas situaciones. Por ejemplo, podríamos recibir un mensaje cuando no hubiera ningún empleado en un departamento a una determinada hora. Para que el envío de avisos funcione correctamente, deberemos tener en cuenta los siguientes aspectos: Debe estar activada la casilla Procesar eventos para enviar avisos que encontramos en la opción Empresa. Para habilitar el envío de mensajes por , deberemos proporcionar algunos datos acerca de nuestro servidor y la cuenta a través de la cual se enviarán los mensajes de correo electrónico. Esta información la podremos introducir en la opción Empresa, botón Configuración . Si desea enviar alertas a través de SMS, póngase en contacto con Soft For You para conocer los requisitos mínimos y pasos previos que se deben tomar. Desde la pantalla Avisos podremos crear y mantener todas las situaciones sobre las que deseemos estar informados. 1. Nº Aviso: Código identificador del número de aviso. Para añadir un nuevo aviso, pulsaremos en el botón Nuevo que encontramos en la barra de navegación. Cada vez que creemos un nuevo aviso, el contador avanzará un número. 2. Nombre: Indicaremos el nombre o descripción del aviso. 3. Cuándo: Deberemos seleccionar en qué momento se enviará el mensaje de aviso. Disponemos de las siguientes alternativas: Hora fija: El aviso se puede enviar a una hora concreta. Por ejemplo, STOY control de presencia podría enviar un mensaje a las 9:15 si no hubiera ningún empleado en un determinado departamento. Marcaje realizado: Podemos enviar un mensaje cada vez que se efectúe un marcaje correctamente. 73

74 Marcaje no realizado: Se puede enviar un mensaje cuando se efectúe un marcaje incorrecto, es decir, no se encuentre la huella del empleado o se trate de una huella no registrada. 4. Tipo de envío: Seleccionaremos si enviaremos el aviso por SMS o por Hora: Si hemos indicado que enviaremos un aviso a una hora fija, deberemos escribir en esta caja texto la hora en la que se enviará la alerta. 6. Dispositivo: Por el contrario, si hemos indicado que se debe enviar un aviso al realizar un marcaje o al efectuar un marcaje incorrecto, deberemos seleccionar el dispositivo en el cual se está efectuando el marcaje que provoca el envío de alertas. 7. Condición: Los mensajes se pueden enviar de forma habitual o cuando se cumplan una serie de condiciones. Mediante la lista desplegable deberemos especificar este tipo de condiciones. Sin condición: Si seleccionamos esta opción, los avisos se enviarán diariamente siempre que sea una hora fija, se identifique correctamente a un usuario o el marcaje sea incorrecto. Si no hay nadie: Se enviará un aviso cuando que no haya nadie en las instalaciones de la empresa según el horario correspondiente a cada empleado. Si no hay nadie en un departamento: Se enviará una alerta cuando que no haya nadie en un departamento concreto. Mediante la lista desplegable, seleccionaremos el departamento en cuestión. Si falta alguien que debería estar: Se enviará el mensaje si falta alguien en la empresa que debería estar según el horario que le pertenece. Si falta alguien que debería estar en un departamento: Se enviará un mensaje si falta alguien en un departamento y debería estar según el horario que le pertenece. Mediante la lista desplegable, seleccionaremos el departamento en cuestión. 8. SMS: Si enviamos el mensaje por SMS, escribiremos el número del teléfono al cual le llegarán las alertas Si enviamos el mensaje por , escribiremos la dirección de correo electrónico de la persona receptora del mensaje. 74

75 10. De: En el caso del correo electrónico, escribiremos también el nombre de la persona que envía el mensaje. 11. Mensaje: Por último, deberemos escribir el texto que se enviará en el mensaje. 4. ACERCA DE En esta opción encontramos información general de la aplicación como el nombre del programa, STOY, y el copyright de la empresa que ha creado el producto, Soft For You. Además, vemos el número que representa la versión del programa que poseemos y el número que representa nuestro tipo de STOY, es decir, si es STOY control de presencia, STOY control de accesos o ambos. Es importante conocer estos datos en caso de contactar con el Departamento de soporte técnico. Debemos pulsar el botón Aceptar para salir de la pantalla. 75

76 EL EDITOR DE INFORMES En este subcapítulo explicaremos cómo funciona el Editor de informes para que podamos diseñar y configurar los listados que ofrece STOY control de presencia. Se trata de una herramienta que nos permitirá, conociendo su funcionamiento, incluir datos o fotografías en nuestros informes, diseñar la estructura de los mismos, definir su estilo y apariencia, etc. 1. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO Todo listado de STOY control de presencia consta de tres grandes áreas a las que llamamos Bandas: Encabezado: En el Encabezado del documento constan, por defecto, el título del informe y los datos generales del listado. Detalle: Se refiere al cuerpo del documento. En él aparecerán los datos seleccionados de la tabla o consulta perteneciente a este listado. En el área de Detalle podremos establecer columnas, incluir nuevos campos, etc. Pie de Página: Se refiere al final de la página. En ella se incluyen habitualmente el número de página, los totales, etc. Barra de Menú: Al tratarse de un producto Microsoft, la barra de Menús incluye buena parte de las opciones de Windows, además de otras específicas de Visual FoxPro. Estructura del Listado: A continuación disponemos de la estructura básica de listado. Ésta consta de tres partes a las que denominamos Bandas: Encabezado (1), Detalle (2) y Pie de Página (3). A partir de estas tres grandes áreas del documento, podemos incluir subáreas, columnas, etc. La altura de una banda de informe determina la cantidad de espacio que cada banda de informe utiliza en esa página dentro de los márgenes de la misma. Si deseamos establecer un alto de banda distinto al que se nos proporciona por defecto, podremos arrastrarla pulsando sobre ella con el ratón o hacer doble clic y establecer la altura que determinemos para esa banda en el cuadro de diálogo que se nos activa. 76

77 2. USO DE CONTROLES DE INFORME Una vez hayamos configurado la distribución de los datos en nuestra página podremos proceder a incluir en ella texto, campos o variables que en un principio no aparecen en el formato que se nos proporciona por defecto. La inclusión de campos y datos podremos llevarla a cabo mediante la Barra de herramientas de los controles de informe que encontramos en el Menú Ver. Sus utilidades son las siguientes: 2.1 Botón Seleccionar objetos Este botón nos activa el cursor, el cual nos permitirá ubicar un objeto donde queramos. 2.2 Botón Etiqueta Mediante este botón podremos incluir etiquetas de texto fijo en nuestro informe. Para hacerlo sólo será necesario pulsar sobre el botón, situarnos en el tramo de nuestro informe en el que deseemos colocar texto fijo y escribir lo que queramos. También nos puede ser útil para modificar textos escritos anteriormente. 2.3 Botón Campo Mediante este botón podremos incluir Campos o Expresiones en nuestro informe. Esto nos servirá para incluir datos o cálculos que no vienen por defecto en el informe. El funcionamiento es el siguiente: pulsaremos sobre el botón y nos ubicaremos allí donde deseamos incluir el dato. Automáticamente se generará la pantalla de Expresión de informe. Para generar una expresión, deberemos pulsar en el botón contiguo al campo Expresión y se nos activará el Generador de expresiones que explicaremos más adelante. 2.4 Botón Línea Al pulsar sobre este botón podremos dibujar una línea allí donde situemos el cursor. El procedimiento es muy simple. Una vez pulsado el botón, deberemos situar el cursor en la parte del informe en la que deseamos que aparezca la línea y arrastrarla hasta que tenga el tamaño deseado. 77

78 2.5 Botones Rectángulo y Rectángulo redondeado Estos botones nos permitirán dibujar en nuestro informe rectángulos o poliedros para dar formato de diseño a nuestro informe. Pueden ser útiles para resaltar el título del listado, de las columnas de datos, etc. En función de la banda del informe en la que los ubiquemos, se repetirán tantas veces como los datos que acompañan se repitan. Si hacemos doble clic sobre cualquiera de estos elementos se nos activará la pantalla en la que podemos delimitar la posición del elemento, así como establecer las condiciones de impresión. 2.6 Botón Control de imagen expresión. Al pulsar este botón podremos insertar una imagen en nuestro listado. Puede tratarse de una imagen fija o de un campo capaz de leer distintas imágenes en función de la 3. EL GENERADOR DE EXPRESIONES El Generador de expresiones es una herramienta de ayuda al usuario que le facilita la acción de expresiones, proporcionando listas de opciones, fórmulas y códigos de lenguaje informático que evitan al usuario el tener que conocer lenguajes de programación para crear listados e informes según sus preferencias. Accederemos al Generador de expresiones a través de la pantalla Expresión de informe. 3.1 Qué es una Expresión? Entendemos por expresión aquella fórmula que nos permite establecer nuestras preferencias a la hora de realizar un listado. La expresión (en lenguaje informático) contendrá los códigos y las funciones que nos van a permitir incluir nuevos campos en nuestros documentos. Para crear una expresión disponemos de dos opciones: Escribir directamente en el campo de expresión la fórmula correspondiente (caso de que conozcamos el lenguaje de Visual FoxPro) o utilizar las listas desplegables de funciones que se nos proporcionan en la pantalla de Generación de expresiones para seleccionar aquellos elementos que nos permitan configurar el listado a nuestro gusto. 78

79 Una expresión puede ser tan simple como el nombre de un campo o tan compleja como un cálculo que incluya funciones de Condición (Funciones IF), concatenaciones y conversiones de tipos de datos. La finalidad principal del Generador de expresiones es facilitar la creación de expresiones de forma automática. 3.2 Opciones del Cuadro de Diálogo La pantalla de Generador de expresiones contiene varios elementos: Campo de Expresión: En este primer campo de la pantalla escribiremos la expresión a crear manualmente (en caso de que conozcamos el lenguaje Visual FoxPro) o en el que "pegaremos" las funciones elegidas de las listas desplegables. Botones Laterales: Estos botones laterales nos permiten dar como buena la expresión o cancelarla, comprobar su congruencia, o acceder a opciones avanzadas del Generador de expresiones. Funciones: Las funciones permiten establecer preferencias complejas que incluyan operaciones matemáticas, condiciones, etc. Toda función devuelve un valor, en el sentido de que proporciona un resultado nuevo. Están divididas en cuatro listas desplegables en función del tipo de función que contienen. Para tener una idea más clara del funcionamiento del Generador de expresiones empezaremos la explicación por la parte inferior de la pantalla, siguiendo el orden lógico de la jerarquía de los datos y el proceso de generación de la expresión. 1. Variables: En esta área se presentan las variables de memoria del sistema, matrices y variables de memoria que el usuario ha creado. Ubicaciones donde se guardan variables internas sobre datos que cambian. No es recomendable modificar las variables que se activan por defecto, a menos que conozcamos perfectamente el funcionamiento de este elemento. 2. Funciones: Mediante los cuatro tipos de funciones que se nos proporcionan, podremos crear nuestras expresiones con operaciones de diverso tipo. Cuando se selecciona una 79

80 función de uno de los 4 tipos Visual FoxPro la pega automáticamente en el cuadro de expresión. Cuando se generan expresiones para vistas remotas Visual FoxPro presenta sólo las funciones específicas de los datos de apoyo de destino. Los tipos de funciones son los siguientes: Cadena: Las funciones de cadena se aplican sobre los campos de caracteres. Son útiles para manipular cadenas de expresiones de modo que cumplan las directrices adecuadas a nuestras preferencias. Si deseamos Quitar los espacios en blanco antes y después de las expresiones de caracteres. Quitar espacios en blanco del principio. Quitar espacios en blanco del final. Agregar los caracteres especificados a la izquierda, a la derecha o ambos lados de una cadena, respectivamente. Trabajar con partes de una cadena de caracteres para hacer comparaciones. Utilizar el número de caracteres especificado a partir de la izquierda de una cadena. Utilizar el número de caracteres especificado a partir de la derecha de una cadena. Cambiar mayúsculas a minúsculas o viceversa. Convertir una cadena a mayúsculas iniciales. Hacer que un campo numérico se interprete como una cadena de caracteres. Utilizaremos la función ALLTRIM () LTRIM() RTRIM() PADL(), PADR(), PADC() SUBSTR() LEFT() RIGHT() UPPER(), LOWER PROPER() STR() Matemáticas: En esta lista se presentan las funciones matemáticas disponibles. Éstas operan sobre caracteres numéricos. Por ejemplo la función VAL, transforma el carácter a número. Lógicas: En esta sección se nos presenta la serie de funciones lógicas disponibles. Las funciones lógicas sirven para encadenar expresiones con opciones de condición, de verdadero falso, etc. Por ejemplo < (mayor que), > (menor que) etc. 80

81 Fecha: Finalmente la lista Fecha nos devuelve el valor del campo en concepto de fecha. Por ejemplo la función de fecha CMONTH(ExpD) nos devuelve el dato del mes en letras. La D del paréntesis nos informa de que se trata de un campo del tipo Date, fecha. 81

82 CÓMO EMPEZAR: EJEMPLO PRÁCTICO DE STOY CONTROL DE PRESENCIA Le ofrecemos este capítulo para que conozca los pasos que se deben tomar al empezar a utilizar STOY control de presencia. Para mayor detalle sobre cada una de las opciones incluidas en STOY control de presencia, lea el capítulo anterior titulado Capítulo de referencia. 1. CONFIGURAR LA APLICACIÓN Lo primero que deberemos hacer es dirigirnos al área Configuración, opción Empresa y decidir la forma en la que deseamos trabajar con STOY control de presencia. Allí deberemos escribir el nombre de nuestra empresa y establecer: Si queremos preguntar por las incidencias. Si se enviarán alertas por SMS o . Los datos referentes a la Ley de Protección de Datos y al envío de comunicaciones. Por ejemplo, los gerentes de nuestra empresa ficticia, el Grupo TKN, han decidido que en el momento del marcaje se indicará la incidencia que ha causado un fichaje fuera de horario, en caso de que la hubiera. Además, cuando no haya ningún empleado en un determinado departamento, quieren que se envíe una alerta a través de correo electrónico avisando de esta situación. Por tanto, escribiremos el nombre de nuestra empresa, marcaremos la casilla Procesar eventos para enviar avisos y predeterminaremos los datos de acceso al correo electrónico. 82

83 2. INTRODUCIR LAS INCIDENCIAS Y FORMAS DE CONTACTO Como en la anterior opción llamada Empresa hemos establecido que indicaremos las posibles incidencias que puedan surgir en los fichajes, deberemos darlas de alta en la aplicación para poder seleccionarlas en el momento del marcaje. Podremos crearlas, modificarlas y eliminarlas desde la opción Incidencias que encontramos en el área Varios. Además, en ocasiones un compañero puede necesitar contactar con alguien que haya dejado la empresa momentáneamente, pero no sabe cómo. A través de la opción Formas de contacto que encontramos también en el área Varios crearemos tantas formas de contacto como necesitemos. Así, cuando alguien fiche a través del Visor de marcajes y marque una incidencia, también podrá indicar una forma para ponerse en contacto con él mientras esté ausente. Por ejemplo, podemos añadir nuevas incidencias como Enfermedad o Examen y nuevas formas de contacto como Teléfono de casa o . Cuando un empleado vaya a fichar, podrá visualizar y seleccionar cualquiera de las incidencias y formas de contacto que estén dadas de alta. 83

84 Recuerde que para habilitar estas opciones en el Visor de marcajes, no deberá estar seleccionada la opción No introducir incidencias en marcajes que se encuentra en la opción Empresa del área Configuración. Recuerde también que si utilizamos el BoxStoy únicamente podremos seleccionar las incidencias. En ese caso, cuando el BoxStoy identifique al usuario, el empleado podrá pulsar el botón Ok del dispositivo y seleccionar mediante las flechas la incidencia oportuna. Pulsando en el botón Ok una segunda vez, se guardará el marcaje y la incidencia relacionada. 3. INTRODUCIR EL HORARIO LABORAL El siguiente paso que debemos tomar es establecer el horario laboral de los empleados. Lo haremos desde la opción Horarios que encontramos en el área Mantenimientos. Deberemos tener en cuenta los empleados con jornada completa, aquellos con jornada intensiva y otros horarios como podría ser el de verano. Veamos un ejemplo: La mayoría de nuestros empleados trabajan en jornada completa, es decir, de 9 de la mañana a 6 de la tarde. Tienen una hora para comer: de 2 a 3 de la tarde. Además, gerencia ha decidido otorgarles 5 minutos de margen tanto al entrar como al salir. Cómo introduciremos esta información? Pulsaremos en el botón Nuevo para crear un nuevo horario. Después, escribiremos un código y una descripción para identificar el horario. De la lista desplegable seleccionaremos el tipo de jornada, que en nuestro caso será la Jornada normal, puesto que ninguno de nuestros empleados tienen horarios nocturnos ni flexibles. 84

85 El último paso será introducir las horas laborales. Para ello, introduciremos las 9:00 en Entrada 1, las 14:00 en Salida 1, las 15:00 en Entrada 2 y las 18:00 en Salida 2. Finalmente escribiremos 5 en Margen entrada y Margen salida. Para almacenar la información pulsaremos el botón Guardar. 4. APLICAR LOS HORARIOS A LOS CALENDARIOS Acto seguido debemos crear nuestros calendarios. Cómo lo haremos? Nos dirigiremos a la opción Calendario que encontramos en el área Mantenimientos. Por ejemplo, cuando vayamos a crear el calendario oficial de nuestra empresa, el Grupo TKN, le aplicaremos el horario de mañana y tarde que habíamos establecido en la opción Horarios anteriormente explicada. Para ello, seleccionaremos la opción Horario y, a partir de la lista desplegable, seleccionaremos el horario Horario partido. Acto seguido escogeremos la opción Entre las fechas... y escribiremos el rango de fechas correspondiente. Por último, pulsaremos el botón Asignar. 85

86 5. DIVIDIR NUESTRA EMPRESA EN DEPARTAMENTOS Lo siguiente que debemos hacer es crear la ficha de los departamentos en los que se divide nuestra empresa introduciendo en cada caso el centro al que pertenecen. Crearemos los departamentos desde el área Mantenimientos, opción Departamentos. 6. DAR DE ALTA A LOS EMPLEADOS Acto seguido crearemos nuestros empleados. Qué pasos se deben tomar? En primer lugar, nos dirigiremos a la opción Empleados que encontramos en el área Mantenimientos. 1. Datos personales: Crearemos sus fichas introduciendo sus nombres y números de teléfono. De la lista desplegable llamada Departamento seleccionaremos el departamento al que pertenecen y, automáticamente, se introducirá también el centro. Entonces nos dirigiremos a la pestaña Adicionales, escribiremos las fechas en las que empieza su contrato y guardaremos su fotografía para mostrarla en el Visor de marcajes. Podremos localizar la fotografía dentro de nuestro PC o la podremos tomar en ese mismo momento si disponemos de una cámara digital. 2. Registro de huella: Acto seguido llamaremos a nuestros empleados para registrar su huella dactilar. Deberemos decidir cuántas huellas queremos registrar. Por ejemplo, podremos registrar los dedos índice de la mano derecha e izquierda. 3. Observe que todavía no hemos seleccionado el calendario en el cual se establece el horario laboral del empleado. Tenemos dos alternativas: En la pestaña Ficha del Mantenimiento de empleados podremos seleccionar a partir de la lista desplegable Calendario el calendario en el que se establece el horario laboral del empleado. Podremos dirigirnos a la opción Departamentos, pestaña Empleados y aplicar automáticamente un calendario a todos los empleados que pertenezcan a ese mismo departamento. Seleccionaremos un calendario ficha a ficha cuando no todos los empleados compartan el mismo calendario. Iremos a la opción Departamentos, pestaña Empleados y 86

87 aplicaremos un calendario a todo el departamento si todos los empleados cumplen el mismo horario. Por ejemplo, asignaremos el Calendario oficial del Grupo TKN al departamento de Producción. En la pestaña Empleados del Mantenimiento de departamentos, seleccionaremos el calendario que estamos buscando y pulsaremos el botón Asignar. Después, pulsaremos el botón Guardar. Si consultamos la ficha de nuestra empleada Laura Montalbán veremos que se le ha asignado el calendario correspondiente. 7. CREAR CALENDARIOS PERSONALIZADOS Puede ocurrir que aunque algunos empleados compartan el mismo calendario, tengan un horario especial para algún día concreto: no trabajen los miércoles, empiecen una hora más tarde los jueves, tengan vacaciones, etc. En esos casos, necesitaremos crear un calendario personal. Para ello, pulsaremos en el botón Personalizar que encontramos en el Mantenimiento de empleados y determinaremos las circunstancias personales de cada empleado. 87

88 Por ejemplo, imaginemos que la empleada Laura Montalbán no trabaja los lunes. Por tanto, crearemos un calendario personal basándonos en el calendario aplicado a su departamento, es decir, el Calendario oficial del Grupo TKN. 1. Seleccionaremos la opción Tipo de día. 2. De la lista desplegable emergente seleccionaremos la opción No laborable. 3. Después seleccionaremos la opción Entre las fechas Marcaremos la casilla llamada Lunes 5. Pulsaremos el botón Asignar. 8. UTILIZAR STOY CONTROL DE PRESENCIA Hemos alcanzado nuestro objetivo: hemos introducido los empleados, hemos registrado sus huellas, hemos establecido sus calendarios, etc. Por tanto, a partir de ahora ya podemos empezar a trabajar con STOY control de presencia como mecanismo para registrar la hora de llegada y salida a la empresa. Cuando los usuarios vayan a fichar, simplemente deberán colocar uno de sus dedos índices (las huellas que habíamos registrado) en el dispositivo configurado. 88

89 Regularmente, podremos imprimir informes desde el área Listados para obtener toda la información que necesitemos sobre asistencias, puntualidad, retrasos y el total del tiempo trabajado. Si lo necesitamos, podremos añadir, eliminar o modificar tantos empleados, departamentos, incidencias y formas de contacto como deseemos siguiendo los pasos que hemos explicado a lo largo de este manual. 89

90 MÓDULO DE COMUNICACIONES En este capítulo explicaremos el funcionamiento del Módulo de Comunicaciones de STOY control de presencia, muy útil para aquellas empresas que se dividen en varias delegaciones repartidas por diferentes localidades. Una de las particularidades del Módulo de Comunicaciones de STOY control de presencia es que permite unificar los datos en único centro de trabajo: la central. De este modo, la central será la encargada de proporcionar a cada delegación la base de datos de empleados, departamentos, calendarios, etc. con la que deberá trabajar. A cambio, las delegaciones traspasarán a la central los marcajes que se efectúen en su centro de trabajo. Para que podamos comprender mejor el funcionamiento del Módulo de Comunicaciones de STOY control de presencia, estructuraremos la explicación de la siguiente forma: 1. En primer lugar, explicaremos los requisitos mínimos para el funcionamiento de las comunicaciones. 2. En segundo lugar, detallaremos algunos aspectos que deberá tener en cuenta tanto la central como la delegación antes de instalar el programa. 3. Seguidamente, especificaremos los datos que se traspasarán en cada caso. 4. Acto seguido, explicaremos cómo funciona el traspaso de datos internamente. 5. A continuación, haremos un resumen de los pasos que deberá seguir tanto la central como la delegación para que funcione correctamente el Módulo de Comunicaciones. 6. Posteriormente, definiremos uno a uno los pasos que deberá seguir la central para efectuar el traspaso de datos. 7. Finalmente, definiremos uno a uno los pasos que deberá seguir la delegación. Veamos en qué consiste el Módulo. 1. REQUISITOS MÍNIMOS Para poder establecer la comunicación entre la central y las delegaciones, deberemos disponer de: 1. Conexión a Internet. 2. Una cuenta de FTP (Protocolo de Transferencia de Archivos) que utilizaremos para efectuar el envío y recepción de información. Su proveedor de Internet le facilitará los datos necesarios. 90

91 2. ASPECTOS A TENER EN CUENTA Antes de explicar el funcionamiento del Módulo propiamente dicho y los pasos a seguir, deberemos tener en cuenta los siguientes factores: 1. Cuando introduzcamos el CD ROM para efectuar la instalación de STOY control de presencia, la central deberá realizar la instalación que lleva por título Instalar STOY mientras que la delegación deberá pulsar sobre Instalar STOY Delegación. 2. La primera vez que la delegación ejecute STOY control de presencia, el programa le pedirá que introduzca una contraseña para activarlo. Esta contraseña se la deberá proporcionar la central. 3. La central será la encargada de proporcionar a la delegación la base de datos de empleados y calendarios. 4. La delegación únicamente podrá registrar las huellas de los usuarios y generar marcajes. 5. Para que las delegaciones puedan registrar las huellas de los empleados, la central deberá proporcionar una contraseña a cada empleado. 3. DATOS QUE SE TRASPASAN 1. Si somos la Central, enviaremos a las delegaciones todos los datos correspondientes a Empresa, Centros, Departamentos, Empleados, Incidencias, Formas de contacto, Mensajes, Calendarios y Horarios. 2. Si somos la Delegación, enviaremos a la central los datos correspondientes a Marcajes y Huellas registradas. 4. CÓMO FUNCIONA EL TRASPASO DE DATOS El traspaso de datos de la central a la delegación se efectúa a través de un servidor FTP que funciona como puente entre ambos centros. Su funcionamiento es el siguiente: 1. En primer lugar se envían los datos. Acto seguido se recibe la información. Es decir, si somos la central, al establecer la conexión con el servidor se enviarán en primer lugar los empleados, departamentos, calendarios, horarios, etc. para después recibir los marcajes efectuados en la delegación y las huellas que se hayan registrado. Igualmente, si somos la delegación, enviaremos en primer lugar los fichajes y acto seguido recibiremos la información de la central. 91

92 2. Los datos a traspasar se comprimirán en un archivo zip que se enviará al servidor. Al recibir los datos del servidor, automáticamente se descomprimirá dicho archivo. La central efectuará tantos envíos, es decir, generará tantos archivos zip como delegaciones tenga. Las delegaciones únicamente se bajarán el archivo correspondiente a su delegación. Asimismo, la central recibirá los archivos de cada delegación y descomprimirá los datos en el STOY control de presencia de la central. 5. RESUMEN DE LOS PASOS A SEGUIR A continuación le ofrecemos un resumen de los pasos que se deben seguir para el correcto funcionamiento del Módulo de Comunicaciones. En los dos puntos siguientes, detallaremos cómo se debe efectuar cada paso: primero, explicaremos los pasos que debe seguir la central y, después, los pasos que debe seguir la delegación. CENTRAL Instalación de STOY Preparación de la base de datos de centros, departamentos, empleados, calendarios, etc. Selección del centro que actuará como central Generación de la contraseña que activará el STOY control de presencia de las delegaciones Generación de la contraseña que permitirá registrar la huella dactilar de los empleados Envío de la base de datos a las delegaciones DELEGACIÓN Instalación de STOY Delegación Introducción de la contraseña proporcionada por la central para la activación de STOY control de presencia Recepción de la base de datos de la central Registro de las huellas de los empleados. Para ello, deberemos proporcionar la contraseña de cada empleado que nos ha facilitado la central Utilización normal de STOY control de presencia como aplicación para controlar la asistencia de los empleados Envío de los fichajes realizados y las huellas registradas a la central 6. PASOS A SEGUIR EN LA CENTRAL 1. En primer lugar, la central deberá crear desde el Mantenimiento de Calendarios y el Mantenimiento de Horarios todos los horarios y calendarios que necesitarán las delegaciones. 92

93 2. Acto seguido, la central deberá definir sus centros de trabajo, es decir, deberá dar de alta todas las delegaciones, incluida ella misma. Este paso lo realizaremos desde el Mantenimiento de Centros. En todos aquellos centros que sean delegación, aparecerá en el Mantenimiento de Centros un botón que nos permitirá generar la contraseña necesaria para activar las delegaciones. Guarde esta clave y facilítesela a la delegación cuando lo requiera. 3. A continuación, la central deberá dirigirse a la opción Empresa. Allí dispondrá de una serie de campos en los que deberá proporcionar información acerca de su servidor. Así predeterminará los datos necesarios para establecer las comunicaciones. Su proveedor de Internet le facilitará los datos necesarios: Central: Deberá seleccionar a partir de la lista desplegable el nombre del centro que actúa como central. Host: Deberá escribir aquí el nombre o IP del servidor con el que quiere conectar. Login: En este espacio escribirá el nombre de la cuenta con la que accederá al servidor. Password: Por último, deberá proporcionar la contraseña. 4. Seguidamente, la central deberá crear los departamentos en los cuales se divide la empresa, debiendo asignar a cada departamento el centro que le corresponde. Este paso se deberá efectuar desde el Mantenimiento de Departamentos. Si un mismo departamento estuviera en más de un centro, deberíamos darlo de alta dos veces. Por ejemplo, si tanto en la delegación de Barcelona como en la de Madrid existe el departamento de programación, deberemos crear dos departamentos de programación. 5. Posteriormente, la central deberá dar de alta los empleados desde el Mantenimiento de Empleados. En el Mantenimiento de Empleados dispondrá del icono de la llave que le permitirá generar la contraseña necesaria para registrar la huella de cada empleado en la delegación. Guarde esta clave y facilítesela a la delegación o al empleado cuando lo requiera. Debemos tener en cuenta que cada vez que pulsemos sobre este botón se generará una clave distinta. La única clave válida que nos permitirá registrar las huellas será la última generada. 93

94 6. Finalmente, la central deberá acceder a la opción Comunicaciones y proceder con el envío de datos. Accederá a una pantalla en la cual deberá: En primer lugar, proporcionar una serie de datos acerca de su servidor. Estos datos vendrán predeterminados por lo que haya configurado en la opción Empresa. Host: Deberá escribir el nombre o IP del servidor con el que quiere conectar. Login: En este espacio escribirá el nombre de la cuenta con la que accederá al servidor. Password: Por último, deberá proporcionar la contraseña. Acto seguido, la central deberá indicar el tipo de datos que enviará: Centros a enviar: Podrá indicar si quiere enviar la información a todos los centros o sólo a uno concreto. Comprobar datos a enviar: Deberá pulsar en este botón para que el programa automáticamente asigne los datos que se deben enviar. STOY control de presencia mirará internamente e informará acerca de todos aquellos datos que son nuevos o que han sufrido alguna modificación. STOY control de presencia marcará con una cruz todos aquellos elementos que va a enviar en la tabla que lleva por título Datos a enviar. Reenviar todo: Podrá marcar esta casilla para volver a enviar todos los datos. Para proceder con el envío de datos pulsaremos el botón Aceptar. 94

95 Para salir de la pantalla pulsaremos el botón Salir. 7. PASOS A SEGUIR EN LA DELEGACIÓN 1. Después de instalarse el programa y para activar STOY control de presencia por primera vez, la delegación deberá proporcionar la contraseña que le facilitó la central. 2. Acto seguido, la delegación deberá acceder a la opción Comunicaciones para recibir la base de datos de la central. Accederá a una pantalla en la cual deberá proporcionar una serie de datos acerca de su servidor. Host: Deberá escribir el nombre o IP del servidor con el que quiere conectar. Login: En este espacio escribirá el nombre de la cuenta con la que accederá al servidor. Password: Por último, deberá proporcionar la contraseña. Para recibir los datos pulsaremos el botón Aceptar. Para salir de la pantalla pulsaremos el botón Salir. 3. La delegación recibirá todos los datos correspondientes a empleados, departamentos, calendarios, etc. Una vez recibidos estos datos, deberá registrar las huellas de los empleados recibidos. Para ello, al pulsar sobre el botón Registrar huella deberá proporcionar la contraseña que le facilitó la central para cada empleado. 4. Una vez realizados estos pasos, los usuarios de la delegación ya podrán fichar y utilizar STOY control de presencia como normalmente lo haríamos para controlar la asistencia de los empleados. 5. La delegación podrá enviar los marcajes a la central desde la opción Comunicaciones. Para enviar los datos, deberemos volver a introducir los datos correspondientes al Host, 95

96 Login y Password. Si introducimos estos datos desde la opción Empresa, podremos predeterminarlos para no tener que introducirlos cada vez. Enviar marcajes entre fechas y todas las huellas: Seleccionaremos el periodo de tiempo en el cual se encuentran los movimientos efectuados (marcajes y registro de huellas) que debemos enviar. Por ejemplo, para enviar los marcajes efectuados en la última semana de febrero, seleccionaríamos del 21 al 28 de febrero. Comprobar: Deberá pulsar en este botón para que el programa automáticamente asigne los datos que se deben enviar. STOY control de presencia mirará internamente e informará acerca de todos aquellos datos que son nuevos o que han sufrido alguna modificación. STOY control de presencia marcará con una cruz todos aquellos elementos que va a enviar en la tabla que lleva por título Datos a enviar. Para proceder con el envío de datos pulsaremos el botón Aceptar. Para salir de la pantalla pulsaremos el botón Salir. 96

97 MÓDULO DE VELOCIDAD Acto seguido le explicamos las características del Módulo de Velocidad de STOY. El Módulo de Velocidad es un dispositivo USB que, conectado a su PC o servidor, le va a permitir reducir de forma notable el tiempo de búsqueda e identificación de la huella de un empleado. Por ejemplo, si dispone de 35 empleados y ha registrado dos huellas por empleado, el tiempo de búsqueda de una huella sería de aproximadamente 7 segundos. En cambio, gracias el Módulo de Velocidad este tiempo se reducirá a sólo 1 segundo. Las características que presenta el Módulo de Velocidad son las siguientes: 1. Para activar el Módulo de Velocidad de STOY, deberá instalar el software de STOY control de presencia y reiniciar el PC. Acto seguido, simplemente deberá conectar el dispositivo del Módulo de Velocidad al puerto USB del PC. 2. Cuando vaya a registrar una huella dactilar, observará que sólo hará falta que la huella sea leída una vez. Gracias al Módulo de Velocidad, el proceso de registro de huella dactilar se efectúa en un único paso en vez de en cuatro como ocurría en Modo normal. 3. Siempre que el dispositivo esté conectado al puerto USB del PC, la búsqueda e identificación de los empleados será mucho más rápida. ATENCIÓN Las huellas registradas en Modo normal no son compatibles con las huellas registradas con el Módulo de Velocidad. En caso de que vaya a utilizar el Módulo de Velocidad y hubiera registrado alguna huella previamente en Modo normal, deberá volver a registrarla. Póngase en contacto con Soft For You en caso de duda. 97