SISTEMA DE GESTIÓN HSQ. REGLAMENTO Versión 01, COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL 20/02/2017

Transcripción

1 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la conformación y funcionamiento del comité de convivencia laboral, los mecanismos de prevención y corrección de las conductas de acoso laboral y definir el procedimiento interno confidencial y conciliatorio para superar las situaciones que afecten la armonía laboral. 2. DEFINICIONES 2.1. Acoso laboral: Toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado o trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo o inducir a la renuncia del mismo Maltrato laboral: Todo acto de violencia contra la integridad física o moral, la libertad física o sexual y los bienes de quien se desempeñe como empleado o trabajador; toda expresión verbal injuriosa o ultrajante que lesione la integridad moral o los derechos a la intimidad y al buen nombre de quienes participen en una relación de trabajo de tipo laboral o todo comportamiento tendiente a menoscabar la autoestima y la dignidad de quien participe en una relación de trabajo de tipo laboral Persecución laboral: Toda conducta cuyas características de reiteración o evidente arbitrariedad, permitan inferir el propósito de inducir la renuncia del empleado o trabajador, mediante la descalificación, la carga excesiva de trabajo y cambios permanentes de horario que puedan producir desmotivación laboral Discriminación laboral: Todo trato diferenciado por razones de raza, género, origen familiar o nacional, credo religioso, preferencia política o situación 2.5. Entorpecimiento laboral: Toda acción tendiente a obstaculizar el cumplimiento de la labor o hacerla más gravosa o retardarla con perjuicio para el trabajador o empleado. Constituyen acciones de entorpecimiento laboral, entre otras, la privación, ocultación o inutilización de los insumos,

2 documentos o instrumentos para la labor, la destrucción o pérdida de información, el ocultamiento de correspondencia o mensajes electrónicos Inequidad laboral: Asignación de funciones a menosprecio del trabajador Desprotección laboral: Toda conducta tendiente a poner en riesgo la integridad y la seguridad del trabajador mediante órdenes o asignación de funciones sin el cumplimiento de los requisitos mínimos de protección y seguridad para el trabajador. 3. NORMATIVIDAD Ley 1010 de Por medio de la cual se adoptan medidas preventivas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo. Resolución 2646 de Por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional. Resolución 652 de Por la cual se establece la conformación y funcionamiento del comité de convivencia laboral en entidades públicas y empresas privadas y se dictan otras disposiciones. Ley 1562 de Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional". Resolución 1356 de Por la cual se modifica parcialmente la resolución 652 de Ley 1616 de Por medio de la cual se expide la ley de salud mental y se dictan otras disposiciones" Decreto 1477 de Por la cual se expide la Tabla de Enfermedades Laborales Decreto 1443 de Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG - SST) Decreto 1072 de 2015 por el cual se recopilan Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo

3 Ley 1752 de 2015 "por medio de la cual se modifica la ley 1482 de 2011, para sancionar penalmente la discriminación contra las personas con discapacidad" 4. DISPOSICIONES GENERALES 4.1. Conformación: El comité de convivencia laboral de Cooteptur estará compuesto por tres (3) representantes del empleador y tres (3) de los trabajadores, con sus respectivos suplentes. Los integrantes del comité preferiblemente contaran con competencias actitudinales y comportamentales tales como: respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; así mismo, habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos. El empleador designara directamente a sus representantes, mientras que los trabajadores elegirán los suyos, a través de votación secreta que represente la expresión libre, espontánea y autentica de todos y mediante escrutinio público, cuyo procedimiento deberá ser adoptado por la empresa, e incluirse en la respectiva convocatoria de la elección Impedimentos: Al fin de garantizar, la trasparencia y objetividad del comité de convivencia laboral, no podrán hacer parte del mismo: Los trabajadores a los que se le haya formulado una queja de acoso laboral o que hayan sido víctimas de acoso laboral dentro de los seis (6) meses anteriores a su conformación. Miembros de los órganos administrativos y de inspección y vigilancia de la cooperativa, estos es; consejo de administración, gerencia, junta de vigilancia, revisoría fiscal, independientemente de su calidad de principales o suplentes con que se revistan en dichos órganos Período del comité de convivencia laboral: El período de permanencia de los miembros del Comité de Convivencia Laboral será de dos (2) años, contados a partir de la conformación del mismo, que será

4 desde el momento en el que se informe los resultados de la elección y/o designación Funciones del comité de convivencia laboral: El Comité de Convivencia Laboral tendrá las siguientes funciones: 1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas, en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan. 2. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa privada. 3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja. 4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias. 5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad. 6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado. 7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia Laboral, deberá remitir la queja a la alta dirección de la empresa, cerrará el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente. 8. Presentar a la alta dirección de la empresa, las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la gestión del Comité de

5 Convivencia Laboral y los informes requeridos por los organismos de control. 9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de Convivencia Laboral, a las dependencias de gestión humana y salud ocupacional de la empresa. 10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de empresa. 11. Recibir y dar trámite a las sugerencias presentadas en las que se relacionen temas referentes al buen ambiente laboral Presidente del comité de convivencia laboral. El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir por mutuo acuerdo entre sus miembros, un Presidente, quien tendrá las siguientes funciones: 1. Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias. 2. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz. 3. Tramitar ante la administración de la empresa, las recomendaciones aprobadas en el Comité. 4. Gestionar ante la alta dirección de la empresa, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité Secretaria del Comité de Convivencia Laboral. El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir entre sus miembros un Secretario, por mutuo acuerdo, quien tendrá las siguientes funciones: 1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.

6 2. Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión. 3. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma. 4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia. 5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información. 6. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité. 7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité, a las diferentes dependencias de la empresa. 8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas. 9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la empresa Reuniones. El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y se sesionara con la mitad más uno (1) de sus integrantes y extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención y podrá ser convocado por cualquiera de sus integrantes Validez de las Reuniones. El Comité sólo podrá sesionar con la asistencia de por lo menos cuatro (4) de los seis (6) miembros principales, en caso de ausencia de un miembro principal se deberá convocar a un suplente de los ya escogidos.

7 4.9. Actas de reunión. De cada reunión se llevará un acta en la cual se señalará el objetivo, la fecha de realización, el lugar de celebración, los asuntos tratados y compromisos o tareas para la próxima reunión. Toda acta deberá ser firmada por los miembros del Comité que asistieron a la reunión correspondiente. Para la conservación de las actas se implementará un archivo confidencial especial, que será de libre consulta para los miembros del Comité. Este archivo se encontrará bajo la custodia de un integrante designado Decisiones del Comité. El Comité adoptará en principio decisiones por la vía del consenso; sin embargo, en caso de no llegar a él, las decisiones se tomarán a través del sistema de mayoría simple. En caso de existir empate, se llamará a un miembro suplente, de conformidad con el orden de votación, para que con su voto se dirima el empate. Parágrafo: Para estos efectos, el consenso es un acuerdo producido por el consentimiento de todos los miembros Impedimentos o recusaciones. Los impedimentos o recusaciones de los integrantes del comité de convivencia laboral, frente a las quejas formuladas por supuesto acoso laboral, deberán ser expresados durante la reunión del comité y el comité en pleno decidirá si es procedente o no la recusación, de ser procedente el suplente deberá remplazarlo durante la solución del caso Causales de retiro. Son causales de retiro de los miembros del Comité de Convivencia Laboral, las siguientes: a) Por Despido por justa causa. b) Haber sido sujeto de la imposición de sanción disciplinaria por falta grave, como trabajador.

8 c) Haber Violado el deber de confidencialidad como miembro del Comité. d) Faltar a más de tres (3) reuniones consecutivas. e) Incumplir en forma reiterada las otras obligaciones que le corresponden como miembro del Comité. f) Renuncia presentada por el miembro del Comité. Parágrafo: La decisión de retiro en los casos b, c, d y e debe ser adoptada por el resto de miembros del Comité e informada a quienes lo eligieron Reemplazos temporales y definitivos. Los representantes, tanto del empleador como de los trabajadores, deberán tener suplentes, numéricos, quienes serán convocados en los eventos de ausencias temporales o definitivas, de algunos de sus miembros principales. En caso de requerirse la convocatoria de nuevos miembros suplentes, estos se escogerán en orden de votación, entre los demás candidatos inscritos para la elección de miembros del Comité o los designará el representante legal Recursos para el funcionamiento del Comité. Cooteptur garantizará un espacio físico para las reuniones y demás actividades del Comité de Convivencia Laboral, así como para el manejo reservado de la documentación y realizar actividades de capacitación a sus integrantes, sobre resolución de conflictos, comunicación asertiva y otros temas considerados prioritarios para el funcionamiento del mismo Disposiciones varias El Comité de Convivencia es el encargado de validar de manera confidencial las quejas y seleccionar aquellas que se puedan tipificar de acoso laboral. Desde el momento de la radicación, las quejas que se reporten al Comité de Convivencia Laboral, deben tener anexas las pruebas que soportan la denuncia.

9 Dependiendo el proceso y la magnitud del caso, este tendrá resolución con ayuda del Comité de Convivencia Laboral o se trasladara el caso a Gestión Humana El Comité informará a la alta dirección de la empresa en los casos en que no se llegue a un acuerdo, cerrará el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el Inspector de trabajo o demandar ante el juez Competente. Toda actuación del Comité de convivencia laboral es confidencial y debe ser documentada, conforme a lo expresado en la Resolución 652 y 1356 de 2012, lo cual debe ser puesto en conocimiento de las partes. Los miembros del comité de Convivencia Laboral responsables de recibir las denuncias, deben velar permanentemente por que el empleador disponga de manera preventiva, todo lo pertinente para poner en marcha los procedimientos confidenciales de análisis y corrección, además de desarrollar acciones pedagógicas o terapias grupales de mejoramiento de las relaciones entre quienes comparten una relación laboral. Siempre será importante buscar y lograr los espacios que permita escuchar a la parte denunciada. Una vez se obtenga toda la información entre el demandante y el demandado, se puede tomar una determinación que será de obligatorio cumplimiento Responsables Comité Convivencia Laboral Gerencia Contratistas Empleados Demás niveles operativos que intervengan en la prestación del servicio de la cooperativa. 5. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE QUEJAS Y SUGERENCIAS

10 N ACTIVIDAD DESARROLLO DE ACTIVIDADES RESPONSABLE Sensibilizació n a los trabajadores. Presentación de la queja. Recepción de la queja Validación de la queja y las pruebas. Revisión de la queja Convocatoria a las partes Reunión con las partes Realizar la sensibilización al personal, sobre el objetivo del comité de convivencia, la importancia de presentar las quejas de acoso laboral ante el Comité de Convivencia Laboral. Diligenciar el Formato para interponer una queja sobre situaciones que puedan constituir Acoso laboral o sugerencias ante el comité de Convivencia Laboral de Cooteptur y lo presenta usando uno de los siguientes canales: 1. Haciendo entrega personalizada de la queja o sugerencia al presidente, secretario u otro integrante del Comité de Convivencia Laboral. 2. Enviando la queja o sugerencia al correo del Comité: c.c.l.cooteptur@gmail.com Los integrantes del diferentes al presidente o secretario remitirán a éstos las quejas o sugerencias de manera inmediata. Revisar semanalmente el correo electrónico y la correspondencia recibida. Validar cada uno de los casos para determinar si constituye o no acoso laboral, en caso de que la queja no constituya acoso laboral se responderá de manera escrita con las recomendaciones a que dé lugar. Si la queja constituye acoso laboral se informa al resto de los miembros del por medio de reunión. Para las sugerencias presentadas, se analizarán y se dará respuesta por correo electrónico informando el plan de acción a seguir y el plazo estipulado para ello. Pasar a la actividad 10. Analizan la caducidad de la denuncia de acuerdo a lo establecido en el Art. 18 de la Ley 1010 de Envía comunicaciones citando a las partes, para que den versión libre sobre la situación que se está presentando. Escuchan la versión detallada de los hechos de parte de: 1. El colaborador(es) que radicó la queja 2. El colaborador(es) Comité de convivencia Laboral- inducción de ingreso Gerencia Contratistas Empleados Demás niveles operativos que intervengan en la prestación del servicio de la cooperativa. Integrantes del comité de convivencia Laboral. principales designados del designados del Secretaria del designados del DOCUMENTO REGISTRO Actas de reunión Formato diligenciado correo electrónico Correo electrónico socializando a los demás integrantes del. Acta de reunión del Acta de reunión Cartas de citación o correo electrónico Acta de reunión

11 N ACTIVIDAD DESARROLLO DE ACTIVIDADES RESPONSABLE 8 Plan de mejora 9 Conciliación Seguimiento al plan de mejora Presentación de informe contra quien se radico la queja y 3. Los testigos. A la par se debe ir elaborando el acta de la reunión, la cual debe ser firmada al final por todos los presentes. En el acta se debe establecer con exactitud, el cuándo, cómo, dónde y porque se están presentando las situaciones relato de hechos. Genera los compromisos, acuerdos y/o recomendaciones, de acuerdo con lo establecido en el Art. 9. (Medidas preventivas y correctivas del acoso laboral) a los que llegará el colaborador denunciado para mejorar las conductas objeto de la queja. Si como resultado de la actuación del Comité, éste considera prudente adoptar medidas disciplinarias, dará traslado de las recomendaciones y sugerencias, a los funcionarios competentes al interior de la empresa, para que adelanten los procedimientos que correspondan, de acuerdo con lo establecido para estos casos, en la Ley 1010 de 2006 y en el presente procedimiento. Comunica el plan de mejora a los colaboradores implicados y en caso de acuerdo se archivara Realiza seguimiento en un periodo de tiempo pre-establecido, con el fin de determinar si se cumplió con lo pactado o si es necesario remitir a recursos humanos para la toma de otras medidas (acciones disciplinarias) Para las sugerencias, llevar a cabo el plan de acción definido y hacer el seguimiento correspondiente. Elabora el informe trimestral que incluya estadísticas de quejas, quejas resueltas y recomendaciones. Al igual que el anual con los resultados de gestión del comité y cualquier otro informe requerido por las directivas de la empresa. designados del Gestión humana designados del principales del principales del DOCUMENTO REGISTRO Acta de reunión Acta de reunión y acuerdo de compromisos Acta de reunión con compromisos establecidos Y acta de reunión de seguimiento. Acta de reunión 6. INDICADORES DE GESTIÓN

12 Serán indicadores de gestión del Comité de Convivencia laboral los siguientes: Quejas tramitadas = (# de quejas respondidas) / (Total de quejas recibidas) * 100 Quejas resueltas de acoso = (# de quejas que constituyen acoso) / (Total de quejas resueltas) * 100 Recomendaciones = (# recomendaciones convivencia laboral) / (Total de recomendaciones)* ANEXOS FR-GHUM-26 Formato para interponer una queja sobre situaciones que puedan constituir acoso laboral o sugerencias ante el comité de convivencia laboral de cooteptur. 8. CONTROL DE CAMBIOS No. Versión Ítem del cambio Cambio realizado Control de Cambios Motivo del cambio Creación Creación Cambio solicitado por: Alexandra Fecha del cambio 18/01/2017 Muñoz Distribución del Documento (a disposición en carpeta) Versión Notificado a Fecha Medio 01 Comité de convivencia Laboral 20/02/2017 Correo electrónico 01 Empleados 20/02/2017 Correo electrónico 01 Copasst 20/02/2017 Correo electrónico