MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE ACCESOS EXTEMPORANEOS VERSIÒN DEL DOCUMENTO 1.0 PRESENTADO A UNIVERSIDAD DE COLOMBIA SEDE MEDELLÌN

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Xavier Carrizo Martínez
hace 6 años
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1 MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE ACCESOS EXTEMPORANEOS VERSIÒN DEL DOCUMENTO 1.0 PRESENTADO A UNIVERSIDAD DE COLOMBIA SEDE MEDELLÌN

2 CONTENIDO 1 Introducción Registrar Solicitud Guardar Registro Revisar solicitud Ver solicitud rechazada como un docente Portería Registrar entrada o salida... 21

3 1 Introducción El presente manual es una guía rápida para el uso de la aplicación Control de accesos, aplicación a través del cual los docente o personal administrativo de planta puede notificar al personal de vigilancia, y a la Sección de Servicios Generales sobre el ingreso de personas externas o de la comunidad universitaria que requieren ingresar a las instalaciones, y que estarán bajo su responsabilidad, en días y/u horarios especiales, de acuerdo a las políticas de ingreso establecidas por la Universidad.

4 2 Registrar Solicitud A continuación se explicará la manera en que un usuario con perfil docente, puede solicitar y registrar un permiso de Acceso extemporáneo para ingresar a las instalaciones de cualquier campus de la Universidad Nacional, sede Medellín. Para registrar una solicitud de Acceso extemporáneo, realizar el siguiente proceso. 1. Ingresar a la aplicación un usuario con perfil docente, hacer clic en la opción Control de acceso(registrar Solicitud) 2. El sistema mostrara el siguiente mensaje de confirmación, donde se debe hacer clic en Iniciar Caso

5 3. El sistema mostrara la siguiente pantalla

6 4. Se ingresa la información solicitada (marcada por *) y luego hacer clic en la opción Siguiente Paso 5. Hecho lo anterior, el sistema mostrara la siguiente pantalla, donde se debe hacer clic en la opción Siguiente paso NOTA: El usuario tiene la posibilidad de guardar la solicitud, para ver cómo se genera el archivo, ver la sección Guardar Registro

7 6. A continuación se mostrara la siguiente pantalla, donde se debe hacer clic en Continuar 7. A continuación sistema mostrara la bandeja de entrada

9 2.1 Guardar Registro Para usar la opción de Imprimir Permiso, se debe realizar el siguiente proceso 1. Ingresar a la aplicación, hacer clic en la opción Control de acceso(registrar Solicitud) 2. El sistema mostrara el siguiente mensaje de confirmación, donde se debe hacer clic en Iniciar Caso

10 3. El sistema mostrara la siguiente pantalla 4. Se ingresa la información solicitada (marcada por *) y luego hacer clic en la opción Siguiente Paso

11 DETALLES A TENER EN CUENTA: Los campos de Días y Frecuencia, son usados para plasmar la periodicidad en la cual una persona podrá ingresar a la universidad

12 Los campos de fecha y hora fin, se usaran para plasmar en los días seleccionados, cuales horas y entre cuales meses tendrá permiso la(s) persona(s) seleccionada(s), para acceder a la universidad La sección de personas, se usa para registrar cual(es) es (son) la (las) persona(as) que tendrán permiso para acceder a la universidad 5. Luego de lo anterior, el sistema mostrara la siguiente pantalla, donde se debe hacer clic en la opción Guardar registro 6. El sistema se descarga el archivo de permiso, el cual se visualiza de la siguiente pantalla

14 3 Revisar solicitud Para realizar el proceso de revisión solicitud, se debe realizar el siguiente proceso. 1. Ingresar a la aplicación como revisor, donde el sistema mostrara los permisos pendientes en la bandeja de entrada 2. Para revisar la revisión de una solicitud, hacer clic sobre la solicitud

15 3. El sistema mostrara la siguiente pantalla, donde se deben seleccionar la respuesta e ingresar la observación de la respuesta

16 4. Hacer clic en la opción Siguiente paso

17 5. El sistema mostrara la siguiente pantalla, donde se debe hacer clic en la opción Continuar

18 6. Hecho lo anterior, el sistema muestra la bandeja de entrada 7. Al haberse enviado la solicitud, como aprobada o rechazada, el sistema envía un correo como se muestra a continuación NOTA: Si la solicitud es rechazada, la solicitud será devuelta al docente, donde el docente deberá corregir la información y hacer el resto del proceso como se hace en registrar solicitud.

19 3.1 Ver solicitud rechazada como un docente Una vez rechazada la solicitud por medio del usuario con perfil Revisor, el sistema enviara un correo, que se visualizara de la siguiente forma: Para re enviar la solicitud a una nueva revisión, se debe ingresar a la aplicación con un usuario con perfil docente, donde se debe seleccionar la solicitud que ha sido rechazada Hecho lo anterior, el sistema mostrará la siguiente pantalla, donde se deben hacer los cambios adjuntados por el usuario con perfil revisor, en el campo Descripción rechazo y hacer clic en la opción siguiente pasó.

20 Ahora se mostrara la siguiente pantalla, en donde se debe hacer clic en Siguiente Paso

21 Hecho esto, el sistema mostrara la pantalla de asignación de tarea, donde se debe hacer clic en Continuar 4 Portería 4.1 Registrar entrada o salida Para registrar la entrada o salida de una persona con permiso de ingreso extemporáneo, se debe realizar el siguiente proceso 1. Ingresar con el usuario asignado, el sistema muestra la siguiente pantalla

22 2. Seleccionar el tipo de documento y la identificación. 3. Hacer clic en la opción buscar

A continuación se mostrara cuando el permiso esta aceptado por los directivos de la universidad A continuación se

23 4. Hecho lo anterior, el sistema mostrara la siguiente pantalla, donde se puede ingresar una salida o una entrada al momento de hacer clic en el icono entrada o el icono salida, respectivamente. A continuación se mostrara cuando el permiso esta aceptado por los directivos de la universidad A continuación se mostrara cuando el permiso aun no es aceptado por los directivos de la universidad, si no es aceptado el permiso, los botones de entrada y salida no serán habilitados

24 Si el permiso no es aceptado aun por los administrativos de la universidad, la persona no deberá realizar el ingreso para las actividades programadas

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