PLIEGO DE CONDICIONES DE ORGANIZACIÓN Copa S.M. La Reina / Copa S.M. El Rey (Temporada )

Transcripción

1 PLIEGO DE Copa S.M. La Reina / Copa S.M. El Rey (Temporada ) 1. DATOS DE LA COMPETICIÓN 1.1. Las fechas de celebración son las siguientes: a) Copa S.M. El Rey: entre el 5 y el 8 de febrero de 2014 (3 días) b) Copa S.M. La Reina: entre el 30 de enero y el 1 de febrero de 2014 (3 días) 1.2. Participarán 6 equipos, según se establece en las normas específicas de la competición. En caso de existir equipo representante del organizador, este tendrá plaza directa Los horarios de los encuentros los propondrá la entidad organizadora, pero serán finalmente acordados por la RFEVB. Preferiblemente, la final se disputará por la tarde, con el fin de dar el mayor tiempo de descanso desde semifinales. En caso de jugarse por la mañana, se intentará fijar los horarios de semifinales con la mayor antelación posible. 2. SOLICITUDES 2.1. Las entidades interesadas en la organización podrán remitir su solicitud a la RFEVB, hasta el 6 de noviembre de La solicitud deberá remitirse completando el Anexo I con todas las condiciones que oferta el organizador Las solicitudes se remitirán a la RFEVB mediante fax ( ) y/o correo electrónico a las siguientes direcciones (las dos): competiciones@rfevb.com y secretariageneral@rfevb.com La RFEVB podrá dejar desierta la convocatoria de organización si considera que las entidades solicitantes no cumplen con los requisitos necesarios o con las garantías suficientes. En tal caso podrá hacer adjudicación (u organización) directa. 3. CONDICIONES ECONÓMICAS Y ORGANIZATIVAS 3.1. Las condiciones técnicas, económicas y organizativas que deberá cumplir y hacerse cargo la entidad solicitante están recogidas en los siguientes normativas, disponibles en la sección de descargas de la web de la RFEVB ( a) Las Normas Generales de Competición: tarifas arbitrales y Delegado Federativo. b) Las Normas Específicas de la Superliga. Además de cumplir con dichos requisitos, la entidad organizadora se compromete a cubrir y costear los siguientes aspectos organizativos, así como los que voluntariamente presente en el Anexo I para mejorar su oferta CANON DE ORGANIZACIÓN El organizador se hará cargo de un CANON de organización mínimo de a favor de la RFEVB. La entidad solicitante podrá mejorar esa oferta al formalizar su solicitud. Esta cantidad debe ser ingresada, mediante transferencia bancaria en la RFEVB en el plazo de 15 días desde la adjudicación de la organización. La transferencia se realizará a la cuenta BARCLAYS BANK AGENCIA MADRID. RFEVB Pág. 1 / 12

2 3.3. PAGO DE LOS TROFEOS DE LA COMPETICIÓN El equipo organizador asumirá el coste de los trofeos oficiales de la Copa, consistentes en: Copa (oficial) para el equipo campeón. Trofeo o bandeja para el subcampeón. 18 medallas (oficiales de la RFEVB) para los deportistas y técnicos del equipo campeón. 18 medallas (oficiales de la RFEVB) para el subcampeón Premio individual para el mejor jugador. El coste de los trofeos se deberá abonar a la RFEVB un mes antes del comienzo de la competición en la cuenta del apartado anterior, cuyo importe asciende a (IVA incluido) ALOJAMIENTO Y MANUTENCIÓN a) Alojamiento de equipos participantes. Cada equipo será responsable de su alojamiento y manutención, no obstante el organizador deberá presentar una oferta de alojamiento para los equipos participantes en la competición., pudiendo ser esta gratuita. Se deberá ofertar un mínimo de 7 habitaciones dobles y 2 individuales, en hotel de 3 o 4 estrellas, por equipo participante. El hotel para los equipos deberá disponer de forma gratuita y permanente de 2 salas de video para los equipos durante los días de la competición. Para mejorar su oferta, la entidad solicitante podrá ofertar el alojamiento gratuito a los equipos. En tal caso, se deberá indicar el día de entrada y salida que ofrece a cada uno de los equipos. b) Alojamiento de oficiales y personal representante de la RFEVB, preferiblemente en distinto hotel de los equipos. El organizador se hará cargo y reservará las siguientes habitaciones, en régimen de pensión completa, para oficiales (Delegado Federativo, Juez Árbitro y Delegado Federativo) y personal de la RFEVB (Organización, Representación, Dopaje y/o Prensa). 1 habitaciones individual para el Delegado Federativo, en pensión completa, desde el día antes del comienzo de la competición hasta el día después de la competición. 1 habitación individual para el Juez Árbitro, en pensión completa, desde el día antes del comienzo de la competición hasta el día después de la competición. 2 habitaciones dobles para los árbitros, en pensión completa, desde el día antes del comienzo de la competición hasta el día después de la competición. En caso de designación mixta (un árbitro de distinto sexo del resto), se deberá reservar dos habitaciones individuales y una habitación doble. 2 habitaciones individuales para uso de la RFEVB, en pensión completa, desde el día antes del comienzo de la competición hasta el día después de la finalización competición. 2 habitaciones individuales para uso RFEVB, en pensión completa, desde el mismo día del comienzo de la competición, hasta el día después de la finalización de la competición. El Juez Árbitro y los árbitros, en caso de que sea posible, podrían incorporarse el mismo día de la competición. Los oficiales o personal de la RFEVB podrían marcharse el mismo día que RFEVB Pág. 2 / 12

3 finaliza la competición, si el desplazamiento fuera posible y en función de los horarios de la competición. c) Sala y comida para la reunión de clubes en caso de celebrarse TRANSPORTES a) Desplazamiento en autobús desde el lugar de llegada a la ciudad (aeropuerto, estación de tren o de autobús) al hotel ofertado por el organizador a los equipos. b) Desplazamiento en autobús individual desde el hotel ofertado por el organizador para entrenamientos. c) Desplazamiento en autobús individual para cada equipo, desde el hotel ofertado por el organizador, al pabellón de juego y regreso para todos los equipos para los partidos. d) Desplazamientos internos para árbitros y oficiales en coche (o taxis) para entrenamientos, partidos y otros actos. e) Desplazamientos internos para personal y representantes de la RFEVB para entrenamientos, partidos y otros actos. f) Desplazamiento del Juez Árbitro y los árbitros nacionales de la competición, Delegado Federativo y 3 personas de la RFEVB, desde su lugar de origen hasta la ciudad de celebración PAGO DE ÁRBITRAJES Y DIETAS A OFICIALES a) El organizador abonará 4 cuotas de 60 al Delegado Federativo (240 euros) y 3 al Juez Árbitro (180 ). b) El organizador abonará las tarifas arbitrales establecidas en las normas de competición. Por cada encuentro serán: 1er y 2º árbitro a 125 cada uno, anotador y jueces de línea a 20 por persona. c) En caso de no existir anotadores o árbitros locales, el organizador asumirá el gasto de desplazamiento y alojamiento de los mismos si fuera necesario. Esta situación debe acordarse con la Federación Autonómica para los árbitros que no sean nominados por el CTNA. d) Los pagos tarifas o cuotas a los oficiales se deberán realizar antes del comienzo de la competición, preferiblemente después de la reunión técnica. Se podrá expedir recibo con la retención de IRPF correspondiente. Junto con el pago de las tarifas se liquidarán los gastos de desplazamiento que pudieran estar pendientes INSTALACIÓN DEPORTIVA El Pabellón de Juego deberá cumplir, además de los recogidos en las Normas Específicas de competición, con los siguientes requisitos: En caso de no cumplirse alguno de los requisitos indicados a continuación, ponerlo en la columna de la derecha. Generalidades: Capacidad mínima para 1000 espectadores. Iluminación a pie de pista de, al menos, 1000 luxes. Suelo tipo mondoflex o taraflex homologado por la RFEVB (pavimento de dos colores, con un espesor mínimo de 7 mm.) u otro pavimento autorizado. RFEVB Pág. 3 / 12

4 Cerrado de la cancha de juego para publicidad (U televisiva). Silla del árbitro regulable en altura. 12 balones oficiales disponibles para los entrenamientos de cada equipo y para el calentamiento de cada equipo previo a los encuentros. 6 balones oficiales nuevos disponibles para los encuentros. 18 litros de agua como mínimo para los entrenamientos de cada equipo. 24 litros de agua como mínimo para cada equipo en los partidos. 1 mesa con dos o tres sillas, de fácil acceso y en alto, detrás de la zona técnica para el Delegado Federativo y el Juez árbitro. 2 banquillos o sillas para los equipos con capacidad mínima para diez personas (altura mínima 40 cm.). 2 sillas independientes para los entrenadores en cada zona de banquillos de los equipos. Máquina de hielo a pie de pista (o en una sala cercana) a disponibilidad de los equipos para entrenamientos y partidos. Toma de luz en los 2 banquillos de los equipos. Equipo de música y animación. Acceso a internet desde la cancha con (wi-fi). Tendrá que existir al menos una línea de ADSL de alta capacidad de subida para que se puedan subir los resúmenes de TV. 4 vestuarios para los equipos con duchas, bancos y camilla para masajes. 1 vestuario para los árbitros con duchas y una mesa y dos sillas. Zonas: Zona reservada, en uno de los fondos, con toma de electricidad, para la grabación de los partidos en video de los equipos participantes. Zona reservadas con cuatro sillas, en los fondos de la cancha a pie de pista con toma electricidad, para los estadísticos de los equipos participantes en todos los partidos. Una mesa reservada con dos sillas, en un fondo de la cancha a pie de pista con toma de electricidad, para la estadística oficial (Data Volley) de la RFEVB en todos los partidos. Zona reservada para la prensa detrás del árbitro principal con toma de electricidad. Palco en el pabellón. Zona VIP en el pabellón. Zona para la instalación de las cámaras de TV: tarimas o zonas especiales reservadas según los requerimientos técnicos. Salas en el Pabellón: Sala para el control antidoping. Sala médica con material de primeros auxilios. Sala de prensa para ruedas de prensa con presidencia para cuatro personas, equipo de sonido y sillas para, al menos, veinte periodistas. Sala de trabajo para la prensa con mesas, sillas, toma de luz, acceso a internet, cámara frigorífica con agua y aperitivos. Sala de organización con mesa de trabajo, fotocopiadora, fax (opcional), acceso a internet, ordenador e impresora. Sala VIP con catering y decorada adecuadamente. Zona de aparcamiento para vehículos de oficiales. Zona de aparcamiento y ubicación de la unidad móvil de televisión. RFEVB Pág. 4 / 12

5 3.8. PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Además del personal habitual necesario para la celebración de encuentros y recogido en la Normas Específicas de la Superliga, se deberá disponer de: a) Personal general de la organización local: Responsable de la organización local a disposición del Delegado Federativo. Responsable de transporte de oficiales. Responsable de logística, alojamiento y transportes. Un responsable de la organización en el hotel de los equipos. Responsable de prensa. Coordinará todas las acciones: estadística, prensa, reportajes fotográficos, streaming, etc. Personal encargado del transporte de árbitros y oficiales de la RFEVB. Personal control del palco y zona VIP. Personal para la organización de la entrega de trofeos. b) Personal de organización en la cancha de juego: Jefe de pista Ayudante de jefe de pista y encargado de vestuarios, agua y otro material. Personal para el marcador. 5 recogepelotas. 8 moperos. Locutor, speaker y/o animador. Estadístico oficial OTRO PERSONAL Y SERVICIOS a) Se precisará el personal necesario para el control de accesos a todas las salas, cancha de juego y accesos al Pabellón. b) Servicio médico durante la competición y encuentros. c) Azafatas para palco y zona VIP. d) Servicio de vigilancia y seguridad. e) Contratación de póliza de seguro de Responsabilidad Civil para la celebración del Torneo. f) Servicio de limpieza. g) Personal y azafatas para la organización de la entrega de trofeos PUBLICIDAD, TAQUILLA Y DIVULGACIÓN a) El organizador tendrá la obligación de editar el material de divulgación y gráfico del evento (carteles, entradas, acreditaciones, programas, etc.). Dicho material deberá pasar, antes de su edición, por la RFEVB para su aprobación. En dicho material figurará el escudo de la RFEVB y de sus patrocinadores (La RFEVB comunicará el número y diseño con tiempo necesario). En principio habrá que incluir los logos de la RFEVB, CSD y Molten. b) Se realizarán acciones promocionales para la divulgación del evento y deberán incluirse en el anexo I. c) La RFEVB será la propietaria de la publicidad en el evento y designará la ubicación de la misma. La RFEVB pactará con el organizador los espacios y lugares que cede, así como cualquier posible limitación en tipo o marca publicitaria. El reparto de soportes publicitarios en el suelo podrán ser pactados con el organizador. Los espacios podrán ser acordados entre ambas partes y distintos a los establecidos en las normas de competición. RFEVB Pág. 5 / 12

6 d) El organizador producirá y costeará 4 pancartas de publicidad de 3,4 x 1m (Título de la competición, RFEVB, CSD y Molten) y las deberá ubicar en las posiciones 10, 11, 15 y 16 del esquema de la U Televisiva. La RFEVB facilitará los diseños de las mismas (disponibles en la web). e) En caso de utilizarse total o parcialmente el sistema de speed time se pactarán la distribución de tiempos, siendo para la RFEVB el 30% del mismo. f) La RFEVB cede los posibles ingresos que pudiera generar la taquilla. El organizador deberá indicar, en caso de existir, los precios de las entradas, abonos u otros, a la hora de solicitar la organización. En cualquier caso facilitará 20 entradas para cada uno de los equipos participantes para su encuentro y 30 para la RFEVB en cada uno de los encuentros. g) El organizador deberá facilitar al menos 4 pases VIP a cada equipo participante así como aquellos que le sean requeridos por la RFEVB. h) El organizador deberá realizar una rueda de prensa oficial de presentación del evento. La fecha y lugar de celebración se deberá acordar y coordinar con la RFEVB. El organizador pagará el desplazamiento del representante de la RFEVB en caso de que éste asistiera VIDEO, TELEVISIÓN y FOTOGRAFÍA a) Todos los derechos de TV e imagen son propiedad exclusiva de la RFEVB. Cualquier cesión de derechos a cadenas nacionales o autonómicas deberá realizarse directamente desde la RFEVB. b) El organizador asumirá al menos la producción de la final de la competición en la condiciones técnicas indicadas por la RFEVB (mínimo 3-4 cámaras). A la hora de realizar la solicitud deberá indicar si se compromete a producir una de las dos semifinales o algún encuentro más. c) Todos los encuentros se deberán emitir por streaming. El organizador tendrá que poner el equipamiento necesario (ordenador, capturadora, cámara y operador) y una línea ADSL en exclusiva para la subida del encuentro. La RFEVB pondrá el servidor de emisión. d) El organizador deberá elaborar un video resumen de la competición en formato digital. e) El organizador deberá contratar un fotógrafo profesional, que deberá realizar reportaje fotográfico de cada encuentro y de la entrega de Premios, debiendo entregar cada reportaje al responsable de Prensa de la RFEVB, después de cada encuentro, y un reportaje final PALCO a) El organizador deberá habilitar un palco para autoridades. La distribución del palco de autoridades en la grada será coordinado con la RFEVB. La RFEVB será la máxima responsable de definir la ubicación de las autoridades. b) El organizador tendrá que tener un responsable para coordinar con el Delegado Federativo la ubicación de las autoridades, así como una persona que controle y reserve el espacio necesario CEREMONIA DE PREMIACIÓN. a) El organizador deberá cumplir con el protocolo de entrega de Premios de la RFEVB. RFEVB Pág. 6 / 12

7 b) La RFEVB será la responsable de nominar y coordinar las autoridades que harán intervendrán en la entrega de trofeos. c) El organizador deberá disponer del personal necesario para llevar a cabo la entrega de trofeos (locutor, azafatas y personal de desmontaje de pista y montaje de pódium), así como facilitar el material necesario: Mesa de trofeos con mantel. Pódium para el equipo campeón con rotulación de Campeón de la Copa SM El Rey/La Reina - año SALA REUNIÓN CON CLUBES El organizador reservará una Sala, preferiblemente en el hotel de los equipos, para una reunión entre los clubes de Superliga y la RFEVB. La sala será tipo escuela para unas 20 personas, con una Presidencia de 4 ó 5 personas OTROS El organizador, para mejorar su oferta, en el Anexo I, podrá mandar otros aspectos de la organización que se compromete a cumplir en caso de que le sea concedida la organización. RFEVB Pág. 7 / 12

8 COPA S.M. EL REY Y COPA S.M. LA REINA 2014 ANEXO I - ANEXO I: SOLICITUD DE LA ORGANIZACIÓN FECHA LÍMITE: 6 DE NOVIEMBRE DE 2013 D. con NIF y en representación de la Entidad con CIF y en calidad de solicita a la RFEVB la organización de la COPA (SM El Rey o SM La Reina). Nuestra Entidad manifiesta que conoce las bases específicas de competición así como las fechas y los requisitos técnicos y de organización de dicho campeonato. Nuestra Entidad se compromete, en caso de que nos sea concedida la organización por parte de la RFEVB, a hacerse cargo de todos los gastos y condiciones de organización que se recogen en las Normas de Competición, en este pliego de condiciones, así como de las condiciones especiales ofertadas por nuestra entidad y reflejadas en este anexo (ver hojas anexas presentadas). Quedamos a disposición de la RFEVB por si esta precisa cualquier dato o aclaración. Nuestros datos de contacto son los siguientes: Persona de contacto Números de teléfonos Número de fax: (s) Firma y sello Entidad solicitante Firma y sello Federación Autonómica. D. Fecha: D. RFEVB Pág. 8 / 12

9 COPA S.M. EL REY Y COPA S.M. LA REINA 2014 ANEXO I - DATOS DEL ORGANIZADOR Entidad Solicitante Dirección Ciudad Teléfonos Club representante CIF C.P. Fax Responsable organización Teléfonos Tlfs. PROPUESTA DE FECHAS Y HORARIOS Horarios de encuentros: Día Hora Indicar horario de semifinal preferida por organizador 1er cruce de cuartos de final 2º cruce de cuartos de final Semifinal 1 Semifinal 2 Final Los horarios de entrenamientos los pondrá la RFEVB en función de los horarios de los encuentros. CANON. El organizador se compromete a abonar un canon de: euros a la RFEVB (en caso de omisión se entenderá que son los mínimos recogidos en el pliego de condiciones). DATOS DE LA INSTALACIÓN Nombre de la instalación Dirección Localidad Teléfono Fax C.P. Capacidad de espectadores sentados (aforo) Tipo de pavimento Dimensiones total de la pista del pabellón Número de líneas ADSL para prensa y estadística Velocidad ADSL exclusiva para streaming (subida/bajada) Número de vestuarios para equipos Número de vestuarios para árbitros. Nº puestos de prensa en lateral, detrás del 1er árbitro Nº asientos del Palco Nº asientos de zona VIP en la grada, si existiera. Dimensión de sala de organización (metros cuadrados) Dimensión de la sala médica y/o del botiquín RFEVB Pág. 9 / 12

10 COPA S.M. EL REY Y COPA S.M. LA REINA 2014 ANEXO I - Dimensión de la sala de prensa Nº sillas en la sala de prensa Dimensiones de la sala VIP DATOS DEL PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Responsable de organización Responsable de Prensa Responsable de logística Jefe de pista Responsable de voluntarios Estadístico Responsable local de protocolo Locutor Responsable del streaming OFERTA HOTELERA PARA EQUIPOS Sólo se deberán ofertar los hoteles desde los que el organizador facilite el transporte. Se deberán ofertar hoteles que sean flexibles en los horarios de las comidas para que sean compatibles con los horarios de la competición. HOTEL 1 Nombre Dirección C.P. Teléfono Fax Nº habitaciones individuales Precio habitación individual Nº habitaciones dobles Precio habitación doble Web Distancia a la instalación Fecha máxima reserva En caso de ser gratuito, indicarlo en la casilla de precio. Estrellas HOTEL 2 (si existiera) Nombre Dirección C.P. Teléfono Fax Nº habitaciones individuales Precio habitación individual Nº habitaciones dobles Precio habitación doble Web Distancia a la instalación Fecha máxima reserva En caso de ser gratuito, indicarlo en la casilla de precio. Estrellas RFEVB Pág. 10 / 12

11 COPA S.M. EL REY Y COPA S.M. LA REINA 2014 ANEXO I - HOTEL OFICIALES Nombre Dirección C.P. Teléfono Fax Nº habitaciones individuales Precio habitación doble Web Distancia a la instalación Fecha máxima reserva Estrellas TRANSPORTES Indicar los lugares desde los que se ofrece transporte gratuito a los equipos los días de llegada y retorno (estaciones de autobuses, ferrocarril y/o aeropuertos). PUBLICIDAD, TAQUILLA Y DIVULGACIÓN. (Indicar la publicidad y divulgación que se va a realizar del evento, así como el tipo de entradas y abonos: cantidad y precios). VIDEO, TELEVISIÓN y FOTOGRAFÍA. Indicar la empresa y/o personas responsables de la producción. En caso de precisar productora de televisión la RFEVB ofrecerá los datos y presupuesto de la productora que aconseja. RFEVB Pág. 11 / 12

12 COPA S.M. EL REY Y COPA S.M. LA REINA 2014 ANEXO I - OTROS DATOS OFERTADOS POR EL ORGANIZADOR El organizador puede describir otros datos que oferta para la organización como son: Otros datos y fotos de instalación y hoteles, otro tipo de personal no contemplado en el pliego y que participarán en la organización, acciones de divulgación, etc. Se podrán adjuntar las hojas que sean necesarias. RFEVB Pág. 12 / 12