Su Guía a la Planificación de Cuotas Médicas

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1 Su Guía a la Planificación de Cuotas Médicas HERRAMIENTAS Y OTROS RECURSOS Para ayudarle a entender cómo el cambio en el modelo de cuotas médicas lo afectará a usted o a su organización, la Junta ha creado recursos nuevos o mejorado los existentes. Consulte la escala de tiempo a continuación a medida que lee sobre los recursos que tiene a su disposición para ayudarle a administrar este cambio. MODELADORES DE CUOTAS Tendrá a su disposición dos herramientas para calcular una estimación de las cuotas médicas, así como las posibles cuotas compartidas, en el La primera, la calculadora de cuotas en pensions.org, se ha mejorado para proyectar las cuotas del Esta herramienta está disponible para todos los que deseen estimar las cuotas para todos los beneficios de un miembro, incluidos los beneficios médicos, en pensions.org/duescalculator. Siga los pasos para ingresar información y ver los estimados de las cuotas, incluidos los del Programa Tradicional y las posibles sumas de cuotas compartidas. Esta calculadora se ha diseñado para ofrecer a los miembros o a las organizaciones empleadoras con algunos miembros una manera de ver un resumen instantáneo de las cuotas estimadas para cada miembro. La segunda herramienta, el modelador de cuotas, disponible en Benefits Connect (accesible por medio de pensions.org), está dirigido a los representantes autorizados de Internet de los empleadores, que generalmente es el tesorero o el administrador financiero de la iglesia. Ya que ilustra las cifras individuales y totales para los miembros con la cobertura del Programa Tradicional, y se basa en la información del salario vigente y de servicio, este modelador permite que las iglesias y las otras organizaciones empleadoras vean las cuotas médicas generales proyectadas para el 2015 para los miembros del Programa Tradicional en sus organizaciones. Proporciona además un medio de modelar diferentes opciones de cuotas compartidas y los niveles de cobertura. El modelador de cuotas en Benefits Connect puede ser sumamente útil para las organizaciones empleadoras con más miembros. Este modelador se actualizará diariamente para reflejar los cambios notificados en la información de salarios y servicio del miembro. EN ESTE COMUNICADO Mediante este folleto, las iglesias y las demás organizaciones empleadoras que proporcionan la cobertura del Programa Tradicional recibirán un listado de miembros específico para los empleadores: Report of Members in Medical Plan Traditional Program Coverage, que es el informe de los miembros que participan en la cobertura del Programa Tradicional del Plan Médico. Este informe, que ilustra las cuotas médicas actuales y proyectadas para los miembros y contiene el 1.5 por ciento máximo de las permisibles cuotas compartidas, tiene la finalidad de facilitar la planificación, el diálogo y la aplicación de las decisiones relacionadas con el cambio en las cuotas.

2 Los empleadores recibirán una versión actualizada del mismo informe a principios del otoño. Este informe tiene el mismo formato y el contenido inicial del modelador de cuotas en Benefits Connect. (Tenga en cuenta, no obstante, que el informe es un resumen instantáneo en un momento determinado, mientras que el modelador de cuotas en Internet se actualizará diariamente a fin de reflejar los cambios notificados en la información de salarios y servicio del miembro). MÓDULOS EN INTERNET Diseñados para que los participantes puedan aprender a su propio ritmo, los módulos en Internet a menudo son recursos excelentes. En las páginas de aprendizaje electrónico del Board University (la sección educativa de pensions.org), encontrará nuevos modelos en Internet que tratan de los siguientes temas: El modelo de cuotas médicas del 2015: Getting Ready The Change in Medical Dues in 2015 explora el nuevo modelo de cuotas médicas para la cobertura del Programa Tradicional a la vez que destaca las implicaciones para las diferentes partes implicadas en el cambio. Los modeladores de cuotas médicas: Using the Dues Calculator and Dues Modeler explica cómo sacar el mayor provecho de las herramientas de modelación de cuotas médicas. Los planes de la Sección 125: Increasing Employee Take-Home Pay Using Section 125 Plans explica por qué es buena idea establecer un plan que aprovecha la Sección 125 del Código de Rentas Internas mediante la cual los empleados pueden hacer contribuciones a las primas (cuotas), si fueran requeridas, de forma pretributaria. Se anima a las organizaciones empleadoras que pedirán a los miembros pagar una parte de las permisibles cuotas compartidas a que consulten este módulo en Internet y lean los materiales relacionados en pensions.org a fin de adoptar o modificar un plan. 2

3 OTRAS OPORTUNIDADES DE APRENDIZAJE Y RECURSOS EN EL FUTURO Manténgase atento a los siguientes recursos y oportunidades educativas que estarán disponibles durante el transcurso del año: Consultas Regionales de Beneficios: para los representantes del consejo de mando intermedio que asisten, esta es una oportunidad para consultar con los Representantes Regionales y otros miembros del personal de la Junta de Pensiones además de ver una demostración de los recursos disponibles Asamblea General: otra oportunidad para consultar con los Representantes Regionales y otros miembros del personal de la Junta de Pensiones que estarán disponibles en el lugar designado para la Junta en el salón de exposiciones Your Guide to Making Medical Coverage Changes: una guía que explica cómo usar las dos herramientas adicionales de Benefits Connect, el formulario Dues-Sharing Policy y el de Medical Coverage Change, mediante a los cuales enviará información sobre la política de cuotas compartidas de su organización y cómo cambiar los niveles de cobertura médica de sus miembros, si corresponde. Esta Guía también trata sobre el proceso de confirmación en el otoño del 2014 y al final del año. Contará además con un informe actualizado de los miembros, un listado de las cuotas médicas actuales en el 2014 y las proyectadas para el 2015, y el monto máximo de permisibles cuotas compartidas por miembro Declaraciones de confirmación: se envía a las organizaciones empleadoras en octubre y noviembre si cambian los niveles de cobertura médica para los miembros, y a todas las organizaciones empleadoras y los miembros en diciembre para verificar los cambios en el nivel de cobertura médica para el CONSEJOS DE MANDO INTERMEDIO A continuación figuran las fechas sugeridas para controlar su progreso. PRINCIPIOS DE MARZO DE 2014 En esta fecha, es importante que entienda las implicaciones del cambio del 2015 en el modelo de cuotas médicas para su organización; consulte con las iglesias de su presbiterio a fin de identificar situaciones o circunstancias particulares del mismo; entienda las diferencias en tamaño, personal, fondos y otras consideraciones, entre las iglesias dentro de sus límites, que puedan influir en la toma de las decisiones que podría hacer; 3

4 considere cuándo los Comités de Nominación Pastoral, los Comités de Ministerio y otros podrían tener que enterarse de un posible cambio en las políticas. Permita que transcurra el tiempo necesario para las fases de trabajo que podrían tener que hacer las diferentes partes de las congregaciones (por ejemplo, los Comités de Nominación Pastoral necesitan disponer de información a la hora de negociar con un posible candidato para un llamado); se encuentre bien adelantado en el proceso de toma de decisiones y haya tomado las medidas dirigidas a establecer o haber concluido que no establecerá una política referente al nuevo modelo de cuotas médicas para los términos de llamado de su presbiterio, y haya establecido un plan para comunicar su decisión de establecer o no establecer una política para los términos del llamado. PRINCIPIOS DE MAYO DE 2014 En la primavera, asegúrese de que comience a comunicar clara y abiertamente los cambios contemplados en la política (puede ayudar a las iglesias dentro de sus límites preparándolas para las conversaciones con los miembros del personal y con los ancianos gobernantes responsables por los presupuestos congregacionales y la compensación); decida quién tendrá la responsabilidad de trabajar con las iglesias en transición además de quién determinará cuáles serían las personas encargadas de comunicar su política de cuotas, si la hubiera, a los nuevos candidatos o los posibles candidatos para un puesto y cuál será su estrategia para ello, y sepa quién adiestrará a las personas que participarán en las conversaciones sobre los términos del llamado/paquetes de compensación (lo cual incluiría las cuotas compartidas). MEDIADOS DE JUNIO DE 2014 En esta fecha, debe comunicar su política de cuotas compartidas, si ha establecido una, a sus iglesias; promover sesiones de diálogo y de toma de decisiones si ha establecido una política que permite el compartir cuotas; ofrecer el asesoramiento y el adiestramiento necesarios a los Comités de Ministerio o a las personas que trabajan con las congregaciones a fin de establecer los términos del llamado así como a los Comités de Personal y los Comités de Nominación Pastoral; pedir a las iglesias un informe de sus políticas de cuotas compartidas, si corresponde, y 4

5 observar el progreso. Si alguna iglesia no trata el tema o no toma medidas referentes a esta política, si corresponde, con respecto a las cuotas médicas, dé seguimiento con comunicaciones posteriores. Nota para los Consejos de Mando Intermedio y las Organizaciones Empleadoras La Junta anima a las organizaciones empleadoras a tratar a todos los empleados de la misma manera con respecto a las prácticas de cuotas compartidas. Los reglamentos del Código de Rentas Internas que prohíben la discriminación en la provisión de beneficios proporcionados por el empleador a favor de los empleados mejor pagados pueden influir en las cuotas compartidas de una organización empleadora. En tal caso, la decisión del presbiterio de instar a las iglesias a pagar las permisibles cuotas compartidas para sus pastores puede afectar a otros miembros del personal empleado en esas iglesias. ORGANIZACIONES EMPLEADORAS Como representante de una iglesia o de otra organización empleadora, usted podría estar en condiciones de tomar decisiones sobre las cuotas médicas, teniendo en cuenta las políticas que su presbiterio haya establecido para los términos del llamado. A fin de asegurarse de estar preparado para el nuevo modelo de cuotas médicas, en vigor a partir del 1º de enero de 2015, controle su progreso considerando la siguiente escala sugerida de tiempo. PRINCIPIOS DE MARZO DE 2014 En esta fecha, es importante que se mantenga en contacto estrecho con su presbiterio para estar enterado y entender las nuevas políticas que debe seguir (toda decisión que tome sobre el compartir cuotas que pueda influir en los términos del llamado debe coincidir y estar sujeta a las políticas del presbiterio, incluidas las relacionadas con los términos mínimos del llamado); use el informe que se adjunta para comenzar a entender cómo se comparan las cuotas médicas proyectadas para el 2015 con las cuotas del 2014 y evaluar las opciones de cuotas compartidas en su organización, sujetas a la política del presbiterio (este informe es un resumen instantáneo que se basa en el salario vigente y el servicio de los miembros a partir de la fecha del informe; puede obtener informes impresos adicionales llamando a la Junta de Pensiones; los informes impresos posteriores reflejarán los cambios notificados en la información de salarios y servicio de los miembros); use el modelador de cuotas en Benefits Connect (a través de su representante autorizado de Internet) o la calculadora de cuotas en pensions.org para ver los posibles resultados si decide pedir a los miembros que paguen una parte de las permisibles cuotas compartidas (use estas herramientas para modelar diferentes sumas de cuotas compartidas y niveles de 5

6 cobertura a fin de determinar el efecto de ambos en el presupuesto de su organización y en sus miembros cubiertos); el modelador de cuotas en Benefits Connect se actualizará diariamente para reflejar los cambios notificados en la información de salarios y servicio de los miembros); vea los módulos disponibles en Internet, especialmente el que explica los planes de la Sección 125, y decida cómo se abordará el asunto de cuotas compartidas con respecto a los miembros cuyas situaciones personales cambien durante el año, por ejemplo, si un miembro se casa o si la pareja de un miembro pierde la cobertura de atención médica del otro empleador. JUNIO DE 2014 En esta fecha, debe tomar una decisión sobre compartir cuotas, si corresponde; comunicar cualquier cambio referente al modelo de cuotas médicas con los encargados de tomar decisiones sobre la compensación en su congregación y con las personas que crean su presupuesto; comenzar los diálogos con los miembros cubiertos ahora (o incluso antes) si espera pedir a los miembros que paguen una parte o la totalidad de las permisibles cuotas compartidas de manera que tenga tiempo para consultar con su presbiterio si surgen preguntas y que los miembros del personal tengan la oportunidad de explorar en detalle otras oportunidades y costos de cobertura para sus familias (es posible que sea buena idea adoptar un plan de la Sección 125 ya que este les permite a los empleados pagar una parte de forma pre-tributaria y reducir así sus obligaciones fiscales), y entender que la Junta conservará la cobertura de un miembro, una pareja o un dependiente cubiertos y cobrará las cuotas de esa cobertura hasta que se comunique un cambio en situación personal o un cambio adoptado durante la suscripción anual en el otoño. SEPTIEMBRE DE 2014 En septiembre, debe decidir cómo abordará las cuotas compartidas para los miembros cuya situación personal cambie durante el año. Por ejemplo, si un miembro soltero añade una pareja a la cobertura durante el año a causa de matrimonio o por una relación de pareja doméstica calificada (a medida que crea su propia política, tenga en cuenta que esta puede influir en los términos del llamado que 6

7 ya ha negociado. Debe considerar la creación de términos con implicaciones provisionales de tal manera que permitan hacer los ajustes necesarios sin negociaciones ni medidas adicionales por parte de la sesión o congregación); entender que la Junta le facturará a usted, el empleador, la suma completa de las cuotas y que, como empleador, usted será responsable de remitir la suma completa de las cuotas independientemente de si les pide a los miembros pagar una parte de las permisibles cuotas compartidas (toda política que establezca debe incorporar el asesoramiento del presbiterio); informarle al miembro su empleado los cambios que espera hacer en el otoño a la suscripción del plan en vista de las otras coberturas disponibles (por ejemplo, un cambio a la cobertura del Miembro solo); estar preparado para hacer cambios a la cobertura médica por motivos de disponibilidad de otra cobertura durante el proceso de cambio de cobertura en Internet que se realiza en el otoño, si el miembro solicita dicho cambio; haber recibido Your Guide to Making Medical Coverage Changes, junto con un listado actualizado de miembros (Report of Members in Medical Plan Traditional Program Coverage) (esta Guía le explica cómo usted, el empleador, usará el proceso en Internet para cambiar el nivel de cobertura médica de un miembro, si corresponde), y ver el módulo de Internet más reciente de la Junta que explicará cómo hacer cambios en Internet a la cobertura médica de un miembro. DE OCTUBRE A NOVIEMBRE DE 2014 Asegúrese de llevar a cabo el proceso de cambio de cobertura médica en Internet para los empleados cuya cobertura cambiará; estar atento para las comunicaciones por correo electrónico o impresas que recibirá sobre los cambios efectuados a los niveles de cobertura médica de los miembros durante este tiempo y, si encuentra un error, llamar a la Junta inmediatamente; establecer un plan de la Sección 125 legalmente documentado, si corresponde, a fin de sufragar los costos de los miembros que pagarán una parte de las permisibles cuotas compartidas, y hacer las gestiones para la deducción de la nómina de las cuotas compartidas a partir del 1º de enero de

8 DICIEMBRE DE 2014 Esté atento al correo para MIEMBROS la confirmación de los cambios en la cobertura médica del 2015 para sus empleados. Como miembro del Programa Tradicional, le podrían pedir pagar una parte del costo de la cobertura médica de Miembro + Familia hasta el 1.5 por ciento de las cuotas de su puesto a partir del 1º de enero de Es importante apartar tiempo antes de esa fecha a fin de entender las implicaciones para usted y determinar sus opciones, si las hubiera, para la cobertura y los costos. Aunque estas fechas no son fijas, puede ser útil controlar su progreso y prepararse para el cambio en las cuotas médicas por medio de las siguientes escalas sugeridas de tiempo. JULIO DE 2014 En esta fecha, debe estar enterado de las políticas de cuotas de su empleador, si las hubiera (excepto cuando lo indique la política de su presbiterio en los términos del llamado, cada empleador establecerá su propia política de cuotas compartidas; por lo tanto, si cambia de empleador, divide su servicio entre empleadores o forma parte de una pareja de miembros con más de un empleador, cada empleador podría tener una política diferente así como un proceso distinto para determinar la cantidad de la permisible cuota compartida del 1.5 por ciento que el miembro podría tener que pagar); usar la calculadora mejorada de cuotas en pensions.org para estimar las cuotas, incluso para ver las posibles cantidades de las cuotas compartidas, si espera que le pidan pagar una parte de las permisibles cuotas compartidas (use esta herramienta para modelar diferentes cuotas compartidas y niveles de cobertura a fin de determinar el efecto de ambos en usted y su organización); evaluar su situación personal con respecto a las posibilidades de cobertura de atención médica. Su pareja cubierta podría tener cobertura de atención médica por medio de otra fuente, como a través de su empleador. De ser así, compare la información del Resumen de Beneficios y de la Cobertura (SBC, por sus siglas en inglés) del plan del otro empleador con la información del SBC del Plan Médico, disponible en pensions.org o llamando a la Junta, para determinar los beneficios referentes al costo y la cobertura de mantener a su pareja en la cobertura vigente o cambiar a dicha pareja al plan del otro empleador). (Nota: Cuando compare los planes, verifique que la gama completa de beneficios que actualmente recibe su familia tenga cobertura, incluida la cobertura de salud mental, medicamentos recetados, etc., y compare el alcance de la cobertura con las diferencias en los costos. Es posible que otro plan con costos mensuales menores no proporcione una cobertura comparable a la del Plan Médico. Los 8

9 ejemplos en el SBC pueden ayudarle a detectar tales diferencias, pero tenga en cuenta que en la cobertura del 2015, es probable que cambie dichos SBCs para uno o ambos planes. Recuerde que si su pareja o dependientes cubiertos cambian de cobertura y más adelante desean regresar a su cobertura médica, solo podrán hacerlo si ocurre un cambio de situación personal o durante la suscripción abierta en el otoño), y anime a su empleador a adoptar un plan de la Sección 125 u otro plan con ventajas fiscales si su empleador planifica pedir a los miembros pagar una parte o la totalidad de las permisibles cuotas compartidas y su pareja cubierta no tiene acceso a otra cobertura (un plan de la Sección 125 permite a los empleados pagar la parte que les corresponde de forma pretributaria y así reducir lo que se paga en impuestos. Consulte el módulo en Internet sobre los planes de la Sección 125 o los materiales relacionados en pensions.org para obtener más información). SEPTIEMBRE DE 2014 A finales de septiembre, debe haber recibido Your Guide to Making Medical Coverage Changes (esta Guía le explicará cómo su empleador usará el proceso en Internet para cambiar el nivel de cobertura médica de un miembro, si corresponde); asegurarse de que usted y su empleador hayan hablado sobre la política de cuotas compartidas de su organización y de las opciones de cobertura médica que dispone en el 2015, y entender sus responsabilidades económicas referentes a cuotas médicas, si las hubiera, a partir de enero de DE OCTUBRE A NOVIEMBRE DE 2014 Asegúrese de consultar con su empleador para saber si debe proporcionar información relacionada con su cobertura médica en el 2015, y confirmar las medidas que debe tomar para participar en un plan de la Sección 125 que le permite pagar su parte de las cuotas médicas, si fuera necesario, de forma pre-tributaria en el

10 DICIEMBRE DE 2014 Esté atento al correo para una confirmación de la cobertura médica del 2015 para usted y, si corresponde, para su pareja e hijos cubiertos. Puntos Importantes A partir del 1 o de enero de 2015, cambiará el modelo para determinar las cuotas médicas del Programa Tradicional. A continuación, para su consulta, le ofrecemos un resumen de los puntos importantes: Las cuotas médicas de la cobertura del Programa Tradicional aumentarán del 23 por ciento en el 2014 al 24.5 por ciento del salario vigente (sujetas a la participación médica mínima y máxima, más el cálculo convencional de empleo a tiempo completo (FTE)) para la cobertura de Miembro + Familia. Las cuotas médicas serán de un 23 por ciento para la cobertura de Miembro solo. Las iglesias y las demás organizaciones empleadoras podrían pedir a los miembros pagar el monto máximo de las permisibles cuotas compartidas del 1.5 por ciento del salario vigente, sujeto a la política del presbiterio que se haya establecido referente a los términos del llamado. Cuotas Médicas del Programa Tradicional Nivel de la cobertura Miembro + Familia Miembro solo Miembro + Familia Porcentaje de las cuotas (porcentaje del salario vigente del 23% 23% 24.5% miembro*) Base de participación médica mínima (también conocido como la cuota $42,000 $44,000 de participación mínima) Ejemplo del total de cuotas médicas (calculado de la cuota de participación mínima) $805/mes $9,660/año $840/mes $10,120/año $898/mes $10,780/año Ejemplo de la suma de permisibles cuotas compartidas (hasta el 1.5% para la cobertura de Miembro + Familia; ejemplo calculado de la cuota de participación mínima)** $0 $0 $0 - $55/mes $0 - $660/año (sobre la base de la cuota de participación mínima de $44,000) 10

11 *sujeto a la participación médica mínima y máxima **sujeto a los reglamentos del presbiterio Términos Importantes permisible cuota compartida: porcentaje máximo que un empleador puede pedir a un miembro que pague para la cobertura de Miembro + Familia que consiste en 1.5 por ciento del salario vigente del miembro (sujeto a la participación médica mínima y máxima y sobre la base del cálculo convencional de empleo a tiempo completo (FTE)). salario vigente: toda compensación que se pague durante el año del plan a un miembro del plan por parte de una organización empleadora. El salario vigente consta además de las sumas del subsidio de vivienda que se paguen (incluidos los servicios públicos y muebles) y la compensación diferida efectuada a un miembro por una organización empleadora durante el año del plan. El salario vigente se usa para determinar los deducibles médicos y las responsabilidades del costo compartido del miembro además de las cuotas que paga la organización empleadora. participación médica máxima: cantidad máxima mediante la cual se evalúan las cuotas médicas ($124,000 en el 2014). participación médica mínima: cantidad mínima mediante la cual se evalúan las cuotas médicas ($42,000 en el 2014). Las cuotas de las personas con ingresos entre las cuotas médicas mínimas y máximas se basan en el salario vigente del miembro. Cobertura de Miembro + Familia: cobertura del miembro más cualquier persona elegible en la familia inmediata del miembro, que incluye a su pareja y los hijos cubiertos. Las cuotas de la cobertura de Miembro + Familia se aplican independientemente de si la cobertura del miembro es de Miembro + Pareja cubierta, Miembro + Hijo(s) o Miembro + Familia. Cobertura de Miembro solo: cobertura exclusiva para los miembros. Se aplican las cuotas de Miembro solo Plan de la Sección 125: plan legalmente documentado y correspondiente a la Sección 125 del Código de Rentas Internas que permite a los empleados pagar sus primas (cuotas), si las hubiera, de forma pre-tributaria. MED-223 2/ La Junta de Pensiones de la Iglesia Presbiteriana (E.U.A.) 11

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