CONTRALORÍA DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL RESULTADOS DE AUDITORÍAS OBSERVACIONES ATENDIDAS POR: ÁREA: LA OFICIALÍA MAYOR

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1 CONTRALORÍA DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL RESULTADOS DE AUDITORÍAS OBSERVACIONES ATENDIDAS POR: ÁREA: LA OFICIALÍA MAYOR Auditoría s CTSJDF-S-007/ NUM. OBSERVACIÓN RECOMENDACIONES SITUACIÓN ACTUAL FALTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LOS MECANISMOS DE COORDINACIÓN CON LAS DISTINTAS ÁREAS DEL TRIBUNAL. Irregularidad: 1.- Al revisar las atribuciones y facultades generales de la Dirección para el Cobro de Multas Judiciales se pudo determinar que no se han establecido formalmente los mecanismos de coordinación con las siguientes áreas del Tribunal: 1 a) Con los Órganos Judiciales para la recaudación de las multas impuestas. b) Con la Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros para la recaudación de las multas judiciales. c) Con la Visitaduría Judicial del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal para coadyuvar a que los órganos judiciales envíen la totalidad de las resoluciones mediante las cuales se impongan multas judiciales. 2 INEXISTENCIA DE POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y/O CRITERIOS PARA deberá llevar a cabo las acciones siguientes: a y b) Formalizar los mecanismos de coordinación con los Órganos Judiciales, la Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros y la Visitaduría Judicial del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. c) Incluir en su Manual de Procedimientos las actividades relativas a los mecanismos de coordinación con los Órganos Judiciales, la Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros y la Visitaduría Judicial del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. Multas Judiciales deberá vigilar que se mantenga actualizado el Manual de Procedimientos en lo referente a los mecanismos de coordinación con las diversas áreas del Tribunal. deberá promover ante las instancias

2 DETERMINAR LAS MULTAS JUDICIALES INCOBRABLES Y PARA EL DEPÓSITO, CUSTODIA, DEVOLUCIÓN Y CANCELACIÓN DE LOS BIENES EMBARGADOS. 2.- Al revisar los Manuales de Organización y de Procedimientos y, normatividad aplicable a la Dirección para el Cobro de Multas Judiciales se constató que el área no cuenta con políticas, lineamientos y/o criterios que permitan lo siguiente: a) Determinar en qué casos procede la incobrabilidad de las multas judiciales impuestas. b) Definir las actividades relativas al depósito, custodia, devolución y cancelación de los bienes embargados derivados de las multas impuestas. correspondientes la elaboración y autorización de las políticas, lineamientos y/o criterios que permitan lo siguiente: a) Regular y clasificar las multas incobrables. b) Determinar las actividades relativas al depósito, custodia, devolución y cancelación de los bienes embargados derivados del cobro de las multas judiciales. Multas Judiciales deberá vigilar que se dé cumplimiento a las políticas, lineamientos y/o criterios una vez autorizados por el Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. 3 INOBSERVANCIA DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y DE PROCEDIMIENTOS. 3.- De la revisión a los Manuales de Organización y de Procedimientos de la Dirección para el Cobro de Multas Judiciales, así como en la comparación con las funciones y actividades desarrolladas en la operación del área, se determinó lo siguiente: a) Del Manual de Organización no se ejecutan la totalidad de las funciones contenidas en el mismo. deberá llevar a cabo las acciones siguientes: a) Girar las instrucciones correspondientes para dar cumplimiento a las funciones del Manual de Organización, o en su caso tramitar la actualización del mismo con aquellas funciones realmente necesarias en el área. b) Actualizar el Manual de Procedimientos para: Incorporar el Catálogo de Claves de Trámite que se está aplicando. Eliminar las actividades de los procedimientos Pagos Espontáneos de

3 b) Del Manual de Procedimientos: El catálogo de claves de trámite a las que se sujeta la operación de las multas judiciales, establecido en el Apartado III.- POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS, inciso E.- DE LAS NORMAS DE OPERACIÓN, numeral 4, difiere al que se aplica en la operación del área. No se ejecutan actividades establecidas en los procedimientos Pagos Espontáneos de Multas Judiciales y Pagos de Multas por Gestión de Autoridad. El formato de recibo utilizado para los Pagos Espontáneos de Multas Judiciales y Pagos de Multas por Gestión de Autoridad es distinto al establecido en el Apartado VI., Formato número DCMJ 16 Recibo de pago. En las actividades 1 del procedimiento Recepción y Control de Multas Judiciales y 4 del procedimiento de Notificación no se establecen plazos para la recepción, notificación y ejecución del proceso administrativo de las multas judiciales. Multas Judiciales y Pagos de Multas por Gestión de Autoridad que no se ejecutan. Incluir el formato de recibo que se está utilizado para los Pagos Espontáneos de Multas Judiciales y Pagos de Multas por Gestión de Autoridad. Establecer los plazos de las actividades 1 del procedimiento Recepción y Control de Multas Judiciales y 4 del procedimiento de Notificación. Incorporar el procedimiento administrativo de ejecución. Multas Judiciales deberá vigilar que: a) Ejecuten la totalidad de las funciones contenidas en el Manual de Organización. b) Se mantengan actualizados los manuales de Organización y de Procedimientos en congruencias con la operación del área. No se ha incorporado en el manual, el procedimiento administrativo de ejecución. 4 LA MAYORÍA DE LAS PLAZAS NO CORRESPONDEN A LA ESTRUCTURA deberá solicitar a la Dirección Ejecutiva de Planeación, el Dictamen de Reestructuración

4 ORGÁNICA DEL ÁREA. 4.- De la revisión a la Relación de Personal, adscrito a la Dirección para el Cobro de Multas Judiciales, se observó que 11 plazas operativas son de personal comisionado y 5 por honorarios bajo el esquema de asimilados a salarios y solo 4 son de estructura. Orgánica, acorde a la necesidad de operación solicitando en su caso que el personal comisionado y los contratados por honorarios sean integrados a dicho dictamen. Multas Judiciales, deberá vigilar que la plantilla ocupacional coincida con que el Dictamen de Reestructuración Orgánica una vez autorizado. 5 DEFICIENTE COBRO DE MULTAS JUDICIALES, ASÍ COMO INADECUADO SISTEMA INFORMÁTICO DE CONTROL. 5.- De la revisión al sistema automatizado Registro de la Cartera de Créditos correspondiente al año 2011 y por el periodo del 1 de enero al 30 de septiembre de 2012, a través del cual se controla las multas judiciales se determinó lo siguiente: a) Del año 2011, se recuperaron 1,508 créditos de un total de 11,928, lo que representa el 13% y $7,148, de $105,016,659.62, equivalente al 7%; y por el periodo del 1 de enero al 30 de septiembre de 2012, 1,093 créditos de 9,060 que representa el 12%, y $6,457, de ,802.72, equivalente al 8%. b) En el sistema se detectaron limitaciones y deficiencias para el adecuado control de las multas, debido a que se aprecio lo siguiente: deberá realizar las acciones siguientes: a) Proceder a la depuración de las multas para identificar aquellas susceptibles de cobro y girar las instrucciones a quién corresponda para que se agilice su recaudación antes de su prescripción. b) Solicitar el rediseño del sistema informático que cumpla con todos los requerimientos de operación del área que permita: Migrar la información de las multas judiciales de años anteriores al 2012, para contar con una sola base de datos. Clasificar las multas judiciales por su tipo. Registrar la fecha de imposición de las multas y/o sanciones. Emitir reportes de su estado procesal. Registrar el depósito, custodia, devolución y cancelación de los bienes embargados. en lo futuro, deberá vigilar lo siguiente:

5 Al sistema no se le ha migrado la información de las multas judiciales del año 2011, por lo que los reportes emitidos corresponden únicamente al No se clasifican las multas judiciales por su tipo Dictadas en Sentencia, Sustitutivas y de Apremio. Se omite registrar la fecha de imposición de las multas y/o sanciones. No permite emitir reportes del estatus de las gestiones de cobro, como son: En trámite, inicio del procedimiento económico coactivo, notificados, con requerimiento de pago y embargo, y suspendidos para la recuperación de las multas judiciales impuestas. No incluye el registro de los depósitos, custodia, devolución y cancelación de los bienes embargados. En el 2011 se registraron 1011 multas por un importe de $16, 161,469.69, que no competen al área, debido a que son resoluciones fuera de la circunscripción del Distrito Federal. a) El cobro de las multas se realice antes de su prescripción. Mantener actualizado el registro de las multas judiciales en el sistema informático una vez rediseñado con todos los datos necesarios para contar con suficiente información, confiabilidad en las cifras de los reportes emitidos y conocimiento del estatus real a una fecha determinada.