CREACIÓN O MIGRACIÓN DEL CORREO POP A IMAP PARA OUTLOOK 2003

Transcripción

1 CREACIÓN O MIGRACIÓN DEL CORREO POP A IMAP PARA OUTLOOK 2003 Creación y configuración de la cuenta IMAP... 2 Hacer copia de seguridad del correo... 6 Eliminación de la antigua cuenta de correo... 7 Migración de carpetas de POP a IMAP... 8 Compactación de carpetas Purgar los mensajes Mostrar u ocultar carpetas Reglas de mensajes Como consultar la cuota disponible

2 Creación y configuración de la cuenta IMAP Debe ejecutar el cliente de correo Outlook Seleccione Herramientas Cuentas de correo electrónico 2

3 Seleccione la opción Agregar una nueva cuenta de correo electrónico. Seleccione como tipo de servidor IMAP. Rellene la siguiente ventana cambiando usuario por su nombre de usuario personal (su dirección de correo electrónico La configuración de los servidores es: Servidor de correo entrante (IMAP): imap.ual.es Servidor de correo saliente (SMTP): smtp.ual.es 3

4 Después seleccione la opción Más configuraciones. En la pestaña General indique un nombre descriptivo para la cuenta. En la pestaña Servidor de salida seleccione Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación, seleccione también Iniciar sesión utilizando y como nombre de usuario escriba su nombre de usuario personal 4

5 En la pestaña Avanzadas seleccione la opción Este servidor precisa una conexión cifrada (SSL) del servidor de entrada (IMAP) y pulse sobre Aceptar. Con esto ya tiene creada su cuenta IMAP. 5

6 Hacer copia de seguridad del correo Como se va a eliminar la antigua cuenta POP, es altamente recomendable hacer una copia de seguridad del correo (si es que tenía una cuenta POP ya creada) para evitarnos algún problema de pérdida de datos o mensajes. En Outlook 2003 vaya a Herramientas Opciones, en la pestaña Configuración de correo seleccione Archivos de datos. Seleccione los archivos de datos de su cuenta POP y pulse Configuración. 6

7 En la casilla Nombre de archivo se muestra un archivo con extensión pst. Es ese archivo del que debe hacer una copia de seguridad. Eliminación de la antigua cuenta de correo En Outlook 2003 seleccione Herramientas Cuentas de correo electrónico, seleccione Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes. En la nueva ventana seleccione su antigua cuenta POP y pulse sobre Quitar. 7

8 Migración de carpetas de POP a IMAP Algunas de las ventajas que nos proporciona el sistema de correo IMAP frente a POP son: Los correos se encuentren permanentemente en el servidor y la visualización de los mensajes se haga en el cliente local. Nos permite bajar los correos localmente, si es necesario, para cuando no se dispone de conexión a Internet. Podemos mantener información de estado en el servidor. Por ejemplo, nos permite saber si el correo fue leído, borrado, respondido, etc. Podemos realizar búsquedas en los mensajes sin tener que descargar los mensajes al cliente local. Las búsquedas las hace el propio servidor. Después de haber configurado su correo durante el proceso de migración deberá tener al menos dos cuentas, la recién creada (cuenta IMAP) y la cuenta de Carpetas Personales. Las carpetas y mensajes que hay en Carpetas Personales se encuentran localmente, es decir, en su PC. Solo las podrá consultar si está trabajando en su PC. La información que se encuentra en su cuenta IMAP (usuario@ual.es) se encuentra en el servidor, es decir, puede acceder a ella desde ordenador conectado a Internet configurando su cliente de correo con los datos de su cuenta IMAP, o bien accediendo desde el Webmail de la UAL ( 8

9 Tomando en consideración lo anterior, deberá considerar qué información quiere que esté en el servidor y qué información quiere que esté en su PC (en local): Si quiere que una carpeta se encuentre en el servidor debe pinchar sobre ella y arrastrarla hasta su cuenta IMAP. En el ejemplo de la imagen arrastramos la carpeta antivirus a la cuenta IMAP. De este modo, podrá consultar los correos almacenados en esa carpeta desde cualquier equipo en Internet ya que a partir de ese momento la información de la misma se encontrará en el servidor. Si lo que quiere es mover al servidor simplemente un mensaje o varios, selecciónelos, pulse con el botón derecho del ratón sobre ellos y muévalos al destino deseado, o simplemente arrástrelos. NOTA: las Carpetas de Sistema de nuestra cuenta POP (Bandeja de Entrada, Elementos Enviados, Elementos Eliminados, Borrador, etc.) no pueden ser migradas como carpetas en si mismas, sino que han de ser migradas trasladando los mensajes que nos interesen de cada una de ellas a las nuevas carpetas del sistema equivalentes en la cuenta IMAP. 9

10 Compactación de carpetas Para que el correo ocupe menos espacio en disco debe compactar las carpetas. Para ello debe ir a Archivo Administración de archivos de datos, seleccionar la cuenta IMAP y pinchar en Configuración. Después puede compactar pulsando en Compactar ahora. 10

11 Purgar los mensajes Cuando borramos mensajes en Outlook 2003, esos mensajes se nos mostrarán en Webmail como tachados. Para que no se muestren así en Webmail y aparezcan ya borrados debe eliminarlos físicamente (que no aparezcan como tachados). Para ello seleccione Edición Purgar mensajes eliminados para cada carpeta que le interese. Mostrar u ocultar carpetas Qué es esta opción de Outlook? Es poder recibir correo en esa carpeta. En las carpetas que no sean visibles no le llegará correo (aunque la información que haya desplazado o migrado en esas carpetas seguirá almacenada en el servidor). Por ejemplo, en el PC de su despacho puede tener Outlook 2003 con una configuración para que le lleguen los mensajes a unas determinadas carpetas (configurado mediante reglas de filtrado), por ejemplo en la carpeta Trabajo que lleguen los mensajes cuyo remitente En casa puede tener otro cliente Outlook 2003 pero no tener visible esa carpeta para que en casa no lleguen ese tipo de correos. 11

12 En Outlook 2003 seleccione la cuenta IMAP con el botón derecho del ratón y seleccione Carpetas IMAP. En esa ventana podrá seleccionar las carpetas en las que desea recibir correo y en las que no. Reglas de mensajes Outlook 2003 nos permite crear filtros o reglas de mensajes que hacen que su correo entrante se guarde en una carpeta u otra según un criterio (según el Asunto, el remitente, etc.). Si ya tenía reglas definidas es posible que estas no le funcionen bien y tenga que modificarlas (dependerá de la ubicación de las carpetas) si las carpetas afectadas por estas reglas están en Carpetas Personales o en la cuenta IMAP. 12

13 Para crear filtros o reglas de mensajes nuevos debe ir a Herramientas Reglas y alertas. En la siguiente ventana puede crear nuevas reglas, filtrando por fecha, asunto, tamaño, remitente, estado, destinatario, etc. y mover esos mensajes a distintas carpetas en función de las reglas definidas. Estos filtros solo van a funcionar en local (en el PC en el que los tenga definidos), no en otro PC con otro cliente de correo IMAP, ya que los filtros así creados están asociados al cliente específico que esté utilizando, no al servidor de correo. Para que los filtros funcionen desde cualquier cliente en Internet deberá crearlos a nivel de servidor, es decir, deberá crearlos en Webmail. Si los crea en Webmail, cualquier cliente de correo IMAP ejecutará esos filtros sin necesidad de crearlos otra vez en el cliente de correo Outlook

14 Como consultar la cuota disponible Una de las ventajas del sistema de correo IMAP es que los mensajes se almacenan en el servidor. Para ello el usuario dispone de una cuota personal de 1 Gigabyte. Esta cuota, evidentemente, se irá reduciendo en función del espacio utilizado por cada usuario. Para poder llevar un control del espacio que estamos utilizando y el que nos queda aun disponible es necesario controlar donde podemos observar la cuota disponible en cada momento. Sobre la cuenta IMAP pulse con el botón derecho de ratón y seleccione Propiedades de IMAP. En la siguiente ventana pulse sobre Tamaño de la carpeta. 14

15 En la línea Tamaño total (incluyendo subcarpetas) puede comprobar el tamaño que tiene ocupado. Recuerde que la cuota que tiene asignada es de 1 GB. 15