Candidatura Premios SOCINFO: GRUPO DISFRIMUR. Servicio Electrónico de intercambio de información con terceros.

Transcripción

1 Candidatura Premis SOCINFO: GRUPO DISFRIMUR. Servici Electrónic de intercambi de infrmación cn tercers.

2 1 Objetiv del pryect Disfrimur es una empresa privada españla de capital familiar e independiente dedicada al transprte, para l cual cntams cn una flta prpia amplia y mderna que circula pr td el territri nacinal equipada cn ls cmpnentes más mderns que permiten transprtar td tip de mercancías relacinadas cn la alimentación y gran cnsum.desde 1997 estams cumpliend ls bjetivs, necesidades y expectativas de nuestrs clientes, garantizand el respet y cmprmis cntinu cn la sciedad y el mediambiente. Nuestr principal valr es el trabaj en equip de frma rigursa y transparente, cn un alt grad de rientación al cliente, cn ilusión pr el trabaj bien hech, cnfianza, sencillez, craje y lealtad. El pryect que se presenta a la candidatura de premis SOCINFO es el Servici Electrónic de Intercambi de Infrmación cn Tercers del Grup DISFRIMUR, este servici ha permitid, de una frma sencilla y perativa, la recepción y validación de dcuments y facturas electrónicas, facilitand el cumplimient legal derivad de uns plazs para la gestión y pag de facturas cada vez más restrictivs en el sectr del transprte. El pryectse ha abrdad cn un dble bjetiv, en primer lugar cnseguir que prgresivamente durante ls añs 2013 y 2014, tds ls prveedres de DISFRIMUR generen alta en el prtal y l utilicen para gestinar las facturas electrónicas emitidas a DISFRIMUR, y en segund lugar permitir a DISFRIMUR una gestión ttalmente electrónica tant de las facturas recibidas cm de ls dcuments requerids a ls prveedres, eliminand cmpletamente la impresión y gestión derivada de las facturas en papel, y prprcinand una mejra en ls prcess interns de gestión de dcumentación de tercers (eliminand ls prcess de captura, digitalización y digitalización certificada, validación y carga en la cntabilidad de las facturas). Adicinalmente a través del servici se gestinará td el fluj de dcumentación e intercambi de infrmación tant cn ls Prveedres cm cn ls Clientes de Errr! N se encuentra el rigen de la referencia.. Ls principales beneficis que el servici aprta a Disfrimur sn sn ls siguientes: Cnsentimient para la recepción de facturas electrónicas Permite cumplir cn el cnsentimient de DISFRIMUR para la recepción de facturas, garantizad y expresad de frma inequívca en la página principal del prtal. Igualmente permitirá gestinar de frma fácil el cnsentimient de ls prveedres para el prces de Autfacturación. Página 2 de 18

3 Cntrl de ls aspects técnics (frmat, firma, plazs, fechas,..) Permite definir claramente ls frmats y pcines tecnlógicas que ls usuaris del prtal utilizarán para la emisión de facturas, aunque algunas de ellas ya están definidas de frma tácita (frmat factura-e, enví electrónic, firma xades,.., siguiend ls patrnes definids pr la AEAT). También permitirá habilitar ls mecanisms de firma para garantizar el cumplimient de dichs requisits pr parte de tds ls usuaris. Cualquier cambi de frmat estará sprtad pr el prtal en un tiemp mínim (nueva versión del frmat factura-e pr ejempl), mediante el mantenimient del prtal se pdrán acmeter las actuacines de frma inmediata a su publicación, infrmand a ls prveedres de ls avances tecnlógics y nrmativs aplicads de frma practiva. Cumplimient legal Garantías de cumplimient de las facturas generadas desde la platafrma y recibidas desde ls usuaris. Recepción segura de las facturas Evita pérdidas y extravís en el prces de recepción pr parte de ls usuaris y de DISFRIMUR. Cntrl en la recepción de las facturas pr parte de DISFRIMUR que tiene acces en td mment a las fechas de presentación de las facturas. Integración cn el Registr de Facturas para la validez de las mismas. Ahrr de cstes, permitiend a DISFRIMUR evitar gasts de instalación y mantenimient de sistemas de digitalización certificada, manteniend equips y desarrlls mínims a tal efect. Planificación de pags, sbre el vlumen de facturas recgid y prcesad nline, que servirá de base para el cntrl del vlumen ecnómic recibid. Registr de facturas Minimizar ls tiemps de recepción de facturas. Cnexión de sistemas de avis y ntificación desde el mism prtal. Evidencias para ls prveedres. El prces de ntificación cbra especial relevancia ya que permite al prveedr de la factura tener una evidencia de que el cliente ha recibid la factura. Adaptación a la evlución tecnlógica Página 3 de 18

4 Psibilidad de integrar nuevs sistemas en la tramitación de las facturas, infrmand a ls prveedres de las fechas del circuit de tramitación. Adicinalmente, tds ls servicis del prtal se mantendrán de frma evlutiva mediante el mantenimient del prtal, garantizand su adecuación a la legislación vigente en cada mment. Centralizar la atención a usuaris Atención a usuaris para reslver dudas sbre el prces de facturación a través del prtal. Registr de dcuments Regular la presentación de dcuments en frmat digital de ls prveedres del cliente. Página 4 de 18

5 2 Descripción del Pryect La prpuesta de slución tecnlógica del Servici Electrónic de Intercambi de Infrmación cn Tercers de DISFRIMUR cnsta de ls siguientes elements e intercnexines: 2.1 Platafrma Básica de Servicis El servici está basad en una platafrma de servicis web que permite garantizar su adecuación a la legislación vigente y a ls nuevs frmats que pueda recmendar la Agencia Tributaria. Ls servicis incluids en la platafrma se centran en cuatr aspects fundamentales: Autenticación de Usuaris. Firma Electrónica de Dcuments (facturas). Validación de Dcuments firmads electrónicamente (facturas). Generación de evidencias electrónicas. Ls servicis incluids en la platafrma están analizads desde un punt de vista tecnlógic, utilizand certificads y tecnlgías habituales, extendidas y de prbada slvencia, y jurídic, para garantizar que su us cumple cn ls requisits establecids pr la nrmativa vigente. Ls beneficis más destacables para ls clientes que utilizan ls servicis de la platafrma sn: N tienen que especializar persnal técnic en firma electrónica para realizar desarrlls para sus clientes. Pueden realizar desarrlls en el mínim tiemp psible, ptimizand la inversión pr parte de sus clientes. N deben estar al crriente de ls cambis que se prduzcan en cuant a la nrmativa ni en la tecnlgía utilizada (esquemas de certificación, DNI electrónic, nuevs prestadres de certificación,,etc), ya que ls desarrlls serán mantenids actualizads pr la prpia platafrma. De esta frma, de una frma rápida y sencilla pueden abrdar pryects relacinads cn el us de Firma Electrónica Tiplgía de servicis Ls servicis incluids en la platafrma básica sn ls siguientes: Servici de Autenticación. Página 5 de 18

6 Servici de Firma Electrónica de Servidr. Servici de Cnsulta Lista de Revcación. Servici de Sellad de Tiemp. Servici de Validación de Firma Electrónica. Servici de Creación de Factura Electrónica. Servici de Validación de Factura Electrónica. Servici web para la remisión autmatizada de Facturas Electrónicas a Administracines Públicas Certificads incluids en ls servicis En ls servicis de la Platafrma se pdrán utilizar, de frma inicial e incluids en el servici cntratad, certificads para autenticación de usuaris, firma electrónica de dcuments y validación de firma basads en la recmendación X.509 v3 del ITU-T. En cncret se incluyen de frma básica ls certificads: DNI-Electrónic emitid pr la entidad DNI Electrónic. CERES Clase 2 CA emitid pr la Fábrica Nacinal de Mneda y Timbre (*). CAMERFIRMA, emitids pr CAMERFIRMA. FIRMAPROFESIONAL, emitids pr FIRMAPROFESIONAL. Agencia Valenciana de Certificación (ACCV), emitids pr la Autritat de Certificación de la Cmunitat Valenciana. CatCERT, emitids pr la Agencia Catalana de Certificación (*) Se debe tener en cuenta en la cnsulta a lista de revcads, basads en certificads CERES Clase 2 CA, que la cnsulta a la lista de revcads de la Fábrica Nacinal de Mneda y Timbre n puede ser realizada pr un tercer en nmbre de la entidad que realiza la cnsulta (actualmente, FIRMA-E n puede prestar un servici en el que se cnsulte la lista de revcads de la FNMT en nmbre de un cliente suy) Mantenimient y actualización Td el sftware generad y aprtad en la platafrma cumple ls estándares y nrmas de bligad cumplimient, siend bjet de un mantenimient preventiv y crrectiv ante cualquier errr detectad en la prestación del servici. FIRMA-E se cmprmete al mantenimient y actualización del sftware generad en el marc de la Platafrma y su entrega al cliente, siempre que éste cuente cn un cntrat de mantenimient. Página 6 de 18

7 2.1.4 Seguridad en el servici Es imprtante hacer especial hincapié en el aljamient de ls servicis cntratads pr DISFRIMUR ya que las especificacines de seguridad para garantizar la integridad, dispnibilidad y cnfidencialidad tant de ls servicis que prestan cm de la infrmación que almacenan sbre su ejecución, sn estrictas y deben ser cumplidas en td mment. Para el hsting de este servici se utiliza el aljamient especializad de servidres y servicis en internet certificads baj el esquema ISO 27001:2007 de seguridad de la infrmación, esta certificación es una garantía de cumplimient de ls niveles de calidad de servici requerids más exigentes Mnitrización Tda la estructura de red está mnitrizada 24x7 para detectar en tiemp real cualquier intent de ataque significativ, pérdidas de dispnibilidad, generacines anómalas de tráfic de red, etc. Adicinalmente, se dispne de una red de hneypts integrads cn el sistema de gestión de events y alarmas, ntificand cualquier actividad anómala que en este sentid se prduzca, así cm sistemas autmátics de auditría de vulnerabilidades cmplementads cn auditrías periódicas manuales Gestión del hspedaje Ls servidres están aljads en una platafrma que garantiza la integridad, cnfidencialidad y dispnibilidad de ls activs lógics de la misma, unidas al sprte al cliente ante cnsultas relacinadas cn la platafrma. Ls servicis que dan sprte a la Platafrma incluyen expresamente: Gestión de Vulnerabilidades. Detección de intruss. Plíticas perimetrales. Alertas de seguridad Niveles de Calidad de Servici de la Platafrma (SLA) Ls niveles de calidad de servici que FIRMA-E frece al CLIENTE sn ls siguientes: Cncept Objetiv Dispnibilidad de la platafrma 99,0% Dispnibilidad de las líneas de cmunicacines 99,0% Tiemp medi de respuesta ante incidentes crítics 8 hras Página 7 de 18

8 Tiemp efectiv medi de reslución ante incidentes 85% en mens de 12 hras 2.2 Servici Electrónic de Intercambi de Infrmación cn Tercers de DISFRIMUR El Servici Electrónic de Intercambi de Infrmación cn Tercers se basa en ds móduls elements principales: Web de intercambi de infrmación Integración cn el ERP Web de intercambi de infrmación. Prtal El Prtal Web de Intercambi de Infrmación cn tercers es una aplicación web para tercers (clientes, prveedres, interesads,..) que se relacinan cn DISFRIMUR, esta aplicación permitirá presentar cualquier tip de dcument pr parte de ls Tercers y autmatizar la remisión pr parte de DISFRIMUR de dcuments a tercers que dispngan de credenciales de autenticación en el Prtal Alta de usuaris en el Prtal La autenticación de un tercer en el Prtal se realiza pr invitación expresa del persnal de DISFRIMUR que genera un códig de invitación únic que debe ser utilizad pr el tercer para realizar su registr en el Prtal. Página 8 de 18

9 Gestión de Tercers La gestión de tercers se realiza desde la zna privada de administración del Prtal, esta gestión permite generar un alta de un tercer, generar un códig de invitación, asignar usuaris al tercer que tendrán acces y mantener tds ests aspects. La administración del Prtal también permite crear perfiles de tercers y asignar empresas a ests perfiles, ls perfiles sn una herramienta de gestión que ptimiza ls requerimients de dcuments, creand un perfil para un determinad tip de servicis, se asignan qué dcuments serán requerids al perfil y tds ls tercers asignads al perfil recibirán ls aviss de dcumentación pendiente de presentar caducada, gestión que se realiza de frma autmática sin necesidad de intervención externa. Página 9 de 18

10 Gestión de Dcuments Ls tercers que acceden al Prtal pdrán presentar dcuments, según la tiplgía de dcuments definida pr DISFRIMUR, esta tiplgía permite definir un tip de dcuments, añadir ls metadats requerids y asignarl a un determinad perfil de tercer de frma ttalmente autónma y sin la intervención del equip de desarrll. La pantalla de inici del Prtal ya recuerda ls dcuments pendientes de gestinar al tercer: Gestión de Facturas La gestión de facturas ha sid especialmente desarrllada en el presente Prtal para reslver una prblemática específica del sectr del transprte, bligads a gestinar y pagar las facturas de sus cntratistas para garantizar a sus clientes el cumplimient de sus bligacines, para ell, el Página 10 de 18

11 Prtal permite agilizar enrmemente la recepción de facturas pr parte de ls prveedres de DISFRIMUR, en cncret el Prtal permite: DEPOSITO Y REGISTRO. Si el prveedr puede generar la factura electrónica, en ls frmats aprbads pr DISFRIMUR, pr sus prpis medis, pdrán depsitar y registrar la factura en una carpeta asignada al prveedr en el prtal. CREACION Y REGISTRO. Si el prveedr n puede crear la factura electrónica pr sus prpis medis, el prtal le permitirá el acces a un frmulari para crear y registrar la factura electrónica. CREACIÓN DESDE PEDIDO. Mediante la inserción de un códig de pedid válid, el prveedr recibe la factura cumplimentada pendiente de firma y presentación. SERVICIO WEB DE PRESENTACIÓN. Se prprcinara ls clientes que l sliciten un servici web de presentación autmatizada de facturas. La gestión se realiza desde el prpi prtal: Ilustración. Selección de facturas emitidas Ilustración listad de facturas emitidas. Página 11 de 18

12 Ilustración. Carga de facturas Frmats de factura electrónica admitids El sistema permite la recepción de facturas en las siguientes versines de Facturae: Versión 3.2 En ests mments existe la versión 4.0 en brradr cn la cual ya se han hech pruebas para que la admita el prtal. Para garantizar la hmgeneidad del prtal se utilizarán las versines estándar del frmat factura-e cn ls camps bligatris de las mismas Diseñ del prtal El diseñ del prtal será el prpuest pr firma-e, siguiend el diseñ actual de la Extranet crprativa de Prveedres de DISFRIMUR Integración cn el ERP La integración cn el ERP se ha realizad mediante la generación y cnfiguración de Servicis Web, ests servicis web permiten al Prtal: Recuperar un prveedr Recurperar una factura Cnsultar el estad de una factura Presentar una factura recibida a través del Prtal Para la implementación de esta integración se ha cntad cn la clabración del fabricante, EASY TECH. Página 12 de 18

13 3 Fases de desarrll del Pryecty Plazs Las fases para el desarrll del pryect han sid las siguientes: 1.- Diseñ del Prtal e Integración de la Platafrma básica de servicis 2.- Puesta en marcha del Prtal y Puesta en marcha de la Oficina Técnica 3.- Mantenimient del Prtal Para la ejecución de las tareas a desarrllar en el marc del presente pryect, se ha dispuest de una serie de recurss tant humans cm materiales que han permitid desarrllar las actuacines en ls plazs prevists para su ejecución, ests recurss se identifican a cntinuación: Recurss humans: Cnsultr de factura electrónica [RH.CFE] Analista de aplicacines [RH.AA] Prgramadr [RH.PR] Técnic de sistemas [RH.TS] Recurss Materiales: Prtal de Facturación Electrónica [M.PFE] Platafrma de servicis de firma-e [M.PFIRMAE] 3.1 Fase 1. Diseñdel Prtal e Integración de la Platafrma básica de servicis. Las actuacines realizadas han sid: Tarea 1. Integración de ls cmpnentes de la Platafrma Tarea 2. Adaptación del Prtal de Relacines cn Tercers Tarea 3. Integración cn el ERP de DISFRIMUR Tarea 4. Nueva funcinalidades para la presentación de dcuments Tarea 5. Pruebas unitarias, de integración y aceptación Página 13 de 18

14 3.2 Fase 2. Puesta en marcha del Prtal y Puesta en marcha de la Oficina Técnica. Las tareas desarrlladas en esta fase han sid: Tarea 1. Prpuesta de nrmativa de factura electrónica. Tarea 2. Material para la puesta en marcha. Dcumentación de us del prtal (FIRMA-E) Habilitación de ls access al prtal (DISFRIMUR) Aspects de prtección de dats (DISFRIMUR) Tarea 3. Gestión de facturas pr ls Prveedres. Oficina Técnica para gestión de prveedres e Incidencias 3.3 Fase 3. Mantenimient del Prtal. Las tareas de esta fase han sid: Mantenimient crrectiv Mantenimient evlutiv Las fases 1 y 2 se han realizad durante ls meses juli a diciembre de 2013, la fase 3 ha entrad en ejecución en Ener de Página 14 de 18

15 4 Repercusión para ls usuaris El pryect dispne de una exhaustiva mnitrización de servicis, aprtand en la actualidad ls siguientes dats: Dcuments presentads en el prtal durante el mes de Agst de 2014 Respect del us pr parte de ls prveedres del prtal, ls dats sn: Prcentajes de prveedres que presentan dcuments y facturas a través del Prtal. Página 15 de 18

16 5 Equip de desarrll y prveedres Tds ls elements y desarrlls realizads en el presente pryect han sid desarrllads pr el equip defirma, PROYECTOS Y FORMACIÓN, S.L. (FIRMA-E). Empresa que se cnstituye en el añ 1999, especializada en el desarrll de pryects, prducts y servicis relacinads cn la Seguridad de la Infrmación. El bjetiv de FIRMA-E es el cmprmis cn las necesidades de nuestrs clientes, así cm la evlución de nuestra ferta adaptada a sus necesidades a l larg del tiemp, cnsiderand que nuestr principal valr añadid es el apy al cliente en el diseñ de la estrategia dirigida a la seguridad de la infrmación y a dtar de validez jurídica sus actuacines en la gestión de dcuments electrónics. En la actualidad FIRMA-E psee acuerds de clabración y distribución cn algunas de las principales empresas prveedras de sftware en ls ámbits de trabaj de FIRMA-E cm sn: MICROSOFT. GESDATOS CONSULTORES GESCONSULTOR INDRA TELEFONICA SOLUCIONES Así cm clasificación, cncedida pr la Cmisión de Clasificación de Cntratistas de la Junta Cnsultiva de Cntratación Administrativa del Ministeri de Ecnmía y Hacienda, en ls siguientes grups, subgrups y categrías: T 04 A, V 01 A, V 02 C, V 05 C Y V 07 B Página 16 de 18

17 6 Valración ecnómica El pryect ha tenid un cste inicial de Eurs para las fases 1, 2 y 3 actualmente en vigr. Página 17 de 18

18 FIRMA PROYECTOS Y FORMACIÓN, S.L. Peta Vicente Medina, Murcia T F