QUINTO FORMULARIO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS RESPECTO DEL PLIEGO DE CONDICIONES DE LA LICITACIÓN MT-001 DE 2006

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1 QUINTO FORMULARIO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS RESPECTO DEL PLIEGO DE CONDICIONES DE LA LICITACIÓN MT-001 DE PREGUNTAS FORMULADAS POR OSCAR FREDY MORENO (Febrero 18 de 2007) PREGUNTA No. 1: Con respecto a la licitación runt, las aseguradoras elevaron unas peticiones para que ciertas cláusulas sean modificadas. toda vez que de no ser así en Colombia no existiría póliza para esta licitación. pregunta? estas peticiones no has (SIC) sido contestadas, y el cierre es prácticamente en 10 días y por el monto del contrato este tiempo es mínimo, por favor me ayudan al respecto RESPUESTA: El Ministerio de Transporte respondió la solicitud planteada, en los términos previstos para el efecto en el ordenamiento jurídico vigente. Ver numeral del pliego de condiciones, modificado mediante Adenda No. 6 y cláusula décimo sexta de la minuta de contrato, modificada mediante Adenda No. 4. PREGUNTA No. 2: Como es de su conocimiento el mercado asegurador para la licitación del runt no ha emitido ni una sola garantía. por cuanto se elevaron unas peticiones a fin de modificar cláusulas pertenecientes al tema de póliza seriedad de oferta y futuras garantías cumplimiento, calidad entre otras. Toda vez que el mercado asegurador tiene ciertas limitaciones tal y como están actualmente los pliegos y la minuta estas peticiones a la fecha no han sido contestadas. En virtud de lo anterior sugerimos un comentario oportuno, ya que esta cierra aproximadamente en 12 días, tiempo que relativamente es corto por cuantía de la seriedad de oferta y del contrato futuro y tiempo de desarrollo. si, bien es cierto en Colombia el respaldo máximo en tiempo son cinco (5) años. RESPUESTA: Ver numeral del pliego de condiciones, modificado mediante Adenda No. 6 y cláusula décimo sexta de la minuta de contrato, modificada mediante Adenda No PREGUNTA FORMULADA POR PROAND CIA Y LTDA. (Febrero 19 de 2007) PREGUNTA No. 3: De la manera más atenta nos permitimos solicitar una (1) prórroga para la entrega de las ofertas, de dos (2) semanas, contadas a Página 1 de 37

2 partir de la fecha prevista para el cierre de la licitación, es decir, Marzo 1º de RESPUESTA: Mediante Adenda No. 5 fue prorrogado el plazo de la licitación por el máximo término permitido en la Ley 80 de 1993 (Art. 30 No. 5 in fine). 3 PREGUNTAS FORMULADAS POR DATATOOLS S.A. (Febrero 19 de 2007) PREGUNTA No. 4: Si la ADENDA 3 modificó el numeral 3.3. del Pliego de Condiciones, relacionado con los requisitos legales de participación y en su lugar se incluyo el numeral 2.1, sobre descripción general del proceso licitatorio, se pregunta: Es correcto entender que la ADENDA 3 eliminó los requisitos legales contenidos en el numeral 3.3 original del pliego de condiciones? Respetuosamente solicitamos al Ministerio de Transporte se sirva confirmar si el análisis, antes plasmado, sobre el alcance a la modificación contenida en el numeral 1 de la ADENDA No. 3 es correcto. En caso contrario, solicitamos se proceda a realizar las aclaraciones y modificaciones pertinentes. RESPUESTA: El entendimiento es incorrecto. Este aspecto fue aclarado en el numeral 1) de la Adenda No. 4. PREGUNTA No. 5: (Numeral 3.5 del Pliego de Condiciones) De la literalidad del texto antes trascrito se puede concluir que en el Sobre No. 1 sólo se puede incluir el compromiso en firme de la entidad bancaria aceptable de acuerdo con la ley colombiana, legalmente establecida en Colombia, al omitirse la posibilidad de incluir, en el mismo sobre, carta de compromiso en firme de un banco extranjero como lo prevé el numeral 3.5 del pliego de condiciones, toda vez que ésta no se menciona en este numeral. Favor confirmar si el entendimiento antes planteado es correcto. Igualmente, solicitamos con todo respeto al Ministerio de Transporte proceda a corregir mediante ADENDA la contradicción detectada o precisar el alcance de la misma. RESPUESTA: Ver numeral 3.5 del pliego de condiciones, aclarado mediante la Adenda No. 6. PREGUNTA No. 6: (Numeral ordinal 10 literal c) del Pliego de Condiciones) Al referirse el texto antes trascrito a la copia del Balance Página 2 de 37

3 General y del Estado de Pérdidas y Ganancias auditados, entendemos que el término auditados se refiere al dictamen que debe producir el revisor fiscal del balance general y el estado de pérdidas y ganancias en los términos del artículo 38 de la ley 222 de 1995, en concordancia con el artículo 11 de la ley 43 de Favor confirmar si el entendimiento antes planteado correcto. En caso contrario, solicitamos, al Ministerio proceda a emitir las precisiones pertinentes. RESPUESTA: Ver numeral ordinal 10 literal c) del pliego de condiciones, modificado mediante la Adenda No. 6. PREGUNTA No. 7: (Numeral ordinal 15 del Pliego de Condiciones) El anterior texto exige la presentación de un certificado en el que se acredite que el Proponente no es deudor moroso de la totalidad de obligaciones contraídas con el Estado o que tiene vigente acuerdo de pago. Se cita como fundamento el artículo 60 de la ley 610 de 2001, el cual establece: ARTICULO 60. BOLETIN DE RESPONSABLES FISCALES. La Contraloría General de la República publicará con periodicidad trimestral un boletín que contendrá los nombres de las personas naturales o jurídicas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal en firme y ejecutoriado y no hayan satisfecho la obligación contenida en él. Para efecto de lo anterior, las contralorías territoriales deberán informar a la Contraloría General de la República, en la forma y términos que esta establezca, la relación de las personas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal, así como de las que hubieren acreditado el pago correspondiente, de los fallos que hubieren sido anulados por la jurisdicción de lo contencioso administrativo y de las revocaciones directas que hayan proferido, para incluir o retirar sus nombres del boletín, según el caso. El incumplimiento de esta obligación será causal de mala conducta. Los representantes legales, así como los nominadores y demás funcionarios competentes, deberán abstenerse de nombrar, dar posesión o celebrar cualquier tipo de contrato con quienes aparezcan en el boletín de responsables, so pena de incurrir en causal de mala conducta, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 6o. de la ley 190 de Para cumplir con esta obligación, en el evento de no contar con esta publicación, los servidores públicos consultarán a la Contraloría General de la República sobre la inclusión de los futuros funcionarios o contratistas en el boletín. Así las cosas, es evidente la contradicción del requisito exigido por cuanto el Certificado de Deudor Moroso con el Estado no tiene ninguna relación con la Página 3 de 37

4 norma que se cita, la cual hace mención es al Boletín de Responsables Fiscales. Adicionalmente, el Certificado requerido no es expedido por la Contraloría General de la República. Teniendo en cuenta lo anterior solicitamos que mediante ADENDA se indique correctamente cuál certificado es el que se debe incluir en el Sobre número uno (1). RESPUESTA: Ver numeral ordinal 15 del pliego de condiciones, modificado mediante la Adenda No. 6. PREGUNTA No. 8: En el formulario de la primera ronda de preguntas y respuestas respecto del Pliego de Condiciones de la Licitación MT-001 de 2006, en la pregunta 29 se solicitó al Ministerio especificar cuáles son las disposiciones contrarias a la ley que ameritan el rechazo de las propuestas, respondiendo: Aquellas informaciones que sean parte de una propuesta con las que se vulnere el ordenamiento legal vigente, por ejemplo la violación al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Ley. Ante la amplitud y ambigüedad de la causal de rechazo, así como, ante la amplitud de la respuesta, la cual se ejemplificó por parte del Ministerio con la causal de rechazo consignada en el literal a) del numeral 5.5. del Pliego de Condiciones, comedidamente solicitamos al Ministerio aclarar cuáles son las disposiciones contrarias a la ley que conllevarían al rechazo de la propuesta. RESPUESTA: Se considera que la respuesta a la pregunta No. 29 del formulario de la primera ronda de preguntas y respuestas es suficientemente clara. Adicionalmente, es preciso indicar que de conformidad con el numeral del Pliego de Condiciones, es responsabilidad de los Proponentes establecer las implicaciones legales y las condiciones jurídicas, entre otras, que se deriven de las previsiones contenidas en el pliego de condiciones y sus anexos. Por lo tanto, se asume que por la experiencia y el conocimiento del negocio que deben tener los proponentes, éstos deben conocer todas las implicaciones legales que se desprenden por la presentación y conformación de las propuestas que presentarán en la licitación MT-001 de PREGUNTA No. 9: (Numeral 5.6 del Pliego de Condiciones) Teniendo en cuenta la asignación de puntajes contenida en el numeral antes trascrito, para los literales a) y b) se observa que no existe asignación de puntaje alguno para el Proponente que ofrezca un equipo humano integrado en un Página 4 de 37

5 porcentaje inferior al 85% de personas consideradas como nacionales colombianas. Lo anterior significa que el Proponente que ofrezca un equipo humano integrado en un porcentaje inferior al 85% de personas consideradas como nacionales colombianas el puntaje asignado será cero (0). Favor confirmar si el entendimiento antes planteado es correcto. En caso contrario, solicitamos, al Ministerio proceda a emitir las precisiones pertinentes. RESPUESTA: El entendimiento es correcto. PREGUNTA No. 10: (Cláusula vigésimo cuarta de la minuta de contrato de concesión) Analizando integralmente esta cláusula se observa que el Ministerio relacionó un número importante de hechos o circunstancias que ameritan la imposición de multas a cargo del concesionario, como pueden ser la mora o el incumplimiento en el Cierre Financiero; por no prestar los servicios contratados con los niveles mínios de servicio establecidos; por no constituir el Fideicomiso dentro del plazo establecido; etc, hechos que para el Ministerio causan una multa de menor valor económico a la prevista en el numeral , la cual establece que por cualquier otro incumplimiento se causará una multa máxima de CINCUENTA MILLONES de pesos M/Cte (COL$ ). Por lo anterior solicitamos al Ministerio establecer un menor valor para las multas que se generen por otros eventos de incumplimiento y que el valor que se establezca opere como un máximo, de manera que le permita al Ministerio graduar el monto de la multa según la gravedad de la falta. RESPUESTA: No se acoge la solicitud. Las cuantías de las multas se establecieron con base en la gravedad del incumplimiento, tasándose en un porcentaje del ingreso esperado simulado contenido en los estudios realizados. PREGUNTA No. 11: (Anexo C del Pliego de Condiciones) Teniendo en cuenta que el Centro de Cómputo Principal puede implementarse en el modelo de colocación, elementos como el aire acondicionado, UPS, y en general, el especio físico asignado para la ubicación de los equipos, son propiedad del operador prestador del servicio. Por lo tanto, no aplica la reversión de dichos bienes, salvo que sean construidos e instalados única y exclusivamente para el Ministerio de Transporte, hecho que incrementa el costo total del proyecto. Página 5 de 37

6 Teniendo en cuenta lo anterior, se solicita al Ministerio aclare el contenido del Anexo C al Contrato de Concesión o en su defecto incluya que estos bienes como parte de un servicio bajo las figuras de hosting o colocación, no serán objeto de reversión y en su defecto se presentara un cesión de los contratos de servicios del hosting o colocación, según sea el caso. RESPUESTA: Sí de conformidad con el contrato de concesión, el concesionario, suscribe convenios con terceros para vincular bienes o servicios de éstos al proyecto, estos bienes o servicios no serán objeto de reversión, sin embargo, el concesionario deberá proceder de acuerdo con el numeral 35.6 de la cláusula trigésimo quinta de la minuta de contrato de concesión (Anexo 1 del pliego de condiciones). Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones a cargo del concesionario de devolver y revertir todos los bienes afectos a la concesión. 4 PREGUNTAS FORMULADAS POR TECNOLOGÍA SUPERIOR (Febrero 19 de 2007) PREGUNTA No. 12: Teniendo siempre presente que el componente central del RUNT es el software específico, a través del cual se realizaran todas las operaciones sobre la información consolidada y depurada, como servicios a los O.T., D.T. del Ministerio y demás actores. es obligatorio exigir una certificación adecuada, que garantice su óptima calidad final, así como los servicios posteriores de mantenimiento y actualización. En cuanto a calidad de los estos desarrollos de software, exigidos para el RUNT, es conveniente que se aclare y se defina, con base también en preguntas efectuadas por algunos interesados en las rondas que el Ministerio estableció, que certificación es la requerida CMM, CMMI o ISO? ( ) Con base en lo anterior, es conveniente que se aclare y concrete cual es la certificación, que en concepto del Ministerio, se requiere para garantizar la optima calidad del software que se exige diseñar, desarrollar, implantar, mantener y actualizar. RESPUESTA: Ver numerales 3.1 del parágrafo de la cláusula tercera y 10.1 de la cláusula décima de la minuta de contrato (Anexo 1 del Pliego de Condiciones). El requerimiento relacionado con la certificación CMMI al que se refería el numeral 2.3 del Anexo A del pliego de condiciones, fue eliminado mediante la Adenda No. 4. PREGUNTA No. 13: En relación con la certificación exigida en el numeral 2.3. Software a nivel central, del anexo A del pliego de condiciones Página 6 de 37

7 CMM nivel 3, o ISO 9001 o demostrar que está en el proceso de acreditación, es necesario aclarar que no son equivalentes sino que su aplicación es especifica y lo optimo es que se complementen. Como componente central del RUNT, es necesario garantizar la calidad del componente Software. En consecuencia su diseño e implementación, así como su mantenimiento y actualización deben estar respaldados por una empresa que demuestre su real experiencia en desarrollo de software aplicativo específico y con la debida certificación. ( ) Con base en lo anterior, es conveniente que se aclare y concrete cual es la certificación, que en concepto del Ministerio, se requiere para garantizar la optima calidad del software que se exige diseñar, desarrollar, implantar, mantener y actualizar. Adicionalmente, no es conveniente permitir la participación de empresas que tengan muy recientemente iniciado su proceso de acreditación, por cuanto esto no es real garantía de calidad. Considerando que las exigencias de funcionalidades para el RUNT, en materia de software aplicativo especifico, son altas y que además es el componente central para la integración, validación, autorización y prestación de servicios a los diferentes actores, dentro de las requisitos de seguridad, confiabilidad y amigabilidad, es necesario que se exija un tipo de certificación que garantice al Ministerio la calidad de este componente. RESPUESTA: Ver respuesta a la pregunta anterior. PREGUNTA No. 14: Respecto de la certificación exigida en el numeral 3.4 del pliego de condiciones: 3.4 EXPERIENCIA El Proponente deberá acreditar experiencia en: A. Experiencia como integrador ( ), Además el Proponente o cualquiera de los miembros que acrediten las anteriores experiencias, debe contar con una certificación de calidad ISO 9001 versión 2000 en procesos de planificación, diseño, implementación o integración de soluciones tecnológicas y en las demás certificaciones ISO exigidas, la redacción del alcance definido en cada caso puede hacer que su aplicación sea exclusiva, por cuanto se incluyen palabras que refieren particularmente una actividad que incluyo la empresa que se certifico en su terminología. Existe la posibilidad que otras empresas que se certifican utilicen sinónimos a palabras incluidas en tal alcance o usen otras que cubran los procesos detallados por otra. Página 7 de 37

8 Tomando en cuenta lo anterior y analizando el contenido de los alcances de las diferentes empresas certificadas ISO 9001:2000, es claro que lo recomendable al redactar la exigencia de calidad dentro del pliego, se haga de tal forma que se garantice el cubrimiento de los procesos requeridos sin que, por aspectos idiomáticos se restrinja inadecuadamente la participación de empresas excelentes en la especialidad solicitada. Con base en lo anterior, es conveniente que se modifique la redacción de lo exigido para las Certificaciones, sin afectar lo que el Ministerio requiera, permitiendo que el alcance pueda ser diferente pero este relacionado con los procesos que se pretenden cubrir. RESPUESTA: Ver numeral 3.4 del pliego de condiciones, el cual fue modificado mediante la Adenda No. 4. PREGUNTA No. 15: En relación con la experiencia exigida en el numeral 3.4 literal A: A. Experiencia como integrador ( ), acreditar una (1) experiencia que incluya cada una de las anteriores actividades, cuyo contrato se haya suscrito en los últimos seis (6) años contados a partir de la apertura de la Licitación, que hubiere sido desarrollada con tecnología Web based. (El subrayado y resaltado es nuestro). Debe aclararse el termino Web based a que se refiere concretamente y si la debe soportar en realidad el integrador Por lo referido anteriormente, se sugiere retirar esta exigencia para el Integrador y trasladársela al responsable especifico de la construcción del componente que obligue el requisito Web based y de esta manera permitir que las empresas especializadas en integración de tecnología tengan posibilidad de participar. RESPUESTA: No se acoge la solicitud, habida cuenta que el conocimiento de esta tecnología se considera de la mayor importancia para la adecuada realización del proyecto. PREGUNTA No. 16: De acuerdo con los documentos emitidos y publicados solicito de manera puntual que se resuelvan algunas preguntas que no han sido atendidas completamente. Para tal efecto resumo a continuación las correspondientes a las dos rondas. PRIMERA RONDA PREGUNTA RESPUESTA DEL MINISTERIO DE TRANSPORTE Página 8 de 37

9 NUMERO ENUNCIADO DE LA EMPRESA INTERESADA 2 (Numeral 2) Para cada uno de los registros que van a ser parte de la Base de Datos del RUNT, existen Formatos Estándar para todas la ciudades y van a poder ser cargados de manera automática? 36 Por favor indicarnos si el límite máximo previsto en el numeral 29.2 de la minuta de contrato, implica el establecimiento de un límite máximo posible a la responsabilidad de las partes, o si solo aplica para los casos de terminación anticipada, sin justa causa, del contrato. Igualmente si la respuesta es que si es un limite a la responsabilidad de las partes, por favor indicarnos si el mismo aplica incluso para el evento de incumplimiento del concesionario, caso en el cual la cuantía referida sería el limite máximo total posible de la indemnización que por todo concepto, daño emergente y lucro cesante, deberá reconocer y pagar al Ministerio 113 En la página 28 se menciona el siguiente párrafo: Durante la fase de construcción, el concesionario deberá continuar con el proceso de cargue, validación y depuración en la fuente de información generada por todos los actores que intervienen en el RUNT, hasta el inicio de la operación, con el objeto de que en dicho documento toda la información esté debidamente actualizada. Se consulta en esta oportunidad a qué se refieren con la expresión depuración en la fuente. 114 En la página 28 cuando se habla de factores críticos de éxito del proceso de depuración, primera viñeta se dispone: El concesionario u operador deberá generar de manera inmediata los reportes o información de La información básica con la que se iniciará el RUNT será la existente en el Ministerio de Transporte, la cual será suministrada al concesionario dentro de los términos fijados para el efecto en la minuta del contrato. Actualmente no existen los formatos referidos y será obligación del concesionario el diseño de los mismos, los cuales seran electronicos e incluidos en el portal de tramites. Mediante adenda se realizarán las precisiones correspondientes. Con ocasión de esta pregunta el Ministerio está revisando el tema y en adenda se incluirán las aclaraciones y precisiones necesarias para dar claridad sobre el particular. En adenda se harán aclaraciones al respecto. En Adenda se harán aclaraciones a este respecto. Página 9 de 37

10 PREGUNTA NUMERO ENUNCIADO DE LA EMPRESA INTERESADA control y seguimiento con las inconsistencias para que el Ministerio previo concepto de la Interventoría y/o las demás entidades competentes puedan validar los acuerdos de fechas límites de entrega de las soluciones por parte de los originadores de la información. Se consulta sobre este tema cómo varían estas condiciones frente a la responsabilidad del concesionario cuando se presenten incumplimientos de los originadotes de la información en torno a los acuerdos de fecha límite de entrega. A través de que medio hará el Ministerio obligatorio el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los OT y Otros Actores y cuáles serán las sanciones por incumplimientos que afecten al operador del RUNT? 187 (Numeral 2.1) Qué ocurriría si estos actores no responden a las necesidades del Concesionario para la conformación del RUNT (Por ejemplo, la Registraduría Nacional del Estado Civil que es un actor crítico?, o los Bancos?). 194 Certificación ISO. El concesionario está obligado a obtener una certificación ISO en dos años a partir del inicio del contrato. Que estándar ISO? 9001:2000, 27001, etc. 287 Que se modifique los numerales 3.4 y , así como el formulario 5 del anexo 2 de los pliegos, en el sentido de que la fecha de corte para certificar los volúmenes de personas y transacciones solicitadas sea los dos años anteriores a la fecha de la resolución de apertura del presente proceso licitatorio. 331 (Parágrafo de la Cláusula tercera de la minuta delcontrato) solicitamos aclaración en: cuál es procedimiento de aceptación del software sin existir pruebas de aceptación? 332 (Parágrafo de la Cláusula tercera de la minuta del contrato) solicitamos aclaración en: Si la prueba de aceptación es la prueba piloto descrita en el literal C de la pagina 30, esto implica que la aceptación del Software desarrollado por la Concesión va estar ligado RESPUESTA DEL MINISTERIO DE TRANSPORTE Ver respuesta a la pregunta No Además mediante adenda se efectuarán las aclaraciones y/o modificaciones que se estimen necesarias. Mediante adenda se efectuará la modificación correspondiente. En adenda se hará la modificación solicitada, con objeto de hacer posible la obtención de un dato cierto y la consecución del respectivo certificado. Se harán las precisiones necesarias mediante Adenda. Se harán las precisiones necesarias mediante Adenda. Página 10 de 37

11 NUMERO PREGUNTA ENUNCIADO DE LA EMPRESA INTERESADA a la calidad de terceros y cumplimiento de los tiempos de terceros, otros actores y/o software actual de los organismos de Transito. RESPUESTA DEL MINISTERIO DE TRANSPORTE 334 (Parágrafo de la Cláusula tercera de la minuta del contrato) Sobre las pruebas de aceptación, página 23, párrafo 2: ( ) En qué etapa se harían y donde están contempladas en el cronograma propuesto? 341 Cuál fue el motivo para retirar la certificación CMM nivel tres o superior, teniendo en cuenta que esta es una de las garantías para que el Proyecto tenga éxito, debido al ingrediente preponderante de desarrollo y soporte del software? Se harán las precisiones necesarias mediante Adenda. El CMM no se ha retirado del pliego, pues este requerimiento esta considerado en el Numeral 2.3 del Anexo A. Se perfeccionará mediante adenda. Nota: El resaltado y subrayado es nuestro. SEGUNDA RONDA PREGUNTA NUMERO ENUNCIADO DE LA EMPRESA INTERESADA 50 50: (Numeral subnumeral 3) ( ) cual es el alcance que se debe dar a los asesores. Puede un mismo asesor brindar servicios a varios proponentes? Como se delimita su responsabilidad? En que eventos se lo debe incluir en la relación que se presente en la propuesta? 53 (Numeral 4.2.2) Cuando se consulta el Contrato publicado en la WEB del Ministerio de Transporte, con fecha de creación se observa que no existe la cláusula ( ) 198 Contrato, numeral En cuanto al suministro de información a entidades públicas ( ), qué disposiciones prevé el Ministerio sobre la forma de acceso a la información, restricciones o limitaciones. 202 Anexo A, numeral 2.3, ítem 7. En cuanto a la certificación CMMi, se entiende que es nivel 3 o superior y que debe ser proporcionada por uno de los proponentes plurales? RESPUESTA DEL MINISTERIO DE TRANSPORTE Se efectuarán las modificaciones que se estimen pertinentes mediante adenda. Se efectuarán las modificaciones correspondientes mediante adenda. ( ) Mediante adenda se efectuarán las aclaraciones que se estimen pertinentes. Este requisito será eliminado mediante adenda. Página 11 de 37

12 PREGUNTA NUMERO ENUNCIADO DE LA EMPRESA INTERESADA 215 Teniendo en cuenta lo previsto en el numeral del pliego de condiciones, conforme al cual la variación del ingreso esperado propuesto debe ser del 4% respecto de los ingresos esperados ( ). 230 En el numeral 27.2 de la minuta del contrato, se establece como uno de los criterios de caducidad el incumplimiento de los niveles de servicios indicados en el Anexo B. ( ). 250 Se sugiere que no se folie ni rubriquen cada una de las hojas de las propuestas en la audiencia de la fecha de Cierre, sino que éste trabajo lo hagan los proponentes. 254 Para la Fase de Planificación se ha estimado un tiempo máximo de un mes, pero los tiempos de presentación y trámites de aprobación de los documentos y entregables de esta fase,( ). 259 Cláusula En el contrato se prevé un informe final de la segunda etapa de la Fase de Construcción y un informe de la Fase de Construcción, explique por favor la diferencia entre los dos informes. RESPUESTA DEL MINISTERIO DE TRANSPORTE El entendimiento es correcto. Mediante adenda se efectuarán las modificaciones y/o aclaraciones que se estimen pertinentes. Mediante adenda se efectuarán las modificaciones y/o aclaraciones que se estimen pertinentes. Mediante adenda se efectuarán las modificaciones y/o aclaraciones que estime pertinentes. Mediante adenda se efectuarán las aclaraciones y/o modificaciones que se estimen pertinentes. ( ), Mediante adenda se efectuarán las modificaciones y/o aclaraciones que se estimen pertinentes. Nota: El resaltado y subrayado es nuestro. Por todo lo referido anteriormente solicito efectuar los ajustes que se requieran, en beneficio del proceso licitatorio y los resultados finales para el Ministerio y, en caso de ser necesario, por todas las inquietudes y modificaciones que han merecido los pliegos de condiciones originales, y lo que eso ha significado para los interesados, seria conveniente que el ministerio ampliara el plazo de cierre. RESPUESTA: Frente a las diferentes preguntas relacionadas, el Ministerio de Transporte efectúo las modificaciones que estimó pertinentes, según como se indica a continuación: Formulario No. Pregunta Ubicación de la inquietud dentro de los documentos de la licitación Adenda mediante la cual se modificó el requerimiento objeto de la pregunta Primera Ronda 2 Cláusula 19 minuta del contrato Adenda No. 2 Página 12 de 37

13 Formulario No. Pregunta Ubicación de la inquietud dentro de los documentos de la licitación Adenda mediante la cual se modificó el requerimiento objeto de la pregunta Primera Ronda 36 Primera Ronda 113 Primera Ronda 114 Primera Ronda 187 Primera Ronda 194 Primera Ronda 287 Primera Ronda 331 Primera Ronda 332 Cláusula 29 minuta del contrato Parágrafo Cláusula 3 minuta del contrato Parágrafo Cláusula 3 minuta del contrato Cláusula 19 minuta del contrato Parágrafo Cláusula 3 minuta del contrato y numeral 10.1 cláusula 10 ídem Numeral 3.4 y del Pliego de Condiciones y formulario 5 ídem Parágrafo Cláusula 3 minuta del contrato Parágrafo Cláusula 3 minuta del contrato Adenda No. 2 Adendas No. 2 y 4 Adendas No. 2 y 4 Adenda No. 2 Adendas No. 2, 4 y 6 Adendas No. 4 y 6 Adendas No. 2 y 4 Adenda No. 4 Primera Ronda 334 Parágrafo Cláusula 3 minuta del contrato Adenda No. 4 Primera Ronda 341 Numeral 2.1 del Anexo A Adenda No. 4 Segunda Ronda 50 Numeral Ordinal 3 del Pliego de Condiciones Adenda No. 4 Segunda Ronda 53 Numeral del Pliego de Condiciones Adenda No. 3 Segunda Ronda 198 Numeral cláusula 10 de la minuta de contrato Adenda No. 4 Segunda Ronda 202 Numeral 2.1 del Anexo A Adenda No. 4 Segunda Ronda 215 Numeral del Pliego de Condiciones Adenda No. 3 Segunda Ronda 230 Numeral 7.2, 7.3, 7.4, 7.5 y 7.6 del Anexo B Adenda No. 4 Segunda Ronda 250 Segunda Ronda 254 Segunda Ronda 259 No se estimó pertinente modificar el cuarto párrafo del numeral 5.1 del Pliego de Condiciones, toda vez que la foliación y la rúbrica de todas las páginas de cada propuesta que se presentarán, permite determinar con claridad el volumen del contenido de las mismas, y de esta forma, se le da aplicación a los principios de igualdad y transparencia que deben caracterizar todas las actuaciones administrativas. Parágrafo Cláusula 3 minuta del contrato Parágrafo Cláusula 3 minuta del contrato Adenda No. 4 Respuesta a esta pregunta y Adenda No. 4 Página 13 de 37

14 5 PREGUNTAS FORMULADAS POR SIEMENS ENTERPRISE COMMUNICATIONS (Febrero 21 de 2007) PREGUNTA No. 17: Después de revisado las respuestas dadas por el ministerio al sinnúmero de preguntas, comedidamente solicitamos respuesta especifica a lo manifestado en nuestra carta enviada el 19 de Diciembre sobre el siguiente tema puntual el cual copiamos (Numeral 3.4 literal A del pliego de condiciones) y que hace parte de los interrogantes detallados en la misma, la cual volvemos a anexar, en razón a que no fueron respondidas en ninguno de las aclaraciones y adendas emitidas por Mintransportes. Debido a que el rol que desempeña el integrador de una solución tecnológica no esta relacionado de manera exclusiva con las actividades asociadas a la implementación de sistemas de información ni con la tecnología sobre la cual fue diseñada la aplicación, solicitamos eliminar el requisito relacionado a que la solución tecnológica sea tipo Web Based y/o otras tecnologías De esta manera se estaría permitiendo que integradores de soluciones tecnológicas puedan aportar importantes experiencias certificando su versatilidad y capacidad en su rol como integrador de múltiples tecnologías, las cuales enriquecerían el proceso de selección. Comedidamente solicitamos se atienda nuestra sugerencia para que participen pluralmente integradoras con experiencia en este tipo de implementación de diversas tecnologías RESPUESTA: Los diferentes interrogantes se responden de la siguiente manera: 1. En cuanto a la comunicación fechada el 19 de diciembre de 2006, la cual nunca fue respondida, es preciso indicar que la única comunicación que ha recibido el Ministerio por parte de Siemens fue recibida el 9 de febrero de De esta manera, las inquietudes formuladas en ésta fueron respondidas en el cuarto formulario de preguntas y respuestas. 2. La solicitud de eliminar la experiencia del integrador con tecnología Web Based no es acogida por el Ministerio. Ver respuesta a la pregunta No. 15 del presente documento. Página 14 de 37

15 PREGUNTA No. 18: De la misma manera solicitamos se amplíe el termino de presentación de la ofertas, en razón a lo complejo de la Integración de la misma RESPUESTA: Mediante Adenda No. 5 fue prorrogado el plazo de la licitación por el máximo término permitido en la Ley 80 de 1993 (Art. 30 No. 5 in fine). 6 PREGUNTAS FORMULADAS POR GRUPO DISMACOR - SYMMETRY LTDA (Febrero 21 de 2007) PREGUNTA No. 19: El importe de recaudar los Ingresos, específicamente los de valores de $2.000 o $1.900, a través del sistema bancario están golpeando fuertemente estos conceptos de ingreso, cada transacción según lo estimado por una importante Fiduciaria del mercado coloca el costo por operación por encima de los $800, es decir el % del ingreso total estimado como tarifa por el Concedente, para unos rubros que significan cuando menos, y sin contar los ingresos por Revisión Técnico mecánica y Seguros, un 15% del ingreso total del programa y con estos dos (2) conceptos más del 50% del mismo, lo que significaría consumirse entre el 6 y 20% de los ingresos totales de la Concesión en solo la operación de Recaudo, entonces, si se mantiene esta manera de operación para este tipo de transacciones la estructura de costos de la futura Concesión se impacta de forma relevante e impide lograr una eficiencia real en la administración de los misma, desvirtuándose los esfuerzos hechos en los aspectos tecnológicos, y minimizando las posibilidades de éxito de la misma. RESPUESTA: Es responsabilidad del concesionario agotar las gestiones necesarias con los recaudadores de las tarifas con el objeto de cumplir con las obligaciones emanadas del contrato, con el objeto de optimizar el recaudo. PREGUNTA No. 20: Por lo anterior nuestra consulta es: Podria desplazarse este recaudo a Corresponsales No Bancarios, ya que estas entidades tienen costos bastante más reducidos que las Oficinas Bancarias y por ende el mayor valor cobrado por los Bancos puede variar de manera favorable al programa? La ubicación de estos Corresponsales, previo acuerdo, puede estar en los Organismos de Tránsito o las D T? A quien corespondería realizar y firmar los Acuerdos? Lo anterior sin dejar de utilizar la Fiducia como instrumento de gestión y administración de la totalidad de recursos de la Concesión. O puede el Proponente plantear, en caso de adjudicación o desde la propuesta, una manera alternativa para realizar el Recaudo sin que ello signifique afectación alguna del Ingreso o la estructura presupuestal del Mintransporte; sus Direcciones Territoriales y los Página 15 de 37

16 Organismos de Tránsito. El adoptar una decisión de este orden puede y debe traducirse en favorables resultados para la futura Concesión. RESPUESTA: Ver respuesta a la pregunta anterior. Adicionalmente, ver respuesta a la pregunta No. 127 del formulario de la segunda ronda de preguntas y respuestas. PREGUNTA No. 21: En la clausula se debe aclarar que no opera la prórroga automática de la póliza de seriedad de oferta, y que en caso de requerirse la prórroga de la póliza de seriedad, el proponente se obliga a presentarla dentro de los 5 días siguientes a la solicitud realizada por el Ministerio, y que la no presentación del certificado de modificación donde conste la prórroga dará lugar al rechazo de la oferta. RESPUESTA: Ver numeral del pliego de condiciones, modificado mediante Adenda No. 6. PREGUNTA No. 22: En la cláusula se debe aclarar que la póliza de seriedad de oferta no es incondicional, ya que esta figura de incondicionalidad en materia de seguros, se interpreta como la obligación de pago de la aseguradora sin condición alguna, y para el caso de entidades estatales por Ley 80 se requiere que el MINISTERIO DE TRANSPORTE declare el acaecimiento del riesgo asegurado a través de acto administrativo debidamente ejecutorizado, esta es una condición para el pago de la indemnización (además así lo exige el pliego), entonces carece de validez el término de "incondicionalidad" que pretende incorporar el pliego en la póliza de seriedad de la oferta. RESPUESTA: Ver numeral del pliego de condiciones, modificado mediante Adenda No. 6. PREGUNTA No. 23: En virtud de lo expuesto en el punto Numero 1 de esta comunicación se debe eliminar el punto 5 de la clausula del pliego de condiciones RESPUESTA: No se acoge la solicitud. Ver numeral del pliego de condiciones, modificado mediante Adenda No. 6. PREGUNTA No. 24: De acuerdo con el capítulo 4 Numeral 6 del pliego de condiciones agradecemos aclarar a que se refiere la figura de Carrier. RESPUESTA: Se refiere a empresas que tengan amplía experiencia en el diseño e implementación de redes de comunicaciones y al transporte electrónico de datos. Página 16 de 37

17 PREGUNTA No. 25: Sobre el Capítulo 4 Literal b-) relacionado con las calidades académicas y profesionales del equipo humano para la suscripción o perfeccionamiento del contrato, consideramos que este tipo de información debe ser suministrada y evaluada antes de la adjudicación y no para la firma del contrato, ya que este tipo de exigencias son elementos fundamentales para el buen desarrollo del proyecto. Si el proponente no presenta esta información dentro de su oferta, la misma debe ser rechazada y se adjudicará al proponente que cumpla todos los requisitos a satisfacción del MINISTERIO. RESPUESTA: No se acoge la solicitud. Ver respuesta a la pregunta No. 45 del tercer formulario de preguntas y respuestas. PREGUNTA No. 26: Se debe modificar la clausula decima sexta del contrato aclarando que la no renovación de la póliza o la prórroga de la misma una vez vencida la primera vigencia no será causal de incumplimiento, ni de aplicación de la clausula penal ni de multas ni afectación de la póliza de cumplimiento. La garantía única de cumplimiento no ampara la renovación de la póliza de cumplimiento ni sus prórrogas. RESPUESTA: Ver cláusula décimo sexta de la minuta de contrato, modificada mediante Adenda No PREGUNTAS FORMULADAS POR KPMG (Febrero 21 de 2007) PREGUNTA No. 27: Según la Adenda 2 El Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información debe cumplir con requerimientos de seguridad y auditabilidad según los lineamientos establecidos en la Norma ISO 27001:2004 no tiene ningún significado ya que no define un alcance o los procesos a certificar. ( ) El Ministerio de Transportes debería definir el alcance de los procesos que se deban certificar con la ISO para que todos los Oferentes estuvieran en igualdad de condiciones. Alternativamente, sería posible puntuar al Oferente según su compromiso de alcance en la certificación ISO RESPUESTA: La certificación ISO 27001que debe obtener el concesionario (Numeral 2.3 del Anexo A del pliego de condiciones), debe versar sobre todos los procesos asociados a la gestión de seguridad. Página 17 de 37

18 PREGUNTA No. 28: Sería óptimo regular una valoración del Oferente que se presentara con un compromiso de diseño y de certificación en CC (Common Criteria) del RUNT. RESPUESTA: No se acoge la solicitud. En el pliego de condiciones se establecieron las normas de selección estrictamente necesarias para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable y para asegurar la participación en condiciones de igualdad de todos aquellos que tengan la capacidad financiera, jurídica, operativa, técnica y tecnológica para cumplir con cada una de las obligaciones que se desprenden de la prestación del servicio público del R.U.N.T. PREGUNTA No. 29: La reducción de riesgos en la seguridad se reduce proporcionalmente a la reducción de puntos débiles. Las impresoras de licencias son un punto débil, que si solo existiera uno sola impresora para cada región Colombia sería mucho más seguro que tener una en cada O.T. Podemos imaginar los mecanismos de seguridad que una impresora central de licencias para toda Colombia debería tener, que sin duda, deberían ser muy altos, estrictos y restrictivos. Pues esos mismos mecanismos deberían implantarse para todas las impresoras de los O.T. RESPUESTA: No se acoge la sugerencia. Es responsabilidad del concesionario emplear todos los estándares necesarios para garantizar la seguridad y la confiabilidad de la información del RUNT, de acuerdo con lo establecido en la minuta de contrato de concesión (Anexo 1 del pliego de condiciones) y sus anexos. PREGUNTA No. 30: El ingreso del Concesionario está definido primordialmente por los ingresos que recibe de aplicar las tarifas estipuladas en el Contrato de Concesión, las cuales se describen en la Cláusula 9 del Contrato. La información suministrada en el Cuarto de Datos Virtual es un insumo fundamental para realizar dichas proyecciones. Después de revisar la información disponible, observamos que no existe información histórica con respecto a personas naturales o jurídicas que realizan trámites de conductores particulares ni información histórica relacionada a algunos trámites de transporte. Por lo anterior, solicitamos gentilmente publicar la siguiente información estadística histórica: Personas naturales o jurídicas inscritas para prestación de servicios Página 18 de 37

19 Toda la información histórica relacionada a trámites de transporte así: Terminales de Transporte, Escuelas de Enseñanza, Registro de tarjetas de servicio de vehículos de enseñanza, centros de reconocimientos de conductores, Centros de Diagnóstico, Tarjetas de Operación, Censo de Rutas, Talleres de mecánica autorizados para hacer cambios RESPUESTA: No se acoge la solicitud, toda vez que la información que se encuentra publicada, es la que actualmente dispone el Ministerio de Transporte. PREGUNTA No. 31: En la última Adenda se ha reducido de 20 a 10 puntos a las propuestas integradas por empresas colombianas, sin que oficialmente nadie lo hubiera pedido. Con este cambio lo que se ha hecho es reafirmar el concepto de que el precio es lo más importante, además este cambio podría perjudicar gravemente a los oferentes colombianos. RESPUESTA: No es correcta la interpretación planteada, toda vez que los proponentes deben acreditar unos requisitos de experiencia específica y el cumplimiento de los requisitos jurídicos y financieros usuales en este tipo de licitaciones. Una vez constatado el cumplimiento de los anteriores requerimientos, el Ministerio procederá a evaluar la propuesta económica y asignará los puntajes a que hayan lugar, conforme los mecanismos previstos para el efecto en la Ley y en los documentos de la licitación. PREGUNTA No. 32: La filosofía del concurso se puede resumir: Ponga el oferente lo que quiera en tecnología con ciertos mínimos que solo nos importa que preste el servicio con las medida de calidad que indicamos. No existe ninguna valoración a las aportaciones del oferente, ni tecnológica ni funcional ni operativa, que podrían marcar una diferencia en la calidad en aspectos que el Ministerio de Transportes no ha entrado a valorar. Los criterios de elegibilidad de los oferentes no son criterios de calidad, son criterios de volumen. El criterio de selección en la valoración económica de las ofertas, que básicamente es cuanto quiere el oferente por gestionar el RUNT, elimina aquellas que se encuentran un 85% por debajo de la mediana, es una auténtica lotería y solo se le puede encontrar sentido a tal fórmula si se pretende o pretendía descalificar a los oferentes para que solo cumpliera uno de ellos. (Esta afirmación está basada en que solo una empresa en el mundo cumplía con los requisitos establecidos en los Prepliegos). Página 19 de 37

20 La eliminación de ofertas económicas por baja temeraria siempre se basa en el precio de salida dado en los pliegos de condiciones. Racionalmente, es demostrable que establecer una baja temeraria sobre la base de la mediana de las ofertas económicas presentadas por los Oferentes solo puede causar un perjuicio, tanto al Ministerio de Transportes como a los Oferentes. La argumentación en Anexo D. RESPUESTA: Ver respuesta a la pregunta No. 221 del formulario de la segunda ronda de preguntas y respuestas. PREGUNTA No. 33: Los términos de referencia no contemplan la evolución inmediata y futura del RUNT. Incluso penaliza al adjudicatario que, por gestiones comerciales propias, genere más ingresos al Ministerio de Transporte o genere servicios adicionales al ciudadano. Es evidente que las informaciones del RUNT pueden ser comercializadas para generar más seguridad y más riqueza a la sociedad colombiana. Es evidente que el RUNT puede acercar la gestión de la Administración Pública a los ciudadanos, pero ni está contemplado en el RUNT ni se beneficia a un oferente que contemple tales ingresos. Si fuera el caso de que un oferente considerase la comercialización del RUNT para usos no contemplados en pliego, por ejemplo considerase la venta de de accesos anuales adicionales a 1 USD, y quisiera trasladar este ahorro al Ministerio de Transportes bajando la propuesta económica, podría incurrir en ser descalificado por bajar del 85% de la mediana. Supongamos que el RUNT ofrece un servicio por 24 USD anuales a los propietarios de vehículos para informales por SMS o por correo electrónico cuando se le ponga una infracción a su vehículo o a su licencia. Esto permite saber si hay un error en la infracción, entre otras cosas. Si el concesionario del RUNT planifica captar a usuarios de este servicio (vehículos de alquiler como mínimo, concesión de transporte, etc.), no puede trasladar ese ingreso a deducirlo de la oferta económica al Ministerio de Transportes. Lo ideal sería añadir un criterio de evaluación de los oferentes adicional, que les permitiera tener una ventaja en el puntaje si dieran una ventaja económica al Ministerio de Transportes por ingresos comerciales no contemplados en los pliegos de condiciones. RESPUESTA: La cláusula séptima de la minuta de contrato de concesión (Anexo 1 del pliego de condiciones), permite adicionalmente al concesionario explotar económicamente la información contenida en los registros del RUNT, Página 20 de 37

21 cumpliendo con la normatividad vigente y con las disposiciones establecidas para el efecto en la minuta de contrato. Por lo tanto, en virtud de la cláusula referida se le está otorgando al concesionario un permiso de explotación económica de esta información, es decir, que el concesionario, puede optar por explotar económicamente esta información, cumpliendo con las condiciones establecidas, o por el contrario, sí considera que dichas condiciones no son convenientes para él, puede abstenerse de efectuar dicha explotación, sin que por ello se cause penalización alguna. PREGUNTA No. 34: El interesado sugiere realizar las siguientes modificaciones: A. Modifíquese el numeral 10.1 de la cláusula DÉCIMA de la minuta de Contrato de Concesión (Anexo 1 del Pliego de Condiciones), el cual quedará de la siguiente manera: 10.1 Desarrollar los procesos operativos y administrativos necesarios para crear, mantener, ejecutar y actualizar el R.U.N.T. de forma tal que incluya: diseñar, implementar y controlar los procesos del R.U.N.T.; diseñar e implementar el modelo de operación para el R.U.N.T.; diseñar y establecer normas, directrices, procedimientos y estructura organizacional, acorde con los requerimientos y el objeto de este Contrato; definir los roles, responsabilidades y competencias de los funcionarios del CONCESIONARIO para los procesos de registro; elaborar un mapa de procesos del R.U.N.T., en el que se establezcan las actividades automatizadas, productos, tiempos estimados por proceso e indicadores de gestión por proceso. Los anteriores componentes se desarrollarán en la Fase de Construcción y conformarán el Manual de Operación del R.U.N.T., el cual entrará a formar parte del presente Contrato, previo concepto favorable del Interventor. Para el cumplimiento de la anterior obligación, el CONCESIONARIO tendrá en cuenta que al finalizar el segundo (2º) año de la Fase de Operación, Actualización y Mantenimiento deberá haber obtenido el certificado de calidad ISO 9001 versión 2000 en relación con los procesos, procedimientos y operaciones que desarrolle y ejecute en la administración, operación, actualización y mantenimiento del R.U.N.T. y el certificado de calidad ISO versión 2004 en el diseño e implementación de los procesos de seguridad informática del R.U.N.T., cuyo alcance será la Introducción, Eliminación y Modificación de los registros de las tablas principales. Estos certificados deberán mantenerse actualizados durante la vigencia del Contrato. Página 21 de 37

22 B. Modifíquese el numeral 3.4 D del Pliego de Condiciones, el cual quedará de la siguiente manera: D) Experiencia en seguridad informática El Proponente deberá acreditar experiencia en el diseño e implementación de sistemas de seguridad física y lógica de la información que le hayan representando ingresos que asciendan a la suma de OCHOCIENTOS MIL Dólares (US$ ) o su equivalente en otras monedas, liquidada a la tasa de cambio del día de firma de los respectivos contratos. La suma anterior deberá ser acreditada mediante máximo tres (3) contratos suscritos en los seis (6) años anteriores al cierre de la Licitación. El que acredite la experiencia anterior deberá contar con una certificación ISO versión 2004 en el diseño e implementación de procesos de seguridad Informática o una certificación de calidad ISO 9001 versión 2000 que ampare los procesos principales asociados a su actividad, y una certificación de haber implementado al menos un sistema en Nivel EAL3 o superior de la normativa de seguridad de sistemas Common Criteria o un certificado de seguridad militar equivalente NATO SECRET o superior. Se podrá acreditar esta experiencia bien sea como Proponente singular, como miembro del Proponente plural o bien mediante la presentación de una carta de compromiso de vinculación en firme, suscrita entre el Proponente y cualquier empresa que cumpla con los requerimientos mencionados anteriormente. C. Modifíquese el numeral 10.1 de la cláusula DÉCIMA de la minuta de Contrato de Concesión (Anexo 1 del Pliego de Condiciones), el cual quedará de la siguiente manera: 10.1 Desarrollar los procesos operativos y administrativos necesarios para crear, mantener, ejecutar y actualizar el R.U.N.T. de forma tal que incluya: diseñar, implementar y controlar los procesos del R.U.N.T.; diseñar e implementar el modelo de operación para el R.U.N.T.; diseñar y establecer normas, directrices, procedimientos y estructura organizacional, acorde con los requerimientos y el objeto de este Contrato; definir los roles, responsabilidades y competencias de los funcionarios del CONCESIONARIO para los procesos de registro; elaborar un mapa de procesos del R.U.N.T., en el que se establezcan las actividades automatizadas, productos, tiempos estimados por proceso e indicadores de gestión por proceso. Los anteriores componentes se desarrollarán en la Fase de Construcción y conformarán el Página 22 de 37