5.3 Nociones de uso de comprobantes básicos específicos en el área turística. Documentos Comerciales. Clasificación de la documentación comercial

Transcripción

1 5.3 Nociones de uso de comprobantes básicos específicos en el área turística. Comerciales Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil. Los comprobantes son formularios pre- impresos diseñados de forma tal que puedan reseñar todos los datos de cada tipo de operación en particular. Clasificación de la documentación comercial 1. Probatorios y Títulos Valores Probatorios: Constituyen una base de prueba de las operaciones, (comerciales e internas) de la empresa. Pueden ser Básicos son las operaciones que inciden en el patrimonio, o Complementarios son actuaciones sin valor contable son preparatorios de las operaciones. Títulos Valores: Son los documentos necesarios para ejercer el derecho literal y autónomo que en ellos figura. Tienen valor propio y no dependen de la operación que los originó. 2. Fiscales Obligatorios y No obligatorios Decreto 388/92 y Resolución 688/92, establecen desde el punto de vista fiscal la distinción entre: Comprobantes Obligatorios necesitan la Constancia de Impresión extendida por D.G.I., boletas Contado, Facturas, etc. Podrán ser utilizados por dos años a partir de la fecha impresa en el pie de los mismos. No podrán haber dos comprobantes con igual serie y la misma numeración, podrán tener la misma serie pero distinta numeración, o igual numeración y distinta serie. Comprobantes No obligarorios son aquellos que la DGI no menciona en las normas anteriores. 1

2 Clasificación de la documentación Contable Probatorios Contables Básicos Complementarios Boleta Contado Factura Nota de Débito Nota de Crédito Nota de Devolución Contado Recibo Oficial Vale de Caja Ingreso de Caja Orden de Compra Orden de Venta Pedido Seccional Remito Títulos Títulos Representativos De Prestaciones Dinerarias Ordenes de Pago: Cheque Letra de Cambio Promesas de Pago: Vale o Pagaré Conforme Valores Fiscales Obligatorios Fiscales No Obligatorios Títulos Representativos de Transporte de Mercaderías Guía de Encomienda Carta de Porte Conocimiento de Embarque Certificado de Depósito Warrant Comprobantes Obligatorios y No obligatorios Boleta Contado Factura Nota de Débito Nota de Crédito Nota de Devolución Contado Remito Recibo Oficial Ingreso de Caja Egreso de Caja Orden de Venta Orden de Compra Pedido Seccional 2

3 Disposiciones generales para los documentos probatorios R.U.T.: Registro Único Tributario: La Dirección General de Impositiva (D.G.I.) como unidad administrativa del Estado tiene entre sus cometidos designar un número de inscripción, el R.U.T. a los contribuyentes. No cambia a lo largo de toda su existencia, si la empresa cierra y vuelve a abrir se le adjudica el mismo número que tenía. Consta de 12 dígitos por ejemplo: Ej.: : Indica el lugar (departamento) de inscripción y radicación de la empresa. Los dos primeros determinan la oficina de inscripción, por orden alfabético los departamentos: Canelones tiene 3 oficinas inscriptoras, por eso Montevideo tiene el 21. Número de Departamento según zona geográfica de expedición 01 Artigas 08 Las Piedras 15 Rocha 02 Canelones 09 Lavalleja 16 Salto 03 Cerro Largo 10 Maldonado 17 San José 04 Colonia 11 Pando 18 Soriano 05 Durazno 12 Paysandú 19 Tacuarembó 06 Flores 13 Río Negro 20 Treinta y Tres 07 Florida 14 Rivera 21 Montevideo : Son números de inscripción secuenciales, adjudicados por la DGI por computadora. Es el número real de inscripción. 001: Indican la cantidad de sucursales de la empresa con contabilidad propia. 8: Número dígito verificador. Se usa como referencia para indicar el vencimiento de la fecha de pago de los impuestos. Pie de Imprenta: Según el decreto 388/992 las Facturas Crédito, Boletas Contado, Notas de Débito, Notas de Crédito y Remitos deben llevar obligatoriamente impreso el Pie de Imprenta. La D.G.I. controla el correcto funcionamiento de las imprentas y la emisión de documentación que realizan las empresas. Elementos: a) Nombre o razón Social y Nº de R.U.C. de la imprenta. b) Número de Constancia de Impresión. c) Fecha de Impresión (mes y año) d) Tirada con especificación de Serie (A, B, AA, AB ), número inicial y número final de impresión para cada tipo de comprobante. e) Número de vías impresas. f) Leyenda "Imprenta Autorizada". LOS CEIBOS S. A. R:U:C:: Constancia DGI: FECHA 07/2006 NOTA DE CRÉDITO A/ al VIAS IMPRENTA AUTORIZADA - O.T

4 Constancias que deben figurar en la Documentación de Venta Declaración de estar al día con el I.V.A: Constancias que deben figurar en la Documentación de Venta Declaración de estar al día con el I.V.A: El Impuesto al Valor Agregado se aplica: a) Compra -venta de bienes o servicios. b) Importaciones, introducción de bienes al país. c) Prestación de servicios. Tasas de aplicación del I.V.A. en nuestro país. a) Tasa básica 22 % UTE, ANTEL, electrodomésticos, etc. b) Tasa mínima 10 % alimentos de primera necesidad, medicamentos y hospedaje. c) Excentos: Leche, profesionales de la Salud. Requisitos para poder deducir el I.V.A Cuando la adquisición de bienes o servicios sea realizada por un contribuyente, la documentación deberá contener: Número de R.U.T. del Comprador. Nombre y domicilio del Comprador. Discriminación del Impuesto. Si la documentación se utiliza indistintamente con contribuyentes y consumidores finales, el recuadro debe ser: R.U.T. COMPRADOR CONSUMO FINAL Cuando el vendedor está exonerado del Impuesto al Valor Agregado, en el recuadro se consigna otra leyenda. CONTRIBUYENTE COMPRENDIDO EN EL LITERAL E DEL ARTICULO 33 DEL TÍTULO 4 DEL TEXTO ORDENADO 1996 Análisis de los elementos obligatorios en la estructura (diseño) de los comprobantes: Según el Decreto 388/92 1) En el ángulo superior izquierdo y en su orden: a) Nombre o Razón Social. b) Nombre Comercial (cuando existe) o fantasía. c) Domicilio fiscal donde será utilizada. 2) En el ángulo superior derecho y en su orden (en caracteres de 3 mm de alto): a) Número de RUT b) Tipo de comprobante c) Numeración correlativa. 3) Inmediatamente debajo de los textos precedentes se deberá incluir algunos de los recuadros: a) Declaración de estar al día con el IVA b) Requisitos para poder deducir el IVA 4

5 4) En el ángulo inferior izquierdo y en su orden: a) Constancia de estar al día con el I.V.A. b) Pie de Imprenta (en caracteres de 2 mm de alto) 5) En el ángulo inferior derecho: a) La identificación de original o copia. b) Destino de cada vía 6) Sin ubicación predeterminada, irán los siguientes datos: a) Fecha de emisión del documento (de la operación) b) Nombre y domicilio del adquiriente. c) Detalle de servicios o mercaderías con sus cantidades físicas. d) Precio unitario y final. e) I.V.A. discriminado, cuando corresponda. Elementos del Membrete. Inscripción con el nombre de una persona, asociación u organismo que figura en la zona superior del papel de escribir. Es lo que identifica a la empresa y el ramo, es el nombre de la empresa, nombre del propietario, domicilio legal, donde están los dueños y la parte principal las autoridades, incluye domicilio fiscal: calle, número, localidad y departamento. Constancias de impresión (requisitos 2003) Resolución 135/03, la DGI estableció normas formales relativas a la emisión de resguardos por parte de los agentes de percepción, retención y responsables por obligaciones tributarias de terceros. Constancia para impresión de documentación. A efectos de imprimir facturas, boletas, notas de crédito, notas de débito, remitos y resguardos, se debe solicitar ante DGI la extensión de la constancia para impresión de documentación de acuerdo al Decreto 463/002. La constancia numerada, tiene una validez de 15 días hábiles y consta de: nombre o razón social, número de RUC, domicilio fiscal en que se utilizará la documentación, numeración de la documentación a imprimir. Prohibición de enmendar. La documentación no podrá tener enmiendas de los datos preimpresos. Numeración correlativa. La numeración debe ser única y consecutiva para toda la documentación comprendida en el numeral 11 de la Resolución 688/92. De esta forma los resguardos seguirán la numeración correspondiente al resto de los comprobantes de la empresa (boletas, facturas, notas de débito, etc.). Validez de los comprobantes. Pueden ser utilizados hasta dos años contados a partir de la fecha de emisión de la constancia de impresión correspondiente. La fecha de vencimiento debe constar en forma preimpresa en toda la documentación. Finalmente, el numeral 8 de la Resolución 135/003 establece que la entrada en vigencia de esta norma, será a partir del día 27 de febrero de 2003, fecha en que fue publicada la misma. 5

6 Destino de las vías DGI: Formalidades de la documentación, en cuantas vías debe emitirse? La documentación deberá emitirse, como mínimo en dos 2 vías. La segunda vía quedará en poder del emisor, quien deberá conservarla ordenada correlativamente, durante el período de prescripción de los tributos que gravan sus operaciones. El original se entregará a la otra parte interviniente en la operación. FUENTE: Numeral 12, Resolución 688/992. Numeral 1, Resolución 275/994. Descripción del contenido Documentación de operaciones. Qué datos se deben indicar? Los sujetos pasivos en el momento de documentar sus operaciones deberán indicar: Fecha de emisión. Identificar y describir los servicios o bienes, con indicación de cantidades físicas. Precio unitario y total por bien o servicio y total general de la operación, con discriminación de los impuestos cuando correspondiere. No podrán efectuarse transportes de un comprobante a otro, debiendo cerrarse cada uno en forma independiente. En operaciones con otros contribuyentes: Consignar el nombre, domicilio y número de RUC de la otra parte interviniente. En operaciones a consumidores finales: Cuando se utilice documentación aplicable tanto a operaciones con otros contribuyentes como con consumidores finales, se deberá marcar este tipo de operación con una cruz en el recuadro correspondiente a inutilizar el espacio destinado al número de RUC. FUENTE: Artículo 41, Decreto 597/988. Numeral 20, Resolución 688/992. Compra Venta: Concepto: Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago. Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador. Elementos: Elementos del contrato de compraventa Cosa: objeto material, en oposición a los derechos creados sobre él y a las prestaciones personales. Son bienes o derechos que estén dentro del comercio. (Mercadería o servicios) Precio: significa valor pecuniario en que se estima algo, valor que se pide por una cosa o servicio. Sus condiciones deben ser: cierto, verdadero, en numerario y justo. Personas o partes - el vendedor, que es la persona física o jurídica que transfiere la propiedad, y el comprador, que es quien la adquiere. Formales: regularmente los contratos de compraventa no se otorgan por escrito, ya que la ley no requiere tal formalidad; sin embargo, en la práctica es habitual que el consentimiento se plasme en un 6

7 documento privado que sirva de prueba. Hay excepciones en diferentes ordenamientos jurídicos, por ejemplo para el caso de bienes inmuebles, o ciertos otros contratos que se obligan a realizar por escrito, expresa o tácitamente. De validez: la capacidad, en donde el principio general dice que toda persona capaz de disponer de sus bienes puede vender y toda persona capaz de obligarse puede comprar; y el consentimiento, que se refiere a que haya un acuerdo de las partes que recaiga sobre el precio y la cosa. BOLETA DE CONTADO Concepto: se encuentra dentro de los documentos de compra-venta comercial. Es un documento probatorio, de trámite externo y se contabiliza. Forma parte de los comprobantes de caja. Se caracteriza porque la emisión y su cobranza son simultáneos. Finalidad: documentar las ventas al contado de la empresa. FACTURA DE CRÉDITO: Concepto: es uno de los documentos de la compra-venta comercial. Es un documento probatorio, de trámite externo y debe contabilizarse. Se caracteriza porque hay un lapso de tiempo entre la emisión de la misma y su cobranza. FACTURACIÓN CON EQUIPOS INFORMÁTICOS: Formalidades: la documentación emitida por dichos equipos deberá cumplir las formalidades de ubicación mencionados anteriormente, inclusive en la impresión realizada por el propio sistema del tipo de documento, identificación y destino de cada vía. El número del documento que proporciona el sistema deberá ubicarse en el ángulo superior derecho a continuación del tipo de comprobante. El número impreso de los formularios deberá ubicarse en el ángulo inferior derecho. Disposiciones legales vigentes (La Factura como Título Ejecutivo) Se le llama factura conformada a aquella que ha sido firmada por el comprador. La expresión "conformada", proviene de la costumbre comercial de dejar constancia de que la factura fue recibida de conformidad ("recibí conforme"). Esta constancia suele preceder a la firma del comprador. La factura conformada como título ejecutivo 7

8 Una vez que esa firma es reconocida o dada por reconocida, según el procedimiento previsto en el artículo 353, numeral 5, del Código General del Proceso, constituye título ejecutivo contra el comprador: 5) Las facturas de venta de mercaderías suscritas por el obligado o su representante, reconocidas o dadas por reconocidas conforme a lo dispuesto en el numeral 3º de este artículo. (de reconocimiento de firma de los documentos privados). La factura conformada permite el inicio de un juicio ejecutivo que, además de ser extremadamente rápido, permite el embargo inmediato del deudor y limita las excepciones oponibles en su defensa. La expresión "factura conformada", así como la posibilidad de constituir con ella un título ejecutivo, puede llevar a confundir a la factura con los "conformes". Cabe advertir, entonces, que en nuestro país, la "factura conformada" no es un título valor, puesto que no se ajusta a la definición prevista para tales documentos en el artículo 1 del Decreto Ley Esta norma establece que los títulos valores son los documentos necesarios para ejercitar el derecho literal y autónomo que en ellos se consigna. Notas de Ajuste: Las notas de ajuste son documentos probatorios que se emiten por errores u omisiones realizados por la empresa en una operación de venta a crédito. Para solucionar estas situaciones se emiten documentos que determinan un aumento o disminución en el saldo de la cuenta corriente del cliente. Nota de Débito Llámase así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc. Origen: se emite en los siguientes casos: a) Intereses o recargos por financiación o por mora que el vendedor carga a cuenta del cliente. b) Errores en menos cometidos en las facturas ya enviadas. c) Gastos originados por el envío de mercaderías. Nota de Crédito Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación. Origen: se emite en los siguientes casos: a) Devolución de mercaderías o envases: una devolución constituye la operación opuesta a la venta y deshace sus efectos, siempre y cuando la causa de la misma sea valedera. En general una devolución es válida cuando la calidad de la mercadería recibida no es la solicitada mediante la orden de compra o cuando dicha cantidad excede lo solicitado. b) Rebajas o descuentos realizados con posterioridad a la emisión de la factura: implica una disminución de la deuda del cliente. Su contabilización resulta similar a las devoluciones, aún cuando en este caso no existe un desplazamiento físico de bienes. c) Errores en la factura: cuando ésta se hizo por un importe mayor de lo que correspondía. 8

9 Nota de Devolución Contado Es la bonificación o descuento que se le hace al comprador en el momento de abonar la boleta contado. Puede ser por roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones, o descuentos especiales o corregir errores por exceso de facturación en la boleta contado. Forma parte de los comprobantes de caja. Remito Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura. El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación para que proceda ala emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas. Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada. No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se emiten sin valores. Recibo Oficial Recibos, existen formalidades específicas? Los recibos deberán contener en forma preimpresa, los siguientes datos: a) nombre y Razón Social. b) nombre comercial cuando exista. c) domicilio fiscal, lugar de utilización. d) número de RUT. e) prenumeración correlativa, exclusiva para recibos. f) la mención RECIBO g) pie de imprenta en las condiciones establecidas en el numeral 18; de la Resolución 688/92. Para su impresión no se requiere solicitar a la DGI la constancia de impresión. RECIBO OFICIAL: Concepto: es un documento probatorio, de trámite externo que se contabiliza. Es una constancia escrita en la que una persona declara bajo su firma haber recibido cosas o dinero de otra persona. Finalidad: documentar la recepción de dinero (efectivo, cheque) en pago de deudas. En el comercio el recibo oficial se extiende por concepto de cancelación de deudas. Este documento forma parte de los comprobantes de caja, pues certifica, para quién lo emite, un ingreso de dinero y para quién lo recibe una salida de dinero. Quién lo emite? lo emite la empresa vendedora o sea quién recibe los valores. El acreedor es quién emite el recibo y el deudor quién lo recibe. Sirve como prueba de la cancelación (total o parcial) de la obligación que generó dicho pago 9

10 Estado de cuenta corriente comercial La cuenta corriente se celebra cuando entre dos comerciantes, existe una relación continuada de negocios. De sus relaciones nacen créditos y deudas recíprocas, que se van creando sucesivamente. Uno a otro se remiten mercaderías, dinero, títulos valores. De no existir contrato de cuenta corriente, ante tal estado de cosas, cada operación de la cual surgiera una obligación o se extinguiera otra preexistente daría lugar a una liquidación especial con los pertinentes movimientos de dinero. Por el contrato de cuenta corriente se crea un mecanismo mediante el cual se evitan las liquidaciones particulares. Todas las operaciones realizadas se incluyen en una cuenta común y se inscribirán como anotaciones del debe o del haber y vencido el plazo que se acuerde se sumarán las cifras anotadas en cada columna. En ese momento, se compensarán las sumas, haciéndose exigible sólo el saldo final, que será de cargo de una sola de las partes. La cuenta corriente supone, así, un aplazamiento de la exigibilidad de los respectivos créditos y la liquidación de los mismos en un momento posterior mediante compensación. 10