NOTA No. 2 Principios, Políticas y Prácticas Contables

Transcripción

1 NOTA No. 1 Norma general de revelaciones Antecedentes El Archivo Nacional de Costa Rica es una institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud, rectora del Sistema Nacional de Archivos, que administra el Patrimonio Documental de la Nación y coadyuva en el control del ejercicio notarial en Costa Rica, con la finalidad de preservar y difundir el acervo documental de la nación que garantice el acceso de las personas a la información, la transparencia de la gestión administrativa y sustentar la toma de decisiones, a través de una gestión eficiente. Misión El Archivo Nacional es una institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud, que reúne, organiza, conserva, facilita y divulga el patrimonio documental de la Nación, a todos los habitantes de Costa Rica, para acrecentar la identidad nacional; promueve el desarrollo archivístico de las instituciones para una administración más transparente y eficiente, y coadyuva en el control del ejercicio Notarial. Visión El Archivo Nacional de Costa Rica, ejercerá plenamente su rol de rector del Sistema Nacional de Archivos y ofrecerá al habitante costarricense, nuevos y mejores servicios, acrecentando el patrimonio con nuevos fondos y colecciones, mediante el rescate, organización, conservación, facilitación y divulgación. Estos retos los asumirá mediante el mejoramiento de su infraestructura física, tecnológica, un marco legal mejorado adaptado a las necesidades actuales y un recurso humano altamente calificado, comprometido con la eficiencia, transparencia y orientada al cliente. Base Legal Mediante la Ley No del 25 de setiembre de 1974 se crea la Junta Administrativa del Archivo Nacional, con el objetivo primordial de dotar al Archivo Nacional, de un edificio funcional y seguro. No obstante esta Ley, con la nueva Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202, del 24 de octubre de 1990, se retoman las funciones y atribuciones de esta Junta Administrativa. Ubicación Curridabat, San José. Del Centro Comercial Plaza del Sol, 900 metros sur y 150 oeste. NOTA No. 2 Principios, Políticas y Prácticas Contables Los Estados Financieros Consolidados y Agregados, fueron presentados sobre la base del Devengado, los ingresos y los egresos se reconocen cuando se devengan o incurren respectivamente, manteniendo con las políticas contables durante el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del Los Registros Contables se mantienen en colones, que es la unidad monetaria oficial de Costa Rica y expresados en miles de colones y para las operaciones en moneda extranjera, se reconocen en la moneda contratada aplicando el tipo de cambio de compra para las operaciones con el sector público no bancario, estipulado por el Banco Central de Costa Rica, en el momento de registro de la transacción, efectuando ajustes por diferencial cambiario, al tipo de cambio correspondiente al último día de cada mes. Para el mes de diciembre 2011 el equivalente es de por dólar US.

2 REGISTRO DE LOS ACTIVOS, PASIVOS, INGRESOS Y LOS GASTOS El registro de los activos, pasivos, ingresos y Gastos de las Instituciones, deben ser valorados bajo el método del Devengado, de acuerdo con los Principios Contables y las Normas Internacionales de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense. Yo, Evelyn Sibaja Garbanzo, cédula en mi condición de encargado de la información contable de esta institución doy fe de que conozco todas las directrices aquí enunciadas y que hago mención de las que se cumplen. Yo, Danilo Sanabria Vargas, cédula en mi condición de Jefe de la Unidad Financiero- Contable del Archivo Nacional doy fe de que conozco todas las directrices aquí enunciadas y que hago mención de las que se cumplen. Firma y sello de la Institución.

3 NOTA No. 3 Caja y Banco CAJA GENERAL Notas Explicativas de los Estados Financieros ACTIVO CORRIENTE Está compuesto por el Fondo, para Compra de Timbres, lo anterior con el fin de cumplir con la recomendación del Informe de Auditoria Conformado por el dinero de las ventas realizadas de los timbres en el cajero de la institución y las comisiones recibidas por esas ventas. CAJA CHICA Los Fondos de Caja Chica están compuestos por 4 fondos los cuales son reintegrados periódicamente y se encuentran bajo la custodia de la persona encargada de bancos y el cajero: 1. Fondo de la Dirección por la suma de 400,000.00, atiende la adquisición de bienes y servicios indispensables para las operaciones de la institución de verdadera urgencia, cuyo pago se justifique fuera de los trámites ordinarios establecidos para las compras de bienes y servicios, que no excedan de 45, con autorización. 2. Fondo del cajero para cambio de moneda, en venta de bienes y servicios por la suma de 60, Fondo de Especies Fiscales: por la suma de 60, para cambios de moneda por venta de timbres. 4. Fondo para compra de timbres por un monto de 300, BANCOS Cinco cuentas bancarias: cuatro en colones y una en dólares, las cuales se encuentran en el Banco de Costa Rica y en la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda (Caja Única), cuyos saldos al 31 de diciembre del 2011 son los siguientes: CUENTA MONTO Cuenta BCR Nº Cuenta Principal en Colones 18,200, Cuenta BCR Nº Cuenta Timbres en Colones 8,239, Cuenta Tesorería Nacional Nº Caja Única 267,250, Cuenta Tesorería Nacional Nº Caja Única 608,149, Cuenta BCR Nº Cuenta Dólares 5,769, TOTAL 907,609, NOTA No. 4 Cuentas por Cobrar corto plazo Corresponde a cuentas por cobrar provenientes de ingresos por cobrar y cuentas por cobrar a funcionarios pendientes al 31 de diciembre del 2011.

4 Las cuentas por cobrar a clientes, corresponden a la participación de las instituciones en los cursos que se imparten en el Archivo Nacional y venta de cajas. La cuenta por cobrar al Ministerio de Hacienda corresponde a la transferencia de Gobierno Central no realizada durante los meses de noviembre y diciembre DEUDOR SALDO Ingresos Tributarios Municipalidad de San José 165, Ministerio de Hacienda 249,423, Total Ingresos Tributarios 249,589, Cuentas por cobrar clientes Banco Popular y de Desarrollo Com 302, Hospital Tony Facio 4, Ministerio de Educación Pública 114, Total Cuentas por Cobrar Clientes 421, TOTAL COLONES 250,010, NOTA No. 5 Provisión Cobranza Dudosa Corresponde a una estimación para incobrables, calculando el 2% sobre las Cuentas por Cobrar en Diciembre del NOTA No. 6 Existencias (Inventarios) INVENTARIO ESPECIES FISCALES Esta cuenta corresponde al Inventario de los Timbres del Archivo Nacional de 5, 10, 20, 100 y 200 que se encuentran tanto en poder del Banco Central de Costa Rica como del Banco Crédito Agrícola de Cartago; además, de las existencias de especies fiscales para la venta que se encuentran en la caja de la institución y se desglosan de la siguiente manera:

5 TIMBRES EN EL BANCO CENTRAL SALDO (en colones) Timbre de ,500, Timbre de ,000, TOTAL COLONES 65,500, TIMBRES EN EL BANCREDITO SALDO (en colones) Timbre de ,469, Timbre de ,068, TOTAL COLONES 12,537, ESPECIES FISCALES EN EL CAJERO SALDO (en colones) Timbre Fiscal de , Timbre Fiscal de , Timbre Fiscal de , Timbre Fiscal de , Timbre Fiscal de , Timbre Fiscal de , Papel de Oficio de 15,00 16, Timbre de Abogados de 250,00 28, Timbre de Archivo de 5,00 27, Timbre de Archivo de , Timbre de Archivo de ,046, Timbre de Archivo de ,086, TOTAL COLONES 30,371, TOTAL DE ESPECIES FISCALES 108,408,951.30

6 INVENTARIO DE SUMINISTROS Esta partida corresponde al inventario de materiales y suministros que se encuentran el Archivo Nacional para uso operacional de la institución. INVENTARIO SUMINISTROS SALDO (en colones) Productos papel, cartón e impresos 25,895, Combustibles y lubricantes 72, Repuestos y accesorios 236, Materiales y productos eléctricos 981, Herramientas e instrumentos 285, Tintas, pinturas y diluyentes 3,607, Útiles y materiales de limpieza 1,760, Útiles y materiales de oficina 3,589, Textiles y Vestuario 81, Útiles y materiales de resguardo 216, Útiles y materiales de cocina 180, TOTAL INVENTARIO SUMINISTROS 36,908, NOTA No. 7 Provisión Existencias NOTA No. 8 Mercadería en Tránsito NOTA No. 9 Gastos pagados por anticipado Representa los gastos por seguros. Gastos por Seguros: 1. Póliza del Edificio la cual se difiere mensualmente y tiene una cobertura de 12 meses. NOTA No. 10 Inversiones a Corto Plazo

7 ACTIVO NO CORRIENTE NOTA No. 11 Documento por cobrar Largo Plazo NOTA No. 12 Cuentas por cobrar Largo Plazo NOTA No. 13 Provisión Cobranza Dudosa NOTA No. 14 Préstamos NOTA No. 15 Provisión Cobranza Dudosa de Préstamos NOTA No. 16 Adquisición de Valores NOTA No. 17 Otros Activos Financieros NOTA No. 18 Maquinaria, Equipo y Mobiliario Las partidas de Bienes Duraderos adquiridos o ya existentes, relacionadas con las partidas de: Maquinaria, Equipo y Mobiliario independiente de su monto de adquisición, se registran a su costo de acuerdo con las características de la normativa vigente. Los montos reportados en SIBINET están siendo conciliados con los de la contabilidad, ya que se encontraron diferencias y están siendo estudiados para su corrección. NOTA No. 19 Depreciación Acumulada Maquinaria, Equipo y Mobiliario El método de depreciación utilizado es el de Línea Recta, según lo estipulado en la Ley y Reglamento del Impuesto Sobre la Renta. Se reflejan el Gasto por Depreciación en el Estados de Resultados y la Depreciación Acumulada restando bajo el Bien Duradero correspondiente en el Balance General. NOTA No. 20 Construcciones, Adiciones y Mejoras NOTA No. 21 Mejoras Depreciación Acumulada de Construcciones, Adiciones y

8 NOTA No. 22 Terrenos Notas Explicativas de los Estados Financieros Se aplica un avalúo al terreno de la institución realizado en el mes de noviembre 2008, por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, según informe de avalúo A.V NOTA No. 23 Edificios Las partidas de Bienes Duraderos adquiridos se registran a su costo de acuerdo con las características de la normativa vigente. NOTA No. 24 Depreciación Acumulada de Edificios El método de depreciación utilizado es el de Línea Recta, según lo estipulado en la Ley y Reglamento del Impuesto Sobre la Renta. Se reflejan el Gasto por Depreciación en el Estados de Resultados y la Depreciación Acumulada restando bajo el Bien Duradero correspondiente en el Balance General. NOTA No. 25 Otras Obras NOTA No. 26 Depreciación Acumulada de Otras Obras NOTA No. 27 Bienes Duraderos Diversos Corresponde la obra en proceso de la construcción de la III Etapa del Edificio del Archivo Nacional, la cual una vez concluida se capitalizará a la cuenta de EDIFICIOS. NOTA No. 28 Semovientes NOTA No. 29 Amortización y Agotamiento de Semovientes NOTA No. 30 Piezas de Colección Constituye el registro de las Obras de Arte contemplando el valor de la colección de pinturas "La Historia de la Escritura", del artista Luis Chacón y otras obras valoradas de acuerdo al avalúo emitido por el Museo de Arte Costarricense. Además incluye el valor de las esculturas Pareja pisciforme, Abrevadero y Bandada de azadones del artista José Sancho Benito, así como el políptico de nueve piezas del artista Héctor Alfonso Quesada Burke denominadas Árbol, Memoria I (Navidad/ Año Nuevo), Semilla, La seductora, Llama del Bosque árbol, Esgrafiado, Ritual de apareamiento, Memoria II (Navidad/ Año Nuevo), La casa. NOTA No. 31 Bienes de uso público NOTA No. 32 Patentes NOTA No. 33 Derechos

9 NOTA No. 34 Depósitos Notas Explicativas de los Estados Financieros Respaldan el buen uso de las líneas de teléfonos y contratación de servicios de Internet. Corresponde a los depósitos en garantía que dan los proveedores para participar en licitaciones o como garantías de cumplimiento de licitaciones. NOTA No. 35 Licencias NOTA No. 36 Decomisos en efectivo y en especie PASIVO Y PATRIMONIO PASIVO CORRIENTE NOTA No. 37 Cuentas por pagar corto plazo Las cuentas por pagar al 31 de diciembre del 2011, se detallan a continuación: ACREEDOR MONTO C.C.S.S 13,176, Ascensores Multiples 19, Fondo General de Gobierno Fondo Obligatorio de Pensiones 1,371, Fondo de Capitalización 2,743, Direx Internacional, S.A. 142, Tecnología Acceso & Seguridqad TAS 1,149, Imprenta Nacional 1,528, Ossenbanc Pendones & Bonilla 4,961, Dequisa 2,804, Grupo Nación GN, S.A. 398, Fesa Formas Eficientes, S.A. 36, DeliAlmendras, S.A. 132, Distribuidora K & K Raro, S.A. 494,094.21

10 Jimenez & Tanzi, S.A. 69, Equilsa 1,695, Seguridad y Protección de CA 88, Eugresa 216, Icool, S.A. 237, Prolim PRLM, S.A. 7, Electromecánica Integral del Oeste 1,385, Centro Ecol de Plagas Taboada 224, Corporación Alfa Durán, S.A. 2,450, Ginés Artavia Zamora 1,991, TIPS 473, Seguricentro 621, Constructora y Consultora Sta Cruz 5,849, Arrendadora Comercial R & H, S.A. 90, M & RG Diseño y Producción Gráfica 505, Maritza Blanco V 150, Banco de Costa Rica 145, A.B.M. De Costa Rica, S.A. 29, Saire 11,097, Seguridad y Vigilancia Sevin, Ltda 3,126, Tres Caminos Comercial, S.A. 152, Home Delight, S.A. 2,719, Constructora Gonzalo Delgado, S.A. 41,751, Repyac Del Este, S.A. 11, Cynthia Jiménez Padilla 14, Henry Alvarado Portuguez 56, TOTAL COLONES 104,120,595.95

11 NOTA No. 38 Retenciones por pagar Las retenciones y cargas por pagar al 31 de diciembre del 2011, se detallan a continuación: ACREEDOR MONTO C.C.S.S. 7,775, Coop. Servidores Públicos R.L. 9,185, I.N.S 39, A.N.E.P 219, Servicoop R.L. 155, Colegio de Lic. Y Prof. F.L.C. 24, Caja de ANDE 40, Aporte Obrero Fondo Oblig. Pensiones 691, Impuesto sobre la Renta 4,512, Banco Popular (Préstamos) 2,126, Banco Popular(Pensiones) 175, BN Vital 9, Colegio de Ciencias Económicas 26, Coope Caja R.L. 129, Vida Plena OPC 46, Coopenae R.L. 259, Coopealianza R.L. 38, Coope San Gabriel R.L. 149, Pensiones Alimenticias 10, Retención Impto. de ventas (279,882.44) Retención Impto. de renta (2%) 2,907, Embargos 11, TOTAL 28,253,154.60

12 NOTA No. 39 Gastos acumulados por pagar NOTA No. 40 Endeudamiento corto plazo NOTA No. 41 Endeudamiento a largo plazo, porción corto plazo NOTA No. 42 Provisiones Se crean dos provisiones una para Aguinaldo basado en un 8.33% de los salarios de Noviembre a Diciembre 2010 y de Enero a Octubre 2011; y para Salario Escolar 2011 se calcula un 8.19% sobre los salarios de Enero a Diciembre PASIVO NO CORRIENTE NOTA No. 43 Cuentas por pagar largo plazo NOTA No. 44 Endeudamiento a largo plazo NOTA No. 45 Provisiones para Beneficio Social NOTA No. 46 Ingresos cobrados por anticipado NOTA No. 47 Jubilaciones NOTA No. 48 Otras cuentas del pasivo Corresponden a garantías de participación y cumplimento dadas en depósito. PATRIMONIO NOTA No. 49 Hacienda publica El Patrimonio está conformado por las capitalizaciones de bienes, el superávit por donación, el cual contempla la capitalización de bienes entregados en donación por organismos internacionales y el Ministerio de Cultura y Juventud el Superávit por revaluación, el que incluye la revaluación de las obras de arte, de acuerdo al avalúo emitido por el Museo de Arte Costarricense. Igualmente, incluye un avalúo al

13 terreno de la institución realizado en el mes de noviembre del 2008 por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, según informe de avalúo A.V NOTA No. 50 Reservas NOTA No. 51 Resultados acumulados Monto correspondiente a resultados acumulados provenientes de ejercicios anteriores de la institución. NOTA No. 52 Resultados del periodo Corresponde a la diferencia entre los ingresos y los gastos del período NOTA No. 53 Ingresos Tributarios INGRESO POR VENTA DE TIMBRES ESTADO DE RESULTADOS INGRESOS CORRIENTES Corresponde a la venta de los timbres del Archivo Nacional (en denominaciones de 5.00, 20.00, y ) por parte del Banco Central de Costa Rica y que son depositadas en la Cuenta Bancaria de la Junta Administrativa del Archivo Nacional. NOTA No. 54 Contribuciones Sociales NOTA No. 55 Ingresos no Tributarios INGRESO POR SERVICIO DE ENCUADERNACION Corresponde a ingresos por concepto de encuadernación de los tomos de protocolos que los abogados depositan en el Archivo Nacional para su custodia permanente. INGRESO POR SERVICIOS VARIOS Corresponde a ingresos por concepto de venta de fotografías, publicaciones, restauración de documentos y venta de cajas de cartón para conservar documentos. INGRESOS POR MATRICULAS Y CUOTAS Este rubro contempla los ingresos producto del Congreso Archivístico, Cursos y Seminarios, entre otros. COMISIONES GANADAS Corresponde a ingresos por concepto de comisión por la retención salarial y envío respectivo al Instituto Nacional de Seguros, por pago de pólizas y préstamos de los funcionarios a esa entidad. INGRESO POR PRESENTACIÓN DE INDICES A TRAVES DE LA EMPRESA MASTER LEX Corresponde a los ingresos por cancelación de timbres propios a la presentación de índices por Internet de acuerdo al convenio firmado con la empresa MASTER LEX. INGRESO POR MICROFILMACION DE PROTOCOLOS

14 Comprende los ingresos producto de la microfilmación de los tomos de protocolos que los Notarios depositan en el Archivo Nacional. COMISIONES EN VENTA DE TIMBRES Corresponde a ingresos por concepto de comisión del 6% en la venta de timbres que se realiza en el cajero del Archivo Nacional. INGRESOS VARIOS NO ESPECIFICOS Corresponde a los depósitos que realizan terceros a la cuenta del Archivo Nacional pero se desconoce quién los realizó y el motivo. Los cuales una vez conocidos los datos necesarios se reclasificarán a la cuenta correspondiente. REINTEGROS EN EFECTIVO Corresponde a reintegros hechos por funcionarios o proveedores a la Institución. INGRESOS POR CONCESIÓN Son los ingresos producto de las concesión dada por el Archivo Nacional. Actualmente el servicio de fotocopiado en el Departamento de Archivo Notarial está dado en concesión a la empresa Copy Centro La Sabana, S.A y el servicio de soda y cafetería. NOTA No. 56 Transferencias corrientes y de capital TRANSFERENCIAS CORRIENTES TRANSFERENCIA POR ELIMINACIÓN DEL IMPUESTO DE CHEQUES Ingreso proveniente de la Transferencia que efectúa el Gobierno Central como compensación por la eliminación del Impuesto a las Chequeras, es para uso de la Junta Administrativa del Archivo Nacional. TRANSFERENCIAS DE GASTOS ORDINARIOS Son los ingresos provenientes de la transferencia que efectúa el Gobierno Central a la Junta Administrativa del Archivo Nacional para cubrir gastos operativos. NOTA No. 57 Remuneraciones GASTOS CORRIENTES Corresponde al gasto de los salarios más los pluses correspondientes así como las cargas sociales derivadas por este concepto. NOTA No. 58 Servicios Son los pagos de contratos de mantenimiento de edificio y equipos y pago de servicios públicos. Así como la contratación de otros servicios necesarios para la buena gestión institucional. NOTA No. 59 Materiales y suministros Corresponde a aquellos materiales y suministros necesarios para la óptima operación institucional por ejemplo: papelería, útiles de oficina, textiles, combustibles. NOTA No. 60 Intereses y comisiones NOTA No. 61 Transferencias corrientes y de capital

15 Son erogaciones por concepto de pago de prestaciones legales y transferencias a organismos. NOTA No. 62 Cuentas Especiales OTROS INGRESOS Y GASTOS NOTA No. 63 Ganancias en venta, cambio o retiro de activos fijos NOTA No. 64 Diferencias positivas en el tipo de cambio Estos ingresos corresponden al aumento de valor del dólar con respecto al colón, esto para la cuenta en dólares que posee la Junta Administrativa del Archivo Nacional. NOTA No. 65 Ganancia por reclasificación de activos Fijos NOTA No. 66 Otros Ingresos OTROS GASTOS NOTA No. 67 Perdida en venta cambio o retiro de Activos Fijos NOTA No. 68 Diferencias negativas en el tipo de cambio NOTA No. 69 Gasto por depreciación y agotamiento Corresponde al deterioro sufrido por los activos propiedad del Archivo Nacional. NOTA No. 70 Gastos diferidos de intangibles NOTA No. 71 Perdida por reclasificación de activos Fijos NOTA No. 72 Perdidas por cuentas incobrables NOTA No. 73 Perdida en existencias NOTA No. 74 Otros Gastos

16 Corresponde al gasto generado por la exclusión de activos por obsolescencia. NOTA No. 75 Impuesto Renta NOTA No. 76 Reservas NOTA No. 77 Superávit o déficit Neto del Periodo Corresponde al superávit generado al cierre del mes de diciembre NOTAS COMPLEMENTARIAS Incluye todas las observaciones no consideradas en las notas anteriores Nota #1- Conciliación saldos SIBINET Se realizó una conciliación preliminar de los saldos que presenta SIBINET con los registros contables al 31 de diciembre del 2011 determinándose algunas partidas conciliatorias y una diferencia de 32,583, en el costo original de los activos, misma que se encuentra en proceso de verificación. SIBINET Costo Original CONTABILIDAD Costo Original Saldos 7,263,904, ,359,510, Ajuste de valor de terreno según avalúo del ,921, Revaluación edificios pendiente realizar en contabilidad 2,700,187, Diferencia en registro de vehículos 2,297, Vehículo pendiente de excluir -270, Mejoras realizadas en diciembre 2011 pendiente de incluir en SIBINET 7,114, Sistema panel contra incendios pendiente de incluir en SIBINET 88, Obras de arte pendientes de incluir en SIBINET 40,516, Total final 8,026,843, ,059,427, Diferencia 32,583,924.22

17 Con respecto a los saldos de depreciación acumulada es importante aclarar que contablemente debe realizarse un ajuste de revaluación de edificios la cual modificaría sustancialmente el saldo de la depreciación acumulada. Actualmente se está a la espera que la empresa proveedora del sistema de informática financiero-contable realice los cambios pertinentes. SIBINET Deprec acumulada CONTABILIDAD Deprec acumulada Total general depreciación 2,976,142, ,019, ,976,142, ,019, Estimación de depreciación edificios por revaluación pendiente realizar 2,484,090, Total general 2,976,142, ,122,109, Diferencia 145,967,196.97