Informe de avances y Calendario Institucional en la Organización y Conservación de Archivos en la SCT. Enero 2010

Transcripción

1 Informe de avances y Calendario Institucional en la Organización y Conservación de Archivos en la SCT Enero 200

2 Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Objetivo: Implementar un programa que permita garantizar el acceso oportuno a la información, contar con un sistema moderno de archivos, transparentar la gestión pública y favorecer la rendición de cuentas, en cumplimiento a la ley federal de transparencia y acceso a la información pública gubernamental, así como a las disposiciones normativas aplicables en materia de organización y conservación de archivos. Alcance: Aplica a los archivos de trámite y concentración de las 30 unidades Administrativas Centrales y los 3 Centros SCT. 2

3 Actividades realizadas 2009 Se realizó el registro de expedientes en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico(SICCA), del IFAI en las Unidades Administrativas Centrales y en los 3 Centros SCT. EXPEDIENTES REGISTRADOS EN EL SICCA DEL IFAI 2009 UNIDAD ADMINISTRATIVA 2 DE ENE DE MAR DE JUN DE SEPT DE NOV 2009 Oficina del C. Secretario* Subsecretaría de Infraestructura y sus Direcciones Generales 389,777 2, Subsecretaría de Transporte y sus Direcciones Generales 56,629 2, Subsecretaría de Comunicaciones y sus Direcciones Generales 8 252, Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales 549 3,720 7, Coordinación General de Puertos y Marina Mercante y sus Direcciones Generales 697 2,642 3, Coordinación General de Centros SCT y sus Direcciones Generales 6 24, Centros SCT (3 unidades) 4,282 48,948 7,987 26,705 70,689 Total de expedientes capturados por la Secretaría 6,92 59,509 9,745 52,76 20,007 * Incluye las siguientes áreas: Unidad de Asuntos Jurídicos, Dirección General de Comunicación Social, Unidad de Apoyo al Cambio Estructural y la Coordinación de la Sociedad de la Información y el Conocimiento. Como se observa en el cuadro anterior, se incremento de manera significativa el registro de expedientes, pasando de casi 7,000 expedientes en enero a más de 200,000 al mes de noviembre del 2009, lo que ha permitido continuar con la integración de los inventarios de expedientes por unidad administrativa en un Sistema Automatizado para la adecuada administración conforme a la normatividad en materia archivística.

4 Actividades realizadas 2009 Con relación al Archivo de Concentración a nivel central, se realizó la valoración de las series documentales que se encuentran en proceso de guarda, determinando los plazos de conservación para determinar el destino final y conocer las caducidades de cada uno de los expedientes de las series documentales resguardadas en estos archivos y que serán sujetas al análisis del destino final. Actualmente se cuenta con más de,500 cajas con documentación administrativa y alrededor de 250 cajas con documentación contable y, se han transferido aproximadamente 500 cajas para su resguardo, conteniendo más de 6,500 expedientes, por parte de las unidades administrativas centrales. Durante el 2009 se realizaron bajas de papel de trabajo con un peso aproximado de 43 toneladas, para su donación a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG). Se integró el inventario de documentación histórica de la SCT, identificándose alrededor de,200 cajas, divididas en tres fondos documentales: Fondo Antiguo que abarca el periodo de 867 a 89; Fondo SCOP que abarca el periodo de 892 a 958; y, el Fondo SCT que comprende el periodo de 959 a 990.

5 Actividades realizadas 2009 Se capacitó a más de 900 servidores públicos responsables, tanto del archivo de trámite como de concentración en las unidades administrativas centrales y en los 3 Centros SCT en materia de Restauración y conservación de los archivos en la SCT. Durante el 2009, se elaboraron los manuales de procedimientos relativos a la operación en los archivos de trámite y concentración para las diferentes unidades administrativas a nivel central y Centros SCT, así como la documentación para las transferencias primarias, baja documental, préstamos de expedientes y bajas documentales de papeles de trabajo, con la finalidad de estandarizar la operación a nivel Secretaría. Lo anterior, permitió incorporar al alcance del Sistema de Gestión de Calidad en los Centros SCT el proceso Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración en Centros SCT, bajo la norma ISO 900:2008, con la finalidad de estandarizar su operación en la Secretaría.

6 Actividades realizadas 2009 Finalmente se participó, en representación de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes, en la 4 reunión de archivos del Gobierno Federal con la ponencia Mejora en la Transparencia y Acceso a la Información a través de la implementación de un Sistema Integral de Archivos en la SCT organizada por el Archivo General de la Nación.

7 Calendario institucional 200 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre 2 3 Actualización de las series documentales de las Unidades Administrativas tanto de Áreas Céntrales como de los Centros SCT para su validación al AGN Autorización a las adecuaciones del catálogo de disposición documental por parte del Archivo General de la Nación Asesoría en la elaboración de las plantilla de importación en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) del IFAI para el registro de inventarios de expedientes y carátulas 4 Reuniones con los responsables de archivo de trámite de las Unidades Administrativas Centrales para difundir sus avances y acciones a realizar 5 6 Reuniones con los responsables de archivo de trámite de los archivos de los 3 Centros SCT para difundir sus avances y acciones a realizar Actualización y activación de claves en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta archivística (SICCA) del IFAI 7 Actualización de los inventarios de expedientes del archivo de concentración tanto en áreas centrales como en los 3 centros SCT 8 Actualizar los registros de expedientes en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) tanto en áreas centrales como en los 3 Centros SCT

8 Cronograma de Actividades del Archivo de la SCT 200 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre 9 Actualizar las trasferencias primarias de expedientes al archivo de concentración de acuerdo a los tiempos marcados en el catálogo de disposición documental, tanto en áreas centrales como en los 3 centros SCT. 0 Depurar el papel de trabajo identificado para su destino final, tanto en áreas centrales como en los 3 centros SCT. Actualización del Inventario general de documentación histórica en el archivo de Concentración a nivel central. 4 5 Actualización del Catálogo Topográfico del acervo histórico de la SCT Actualización del Cuadro de clasificación del archivo histórico e inventario de expedientes históricos. 6 Participar en representación de la SCT en las reuniones del COTECUCA convocadas por el AGN