110º período de sesiones. Roma, de septiembre de Presentación de informes sobre los controles internos I. ANTECEDENTES

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1 Julio de 2005 S COMITÉ DE FINANZAS 110º período de sesiones Roma, de septiembre de 2005 informes sobre los controles internos I. ANTECEDENTES 1. En el 107º período de sesiones del Comité de Finanzas, celebrado en mayo de 2004, se debatió la cuestión de la introducción de informes oficiales sobre el control interno en la FAO. Tal como se señaló en el mencionado período de sesiones, en principio la Organización no tenía nada que objetar a la introducción de dichos informes, que se publicarían junto con las cuentas comprobadas. 2. En el 109º período de sesiones del Comité, a petición de éste, la Secretaría presentó un documento en el que se mostraban los resultados de un estudio sobre las actividades que estaban llevando a cabo otras organizaciones del Sistema de las Naciones Unidas a este respecto y se resaltaban las mejores prácticas existentes en materia de presentación de informes sobre el control interno, así como las cuestiones que plantearía la introducción de dicha práctica en la Organización. El Comité tomó nota de que muchas organizaciones y órganos de normalización consideraban una buena práctica la presentación de informes oficiales sobre los controles internos. Además, el Comité observó que muchas otras organizaciones del sistema de las Naciones Unidas confirmaron que están estudiando la introducción de dicha presentación de informes. 3. En la FAO existe un amplio sistema de controles internos, desarrollado a lo largo de muchos años y mantenido por el personal y la administración en todos los niveles bajo la responsabilidad última del Director General. El Auditor Externo evalúa e informa sobre los controles internos como parte de su auditoría bienal de la Organización. La cuestión que aquí se debate no es la introducción de un sistema de controles internos, sino más bien la aplicación de un sistema de presentación de informes oficiales por parte de la Organización sobre estos controles. 4. Durante la discusión de este tema, el Comité solicitó la preparación de un documento en el que se facilitara más información sobre este asunto, en particular sobre posibles métodos de presentación de informes oficiales sobre controles internos que pudieran ser estudiados y la Por razones de economía se ha publicado un número limitado de ejemplares de este documento. Se ruega a los delegados y observadores que lleven a las reuniones los ejemplares que han recibido y se abstengan de pedir otros, a menos que sea estrictamente indispensable. La mayor parte de los documentos de reunión de la FAO se encuentran en el sitio de Internet W/J5902/s

2 2 estimación de los costos que conlleva la aplicación de dicha presentación de informes en la Organización. El presente documento se ha preparado en respuesta a la solicitud anteriormente mencionada. II. POSIBLES MÉTODOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES SOBRE LOS CONTROLES INTERNOS 5. Hay muchas formas posibles de enfocar el tema de la presentación de informes oficiales sobre los controles internos, tanto en lo que respecta al alcance del examen y documentación fundamentales de los controles internos como al tipo de informe emitido. En el presente documento sólo se pueden intentar describir convenientemente algunos ejemplos en términos generales. A continuación figuran los ejemplos seleccionados de presentación de informes oficiales sobre los controles internos: Artículo 404 de la Ley Sarbanes-Oxley estadounidense el informe de marco del COSO) 1 informes fácticos En el anexo puede encontrarse un resumen de los aspectos principales de estos métodos. 6. Si bien se han incluido en el cuadro observaciones sobre las posibles repercusiones de cada método en materia de recursos, no se han ofrecido detalles de las repercusiones en materia de costos de los distintos métodos para su comparación y no se dispone de información fiable sobre los costos de la aplicación y el mantenimiento. Esto se debe principalmente al hecho de que los costos se ven afectados por las amplias diferencias que existen en las condiciones y tipos de organizaciones. Tal y como se señala en el anexo, los tres primeros métodos conllevan un gasto y un esfuerzo considerables por parte de la organización que los aplica, sobre todo por lo que se refiere a la documentación necesaria, la evaluación y el proceso de verificación, los cuales no podrían cubrirse sin una reorientación notable de recursos de la Organización hacia esta actividad y el incremento de los honorarios de la auditoría externa. A este respecto, conviene recordar la información facilitada en el documento presentado al Comité de Finanzas en su 109º período de sesiones de mayo de 2005: Es importante señalar que la introducción de la presentación de informes oficiales sobre el control interno en una organización exige un proceso arduo y prolongado compuesto por varias fases diferentes, entre las que se incluyen: el estudio de la forma más adecuada de presentación de los informes, así como de su alcance más apropiado (para aquellas organizaciones que no estén sujetas a la legislación nacional) el establecimiento oficial de una función de vigilancia interna la concepción de líneas de notificación adecuadas la elaboración de un plan de aplicación detallado la finalización de una evaluación del riesgo en toda la Organización la documentación oficial de los controles existentes la evaluación de los controles y la determinación de las cuestiones pertinentes el mantenimiento de documentación oficial la presentación de informes oficiales por parte de la administración 1 El Banco Mundial aplica actualmente el método del Artículo 404 de la Ley Sarbanes-Oxley para la presentación de informes sobre los controles internos. El método descrito en el anexo se basa en su presentación de informes hasta la fecha, antes de la aplicación del Artículo 404.

3 3 Dicho proceso conlleva forzosamente unas inversiones iniciales considerables tanto en términos de tiempo de trabajo del personal como en términos de asesoramiento especializado. Además, se requiere la continua disponibilidad de una gran cantidad de recursos para el mantenimiento del sistema de presentación de informes en los años que siguen a su aplicación inicial, así como para su actualización y verificación periódicas y para el mantenimiento de la documentación oficial. De hecho, con arreglo a la información recibida por parte de una de las grandes empresas de contabilidad, la aplicación y el mantenimiento de un sistema de presentación de informes oficiales sobre el control interno, bien se ajuste al empleado por el Banco Mundial o bien a la legislación y las normas introducidas en los EE.UU. o en el Reino Unido, resultan gravosos y costosos. A modo de ejemplo, según una encuesta llevada a cabo en los Estados Unidos se calcula que el costo medio de aplicación del Artículo 404 de la Ley Sarbanes-Oxley ascendería a más de tres millones de dólares EE.UU. durante el primer año, incluidas más de horas en tiempo de trabajo del personal interno y un aumento medio de los honorarios de la auditoría externa de aproximadamente el 50 por ciento. Se prevé que los costos de mantenimiento del sistema de presentación de informes disminuirían tras el primer año de aplicación, aunque seguirían siendo considerables. 7. El cuarto método descrito en el Anexo establece una forma de presentación de informes que excluye toda declaración cualitativa sobre el sistema de controles internos de la Organización y, por lo tanto, no sería necesario un proceso de evaluación y verificación costoso. Este método podría estudiarse como una alternativa la cual poder aplicar con menos requisitos en materia de recursos suplementarios en comparación con los tres primeros métodos. III. CONCLUSIÓN 8. Una característica común de los diversos métodos posibles de presentación de informes oficiales de los controles internos es que tanto la introducción como el mantenimiento de dicha presentación resulta costosa y requiere importantes cantidades de recursos internos y externos, tanto en la inversión inicial como de forma continuada. 9. En vista de lo anterior, las cuestiones fundamentales que deben considerarse son: Si la FAO debería estudiar más a fondo el introducir la presentación de informes oficiales de los controles internos en este momento, en reconocimiento de que el asunto aún se está examinando en el sistema de las Naciones Unidas y que, en la actualidad, la Organización no tiene una necesidad prescriptiva de carácter legislativo o normativo de contar con esta presentación de informes. De ser así, cuál debería ser el alcance y la finalidad de dicha presentación de informes. Esto tendría que estudiarse con la ayuda de recursos de consultoría externa, a fin de establecer la opción más adecuada. Dado el elevado costo que se prevé que conlleve la aplicación de un sistema de presentación de informes de los controles internos, de qué manera debería financiarse dicha actividad, tanto en lo que respecta al establecimiento como al mantenimiento del sistema de vigilancia y presentación de informes. En el debate sobre la financiación debería asimismo tenerse en consideración los honorarios complementarios que requiere la auditoría externa en relación con el examen y la presentación de informes de controles internos complementarios. 10. Se invita al Comité de Finanzas a examinar el presente documento y suministrar la orientación que considere apropiada.

4 4 Alcance de la evaluación de los controles internos Abarca el control interno sobre la presentación de informes financieros, incluida la salvaguardia de los bienes. Debe basarse en documentación completa de los procedimientos, suficiente para evaluar, diseñar y verificar la eficacia operacional; la encuesta no se considera una base adecuada. La evaluación abarca todos los riesgos y los controles afines que ayudan a alcanzar los objetivos de la entidad, esto es, no abarca únicamente los controles sobre la presentación de informes financieros. La entidad debe tener un marco para la evaluación de la gestión de riesgos, en el que se incluya un mecanismo adecuado para el examen de los riesgos y controles. El Oficial de Contabilidad (por ejemplo, el jefe del departamento u organismo) puede establecer, en una medida significativa, la forma en que obtener la garantía necesaria para poder informar de la eficacia de los controles internos. El control interno se define como un proceso, efectuado por el Consejo de Administración, los directivos y el personal de una entidad, diseñado para ofrecer garantías razonables sobre la consecución de los objetivos en las tres categorías siguientes: Fiabilidad de la presentación de informes financieros; Efectividad y eficacia de las actividades; y Cumplimiento de las leyes y normativas aplicables. Este método proporciona hechos relativos a los controles internos existentes sin realizar una evaluación cualitativa del sistema de controles internos. Alcance de la presentación de informes Abarca el control interno sobre la presentación de informes financieros, incluida la salvaguardia de los bienes. Debe incluir declaraciones de Abarca todos los controles internos que ayudan a alcanzar los objetivos de la entidad, esto es, no abarca únicamente los controles sobre la presentación de informes financieros. Sólo abarca los controles internos sobre la presentación de informes financieros externos. Hace referencia al marco del COSO. Requiere la presentación obligatoria Expone hechos relativos a los controles internos existentes, con información sobre distintos componentes del control interno que actualmente existe en la Organización. El informe podría 2 The Internal Control Integrated Framework publicado por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway. 3 Este método es considerablemente distinto a los demás en tanto que no se rige por ningún marco normativo e incluye declaraciones de hechos y no declaraciones cualitativas.

5 5 responsabilidad de la administración respecto al establecimiento y mantenimiento de un control interno apropiado sobre la presentación de informes financieros, así como la evaluación por parte de la administración de estos controles. Deben incluirse referencias al marco utilizado para evaluar la eficacia; el marco del COSO es un modelo de evaluación aceptado. La administración debe revelar en su informe toda deficiencia en el material y excluir la conclusión de que el control interno es efectivo. Incluye una declaración de responsabilidad de la administración respecto al mantenimiento de un sistema eficiente de control interno y toma nota de que el sistema de control interno se ha aplicado durante el período. La declaración describe el marco de los riesgos y controles y el proceso de examen de la eficacia de los controles internos. Si bien en el informe no se determina explícitamente la eficacia del sistema de control, está implícito que el examen crea una evaluación documentada de la eficacia. de informes al Comité de Auditoría por parte de los miembros de la administración superior a través de una afirmación realizada por la administración relativa a la idoneidad de los controles internos. dividirse en secciones, conforme al marco del COSO o INTOSAI 4 : Ámbito de control Evaluación de riesgos Actividades de control Información y comunicación Seguimiento de los controles internos En el informe no figuraría ninguna declaración relativa a la eficacia o efectividad del sistema de controles internos. Documentación necesaria Debe conservarse material probatorio, incluida la documentación completa, que corrobore la evaluación realizada por la administración y la verificación de la eficacia operacional y de diseño de los controles internos. Los requisitos de documentación no son prescriptivos, pero se exige una base convenientemente documentada para la declaración sobre el control interno. La documentación y las verificaciones deben ser suficientes para corroborar y validar la afirmación de la administración relativa a la efectividad de los controles internos. Se requiere escasa documentación complementaria Frecuencia de las actualizaciones Se requiere una actualización completa anual. Presentación limitada de informes trimestrales. Se requiere una actualización completa anual. Se requiere una actualización completa anual. Bienal 4 Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores.

6 6 Participación del Auditor Externo El Auditor Externo debe informar de la eficacia de los controles internos. En la evaluación anual deben figurar verificaciones de cada proceso de importancia. Los auditores no pueden basarse en la verificación realizada por la administración. Si se descubre una deficiencia en el material, debe emitirse una opinión desfavorable. La National Audit Office informa de si la declaración realizada por la administración es conforme a las directricesy si ésta es engañosa o incoherente con otra información de la que el auditor tiene conocimiento a raíz de la auditoría de los estados financieros. Aunque debe realizarse un examen del sistema de control interno, el informe del Auditor Externo no representa una opinión sobre la eficacia de estos controles. El Auditor Externo presenta una opinión separada sobre la imparcialidad de las afirmaciones expresadas en el informe oficial de la administración sobre los controles internos. El examen se realiza de acuerdo con las normas establecidas por el American Institute of Certified Public Accountants. El Auditor Externo podría verificar las declaraciones que figuran en el informe sobre controles internos como parte de la auditoría bienal. Observaciones sobre las repercusiones en materia de recursos La Ley Sarbanes-Oxley es el más prescriptivo de los métodos examinados, sobre todo en materia de documentación de procedimientos y verificación de la conformidad. Este método es, por consiguiente, el que más recursos exige, tanto en relación con las propias verificaciones de la empresa como con el trabajo que deben realizar los auditores externos. El costo y la labor que supone la aplicación y el mantenimiento de este tipo de presentación de informes no podría sufragarse sin reorientar de forma apreciable recursos de la El método de la Administración Pública del Reino Unido deja amplio margen para que el organismo decida cómo conseguir la garantía necesaria para poder informar de la eficacia de los controles internos. Además, el alcance del informe del auditor externo es limitado en comparación con lo exigido por la. La presentación de informes no se limita, sin embargo, a la realización de controles sobre la presentación de informes financieros, sino que incluye todos los controles internos que ayuden a lograr los objetivos de la entidad. Probablemente la aplicación de este Probablemente la forma de la presentación de informes realizada hasta la fecha por el BIRF requiera menos recursos que la presentación de informes conforme a la Ley Sarbanes Oxley, ya que no se debe seguir un marco jurídico específico y los requisitos de verificación y documentación son menos prescriptivos. Este método no está regulado por requisitos jurídicos y, por consiguiente, es más flexible que los métodos de los EE.UU. y del Reino Unido. No obstante, para obtener los recursos necesarios para aplicar un sistema similar de Depende del alcance de los detalles facilitados en el informe, pero los recursos complementarios necesarios podrían ser pocos en comparación con los tres primeros métodos.

7 7 Organización hacia esta actividad. método requiera menos recursos que el método de Sarbanes Oxley, sobre todo por el hecho de ser menos prescriptivo en cuanto a la manera de verificar y documentar los controles internos y su eficacia. No obstante, el gasto implicado exigiría reorientar considerables recursos a esta actividad. presentación de informes sobre los controles internos en la Organización habría que reorientar significativamente recursos de la Organización a esta actividad.

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