CIS1230IS08 PROCESS QUALITY IMPROVEMENT S.A.S. PLAN DE NEGOCIO ANGELA MARÍA RIVEROS RODRÍGUEZ JUAN CAMILO OLAYA FOLIACO

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1 CIS1230IS08 PROCESS QUALITY IMPROVEMENT S.A.S. PLAN DE NEGOCIO ANGELA MARÍA RIVEROS RODRÍGUEZ JUAN CAMILO OLAYA FOLIACO PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERIA CARRERA DE INGENIERIA DE SISTEMAS BOGOTÁ, D.C. 2012

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3 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa CIS1230IS08 PROCESS QUALITY IMPROVEMENT S.A.S PLAN DE NEGOCIO Autor(es): Ángela María Riveros Rodríguez Juan Camilo Olaya Foliaco MEMORIA DEL TRABAJO DE GRADO REALIZADO PARA CUMPLIR UNO DE LOS REQUISITOS PARA OPTAR AL TITULO DE INGENIERO DE SISTEMAS Director Fabio Aroca Lara Jurados del Trabajo de Grado Efraín Ortiz Pabón Cesar Julio Bustacara Medina Página web del Trabajo de Grado PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERIA CARRERA DE INGENIERIA DE SISTEMAS BOGOTÁ, D.C. Diciembre, 2012 Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página i

4 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERIA CARRERA DE INGENIERIA DE SISTEMAS Rector Magnífico Joaquín Emilio Sánchez García S.J. Decano Académico Facultad de Ingeniería Ingeniero Luis David Prieto Martínez Decano del Medio Universitario Facultad de Ingeniería Padre Sergio Bernal Restrepo S.J. Director de la Carrera de Ingeniería de Sistemas Ingeniero Germán Alberto Chavarro Flórez Director Departamento de Ingeniería de Sistemas Ingeniero César Julio Bustacara Medina Página ii

5 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Artículo 23 de la Resolución No. 1 de Junio de 1946 La Universidad no se hace responsable de los conceptos emitidos por sus alumnos en sus proyectos de grado. Sólo velará porque no se publique nada contrario al dogma y la moral católica y porque no contengan ataques o polémicas puramente personales. Antes bien, que se vean en ellos el anhelo de buscar la verdad y la Justicia Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página iii

6 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 AGRADECIMIENTOS Quisiera agradecer especialmente a mi familia, a mi mama, papa, hermana y abuelos (maternos y paternos) por todo el apoyo incondicional que me brindaron durante esta etapa de mi vida y en la realización de este trabajo de grado. De igual forma quiero agradecerle a mi director de trabajo de grado por todo el apoyo, la guía y la ayuda que me brindo durante la realización de este trabajo. A Eduardo Pinzón por la asesoría en los temas financieros del plan de negocio y a Miguel Kiuhan por la asesoría en los temas de mercadeo. Finalmente quiero agradecer a mis amigos (Andrés Escobar, Federico Rodríguez, Santiago Quintero) por toda la ayuda que me dieron cuando la necesite. Juan Camilo Olaya Foliaco. Página iv

7 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Contenido INTRODUCCIÓN... 1 I - DESCRIPCION GENERAL DEL TRABAJO DE GRADO... 3 OPORTUNIDAD, PROBLEMÁTICA, ANTECEDENTES... 3 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA QUE SE RESOLVIÓ... 3 JUSTIFICACIÓN... 3 IMPACTO ESPERADO DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Objetivo general Fases Metodológicas o conjunto de objetivos específicos Método que se propuso para satisfacer cada fase metodológica... 7 II - MARCO TEÓRICO... 9 MARCO CONCEPTUAL (FUNDAMENTOS Y CONCEPTOS RELEVANTES PARA EL PROYECTO) 9 Proceso de Negocio... 9 Business Process Management (BPM)... 9 BPM y Procesos de Certificación de Calidad NTC 6001: Modelo de gestión para micro empresas y pequeñas empresas (MYPES) Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001: Procesos de ISO 9001 vs NTC III DESARROLLO DEL TRABAJO Fase 1: Concepto y Modelo del Negocio Fase2: Análisis Sectorial y del Mercado Fase 3. Operación Fase 4. Organización Fase 5: Finanzas y fuentes de recursos Fase 6: Implementación del Prototipo y Validación del Prototipo IV - RESULTADOS Y REFLEXIÓN SOBRE LOS MISMOS V CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y TRABAJOS FUTUROS CONCLUSIONES RECOMENDACIONES TRABAJOS FUTUROS VI - REFERENCIAS Y BIBLIOGRAFÍA REFERENCIAS Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página v

8 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 VII - ANEXOS ANEXO 1. GLOSARIO ANEXO 2. POST-MORTEM ANEXO 3. FORMULARIOS Página vi

9 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa ABSTRACT The purpose of this degree work paper is to present a business plan for the creation of a company that provides services for standardization and improvement of business processes supported on BPM methodologies to assist organizations (Pymes) that are in a process of acquiring a quality certificate (ISO 9001:2008). According to what was said previously, the business plan includes the presentation of the business idea, a sector and market analysis, a financial study, an operational plan, an organization section and a functional prototype to support the business plan. RESUMEN El propósito de este trabajo de grado es presentar un plan de negocios para la creación de una empresa que preste servicios de estandarización y mejora de procesos de negocio apoyado en metodologías BPM para apoyar a las organizaciones (Pymes) que estén en un proceso de certificación de calidad (ISO 9001:2008). De acuerdo con lo anterior, el plan de negocio incluye la presentación de la idea de negocio, un estudio sectorial y de mercado, un estudio financiero, un plan de operación, un modulo de organización y un prototipo funcional como soporte al plan de negocio. Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página vii

10 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 RESUMEN EJECUTIVO Como resultado del creciente proceso de globalización de las economías y de la conformación de bloques regionales comerciales en busca de la liberalización del comercio, la oferta de productos en los mercados nacionales ha aumentado trayendo consigo un aumento en la competitividad [1]. La oportunidad de ofrecer sus productos en nuevos mercados, es una realidad que las organizaciones en la actualidad están viviendo gracias a la apertura económica de los mercados y los acuerdos comerciales que se han concertado entre diferentes países. Sin embargo muchos de estos países que han hecho acuerdos comerciales con otros han optado por implementar regulaciones y especificaciones técnicas como método de aseguramiento de la calidad. Como resultado de esto, los certificados de calidad cómo el certificado ISO 9001:2008 se han convertido en un elemento de vital importancia para las organizaciones que están buscando el ingreso a los mercados internacionales. Las certificaciones de calidad son universales, es decir, son admitidas y reconocidas en cualquier del mundo sin importar el tipo de industria razón por la cual se han convertido en el pase para todas las organizaciones que las poseen puedan exportar y ofrecer sus productos en los mercados internacionales. Desde el 2006, el gobierno ha hecho importantes esfuerzos en el desarrollo de políticas públicas sectoriales orientadas a fortalecer la eficiencia y competitividad del aparato productivo nacional y la consolidación de una oferta exportable de talla mundial [2], con la creación del documento CONPES 3346 del 2006 en el cual se establecen los lineamientos para una política nacional de calidad. Sin embargo los objetivos propuestos en el documento CONPES son difíciles de implementar sino se cuenta con una cultura organizacional orientada al mejoramiento continuo de los procesos de negocio y herramientas tecnológicas que ayuden a alcanzar esos objetivos. Como se mencionó anteriormente, la calidad es un factor estratégico, diferenciador e imprescindible y el certificado de calidad como el ISO 9001:2008 es la forma de acreditar que una empresa cuenta un alto nivel de calidad en sus servicios, productos y procesos. En Colombia, desde el 2004 se ha evidenciado un incremento año tras año en el número de empresas certificadas bajo el estándar de calidad ISO 9001:2008. Sin embargo muchas de las empresas que logran adquirir la certificación de calidad deben hacer una gran inversión económica en herramientas tecnológicas y servi- Página viii

11 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa cios de consultoría y auditoria para esto y generalmente solo las grandes organizaciones tienen la capacidad y los recursos para hacer este tipo de inversiones. Las pequeñas y medianas empresas del país viven un panorama completamente diferente. Al no contar con los recursos económicos y de personal necesarios para soportar un proceso de certificación muchas de estas empresas no la logran alcanzar una certificación de calidad. En este sentido las pequeñas y medianas empresas (Pymes) del país, están en deuda a nivel de inversión e implementación de herramientas tecnológicas que los apoyen en la estandarización de sus procesos con el fin de obtener una certificación de calidad y aplicarla correctamente. En el mercado existe un gran número de soluciones tecnológicas creadas por grandes desarrolladoras de software como Oracle, IBM, SAP, entre muchas otras más, que suplen esta necesidad pero el valor de estas es demasiado alto para que las pequeñas y medianas empresas las puedan adquirir y de igual forma la mayoría de esas herramientas no están orientadas hacia la obtención de un certificado de calidad. De acuerdo con lo anterior para resolver esta problemática, se decidió establecer un plan de negocio para crear un empresa que preste servicios de estandarización y mejora de procesos de negocio apoyado en metodologías BPM para las organizaciones (Pymes) que estén en un proceso de certificación de calidad (ISO 9001). La creación de una empresa que preste servicios de consultoría en gestión de procesos y además que implemente una herramienta de este tipo evitaría que las organizaciones tengan que realizar una alta inversión en tiempo y recursos para implementar una herramienta tecnológica y además resultaría muy beneficioso para aquellas organizaciones como las Pymes debido a que les daría la opción de acceder a una alternativa que les permitiría estandarizar sus procesos, medir el desempeño de cada uno para analizarlo y hacerle mejoras para ser más competitivos, productivos, sostenibles, perdurables y confiables frente a sus clientes. Para la creación del plan de negocio se decidió dividir el trabajo en seis fases que corresponden cada una a una sección del plan de negocio. En la fase 1 (Concepto y modelo del negocio) se especifico en que consistía la idea de negocio, se sustento la oportunidad de negocio (justificación) y se definieron los objetivos del negocio. En la fase 2 (Análisis Sectorial y Análisis de Mercado), se analizo el sector de las tecnologías de la información por medio de cifras y estadísticas que reflejan el comportamiento del sector. Con el análisis de mercado se busco identificar a los principales competidores, identificar y ver las características del mercado objetivo y plantear las estrategias de mercadeo para el desarrollo del negocio. En la fase 3 (Operación) se plantearon las necesidades y requerimientos para desarrollar la solución que se pensaba ofrecer al mercado. En la fase 4 (Organización) se buscaba especificar el tipo de sociedad que se iba a conformar y la estructura organiza- Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página ix

12 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 cional de la empresa junto con un perfil de los cargos necesarios. Adicional a esto se hizo un análisis DOFA, se especificaron los organismos de apoyo que convertirían en socios clave durante la ejecución del proyecto y los costos administrativos asociados con los gastos de personal, de puesta en marcha y de administración. Para la fase 5 (Finanzas y fuentes de recursos) se definieron cuales iban a ser las fuentes de financiación del proyecto y se realizaron y analizaron los diferentes informes financieros (balance general, estado de resultado, flujos de caja). Finalmente para la fase 6 (Implementación del Prototipo y Validación del Prototipo) fase se desarrollo un prototipo funcional con el fin de darle un sustento al plan de negocio y se hizo una prueba del prototipo desarrollado en una organización con el fin de validarlo. Como resultado de todo este proceso y del desarrollo de las diferentes fases se entrego el documento del plan de negocio y un prototipo funcional de una herramienta BPM en la nube que sirviera como soporte al plan de negocio que estamos proponiendo. Todos los objetivos que se plantearon para la realización del trabajo de grado se cumplieron satisfactoriamente. Se debe tener en cuenta que es un trabajo interdisciplinario que involucra de conocimiento en diferentes áreas y de un componente de investigación de campo al cual se le debe de dedicar una gran cantidad de tiempo, razón por la cual la ayuda que nos brindo la red de emprendimiento de la universidad fue de vital importancia para el desarrollo del plan de negocio ya que no contábamos con muchos conocimientos en las áreas de mercadeo y finanzas. Como enseñanza de todo este proceso nos queda como emprendedores la experiencia de los pasos que se deben tener en cuenta al momento de embarcarse en una iniciativa de creación de empresa, la idea de negocio es solo el principio pero el proceso para convertir esa idea de negocio en una realidad requiere de un estudio juicioso de la oportunidad de negocio. Página x

13 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa INTRODUCCIÓN Los continuos avances tecnológicos en distintas áreas del conocimiento y la globalización han cambiado drásticamente el entorno de los negocios y por consiguiente ha creado la necesidad de un constante cambio en las empresas. Hoy en día, el entorno en el que se encuentran las empresas se ha vuelto dinámico y extremadamente competitivo en comparación con otras décadas [3]. De igual forma, los clientes de las empresas también han respondido a estos cambios del entorno y se han vuelto cada vez más exigentes. Los clientes de hoy en día demandan la mejor calidad en los productos y servicios que adquieren, razón por la cual las empresas deben revisar y mejorar constantemente sus procesos con el fin de lograr asegurar la máxima calidad posible en todos ellos [3]. Un proceso de negocio se puede definir como un flujo coordinado y estandarizado de actividades realizado por personas y/o maquinas el cual puede atravesar fronteras funcionales o departamentos de una organización para alcanzar un objetivo de negocio que crea valor para los clientes internos o externos [4]. Según otros autores, los procesos de negocio son activos estratégicos que exigen a las empresas a adoptar una orientación de procesos de negocio [5]. Teniendo en cuenta estas definiciones, podemos concluir que los procesos de una organización deben ser gestionados y mejorados continuamente para satisfacer las necesidades de calidad de los clientes. La gestión de procesos de negocio o BPM (por sus siglas en ingles Business Process Management) es un enfoque sistémico y estructurado para analizar, mejorar, controlar y gestionar procesos con el fin de mejorar la calidad de los productos y servicios de una organización [6]. Cuando los procesos de negocio de una organización son monitoreados es posible detectar la variabilidad de estos e identificar la causa de esa variación. Una vez se analiza el proceso es posible determinar la mejora que se debe hacer al proceso y cual es la solución mas apropiada. Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 1

14 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 Mediante la utilización de un framework de BPM y la utilización de metodologías para la mejora de procesos como Six Sigma, TQM o certificaciones de calidad como la ISO 9001 [7], las organizaciones pueden implementar estrategias de mejoras del proceso. Cuando una organización se centra en mejorar continuamente sus procesos se encuentra mejor preparada para afrontar los cambios y además desarrolla una cultura corporativa orientada a la calidad. Página 2

15 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa I - DESCRIPCION GENERAL DEL TRABAJO DE GRADO Oportunidad, Problemática, Antecedentes Formulación del problema que se resolvió Cómo puede una herramienta tecnológica basada en metodologías BPM ayudar a estandarizar los procesos de negocio en una organización para lograr una certificación de calidad y aplicarla correctamente? Justificación Actualmente existe un gran número de empresas alrededor del mundo que han obtenido certificados de calidad. Según un estudio realizado por la ISO (International Organization for Standarization) en el año 2010 se entregaron 1, 457, 912 certificados alrededor del mundo de los cuales 40,655 fueron entregados en Sur América, lo que represento un incremento del 6.23 % con respecto a otros años [8]. De igual forma en Colombia también se ha incrementado el número de certificaciones de calidad bajo el estándar ISO 9001 de acuerdo a cifras obtenidas por la ISO en 2008 [9]. ISO Central / South America Year Country Argentina Brazil Chile Colombia Tabla 1: Crecimiento de certificaciones ISO 9001:2008 en América Central y del Sur [9] Como se puede observar en la tabla, se puede evidenciar el crecimiento en el número de certificaciones ISO 9001 que se han otorgado en Colombia. La calidad es un factor estratégico, diferenciador e imprescindible y es una de las razones principales por la cual las empresas se están Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 3

16 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 certificando, debido a que al obtener una certificación de calidad las organizaciones pueden aumentar su competitividad y la eficiencia en el manejo de los recursos y además garantizarles a sus clientes altos estándares de calidad en sus procesos, productos y servicios. Sin embargo muchas de estas empresas están en deuda a nivel de inversión e implementación de herramientas tecnológicas que lo apoyen en la estandarización de sus procesos con el fin de obtener una certificación de calidad. En el mercado existen muchas herramientas tecnológicas que suplen esta necesidad pero el costo de adquisición de estas es muy alto y no todas las organizaciones las pueden adquirir. De acuerdo con la anterior, la creación de una empresa que preste servicios de consultoría en gestión de procesos y además implemente una herramienta de este tipo evitaría que las organizaciones tengan que realizar una alta inversión en tiempo y recursos para implementar una herramienta tecnológica y además resultaría muy beneficioso para aquellas organizaciones como las Pymes debido a que les daría la opción de acceder a una alternativa que les permitiría ser más competitivos, productivos, sostenibles, perdurables y confiables frente a sus clientes. La creación de una herramienta basada en metodologías BPM permitiría a las organizaciones estandarizar sus procesos, medir el desempeño de cada uno para analizarlo y hacerle mejoras lo que resultaría siendo muy útil para las organizaciones que estén en algún proceso de certificación de calidad. Impacto Esperado Descrito en el PND (Plan Nacional de Desarrollo) [10], en la sección correspondiente al crecimiento y desarrollo sostenible, se enuncia los sectores basados en la innovación como símbolo de visión de futuro, inclinando la industria hacia un mayor desarrollo e intentar competir a la par con países de mayores ingresos en mercados internacionales. Por lo tanto este proyecto busca enfocarse en un servicio de alto valor agregado que genera un desarrollo en nuevas tecnologías y conocimientos. El PND enuncia la elaboración de estrategias de innovación para, el cual genera cultura de innovación y constituye el mecanismo óptimo para garantizar la sostenibilidad del crecimiento y la competitividad del país a largo plazo. Para nuestra propuesta innovar va más allá de desarrollar un nuevo Página 4

17 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa servicio y o transformar uno ya existente, contempla también nuevas formas de gestionar, producir, comercializar y relacionarse los clientes, es decir, generar valor agregado a lo largo de toda la cadena productiva. Todo esto sumado también al reconocido objetivo del PND que hace alusión al fomento del uso de las TICS para el apoyo de la productividad y la competitividad. De igual forma el proyecto tiene un gran impacto también dentro del marco de la iniciativa Vive Digital [11] del gobierno, la cual propone la creación de nuevos servicios a precios más bajos. La mayoría de las micros y pequeñas empresas del país no tienen acceso a herramientas tecnológicas, que permitan mejorar la calidad de sus productos o servicios ya que la gran mayoría de herramientas existentes en el mercado tienen un costo muy alto. Al no tener la facilidad para acceder a las herramientas tecnológicas, la creación de la empresa permitiría que estas empresas puedan adquirir aplicaciones o herramientas que están diseñadas y ajustadas capacidades sin realizar una gran inversión en tiempo y recursos, permitiendo que las organizaciones sean más productivas, competitivas, sostenibles a la par que aumentan la confiabilidad frente a sus clientes. A corto plazo se espera constituir la empresa, lograr posicionarla en el mercado y alcanzar el punto de equilibrio para poder sostener a la empresa durante su primer año de operación. A mediano plazo se espera generar alrededor de cinco empleos fijos y tener una base de al menos quince clientes para obtener ingresos. A largo plazo se espera ser reconocidos como una empresa innovadora en el campo de la tecnología, consultoría y aplicaciones BPM. 2. Descripción del Proyecto 2.1 Objetivo general Elaborar un plan de negocio para crear una empresa que preste servicios de estandarización y mejora de procesos de negocio apoyado en metodologías BPM para las organizaciones (Pymes) que estén en un proceso de certificación de calidad (ISO 9001). Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 5

18 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS Fases Metodológicas o conjunto de objetivos específicos Para la elaboración del trabajo de grado se desarrollaron las siguientes fases metodológicas las cuales están estrechamente relacionadas con los objetivos específicos de este. En la grafica, los objetivos específicos se muestran en las barras de colores seguidos por la fase metodológica a la cual se encuentra asociado el objetivo específico. Es importante mencionar que aunque se propuso que las fases se realizaran de manera secuencial, el desarrollo del prototipo se hizo en paralelo con las demás fases del proyecto, es decir, la implementación del prototipo tuvo inicio desde la tercera fase del proyecto (Fase de Operación) y se desarrollo en paralelo de ahí en adelante con las demás fases propuestas. Especificar el concepto del negocio Fase 1. Concepto y Modelo de Negocio: En esta fase se especificó en qué consiste la idea de negocio, se sustentó la oportunidad de negocio (justificación) y se defineron los objetivos del negocio. Realizar un análisis sectorial y de mercado Fase 2. Análisis Sectorial y Análisis de Mercado (plan de mercadeo): Se observó por medio de cifras el comportamiento del sector para identificar tendencias de consumo y producción. Se identificó a los principales competidores, características del mercado objetivo y se planteó las estrategias de mercadeo para el desarrollo del negocio. Especificar el plan de producción para desarrollar la solución que se va ofertar en el mercado Fase 3. Operación: Se definió los requerimientos para desarrollar la solución que se ofrece al mercado. Definir los lineamientos de la organización. Fase 4. Organización: Se especificó el tipo de sociedad y la estructura organizacional de la empresa junto con un perfil de los cargos. La misión y visión de la empresa. Especificar los aspectos financieros que apalancaran el desarrollo del plan de negocio. Fase 5. Finanzas y fuentes de recursos: Se identificó las fuentes de financiación del proyecto y se realizó y analizó los diferentes informes financieros (balance general, estado de resultado, flujos de caja). Implementar y validar un prototipo basado en metodologías BPM que permita dar soporte al plan de negocio. Fase 6. Implementación del Prototipo y Validación del Prototipo: Se desarrolló el prototipo. Se probó y validó el prototipo desarrollado en una organización. Ilustración 1: Fases Metodológicas y Objetivos Específicos Página 6

19 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa 2.3 Método que se propuso para satisfacer cada fase metodológica La siguiente gráfica relaciona las fases con las metodologías correspondientes que se utilizaron en cada fase: Ilustración 2: Metodologías y Fases Metodológicas Para las primeras cinco (5) fases se hizo uso de una metodología de investigación documental [12]. Durante estas fases, se realizó un proceso documental en donde se hizo una selección y recopilación de información que contuvo datos de interés y que fueron pertinentes para el desarrollo de las secciones del plan de negocio. Esta metodología fue significativa para la elaboración del trabajo, pues ocupó la mayor parte del proyecto ya que la elaboración del plan de negocio requirió profundizar en varios temas de los cuales teníamos conocimientos básicos o no teníamos ningún conocimiento. Las asesorías en los temas de mercadeo y finanzas fueron de gran ayuda para que la investigación documental se enfocara de una mejor manera. Vale la pena recalcar que esta metodología estuvo presente de manera transversal en todas las fases del proyecto. La segunda fase supuso una investigación de mercado que permitiera comprender el ambiente o entorno, identificar problemas y oportunidades y evaluar y desarrollar alternativas de acción de marketing [13]. Para la segunda fase se utilizó la metodología cuantitativa mediante el análisis de datos provistos por la cámara de comercio y las empresas certificadoras de calidad. Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 7

20 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 Para la fase número seis (6) se utilizo la metodología BPM [4] en donde se propone un método genérico para gestionar procesos de negocio que consta de seis fases: compromiso, investigación, análisis, diseño, implementación, control o soporte. Esta metodología se desarrolló en la elaboración y validación del prototipo. Para esto, se escogió un caso de estudio de una empresa del sector de medios de comunicación, en donde se analizó, diseñó y se ejecuto un proceso de negocio de la empresa el cual tiene que ver con la gestión de infraestructura de la norma ISO 9001:2008. El proceso que se desarrollo fue un proceso de reparaciones e implementación de mejoras a vehículos y el resultado de la aplicación de esta fase se puede ver en el prototipo funcional disponible en la siguiente página: Página 8

21 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa II - MARCO TEÓRICO Marco Conceptual (Fundamentos y conceptos relevantes para el proyecto) Proceso de Negocio Existen muchas definiciones para explicar el concepto de proceso de negocio. Visto desde el punto de vista de la Ingeniería de Sistemas, un proceso es una secuencia de eventos que utiliza entradas para producir salidas [4]. Sin embargo desde la perspectiva de negocios, un proceso de negocio se puede definir como un flujo coordinado y estandarizado de actividades realizado por personas o maquinas el cual puede atravesar fronteras funcionales o departamentos de una organización para alcanzar un objetivo de negocio que crea valor para los clientes internos o externos [4]. Según otros autores, los procesos de negocio son activos estratégicos que exigen a las empresas a adoptar una orientación de procesos de negocio [5]. Se debe tener en cuanta que los procesos de negocios al interior de las organizaciones se deben coordinar y estandarizar y no ser tratados solamente como un conjunto de actividades que se realizan para cumplir con un objetivo de negocio. Cuando una organización decide coordinar y estandarizar las actividades, hace que sus procesos de negocio se vuelvan reusables y medibles, lo cual hace posible que se pueda determinar si el proceso crea o no valor para la organización. Es por esto que n buen proceso de negocio tiene las siguientes características principales [14]: Puede ser medido Orientado a la productividad Tiene resultados específicos Entregan resultados a clientes Responden a alguna acción o evento específico Las actividades deben agregar valor a las entradas del proceso Business Process Management (BPM) La gestión de procesos de negocio o BPM (por sus siglas en ingles Business Process Management) es un enfoque sistémico y estructurado para analizar, mejorar, controlar y gestionar procesos con el fin de mejorar la calidad de los productos y servicios de una organización [15]. De igual forma se Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 9

22 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 puede definir la gestión de procesos como un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la información con metodologías de proceso y gobierno [16]. Cuando los procesos de negocio de una organización son monitoreados es posible detectar la variabilidad de estos e identificar la causa de esa variación. Una vez se analiza el proceso es posible determinar la mejora que se debe hacer al proceso y cual es la solución mas apropiada. La gestión de procesos involucra personas, sistemas, clientes, proveedores, socios, directores, etc. Tecnología Herramientas Profesionales Personas del Negocio Métodos, Análsis, Diseño y Control Procesos ágiles, efectivos y trasparentes. Mejora rendimiento. Ilustración 3: BPM A continuación se muestran los beneficios que se obtiene al trabajar con BPM e implementar sus capacidades funcionales útiles para que las personas mejoren el rendimiento empresarial. Página 10

23 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Relación entre personas de negocio con las de tecnología. BPM aúna todas las dimensiones de negocio, y permite nuevos niveles de participación y colaboración entre equipos, especialmente entre el personal de negocio y los del TI. Efectividad:coordinación de personas, información y sistemas Transparencia:Visualiza todos los elementos de los procesos. Gestiona estructura y flujo del proceso Minimiza el tiempo: convertir ideas de negocio en acción, definir procesos de forma rápida, perzonacilación a través de las reglas del negocio. Análsis a futuro. Convierte diseños de procesos en ejecución (integra sistemas) BPM y Procesos de Certificación de Calidad El objetivo principal de BPM es el de centrarse en los procesos y en el desempeño de estos. Los procesos se pueden considerar como los principales activos de una organización, debido que a estos buscan alcanzar los objetivos organizacionales que crean valor para los clientes y que justifican la existencia de una organización. De forma similar, las certificaciones de calidad específicamente la norma ISO 9001:2008 promueve la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad con el fin aumentar la satisfacción del cliente. Algunos de los requisitos que exige la norma se enuncian a continuación y explicaremos como BPM puede ayudar a cumplir cada uno de estos requerimientos: Documentar, implementar y mejorar continuamente: Las herramientas BPMS funcionan como un centro de control que les permite a las organizaciones medir, monitorear, controlar y analizar procesos en tiempo real, lo que es útil para las organizaciones ya que se establecen las bases para el mejoramiento continuo. Medir los procesos de negocio provee información que puede ser analizada. Este proceso de análisis de la información es un paso esencial para identificar que procesos necesitan mejorar y de esta forma implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados. Página 11 Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008

24 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 Mediante el modelador de procesos incluido en las herramientas BPMS, es posible documentar los procesos de negocio y mantener información detallada de cada actividad. Determinar la secuencia e interacción de estos procesos: Una de las fases de la metodología BPM consiste en el diseño de los procesos. Durante esta fase los analistas o las personas encargadas de diseñar el proceso, determinan la secuencia y la interacción de cada proceso de acuerdo a la información provista por el personal de la organización. Mediante la utilización de una herramienta BPMS, se puede mostrar gráficamente el flujo del proceso, lo que permite que a los miembros de una organización entender el proceso de negocio de una mejor manera. Realizar el seguimiento, la medición (cuando sea aplicable) y el análisis de estos procesos: Los sistemas BPMS permiten a las organizaciones medir, monitorear, controlar y analizar procesos en tiempo real. De esta forma, las plataformas de BPM funcionan como un centro de control, los cuales reciben datos en tiempo real de todas las tareas desarrolladas del proceso que controla. Medir los procesos de negocio provee información que puede ser analizada. Este proceso de análisis de la información es un paso esencial para identificar que procesos necesitan mejorar. Con esta habilidad de controlar los procesos de negocio, una organización tiene el mecanismo implementar medidas para responder a un problema. NTC 6001: Modelo de gestión para micro empresas y pequeñas empresas (MYPES) El modelo de gestión para micro y pequeñas empresas se desarrolló ya que las micro y pequeñas empresas (mype) en Colombia, corresponden al 90% de las empresas del país, estas aportan el 38.7% del Producto Interno Bruto (PIB) y generan el 57% del empleo nacional. Estas empresas se enfrentan a muchas amenazas cuando recién se lanzan al mercado. El siguiente cuadro muestra la comparación entre ISO 9001 y NTC 6001 [17]. Los procesos de NTC 6001 son los siguientes: Página 12

25 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Procesos Estratégicos compuestos por procesos de planificación, direccionamiento y evaluación de la gestión. Procesos Operativos integrados por procesos de gestión comercial, planificación y realización del producto o servicio, diseño y desarrollo, gestión de compras y producción. Procesos de Apoyo en los cuales se encuentran los procesos de administración del talento humano, gestión de la información, gestión financiera y gestión de recursos físicos. Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 La certificación ICONTEC ISO 9001 Sistema de gestión de la calidad proporciona una base sólida para un sistema de gestión, en cuanto al cumplimiento satisfactorio de los requisitos del sector y la excelencia en el desempeño, características compatibles con otros requisitos y normas como el Sistema de gestión ambiental, Seguridad y salud ocupacional, y Seguridad alimentaria, entre otros [7]. Según la ICONTEC, por medio de la certificación ISO 9001 es posible: Establecer la estructura de un sistema de gestión de la calidad en red de procesos. Plantear una herramienta para la implementación de la planificación en un sistema de gestión de la calidad. Proporcionar las bases fundamentales para controlar las operaciones de producción y de servicio dentro del marco de un sistema de gestión de calidad. Presentar una metodología para la solución de problemas reales y potenciales. Mejorar la orientación hacia el cliente y el incremento en la competitividad. La norma ISO 9001 especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad cuando una organización necesita demostrar su capacidad para proporcionar regularmente productos que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, y aspira a aumentar la Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 13

26 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema, incluidos los procesos para la mejora continua del sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables [18]. La norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad con el fin aumentar la satisfacción del cliente. Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que determinar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad o un conjunto de actividades que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso [18]. Ilustración 4: Sistema de Gestión de Calidad basado en Procesos Algunos de los requisitos que exige la norma ISO 9001 se listan a continuación: Establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional. Página 14

27 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización. Determinar la secuencia e interacción de estos procesos. Determinar los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces. Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos. Realizar el seguimiento, la medición (cuando sea aplicable) y el análisis de estos procesos. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados. Procesos de ISO 9001 vs NTC 6001 De acuerdo a la siguiente tabla la ISO 9001 tiene el proceso de Medición, análisis y mejoras el cual no está en la NTC El proceso de dirección está más especificado en la ISO 9001, los demás procesos son similares (Gestión de recursos con Procesos de apoyo y Realización del producto con Procesos operativos). PROCESOS ISO 9001:2008 PROCESOS NTC 6001 Responsabilidad de la dirección Procesos Estratégicos Compromiso de la dirección Enfoque al cliente Planificación y direccionamiento Política de calidad Planificación Evaluación de gestión Responsabilidad, autoridad y Procesos Operativos comunicación Revisión por la dirección Gestión comercial Gestión de recursos Planificación del producto Provisión de recursos y de sus procesos de Recursos humanos realización Infraestructura Diseño y desarrollo de Ambiente de trabajo productos Realización del producto Gestión de compras Planificación de la realización del producto Producción de bienes o Página 15 Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008

28 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 Procesos relacionados con el prestación de servicios cliente Diseño y desarrollo Compras Procesos de Apoyo Recursos humanos Producción y prestación de servicios Control de los dispositivos Gestión de la información - Control de documentos de seguimiento y medición Medición análisis y mejora Seguimiento y medición Control del producto no conforme Gestión financiera Gestión de recursos físicos (Maquinaria, instalaciones y equipos) Análisis de datos Mejora El cuadrante mágico de Gartner Tabla 2 Procesos ISO9001 vs Procesos NTC6001 El cuadrante mágico de Gartner [19] es una herramienta útil para evaluar diferentes proveedores, en este caso proveedores de sistemas BPMS en el mercado. El cuadrante mágico muestra las fortalezas de cada proveedor evaluando a cada uno en una serie de escenarios con el fin de ver cómo están posicionados en el mercado. Los usuarios utilizan el cuadrante mágico como el primer paso para comprender a los proveedores de tecnología que posiblemente considerarían utilizar en algún momento. El cuadrante mágico esta dividido en cuatro partes: Leaders: Ejecutan bien su visión actual y están bien posicionados para el mañana. Visionaries: Entienden hacia dónde va el mercado o tienen una visión para cambiar las reglas del mercado, pero no lo ejecutan bien. Página 16

29 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Niche Players: Se enfocan exitosamente en un pequeño segmento o no tienen un enfoque claro y no superan a otros. Challengers: Se encuentran bien actualmente o dominan un segmento largo, pero no demuestran un entendimiento de la dirección del mercado. La siguiente ilustración muestra un cuadrante mágico de los 25 principales proveedores de suites para la gestión de procesos (BPMS) con el fin de poder determinar su posición actual en el mercado. Ilustración 5: Cuadrante Mágico Herramientas BPM Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 17

30 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 III DESARROLLO DEL TRABAJO A continuación se describe el proceso que se llevó a cabo para desarrollar nuestro trabajo de grado: Fase 1: Concepto y Modelo del Negocio Esta fue la fase inicial del proyecto y constituyo el primer paso para comenzar a construir el plan de negocio. Las actividades que se realizaron en esta fase fueron las siguientes: Descripción del concepto del negocio Definición de Objetivos Justificación y antecedentes del proyecto Ilustración 6: Actividades Fase 1 Descripción del concepto del producto/servicio: Para definir el concepto del negocio se utilizó el modelo canvas con el fin de estructurar de una mejor manera la idea de negocio. Una vez se construyó el modelo canvas, se realizó una reunión con nuestro director de trabajo de grado y con el asesor de mercadeo para validar el modelo. Durante el desarrollo del proyecto el concepto del negocio cambió de acuerdo al análisis que se hizo del modelo canvas, inicialmente nuestro negocio se enfocaba solamente en el desarrollo de una herramienta BPM en la nube, sin embargo después de recibir la asesoría de mercadeo se definió que adicional a la herramienta BPM íbamos a ampliar nuestro portafolio adicionando un servicio de consultoría el cual incluye un paquete de soluciones de gestión de procesos BPM. A continuación se describen las características del producto y del servicio: Producto: El producto que se ofrece a los clientes, es una herramienta tecnológica basada en metodologías BPM (Businness Process Management) orientada a automatizar los procesos de las normas ISO Página 18

31 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa 9001:2008 y NTC Una vez se identifican y definen los procesos de negocio de cada organización, estos se plasman en la herramienta en donde los usuarios podrán crear, editar, integrar, ejecutar y monitorear los procesos de negocio a través de Internet mediante nuestra plataforma manejada bajo el esquema de Software as Service (SaaS). Algunos de las principales características que hacen parte de nuestra herramienta son las siguientes: Excel: De acuerdo a nuestra experiencia laboral, nos hemos dado cuenta que Microsoft Excel es una herramienta muy potente, muy utilizada en las organizaciones y de importancia para las labores diarias. De acuerdo a esto nuestra herramienta BPM se podrá integrar con Excel, esto ayudaría además a mitigar el impacto del cambio. Gestión Documental Acceso a la herramienta desde cualquier lugar (Cloud) Adaptable de acuerdo a las necesidades y requerimientos de cada organización Diseño y modelamiento de procesos por medio de diseñador de procesos basado en la notación BPMN. Interfaz estilo arrastrar y soltar. No se requiere instalación, acceso desde cualquier explorador. Ejecución y monitoreo de procesos. Posibilidad para integrar con sistemas externos usando plugins. Construcción de formularios web por medio del constructor de formularios (web forms). Capacidad para construir interfaces web. Independiente de plataforma, funciona en cualquier sistema operativo. Independencia del motor de base de datos (MySQL, Oracle 11g, SQL server). Arquitectura multi-tenant Servicio El servicio que se presta a los clientes es un servicio de consultoría en donde se ofrece un paquete de soluciones de gestión de procesos ajustado a las necesidades y requerimientos de cada empresa. Cada organización maneja de diferente manera sus procesos, razón por la cual es necesario hacer un estudio en cada organización para poder identificar los procesos de negocio existentes y de esta forma poder gestionarlos. Una vez identificados los procesos, se diseñan diferentes alternativas de Página 19 Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008

32 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 solución las cuales se van mejorando cada vez que se ejecuta el proceso en nuestra herramienta. El fin principal de nuestro servicio es ayudar a las organizaciones a encontrar una solución óptima para cada uno de sus procesos de negocio y una vez se encuentra esta solución, esta se convierte en una guía o estándar dentro la organización. El servicio de consultoría está compuesto por cuatro fases principales: Análisis: Durante esta fase se busca identificar los procesos de negocio existentes en la organización para posteriormente analizar el desempeño de cada uno. Las actividades de esta fase son las siguientes: Conocer el funcionamiento de la empresa y realizar algunas charlas con los directivos y empleados para explicar la importancia de la gestión de procesos y empezar a estudiar de qué manera se implantará el sistema. Preparar a la organización para el cambio mediante capacitaciones y talleres relacionados con la calidad de los procesos y la importancia de obtener certificaciones de calidad. Identificación y catalogación de los procesos de negocio de la organización. Identificar los procesos de negocio que le dan una ventaja competitiva o que crean mas valor en la organización, es decir, lo procesos fundamentales o core de la organización. Priorizar los procesos negocio para su implementación. Recolectar información de los procesos de negocio existentes. Analizar la información para determinar el desempeño de los procesos existentes. Diseño: Una vez se han identificado y analizado los procesos en la organización, se modelan las posibles soluciones o mejoras de los procesos en nuestra herramienta para así poder evaluar si la solución es buena o no. Una vez se haya la mejor solución, esta se convierte en la manera estándar en la que se debe ejecutar el proceso de negocio dentro la organización. Es importante mencionar que durante esta esta fase, se tiene en cuenta la norma ISO 9001:2008 en el diseño de cada proceso. Las actividades de esta fase son las siguientes: Creación de las posibles alternativas de solución en nuestra herramienta. Simulación y pruebas de cada alternativa. Optimización y refinamiento del diseño de cada proceso. Escogencia de la herramienta de gestión de procesos BPM. Página 20

33 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Creación de Formularios Implementación: La fase de implementación es la continuación de la fase de diseño. En esta fase se realizan las siguientes actividades: Se desarrollan las interfaces de usuario necesarias para la solución del proceso. Creación de los documentos de diseño y técnicos. Desarrollo de programas o funcionalidades adicionales. Integración con los sistemas de información de la organización. Entrenamiento de usuarios. Soporte: Durante esta fase se hace un monitoreo continuo de los procesos de negocio. Las actividades de esta fase son las siguientes: Monitoreo del desempeño del proceso. Recolección de estadísticas del proceso. Validación del diseño del proceso. Definir los objetivos del negocio Los objetivos del negocio se definieron teniendo en cuenta los logros que se quieren alcanzar con el proyecto. De acuerdo a esto los objetivos que se definieron en el plan de negocio fueron: Implementar un prototipo basado en metodologías BPM que permita dar soporte al plan de negocio. Validar el prototipo mediante un caso de estudio en una organización. Generar cinco empleos fijos una vez constituida la empresa. Contribuir a aumentar la competitividad y sostenibilidad de las Pymes del país, ofreciendo servicios de estandarización de procesos con el fin de obtener una certificación de calidad (ISO 9001 o NTC 6001). Estar ubicados entre las 10 mejores empresas prestadoras de servicios consultaría para la gestión de procesos de negocio en Colombia. Aumentar el porcentaje de ventas en 10% anualmente. Página 21 Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008

34 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 Incrementar el porcentaje de vinculación de clientes. Obtener una rentabilidad anual del 10%. Lograr un retorno de la inversión del 10% anual. Ofrecer un paquete de soluciones de gestión de procesos. Justificación del proyecto Para la justificación del proyecto, fue necesario determinar primero cual era el problema existente en el mercado, es decir, cual era la necesidad de nuestros potenciales clientes la cual queríamos satisfacer y a la cual íbamos a proponer una solución. Una vez se identifico la oportunidad de negocio, fue necesario ver si efectivamente esta oportunidad de negocio que identificamos le iba a otorgar un beneficio a nuestros clientes y si existía un mercado en donde pudiéramos posicionar nuestra idea. De esta forma, realizamos una investigación en donde pudimos identificar que muchas empresas (en especial las Pymes) estaban en deuda a nivel de inversión e implementación de herramientas tecnológicas que los apoyaran en la estandarización de sus procesos con el fin de obtener una certificación de calidad. Adicional a esto, está el hecho que gracias a los pactos comerciales que Colombia ha celebrado con otros países las oportunidades para exportar han aumentado, pero para que una empresa pueda exportar sus productos a otros mercados debe tener un certificación como la ISO 9001:2008 para poderlo hacer. Teniendo en cuenta lo descrito anteriormente, pudimos justificar que la oportunidad de negocio que habíamos identificado era factible de realizar y que podría convertirse en una realidad en el futuro. Fase2: Análisis Sectorial y del Mercado En esta fase se realizaron tres grandes actividades: Investigación de Mercados Análisis Sectorial Definición de estrategias de mercadeo Página 22

35 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Ilustración 7: Actividades Fase 2 Investigación de Mercados: El estudio de mercado nos permitió determinar factores claves tales como: quienes son, donde están, cual es la necesidad que tienen y cuantos son nuestros potenciales clientes. Para realizar el estudio de mercado lo primero que hicimos fue determinar nuestro mercado objetivo, es decir, quienes iban a ser nuestros clientes potenciales para así poder tener un estimado del tamaño de nuestro mercado. Teniendo en cuenta lo anterior determinamos que nuestro mercado objetivo iba a ser las pequeñas y medianas empresas (Pymes) de los sectores agroindustrial, manufacturas y servicios. La principal razón por la que escogimos estos sectores se debe a que de acuerdo a Proexport estos son los sectores de talla mundial los cuales tuvieron el mayor crecimiento en el número de exportaciones en el 2011 y de los cuales se espera que sigan aumentando las exportaciones. Como se mencionó anteriormente, una certificación de calidad es el pase para poder exportar y nuestra empresa se podía convertir en ese medio por el cual las pequeñas y medianas empresas de esos sectores lograran adquirir la certificación de calidad. Posterior a esta segmentación del mercado investigamos cuantas empresas se encontraban certificadas en el país y en que sectores se encontraban lo que nos permitió tener un estimado del tamaño de nuestro mercado. Gracias a esta segmentación pudimos diseñar unas estrategias específicas para poder atacar ese segmento de mercado, identificar la competencia y realizar una proyección de ventas. El resultado del estudio de mercado de muestra a continuación: Segmentación de Mercados Página 23 Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008

36 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 Sector Agroindustrial Sector Forestal (flores frescas, follajes) Sector Biocombustibles Sector Hortofrutícola ( frutas, semillas, legumbres, tabaco) Sector Cacao, Chocolatería y Confiteria (derivados del cacao, producto de confiteria) Sector Manufacturas Sector Automotriz (vehiculos, autopartes) Sector Cosméticos y Productos de Aseo Sector Materiales de Construcción (ceramica, arcilla, piedra, cemento, plastico, madera, hierro) Sector Textil y Confección (cueros, pieles, calzado, joyeria) Sector Servicios Sector Tercerización de Procesos de Negocio BPO Sector Fondos de Capital Privado Sector Bienes y Servicios Petroleros Sector Infraestructura Hotelera y Turística Sector Software y Servicios de TI Ilustración 8: Segmentación de Mercado Número de Empresas por sector en Bogotá: Esta información se solicitó en la cámara de comercio de Bogotá. Los datos proporcionados fueron: el número de empresas existentes en Bogotá por sector económico y las actividades económicas en el programa de internacionalización de la cámara de comercio. Actividad económica Microempresas Pequeñas Medianas Grandes Total No informa Agricultura B. Pesca C. Explotación de minas y canteras D. Industrias manufactureras E. Suministro electricidad, gas y agua F. Construcción G. Comercio Hoteles y restaurantes I. Transporte J. Intermediación financiera K. Actividades inmobiliarias y empresariales L. Administración pública y defensa M. Educación N. Servicios sociales y de salud Otras actividades de servicios comunitarios y sociales P. Hogares con servicio doméstico Q. Organizaciones extraterritoriales Total Fuente: Registro Mercantil, Cámaras de Comecio de Bogotá, Facatativá y Girardot, Cálculos: Dirección de Estudios e Investigaciones de la CCB. Tabla 3: Número de Empresas registradas en Bogotá Página 24

37 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Investigación de empresas certificadas en Bogotá: Se realizaron visitas a cada empresa certificadora buscando la información del número de empresas certificadas por cada sector económico. Las empresas visitadas fueron: Icontec, SGS y Bureau Veritas. En Icontec no fue posible obtener la información solicitada, para SGS el total de empresas certificadas son 1632 y para Bureau Veritas el total de empresas es de Los sectores en los que nos podemos enfocar son los que tienen mayor número de empresas certificadas como se muestra en las siguientes tablas: SGS Colombia: Código EAC Sector Industrial No. Empresas Certificadas Agriculture, Hunting Forestry Fishing 02 Mining and Quarrying Extraction of Crude Oil & Natural Gas Food & Beverage Products (excluding tobacco) Tobacco Textile and Textile Products Manufacture of Wearing Apparel Leather and Leather Products 5 06 Wood and Wood Products 4 07 Pulp, Paper and Paper Products Publishing 6 09 Printing Companies 24 Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 25

38 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 10 Mfr. of Coke & Petroleum Products (excluding Nuclear materials) 6 12 Chemicals & Chemical Products (excluding Pharmaceuticals) Pharmaceuticals Rubber and Plastic Products Non-metalic Mineral Products (excluding concrete, cement, lime and plaster) Concrete, Cement, Lime, Plaster, etc Basic Metals and Fabricated Metal Products Machinery and Equipment Electrical Equipment (excluding medical equipment) Manufacture of Medical Equipment 55 Manufacture of Motor Vehicles Railway Locomotives and Rolling Stock Other Transport Equipment Manufacture of Furniture Manufacturing not elswhere classified 5 23 Manufacture of Sports Goods & Toys 24 Recycling 3 25 Electricity Supply Gas Supply 9 27 Water Supply Construction 326 Página 26

39 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Wholesale & Retail Trade (excluding food & pharmaceuticals) Sale, Maintenance & Repair of Motor Vehicles Wholesale & Retail of Food, Beverages & Tobacco Wholesale & Retail of Pharmaceuticals 30 Hotels and Restaurants Transport and Storage (excluding Communication) Communication Financial Intermediation Real Estate & Renting Information Technology Research & Development Architectural & Engineering Activities Other Services (excluding architectural, engineering & legal services) Legal Activities Public Administration Education 40 Health (excluding social work and veterinary medicine) Social Work Veterinary Medicine 39 Sewage and refuse disposal, sanitation & similar activities Other Social Services Tabla 4: Empresas certificadas por sector SGS Colombia 27 Página 27 Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008

40 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 Bureau Veritas: Sector Total 1. Agricultura, silvicultura y pesca Explotación de minas y canteras Productos alimenticios, bebidas y tabaco Textiles y productos textiles Cuero y productos de cuero Madera y productos de madera Pulpa de madera, papel y productos de papel 6 8. Empresas de publicidad Empresas de impression Manufactura de coke y productos de petroleo refinados Combustible nuclear Sustancias químicas, productos químicos y fibras Productos farmacéuticos Productos de caucho y plástico Productos no metálicos minerals 6 Página 28

41 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa 16. Hormigón, cemento, cal, yeso, etc Metales básicos y productos metálicos Maquinaria y equipo Equipos eléctricos y ópticos Construcción naval Aeroespacial Otro equipo de transporte Fabricación no clasificada en otra parte Reciclaje Suministro de electricidad Suministro de gas Suministro de agua Construcción Comercio al por mayor y al por menor, reparación de vehículos de motor, motocicletas y bienes personales y domésticos Hoteles y restaurants Transporte, almacenamiento y comunicaciones Intermediación financiera, bienes raíces, alquiler 20 Página 29 Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008

42 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS Tecnología de la información Servicios de ingeniería Otros servicios Administración pública Educación Salud y Trabajo social Otros servicios sociales 28 TOTAL 1398 Tabla 5: Empresas certificadas por sector Bureau Veritas Colombia Estrategias del mercado: Estrategias de distribución Para la distribución de nuestro servicio y producto se contara con tres canales de distribución: venta directa, online a por medio de nuestro sitio web y por medio de nuestros clientes (partners) mediante un plan de referidos. Venta Directa: La venta directa es nuestro canal estratégico de distribución y nos permite efectuar una comunicación directa y personalizada con nuestros clientes, esto quiere decir que el cliente no tiene contacto con intermediarios o terceros sino directamente con nosotros. Esta comunicación directa nos permite mantener una relación estrecha e interactiva con nuestros clientes que son la base de nuestro negocio y además nos permite ofrecer un servicio muy personalizado que genera en nuestros clientes una sensación de identidad con nuestra empresa. Página 30

43 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Portal Web: El portal web es nuestro canal secundario de distribución. Los clientes pueden acceder a nuestro portal y adquirir nuestros servicios y producto. La ventaja principal de un canal online como la pagina web es que permite tener un disponibilidad de 24/7. Ilustración 9: Distribución Portal Web Clientes (Plan de Referidos): Cuando a una persona le gusta algo, por lo general le recomendara a alguien el servicio o producto que adquirió. Teniendo esto en cuenta nuestros clientes se pueden convertir en un canal de distribución vendiendo o recomendando nuestros productos y servicios. Cuando uno de nuestros clientes refiere a otro cliente este podrá obtener algunos beneficios como descuentos en el uso de nuestros servicios y productos, soporte y capacitaciones. Estrategias de Precio La estrategia de precios que utilizaremos estará compuesta por una estrategia de precios de penetración y una estrategia de precios de acuerdo al servicio. Por lo general cuando el producto es nuevo, la estrategia de precios de penetración consiste en ofrecer un precio inicial bajo por el producto o servicio para atraer un gran número de consumidores y ganar una cuota de mercado sin ir a perdidas [20]. Como nuestros servicios se ofrecen a través de Internet y no vamos a in- Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 31

44 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 currir en gastos de almacenamiento o producción y tampoco en gastos de infraestructura muy altos ya que utilizaremos servidores en la nube, podemos ofrecer un precio inicial bajo. La estrategia de precios de acuerdo al servicio consiste en ofrecer un precio inicial por el servicio o producto y este va aumentando en función de servicios complementarios que el cliente desee adquirir. Al utilizar el esquema de Software como servicio nuestros clientes solo pagan por lo que utilizan, similar a un alquiler y pueden añadir o eliminar funcionalidades de acuerdo a la necesidad. El costo del servicio de consultoría es de $ y el costo de la licencia de la herramienta es de $ Estrategias de Promoción Las estrategias de promoción que se utilizaran serán las siguientes [21]: Publicidad Boca a Boca: Un cliente satisfecho transmite su satisfacción a 3 personas o más mientras que un cliente insatisfecho transmite su insatisfacción a 9 personas o más porque siempre una mala experiencia será un buen motivo de conversación [22]. La promoción mediante el boca a boca sin duda es un método muy efectivo para atraer clientes nuevos y aumentar las ventas sin la necesidad de hacer una inversión muy alta, lo que para nosotros es muy beneficioso ya que al ser una pequeña empresa no hay un presupuesto elevado para realizar grandes campañas publicitarias [23]. La clave está en vender una experiencia positiva al cliente, mostrarle los beneficios que trae nuestros servicios y nuestra herramienta de esta forma este se encargara de difundir esa experiencia a la persona adecuada. El mismo cliente será el encargado de identificar las ventajas y beneficios de nuestra empresa frente a otras, simplemente con la calidad del servicio que le daremos, ya que nuestro servicio se basa en el buen trato y la comunicación directa con el cliente. Plan de Referidos: Esta estrategia nos permite convertir a clientes en agentes de ventas que recomiendan el producto y al mismo tiempo hacer que ese cliente se sienta parte de nuestra empresa lo que crea un vínculo y alianza entre ambos. Página 32

45 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa De esta forma la idea es recompensar al cliente que nos trae un nuevo cliente y al nuevo cliente también ofreciéndoles un descuento en nuestros servicios o adicionándole gratis alguna funcionalidad. Habrá dos tipos de socios: el primero es el que decide vender nuestros productos y servicios y el segundo el que decide construir soluciones usando nuestra herramienta. El primero recibirá descuentos entre el 10% y 15% en el uso de nuestros servicios y productos, soporte y capacitaciones. El segundo tendrá un acceso completo a todo nuestro material de entrenamiento y soporte y podrá acceder a nuestra herramienta de manera gratuita. Estrategias de comunicación La estrategia de comunicación que se utilizará será una estrategia de marketing digital, en donde haremos uso de herramientas digitales para publicitar nuestro producto. Las herramientas que utilizaremos se listan a continuación: Pagina Web de la empresa: Una página web es el equivalente a tener una tienda física en algún lugar con la diferencia que la página web está disponible 24/7/365 y no es completamente necesario tener personas atiendo como en una tienda física. Esta debe ser amigable e interactiva, ya que la pagina web es la carta de presentación de nuestra empresa ante nuestros clientes, y es el lugar donde ellos pueden consultar cuales son los productos que ofrecemos, conocer sobre la empresa (quiénes somos y que hacemos) y la forma en que pueden contactarnos. La meta con la página web es que podamos hacer que los clientes que visiten la página vayan a nuestras oficinas y viceversa, de esta manera se promueven ambos espacios y aumenta la experiencia de la marca. Newsletter: El newsletter o boletín electrónico es un mecanismo ideal para mantener informados a los clientes sobre la empresa, dar a conocer ofertas de productos o servicios de nuestra organización y además es una forma de invitar a nuestros clientes a que visiten nuestra página web u oficina. Este boletín se distribuirá mensualmente solo a las personas que hayan aceptado este servicio. En este boletín se compartirán los beneficios que han alcanzado nuestros clientes con el Página 33 Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008

46 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 uso de nuestros productos y servicios, noticias sobre gestión de procesos y las mejores prácticas, entre otros temas. Banners: Los banners son una manera económica de hacer publicidad online dependiendo del sitio en Internet donde se ubiquen, por lo tanto la idea es intercambiar banners con nuestros proveedores y socios, es decir, que ellos nos permitan poner nuestro banners en sus páginas web a cambio de que ellos pongan sus banners en nuestra página. Adicional a esto la idea es hacer uso de plataformas como Pautefacil.com o Google Adwords, que nos permiten colocar nuestros banners en los resultados de búsqueda de Google o en diferentes sitios especializados a un bajo costo. Social Media: Las redes sociales son un medio de comunicación en donde un mensaje se puede difundir rápidamente. En el día se envían alrededor de 177 millones de tweets de los cuales se retuitean el 92% [24]. Facebook tiene 955 millones de usuarios activos [25], lo que representa un mercado de un tamaño considerable para compartir y difundir mensajes. Para nosotros como una empresa nueva, la utilización de estas herramientas es fundamental para acercarnos más a nuestros clientes, conocer el mercado y conseguir una mayor eficiencia publicitaria a un bajo costo. Twitter es un medio por el cual podemos crear una conversación y enviar una respuesta personalizada en tiempo real mientras que Facebook es un medio por el cual podemos crear una comunidad en donde podemos hacer participes a nuestros clientes en la mejora de ideas, productos y servicios y además dar a conocer información publicitaria y conocer la reacción de los clientes. Posicionamiento en Buscadores: Hoy en día la gran mayoría de usuarios de Internet utiliza los servicios de Google, Yahoo o Bing, para realizar búsquedas en Internet. Los buscadores se han convertido en un directorio en línea en donde es necesario estar presente si uno se quiere dar a conocer en el mundo digital. Por lo tanto buscar un buen posicionamiento en algún buscador es clave para nuestra estrategia de marketing y Google a través de su servicio de Google Adwords, nos permite a tra- Página 34

47 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa vés de palabras claves ubicarnos entre los primeros puestos una búsqueda. Adicional a esto es necesario optimizar la información y el contenido de la página web. Marketing Móvil: El marketing móvil es una manera efectiva de llegar a una gran cantidad personas en cualquier momento y lugar. Además permite individualizar y personalizar los mensajes, es decir, se puede enviar mensajes solamente a un grupo con unas características determinadas. Específicamente nos enfocaremos en tres modalidades de marketing móvil: marketing SMS/MMS, aplicaciones móviles y publicidad en juegos (advergaming). Estrategias de servicio Se ofrecerán los siguientes servicios para atender las inquietudes y necesidades de nuestros clientes: Frequently Asked Questions (FAQ): Las preguntas frecuentes las utilizaremos para aclarar algunas de las preguntas con respecto a nuestro producto o servicio. Estarán ubicadas en una sección especial de nuestra página web. Comunidad Virtual: Por medio de las comunidades virtuales se genera un entorno colaborativo en donde los usuarios ayudan a otros usuarios a resolver problemas o inquietudes. De esta forma crearemos una base de conocimiento en Internet a donde nuestros usuarios podrán ingresar y para buscar, comentar y contribuir con información. Redes Sociales (Facebook y Twitter): A través de las redes sociales se puede llegar a un gran número de personas. Las redes sociales funcionan como un mecanismo en donde la empresa puede escuchar y aprender acerca de las reacciones de los usuarios con respecto a los productos y servicios ofrecidos. El uso de estas, permite mantener a los usuarios actualizados sobre las últimas noticias de la empresa y la industria. Contacto vía o chat: La comunicación vía y chat será importante para que el cliente se sienta satisfecho con nuestro producto. Por medio del correo electrónico, un usuario puede enviar una duda específica que se tenga sobre algún tema la cual será respondida en un plazo de 24 horas. Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 35

48 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 Teléfono: Una llamada telefónica es un mecanismo simple mediante el cual se puede hacer sentir al cliente apreciado e importante. La comunicación con el cliente es muy importante para nosotros razón por la cual haremos llamadas telefónicas para realizar un seguimiento de un proceso o una compra, invitar al cliente a un evento especial, o para ofrecer promociones u ofertas. Encuestas en Línea: Las encuestas en línea nos permite conocer las opiniones de nuestros clientes con respecto a la prestación de nuestro servicio y además medir el nivel de satisfacción de estos, de esta forma podremos mejorar la calidad de la prestación de nuestro servicio. Presupuesto de la mezcla de mercados El presupuesto de la mezcla de mercados se muestra en la siguiente tabla. El valor del presupuesto puede variar de acuerdo a la necesidad que tengamos, por ejemplo hay varias opciones de compra para los banners, SEO y marketing móvil. En este caso para los banners escogimos un paquete de 200 clics con pautefacil.com, para el SEO con google Adwords establecimos un presupuesto de $ COP y para el marketing móvil un paquete de 300 mensajes. Los valores que se expresan en la tabla corresponden al valor que se gastará por año. Concepto Costo Pagina Web $ Banner $ Publicidad SEO $ Newsletter (Boletín Electrónico) Gratis Marketing Móvil $ TOTAL $ Tabla 6: Presupuesto mezcla de mercados Página 36

49 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Estrategias de aprovisionamiento Al ofrecer un producto/servicio en Internet haremos uso de un servidor en la nube para poder mantener en funcionamiento la plataforma y de un servicio de hosting para poder mantener la pagina web. Para el servicio de hosting utilizaremos el servicio Website Builder provisto por Go Daddy. Este servicio incluye el hosting y nos permite crear un sitio web mediante el creador de sitios donde simplemente hay que arrastrar y soltar y cuenta con más de 300 plantillas, 70 sitios web prediseñados y una gran cantidad de imágenes. Las características del servicio son las siguientes: Sitio Web de 10 paginas 10 GB de espacio en disco 500 GB de ancho de banda Hosting con 99.9% de tiempo de actividad y 500 cuentas de correo electrónico gratis Asistencia técnica al cliente 24/7/365 gratis Sin tarifas de configuración ni software para descargar Al ser una plataforma web, es importante en la selección del hosting planes de trafico constante, nuestro servicio utiliza un gran componente de flujo de información y procesamiento en la plataforma web, por lo tanto un buen plan de hosting con alta cuota de transferencia es el pilar que sustenta nuestro servicio base. El costo del servicio de hosting con Go Daddy es $ 8.99 USD /mes o $ USD /año [26]. Para el servicio de servidor en la nube utilizaremos a Rackspace como proveedor de este. Rackspace nos provee un servicio llamado Manage Cloud Server en donde le transferimos todo el manejo del servidor a Rackspace. De eta forma Rackspace se hace responsable del monitoreo y actualización del servidor y además del despliegue, configuración, backup y mantenimiento del mismo. Las características del servicio provisto por Rackspace son las siguientes [27]: Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 37

50 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 Equipo de soporte 24x7x365. Monitoreo de servicios instalados. Solución de problemas relacionados con la base de datos y lenguajes de programación y firewalls. Expertos para planear y maximizar el uso del entorno en la nube. Configuracion del servidor y servidor web. Configuracion de seguridad. Soporte para sistemas opertivos y aplicaciones 24x7x365. Instalación y configuración d ebases de datos, lenguajes de programación. Monitoreo Proactivo Expertos en la Nube Soporte a Aplicaciones y Sistema Operativo Ilustración 10: Servicio Rackspace Además de lo anterior este servicio cuenta también con un grupo de expertos que nos ayudaran a planear, desplegar y ejecutar nuestro portal web y nuestra herramienta. El valor del servicio de servicio es de $ USD al mes e incluye 1 GB de RAM, Disco Duro de 40 GB, 1 vcpu, 30 Mbps de red publica y 60 Mbps red interna. Análisis de la competencia: En el mercado actual existen varias empresas que se dedican a la consultoría de gestión de procesos apoyado en metodologías BPM. Muchas de estas empresas cuentan con herramientas BPM propias o hacen alianzas con empresas como Bizagi o Auraportal para que les permitan utilizar sus herramientas en sus proyectos de consultoría. Sin embargo ninguna de estas empresas ofrece entro de su portafolio de servicios de consultoría una consultoría ajustada a la capacidad y requerimientos de las organizaciones y que adicionalmente este orientada hacia la obtención de una certificación de calidad. Esto nos da una ventaja adicional sobre estas empresas ya que nuestro servicio se basa en ofrecer a los clientes un paquete de soluciones de gestión de procesos apoyado en metodologías BPM que contemple los aspectos de capacidad y requerimientos de las organizaciones y que además tenga en cuanta la norma ISO 9001:2008 para la gestión de procesos. De igual forma, existe también en el mercado un gran número de soluciones BPM ofrecidas por grandes proveedores de software como IBM, Oracle, SAP por nombrar algunas. El costo de la ma- Página 38

51 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa yoría de estas herramientas es muy alto y no todas las organizaciones las pueden adquirir. Todas tienen funciones muy similares pero ninguna está orientada hacia la obtención de una certificación de calidad y muchas no están disponibles a través de la nube. Existen también varias herramientas libres como BonitaSoft y ProcessMaker que ofrecen funcionalidades muy similares a la de todas las herramientas de BPM pero con la gran diferencia que estas no tienen ningún costo y cualquier empresa las puede adquirir, sin embargo tampoco están orientadas hacia la obtención de una certificación de calidad. A su vez es importante mencionar que en el mercado existen productos sustitutos que cumplen con una funcionalidad muy parecida a los de los productos mencionados anteriormente. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) y herramientas que construyen flujos de trabajo (workflows) son herramientas que ayudan a automatizar tareas, actividades y procesos en las organizaciones pero que no son igual de sofisticados que una herramienta de BPM. Para el análisis de la competencia decidimos identificar las herramientas BPM en la nube que se encuentran en el mercado y las empresas que prestan servicios de consultoría BPM apoyándose en alguna herramienta. A continuación se muestra una lista con las herramientas BPM en la nube que se encuentran en el mercado: IBM Business Process Manager y IBM Blueworks Live [28] IBM Process Manager es un sistema de gestión de procesos sencillo, escalable y centralizado la cual permite diseñar aplicaciones de procesos para las necesidades de negocios, integrarlas con sistemas internos, y gestionar la productividad en tiempo real. Proporciona visibilidad y gestión completas de los procesos de negocios. Business Process Manager combina la simplicidad, la facilidad de uso y la gestión de tareas de IBM WebSphere Lombardi Edition con el poder de IBM WebSphere Process Server, para dar soporte a las necesidades de gestión de procesos de integración y transacciones de la empresa, como parte de una arquitectura orientada a servicios. Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 39

52 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 Facilita a los dueños de procesos y usuarios del negocio que se involucren directamente en la mejora de los procesos de negocios. Esta plataforma se escala fácilmente desde un proyecto inicial, hasta un programa que abarque a toda la empresa. Para obtener soporte para decisiones, Business Process Manager proporciona análisis en tiempo real y permite a los diseñadores de procesos expresar la lógica de reglas de negocios en un lenguaje natural. Es posible exportar fácilmente contenido de reglas hacia IBM WebSphere ILOG JRules, tomándolo como un punto de inicio para las decisiones de negocios. Adicionalmente se cuenta con la herramienta IBM Blueworks Live, la cual es una herramienta colaborativa de BPM en la nube que proporciona a los usuarios la capacidad de colaborar fácilmente en procesos de documentación y automatización en la nube. El usuario tiene la posibilidad de iniciar con una amplia biblioteca de plantillas de la industria, y aprovechar una comunidad de expertos de procesos y de la industria. Bizagi Process Modeler [29] Bizagi Process Modeler es una aplicación Freeware que se puede descargar desde internet y utilizar en el computador. Es de fácil de uso y permite diagramar procesos y generar documentación de procesos utilizando la notación estándar BPMN. La versión más reciente permite colaborar con otras personas en la nube o en sitio. El Modelador de Procesos Bizagi posibilita la creación de documentos de procesos con alta calidad en Word o PDF y exportar o importar procesos desde Visio o XML. Auraportal BPMS [30] AuraPortal BPMS es un sistema de Gestión Empresarial que ofrece una plataforma desde la cual se pueden gestionar prácticamente todas las actividades de una empresa u organización con probada eficacia. El BPM AuraPortal es altamente innovador y permite crear Modelos y ejecutar Procesos de Negocio sin necesidad de programación, por muy complejos que estos sean. Página 40

53 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Esta característica supone una tremenda ventaja, ya que reduce la dependencia de IT (área de sistemas de la empresa). Está dotada de tecnología de última generación desarrollada por AuraPortal con características innovadoras y exclusivas como Grupos de Campos y Tratamientos Distribuidos, Formularios Dinámicos capaces de aparecer u ocultarse según las circunstancias, posibilidad de desviar la corriente, en un momento dado, a otros procesos (con o sin retorno), tecnología DAD (Divisiones Automáticamente Disparadas), Grupos de Campos Afiliados con Contenedores Estructurados, etc. AuraPortal cuenta en su Intranet Corporativa con una estructura imbricada que enlaza y conecta áreas de gestión como Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Ítems (Productos, Servicios, Existencias, Inmovilizado, etc.), Proyectos y Áreas de la entidad. AuraPortal agrupa estos elementos en 'Familias'. Además, permite la creación ágil de otras Familias que son diseñadas por la propia entidad según sus necesidades, ofreciendo por tanto unas posibilidades de gestión hasta ahora desconocidas. AuraPortal ha acuñado el término ERM (External Relationship Management), que es la fusión del CRM (Customer Relationship Management) que gestiona las Relaciones con Clientes y el SRM (Supplier Relationship Management) que gestiona las Relaciones con Proveedores. La automatización y optimización de todo el cuerpo económico de la actividad empresarial queda englobada dentro del ERM, que abarca el Marketing, Ventas, Comercio Online, Suministros, Servicios, Logística, Compras, eprocurement, Aprovisionamiento, Tercerización, etc. Aura ofrece la alternativa Software como Servicio (SaaS) para ser implementada In-House o en la nube. Con esta alternativa el cliente puede racionalizar el uso de los recursos destinados a la adopción de tecnologías BPM. Solutek: El nuevo Servicio de Cloud Computing por Solutek Informática nace de la idea de potencializar la tecnología a la cual una organización grande o pequeña puede tener acceso, llegando a excelentes resultados con menores esfuerzos económicos, además de toda una integración de plataformas de software que suponen una gran cantidad de beneficios considerables para las pymes y que ayudan a explotar la información de una mejor manera [31]. Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 41

54 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 Dentro de los servicios Cloud Computing que han desarrollado están la Implementación de BPM (Business Process Management) sobre la nube. El objetivo primordial de Solutek Informática es contribuir al desarrollo de sus clientes tecnológicamente, con estrategias que tengan en cuenta las necesidades y alcance de los mismos. Por está razón están enfocados en la implementación de BPM de software libre (gratuito o de menor costo), puesto que este tipo de aplicaciones requieren de un gran músculo financiero para su desarrollo. La implementación BPM de Solutek está basada en aplicaciones WEB 2.0, por lo cual los empresarios que accedan a este tipo de tecnología optimizan en todos los aspectos los procesos de su negocio, y solamente necesita una conexión a Internet, haciendo de su compañía un ente más competitivo. DatCom [32] MyProcess BPM, herramienta de integración de aplicaciones que permite a las empresas automatizar y administrar la totalidad del ciclo de vida de sus diferentes procesos. DatCom Systems propone la utilización de la Gestión de Procesos de Negocios (BPM, por sus siglas en inglés) como herramienta para la implementación de metodologías de optimización de procesos. De igual forma, promueve la Gestión de Procesos de Negocios como una disciplina de gestión empresarial que combina las personas, los procesos y la tecnología para apoyar el desarrollo de las estrategias del negocio. La solución de DatCom Systems permite crear formularios complejos para uso en todos los procesos mediante un editor gráfico online. Además de modelar cada proceso, cuenta con un módulo de auditoría y monitorización que permite controlar en tiempo real de cada uno de ellos y tener acceso al detalle histórico en cada caso. Con MyProcess BPM también se puede generar una lista de tareas pendientes y tener acceso a los procesos desde cualquier intranet o extranet gracias al módulo de portal. Es importante destacar que la implementación de esta solución se realiza bajo LEAN Six Sigma, metodología para el mejoramiento de procesos que define cinco etapas a ejecutar en cada estrategia. Estas son: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar. Disponible en la nube MyProcess BPM está disponible bajo la opción de Software As a Service (SaaS), modelo de distribución del software como un servicio, por el cual se accede directamente Página 42

55 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa desde la Web, de una manera totalmente confiable. Esto quiere decir que, además de los beneficios del software tradicional, MyProcess BPM brinda las siguientes ventajas: Acceso a través de la red desde cualquier parte. Ahorro de costos: no requiere del montaje de servidores, ni de nueva infraestructura. Menor riesgo de pérdida de datos: la empresa dispone de los mecanismos de copias de seguridad. Ahorro energético: al centralizar la información de una organización, el rendimiento de los equipos es mucho mejor. Las empresas que prestan servicios de consultoría BPM y que cuentan con alguna herramienta BPM se enuncian a continuación: Accenture [33]: Accenture ofrece una amplia variedad de ofertas de BPM en el campo de la consultoría, la tecnología y el outsourcing que ofrecen valor con rapidez, proporcionan resultados susceptibles de medición y tienen un valor duradero. Estas son las opciones que ofrece Accenture: Consultoría. Nuestras soluciones de consultoría de BPM consisten en Gestión del ciclo de vida útil de BPM, Mejora de Procesos, Gestión del Cambio y Estrategia de Modelo Operativo. Tecnología. En nuestra sección de Tecnología ofrecemos Automatización de BPM, Arquitectura de BPM, e Implantación de ERP Mejorada. Outsourcing. Nuestras soluciones de outsourcing de BPM están compuestas por Gestión de la Biblioteca de Procesos, Gestión de Aplicaciones y Outsourcing de Procesos de Negocio. BDO Colombia [34]: BDO Colombia ofrece un servicio de consultoría especializada en gestión por procesos con BPM. BDO con su servicio de consultoría busca aumentar la productividad, disminuir costos y reducir tiempo automatizando todos los procesos de su negocio., mejorar los flujos de información entre sus Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 43

56 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 procesos actuales y aumentar la eficiencia de su negocio. BDO cuenta con una alianza estratégica con AuraPortal y su herramienta BPMS para apoyar su servicio de consultoría. Amazing [35]: Amazing Colombia es una empresa de consultoría en sistemas de información. Dentro de su catalogo de consultoría tiene un servicio de consultoría de procesos el cual tiene los siguientes objetivos: Definir el esquema general de trabajo basado en el mapa de procesos y requerimientos específicos del negocio Analizar los macro procesos, procesos, actividades y tareas involucradas en un proceso de negocio con el fin de definir la adopción o la adaptación de la mejor práctica que ofrece la tecnología informática a implantar. Definir y/o afinar las reglas de negocio vigentes, para apoyar la implantación de la tecnología informática seleccionada. Documentar los procesos de negocio de la compañía, a la luz de las mejores prácticas vigentes para la vertical Generar y validar la propuesta de optimización de procesos. Generar la matriz de requerimientos del negocio. Construir la guía oficial de configuración del sistema Vale la pena mencionar que a pesar de que Amazing ofrece un servicio de consultoría de procesos cuenta con una solución ERP pero no con una solución BPM. ITS Soluciones Estratégicas [36]: ITS Soluciones cuenta con un servicio de consultoría para la administración de los procesos de negocio (BPM). Dentro de su servicio ITS soluciones ofrece capacitación a la medida o seminarios en procesos y en BPMN, identificación de procesos, mapeo de los procesos, mejoramiento y rediseño de los procesos y ejecución de los mismos apoyándose en el software tipo workflow propio de ellos llamado ITS-Procesos o mediante Bonita Open Solution. Página 44

57 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Rain Concept [37]: Rain Concept proporciona servicios de consultoría en BPM para aprovechar el conocimiento y la experiencia del cliente, con el fin de definir e implementar mejores procesos de negocios. Los nuevos procesos son soportados por herramientas de modelado, automatización y monitoreo. Rain Concept de esta forma crear la mejor solución para hacer frente a las necesidades del cliente, promover las mejores prácticas de integración, y utilizar las mejores herramientas de grandes casas de software empresarial (Oracle, IBM, JBoss). Software Associates [37]: Software Associates ofrece su servicio BPM en tres fases: evaluación BPM, análisis y diseño BPM e integración e implementación de la gestión de los procesos de negocio. Durante la fase de evaluación se busca inculcar las habilidades de una organización a través de procesos mediante talleres de formación, selección de modelos, software BPM y personal. En la etapa de análisis y diseño se busca identificar los huecos entre procesos existentes y futuros e intenta comunicar dichos huecos a través de sistemas IT automatizados digitalizando los procesos. En la fase final se pretende alinear las iniciativas de BPM con asuntos IT que tengan que ver con la arquitectura empresarial y SOA. Al igual muchas otras empresas Software Associates solo cuenta con su servicio de consultoría y se apoya en una herramienta existente en le mercado. VC@SOFT [38]: VC@SOFT ofrece un apoyo en proyectos BPM en la fase de modelamiento desde la recolección y análisis de los requerimientos de negocio, hasta la simulación y optimización de los procesos de negocio para obtener una base de entendimiento de los procesos y objetivos de negocio. VC@SOFT no cuenta con una herramienta BPM propia, se apoya en plataformas líderes del mercado para poder ofrecer sus servicios. Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 45

58 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 Fase 3. Operación Las actividades que se llevaron a cabo para el desarrollo de esta fase fueron las siguientes: Necesidades y requerimientos Plan de Producción Ilustración 11: Actividades Fase 3 Operación Necesidades y Requerimientos: Al tratarse de una empresa de base tecnológica y a la producción de un producto intangible no se necesitan materias primas, insumos o maquinas especializadas para la realización de este, pero si es importante estimar los recursos de conocimiento, software y hardware necesarios para desarrollar la solución que se piensa ofertar al mercado. Recursos de Conocimiento: Por la naturaleza del producto y servicio que se quiere ofrecer se requieren de ciertos conocimientos específicos para poder desarrollar la solución que se quiere brindar y poder ofrecer el servicio de manera correcta. Es necesario tener conocimientos sobre sistemas de gestión de calidad y la normatividad ISO 9001:2008 y NTC 6001, ya que el objetivo del servicio de consultoría es ayudarle a las organizaciones a que puedan orientar sus procesos de negocio hacia la obtención de una de estas certificaciones de calidad. Adicional a esto es necesario tener también conocimientos sobre el diseño, manejo y gestión de procesos y metodologías BPM. Para el desarrollo, mantenimiento y ejecución de la herramienta se necesitan de los conocimientos de un Ingeniero de Sistemas. Recursos de Software: Es necesario el uso de herramientas de Software para el modelar y ejecutar procesos de negocio. Vale la pena mencionar que las herramientas que vamos a utilizar son herramientas libres, es decir, no requieren algún tipo de licenciamiento para poder utilizarlas. Página 46

59 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Recursos de Hardware: La inversión en hardware será mínima debido a que haremos uso de la computación en la nube lo que nos facilitara el despliegue de los servidores. Al tercerizar esta necesidad no incurrimos en altos costos de inversión y mantenimiento ya que solo se paga por lo que se utiliza y el mantenimiento lo realiza la directamente la firma que nos presta el servicio. Sin embargo se requieren dos computadores de escritorio imac MC 309 con 4 GB de memoria, 500 GB de disco duro, Procesador Core i7 para el control de la operación de la empresa. Plan de Producción: Servicio: El plan de producción del servicio está en función de las proyecciones de ventas que estimamos y de la capacidad de producción que tenemos para ofrecer el servicio, es decir, el número de personas con el que contamos en la empresa. Para realizar el plan de producción del servicio, fue necesario primero estimar el costo de producción del servicio. Para esto determinamos todos los costos fijos (servicios, salarios, arriendo, servidores) y variables (transporte, personal adicional) involucrados en la producción del servicio. Como se mencionó anteriormente, el plan de producción para el servicio está basado en las proyecciones de ventas y la capacidad de producción con la que contamos. De esta forma estimamos el siguiente plan de producción: Capacidad de Produc- Año Personal ción (Número de Pro- Costo del Servicio Ingresos yectos) $ $ $ $ $ $ $ $ Página 47 Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008

60 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS $ $ Tabla 7: Plan de Producción Cada servicio está compuesto de cuatro fases y tiene una duración de seis meses. Como se muestra en la tabla, para el primer año se estimó una producción de 2 servicios, ya que inicialmente solo se contará con dos personas. Para el segundo año se piensa duplicar la capacidad de producción a cuatro proyectos por año contando con solo dos personas y para el tercer, cuarto y quinto año se piensa contratar dos consultores más y de esta forma poder aumentar la capacidad de producción a 6 servicios de consultoría al año. Producto: La naturaleza del producto a desarrollar establece que el producto es intangible, como lo es la característica principal de los productos de software. Para el desarrollo de este, se tiene pensado utilizar una herramienta de software libre y modificarla de acuerdo a nuestras necesidades. Una vez se ha finalizado el desarrollo del producto este mismo es el que se le provee a todos los clientes, por lo que no es necesario volver a producir el producto. Se ha planteado también la actualización periódica del producto para agregar nuevas funcionalidades y características que los usuarios solicitan, esta información es obtenida gracias a las estrategias de promoción y servicio que se tendrán, como lo es correo electrónico y el uso de redes sociales. La idea es agregar nuevas funcionalidades que no alteran la funcionalidad principal, particularmente diseño visual de la interfaz gráfica. Fase 4. Organización En esta fase se especifico el tipo de sociedad que se conformará y la estructura organizacional de la empresa junto con un perfil de los cargos necesarios. La misión y visión de la empresa junto con los valores corporativos se desarrollan en esta fase. Página 48

61 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Definir la estructura organizacional inicial Estimar los costos administrativos, de nomina y de puesta en marcha Definir la figura jurídica que se utilizará Estrategia Organizacional Ilustración 12: Actividades Fase 4 Estrategia Organizacional: Análisis DOFA Las fortalezas que se identificaron para nuestra idea de negocio se basaron en el estudio de mercado y financiero y en las características del servicio y producto que se está ofreciendo. El valor agregado que ofrecemos a nuestros futuros clientes se enfoca en el servicio que vamos a prestar, un acompañamiento total en cuanto a la gestión de los procesos de negocio y un producto a su disposición a un bajo costo. El paquete de soluciones que ofrecemos está especializado para las pequeñas empresas y medianas empresas, lo que proponemos para éstas es mejorar y estandarizar sus procesos de negocio para apoyar el desarrollo de un mejor funcionamiento de la empresa y por esta razón basamos nuestro producto en la metodología BPM [15][16]. Las oportunidades se identificaron de acuerdo al estudio que se hizo de la oportunidad y problemática descrita en la primera sección del presente documento. Donde se describió el crecimiento en el número de empresas que se están certificando y la expansión del sector de las TICS de acuerdo al reporte trimestral del DANE (Julio Septiembre 2011). Destacamos también el programa de internacionalización de la Comercio de Bogotá, el cual busca ayudar a las empresas que deseen exportar y esto nos beneficia en la medida en que el plan se enfoca en los sectores que determinamos como mercado objetivo. Por último el plan vive digital descrito en la sección de impacto esperado, es otra alternativa que nos beneficia en el crecimiento de nuestro negocio. Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 49

62 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 Las debilidades y amenazas hacen referencia a los factores que pueden afectar a las empresas que hasta ahora se están conformando. La competencia a la que nos vamos a enfrentar se evidencia en la investigación realizada de las diferentes herramientas BPM que existen en el mercado las cuales describimos en la fase de implementación del prototipo. Para finalizar el factor financiero es un punto muy importante para que la empresa mantenga su operación en el mercado, por lo cual hicimos un estudio financiero descrito en la sección dos de este documento. FORTALEZAS DEBILIDADES Orientados al servicio al cliente. Empresa nueva. Contamos con una estrategia definida. Débil imagen en el mercado. Tener buena reputación con los clientes. No tenemos los recursos financieros ne- Tener la tecnología adecuada para los cesarios. productos que fabricamos. Contamos con el personal calificado para ofrecer nuestros servicios. Tenemos bajos costos operativos por lo que le podemos dar mayor valor a los clientes. Valor agregado de nuestra solución frente a las existentes en el mercado. OPORTUNIDADES AMENAZAS Las pequeñas y medianas empresas no Vulnerabilidad antes grandes competi- pueden adquirir las herramientas exis- dores. tentes en el mercado debido al alto cos- Reconocimiento de otras marcas. to de estas. El mercado se está concentrando en po- Crecimiento en el número de empresas cos clientes. que se están certificando en calidad [9]. Aparición de herramientas similares. Podemos conseguir capital de riesgo a un interés atractivo. Empresas que presten servicios simila- Página 50

63 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Nuestro sector de negocios está en expansión, con muchas oportunidades futuras de éxito. Fomento de iniciativas del gobierno como el Plan nacional de desarrollo y el programa Vive Digital [11]. Estimulo del gobierno a emprendedores e ideas innovadoras. Nuevos tratados de comercio como el TLC en donde se exigen certificaciones de calidad. Programa de internacionalización de la cámara de Comercio de Bogotá. res. Tabla 8: Matriz DOFA Organismos de Apoyo Durante las diferentes etapas del proyecto, contaremos con la ayuda de los siguientes organismos de apoyo: Empresas Certificadoras: Las empresas certificadoras como Bureau Veritas, SGS, Cotecna y Icontec pueden ser nuestros aliados estratégicos durante la etapa de operación del proyecto. Ambos tenemos el mismo objetivo, buscamos que las empresas logren certificarse bajo algún estándar de calidad y con la ayuda de nuestra herramienta y nuestro servicio de consultoría podemos facilitar ese proceso a las organizaciones que buscan certificarse. Para las empresas certificadoras nuestro producto y servicio se pueden convertir en un servicio mas del portafolio de ellos que le pueden ofrecer a sus clientes como valor agregado para facilitar el proceso de obtención y sostenimiento de una certificación de calidad. Proveedores de Infraestructura: Los proveedores de infraestructura son fichas clave para la operación de nuestro producto. El funcionamiento del producto y de nuestra plataforma web depende completamente del proveedor de Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 51

64 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 infraestructura ya que ellos se encargan de prestarnos el servicio de hosting y servidor en la nube. Para que el producto se puede mantener en funcionamiento 24/7/365 es necesario contar un buen proveedor de infraestructura que nos de la capacidad de tener una disponibilidad del 99.9 % y que nos permita satisfacer nuestra necesidades de infraestructura a medida que tengamos más crezcamos y aumente nuestro numero de clientes. Cámara de Comercio de Bogotá: La Cámara de Comercio de Bogotá ofrece un programa de internacionalización a las empresas que desean exportar sus productos o servicios a otros mercados. Dentro de éste se encuentra el apoyo al fortalecimiento y a la competitividad empresarial el cual se implementa con ayuda de la Alcaldía y Proexport. En el marco del plan de internacionalización, se ofrece una consultoría especializada que incluye los siguientes servicios: Ilustración 13: Servicios Consultoría especializada CCB La Cámara de Comercio de Bogotá ofrece a los empresarios siete líneas diferentes de consultoría de acuerdo con la siguiente descripción: Página 52

65 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa Internet (e-commerce / e-business): Creación de páginas WEB que permitan desarrollar mercadeo por internet y comercio electrónico; en los casos en los que la empresa ya cuente con página, la consultoría se utiliza para una redefinición de la estrategia por internet. Etiqueta, empaque (envase) y embalaje adecuación del producto desde el punto de vista de las 3E. Logística y DFI Identificación de condiciones logísticas para el producto, DFI, cadena de abastecimiento, costeo de exportaciones e importaciones. Identificación de canales de distribución y/o comercialización Identificación de canales de distribución y/o comercialización como estrategia de ingreso a nuevos mercados. Certificaciones para la internacionalización Incluye ISO 27001, PCI (PaymentCardIndustry), reglamentos, normas y guías técnicas. Mercadeo internacional Consultoría en estrategia de precios, estructuración de cotizaciones, adecuación de producto (adaptación), inteligencia comercial y competitiva,mercadeo y ventas internacionales y estrategias de negociación. Jurídicos y legales en internacionalización: Estrategias de negociación, contratación internacional, marcas, patentes, aspectos legales en servicios, etc. Estrategia internacional Imagen corporativa adecuada a mercados internacionales, estrategias para los TLC, CRM. Ilustración 14 Líneas de Consultoría CCB [40] Las certificaciones de calidad son el pase que las empresas puedan exportar y como se puede evidenciar en la ilustración uno de los servicios de consultoría que ofrece el programa de internacionalización precisamente trata este tema de las certificaciones de calidad. De esta forma nuestra empresa se puede convertir en un aliado estratégico para la cámara de comercio de Bogotá ya que nuestra empresa le puede prestar el servicio de consultoría de gestión de procesos y al mismo tiempo orientarlos en el proceso de obtención de algún estándar apoyándonos en nuestra herramienta BPM. Estructura Organizacional: Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 53

66 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 Junta Directiva Gerente Subgerente de Mercadeo y Ventas Subgerente de Finanzas y Contabilidad Subgerente de Producto Subgerente de Tecnología Ilustración 15: Organigrama El enfoque de estructura organizacional escogido fue la estructura funcional. Este enfoque es utilizado la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, generalmente se organiza alrededor de las funciones básicas del negocio, logrando así departamento de mercadeo, producción, finanzas, talento humano etc. Algunas de las ventajas de este enfoque son: o Distribución de responsabilidades (especialización en algunas áreas de la empresa) o Facilita el proceso de planeación o Buena coordinación entre departamentos o Se organiza un grupo gerencial o dirección ( relaciones jerárquicas) Aspectos Legales: Para efectos de constitución de la empresa, se conformara una sociedad por acciones simplificada cuya razón social será Process Quality Improvement S.A.S, constituida por dos socios la cual de acuerdo a la ley 1258 de 2008 puede constituirse por una o varias personas naturales o jurídicas, quienes sólo serán responsables hasta el monto de sus respectivos aportes y además. La sociedad por acciones simplificada se creará mediante contrato o acto unilateral que conste en documento privado, inscrito en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Bogotá. Une vez se ha inscrito la sociedad, se formará una persona jurídica distinta de sus accionistas. Página 54

67 Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado Generación de Empresa La suscripción y pago del capital se hará en condiciones, proporciones y plazos distintos de los previstos en las normas contempladas en el Código de Comercio para las sociedades anónimas sin exceder un plazo límite de dos (2) años. En los estatutos de las sociedades por acciones simplificadas podrán establecerse porcentajes o montos mínimos o máximos del capital social que podrán ser controlados por uno o más accionistas, en forma directa o indirecta. En caso de establecerse estas reglas de capital variable, los estatutos podrán contener disposiciones que regulen los efectos derivados del incumplimiento de dichos límites. La estructura organizacional de la sociedad se determinará libremente junto con las normas que rijan su funcionamiento. Este tipo de sociedad no está obligada a tener junta directiva, salvo previsión estatutaria en contrario. Si no se estipula la creación de una junta directiva, la totalidad de las funciones de administración y representación legal le corresponderán al representante legal designado por la asamblea. Para la representación legal se tendrá por lo menos una persona natural o jurídica a cargo, designada en la forma prevista en los estatutos. A falta de estipulaciones, se entenderá que el representante legal podrá celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos en el objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad. A falta de previsión estatutaria frente a la designación del representante legal, su elección le corresponderá a la asamblea o accionista único [41]. Las ventajas de escoger este tipo de sociedad es que permite a los pequeños empresarios escoger las normas societarias más convenientes a sus intereses, ya que gracias a su carácter de regulación flexible puede ser adaptada a las condiciones y requerimientos especiales de cada una [42]. El proceso de constitución, liquidación y reforma es más fácil y económico, se puede constituir la empresa por documento privado y es posible diferir el pago del capital hasta por dos años lo que representa una ventaja para los emprendedores que están creando empresa. Otra de las ventajas de este tipo de sociedad para los emprendedores es que de acuerdo a los estatutos de la sociedad no es necesario crear una junta directiva o tener un revisor fiscal o cumplir ciertos requisitos como el número de socios y se puede fijar libremente la estructura organizacional. Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión /03/2008 Página 55

68 Ingeniería de Sistemas ISTAR CIS1230IS08 Costos Administrativos: Gastos de Personal Tabla 9: Gastos de Personal Fase 5: Finanzas y fuentes de recursos En esta fase se buscaba especificar cuales iban a ser las fuentes de financiación del proyecto y se realizaron y analizaron los diferentes informes financieros (balance general, estado de resultado, flujos de caja). La primera actividad que realizamos en la parte financiera fue averiguar que inversiones iniciales se necesitaban hacer para dar inicio al proyecto, es decir, cuales iban a ser los gastos pre-operativos. Página 56