Caracterización de Gestión de Infraestructura y Apoyo Logístico EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR

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1 Página 1 de 7 OBJETIVO DEL PROCESO RESPONSABLE Asegurar el estado de la infraestructura física, tecnológica y de parque automotor garantizando las condiciones ambientales y de seguridad de los mismos, al igual que la prestación del servicio de apoyo logístico y transporte LIDER DEL PROCESO para permitir el correcto desarrollo de las labores académicas y administrativas de la Universidad. Inicia Se inicia desde la Identificación y/o recepción de las necesidades del servicio ALCANCE Termina Medición, Análisis y Mejora INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS Plan de Desarrollo Estado Todos los procesos Política de Calidad Objetivos de Calidad Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones), Requisitos, Normatividad Manual de Calidad FAC- 23 Planificación, Control y Seguimiento al Solicitudes de mantenimiento, apoyo logístico, transporte y la interventoría P Elaboración Plan de Acción Elaboración del Plan de Compras Identificación de necesidades Diseño de plan de mantenimiento Diseño de plan de Transporte Diseño de plan de Apoyo Logístico Plan de Acción Plan de Compras Solicitud de Recursos Plan de Mantenimiento Plan de Transporte Plan Gestión del Talento Humano Adquisición de bienes y servicios Todos los procesos

2 Página 2 de 7 Plan de acción aprobado Ejecución del Plan de Acción Informes de avance del plan de acción Plan de acción ejecutado Todos los procesos Estudiantes Solicitantes Solicitudes de mantenimiento, apoyo logístico y transporte. H Asignar al responsable de mantenimiento, transporte y apoyo logístico Ejecución del mantenimiento Todos los procesos Estudiantes Solicitantes Gestión del Talento Humano Solicitud de necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social Identificación de necesidades Solicitud de necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social Gestión del Talento Humano Infraestructura y Logística Necesidades de mantenimiento de equipos e infraestructura Análisis de necesidades de Infraestructura y mantenimiento de equipos tecnológicos Solicitud de requerimientos Infraestructura y Logística Gestión Documental Directrices de la documentación Aplicación de las directrices documentales Revisión, análisis de la gestión documental en el Proceso Solicitud para inclusión o eliminación de documentos en las Tablas de Retención. Gestión Documental

3 Página 3 de 7 PAC-01, PAC-02, PAC- 04, PAC-05, PAC-06, PAC-08, PAC-12, FAC- 23 Ejecución de los documentos exigidos por la norma Ejecución del FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Medición de Indicadores Toma de acciones de mejora continua Documentación Actualizada FAC-08 Actas de Reunión Informes acorde a las fechas establecidas en el FAC-23 Plan de Auditorías Internas Solicitud de Planes de mejoramiento producto de auditorias V Ejecución de Auditorias Elaboración del plan de mejoramiento Informes de Auditorias Plan de mejoramiento elaborado Solicitud de Informes de avance Ejecución de acciones correctivas y preventivas Control y Seguimiento a la efectividad de las acciones correctivas y preventivas. Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) A Seguimiento y control a los riesgos Identificados y valorados Riesgos actualizados y controlados

4 Página 4 de 7 CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Controles en las entradas Solicitud de Servicio de Mantenimiento Solicitud de Apoyo Logístico en los Eventos Organizados en las Instalaciones de la Universidad de Pamplona Mediante el seguimiento a cada solicitud Profesional del Apoyo Logístico y/o Auxiliar Administrativo Diario Mensual FGI-02 Solicitud del Servicio de Mantenimiento FGI-42 Solicitud del Servicio de Apoyo Logístico en Eventos FGI-14 Registro de Solicitudes Controles en las actividades Asignación del responsable de mantenimiento, transporte y apoyo logístico. Establecimiento de invitaciones para contratar(obras civiles, servicio de vigilancia y aseo, mantenimiento especializados) Mediante la asignación del trabajo. Profesional del Apoyo Logístico y/o Auxiliar Administrativo Diario Mensual FGI-47 Asignación de Actividades FGI-67 Constancia de Prestacion del Servicio de Transporte FGI-62 Constancia de Servicio Mantenimiento Preventivo de Equipos Tecnológicos Controles a las salidas Ejecución del mantenimiento Mediante la medición de la satisfacción por el servicio prestado Seguimiento al servicio de mantenimiento. Profesional del Apoyo Logístico y/o Auxiliar Administrativo Diario Mensual FGI-47 Asignancion de Actividades FGI-65 Seguimiento del Servicio de Mantenimiento

5 Página 5 de 7 TALENTO HUMANO Profesional Universitario de la Sección Auxiliar de Auxiliar de Servicio de Transporte Coordinador de Mantenimiento Deportivo Técnico en Sistemas Técnico electricista Técnico en electrónica Tecnólogo de Obras Civiles Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar Administrativo Conductor RECURSOS INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Oficinas (Dotación básica, computadores software de oficina-impresoras, conexiones eléctricas de comunicación y archivador, planoteca) Unidad de Mantenimiento Depósito de Materiales y Herramientas Estanterías para archivo Servicios de apoyo, teléfono y fax Oficina de Dirección (1) TECNOLOGICOS Hardware y Software Video Beam Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet, same time, etc )

6 Página 6 de 7 REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2009 Gestión de la Calidad en el Sector Público NTC ISO 9001:2005 Sistema de Gestión de la Calidad MECI Ley 30 de 1992, Título Tercero. Capítulo VI. Del régimen de contratación y control fiscal. Acuerdo 103 de 2002 Estatuto General de Contratación de la Universidad de Pamplona. Constitución Política de Colombia de Capitulo 5. De la función administrativa. Art. 269 Reglas oficiales (federacion internacional de baloncesto, futbol,voleibol,tenis,softbol, futbol de salon).

7 Página 7 de 7 DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos REGISTROS Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos INDICADORES Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos RIESGOS Ver FCI-10 Mapa de riesgos OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Lograr la excelencia en servicios y en las tecnologías de la información y las comunicaciones Garantizar la sustentabilidad y crecimiento institucional