Presentación de Empalme Servicios Postales Nacionales S.A
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- Julia Vargas Cruz
- hace 6 años
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1 Presentación de Empalme Servicios Postales Nacionales S.A Junio 04 de 2015
2 Objetivo General Ser el operador postal oficial de Colombia, prestando el servicio de correo nacional e internacional, el servicio de mensajería expresa, servicios postales de pago, servicios de carga Nacional e Internacional, paqueteo local y nacional, bodegaje, logística y Gestión Documental. De igual manera emitir en nombre de la Nación y en forma privativa las especies postales (Estampillas), custodiarlas, tutelarlas y comercializarlas. Objetivos específicos Incrementar la rentabilidad del negocio y generar un mejor EBITDA Mejorar los niveles de satisfacción y servicio al cliente Incrementar la capacidad operativa y mejorar los niveles de eficiencia Contar con personal competente, comprometido y motivado
3 18 INICIATIVAS CLAVES COMO SOPORTE A LAS 6 ESTRATEGIAS DEL Iniciativas SECTORestratégicas para el logro de los objetivos Objetivos especificos Iniciativas estratégicas 1 Reducción de costos Incrementar la rentabilidad del negocio y generar un mejor EBITDA 2 3 Expansión del canal retail Aumento de los ingresos a través de la diversificación del portafolio por medio de Gestión Documental 4 Crecer en el Sector Privado, con el servicio de Paquetería desarrollando alianzas con grandes empresas de E-commerce Mejorar los niveles de satisfacción y servicio al cliente 5 Fortalecimiento de canales de comunicación 6 Cumplir la Promesa de Valor
4 Iniciativas estratégicas para el logro de los objetivos Objetivos especificos Iniciativas estratégicas 7 Fortalecimiento Tecnológico Incrementar la capacidad operativa y mejorar los niveles de eficiencia 8 Mejora continua en los procesos 9: Automatización 10 Eficiencia Operacional Contar con personal competente, comprometido y motivado Teletrabajo Fortalecimiento de las Competencias del personal
5 Principales indicadores y resultados de iniciativas estratégicas Objetivos especificos Principal indicador Resultado 2010 Resultado 2014 Meta 2018 Indicador de Impacto 2014 Vs 2018 Ingresos Totales $ M $ M $ M Crece 21% Incrementar la rentabilidad del negocio y generar un mejor EBITDA Utilidad Operacional Ebitda Composición del portafolio Participación en el Sector Gobierno $ M $ M $ M 16% 10% 10% 80% Doc 20% Otros 56% Doc 44% Otros 35% Doc 65% Otros 14% 21,3% 23,2% Crece 81% Mantener Dismi 21% Doc Crece 21% Otros Crece 8,8% Servicios Postales Nacionales 4-72 Mejorar los niveles de satisfacción y servicio al cliente Incrementar la capacidad operativa y mejorar los niveles de eficiencia Índice de Satisfacción al Cliente % de PQR s con relación al Volumen de envíos Cumplimiento en los tiempos de entrega Global Eficiencia operacional Volúmenes Distribuidos Mejora continua en los procesos (Certificaciones) % de Procesos Rediseñados 3 4,25 4,5 1,10% 0,35% 0,18% 50% 93% 95% M 107 M 162 M - ISO 9001 NTCGP 1000 BASC ISO Mantenimiento del SIG % Crece 6 % Dismi 61% Crece 2% Crece 54% Crece 52% 4 Recertificaciones 14 Procesos Mejorados Contar con personal competente, comprometido y motivado % de Teletrabajadores sobre el total de la planta administrativa % de Curso y capacitaciones dictados a través de la Plataforma Virtual Programas certificados en el SENA al 100% del personal Operativo % % Mejora del Índice de Clima Laboral Empleados Empleados
6 Principales iniciativas estratégicas Automatización Fase I: Contar con una nueva planta operativa automática que permita mejorar y matener la correcta operación logística potencializando nuevos productos en el mercado. Estado de avance: Fase Final de Ejecución. Implementación Bandas de clasificación Bogotá y PTL (Cali y Barranquilla) Levantamiento información planos, flujos, capacidad, volúmenes, recursos disponibles Adjudicación de contrato por convocatoria publica Adecuaciones locativas, infraestructura y Máquinas Posisorter (paquetes) y Compaxorter (documentos) para Bogotá Adecuaciones locativas e infraestructura y PTL Regionales (Cali y Barranquilla) Puesta en marcha y Operación Asistida Mejora Infraestructura Física Levantamiento de planos y requerimiento operativos y administrativos Adecuaciones locativas Implementado en Barranquilla, Cali y Bogotá Implementación Lockers Fase I Presentación Demo aplicación plataforma. Análisis de ubicaciones, Selección de Ubicaciones Envío - llegada de los terminales Europa a Colombia Elaboración de manual de producto Puesta en funcionamiento de 8 Lockers en Bogotá Mejora Estructura Operativa Levantamiento de requerimientos funcionales técnicos (RFP). Compra y operación de equipos y maquinaria como (Montacargas, contenedores, estibas, impresoras, lectores, estantería, basculas) Proyecto Presupuesto Personas a cargo Indicador Implementación Automatización Bogotá $ M Equipo: 10 Personas % Cumplimiento en el Cronograma Resultado 2014 Meta % Operación al100% Implementación PTL Cali $ 481 M Equipo: 4 Personas % Cumplimiento en el Cronograma 100 % Operación al 100% Implementación PTL Barranquilla $ M Equipo: 4 Personas % Cumplimiento en el Cronograma 100 % Operación al 100% Mejora Estructura Operativa $ M Equipo: 1 Persona % Cumplimiento en el cronograma 100 % Piezas* empleado Mejora Infraestructura Física $ M Equipo: 4 Personas % Cumplimiento en el cronograma 100 % 7 Plantas Modernizadas Implementación Lockers Fase I $ 869 M Equipo: 5 Personas % Cumplimiento en el cronograma 100 % 150 lockers instalados a nivel Nacional
7 Principales iniciativas estratégicas Automatización Fase II: Lograr implementar una operación semi-automatizada a nivel nacional, Centro de Monitoreo y Dispositivos Móviles para mejorar nuestros tiempos de entrega Implementación PTL Fase II (B/manga, Medellin, Ibagué y Manizales) Adjudicación de contrato por convocatoria publica Instalación de equipos de control. Adecuación física, tecnológica y puesta en marcha de la operación. Dispositivos Móviles: Definición de los requerimientos técnicos y tecnológicos a nivel Nacional. Desarrollo de interfaz. Firma de convenio con la ETB con 2 acuerdos marco para la implementación y requerimientos del mismo. Torre de Control Operacional Levantamiento de requerimientos funcionales técnicos (RFT). Entrega e instalación de 10 Videowall, 1 procesador de señal, 1 Software de Gestión o administración, 6 Monitores para videoconferencia (Regionales) Mobiliario y Equipos de Computo, entre otros Estabilización del sistema y la operación a nivel nacional. Estado de avance: Fase inicial de Ejecución Proyecto Presupuesto ($) Personas a cargo Indicador Resultado 2014 Meta 2018 Implementación PTL Fase II $ M Equipo: 4 Personas % Cumplimiento en el cronograma En ejecución para el 2015 Operación al 100% Dispositivos Móviles $ M Equipo: 2 Personas % Cumplimiento en el cronograma En ejecución para el Dispositivos operando Torre de Control Operacional $ M Equipo: 2 Personas % Cumplimiento en el cronograma En ejecución para el Piezas* empleado
8 Principales iniciativas estratégicas Fortalecimiento Tecnológico Implementar sistemas de información acordes con el modelo de negocio que permitan el procesamiento de datos de forma eficiente para la toma de decisiones acertadas. Implementación CRM Evaluación Modelo de Implementación Instalación de ambientes y operación Nuevo Desarrollo para Generación de Actas de Seguimiento ONLine - OFFLine de los Ejecutivos de Cuenta Adquisición 20 licencias adicionales para Ejecutivos de Cuenta Implementación Contac Center IVR Requisitos Físicos y Lógicos, Ingeniería de Detalle, Protocolo de Pruebas aprobado por el cliente. Puesta en marcha del Proyecto en SALIDA EN VIVO Plataforma de Servicios Financieros Implementación de Integración Biométrica y Gestión de usuario Desarrollo e implementación integración ERP Riesgo de Liquidez Multiempresa Implementación del esquema Multicompañía Entrega de la documentación del sistema Costos ABC Análisis de Información Primaria Revisión del Sistema de Costos Actual Implementación del Modelo ABC Estado de avance: Fase de Estabilización Proyecto Presupuesto ($) Personas a cargo Indicador Resultado 2014 Meta 2018 Implementación CRM Fase I $ 363 M Equipo: 11 Personas % Cumplimiento en el Cronograma 100 % 0,18% de PQR s según volumen de envíos Implementación Contac Center IVR $ 269 M Equipo: 9 Personas % Cumplimiento en el cronograma 100 % 0,18% de PQR s según volumen de envíos Plataforma de Servicios Financieros $ 589 M Equipo: 8 Personas % Cumplimiento en el cronograma 78 % 200 Puntos de venta con plataforma implementada Riesgo de Liquidez Multiempresa $ 240 M Equipo: 1 Persona % Cumplimiento en el cronograma En ejecución para el Puntos con Plataforma instalada Implementación Costos ABC - Equipo: 1 Persona % Cumplimiento en el cronograma En ejecución para el 2015 Optimización del 100% de los costos
9 Principales iniciativas estratégicas Fortalecimiento de las Competencias del personal Generar en los trabajadores competencias institucionales con el fin de motivar el desarrollo profesional y laboral al servicio de nuestros aliados y partes interesadas. Teletrabajo 4-72 Diseñar el modelo de teletrabajo acorde a la empresa Generar jornadas de teletrabajo con el fin de evaluar la propuesta Presentar informes de las Pruebas Piloto Universidad Virtual 4-72 Diseñar la Plataforma de Capacitaciones Virtuales Generar los cursos virtuales Realizar la Prueba Piloto en Plataforma con su respectivo informe. Escuela de Formación en Operación Postal Convenio SENA Definir el modelo de educación general del convenio Integrar los trabajadores con el marco educativo del SENA Generar programas y cursos básicos e inscribir a trabajadores para generar adaptación al modelo Estado de avance: Inicio de Fase de Ejecución Proyecto Presupuesto Personas a cargo Indicador Resultado 2014 Meta 2018 Teletrabajo 4-72 $ 120 MM Equipo: 1 Persona % Cumplimiento en el cronograma En ejecución para el % de Teletrabajadores de la Planta Administrativa Universidad Virtual 4-72 $ 243 MM Equipo: 1 Persona % Cumplimiento en el cronograma En ejecución para el % de los cursos capacitaciones dictadas en la plataforma virtual Escuela de Formación en Operación Postal Convenio SENA $ 0 Equipo: 1 Persona % Cumplimiento en el cronograma En ejecución para el Programas certificados por el SENA para el 100% del personal operativo
10 Principales iniciativas estratégicas Mejora Continua en los procesos Contar con procesos estandarizados acorde con las normas internacionales garantizando una mejora continua en un entorno de aprendizaje institucional Certificación ISO 9001 GP1000 Realizar el diagnóstico documental con base en la normas ISO 9001 y GP Realización de Auditorias Gestión de hallazgos resultantes de Auditorias Recibir la Certificación Certificación BASC V4 Realizar el diagnóstico documental con base en la norma BASC Realización de Auditorias Gestión de hallazgos resultantes de Auditorias Recibir la Certificación Certificación ISO Realizar el diagnóstico documental con base en la norma ISO Realización de Auditorias Gestión de hallazgos resultantes de Auditorias Recibir la Certificación Estado de avance: Fase Final de Ejecución. Proyecto Presupuesto ($) Personas a cargo Indicador Resultado 2014 Meta 2018 Certificación ISO 9001 $ 81 MM Equipo: 6 Personas % Cumplimiento en el Cronograma 100 % Recertificación del Sistema Certificación ISO $ 44 MM Equipo: 3 Personas % Cumplimiento en el cronograma 100 % Recertificación del Sistema Certificación BASC V4 $ 25 MM Equipo: 8 Personas % Cumplimiento en el cronograma 100 % Recertificación del Sistema
11 7 Regionales 261 Funcionarios de Planta (121 Vacantes) Supernumerarios Temporales Contratistas TOTAL EMPLEADOS
12 Evolución del presupuesto $ Miles de Millones 262,2 396,6 418,5 Distribución del presupuesto de Ingresos *Resultados con Corte 30 Abril Actividad Presupuesto 2014 Presupuesto 2015 % ejecución Recaudado 2015 Valor Ejecutado 2015 DISPONIBILIDAD INICIAL M M 63% M INGRESOS CORRIENTES M M 19,7% M INGRESOS DE CAPITAL M M 12,5% 187 M TOTAL M M 27,1% M La empresa ejecuta y financia su presupuesto con recursos propios.
13 Evolución del presupuesto $ Miles de Millones 262,2 396,6 418, Distribución del presupuesto de Gastos *Resultados con Corte 30 Abril Actividad Presupuesto 2014 Presupuesto 2015 % Ejecución Comprometido 2015 Valor Ejecutado Comprometido 2015 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO M M 28,9% M GASTOS DE OPERACIÓN COMERCIAL M M 59,6% M GASTOS DE INVERSIÓN DISPONIBILIDAD FINAL M M 65,6% M M 0% 0 TOTAL M M 52,3% M
14 Retos y problemáticas Principales Retos 2015 Incremento en ingresos Mayor Participación en el Sector Gobierno Aumento de Volumen de envíos Eficiencia operativa Cumplimiento en tiempos de entrega Mantenimiento del nivel de Satisfacción al Cliente Principales problemáticas a enfrentar No reinversión de las utilidades, para el desarrollo de nuevos proyectos. Congelación del presupuesto de entidades de orden departamental y distrital por Ley de garantías. Pago de $ Millones (Deuda e Intereses) para obtener la Concesión como Operador Postal Oficial, por diez (10) años. Habilitación de otros operadores de giros a nivel nacional, dejando de percibir $ Millones en el 2014 y lo corrido del año Nueva Normatividad del Mintic, que afecta directamente a la empresa. Incertidumbres sobre la privatización de la empresa.
15 Logros y pasos a seguir Principales logros a la fecha Crecimiento constantemente de los ingresos, pasando de $ M en el 2012 a $ M en el Incremento en la Inversión de 4-72 para aplicar proyectos pasando de M en el 2010 a M en los dos últimos años. Mejoramiento de la eficiencia operacional pasando de Piezas por empleado en el 2010 a en el Mejora enel cumplimiento en los tiempos de entrega pasando de un 52% enel año 2012 al 93% en el 2014 Mejoramiento del nivel de satisfacción al cliente pasando de. 3,2 en el 2013 al 4,25 en el Certificación de Calidad ISO 9001 y NTCGP 1000 en el 2013, Certificación Ambiental ISO 14001y Certificación en Control y Seguridad BASC en el Implementación de los proyectos deautomatización (Bandas clasificadoras de paquetes y documentos, PTL Regionales, Lockers, mejoramiento de la infraestructura física y estructura operativa)
16 Logros y pasos a seguir Pasos a seguir Crecimiento del Canal Retail a través de la ampliación de puntos de venta Incremento de los ingresos Optimización de costos Mayor participación en el Mercado Postal Culminar el proceso de Automatización y Semi-automatización a nivel nacional Torre Control Operacional Dispositivos Móviles Put to ligth Regionales
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