Sistema de Control de Activos Fijos del Sistema Nacional de Inversiones Públicas (SICAF-SNIP)

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Recinto Universitario Simón Bolívar Facultad de Electrotecnia y Computación UNI-RUSB INGENIERIA DE SOFTWARE II Sistema de Control de Activos Fijos del Sistema Nacional de Inversiones Públicas (SICAF-SNIP) Elaborado por: Jorge Iván Argeñal Portocarrero Maguiely Oviedo Rodríguez César Yader Rosales Velásquez Grupo: 5T 2 Co Revisado por: Ing. Magda Luna Managua, 13 de mayo de 2005.

2 Índice Introducción...1 Situación Actual...3 Justificación...4 Objetivos...5 General...5 Específicos...5 Requerimientos del Usuario...6 Restricciones del Usuario...6 Requisitos del Sistema...7 Análisis de Riesgo, Medidas Preventivas y Correctivas...8 Factibilidad Operativa...9 Factibilidad Técnica Plataforma de Hardware Actual Plataforma de Software Actual Nueva adquisiciones Factibilidad Económica Alternativa 1: SQL Server y Visual Basic Alternativa 2: SQL Server y DoNet Beneficios Tangibles: Intangibles: Factibilidad de Fecha Factibilidad Legal Análisis de Alternativas Comparación de Alternativas Selección de Alternativa... 18

3 Análisis Coste-Beneficio Análisis de Amortización Punto de Equilibrio Cronograma de Actividades Conclusiones ANEXOS Anexo 1: Estimación de Costo y Duración del Proyecto Anexo 2: Métricas de cada módulo con Puntos de Función Anexo 3: El Factor de Ajuste de esfuerzo (EAF)... 27

4 Introducción El Sistema Nacional de Inversiones Públicas (SNIP) es una instancia del gobierno de la república de Nicaragua cuya finalidad es llevar el control de todas las inversiones y proyectos que el gobierno tiene planeados realizar. En este documento se presenta el estudio de factibilidad para la implementación del proyecto que consiste en el desarrollo de un Sistema para el control de inventario (bienes muebles y equipos) para el SNIP, el cual debe permitir controlar de manera efectiva el flujo de los bienes muebles y equipos del SNIP. Para esto, en nuestra propuesta presentamos: Primero un análisis de la situación actual en la que se encuentra el SNIP con el propósito de formular una idea referente a la situación y los recursos con que se cuenta hasta el momento. También se plantean: la justificación del proyecto, los objetivos generales y específicos, con el fin de delimitar la finalidad y funcionalidad del proyecto. Expuesto lo anterior, se establecen los requerimientos del Usuario, donde se plantea lo que quiere el usuario que haga el sistema una vez instalado. Además, de las restricciones planteadas por el usuario la cuales incidirán en el desarrollo del proyecto. Seguidamente, se establecen los requisitos del sistema, en donde se exponen los recursos que necesarios para la buena funcionalidad del Sistema. A continuación se analiza los posibles riesgos que se pueden presentar en el tiempo de ejecución del proyecto, así como las medidas preventivas para evitar que ocurran estos riesgos y las medidas correctivas en caso de presentarse. De la misma forma, se plantea la factibilidad operativa, técnica, económica, legal y de fecha de dicho proyecto. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 1

5 Luego se analizan las posibles alternativas para la ejecución del proyecto, una vez hecho esto se hace una comparación de las alternativas propuestas para luego seleccionar la alternativa más favorable para la organización. Igualmente, se presenta el Análisis Coste-Beneficio, Análisis de Amortización y Punto de Equilibrio de la alternativa seleccionada. Ya para concluir este documento, se presenta un cronograma de actividades, las cuales se deberán de realizarse para el desarrollar exitoso del proyecto. Además de los anexos pertinentes para una mejor comprensión del trabajo. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 2

6 Situación Actual En el SNIP actualmente la información de sus muebles y equipos no es precisamente ordenada, puesto que si algún equipo o mueble se daña, este es trasladado a las bodega y es reemplazado por otro, solamente existen algunos archivos en hojas de Excel en la que se contabilizan todos los equipos existentes, tanto los dañados como los que están en buen estado. Por ser un sistema no automatizado ocasiona problemas que afectan la gestión administrativa/financiera de la organización, entre los cuales tenemos: falta de decisiones rápidas y acertadas, falta de precisión en la información, falta de aprovechamiento del personal, retraso en plazos de entrega de información solicitada. Todos estos problemas llevan en sí al retraso de otras actividades, uso mínimo de los recursos disponibles, incluidos las personas, el tiempo, el flujo de papeles. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 3

7 Justificación El presente estudio de factibilidad se realiza para determinar la viabilidad del proyecto, el cual tiene como finalidad llevar el control inventariado de todos los muebles y equipos (activos fijos) del SNIP, esto con el objetivo de agilizar los trámites y papeleos que en él se realizan. Mediante entrevistas realizadas a la Dirección del SNIP, se observó la falta de un sistema que les permita a ellos como dirección, presentar una serie de reportes necesarios para justificar los ingresos y ubicaciones de activos fijos que ocurren en el SNIP, al implementar este proyecto se pretende reducir el tiempo de respuesta a las diferentes instancias a las que el SNIP envía el reporte general de todos sus activos fijos, así como la reducción de gastos de papelería. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 4

8 Objetivos General Controlar los activos fijos (bienes muebles y equipos) del SNIP, permitiéndole mejorar no solamente la distribución del presupuesto que el Gobierno de la Republica le asigna, sino también, la ubicación y utilización de cada uno de ellos. Específicos Registrar toda la información de los Activos fijos del SNIP. Almacenar los detalles de los movimientos de cada activo fijo dentro del SNIP. Realizar la Bitácora de cada Activo Fijo, desde su ingreso, hasta que este ya no sea utilizado por el personal del SNIP. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 5

9 Requerimientos del Usuario El sistema debe permitir lo siguiente: Introducir los Datos de cada activo fijo que se encuentre en el SNIP. Búsquedas que permitan actualizar la información de los activos fijos. Generación de Reportes de los activos fijos mediante un criterio de selección (estos pueden ser: Número de SNIP, Descripción, ubicación, etc.). Debe presentar una Bitácora que refleje el historial de vida de cada Activo Fijo. Registrar los movimientos de cada Activo Fijo (cuando se realiza un traslado o cambio de usuario). Debe generar un respaldo de los datos. Restricciones del Usuario Entre las principales consideraciones hechas por el Usuario del Sistema destacan: Debe de estar orientado a trabajar sobre una arquitectura de red centralizada y de dominio publico para cualquier usuario de la red del SNIP. Que sea desarrollado bajo la Plataforma Windows. Utilizar SQL-Server como Administrador de Base de Datos y Visual Basic 6.0 para el diseño de la interfaz. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 6

10 Requisitos del Sistema Para el desarrollo del Sistema y a su vez aprovechar las capacidades e información contenida dentro de su registro de Base de Datos se sugiere: 1. Módulos del sistema. Ingreso de Datos Búsqueda de Datos Actualización de Datos Generación de Reportes 2. Equipo de Hardware. Servidor del Sistema con procesador Intel Pentium III o superior y 256 MB de RAM o superior recomendado. Debe contar con un espacio mínimo de Disco Duro de 20 GB, debido a la cantidad de información que se cargará semestralmente al Sistema. Un quemador para respaldar la información. 3. Equipo de Software. Debido a restricciones del usuario se utilizarán: SQL Server y Visual Basic. Sistema Operativo Windows XP. 4. Condiciones del Local Debe contar con un sistema eléctrico polarizado y condiciones de temperatura entre 20ºC y 22ªC, para garantizar un mejor aprovechamiento y seguridad del Equipo tanto de Hardware como de usuarios. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 7

11 Análisis de Riesgo, Medidas Preventivas y Correctivas Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 8 Tipo de Riesgo Riesgo del Proyecto Riesgo Técnico Riesgo Tecnológico Riesgo Asociado con el Tamaño y Experiencia de la plantilla del personal Riesgo Ocurrencia de siniestros. Planteamiento de requerimientos adicionales por parte del usuario. Presencia de Virus. Equipos dañados durante el desarrollo del proyecto. Pérdida de Datos. Necesidad de una interfaz propia para el administrador del sistema informático. Pérdida de un desarrollador de software. Falta de experiencia por parte de los desarrolladores en el uso del Software a utilizar. Medidas Preventivas Ninguna. Establecer una buena comunicación con el usuario de manera que se establezcan todos los parámetros antes de concluir el estudio de Factibilidad. Instalar antivirus para proteger las computadoras y actualizarlo periódicamente. Realizar mantenimiento preventivo para los equipos periódicamente. Configurar SQL Server para que cree respaldos periódicamente. Crear respaldo del sistema (base de datos y programa), ya sea en CD-ROM u otros dispositivos. Establecer permisos para cada usuario del sistema. Contratar personal confiable. Garantizar que todos los desarrolladores tengan los conocimientos necesarios para el desarrollo del sistema. Medidas Correctivas Reestablecer la funcionalidad de los equipos dañados a la mayor brevedad posible. Replantear el estudio de factibilidad y hacerle notar al usuario las consecuencias de esta medida. Eliminar virus. Realizar mantenimiento correctivo. Crear o ingresar nuevamente los datos, en caso de ser posible. Desarrollar la interfaz. Buscar a nuevo personal. Redistribuir las actividades. Dar capacitación intensiva al personal. A n á l i s i s d e R i e s g o, M e d i d a s P r e v e n t i v a s y C o r r e c t i v a s Ingeniería de Software II Nota: No se encontraron Riesgo del Entorno de Desarrollo debido a que el usuario posee garantía legal de los software que se utilizaran para el desarrollo del sistema.

12 Factibilidad Operativa Para un mejor alcance como organización se desarrollará una aplicación lo más amigable posible, de tal forma que sin mucha dificultad el usuario pueda adaptarse y aprovechar al máximo las facilidades que este brinde, ahorrando gran parte de su tiempo y permitiendo la realización de otras actividades. El sistema funcionará en red, al cual se accederá a través de la página oficial del SNIP ( Los usuarios podrán visualizar la información que ellos soliciten, sin embargo, no se les permitirá alterar dicha información si no cuenta con los permisos necesarios para realizar este proceso. Al implantar este sistema en el SNIP, facilitará el trabajo del encargado de llevar el control de los Activos Fijos, reduciendo el tiempo que invierte para la elaboración de los informes de inventario solicitado. El SNIP y sus directivos se encuentran anuentes a aceptar los cambios y mejoras que el sistema ofrezca dentro del entorno de su organización, llevando a la conclusión de que el sistema es factible operativamente, ya que se cuanta con la aceptación y la tecnología para desarrollar el sistema con éxito. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 9

13 Factibilidad Técnica Actualmente el Sistema Nacional de Inversiones Publicas cuenta con 15 computadoras personales, de las cuales 3 serán asignaran a los desarrolladores del sistema. Estas se utilizan para ejecutar trámites internos, estas se encuentran conectadas a la red local a la que se puede tener acceso a través de la Web, lo cual permite compartir/intercambiar información. A continuación detallamos una descripción del equipo con que cuentan: Plataforma de Hardware Actual 15 Computadoras Personales marca DELL, modelo OptiPlex GX200 con las siguientes características: Procesador : Intel Pentium 4 de 2.4 GHz Memoria RAM : 512 MB DDR Disco Duro : 1HDD de 40 GB Monitor : 15 Teclado : Standard PS 2 Mouse : OMEGA PS 2 DVD-RW : LG Unidad de Disco Flexible 3½ Estabilizador ProNet de1000 W 2 Impresoras: HP Color LaserJet 8550-PS (Compartida para todos los usuarios de la red local). Canon Bubblet-Jet S450 Matricial EPSON LQ 570-e (Ubicada en Recepción) Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 10

14 Plataforma de Software Actual Sistema Operativo : MS Windows XP Pro MS Windows 2000 Pro + Service Pack 4 Programas instalados: MS Office XP DoNet SQL Server EnterPrice Manager + Service Pack 4 Visual Basic 6.0 WinZip 9.0 WinRar 3.3 Adobe Acrobat 6.0 Nero Burning ROM Nueva adquisiciones No se harán nuevas adquisiciones ya que el SNIP cuenta con los recursos tanto de Hardware y Software, como de personal capacitado para llevar a cabo este proyecto. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 11

15 Factibilidad Económica Alternativa 1: SQL Server y Visual Basic Costo de desarrollo del sistema Construcción 3 desarrolladores de sistemas $ 920 Mensual (Ver Anexo 1, Figura 1) Insumos: 2 Resmas de Papel $ Cajas de Lapiceros $ Lápiz mecánicos $ Cajas de Minas 0.5 HB $ 6.00 Llamadas Telefónicas $ Impresión $ Costo Mensual de Operación del Sistema Costos Variables 1 Resmas de Papel $ Cartucho de Tinta Negro $ Cartucho de Tinta Color $ Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 12

16 Alternativa 2: SQL Server y DoNet Costo de desarrollo del sistema Construcción 3 desarrolladores de sistemas $ 940 Mensual (Ver Anexo 1, Figura 2) Insumos: 2 Resmas de Papel $ Cajas de Lapiceros $ Lápiz mecánicos $ Cajas de Minas 0.5 HB $ 6.00 Llamadas Telefónicas $ Impresión $ Costo Mensual de Operación del Sistema Costos Variables 1 Resmas de Papel $ Cartucho de Tinta Negro $ Cartucho de Tinta Color $ Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 13

17 Beneficios Tangibles: Disminución de errores. Mejor utilización del tiempo disponible. Reducción de los costos variables. Manejo adecuado de la información. Intangibles: Satisfacción del Cliente Mejora la toma de decisión. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 14

18 Factibilidad de Fecha El estudio de factibilidad debe contener la planificación que se ha estimado para la realización de cada una de las tareas que deben llevarse a cabo para conseguir los objetivos del proyecto, la cual se contabilizó en un lapso aproximado de 3.5 meses hábiles (ver Anexo 1, Figura 1) de trabajo desde el inicio del proyecto hasta su conclusión pasando por etapas intermedias de su desarrollo. Es de interés de los desarrolladores del proyecto tener una visión amplia de lo que es todo el entorno del problema y sus posibles soluciones. Factibilidad Legal En el presente proyecto se respeta y se hace cumplir la ley de los derechos de autor cumpliendo con todas las prerrogativas que dicha ley establece, con el objetivo de evitar multas o demandas a la hora de implementar el sistema. El SNIP ya cuenta con los permisos de Derechos de Autor de cada software que se mencionaron en los requerimientos del sistema. Una vez aprobado el proyecto el SNIP tendrá los derechos de establecer sus cláusulas de contratación de los desarrolladores del sistema. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 15

19 Análisis de Alternativas Alternativa Descripción Costo de la Inversión ($) 1: SQL Server con Visual Basic Esta alternativa pretende utilizar como motor de base de datos SQL Server, el cual es una herramienta diseñada para el manejo de Bases de Datos, y parar el diseño de interfaz Visual Basic. 3, : SQL Server con DoNet Esta alternativa pretende utilizar como motor de base de datos SQL Server y DoNet como diseñador de interfaz gráfica. 3, Nota: En ambas alternativas se pretende que el Sistema sea una aplicación disponible en la W eb. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 16

20 Comparación de Alternativas Alternativa Ventajas Desventajas 1 Precio. Presenta interfaces que hacen más fácil la labor de implementación / desarrollo. Genera archivo ejecutable, para que los usuarios no manipulen el código del programa. Limitación en el enlace de Bases de Datos que no incluyan su versión. Tendrá que realizarse conversión en las mismas. Se pueden desarrollar aplicaciones que funcionen en Red, pero no cuenta con los suficientes soportes. 2 Mayor seguridad. Mucha flexibilidad en la manipulación de Bases de Datos. DoNet permite la creación de archivo ejecutable. Tanto Microsoft SQL Server como DoNet son lenguajes diseñados especialmente para trabajar en red ofreciendo suficientes soportes para su implementación. Precio, puesto que se pagará más a los desarrolladores que trabajen en esta aplicación. DoNet presenta un grado de complejidad mayor que Visual Basic. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 17

21 Selección de Alternativa Para poder realizar la selección de alternativa se tomó en cuenta tanto los requerimientos del usuario como los requerimientos del sistema, por tal motivo hemos seleccionado la Alternativa 1, ya que ofrece seguridad, además, se puede desarrollar una interfaz gráfica sencilla y agradable para el usuario, mayor capacidad de almacenamiento de datos. Análisis Coste-Beneficio Detalles Actual Operación del SNIP Operación del SNIP con el Sistema Horas extras $ $ 0.00 Gastos De Oficina $ $ Coste Total Estimado $ $ Beneficio Total Estimado $ 0.00 $ Nota: Las cantidades son estimaciones mensuales y aplica para las dos alternativas. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 18

22 n ( i) n PV = 1 1+ i=12% Análisis de Amortización Descripción de Cash Flor Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Coste de análisis, diseño e implementación. -3, Coste de operación y mantenimiento Factor de descuento al 12% Coste en tiempo ajustado (ajustado al valor actual) Costes acumulados en tiempo ajustado a lo largo del tiempo de vida Beneficios obtenidos del funcionamiento del nuevo sistema. -3, ,220-3, , , , , , , , Factor de descuento al 12% Beneficios en tiempo ajustado (valor real o actual) Beneficios acumulados en tiempo ajustado a lo largo del tiempo de vida Costes + Beneficios acumulados en tiempo ajustado a lo largo del tiempo de vida 0 2, , , , , , , , ,220-1, , , PERIODO DE AMORTIZACION EN TIEMPO AJUSTADO Años Iii Nota: Los costes y beneficios están en dólares. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 19

23 Punto de Equilibrio 10, , , , , , , , , , Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Costes acumulados en tiempo ajustado a lo largo del tiempo de vida Beneficios acumulados en tiempo ajustado a lo largo del tiempo de vida Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 20

24 Cronograma de Actividades Cronograma de Actividades Diagrama de Gant Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 21

25 Conclusiones Con este vemos que el capital invertido por el SNIP para el manejo de la información de sus activos fijos es rentable y factible ya que la recuperación es prácticamente a corto plazo y sus beneficios son amplios. Al implementar este proyecto se conseguirá lo siguiente. Información actualizada disponible en todo momento, Registros altamente organizados, Reducir el tiempo de respuesta a las diferentes instancias a las que el SNIP envía el reporte general de todos sus activos fijos, Desvíos de gastos monetarios hacia otras áreas en las cuales se requiere más presupuesto. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 22

26 ANEXOS Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 23

27 Anexo 1: Estimación de Costo y Duración del Proyecto Alternativa 1 Módulos del Proyecto Líneas de código del Proyecto Clasificación de los estimados optimistas, más probable, pesimista Duración en mes del Proyecto Costo aproximado del proyecto Real = Opttimista + 4 * Más Pr 6 obable + Pesimista * Costo Real = 6 Costo Real = * Tiempo Real = 6 Tiempo Real = 3.48 Figura 1: Definición de los módulos del Proyecto para la Alternativa 1. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 24

28 Alternativa 2 Módulos del Proyecto Líneas de código del Proyecto Clasificación de los estimados optimistas, más probable, pesimista Duración en mes del Proyecto Costo aproximado del proyecto Opttimista+ 4 * Más Probable+ Pesimista Real = * Costo Real = 6 Costo Real = * Tiempo Real = 6 Tiempo Real = 3.51 Figura 2: Definición de los módulos del Proyecto para la Alternativa 2. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 25

29 Anexo 2: Métricas de cada módulo con Puntos de Función. En este caso se calcularon los puntos de función para cada módulo. El sistema se ha dividido en cuatro módulos básicos, por ejemplo, el módulo Captura _ datos: Equivalente en líneas de código con la métrica SLOC Puntos de Función Figura 3: Cálculos de los puntos de función de cada módulo. El total equivalente en SLOC para los puntos de función puede variar de acuerdo al lenguaje de programación que se le especifique en el combo Language. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 26

30 Anexo 3: El Factor de Ajuste de esfuerzo (EAF) Los Multiplicadores del esfuerzo Hay varios factores contribuyendo al tiempo de la entrega de un proyecto y esfuerzo. Estos factores pueden ser: el producto, la plataforma, el personal, y los atributos del proyecto. Sin embargo, solo nos vamos a referir a los atributos del producto y los del personal, que en este caso, pueden hacer la diferencia. Los atributos del producto son los requisitos propuestos en el proyecto a ser desarrollado. Éstos incluyeren: La fiabilidad del software requerida (RELY) El tamaño del banco de datos (DATA) La documentación requerida (DOCU) La complejidad del producto (CPLX) La reutilización de Código (RUSE) Los atributos del personal se refieren al nivel de habilidades que se poseen por el personal. Las habilidades en cuestión es la habilidad profesional general, mientras programando la habilidad, experimente con el ambiente de desarrollo y familiaridad con el dominio del proyecto. Estas habilidades se caracterizan a continuación: Las capacidades del analista (ACAP) La experiencia analista (AEXP) Las capacidades del programador (PCAP) La experiencia del programador (PEXP) La experiencia del idioma programando (LTEX) La Continuidad del personal (PCON) Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 27

31 Estos 16 factores están incorporados en calcular un esfuerzo estimado y horario. Cada uno de los factores está asociado a seis valuaciones. Estas valuaciones son muy bajas, bajas, nominales, altas, muy altas, y extras alto. Cada valuación tiene un número real correspondiente basado en el factor y el grado a que el factor puede influir en la productividad. Una valuación menos de 1 denota un factor que puede disminuir el horario y esfuerzo. Una valuación mayor que 1 denota un factor que extiende el horario o esfuerzo. Por último, un igual de la valuación a 1 no se extiende ni disminuye el horario y esfuerzo (esta valuación se llama nominal). La siguiente ecuación corresponde al cálculo de la Estimación del Esfuerzo requerido para desarrollar el proyecto: ECUACION DE ESTIMACION DEL ESFUERZO Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 28

32 Atributos del Producto a Desarrollar Atributos del Personal Figura 4: Definición del factor de ajuste del esfuerzo (EAF). Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 29

33 Anexo 4: Distribución de fases Nombre de la fase Alternativa 1 Número estimado de personal necesitado para la realización de la fase. Porcentaje del esfuerzo estimado Esfuerzo estimado para cada fase Porcentaje del horario estimado que se dedica a la realización de la fase. Duración estimada en meses para la realización de la fase correspondiente Figura 5: Distribución de Fases del Proyecto para la Alternativa 1. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 30

34 Nombre de la fase Alternativa 2 Número estimado de personal necesitado para la realización de la fase. Porcentaje del esfuerzo estimado Esfuerzo estimado para cada fase Porcentaje del horario estimado que se dedica a la realización de la fase correspondiente Duración estimada en meses para la realización de la fase correspondiente Figura 6: Distribución de Fases del Proyecto para la Alternativa 2. Sistema de Control de Activos Fijos del SNIP 31