REGLAMENTO DE FONDO FIJO DE CAJA

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2 Universidad Mayor de San Andrés DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA REGLAMENTO DE FONDO FIJO DE CAJA LA PAZ - BOLIVIA

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4 3 ÍNDICE DEL CAPITULO I - DISPOSICIONES GENERALES...5 Artículo 1. OBJETIVO...5 Artículo 2. FONDO FIJO DE CAJA. CONCEPTO...5 Artículo 3. AMBITO DE APLICACIÓN...5 Artículo 4. APROBACIÓN DEL REGLAMENTO...5 Artículo 5. REVISIÓN Y AJUSTES DEL REGLAMENTO...6 Artículo 6. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO...6 Artículo 7. CLÁUSULA DE PREVISIÓN...6 Artículo 8. NORMATIVA INHERENTE...6 Artículo 9. SALVAGUARDA DE DOCUMENTACIÓN...7 CAPITULO II DE LA APROBACION Y RESPONSABILIDADES EN LA ADMINISTRACION DEL FONDO...8 Artículo 10. Artículo 11. APROBACION Y ASIGNACION DEL FONDO FIJO DE CAJA...8 DEBERES Y RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO DEL FONDO FIJO DE CAJA...8 CAPITULO III DE LA ADMINISTRACION...10 Artículo 12. DE LOS DESEMBOLSOS...10 Artículo 13. DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO QUE DEBE CONTAR EL MEMORÁNDUM DAF...10 Artículo 14. LIMITES DEL GASTO...10 Artículo 15. VIGENCIA DEL MEMORÁNDUM DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA 11 Artículo 16. DESCARGO...11 Artículo 17. REPOSICIÓN DEL FONDO...11 CAPITULO IV MECANISMOS DE CONTROL, PROHIBICIONES Y SANCIONES...12 Artículo 18. Artículo 19. MECANISMOS DE CONTROL INSTITUCIONAL...13 PROHIBICIONES...13

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6 REGLAMENTO INTERNO DE FONDO FIJO DE CAJA DE LA UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES 5 CAPITULO I - DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1. OBJETIVO El Reglamento Interno del Fondo Fijo de Caja de la Universidad Mayor de San Andrés, constituye el conjunto de normas y procedimientos que regirán la correcta administración vinculada con la asignación, manejo, descargo y control del Fondo Fijo de Caja Artículo 2. FONDO FIJO DE CAJA. CONCEPTO Se entiende por Fondo Fijo de Caja aquella suma de dinero fijo destinado a cubrir gastos menores recurrentes y/o urgentes inherentes al pago de viáticos, pasajes terrestres, estipendio e inscripciones a eventos de emergencia, autorizados a través de Memorándum de la Dirección Administrativa Financiera y que se enmarcan dentro las disposiciones establecidas en el Reglamento Interno del SABS y Manual de Procedimientos del Subsistema de Contrataciones de la Institución Artículo 3. AMBITO DE APLICACIÓN Las disposiciones del presente reglamento son de aplicación obligatoria por la Dirección Administrativa Financiera, el Departamento DE Presupuesto y Planificación Financiera, Departamento de Contabilidad y Departamento de Tesoro Universitario Es responsabilidad del Director (a) Administrativo (a) Financiero (a) cumplir y hacer cumplir el presente reglamento. Artículo 4. APROBACIÓN DEL REGLAMENTO El Reglamento Interno de Fondo Fijo de Caja de la Universidad Mayor de San Andrés

7 6 deberá ser aprobado por Resolución expresa del Honorable Consejo Universitario. Para éste fin la Comisión Administrativa Financiera del HCU, en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera y el Departamento de Tesoro Universitario deberán elaborar y presentar el Proyecto de Reglamento, para su posterior aprobación del HCU. Artículo 5. REVISIÓN Y AJUSTES DEL REGLAMENTO La Comisión Administrativa Financiera del HCU en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera y el Departamento de Tesoro Universitario evaluará anualmente la aplicabilidad del presente reglamento y propondrán los ajustes pertinentes en el marco de las experiencias de su aplicación, la dinámica administrativa, las observaciones y recomendaciones fundamentadas que formulen las unidades administrativas. Artículo 6. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO El incumplimiento al presente Reglamento Interno, generará responsabilidad y sanciones de acuerdo con el Reglamento de Procesos Universitarios Título III Causas que motivan proceso universitario el cual se articula con la Ley 1178 Capítulo V Responsabilidad por la Función Pública, Artículos 28 al 40: Todo funcionario responderá de los resultados emergentes del desempeño de las funciones, deberes y atribuciones asignados a su cargo, y Decretos Reglamentarios A y Artículo 7. CLÁUSULA DE PREVISIÓN En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del Reglamento Interno del Fondo Fijo de Caja de la Universidad Mayor de San Andrés, éstos serán solucionados en los alcances y previsiones del Específico de Tesorería Artículo 8. NORMATIVA INHERENTE La base normativa del presente Reglamento está conformada por:

8 7 Constitución Política del Estado, Artículo 92 y 93. Estatuto Orgánico de la Universidad Mayor de Andrés. Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales, promulgado el 20 de julio de Decreto Supremo A de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública y Decreto Supremo Nro del 29 de junio de 2001 que modifica algunos artículos del citado Reglamento. Normas Básicas del Sistemas de Tesorería Decreto Supremo 181 de 28 de junio de 2009 de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Decreto Supremo 1497 de 20 de febrero de 2013 modificación del Decreto Supremo 181 de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Otras disposiciones legales inherentes. Artículo 9. SALVAGUARDA DE DOCUMENTACIÓN La Dirección Administrativa Financiera a través del Departamento de Tesoro Universitario es responsable de disponer las medidas administrativas para la salvaguarda de documentación respaldatoria inherente a la administración del Fondo Fijo de Caja.

9 8 CAPITULO II DE LA APROBACION Y RESPONSABILIDADES EN LA ADMINISTRACION DEL FONDO Artículo 10. APROBACION Y ASIGNACION DEL FONDO FIJO DE CAJA La aprobación y asignación del monto del Fondo Fijo de Caja es de responsabilidad de la Dirección Administrativa Financiera y el Departamento de Presupuestos respectivamente, cuya decisión debe estar amparada por Resolución Rectoral, sin cuya emisión y difusión, carecerá de validez. Artículo 11. DEBERES Y RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO DEL FONDO FIJO DE CAJA La administración de los recursos del Fondo Fijo de Caja estará bajo responsabilidad de la Jefatura de Tesoro Universitario, como máxima autoridad de la unidad, sin perjuicio de otros responsables que participen directamente en el manejo y administración del mismo Para el correcto manejo del Fondo Fijo de Caja el responsable de manejo de Fondo de Fijo Caja, debe dar cumplimiento a las siguientes funciones: a) Cumplir estrictamente el Reglamento Interno de Fondo Fijo Caja. b) Atender los requerimientos de compra de servicios, con cargo a Fondo Fijo de Caja, conforme los procedimientos establecidos en el presente Reglamento. c) Realizar las retenciones sobre el impuesto de renta en los casos que corresponda d) Llevar registro detallado, y oportuno de todas las operaciones del fondo, sin e) borrones ni tachaduras.

10 9 Mantener un adecuado archivo de los documentos relacionados con la administración del Fondo f) El responsable del Fondo Fijo de Caja, deberá remitir el movimiento diario de efectivo, a la Dirección Administrativa Financiera g) Velar por la existencia de fondos, para cuyo objetivo deberá cumplir con los descargo oportunamente. h) Solicitar la reposición de Fondo Fijo de Caja, semanalmente a fin de que el Departamento de Contabilidad contabilice el cargo por viajes a los cuentadantes en caso de entrega de viáticos y pasajes terrestres y el descargo correspondiente. i)mantener un sistema adecuado de control interno j)presentar toda la documentación pertinente en el momento que sea requerida para fines de realizar los correspondientes arqueos sorpresivos.

11 10 CAPITULO III DE LA ADMINISTRACION Artículo 12. DE LOS DESEMBOLSOS os desembolsos del Fondo Fijo de Caja, para pago de viáticos, estipendios, pasajes e inscripción a eventos, deberán estar respaldados sin excepción por el memorándum de autorización extendidos por la Dirección Administrativa Financiera. Artículo 13. DAF DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO QUE DEBE CONTAR EL MEMORÁNDUM La instrucción emitida mediante Memorándum de la Dirección Administrativa Financiera, deberá contar con la siguiente documentación; a) Resolución de Honorable Consejo Universitario, Resolución de Comité Ejecutivo HCU. o Resolución Rectoral que autorice el gasto. b) Certificación presupuestaria financiada con Recursos Especificos (FF:20; OF:230) c) Previa emisión del memorándum DAF el Departamento de Presupuesto y Planificación Financiera deberá verificar que el beneficiario, no cuente con deudas pendientes. d) El Cajero General, verificará que toda la documentación sea completa y se encuentre adjunto al Memorándum DAF. previo al pago; para su posterior descargo y remisión al Departamento de Contabilidad solicitando la reposición correspondiente. Artículo 14. LIMITES DEL GASTO Los desembolsos del Fondo Fijo de caja para atender los pagos de viáticos, estipendios, pasajes e inscripciones a eventos considerará hasta un límite de Bs ; salvo pago de viáticos a delegaciones expresamente autorizados por la instancia pertinente.

12 Artículo 15. VIGENCIA DEL MEMORÁNDUM DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA 11 El memorándum DAF, a partir de su fecha de emisión tendrá vigencia de 72 horas, posterior al tiempo mencionado, realizara la reversión/o anulación respectiva, por considerarse un pago en efectivo por la emergencia del viaje. Artículo 16. DESCARGO Es responsabilidad del Cajero General del Departamento de Tesoro Universitario, elaborar, preparar y presentar las rendiciones de cuentas y descargos del Fondo Fijo de Caja con las firmas de la Sección de Programación Financiera y Pagos y Vo. Bo; del Jefe del Departamento de Tesoro Universitario. Las rendiciones deben estar respaldadas con la documentación especificada en SABS y su Manual de Procesos y Procedimientos SABS-UMSA (Administración Central). Los pagos realizados con el Fondo Fijo de Caja, se registrarán en el descargo presentado a la Dirección Administrativa Financiera con los siguientes datos: a) Denominación del Cuadro (detalle de Memorándum D.A.F. pagados en Caja Monoblock Central) b) Numero de descargo (descargo Nº ) c) Tipo de moneda (expresado en bolivianos) d) Descripción del cuadro por columnas: - Numeración correlativa (Nº) de beneficiarios - Fecha de pago de los viáticos - Fecha del Memorándum DAF

13 12 - Numeración del Memorándum DAF (Nº Memo DAF) - Beneficiario (Acreedor) - Saldo a la fecha - Importe pagado - Saldo Artículo 17. REPOSICIÓN DEL FONDO Se procederá a la reposición del Fondo Fijo de Caja, semanalmente a fin de que el Departamento de Contabilidad registre el Cargo por Viajes a los cuentadantes en caso de entrega de viáticos y pasajes terrestres y el descargo correspondiente. En ningún caso se repondrá el Fondo Fijo de Caja, si el responsable no ha rendido cuentas del mismo. a la reposición del Fondo Fijo de Caja, semanalmente a fin de que el Departamento de Contabilidad registre el Cargo por Viajes a los cuentadantes en caso de entrega de viáticos y pasajes terrestres y el descargo correspondiente. En ningún caso se repondrá el Fondo Fijo de Caja, si el responsable no ha rendido cuentas del mismo.

14 13 CAPITULO IV MECANISMOS DE CONTROL, PROHIBICIONES Y SANCIONES Artículo 18. MECANISMOS DE CONTROL INSTITUCIONAL a) A nivel Institucional, es responsabilidad del Departamento de Contabilidad controlar el movimiento del Fondo Fijo de Caja, a través de arqueos sorpresivos. b) A nivel del Departamento de Tesoro Universitario a través de la Sección de Programación Financiera y Pagos es responsable de realizar el control del manejo, administración y efectivo del Fondo Fijo de Caja con la práctica de arqueos sorpresivos. Artículo 19. PROHIBICIONES a) Queda terminantemente prohibida la utilización del Fondo Fijo de Caja en gastos ajenos a su específico fin. b) Portar o mantener el efectivo en lugares no asignados para su resguardo.

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